Studi Kelayakan Sebelum tahapan analisis dilakukan yang perlu

Studi Kelayakan
Sebelum tahapan analisis dilakukan yang perlu diketahui dan dipertimbangkan adalah alasan
timbulnya gagasan untuk membuat sebuah sistem informasi atau perangkat lunak yang baru.
Maka perlu dilakukan penyelidikan awal, dimana analisis dimulai dari kegiatan pengguna
mengenai apa yang diharapkan dari sebuah sistem yang dibuat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelidikan awal adalah :

Mencoba memahami dan memperjelas apa yang diharapkan oleh pemakai atau
pengguna

Menentukan ruang lingkup dari studi sebuah sistem

Menentukan kelayakan dari masing-masing alternatif dengan memperkirakan
keuntungan/kerugian yang didapat.
STUDI KELAYAKAN
Studi kelayakan adalah tahap yang paling penting, karena didalamnya menyangkut berbagai
aspek sistem baru yang diusulkan, antara lain :

Menentukan unit atau bagian mana yang akan menggunakan. Dilakukan dengan
wawancara dengan calon user lansung dan kepala bagian divisi yang bersangkutan.

Mengantisipasi kemungkinan keterbatasan dan kendala pada penerapannya, misalnya
: sistem tersebut harus menyelesaikan prosesnya sebelum jam kerja berakhir.

Memperhitungkan kendala-kendala sistem, misal : kapasitas memori yang terbatas.

Menentukan target, misalnya suatu jawaban untuk permintaan pesanan harus dapat
dilayani kurang dari sekian detik.

Mengantisipasi kendala waktu, misalnya sistem yang baru harus sudah berjalan dalam
waktu sekian bulan, sejak sistem lama sudah tidak diperluas lagi.

Merencanakan dan memperkirakan biaya proyek, berdasarkan : perkiraan waktu yang
dibutuhkan untuk merancang, mengembangkan, menguji, dan memulai sistem baru
dan kerumitan sistem yang dirancangan.
Tujuan dilaksanakan studi kelayakan adalah :
1. Memperhitungkan sifat penyusunan sistem dengan memperhitungkan keberadaan
masalah dan sifat masalah. Contoh : jika fakultas melaporkan masalah keterlambatan
penyetoran nilai dari dosen, kita ingin mengetahui apakah penyetoran nilai benarbenar terlambat atau apakah fakultas salah dalam memberitahu kapan nilai paling
lambat disetorkan.
2. Memperhitungkan jangkauan masalah. Contoh : apakah masalah tentang
keterlambatan penyetoran nilai hanya pada fakultas tertentu atau seluruh fakultas yang
ada, sehingga perlu dianalisa lebih luas.
3. Mengajukan aksi-aksi yang dapat menyelesaikan masalah. Contoh : mengajukan
penyusunan sistem untuk nilai yang terlambat disetor karena implikasinya pada
beberapa SKS yang dapat diambil mahasiswa semester berikutnya.
4. Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yang diajukan. Contoh : apakah ada
penyelesaian yang layak secara teknis untuk masalah tersebut, atau apakah ada
penyelesaian yang layak secara ekonomis untuk masalah tersebut.
5. Menyusun rencana secara rinci untuk langkah analisis sistem. Contoh : siapa yang
melakukan analisis sistem, siapa yang memimpin analisis sistem, siapa yang
memimpin analisi sistem, apa tugas-tugas yang diperlukan dan jadwal analisis sistem.
6. Menyusun rencana ringkasan untuk seluruh proyek penyusunan sistem. Contoh :
kapan sistem akan diimplementasika.
Mengumpulkan Data
Dalam studi kelayakan, analisis sistem mengumpulkan data untuk :
1. Memperhitungkan keberadaan masalah
2. Mendefinisikan masalah
3. Memperhitungkan jangkauan masalah
4. Mendapatkan informasi untuk melakukan studi kelayakan awal.
5. Menyusun rencana untuk melakukan analisis.
Dalam mengumpulkan fakta, hal yang harus dilakukan adalah :
1. Interview : Mengumpulkan informasi melalui kontak langsung dengan pemakai
untuk kesepahaman terhadap sistem, masalah-masalah sistem dan permintaan
pemakai.
2. Presentasi Internal : bilamana perlu, analisis sistem meminta personil bagian
tertentu untuk presentasi internal yang secara formal menggambarkan atau
menampilkan informasi dalam bagian tertentu.
3. Pemeriksaan Literatur Internal : Meliputi pemeriksaan dokumen, bagian
organisasi, DFD, flowchart dan manual yang lain yang merupakan sumber informasi
tentang sistem informasi atau sistem operasi bagian tersebut.
4. Pengamatan : analisis sistem melakukan walkthrouh, yaitu mengikuti proses
transaksi yang ada pada sebuah bagian dari awal sampai akhir.
5. Pemeriksaan File : setelah langkah 1-4 dilakukan, maka akan dilakukan pemeriksaan
terhadap file-file yang berhubungan dengan pemprosesan transaksi.
Melakukan Studi Kelayakan Awal
Ada tiga aspek dalam kelayakan yang perlu diperhatikan yaitu :
1. Kelayakan Teknik : jika tim penyusunan sistem dapat menyelesaikan masalah dengan
menggunakan hardware dan software yang tersedia.
2. Kelayakan Operasi : jika tim penyusun sistem dapat menyelesaikan masalah dengan
menggunakan personel dan prosedur yang ada.
3. Kelayakan Ekonomis : jika tim penyusun sistem dapat menyelesaikan masalah
tersebut dalam waktu dan anggaran biaya yang masuk akal, artinya keuntungan sistem
melebihi keuntungan biaya penyusunan sistem.
Menyusun Rencana Proyek
Rencana proyek adalah pernyataan tentang jangkauan proyek, jadwalproyek, sumber daya
untuk menyelesaikan proyek, dan biaya proyek.
Tujuan dari rencana proyek adalah :
1. Menjadwalkan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan.
2. Menentukan tahap utama dalam proyek unutk mengamati kemajuan proyek.
3. Memperkirakan anggaran proyek yang berguna untuk melanjutkan proyek.
4. Menyusun petunjuk untuk membuat keputusan melanjutkan atau tidak melanjutkan.
5. Menyusun kerangka kerja untuk mengukur kebenaran dan kelengkapan langkahlangkah dalam proyek.
Peralatan yang digunakan untuk menyusun rencana proyek :

Context Diagram

Workflow

Time Schedule

Diagram PERT
Mendapatkan Persetujuan
Mendapatkan persetujuan untuk draft dokumen kelayakan, analisis sistem memastikan bahwa
isi draft dokumen tersebut benar, lengkap dan memuaskan pemakai.
Dua persetujuan yang ada adalah :
1. Persetujuan pemakai (terhadap sistem yang akan disusun)
2. Persetujuan pihak manajemen : (stakeholders) terhadap kelanjutan penyusunan
sistem.
Dokumen kelayakan meringkas penemuan-penemuan, kesimpulan, dan penyelesaian serta
salinan dokumentasi yang dikumpulkan dan dibuat selama studi kelayakan.
PENENTUAN KEBUTUHAN-KEBUTUHAN SISTEM
Kebutuhan sistem yang akan dikembangkan meliputi : input, output, operasi dan resources,
untuk memenuhi kebutuhan organisasi masa kini dan masa mendatang.
Tujuan operasional yang harus dicapai
1. Menentukan tujuan utama (major goal), berisi alasan-alasan mengapa sistem baru
perlu didesain.
2. Intermediate goal, yaitu tugas-tugas diluar major goal yang dapat dilakukan sistem
dengan sedikit atau tanpa biaya ekstra, yang akan memperbaiki aliran kinerja yang
berpengaruh pada keseluruhan organisasi.
3. Minor goal, yaiut fungsi-fungsi yang dapat dilakukan sistem baru untuk organisasi
yang memang ada pada sistem baru tanpa tambahan biaya sama sekali.
Menentukan kebutuhan spesifik sistem baru
1. Output yang harus dihasilkan
2. Input-Output yang diperlukan untuk menghasilkan output
3. Operasi yang dilakukan untuk menghasilkan output.
ISI DOKUMEN ANALISIS
Analisis erat kaitannya dengan dokumentasi yang menjadi dasar panduan dari pembangunan
dan pengembangan sistem ditahap-tahap berikutnya. Isinya meliputi :
1. Ringkasan Executive yang terdiri dari :

Ringkasan Proyek

Ringkasan Sistem Baru

Ringkasan Efek Sistem Baru

Ringkasan Biaya / Keuntungan dan Rekomendasi
2.Ringkasan analisis sistem : ringkasan fakta yang dikumpulkan dan ringkasan analisis
dilakukan.
3. Permintaan pemakai untuk sistem baru :

Persyaratan operasi

Persyaratan informasi

Persyaratan kontrol
4. Deskripsi sistem logis baru

DFD, dan narasi sistem logis baru

Ringkasan perbaikan sistem logis baru
5. Deskripsi sistem fisik baru

Flowchart, DFD dan narasi

Ringkasan biaya/keuntungan sistem fisik yang baru
6. Hambatan dalam sistem baru :

Hambatan dari H/W dan S/W

Hambatan interface

Persyaratan control dan hukum
7. Jadwal dan Anggaran dase berikutnya :

Persyaratan personel dan komputer

jadwal penyusunan sistem
8. Persyaratan.
9. Rekomendasi
10. Lampiran

Dokumen kelayakan yang disetujui

Gambar, tabel, memo

Jadwal, Biaya, Keuntungan