Customer Order and Account Management Business Processes
advertisement
APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENERIMAAN TUNAI BAB 8 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-1 Ikhtisar Bab ini menyajikan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan dan manajemen pelanggan. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-2 Sasaran Belajar 1 2 3 4 Menguraikan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan. Menggambarkan pengendalian dalam pengolahan pesanan pelanggan. Menguraikan manajemen proses bisnis rekening langganan. Menggambarkan pengendalian dalam pengolahan piutang usaha. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-3 Sasaran Belajar 1 Menguraikan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-4 Manajemen Proses bisnis Pesanan Pelanggan Manajemen proses bisnis pesanan pelanggan meliputi aktivitas berikut ini: pemeriksaan (opsional) pembuatan kontrak (opsional) pencatat pesanan pengiriman penagihan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-5 Manajemen Proses bisnis Pesanan Pelanggan Kegiatan Optional Pencatan pesanan Pemeriksaan Pengiriman Pembuatan Kontrak 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Penagihan 7-6 Perencanaan sumber daya Perusahaan Apakah yang dimaksud dengan enterprise resource planning systems? ERPs adalah sistim informasi yang mampu menyimpan dan memproses informasi yang sangat banyak, yang berhubungan dengan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-7 Perencanaan sumber daya Perusahaan Apakah SAP R/3 itu? SAP R/3 (registered trademark) SAP R/3 menyimpan dan memproses data yang berhubungan dengan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan Manajemen proses bisnis pesanan pelanggan menjadi bagian dari modul SAP’s sales and distribution. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-8 File Master Pelanggan File master pelanggan berisi semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan. Catatan pelanggan ini harus dibuat sebelum proses order penjualan. SAP R/3 memerlukan empat jenis rekaman induk (File Master) 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7-9 File Master Pelanggan 1 2 3 4 Catatan yang dalam SAP R/3? Catatan penjualan ke pelanggan Catatan pengiriman ke pelanggan Catatan penagihan ke pelanggan Catatan pembayaran dari pelanggan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 10 File Master Pelanggan Ketika suatu catatan master penjualan ke pelanggan yang baru dibuat, tiga rekaman induk yang lain secara otomatis dibuat dengan informasi yang sama. Rekaman induk pelanggan harus unik. Sebelum dibuat rekaman induk di SAP R/3 harus dipastikan bahwa suatu penjualan ke pelanggan sudah disetujui. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 11 Data Fields Rekaman induk pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi ke dalamR/3. R/3 akan memandu proses masukan data dengan menampilkan daftar pelanggan di layar monitor. Setiap layar mengumpulkan suatu kategori data. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 12 Data Fields SAP R/3 Isi layar Create Customer : Initial screen Customer address Control Data Marketing Payment transactions Unloading Points 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 13 Data Fields SAP R/3 Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 14 Data Fields SAP R/3 Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 15 Pelanggan satu kali R/3 mempunyai fasilitas pembuatan file “dummy” untuk pelanggan yang jarang atau hanya satu kali melakukan pembelian. Catatan master hanya mempunyai informasi minimal. Layar Create Customer hanya menampilkan informasi : Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 16 Standard Order Processing SAP R/3 Standard order processing menguraikan proses bisnis pesanan pelanggan di mana pesanan pelanggan diisi inventori barang jadi. Sebelum Order Penjualan dibuat, File master pelanggan harus sudah tersedia. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 17 Sasaran Belajar 2 Menggambarkan pengendalian untuk pengolahan pesanan pelanggan. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 18 Pengendalian Siklus Transaksi – – – Pengendalian dalam siklus transaksi didasarkan pada suatu pemisahan fungsifungsi di dalam suatu proses bisnis. Fungsi yang terkait adalah Pemasukan data order kredit Persediaan barang jadi 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 19 Pengendalian Siklus Transaksi – – – – pengiriman penagihan Piutang dagang Buku besar 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 20 Pemasukan data Order Pelanggan Masukan Order Membuat Order Master Price List Order Penjualan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Order Database 7 - 21 Kredit Order Penjualan Persetujuan Kredit Ambil Order baru File kredit Proses Kredit Order Database Order Penjualan disetujui 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Dikrimkan untuk proses selanjutnya 7 - 22 Persediaan Barang Jadi Picking List Siapkan Picking List Pick Order Database persediaan Proses pengiriman Database pesanan Picking List Bersama barang Ke pengiriman 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 23 Pengiriman Picking List Bersama barang Barang jadi Cocokkan Order pengiriman Packing List Proses pengiriman Packing List Bersama barang Surat Muat Database pesanan pelanggan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 24 Penagihan Daftar penagihan Database pelanggan pelanggan Menyiapkan faktur Proses faktur Faktur Secara periodik Siapkan Journal Entry Journal Voucher 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Buku besar 7 - 25 Piutang dagang Daftar Faktur di Posting Siapkan Daftar Posting Database pelanggan Pengecekan Posting Buku besar piutang dagang Posting faktur Total pengendalian 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Buku besar 7 - 26 Buku Besar Total pengendalian Piutang dagang Voucher jurnal Penagihan Bandingkan Posting Buku besar Proses buku besar 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 27 Sasaran Belajar 3 Menguraikan manajemen proses bisnis rekening pelanggan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 28 Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan The customer account management business process includes accounts receivable processing through the collection of customer payments on account. Accounts receivable often represents the majority of an organization’s working capital. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 29 Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan Accounts receivable also maintains customer credit and payment history information. This information is essential in the customer order management business process. The accounts receivable procedure is straightforward. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 30 Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan A subsidiary ledger of individual accounts is maintained, with a control account in the general ledger. Remittance advices are routed from the cash receipts functions. Credit memos and other invoice adjustments are routed from the billing department. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 31 Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan There are two basic approaches to an accounts receivable application. What are these approaches? 1 Open-item processing 2 Balance-forward processing 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 32 Sasaran Belajar 4 Menggambarkan pengendalian yang diterapkan untuk pemrosesan piutang dagang 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 33 Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang Penerimaan kas Piutang dagang Remittance Advices Remittance Advices 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 34 Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang Penagihan Faktur Piutang dagang Total pengendalian 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Buku besar Total pengendalian 7 - 35 Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang Penerimaan Kas Penagihan Total pengendalian Buku besar Total pengendalian Voucher Journal 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Voucher Journal 7 - 36 Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang Penerimaan Kredit Penagihan Memo Retur penjualan Memo retur penjualan Memo Retur Penjualan Memo kredit 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Piutang dagang Memo kredit 7 - 37 Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang Pelanggan Kredit Piutang dagang Daftar umur piutang Daftar umur piutang Pernyataan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Pernyataan 7 - 38 Penghapusan Piutang Prinsip pemisahan tugas organisasional juga diterapkan dalam prosedur penghapusan piutang. Fokus utama prosedur penghapusan piutang adalah analisa saldo yang jatuh tempo, yang biasanya dilakukan dengan membuat analisa umur piutang. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 39 Penghapusan Piutang Dagang Bendahara Memo Penghapusan 1 Kredit Piutang Dagang Analisa Umur Piutang Analisa Umur Piutang Memo Penghapusan 1 Memo Penghapusan1 2 3 File 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Daftar Akun tdk Bernilai 7 - 40 Penghapusan Piutang Dagang Kredit Piutang Dagang Buku Besar Memo Penghapus 3 an Internal Audit Memo Penghapus 3 an Total Pengendalian Akun Tdk Bernilai Total Pengendalian Daftar Akun Tdk Bernilai Notifications 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 41 Penerimaan Kas dari Piutang Dagang Transaksi penerimaan kas dari piutang digunakan jika terdapat saldo piutang dari pelanggan yang ada . Penerimaan kas dari piutang biasanya melalui kiriman pos, atau melalui pembayaran langsung ke kasir atau loket pembayaran. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 42 Penerimaan Kas dari Piutang Dagang Pembayaran-pembayaran dari pelanggan harus selalu diakui sebagai uang masuk dan jumlah piutang yang dibayar ditunjukkan dalam laporan bulanan. Catatan Piutang yang belum diterima pembayarannya meningkatkan pengendalian penerimaan pembayaran. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 43 Penerimaan Kas dari Piutang Dagang – – – – Pengendalian utama dalam transaksi penerimaan kas dari piutang dagang adalah pemisahan fungsi-fungsi yang berikut : mailroom Penerimaan kas Piutang dagang Buku besar 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 44 Penerimaan Kas dari Piutang Dagang bank – internal audit Untuk mengendalikan penerimaan kas yang diterima melalui pos, adalah penting bahwa tidak seorang pun di dalam mailroom, di penerimaan kas, atau piutang usaha yang mempunyai kendali sepenuhnya atas transaksi. – 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 45 Sistem penagihan Lock-Box Apakah yang dimaksud dengan float? Flooat adalah waktu antara penandatanganan cek pembayaran oleh pelanggan dan waktu saat perusahaan dapat menggunakan dana tersebut. Lock-box system mengurangi float dengan cara menyimpan cek dalam rekening perusahaan sebelum perusahaan memprosesnya. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 46 Transaksi Penjualan Tunai Perbedaan utama antara sistem penjualan tunai dengan penerimaan kas dari piutang adalah sebelumnya tidak ada pencatatan aktiva (piutang dagang) dalam sistem aplikasi penjualan tunai. Penjualan tunai dicatat di mesin cash register atau media lain untuk menghasilkan dokumentasi. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 47 Transaksi Penjualan Tunai Penerimaan penjualan harus disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan. Apakah yang dimaksud customer audit? Customer audit adalah prosedur-prosedur di mana pelanggan bertindak sebagai pengendali awal atas dokumentasi suatu transaksi. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 48 Transaksi Penjualan Tunai – – Sebagian prosedur customer audit: Kemungkinan perubahan harga Pemberian hadiah atau barang secara gratis dari item barang yang dibeli. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 49 Terima kasih 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 7 - 50
