6 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Tinjauan Umum Sistem

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan Umum
Sistem pengolahan data secara manual akan membuat keterbatasan
penyajian informasi yang terkadang informasi ini sangat dibutuhkan secepat
mungkin oleh pengguna informasi. Hal ini berarti membuat pemborosan
waktu, selain keterlambatan penyajian informasi yang sangat berpengaruh
adalah faktor ketelitian.
Sistem manual mempunyai faktor ketelitian yang tidak begitu baik
dan tentu saja hal ini tergantung juga pada faktor manusia sebagai
pelaksana. Untuk mengatasi keterlambatan penyajian informasi dan
kelemahan faktor ketelitian ini, maka cara yang paling efektif adalah
membuat suatu sistem informasi untuk mengolah data yang mampu
mengatasi kelemahan tersebut diatas.
Penggunaan komputer sebagai alat bantu sangat baik dalam hal ini.
Selain itu harus diperhatikan dalam pembuatan sistem pengolahan data
adalah
faktor
kesesuaian
sistem
dengan
pemakai,
agar
dalam
penggunaannya pemakai tidak menemui kesulitan baru yang justru
berakibat tidak bisa dioperasikan.
2.2. Kajian Pustaka
2.2.1. Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik adalah suatu disiplin akademik
atau bidang studi, juga merupakan suatu cabang pengetahuan yang
diajarkan atau diteliti ditingkat sekolah dan perguruan tinggi.
Disiplin akademik ini didefinisikan dan diakui jurnal akademik yang
mempublikasikan riset pada
suatu
bidang
serta masyarakat
terpelajar dan departemen atau fakultas akademik yang menjadi
tempat para praktisi tersebut. Febryimam Munandar, (2008:31).
6
7
Sistem infromasi akademik pada SDN Darmorejo 02 yang
dimaksud adalah sistem pengolahan data yang berhubungan dengan
proses belajar mengajar siswa antara lain: pengolahan data siswa,
mata pelajaran, data guru, data nilai, kelas
juga sistem untuk
penyimpanan data dan Persiapan dokumen untuk membantu dalam
pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu alat
berupa sistem komputer. Tujuan diadakan pengolahan data sekolah
yaitu untuk memperlancar kegiatan belajar mengajar didukung
administrasi yang rapi dan terstruktur, menyajikan informasi
yang penting dalam bentuk tertulis serta penyimpanan semua
dokumen.
2.2.2. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Sutanta (2003), sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai sekumpulan sub sistem yang saling berkaitan, berkumpul
bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan
bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan caracara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima
masukkan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya
(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi
sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan
mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada
saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan
operasional,
manajerial,
dan
strategis
organisasi
dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi
tersebut guna mencapai tujuan.
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat manusia
yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi (Kristanto, 2003).
8
2.2.3. Basis Data
Basis data atau yang sering disebut database adalah kumpulan
data satu dengan yang lainnya yang tersimpan dalam suatu tempat
penyimpanan luar dan membutuhkan suatu perangkat lunak untuk
menjalankannya (Jogiyanto, 2001).
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi
tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu
database menunjukkan satu kesimpulan data yang dipakai dalam
satu lingkup perusahaan, instansi (Kristanto, 2003).
Tabel 1
1
Basis Data
............
Tabel 2
Tabel 1
1
1
Tabel n
1
Gambar 2.1. Ilustrasi Basis Data
Sistem informasi tidak dapat dipisahkan dengan kebutuhan
akan basis data apapun bentuknya, entah berupa file teks ataupun
Database Management System (DBMS). Kebutuhan basis data
dalam sistem informasi meliputi:
1.
Memasukkan, menyimpan, dan mengambil data.
2.
Membuat laporan berdasarkan data yang telah disimpan.
Tujuan dari dibuatnya tabel-tabel di sini adalah untuk
menyimpan data ke dalam tabel-tabel agar mudah diakses. Oleh
karena itu, untuk merancang tabel-tabel yang akan dibuat maka
9
dibutuhkan pola pikir penyimpanan data nantinya jika dalam bentuk
baris-baris data (record) dimana setiap baris terdiri dari beberapa
kolom.
2.2.4. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu diagram yang menunjukan entitas dan
relasinya. Berhubungan dengan analisis data bisnis dan perancangan
basis data. Diagram Entity-Relationship bisa dibangun dengan
Oracle Designer (Simarmata, 2007).
Tabel 2.1 Simbol ERD
Simbol
Keterangan
Entity
Suatu
entity
objek
atau
tempat
merupakan
konsep
yang
suatu
mengenai
digunakan
untuk
menyimpan informasi.
Weak Entity
Suatu weak entity tergantung pada
entitas lainnya untuk eksis.
Attributes
Merupakan
sifat-sifat
atau
karakteristik dari suatu entitas.
Key Attributes
Merupakan suatu key yang unik
dan
memiliki
karakteristik
pembeda dari entitas.
Multivalued Attribute
Adalah
atribut
beberapa nilai.
yang
memiliki
10
Relationship
Mengilustrasikan bagaimana dua
entitas berbagi informasi di dalam
struktur basis data.
2.2.5.
Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat
untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data
yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan
dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kistanto, 2003).
2.2.6. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang
menggambarkan hubungan antara entitas luar , masukan dan
keluaran dari sistem (Kristanto, 2003).
Tabel 2.2 Simbol DFD dan CD
Simbol
Arti
Keterangan
Suatu entitas berupa orang,
kelompok, departemen, atau
Entitas
sistem yang bisa menerima
informasi
atau
data-data
data
yang
awal.
Arus
menunjukkan
Aliran Data
bahwa
informasi sedang melintas
dari
atau
proses.
menuju
suatu
11
Simbol
Arti
Keterangan
Suatu
Proses
proses
beberapa
dimana
tindakan
sekelompok
atau
tindakan
dijalankan.
Penyimpanan
data
Penyimpanan
data
yang
digunakan untuk menyimpan
data-data dari suatu proses.
2.2.7. Flowchart
Flowchart merupakan diagram alur yang menggambarkan
urutan logika dari suatu prosedur pemecahan dari suatu masalah
(Sutedjo dan Michael, 2000).
Berikut beberapa simbol yang digunakan dalam flowchart :
Tabel 2.3 Simbol Flowchart
Simbol
Keterangan
Menunjukkan
awal
atau
akhir
program/terminator.
Menunjukkan input atau output
Menunjukkan arah arus aliran
Menunjukkan proses
Menunjukkan pengujian atau keputusan
12
2.3. Analisis dan Perancangan
2.3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang mendeskripsikan
fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik
pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen
dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Tujuan utama dari analisis sistem (systems analysis) adalah
mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatankesempatan, hambatan- hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang
ada agar selanjutnya
dapat
dilakukan
pembenahan. Dalam
melakukan analis sistem, melakukan beberapa langkah-langkah
sebagai berikut:
1.
Identify
Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada, dimana
suatu masalah adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk
mencapai sasaran-sasaran yang diharapkan.
2.
Understand
Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang
sedang berjalan. Untuk dapat memahami sistem yang ada diperlukan
data-data yang diperoleh dari langkah pertama identifikasi secara
terperinci. Tugas yang dilakukan meliputi penentuan jenis penelitian,
perencanaan jadwal penelitian, pembuat tugas penelitian, pembuat
agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian.
3.
Analyze
Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka
dilakukan analisis hasil penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan
suatu pengalaman yang cukup untuk mendapatkan hasil maksimal,
karena biasanya seorang analis sistem yang baru merasa kesuliatan
pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat
menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana sistem
13
tersebut dikerjakan? Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah
dikerjakan dan apakah yang telah dikerjakan dengan baik?
4.
Report
Langkah terakhir dari analisis sistem adalah pembuatan laporan
dari hasil penelitian yang kemudian dicatat dan di dokumentasikan
sebagai panduan untuk mendesain sebuah sistem.
2.3.2. Analisis Pendukung
Berdasarkan wawancara dan observasi yang telah dilakukan di
tempat Kerja Praktek (KP) maka dapat disimpulkan bahwa admin
mereka memaparkan tentang kesulitan yang dihadapi selama
menggunakan sistem lama yang masih manual. Tentunya mereka
sangat mengharapkan adanya sistem baru yang lebih baik serta lebih
efektif dan efisien. Sehingga mereka mampu mengerjakan pekerjaan
dengan lebih mudah dan cepat serta dengan hasil yang baik.