Etik UMB - Universitas Mercu Buana

Modul ke:
Etik UMB
MENGELOLA WAKTU DAN
MENYUSUN PRIORITAS
Fakultas
FEB
Program Studi
Manajemen
www.mercubuana.ac.id
Dr. Saepudin S.Ag. M.Si. M.Pd.
Budaya Waktu
1.Budaya Monochronic
• Budaya ini menganggap waktu sebagai sesuatu yang sangat
terbatas sehingga mereka sangat menghargai waktu.
Prinsipnya: Akar etos kerja, Time is money, Waktu tidak bisa
diulang
• Ciri-cirinya : Tepat waktu, produktif,terencana, to the point,
egois dan kurang ramah karena tidak banyak waktu untuk
menyapa dan bersendagurau. Misalnya : USA dan Eropa
2. Budaya Polychronic
• Budaya ini menganggap waktu tidak terbatas, waktu yang
tersedia untuk mengakomodasikan aktivitas yang ada serta
menganggap bahwa dalam waktu yang bersamaan dapat
dilaksanakn beberapa aktivitas sekaligus. Ciri-cirinya : Suka
bertegur sapa, meremehkan waktu, tidak disiplin karena
l b
d l hh l
d h bi
Manajemen Waktu
• Pengertian Manajemen Waktu seperti tercantum dalam buku
Etika membangun Sikap Profesionalisme sarjana karangan
Srijani dkk, 2007, adalah: “Aktivitas memanfaatkan waktu yang
tersedia untuk mencapai tujuan. Manfaatkan waktu karena
waktu tidak dapat diganti, disimpan dan kembali lagi”.
• Manajemen
waktu
merupakan
perencanaan,
pengorganisasian,
penggerakan,
dan
pengawasan
produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya
unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif
dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan
efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna
pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi
waktu menggunakan waktu yang ada.
Jenis-Jenis Waktu
a. Waktu yang Sulit Diatur
Dalam waktu 24 jam sehari terdapat aktifitas-aktifitas yang melekat dalam kehidupan kita, dan
membutuhkan fixed time (waktu yang tetap) untuk melakukannya. Aktifitas tersebut adalah
aktifitas primer dalam kehidupan manusia yaitu tidur, makan, istirahat, menjalankan hubungan
kekeluargaan, melakukan urusan-urusan sosial. Aktifitas ini memerlukan waktu yang tetap. Waktu
yang digunakan untuk aktifitas ini tidak boleh digunakan untuk aktifitas lain, karena dapat
menganggau keseimbangan hidup manusia. Proses refreshing sel-sel dalam tubuh manusia
berlangsung saat tidur. Orang-orang yang mengurangi atau menghilangkan waktu tidurnya akan
mudah mengalami gangguan kesehatan, akibatnya dia kehilangan waktu-waktu produktifnya.
b. Waktu yang Dapat Diatur
Aktifitas kerja manusia dan sebagian waktu pribadi berada dalam kategori waktu yang dapatdiatur.
• Jenis Waktu ini dapat dibagi menjadi 2 yaitu:
•
Waktu Puncak, dimana semangat dan etos kerja tinggi
•
Waktu Lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, biasanya pada saat-saat di
akhir kerja.
• Dengan mengenali jenis-jenis waktu ini, kita dapat mengatur dan memanfaatkannya secara
efektif.
Mengelola Waktu Yang Efektif
• Grafik Waktu yang Dapat Diatur dibuat berdasarkan kondisi
umum waktu Biologis Manusia. Beberapa orang memiliki
Waktu Biologi yang berbeda. Ada orang yang bertipe seperti
ayam jago, dimana waktu puncaknya adalah di pagi hari, tetapi
ada pula orang yang bertipe seperti kalong yang energi
puncaknya justru di malam hari. Yang paling penting setiap
orang perlu mengenal kapan waktu-waktu puncaknya.
• Waktu Puncak adalah waktu di mana energi ktia dalam kondisi
puncak, etos kerja tinggi, maka pada waktu-waktu ini adalah
waktu yang paling baik menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
yang sulit dan berat, yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
Pada waktu ini, biasanya pagi hari, penyerapan otak terhadap
materi yang berat juga tinggi, sehinggi bagi mahasiswa dan
dosen yang saling berinteraksi pada jam kuliah pagi hari akan
memperoleh manfaat yang maksimal bagi kedua belah pihak.
Pengelolaan Waktu Yang Ideal
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Berikut adalah langkah-langkah pengelolaan waktu yang dapat dimulai
sejak dini:
Buatlah Tabel Rencana Kerja Bulanan, Mingguan dan Harian
Periksa kembali tujuan-tujuan yang ingin dicapaik, dan buat rencana
pencapaiannya hingga pada kegiatan harian.
Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentingannya),
misalnya yang paling dekat dengan tenggat waktu penyelesaian
Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan
Beri tanda pekerjaan yang bisa didelegasikakan
Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya
20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang
diharapkan
Berikan waktu untuk tugas-tugas darurat. Apabila muncul tugas-tugas
darurat, evaluasi kembail skala prioritas
Faktor Penghambat Pengelolaan
Waktu
•
•
•
•
•
•
•
•
Kadang kala rencana-rencana tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering
muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat
kelancaran Pengelolaan Waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain:
1. Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada
waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati
2. Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih pada waktu puncak, dan
mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah
3. Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya,
sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian
yang lama
4. Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan
pekerjaan penting
5. Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu
6. Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya
7. Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa
Waktu Yang Terbuan
• Waktu terbuang adalah waktu yang tidak
dimanfaatkan secara optima. Penyebab
terbuangnya waktu terdiri dari faktor internal
(diri sendiri), dan faktor eksternal (di luar diri,
seperti orang lain dan kondisi lingkungan).
Menghindari Waktu Yang
Terbuang
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Faktor-faktor penyebab terbuangnya waktu sering datang tanpa diduga,
misalnya pada jam kuliah, dosen mendadak sakit sehingga kuliah hari itu
kosong. Dengan demikian Anda perlu melakukan antisipasi, agar Anda
dapat meminimalkan hilangnya waktu, misalnya mengerjakan tugas kuliah
yang lain atau belajar di Perpustakaan. Langkah-langkah yang dapat
dilakukan antara lain:
1. Evaluasi kembali tujuan, rencana, dan prioritas Anda
2. Buat Program Kerja rencana pencapaian secara bertahap
3. Tutup semua kemungkinan yang dapat mengalihkan perhatian Anda
dalam pencapaian tujuan
4. Manfaatkan Waktu Luang
5. Analisis Pekerjaan yang datang secara mendesak berdasarkan 3 standar
utama untuk mengatur waktu dengan baik, yaitu:
a. Standar Kepentingan
b. Standar Kelayakan
c. Standar Efektifitas
Menyusun Prioritas
• Waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak
ada jalan lain selain membuat skala prioritas,
yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas
berdasarkan urutan kepentingannya. Orangorang yang berhasil adalah orang-orang yang
bisa mengorganisir diri mewujudkan citacitanya dalam alokasi waktu yang ada.
Langkah-Langkah Menyusun
Prioritas
• Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup
Anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuantujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang
cukup lama, antara 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke
depan.
•
Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah
menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara
bertahap. Tuliskan apa saja yang akan di kerjakan
dalam 1 minggu ke depan. Membuat Rencana
Mingguan membantu Anda untuk fokus pada
penyelesaian. Kegiatan-kegiatan Utama yang
menunjang tujuan Anda, dan dengan
Terima Kasih
Dr. Saepudin S.Ag. M.Si. M.Pd.