APLIKASI SISTEM PEMESANAN PERAWATAN PASIEN BERBASIS

APLIKASI SISTEM PEMESANAN PERAWATAN
PASIEN BERBASIS WEB PADA KLINIK
DENTAL DRG. JESSYCA
Nabila Rizka Dianingtyas
Universitas Bina Nusantara
[email protected]
Avika Febryani
Universitas Bina Nusantara
[email protected]
Sablin Yusuf
Universitas Bina Nusantara
[email protected]
ABSTRACT
The purpose of this application is to produce a appointment request system for dental clinic.
The appointment request system facilitates customer in making an appointment when they want to
treatment in dental clinic. The methodology used in this study consists of the analysis and design
phase, literature to support the application design and data collection based on interviews and
surveys were conducted. The results of the evaluation and observation data before and after
implementation of the system indicates that the use of the web application to improve effectiveness
and efficiency. So that patients do not have much time on waiting line of dental clinic.
ABSTRAK
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk menghasilkan sebuah sistem pemesanan
atau sistem reservasi untuk sebuah klinik dental yang menjadi objek penelitian. Sistem reservasi ini
memudahkan customer atau pasien dalam membuat appointment ketika ingin melakukan perawatan.
Metodologi penelitian yang digunakan terdiri dari tahap analisa dan perancangan, studi pustaka
untuk menunjang perancangan aplikasi dan pengumpulan data berdasarkan wawancara dan survey
yang dilakukan. Hasil evaluasi dan pengamatan data sebelum dan setelah implementasi sistem
menunjukkan bahwa dengan pemanfaatan web application dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensi. Sehingga pasien tidak perlu banyak menyita waktu dalam mengantri di klinik dental.
Kata kunci : web application, klinik dental, sistem reservasi
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dewasa ini hampir semua perusahaan meluncurkan website untuk mempromosikan dan
memasarkan jasa maupun produk yang ditawarkan. Pemasaran melalui dunia maya mulai
menjadi target utama pada pebisnis. Banyaknya penggunaan internet belakangan ini membuat
mereka yang memiliki jasa maupun usaha berdalih untuk memasarkan produk atau jasanya
melalui dunia maya. Sama halnya dengan klinik dental, beberapa klinik dental saat ini
berlomba lomba mempromosikan klinik dentalnya untuk menarik minat masyarakat dalam
perawatan dentistry dengan memasarkan melalui dunia maya.
Kurangnya informasi pasien mengenai klinik dental. Serta,
banyaknya antrian yang
disebabkan karena kebutuhan layanan melebihi kemampuan (kapasitas) pelayanan atau fasilitas
pelayanan. Hilangnya profit klinik dental dikarenakan antrian yang panjang dan pasien pun
keluar dari antrian tersebut. Dan kurangnya informasi pasien tentang catatan medis miliknya.
Klinik Dental drg. Jessyca yang melayani berbagai macam perawatan dan pemeliharaan
gigi ingin memanfaatkan perkembangan teknologi yang berkembang pesat saat ini untuk
membangun sebuah website yang berisikan sistem informasi klinik dental, serta web tersebut
memberikan kemudahan-kemudahan untuk pasiennya.
Tujuan dari penulisan ini adalah menghasilkan sebuah sistem pemesanan rawat pasien
pada klinik dental yang berbasis web. Manfaatnya yaitu Pasien dapat mengetahui informasi
mengenai klinik dental drg. Jessyca, Mempermudah pasien dalam membuat appointment,
Memudahkan pasien dalam mengetahui banyaknya antrian dan memperkirakan jarak antrian
saat gilirannya tiba, Dapat meningkatkan jumlah pasien dan pendapatan klinik dental.
Sistematika penulisan pada penulisan ini yaitu pendahuluan yang berisi latar belakang,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat, dan sistematikan penulisan serta beberapa landasan
teori; metode penelitian; hasil dan pembahasan; simpulan dan saran.
Tinjauan Pustaka
Menurut Turban, Rainer dan Potter (2005:482) World Wide Web merupakan Sistem
dengan standar yang diterima secara universal untuk menyimpan, mengambil, memformat, dan
menampilkan informasi melalui arsitektur client / server.
Menurut Reina dari jurnalnya yang berjudul Pemanfaatan Web Application dalam
Peningkatan Efisiensi dan Efektifitas Kerja Administrasi (Studi Kasus:Pemesanan dan
Pembuatan Surat Keterangan), Web application adalah sebuah aplikasi yang diakses melalui
sebuah jaringan seperti internet atau intranet.
Menurut Whitten, Bentley (2004:84) proses pengembangan sistem adalah suatu
aktivitas, metode-metode, penerapan terbaik, bisa disampaikan, dan alat yang digunakan oleh
stakeholders untuk mengembangkan dan terus meningkatkan sebuah sistem informasi dan
software.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan yaitu studi pustaka, studi lapang, pengembangan
aplikasi dan evaluasi. Studi Pustaka pada penulisan ini mempelajari antara lain. teori-teori
yang berhubungan langsung dengan pembuatan website yang didapat dari berbagai sumber
seperti dari buku, literatur, dan jurnal.
Pada studi lapangan, dilakukan dengan cara observasi langsung klinik dental drg.
Jessyca yang berlokasi di Kimia Farma, Gedung Menteng Huis, Jl. Cikini No.2 yang bertujuan
untuk melihat langsung sistem yang sedang berjalan. Selain observasi lapangan, dilakukan juga
wawancara terhadap drg. Jessyca, drg. Novi, asisten dokter gigi Irma, dan pasien-pasien klinik
tersebut.
Pada e-application ini digunakan pengembangan aplikasi SDLC(Software Development
Life Cycle) dengan metode waterfall. Pengujian pada website ini dilakukan dengan cara
mengujikan website secara langsung kepada user. Dan evaluasi dilakukan setelah melakukan
pengujian terhadap website dengan cara wawancara terhadap user untuk mengetahui apa saja
kekurangan dari website tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Sistem Berjalan
Klinik drg.Jessyca mulai beroperasi pada bulan Agustus 2011.Klinik yang beralamat
di Gedung Menteng Huis, Jalan Cikini Nomor 2 ini dinaungi oleh Kimia Farma. Berbagai
macam perawatan gigi dan mulut dapat dilakukan disini seperti scalling, penambalan gigi,
perawatan saluran akar, rontgen gigi, operasi gigi belakang, gigi tiruan, perawatan
orthodonti, dan lain lain. Klinik drg. Jessyca beroperasi dari senin hingga jumat, serta pada
hari sabtu dan minggu sesuai dengan perjanjian terlebih dahulu.Klinik ini ditangani oleh
orang-orang yang sudah berpengalaman dalam bidangnya.Selain memiliki klinik ini,
drg.Jessyca juga turun langsung menangani pasien dan dibantu oleh satu orang dokter gigi
serta satu orang perawat.
Setelah melakukan observasi lapangan di klinik dental drg.Jessyca yang beralamat di Gedung
Menteng Huis, Jalan Cikini Nomor 2 ini dan melakukan wawancara dengan drg.Jessyca,
drg.Novi, perawat Irma, dan beberapa pasien klinik dental ini, sistem yang sedang berjalan
saat ini seperti yang terdapat pada gambar 3.1 yaitu pasien yang ingin melakukan perawatan
gigi dan mulut harus datang langsung ke klinik dental drg.Jessyca untuk mendaftarkan diri,
kemudian pasien harus menunggu hingga gilirannya tiba. Selain datang langsung ke klinik,
pasien juga dapat melakukan pemesanan perawatan melalui telepon. Pasien akan diberitahu
oleh perawat mendapatkan antiran ke berapa dan pasien harus datang sebelum gilirannya
tiba, jika belum datang saat gilirannya tiba maka nomor antriannya akan diberikan ke pasien
selanjutnya dan ia harus melakukan pemesanan perawatan kembali untuk mendapatkan
nomor antrian terbaru.
Pasien tidak dapat melihat langsung catatan medis miliknya.Untuk melihat catatan
medis di klinik gigi drg.Jessyca, pasien harus mendapatkan persetujuan langsung dari dokter
gigi.Dan pasien tidak bisa mendapatkan salinan resep obat yang baru jika salinan resep yang
telah diberikan hilang.
Pasien yang ingin mengetahui perawatan apa saja yang ada di klinik
dentaldrg.Jessyca harus menanyakan langsung ke dokter gigi yang bersangkutan. Selain
menanyakan langsung, biasanya pasien mengetahui perawatan yang ada mengenai klinik
dokter gigi tersebut melalui kerabat terdekat.
Pengembangan Aplikasi
Sistem reservasi yang dilakukan pada klinik gigi drg.Jessyca saat ini merupakan
sistem yang manual yang semuanya dilakukan dengan dokter ataupun admin/suster itu
sendiri.Pertamaguest atau customer yang belum mendaftar melakukan pendaftaran atau
registrasi untuk menjadi pasien. Setelah melakukan pendaftaran, pasien akan melakukan
reservasi untuk membuat appointment untuk melakukan perawatan. Admin/suster menerima
reservasi dari pasien dan mencatat appointment yang dipilih oleh pasien dan mengatur
penjadwalan bila ada appointment dihari yang sama. Lalu setelah melakukan perawatan,
dokter mencatat medical record pada data pasien dan memberikan resep bila
diperlukan.Pasien bisa meilihat medical recordyang ditulis dokter tersebut tetapi tidak bisa
membawa pulang atau menyimpan karena medical recordtersebut hanya dimiliki oleh dokter
yang melakukan perawatan atas pasien tersebut.
Guest melakukan registrasi dengan menginput data diri yang akan disimpan pada
database pasien. Lalu pasien mengisi form appointment yang akan disimpan pada
databaseappointment. Lalu suster mengkonfirmasikan appointment tersebut bahwa si pasien
telah melakukan reservasi appointment dan memberikan nomor antrian pada pasien melalui
sistem. Setelah itu pasien dapat melakukan perawatan yang dilayani oleh dokter itu sendiri
dan data perawatan akan disimpan pada database perawatan untuk menyatakan bahwa pasien
telah melakukan perawatan apa saja. Setelah melakukan perawatan, dokter memasukkan data
medical record yang akan disimpan pada database medical record untuk historical medical
pasien tersebut. Dan dokter juga kan memasukkan data resep bila pasien tersebut memang
memerlukan obat yang akan disimpan pada database resep. Pasien bisa melihat medical
record dan resep yang diberikan dokter dengan merequest pada sistem untuk melihat data
data tersebut. Lalu admin dapat menambahkan artikel yang berkaitan dengan dental news
yang akan disimpan pada database dental news.
Gambar 1. Arsitektur Sistem 3 Tier
Arsitektur yang digunakan dalam aplikasi web pemesanan rawat pasien pada klinik
dental Drg.Jessyca adalah 3 tier, seperti yang terlihat pada gambar 1.
Sistem pemesanan rawat pasien pada klinik dental drg.Jessyca membutuhkan
keamanan. Keamanan yang dirancang pada sistem ini yaitu rancangan keamanan terhadap
unauthorized user, rancangan keamanan terhadap bot. Keamanan yang dibutuhkan terhadap
unauthorized user adalah data-data yang ada di dalam sistem hanya bisa diakses oleh
pengguna yang mempunyai hak akses terhadap sistem tersebut. Masing-masing pengguna
yang mempunyai hak akses terhadap sistem, akan memiliki username dan password untuk
keamanannya.Rancangan keamanan terhadap bot yaitu dengan menggunakan captcha agar
bot tidak bisa mengganggu sistem ini dan hanya manusia yang dapat membaca captcha.
Untuk mengatasi kerusakan data bila suatu saat terjadi maka akan dilakukan back up
untuk database data data pasien beserta isi nya yaitu medical record dan data data pasien yang
dilakukan setiap bulannya untuk menghindari hilangnya data data pasien tersebut. Media yang
digunakan adalah database itu sendiri yang akan disimpan pada server. Untuk restore dan
recovery data bisa dilakukan oleh admin itu sendiri.
Interface
Gambar 2. Halaman Login Karyawan
Halaman ini adalah halaman pembuka untuk karyawan. Admin dan dokter
melakukan login disini dengan memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke
sistem seperti ditunjukkan pada gambar 2.
Gambar 3. Daftar Antrian Pasien Milik Admin
Gambar 3. menunjukkan daftar antrian pasien milik user admin.Di halaman ini
admin dapat mengatur daftar antrian pasien dengan menekan tombol ubah status. Pasien akan
mendapatkan giliran perawatannya ketika admin mengubah status pasien dari menunggu
menjadi saat ini.
Gambar 4. Halaman Tambah Dental News
Gambar 4. merupakan screen shot dari halaman tambah dental news. Disini admin
dapat menambahkan artikel dengan mengisi form yang terdiri dari judul artikel, isi artikel, dan
memilih foto.
Gambar 5. Halaman Tambah Medical Record
Halaman ini merupakan halaman untuk menambahkan rekam medis sesuai pada
gambar 5. Dokter harus mengisi fasilitas yang digunakan, obat yang diberikan, dan diagnosa
serta tindakan apa yang dilakukan. ID medical record, tanggal periksa, dan nama dokter akan
terisi otomatis sesuai dengan database.
Gambar 6. Halaman Daftar Berobat Setelah Memilih Dokter
Setelah memilih dokter yang ditunjukkan pada gambar 6, pasien dapat memilih tanggal untuk
melakukan perawatan di klinik dengan memilih tanggal.
Gambar 7. Lihat Daftar Berobat
Gambar 7. merupakan halaman dari lihat daftar berobat. Disini pasien dapat melihat status
apakah gilirannya dari nomor antrian untuk melakukan perawatan sudah tiba atau masih
menunggu.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan yang didapat setelah melakukan wawancara pada user mengenai program
sistem reservasi pada klinik gigi drg. Jessyca yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
1.
sistem yang dibuat sudah memenuhi standar yang diperlukan sesuai kebutuhan user dan
customer. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan dengan menggunakan yslow
2.
User Interface aplikasi ini sudah cukup user friendly dan sederhana. Terlihat dari bagaimana
cepatnya user mengerti dalam penggunaan aplikasi ini
3.
Menu appointment merupakan menu yang sangat penting, karena pada menu tersebut pasien
dapat membuat appointment tanpa perlu menelepon atau melakukan kontak secara langsung
pada dokter maupun admin/suster.
Dengan menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada sistem reservasi klinik gigi
drg. Jessyca, berikut beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut terhadap sistem tersebut :
1.
menambah fitur lupa sandi, agar ketika pengguna lupa dengan sandinya, bisa di proses ulang
tanpa harus membuat akun baru
2.
penempatan slide show gambar di header untuk tampilan yang lebih menarik
3.
tampilan pada jadwal dokter tidak dibuat dengan tabel. Sehingga kemungkinan pasien atau
user yang melihat jadwal tersebut masih sedikit kebingungan
REFERENSI
Turban, E., Rainer, R.K.Jr., and Potter, R.E. (2005). Introduction to Information
Technology. Third edition. John Wiley & Sons, Inc., United States of America.
Whitten, J.L., Bentley, L.D., and Dittman, K.C. (2004). Systems Analysis And Design
Methods. Sixth Edition. McGraw-Hill, New York.
Reina. (2010). Pemanfaatan Web Application dalam Peningkatan Efisiensi dan Efektifitas Kerja
Administrasi (Studi Kasus:Pemesanan dan Pembuatan Surat Keterangan). Jakarta.
CV
Nabila Rizka Dianingtyas
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara
Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected]
Avika Febryani
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara
Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected]
Ir. Sablin Yusuf MSc., MCompSc.
Rektor Kalbis Institute
[email protected]