HMDO Materi 3

3. Komunikasi Organisasi
Pengantar
 Komunikasi memiliki fungsi membangun
iklim organisasi yang menggambarkan
suasana kerja organisasi
 sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap
orang-orang yang terlibat di dalam
organisasi juga berdampak pada
membangun budaya organisasi.
 nilai dan kepercayaan yang menjadi pusat
organisasi ( Barry Cusway & Derek Lodge
dalam Panuju, 2001).
lanjutan
Komunikasi organisai banyak
mengkaitkan dengan bidang manajemen
 Komunikasi dilihat dari perspektif teknis
operasional, sebagai instrumen mencapai
tujuan-tujuan organisasi
 Lingkup kajian komunikasi organisasi
(dedy Mulyana Dalam Panuju, 2001)
meliputi :
 Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu
organisasi, bersifat formal dan informal
 Berlangsung pada jaringan yang lebih
besar daripada kelompok

lanjutan
Komunikasi organisasi melibatkan
komunikasi, komunikasi antar pribadi,
komunikasi publik
 Komunikasi formal menurut struktur
organisasi, komunikasi kebawah,
komunikasi keatas, komunikasi horizontal,
 Komunikasi informal tidak bergantung
pada struktur organisasi

A. Komunikasi & Organisasi



Tujuan komunikasi dalam proses organisasi
dalam rangka membentuk saling pengertian
Mutual understanding)
Sulit menyamakan ranah kognitif individuindividu dalam organisasi
Upaya minimal komunikasi organisasi terjadinya
proses penyebarluasan (defffusi) dimensi-dimensi
organisasi (visi, nilai, strategi, prospek
Tugas komunikasi organisasi
Membuat yang ada di dalam
organisasi maupun yang ada di
luarnya saling mengenal satu sama
lain Hal ini disebabkan munculnya
fenomena :




Ketidakmengertian (misunderstanding)
Adanya sumber disintegrasi dan konflik
Rangsangan (stimulus) yang
membangkitkan prasangka (Predjuse)
Ketidakmengertian existensi organisasinya
Kegiatan Komunikasi organisasi

Periklanan (advertising)





Promosi sebagai investasi karena membangun suatu
citra
Citra akan menghasilkan kepercayaan (brand image)
Efeknya bersifat abstrak untuk itu banyak organisasi
terjebak untuk tidak melakukan promosi.
Jelas promosi penting dan membutuhkan biaya besar 10
% 20 %
Kegiatan lain pembuatan poster, pres release
Turbulence the New organization & antisipasi
komunikasi organisasi
Discontinuos
chage
Economic
change
Social chage
Posmodernism
Interpersonal
change neo
humanism
Organisational
change,Structure
Netwoerk
Boundaryless
Organisations
Culture,
collaborative,
individulaim,
strategi,
entrepreneurship,
Allince, inventian
New
managerial
Focus
Identity,
vision and
operating
system of
management
The essential element of the new organization, Limerick,
1993
New
managerial
Competency
Soft
competencies
Empathy
Hard
competency
Network
control
teknology
Robert petrus (1962) & Neil Smelser (1986) the future
organization





Masyarakat dalam sebuah masyarakat cekatan
(active society)
Penuh aneka aktivitas sosial (social aktivisms)
Kepentingan masyarakat yang kompleks
Organisasi tidak bergerak sendiri secara terpisah
Saling berinteraksi dalam jaringan-jaringan
dinamis
Model
komunikasi organisasi kekaryaan
1. Aktivitas Komunikasi
2. Substansi komunikasi
berisikan
- Penyampaian informasi
TOP
- Pelaksanaan
- Kebijaksanaan umum
- Instruksi penugasan
- Keputusan/peraturan
- Penyampaian
-Motivasi
- pelaksanaan
Midle
-Pembinaan
-Pengendalian
- penyampaian
-Perubahan
- Pelaksanaan
- Melakukan tugas
-Pembinaan
Karyawan Bawahan
-Pengendalian
-pengawasan
Sistem managemen dan metode komunikasi
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
a.
Fungsi informatif
organisasi dipandang sebagai suatu
sistem proses informasi.
Maksutnya,seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih
baik,dan lebih tepat.
b.
Fungsi regulatif
fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan
yang berlaku dalam suatu organisasi.

Ada dua hal yang berpengaru terhadap fungsi regulatif
pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran
managemen, yaitu mereka memiliki kewenanganuntuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
kedua, berkaitan dengan pesan atau message,pesanpesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
c. fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka
.
banyak pimpinan lebih suka memersuasi
bawahanya dari pada memberi perintah
d. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan
saluran yang memungkinkan karyawan
dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan
dengan baik.
Pendekatan Hubungan Manusiawi
a.
b.
c.
d.
Ada bebrapa dasar pendekatan human relations
Produktivitas ditentukan oleh norma sosial,bukan faktor
psikologis.
Seluruh imbalan bersifat non_ekonomis, sangat penting
dalam memotifasi karyawan
Kepemimpinan memegang peranan sangat pentingdan
mencakup aspek-aspek formal dan informal.
Penganut aliran human relasions menganggap
komunikasi sebagai fasilitator penting dalam pembuatan
keputusan.
Menurut Onong Uchana Effendi dalam bukunya berjudul
human relation dan public relation dalam manajemen, 1993
komunikasi organisasi bersifat tiga dimensi yaitu
1.



Komunikasi Vertikal
Arus komunikasi dua arah atau timbal balik
Komunikasi jenis ini memegang peranan vital
dalam melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi/manajemen
Komunikasi dari atas kebawah (donward
comunication) dan dari bawah ke atas (Upward
komunication)
lanjutan




Pihak pimpinan memberikan instruksi, petunjuk,
informasi, penjelasan dan penugasan kepada
kelompok/bawahan
Arus komunikasi dari bawah ke atas diterima
dalam bentuk bawahan memberikan laporan,
pelaksanaan tugas, sumbang saran dan
pengaduan pada pimpinan
Menunjang keberhasilan, sebagai landasan
kebijaksanaan, keputusan yang diambil pimpinan
Untuk mencapai tujuan dan sasaran bersama
dalam sebuah organisasi
2. Komunikasi Horisontal
Komunikasi yang terjadi antara karyawan
dan karyawan
 Komunikasi antara pimpinan departemandeparteman lainnya
 Komunikasi bersifat komunikasi silang
(cros comunication) melebar kesamping
secara diagonal antar para karyawan

3. Komunikasi eksternal
Keberhasilan komunikasi ekternal sebagai
keberhasilan PR
 Berlangsung atau terjadi dua arah antara
pihak organisasi/lembaga dengan pihak
luar
 Upaya memperoleh dukungan, pengertian
kepercayaan, partisipasi, kerjasama
dengan pihak publiknya

Efektifitas komunikasi dalam organisasi
dipengaruhi oleh beberapa faktor (Raymond V.
Leiskar (Sufia, 1995)

Saluran komunikasi formal
mempengaruhi efektifitas komunikasi
dalam dua cara :
1.
2.


Liputan saluran formal semakin melebar sesuai
perkembangan dan pertumbuhan organisasi
Saluran komunikasi formal dapat menghambat
aliran informasi antar tingkat-tingkat organisasi
Struktur organisasi
Spesialisasi jabatan
Tipe umum saluran komunikasi Organisasi
1.
Komunkasi intern
a.
b.
c.
orang-orang harus memiliki informasi
sebagai dasar untuk membuat keputusan
Putusan dan dasar alasanya harus
disebarkan agar anggota organisasi itu
melaksanakannya
Saluran-salauran pembicaraan pembicara
Komunikasi Traksasional



Komunikasi yang dilakukan seseorang dengan
pihak lainnya
Upaya-upaya mempertukarkan suatu simbol,
lambang, dan membentuk suatu makna serta
mengembangkan hqarapan-harapanya
Komunikasi traksasional terdapat beberapa hal
1.
Mempertukarkan simbol
Metode komunikasi pada organisasi, instruksi,
perintah, pesan dan informasi disampaikan dalam
bentuk kata-kata secara lisan dan tertulis
Lanjutan : komunikasi transaksional
2. Komunikasi ekstern
Alasan Komunikasi Ekstern :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Konsultasi
Anggaran dan operasi
Berbagi informasi
Program informasi
Melaksanakan peraturan
Untuk keperluan internal
Mempromosikan gengsi dan peningkatan
karier politik pribadinya
2. Membentuk makna tertentu




Orang akan saling belajar satu dengan yang
lainnya
Tukar pengalaman atau pengetahuan
Melalui simbol-simbol tertentu
Mampu menciptakan persepsi atau opini publik
yang positif
3. Mengembangkan harapan-harapan




Mempelajari simbol-simbol tersebut
Menghubungkan dengan pengalaman yang diperoleh
Menganalisis dan mengamati pihak lain
Mengembangkan suatu harapan atau ramalan yang akan
dilakukan
Peranan komunikasi dalam organisasi
1.
2.
3.
4.
Pengambilan keputusan
Menyampaikan informasi yang telah
disampaikan
Memgang peranan penting dalam pengawasan
Untuk menetapkan sasaran dan tujuan
-Perlunya konsensus bersama, baik secara individu
maupun untuk pencapaian sasaran dan tujuan utama
organisasi
Fungsi komunikasi sebagai pembentuk pola
(M.T. Myers &G.E. Meyers (1987)
Produksi dan pengaturan
1.
-
menentukan rencana sasaran dan tujuan
Merumuskan bidang-bidang masalah
Mengordainasi tugas-tugas secara fungsional
Intruksi, petunjuk, dan perintah untuk
melaksanakan fungsi serta tugas-tugas
mengembangkan sistem prosedur instruksi
Lanjutan
- Memimpin dan mempengaruhi
- Menentukan standar hasil prestasi
- Untuk menilai prestasi karyawan




2.
Sosialisasi dan pemeliharaan
Mempengaruhi harga diri, kebanggaan, rasa
memiliki, tanggungjawab dari pihak bawahan
Human relation
Memotivasi untuk menyatukan keinginan