PERANCANGAN SISTEM KOMPUTERISASI PERHOTELAN PADA

PERANCANGAN SISTEM KOMPUTERISASI PERHOTELAN
PADA HOTEL PANDANSARI MENGGUNAKAN VISUAL BASIC
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Yuslan Saiman
09.02.7448
Rio Gardika
09.02.7491
Surya Hadi Atmaja
09.02.7508
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
2 DESIGNING SYSTEM COMPUTERIZATION
ON PANDANSARI HOTEL USING VISUAL BASIC
PERANCANGAN SISTEM KOMPUTERISASI PERHOTELAN
PADA HOTEL PANDANSARI MENGGUNAKAN VISUAL BASIC
Yuslan Saiman
Rio Gardika
Surya Hadi Atmaja
Anggit Dwi Hartanto
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Along with increasing competition in the business world, where data processing is
computerized information is very important. That's because the computerized data
processing can provide great benefits to the performance of the hotel business. When
compared to manual processing, computerized data processing has advantages, such as
data processing of rapid, precise, and accurate.
"Hotel Pandansari" Glagah, Temon, Kulon Progo, Yogyakarta is a business that
rents out a variety of rooms for resting and Meeting House which is used for meetings,
weddings, etc.. To improve its service, the system needs a dynamic, interactive, and
certainly easy to use.
Existence Pandansari Hotel already running long enough, to keep the image that
is embedded in the hearts of consumers, for example by way of a transaction.
Prompt and appropriate payment made consumers do not hesitate to make a
payment transaction, but it also must have accuracy rates of the rooms or buildings are
rented, consumers will surely feel the comfort of hotel services indicated Pandansari and
did not think to look elsewhere.
Keywords: Designing System Computrization on Hotel
3 1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Seiring perkembangan dunia usaha yang semakin ketat, persaingan antar
perusahaan menjadi semakin ketat pula, baik untuk perusahaan industri, perusahaan
dagang maupun perusahaan jasa. Persaingan yang semakin ketat mengharuskan
perusahaan untuk memanfaatkan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk
menigkatkan daya saing. Salah satu sumber daya perusahaan yang terpenting adalah
data internal perusahaan, jika dikelola dengan baik dapat memberikan gambaran kondisi
perusahaan, sehingga memungkinkan manajemen untuk meningkatkan daya saing
perusahaan dengan mengambil keputusan-keputusan yang tepat.
Usaha HOTEL PANDANSARI saat ini sistem kerjanya masih menggunakan sistem
manual yang mengakibatkan kurangnya efisisensi kerja karyawan. Sehingga dalam
proses pelayanan terhadap konsumen juga ikut terpengaruh, misal terjadi kesalahan
dalam mencatat transaksi, kesulitan dalam pengecekan keluar masuk konsumen, kondisi
persediaaan kamar dan sebagainya.
Adapun program yang penulis usulkan untuk membantu menangani masalah
tersebut adalah dengan menggunakan program aplikasi Visual Basic 6.0 yang
diharapkan akan memenuhi tuntutan pemakai dalam hal kemudahan dan kebutuhan,
sehingga informasi yang dihasilkan maksimal.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas dapat diketahui
pokok permasalahan yang dihadapi yaitu “ Bagaimana cara mengubah sistem dari sistem
manual ke sistem komputerisasi agar proses pencarian data dan memberikan informasi
kepada pihak yang bersangkutan dapat berjalan lebih efektif ”.
1.3
Batasan Masalah
Secara umum permasalahan dalam sistem komputerisasi perhotelan adalah
bagaimana membuat suatu system informasi perhotelan yang efektif.
permasalahan pengolahan data yang meliputi :
1.
Pengolahan Data Kamar
2.
Pengolahan Data Tamu
3.
Pengolahan Data Transaksi
4.
Pengolahan Data Detail Transaksi
4 Berdasarkan
5.
1.4
Pembuatan laporan hasil pengolahan data :
a.
Laporan Data Kamar
b.
Laporan Data Tamu
c.
Laporan Data Transaksi
d.
Laporan Detail Transaksi
e.
Laporan Transaksi per Tanggal
Tujuan Penelitian
Tujuan diadakan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui cara pembuatan sistem perancangan yang kami buat.
2. Untuk mengembangkan dan menerapkan ilmu yang didapat selama
mengikuti pendidikan di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
3. Untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya Komputer
(A. Md) di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
1.5
Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara (Interview)
Penulis melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang
terkait guna memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2. Observasi (Observation)
Penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap aktifitas atau
kegiatan yang dilakukan oleh para karyawan.
3. Kepustakaan(Library)
Metode penelitian yang mengacu pada buku-buku yang telah ada untuk
dilakukan analisa.
4. Kearsipan(Documentation)
Metode penelitian yang mengacu pada literature yang sesuai untuk
mendukung kelengkapan informasi yang dibutuhkan.
2.
LANDASAN TEORI
2.1
Pengenalan Sistem
Mengawali pembahasan tentang sistem, akan lebih baik jika mengetahui
pengertian dari sistem itu sendiri. Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur
atau variable yang terintegrasi , saling berinteraksi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Secara garis besar sistem dapat didefinisiskan menjadi dua
kelompok, kelompok pertama lebih menekan pada pendekatan prosedur-prosedur.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih menekankan pada
urut-urutan operasi di dalam sistem.
5 2.1.1
Definisi Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
tujuan tertentu.
Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat
berdiri sendiri. Komponen-komponen saling berinteraksi dan saling
berhubungan
membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut tercapai
2.1.2.1
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem dapat terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen
sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap sistem selalu
mengandung komponen-komponen yang mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2.1.2.2
Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem (boundary) adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
2.1.2.3
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan (environment) dari suatu sistem adalah segala sesuatu di luar
sistem yang menyediakan asumsi, kendala, dan mempengaruhi sebuah sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut.
2.1.2.4
Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir
dari subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran dari suatu subsistem bisa menjadi
masukan untuk subsistem yang lain dengan melalui penghubung.
2.1.2.5
Masukan Sistem (Input)
Masukan (input) adalah energy yang dimasukkan ke dalam sistem.Masukkan
dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan fisik sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk dikeluarkan.
6 2.1.2.6
Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
2.1.2.7
Pengolah Sistem (Process)
Sistem dapat mempunyai sesuatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan baku yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
2.1.2.8
Sasaran Sistem (Goal Of System)
Sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau sistem tidak mempunyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
oleh sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2
Konsep Dasar Sistem
2.2.1
Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya. Komponen terpenting dalam informasi adalah data,
antara data dan informasi mempunyai perbedaan, data belum memiliki suatu nilai apapun
sedangkan informasi telah memiliki nilai.
2.2.2 Kualitas Informasi
Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional menejemen
dalam mengambil keputusan organisasi. Sebagai ukuran kulitas informasi antara
lain :
2.2.2.1
Akurat
Artinya
informasi
harus
bebas
dari
kesalahan-kesalahan
dan
tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi
jelas mencerminkan maksudnya.
7 2.2.2.2
Tepat Waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang
terlambat tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal.
2.2.2.3
Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi
untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda.
2.2.3
Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi
Sistem
informasi
adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah
bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), block model (model block),
blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis (DataBase
block), dan blok kendali (controls block).
2.3.2.1
Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk
metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa
dokumen dasar.
2.3.2.2
Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
8 2.3.2.3
Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkulaitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta
semua pemakai sistem.
2.3.2.4
Blok Teknologi (Technologi Block)
Blok teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software)
dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui
teknologi dan membuatnya beroperasi (operator computer, pemrograman, operator
pengolah data, spesialisasi telekomunikasi, analisis sitem).
2.3.2.5
Blok Basis Data (Database Block)
Blok basis data merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan
yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.
2.3.2.6
Blok Kendali (Controls Block)
Blok kendali digunakan untuk mencegah terjadinya kerusakan atau kesalahan
pada sistem seperti bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan sistem itu sendiri agar dapat langsung diatasi.
2.4 Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan
2.4.1
Visual Basic 6.0
Bahasa pemrograman yang digunakan didalam pembuatan program aplikasi
adalah Visual Basic 6.0 , pemrograman Visual Basic 6.0 merupakan pemrograman yang
paling sering digunakan oleh seorang programmer, karena bahasa pemrogramannya
tidak sulit dan mudah dalam proses pembutan suatu aplikasi dalam Microsoft Windows.
Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya :
1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows
2. Menguji program (debugging ) dan menghasilkan program akhir yang
berakhiran EXE, yang bersifat executable.
3. Untuk membuat objek-objek pembantu program misalnya Control Aktive X,
File Help, aplikasi internet dan sebagainya.
9 2.4.2
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 seperti yang dikutip dari website resmi Microsoft yaitu
http://www.microsoft.com/learning/centers/sql.aspadalah sebuah basis data relasional
yang dirancang dengan arsitektur Client/Server, dimana basis data terdapat di dalam
computer pusat yang disebut Server, dan infomasi di dalamnya digunakan bersam-sam
oleh beberapa user menggunakan aplikasi yang terdapat dalam computer local yang
disebut Client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang tinggi karena
semua user bekerja dengan informasi yang sama.
SQL merupakan kependekan dari Struktur Query Language (bahasa query dan
terstruktur). SQL adalah bahasa yang digunakan untuk query, mengupdate dan
mengiolah relasi antar database. Bahasa database dibagi menjadi dua yaitu :
2.4.2.1
Data Definition Language ( DDL)
Pola atau skema database di spesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. DDL berkaitan dengan
perintah-perintah pendefinisian objek-objek basis data.
2.4.2.2
Data Manipulation Language ( DML)
Data Manipulation Language adalah bahasa yang memperbolehkan pemakai
untuk akses atau manipulasi data sebagai yang telah diorganisasikan sebelumnya dalam
model data yang tepat. Dengan DML maka akan :
a. Mengambil informasi yang tersimpan di database.
b. Menyisipkan informasi baru ke database.
c. Menghapus informasi dari database.
2.4.3
Microsoft Windows XP
Windows XP yaitu sebuah sistem operasi yang memiliki tampilan grafis (
graphical user interface ). Kemampuan Windows XP dapat di gunakan oleh siapa saja,
baik yang baru pertama kali menggunakan windows, atau pengguna versi sebelumnya.
Windows XP di luncurkan di AS pada tanggal 25 Oktober dan di Indonesia pada
tanggal 1 November 2001. Windows XP adalah versi Windows yang paling setabil.
Windows XP juga mewarisi kompalibilitas dengan hardware dan software serta perangkat
lunak yang bekerja secara digital,video dan audio.
10 Microsoft telah memperbaiki proses instalasi, sehingga anda tidak akan
menghadapi kesulitan yang besar karena ketidak kompatibelan, Windows XP
menggabungkan begitu banyak fasilitas ( baru dan lama ) kedalam suatu keluarga
produk, yang kemudian di kelompokkan menjadi lima bidang utama yaitu:
interface pengguna, perangkat media digital, fasilitas keamanan pengguna,
perawatan dan bantuan, serta perangkat internet.
3.
TINJAUAN UMUM
3.1
Sejarah Hotel Pandansari
Hotel Pandansari berdiri pada 21 Mei 2006 yang didirikan oleh Bapak
Sumantoyo. Hotel Pandansari ini dikatakan hotel yang berskala sedang karena dilihat
dari persediaan kamar yang berjumlah 30 kamar. Tarif hotel dikategorikan berdasarkan
jenis kamar. Jenis kamar hanya terdapat 2 macam, yaitu kamar Single Bed dan Double
Bed. Rata – rata tamu yang datang setiap harinya dapat mencapai 25 tamu perhari.
Sebagian besar tamu yang datang adalah wisatawan yang menjadikan hotel ini sebagai
sarana tempat singgah sementara mereka untuk waktu bermalam yang kurang dari tiga
hari
3.2
Maksud dan Tujuan Didirikan Hotel Pandansari
Berdirinya suatu usaha pasti mempunyai maksud dan tujuan yang mendasar.
Adapun maksud dan tujuan didirikan Hotel Pandansari ini adalah:
1. Mencari pemasukan tambahan / keuntungan untuk mengganti biaya
opersional yang telah dikeluarkan.
2. Untuk pelayanan pariwisata di daerah kawasan wisata Glagah Indah.
3. Membuka lapangan kerja bagi masyarkat yang mempunyai keahlian
dibidangnya.
4.
PEMBAHASAN
4.1
Rancangan Sistem Yang Diusulkan
Rancangan sistem secara umum adalah untuk gambaran suatu tahapan
penyelesaian masalah yang sederhana, rapi dan jelas dengan menggunakan sismbolsimbol yang standar. Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk
menggambarkan suatu tahapan penyelesaian secara sederhana dan
memberikan
gambaran pada pemakai tentang komputerisasi sistem pengolahan data perhotelan.
11 Pada perancangan sistem informasi di Hotel Pandansari, penulis menggunakan
teknik flowchart, data flow diagram, dan normalisasi. Pada tahap perancangan sistem
informasi secara umum, komponen-komponen system informasi dirancang dengan tujuan
untuk dikomunikasikan kepada user bukan pemrogram.
4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan
Flowchart sistem adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan prosedur dalam sistem.
4.1.2 Data Flow Diagram Yang Diusulkan
Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh DeMarco (1978) dan Gane
Sarson (1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan desain sismtem informasi.
Mereka
menyarankan
untuk
menggunakan
data
flow
diagram
(DFD)
dalam
menggambarkan atau membuat model sistem.
5.
KESIMPULAN
Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat :
1. Sistem Informasi Perhotelan pada Hotel Pandansari dapat membantu pengguna,
khususnya
karyawan
bagian
reservasi
untuk
mengolah
data
guna
menyelesaikan tugas dan tanggung jawab sekaligus saling membantu antara
pihak Kasir, Receptionist, dan Bell Boy agar terjalin kinerja yang bagus dan
memuaskan bagi para Tamu yang menginap dan Pemilik Hotel.
2. Program dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan kinerja
Administratsi di bagian Reservasi.
3. Kelemahan sistem adalah belum mencakup semua bidang administrasi reservasi
perhotelan secara lengkap, seperti fasilitas booking, proses pembayaran
transaksi dengan EDC Card.
4. Kelebihan sistem sistem ini adalah mampu menggabungkan kerja Kasir,
Receptionist, dan Bell Boy dalam sebuah database terpadu.
12 DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, Basis Data. Informatika, Bandung 2002.
Utami, dan Sukrisno, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman
Database dengan SQL Server, Ms. Accsess dan Ms. Visual Basic, Andi Offset,
Yogyakarta, 2005.
Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset,
Yogyakarta, 2007.
Arief. M, Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL
Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2006.
Nugroho, dan Indah, Sistem Informasi Penjualan Retail denga SQL Server dan Visual
Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2007.
Al Fatta, Hanif.. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta, 2007.
HM, Jogiyanto,PHd, AKt, MBA., Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta, 2005.
Kusrini, M.Kom. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi.
Yogyakarta.
13