Project Charter Document

Project Charter Document
Project Name: Pembutan Website Manajemen Proyek
Company : PT. Anugrah Pertiwi Kontrindo
Focus Area: Website Manajemen Proyek
Product/Process: Website
Project Time : 2,5 Bulan
Cost Estimation : Rp 36.025.000,00
Prepared By
Document Owner(s)
Project/Organization Role
Project Manager
Developer
Stakeholder
Project Charter Version Control
Version
Date
1.0
27/03/2016
Author
Change Description
Document created
Contents
1
PROJECT CHARTER PURPOSE ..................................................................................... 4
2
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY ............................................................................... 4
3
PROJECT OVERVIEW ...................................................................................................... 4
4
PROJECT SCOPE ............................................................................................................... 4
5
4.1
Goals and Objectives .................................................................................................... 4
4.2
Departmental Statements of Work (SOW)................................................................. 5
4.3
Project Deliverables ...................................................................................................... 5
4.4
Deliverables Out of Scope ............................................................................................ 6
4.5
Project Estimated Costs & Duration........................................................................... 7
PROJECT CONDITIONS ................................................................................................... 7
5.1
Project Assumptions ..................................................................................................... 7
5.2
Project Issues ................................................................................................................. 7
5.3
Project Risks.................................................................................................................. 8
5.4
Project Constraints ....................................................................................................... 9
6
Project Structure Approach . .............................................................................................. 9
7
Project Team Organization Plans ....................................................................................... 9
8
APPROVALS ...................................................................................................................... 10
1
PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah sistem informasi manajemen proyek berbasis website
untuk PT. Anugrah Pertiwi Kontrindo. Sistem Informasi ini berguna untuk membantu operasional PT.
Anughrah Kontrindo Pertiwi dalam menjalankan aktifitas perusahaan. Website ini dibangun untuk
mempermudah manajer dalam mengevaluasi informasi mengenai biaya upah pegawai, biaya bahan baku,
dan anggaran biaya masuk dan keluar serta membantu dalam pengambilan keputusan.
2
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
•
•
•
•
•
•
•
3
Project goals
Objectives
Scope
Assumptions
Risks
Costs
Approach
PROJECT OVERVIEW
PT. Anugrah Pertiwi Kontrindo merupakan salah satu perusahaan General Contractor
and Supplier yang khususnya bergerak dibidang jasa konstruksi dan sub bidang bangunan
bertingkat. Dalam menjalankan aktifitas perusahaan agar berjalan dengan lancar tentunya harus
didukung dengan sistem yang mampu mendukung operasional di perusahaan. Oleh karena itu
dengan adanya sistem informasi manajemen proyek, dapat mempermudah manajer dalam
mengevaluasi informasi mengenai biaya upah pegawai, biaya bahan baku, dan anggaran biaya
masuk dan keluar serta membantu dalam pengambilan keputusannya.
Implementasi sistem informasi berbasis website diharapkan meningkatkan kualitas data
dalam pembangunan proyek yang nantinya akan disimpan dan dijadikan sebagai laporan,
Sehingga meningkatkan produktivitas PT. Anugrah Pertiwi Kontrindo
4
PROJECT SCOPE
4.1
Goals and Objectives
Goals
Proyek akan mengelola
seluruh data pekerja
perusahaan
Objectives
1.
Mengembangkan halaman page untuk mengelola
Data Karyawan (Mandor, Pekerja) perusahaan
4.2
4.3
Proyek akan mengelola
Tender Proyek
2. Mengembangkan halaman page untuk mengelola
tender proyek perusahaan
Proyek akan menampilkan
perkembangan proyek
3. Mengembangkan halaman page untuk menampilkan
perkembangan proyek perusahaan
Departmental Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
Owner/Prime
Due Date/Sequence
Interview kebutuhan
stakeholder
Project Manager, System
Analyst, Stakeholder
Melakukan wawancara untuk
mendapatkan kebutuhan utama
Penentuan Fitur Sistem
Informasi
System Analyst, Stakeholder
Tim Analyst akan menggali
requirement dari para
stakeholder secara
komprehensif
Melakukan Prototyping
Desain Interface
System Analyst, Web
Designer, Stakeholder
Web Designer, System Analyst
dan
Stakeholder
akan
berdiskusi untuk menyetujui
rancangan prototype
Deskripsi Kebutuhan Sistem
System Analyst, Stakeholder
Stakeholder
dan
System
Analayst akan berdiskusi untuk
menyetujui bagaimana system
akan dibangun.
Estimasi cost dari proyek
Project Manager
Project
manager
akan
menentukan cost cost yang
diperlukan
untuk
mengembangkan Sistem
Development Sistem
Informasi
Developer, System Analyst
Testing Aplikasi
Tester
Developer dan System analyst
akan bekerja untuk
membangun sistem
Melakukan uji coba terhadap
aplikasi yang telah dibuat
Implementasi Aplikasi Sistem
Informasi
Tim Proyek
Project Deliverables
Milestone
Deliverable
Tim melakukan implementasi
Sistem Informasi
4.4
1.
Melakukan
interview
pada stakeholder utama
untuk
mendapatkan
kebutuhan proyek yang
sesuai







2.
Melakukan
Fitur
 Membuat list list kebutuhan dari hasil elisitasi kebutuhan
 Merancang desain awal system
 Dokumentasi kebutuhan awal sistem
3.
Melakukan prototyping
4.
Deskripsi kebutuhan
sistem
5.
Presentasi Produk Akhir
penentuan
Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek
Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
Data struktur organisasi PT. Anugrah Pertiwi Kontrindo
Menentukan batasan proyek
Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
Dokumentasi pertemuan
Dokumentasi kebutuhan proyek
 Membuat Prototype dari system yang akan dibangun
 Mendapat feedback dari stakeholder terkait system yang
akan dibangun
 Dokumentasi pengembangan sistem
 Persetujuan mengenai bagaimana system akan dibangun
 Dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan
Dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak
 Layanan Bekerja sesuai kebutuhan Stakeholder
 Sistem berjalan dengan baik
 Produk telah diimplementasikan
 Dokumen laporan akhir sistem
Deliverables Out of Scope
Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi didalam PT.
Anugrah Pertiwi Kontrindo. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari lingkup pengerjaan proyek juga
tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.
4.5
Project Estimated Costs & Duration
Project
Milestone
Date
Estimate
Melakukan
Interview pada
Stakeholder
19/04/2016
Analisa hasil
interview
26/04/2016
Prototyping
Sistem
15/05/2016
Deliverable(s) Included
 Informasi mengenai PT.
Anugrah Pertiwi Kontrindo
 Informasi stakeholder yang
terlibat
 Informasi proses bisnis
yang ada
 Informasi struktur
organisasi
 Dokumen Kebutuhan
Confidence Level
High

Mendapatkan kebutuhan
utama
Dokumen Kebutuhan
High
Prototype Sistem
Dokumen Feedback dari
Stakeholder
Dokumentasi
pengembangan sistem
Dokumen SKPL dan DPPL
High




Persetujuan
Kebutuhan Akhir
Sistem
Testing Aplikasi
30/05/2016

15/06/2016

Dokumentasi testing
aplikasi system informasi
High
Implementasi
Sistem
30/06/2016

Dokumen Final Sistem
Informasi
Medium
5
PROJECT CONDITIONS
5.1
Project Assumptions



5.2
Medium
Proyek ini diasumsikan satu proyek yang bertujuan untuk membuat dan
mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Manajemen Proyek Perusahaan
Konstruksi Bangunan
Proyek ini diasumsikan dapat membantu perusahaan untuk mengelola proyek
perusahaan
Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar
dapat memberikan informasi yang aktual bagi yang membacanya
Project Issues
Priority Criteria
1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
5.3
#
Issue
Priority
Owner
Description
Status & Resolution
1
Anggota tim
mendapatkan
musibah
Low
Project
Manager
Kemungkinana
terjadi hal yang
tidak diharapkan
yang menimpa
anggota tim
Mempunyai anggota
cadangan yang siap
dipekerjakan sesuai
dengan keahlian yang
dibutuhkan
2
Listrik mati
pada saat
pengembangan
aplikasi web
High
Web
Kemungkinan
Developer,Web terjadi mati listrik
Designer
pada saat
pengembangan
proyek.
Menyiapkan aliran listrik
cadangan menggunakan
genset, atau UPS untuk
keadaan mendesak.
3
Data Hilang
High
Tim Proyek
Melakukan backup secara
berkala pada media
penyimpanan yang
terpisah dengan komputer
untuk mengembangan.
Menggunakan tools
pendukung keamaan
komputer pengembangan
seperti antivirus.
Dimungkinkan
sekali data dapat
hilang begitu saja
karena ancaman
virus dan bencana
yang tidak
terduga
Project Risks
#
Risk Area
Likelihood
RiskOwner
Project Impact-Mitigation Plan
1
Waktu untuk
melakukan
pertemuan
sangat sulit
Medium
Likelihood
RiskOwner
Mungkin diadakan pertemuan setiap
harinya walaupaun hanya sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain adalah
melakukan netmeeting untuk
memecahkan masalah jarak dan waktu.
Project Impact-Mitigation Plan
#
Risk Area
2.
Informasi
dari
stakeholder
utama kurang
Medium
Project
Manager
Mencari stakeholder yang lainnya
seperti mahasiswa dan alumni yang
pernah menjadi warga laboratorium ebisnis
3
Ruang
Lingkup
proyek
melebar
terlalu luas
High
Project
Manajer
Melakukan inisiasi diawa mengenai
batasa-batasan atau constrains yang
terdapat dalam proyek
4
Waktu
High
pengerjaan
proyek
terlambat dari
target
Stakeholder
Membuat schedule task pada setiap
kegiatan yang berkaitan dengan proyek
yang disesuaikan dengan kesepakatan
pengerjaan proyek dan jumlah anggota
tim.
5
5.4
Kurangnya
personil tim
Medium
Project
Manager
Mencari atau merekrut anggota baru
yang sesuai dengan bidang keahlian
yang dibutuhkan
Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
• Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di
sepakati sebelumnya.
• Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen
kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun
belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek
selanjutnya.
• Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.
• Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk PT. Anugrah Pertiwi Kontrindo
6
Project Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif
mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan
interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk
menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi Web Manajemen
Proyek.
7
Project Team Organization Plans
Project Team Role
Project Team Member(s)
Project Manager
Avicenna Reza Alkautsar
Responsibilities
• Melakukan interview terhadap
stakeholder proyek
• Melukan pembagian tugas
• Control Project Team
• Bertanggung jawab atas
berjalannya proyek
• Finnancial
•
Web Developer
Raudah
• Melakukan pengembangan
website
Web Designer
Avicenna Reza Alkautsar
• Desain interface website
Website Analyst
Welda
• Melakukan analisa terhadap
rancangan website
Dokumentator
Raudah
• Dokumentasi pengerjaan
proyek
• Dokumentasi pengembangan
website
•
Tester
Welda
• Melakukan pengujian terhadap
fitur-fitur website
• Memberikan feedback
•
8
APPROVALS
Prepared by
Approved by