Arti,sarana,dan fungsi Manajemen

ARTI, SARANA, DAN FUNGSI MANAJEMEN
Oleh : Ahmad Shohib
- - - Wakil Sekretaris II PC IPNU Tuban - - 1.
Arti manajemen
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada
keseragaman. Berbagai istilah yang dipergunakan, seperti ketatalaksanaan, manajemen,dan
manajemen pengurusan. Untuk menghindari penafsiran yang berbeda-beda, dalam tulisan ini kita
pakai istilah aslinya yaitu “manajemen”
Bila kita pelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen
mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai suatu proses; kedua,
manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen; dan ketiga,
manajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu.
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda
definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen
menurut pengertian yang pertama itu, kita kemukakan tiga buah definisi.
Dalam Encylopedia of the Social dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses mana
pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Selanjutnya Haimann mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai
sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai
tujuan bersama.
Akhirnya, George R. Terry mengatakan bahwa manajemen adalah pencapaian tujuan yang
ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.
Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga pokok
penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua
tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain
itu harus dibimbing dan diawasi
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan
aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Dalam arti singular
(tunggal), disebut manajer. Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas
1
terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai
dengan menggunakan bantuan orang lain.
Apakah yang dimaksud dengan aktivitas manajemen itu? Dengan aktivitas manajemen
dimaksudkan kegiatan- kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap manajer. Pada
umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah Planning, organizing,
staffing, dan controlling. ini sering pula disebut dengan istilah proses manajemen, fungsi-fungsi
manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-unsur manajemen.
Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni atau suatu ilmu mengenai inipun
sesungguhkan belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen
itu adalah seni, golongan lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua
pendapat itu sama mengandung kebenaran.
Chester I Barnard dalam bukunya the fungction of the exekutive mengakui bahwa
manajemen itu adalah “seni” dan juga sebagai “ilmu”. Demikian pula Henry Fayol, Alfin Brown
Harold Koontz, Cyril O’Donnel, dan George R. Terry beranggapan bahwa manajemen itu adalah
ilmu sekaligus seni.
Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil
atau manfaat, sedangkan manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena/ gejala,
kejadian, keadaan, jadi memberikan penjelasan.
Unsur keilmuan merupakan kumpulan pengetahuan yang tertentu, seperti yang dinyatakan
oleh peraturan-peraturan atau statemen-statemen umum, dan dipertahankan oleh berbagai
tingkat ujian-ujian dan peneyelidikan-penyelidikan. Unsur seni ialah pemakaian pengetahuan
tersebut pada satu situasi tertentu. Dengan pengalaman-pengalaman pemakaian yang demikian
menjadi pembawaan, kira-kira suatu panca indra keenam, keahlian yang bersifat intuisi. Dalam
kehidupan nyata sehari-hari, manajemen benar-benar melakukan kedua fungsi tersebut, yaitu
selain fungsi ilmu juga sebagai seni.
Memperhatikan pengertian manajemen yang pertama serta kenyataan bahwa manajemen
itu adalah ilmu sekaligus seni, maka manajemen itu dapat diberi definisi sebagai “Manajemen
adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan
pengawasan sumberdaya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”
2. Sarana Manajemen
2
Bila kita perhatikan ketiga definisi yang sudah dikemukakan di atas, maka tampak seakan-akan
satu-satunya alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan adalah orang atau manusia
saja hal ini tidak demikian. Perhatikan definisi yang kita berikan terakhir. Untuk mencapai tujuan
para manajer menggunakan 6 M. dengan kata lain sarana atau tools atau alat manajemen untuk
mencapai tujuan adalah Men, Money, Materials, Machines, Methods, dan Markets. Kesemuanya
disebut sumberdaya. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia. Berbagai macam aktivitas yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan aktifitas itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti
Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling, dapat kita tinjau dari sudut bidang
seperti penjualan, produksi, keuangan personalia, dan sebagainya. Untuk melakukan berbagai
aktivitas tersebut kita perlukan manusia. Tanpa adanya manusia manajer tidak akan mungkin
mencapai tujuannya. Harus dilihat bahwa manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui
orang lain.
Sarana manajemen yang kedua adalah uang. Untuk melakukan berbagai aktifitas
diperlukan uang seperti upah atau gaji orang yang membuat rencana mengadakan pengawasan
bekerja dalam proses produksi, membeli bahan-bahan peralatan dsb. Uang sebagai sarana
manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang diinginkan dicapai bila dinilai
dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk tujuan tersebut. Kegagalan proses
manajemen sedikit banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh perhitungan atau ketelitian dalam
menggunakan uang
Dalam proses pelaksanaan kegiatan manusia menggunakan bahan-bahan atau material
karenanya dianggap pula sebagai alat atau sarana manajemen. Untuk mencapai tujuan dalam
proses pelaksanaan kegiatan terlebih dalam kemajuan teknologi dewasa ini, manusia bukan lagi
sebagai pembantu bagi mesin telah berubah kedudukannya sebagai pembantu manusia.
Untuk melakukan kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna manusia dihadapkan
kepada berbagai alternatif atau cara melakukan pekerjaan. Oleh karena metode atau cara
dianggap pula sebagai sarana atau alat manajemen untuk mencapai tujuan misalnya ceramah
bervariasi, metode kasus, metode insiden, Games dan Role Playing. Masing-masing metode itu
tentu berbeda daya guna dan hasil gunanya untuk mencapai tujuan tertentu.
Bagi badan yang bergerak dibidang industri maka sarana manajemen penting lainnya
adalah pasar atau market. Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi, jelas tujuan perusahaan
industri tidak mungkin akan tercapai. Salah satu masalah pokok bagi perusahaan industri adalah
minimal mempertahankan pasar yang sudah ada, bila mungkin berusaha mencari pasar baru
3
bagi hasil produksinya. Oleh karena itulah salah satu sarana manajemen penting lainnya khusus
bagi perusahaan industri dan umumnya bagi semua badan yang bertujuan untuk mencari laba
adalah market atau pasar
3.
Fungsi Manajemen
Sampai saat ini belum ada konsensus baik diantara praktisi maupun para teoritikus
mngenai apa yang menjadi fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.
Berbagai pendapat mengenai fungsi – fungsi manajemen
akan tampak jelas dengan
dikemukakannya pendapat beberapa penulis sbb :
a.
Louis A. Allen
: Leading, Planning, Organizing, Controlling
b.
Prajudi Atmosudirjo
: Planning, Organizing, Directing atau Actuating, Controlling
c.
John Robert Beishline
: Perencanaan, Organsasi, komando, kontrol
d.
Henry Fayol
: Planning, Organizing, Commanding, coordinating, controlling
e.
Luther Gullich
:
planning,
organizing,
staffing,
directing,coordinating,
reporting, budgeting.
f.
Koontz O’ Donnel
g.
William H.Newman
: organizing, staffing, directing planning, controlling
:Planing, Organizing, assembling, Resources, directing
controling
h.
SP. Siagiang
: planning, organizing, motivating, controlling
i.
William Spriegel
: planning,organizing,Controling
j.
George R.terry
: Planning,organizing, Actuating,controlling
k.
Lyndak F.Urwick
: Forecasting,Planning,Organizing, Comanding, Coordinating,
Controling
l.
Winardi
:Planning,organizing,
coordinating,
ctuating,
leading,
comunication, Cntroling.
m.
The Liang Gie
:Planning, Decision,Decion making, Directing, Coordinating,
Controling, Improving.
Pada hakikatnya, bila dikombinasikan pendapat ketiga belas penulis diatas, maka fungsifungsi manajemen adalah sebagai berikut :
a.
Forecasting
4
b.
Planning termasuk budgeting
c.
Organizing
d.
Staffing atau Assembling Resources
e.
Directing atau commanding
f.
Leading
g.
Coordinating
h.
Motivating
i.
Controlling
j.
Reporting
a. Forcasting
adalah kegiatan meramalkan memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai
kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.
Misalnya suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar ke akademi
tersebut. Ramalan tersebut dengan menggunakan beberapa indikator, misalnya jumal lulusan
SLTA. Suatu perusahaan industri harus mengadakan forescasting tentang penjualan hasil
produksi dengan memperhatikan jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita
anggota masyarakat, kebiasaan membeli dsb.
b. Planning termasuk budgeting
Berbagai alasan tentang planning dari yang sangat sedrhana sampai kepada perumusan yang
lebih rumit. Ada yang merumuskan dengan sangat sederhana, misalnya perencanaan adalah
penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang
agak komplek merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai bila hal itu
dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang
bertanggungjawab dan penetapan mengapa hal itu harus dicapai.
Hampir sama dengan pembatasan terakhir dimana perumusan perencanaan merupakan
penetapan jawaban kepada 6 pertanyaan sbb :
1. tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?
5
4. kapankah tindakan itu dilaksanakan ?
5. siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Sesungguhnya fungsi perencanaan bukan saja menetapkan hal-hal tersebut diatas, tetapi juga
dalam fungsi perencanaan sudah termasuk didalamnya penetapan budget. Oleh karenanya lebih
tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, police, prosedure,
budget dan pogram dari suatu organisasi. Jadi dengan fungsi planning termasuk budgeting yang
dimaksudkan fungsi manajemen dalam menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi
menetapkan peraturan dan pedoman pelaksanaan yang harus dituruti dan menetapkan ikhtiar
biaya yang diperlukan dan pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh dari rangkaian
tindakan yang akan dilakukan.
c. organizing
Dengan organzing dimaksudkan mengelompokkan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan
susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi
serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.
Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas
manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta
tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktifitas yang berdaya guna dan
berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
d. Staffing atau assembling resources
Istilah staffing diberikan oleh Luther Gulick, Harold Koonz dan Cyril O’Donnel sedangkan
assembling resources dekemukan oleh William Herbar Newman : istilah itu cenderung
mengandung pengertian yang sama.
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu
organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar
setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.
Organizing dan staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya.
Orgaizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang
harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan
orang – orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di dalam organisasi
tersebut.
6
e. Directing atau commanding
adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran,
perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas maing-masing, agar
tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan
semula. Directing commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan saja
agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi
mengkoordinasi kegiatan berbagai unsure organisasi agar efektif tertuju pada realisasi tujuan
yang ditetapkan sebelumnya.
f. Leading
Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang dikemukan oleh Loius A.
Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang
menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading meliput 5 macam kegiatan yakni
mengambil keputusan, mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer
dengan bawahan, memberi semangat, inspirasi, dan mendorong kepada bawahan supaya
merekan bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya serta memperbaiki
pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
g. coordinating
Merupakan salah satu fungsi manajemen unutk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi
kekacauan, percekcokan, kekosongan :
Kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yg
dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi,pemerintah,
mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan, bimbingan atau nasihat, dan
mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.
h.Motivating
Merupakan kegiatan salah satu fungsi menejemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan
dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yg
dikehendaki oleh atasan. Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada
bawahan ditujukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat
melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka lebih berdaya guna dan berhasil guna.
7
i.
Controlling
Sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yg berupa mengadakan
penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yg dilakukan bawahan dapat diarahkan
ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yg sudah digariskan semula. Dalam
melaksanakan kegiatan kontroling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan serta
mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan serta tujuan yg diinginkan dicapai.
j.
Reporting
Pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan
fungsi-fungsi kepada pejabat yg lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam
menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yg memberi
laporan.
4. Fungsi-fungsi lain dari seorang manajer
Adalah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan. Kelima
fungsi itu selain dinamai sebagai aspek manajemen atau unsur-unsur manajemen disebit juga
proses manajemen. Seorang manajer yg mengerjakan ke lima fungsinya sehari-hari, mau tak
mau bergerak dalam berbagai bidang penjualan, pembelian, produksi, keuangan, dan
personalian. Bidang itu kita sebut juga bidang manajemen
Apa yg dibicarakan di atas adalah fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan, sering disebut
internal function of manager. Jadi fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan dapat di lihat dari
dua sudut yaitu
a dari sudut proses yakni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan
pengawasan.
b. dari sudut subject atau bidang yaitu keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, produksi,
dsb.
Dalam bidang produksi para manajer harus mengusahakan agar barang-barang yang diproduksi
dengan teknik yang memudahkan pekerjaan pegawai shingga dapat diproduklsikan barangbarang dengan biaya sekecil mungkin dengan kalitas yang baik dalm jumlah yang diinginkan dan
dalam waktu secepat mungkin.
8
Dalam bidang pembelian, para manejer harus mengusahakan agar bahan-bahan dapat dibeli
pada tempat yang tepat, dengan waktu yang tepat, serta dengan harga dan layanan yang tepat
sehingga tidak akan mengganggu kegiatan-kegiatan di bidang produksi.
Dalam bidang pemasaran, para manajer harus mengsahakan agar hasil-hasil produksinya dapat
disalurkan dari saluran-saluran distribusi yang tepat sehingga harga penjualannya dapat
dijangkau oleh tenaga pembeli kaum konsumen.
Selain fungsi manajer ke dalam perusahaan, ada pula fungsi-fungsi manajer keluar perusahaan,
yang kita sebut external function of a manager. Fungsi manajer ke luar perusahaan ini ada tiga
jenis, yaitu sbb:
a. mewakili perusahaan di bidang pengadilan
b. mengambil kegiatan sebagai warga negara biasa
c. mengadakan hubungan dengan unsur masyarakat.
Kedua macam fungsi manajer yang pertama tertuju ke luar perusahaan, kiranya sudah cukup
jelas. Fungsi ke tiga perlu mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
Setiap perusahaan tidak berdiri sendiri, ia memerlukan hubungan dengan unsure masyarakat.
Baik tidaknya hubungan perusahaan dengan unsure masyarakat memegang peranan penting
dalam berhasil tidaknya seorang manajer untuk merealisasikan tujuannya. Untuk menghadapi
masyarakat luar, manajer perusahaan harus melaksanakan kegiatan, antara lain sebagai berikut.
a. mengadakan pengumuman, komunike-komunike, dan artikel-artikel
b. menyelenggarakan konfrensi pers dan pertemuan
c. menyelenggarakan pameran
d. mengatur siaran melalui radio
e. mengadakan kontak dengan unsur pemerintah dan masyarakat
f.
membuat analisa dari pendapat umum
g. menerima kunjungan pihak luar ke dalam perusahaan
Dari sudut bidang, seperti terlihat pada gambar 2, fungsi pokok seorang manajer adalah dalam
bidang keuangan, personalia, produksi, pembelian, dan pemasaran.
Dalam bidang keuangan, para manajer harus berusaha agar posisi keuangannya setiap saat
dapat membiayai kegiatan sehari-hari, seperti pembayaran upah pegawai dan membatu
9
pembelian bahan-bahan mentah, pembayaran utang pada waktunya dan lain-lain dengan tidak
melupakan akan rentabilitas perusahaan.
Dalam bidang personalia, para manajer harus berusaha agar diperoleh tenaga kerja yang
kompeten sehingga dapat bekerja dengan kualitas yang diinginkan.
5.Tingkat-tingkat manajer
Dalam sebuah perusahaan, terdapat lebih dari seorang manajer. Jamak dari manajer adalah
manajemen, yaitu kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas atau fungsi-fungsi
manajemen.
Masing-masing manajer, pada hakikatnya melakukan fungsi-fungsi yang sama (dari sudut
proses) yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan).
Namun dilihat dari corak kegiatannya terdapat perbedaan, sesuai dengan tingkat-tingkat manajer
itu dalam suatu perusahaan. Tugas fungsi-fungsi setiap manajer adalah sama, hanya corak
kegiatannya yang berbeda, sesuai dengan tingkatan manajer itu dalam perusahaan atau
organisasi di mana ia bekerja.
Dari skema diatas terlihat bahwa ada tiga tingkatan manajer yaitu sebagai berikut.
a. Top manager atau manajer tertinggi, disebut juga pucuk pimpinan, yang termasuk dalam
golongan ini adalah anggota-anggota board of manajer (dewan direksi) dan presiden
perusahaan.
b. Middle manager atau manajer menengah, yang termasuk tingkatan ini ialah kepalakepala bagian, kepala devisi dan kepala seksi.
c. Supervisory manager atau first line manager tingkat pertama. Termasuk kedalam
golongan ini ialah kepala mandor dan mandor.
Sesuai dengan perbedaan tingkat-tingkat manajer itu, maka corak kegiatan manajer itu dapat
dibedakan atas empat macam, yitu sebagai berikut.
a. Board of manager, bergerak dalam memimpin organisasi atau perusahaan
keseluruhannya ( managing the organization/business)
b. Presiden, memimpin para manajer agar terdapat team work.
c. Departement/devision heads, memimpin pekerja yang meliputi bidang-bidangnya.
Superintendent, general foremen, dan foremen, memimpin para pekerja supaya
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tujuan organisasi atau tujuan perusahaan
10
Selamat belajar
11