Peran Perguruan Tinggi Menuju Indonesia Makmur

Oleh :
Dr. Tjahjanulin Domai, MS
 Seiring dengan keterbukaan informasi publik, partisipasi
publik, akan meningkat dalam bentuk permintaan
informasi, pengaduan kritik dan masukan untuk berbagai
pelayanan publik.
 Dalam
proses
keterlibatan
masyarakat
perlu
diakomodasikan, dengan cara mempermudah jaminan
akses informasi publik berdasarkan prinsip pengelolaan
informasi, dokumentasi dan keluhan.
 Untuk mewujudkan keterbukaan informasi di bidang
pendidikan dan kebudayaan perlu membuka akses publik
terhadap informasi layanan publik di lingkungan
kementerian pendidikan dan kebudayaan.
Konsekuensi dari keterbukaan informasi
tersebut salah satu diantaranya adalah
ditetapkannya UU No. 14 Tahun 2008, tentang
keterbukaan
informasi
publik,
serta
ditetapkannya peraturan pemerintah Nomor
61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan
keterbukaan
informasi
publik,
dan
dikeluarkannya Peraturan Menteri Pendidikan
dan Kebudayaan Nomor 50 Tahun. 2011,
tentang Layanan Informasi Publik di lingkungan
kementerian pendidikan dan kebudayaan.
 Tantangan Universitas Brawijaya dalam menghadapi
keterbukaan informasi dengan berlakunya UU No. 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka menuntut
Universitas Brawijaya harus transparan dan akuntabel.
 Universitas Brawijaya selaku Badan Publik tentu memiliki
informasi yang dibutuhkan oleh Publik. Berbagai pelaksanaan
tugas Universitas Brawijaya sangat terkait erat dengan
kehidupan masyarakat, khususnya di bidang pelayanan
Pendidikan Tinggi, sehingga informasi hasil penyelenggaraan,
pengelolaan dan pelaksanaan tugas dibidang pendidikan
tinggi sangat dibutuhkan oleh publik.
 Sebagai badan publik UB berkewajiban memberikan pelayanan
prima terhadap semua pengguna jasa. Pelayanan prima
merupakan sesuatu yang mutlak harus dipenuhi oleh semua
organisasi termasuk UB. UB sepenuhnya sadar bahwa perbaikan
terus-menerus atas kualitas layanan sebagai wujud pelayanan
prima perlu dilakukan untuk dapat bersaing baik dalam tingkat
nasional maupun internasional. Kesadaran tersebut telah
mendorong UB untuk mengambil langkah-langkah strategis
dalam mewujudkan pelayanan prima. Salah satu langkah
strategis tersebut yang telah dilakukan oleh UB adalah dengan
dibentuknya Pusat Informasi Dokumentasi dan Keluhan.
VISI:
Menjadi universitas unggul yang berstandar internasional dan mampu
berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
MISI:
 Menyelenggarakan proses pendidikan berstandar internasional agar
peserta didik menjadi manusia yang berkemampuan akademik dan/ atau
profesi/ vokasi yang berkualitas serta berkepribadian dan berjiwa/
berkemampuan entrepreneur.
 Melakukan pengembangan dan penyebarlusan ilmu pengetahuan,
teknologi, humaniora, dan seni, serta mengupayakan penggunaannya
untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya
kebudayaan nasional.
TUJUAN:
 Menghasilkan sumberdaya manusia yang berkualitas,
bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mampu
membelajarkan diri, memiliki wawasan yang luas memiliki
disiplin dan etos kerja, sehingga menjadi tenaga akademis
dan professional yang tangguh dan mampu bersaing di
tingkat internasional.
 Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni
guna mendorong pengembangan budaya.
 Mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat
melalui pengembangan konsep pemecahan masalah dengan
menggunakan metode ilmiah.
C. PUSAT INFORMASI, DOKUMENTASI
DAN KELUHAN (PIDK) UNIVERSITAS
BRAWIJAYA
Ketentuan Umum :
1.
2.
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda
yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun
penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan
dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non
elektronik.
Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola,
dikirim, dan /atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan
dengan penyelenggara dan penyelenggaraan Negara dan/atau
penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai
dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan
publik.
3.
4.
5.
6.
Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif dan badan lain
yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan
negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran
pendapatan dan belanja Negara dan/atau anggaran pendapatan dan
belanja daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau
seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja
Negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan
masyarakat, dan/atau luar negeri.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disebut
PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan
Publik dan bertanggung jawab langsung kepada atasan PPID
sebagaimana dimaksud pada Peraturan ini.
Atasan PPID adalah (Rektor UB) yang merupakan atasan langsung pejabat
yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang
bersangkutan.
Meja Informasi adalah tempat pelayanan publik serta berbagai sarana
atau fasilitas penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang
bertujuan memudahkan perolehan informasi publik.
7.
Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara
sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada dibawah
penguasaan Badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
8. Pemohon Informasi Publik adalah warga Negara dan/atau badan hukum
Indonesia yang mengajukan permohonan Informasi Publik sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik.
9. Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau
badan publik sebagaimana dimaksudkan dalam Undang-Undang Nomor
14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
10. Pusat Pengelola Informasi dan Keluhan yang selanjutnya disebut PIDK
adalah lembaga di bawah naungan PPID UB yang bertanggung jawab di
bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau
pelayanan informasi di Badan Publik serta Keluhan Pengguna Jasa UB.
Badan Publik
Bagian Kesatu : Ruang Lingkup Badan Publik
•
•
•
•
Lembaga eksekutif;
Lembaga legislatif;
Lembaga yudikatif;
Badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan
penyelenggaraan Negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber
dari anggaran pendapatan dan belanja Negara dan/atau anggaran
pendapatan dan belanja daerah;
• Organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya
bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja Negara dan/atau
anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat,
dan/atau luar negeri;
• Partai Politik; dan
• Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah.
Bagian Kedua : Kewajiban Badan Publik dalam Pelayanan Informasi
a) Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;
b) Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi
untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;
c) Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan
Informasi Publik;
d) Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik
atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;
e) Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan
tanggung jawab serta wewenangnya;
f) Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk
papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik,
serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;
g) Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;
h) Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi
Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
i) Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon
Informasi Publik yang mengajukan keberatan;
j) Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik
sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada
Komisi Informasi; dan
k) Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan
Informasi Publik pada instansinya.
Kewajiban Universitas Brawijaya
sebagai Badan Publik :
• Menyediakan, memberikan
dan/atau
menerbitkan
Informasi
• Menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak
menyesatkan
• Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan
dokumentasi
• Membuat pertimbangan secara tertulis
Peran strategis Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID) / Pusat Informasi, Dokumentasi
dan Keluhan (PIDK) Universitas Brawijaya sebagai
mediator antara Publik dan Universitas Brawijaya,
sehingga Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Universitas Brawijaya berperan sebagai
penjuru
pencitraan
untuk
menghubungkan
Universitas
Brawijaya
dengan
Publik
dan
membangun
kepercayaan
Publik
terhadap
Universitas Brawijaya.
Membangun Citra
Kepercayaan
Kemitraan
Jaringan
PPID
/PIDK
Pengelolaan dan Pelayanan
Informasi, Dokumentasi
dan Keluhan
Gambar 1. Peran strategis PPID UB/ PIDK UB
Bagian Ketiga : Tanggung Jawab dan Wewenang PIDK
• PIDK bertanggung jawab dibidang layanan Informasi Publik yang meliputi
proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan
Informasi Publik.
• PIDK bertanggung jawab mengkoordinasikan penyimpanan dan
pendokumentasian seluruh Informasi Publik yang berada di Badan Publik
(UB). Dalam rangka tanggung jawab, PIDK bertugas mengkoordinasikan
pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/saluran
kerja yang meliputi :
– Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
– Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
– Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
• Dalam rangka tanggung jawab, PIDK bertugas mengkoordinasikan
pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit/ satuan kerja di
Badan Publik (UB) dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar
Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing
unit/ satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali Sebulan. Penyimpanan
Informasi Publik dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundanganundangan dibidang kearsipan.
• PIDK bertanggungjawab mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan
seluruh Informasi Publik dibawah penguasaan Badan Publik (UB) yang
dapat diakses oleh publik. Dalam rangka tanggungjawab, PIDK bertugas
mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui
pengumuman dan/ atau permohonan.
• Dalam hal kewajiban mengumumkan Informasi Publik, PIDK bertugas
untuk mengkoordinasi :
– Pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif
dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan
– Penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan
benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan
bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat.
Dalam hal adanya permohonan Informasi Publik, PIDK bertugas :
• Mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh
publik dengan petugas informasi di berbagai unit pelayanan untuk
memenuhi permohonan Informasi Publik;
• Melakukan pengujian konsekuensi yang timbul sebelum menyatakan
Informasi Publik tertentu dikecualikan;
• Menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas
dan tegas, dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak;
• Menghitamkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan
beserta alasannya; dan
• Mengembangkan kapasitas pejabat fungsional dan/ atau petugas
informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan Informasi Publik.
Dalam hal terdapat keberatan atas penyediaan dan pelayanan Informasi
Publik, PIDK bertugas mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan
keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila
permohonan Informasi Publik ditolak. Dalam melaksanakan tugas dan
tanggungjawabnya, PIDK berwenang:
a.
b.
c.
d.
Mengkoordinasikan setiap unit/ satuan kerja di Badan Publik (UB) dalam
melaksanakan pelayanan Informasi Publik;
Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak
berdasarkan pengujian tentang konsekuensi
Menolak permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi
Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/ rahasia dengan
disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi
pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut; dan
Menugaskan pejabat fungsional dan/ atau petugas infomasi dibawah
wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara, dan/ atau
memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang-kurangnya
1 (satu) kali dalam sebulan dalam hal pejabat fungsional atau petugas
informasi
PIDK bertanggung jawab kepada Rektor UB dalam melaksanakan tugas,
tanggung jawab, dan wewenangnya.
Tugas PIDK Universitas Brawijaya:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Menghimpun data/ dokumen dari satuan kerja di lingkungan Universitas
Brawijaya
Mengelola (analisis) infomasi dan dokumen yang masuk
Update klasifikasi informasi/ dokumen
Menentukan (mengatur) informasi/ dokumen
Menyebarluaskan informasi / dokumen
Melayani permintaan informasi/ dokumen
Menyiapkan informasi/ dokumen yang dapat diakses dan sistem untuk
akses
Menerima keberatan dan sengketa informasi
Mengelola keluhan pengguna jasa layanan
Lampiran 1. SK Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi UB