85 BAB 4 HASIL KELAYAKAN PENERAPAN SISTEM Pada bab ini

BAB 4
HAS IL KELAYAKAN PENERAPAN S IS TEM
Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian dari analisa Fit/Gap untuk
menganalisis kebutuhan pengguna terhadap aplikasi baru yang akan diimplementasikan
dan menganalisa estimasi biaya yang dikeluarkan untuk pengimplementasian sistem
serta semua keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan. Dari penelitian ini akan
menghasilkan suatu kelayakan penerapan sistem Logi-Sys, sehingga akan menjadi
rekomendasi ke perusahaan untuk menerapkan sistem tersebut.
4.1
Kelayakan Penerapan S istem
Persaingan dalam dunia bisnis yang semakin ketat saat ini, menimbulkan
kebutuhan adanya peningkatan kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien
agar dapat menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di masyarakat,
khususnya persaingan dengan perusahaan lain. Peningkatan kinerja perusahaan
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna,mengurangi tingkat kesalahan
dalam menjalankan tugas dan mampu mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang
ada. Untuk itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang memudahkan
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya sehari-hari.
Dalam menganalisis penentuan kelayakan sistem, yang perlu diperhatikan
adalah adanya keterkaitan antara biaya dan manfaat dari sistem Logi-Sys yang
akan
direkomendasikan
serta pemenuhan
terhadap
kebutuhan-kebutuhan
pengguna. Pada umumnya, semakn banyak kebutuhan yang dapat terpenuhi oleh
sistem baru, maka manfaat yang akan didapat akan semakin besar pula. Sesuai
85
86
dengan
prinsip
diatas,
maka penentuan
kelayakan
sistem yang akan
diimplementasikan dan direkomendasikan untuk PT Freight Express Indonesia
harus memberikan suatu gambaran perbandingan antara biaya dengan manfaat
yang akan diperoleh. Usulan pengimplementasian sistem harus memenuhi
kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah-masalah yang
ada serta mengefektifkan dan mengefesiensikan operasional perusahaan.
4.1.1
Rencana Implementasi Logi-S ys
Implementasi sistem Logi-Sys menurut Corporate IT Division PT
Freight Express Indonesia adalah penggunaan aplikasi baru dengan
membangun aplikasi dari awal, mencakup struktur organisasi yang ada di
dalam sistem Logi-Sys,
pengubahan
dan
penambahan
beberapa
fungsional bisnis, dan pemecahan seluruh masalah-masalah yang ada.
Pada pengimplementasian sistem ini, PT Freight Express
Indonesia akan mengaktifkan modul-modul baru yang ditawarkan oleh
Logi-Sys, seperti freight forwarding, track & trace, visibility, PO
Management (submodul reporting and analysis), electronic data
interchange (EDI), dan customer relationship management (CRM ).
Adapun pada proses ini, semua requirement yang dibutuhkan
dapat dipenuhi ketika proyek implementasi dijalani, artinya pada proses
ini akan memakan waktu yang lebih banyak. Karena requirement
membutuhkan perubahan pada struktur organisasi yang tidak mungkin
dilakukan sebelum implementasi sistem. Waktu yang diperlukan pada
87
rencana implementasi sistem Logi-Sys dapat dilihat pada table berikut
ini:
Tabel 4.1 Jadwal Kegiatan Rencana Implemetasi Logi-Sys
TAHAPAN INVES TIGAS I
No
Kegiatan
Jumlah Hari
1
M engidentifikasi nilai bisnis
1 Hari
2
M elakukan analisis kelayakan untuk sistem yang akan
4 hari
diimplementasikan
3
M embuat perencanaan kerja
2 Hari
4
M engatur staff yang akan bekerja pada proyek
1 Hari
5
M engontrol dan mengarahkan jalannya proyek
2 Hari
TOTAL TAHAPAN INVESTIGASI
10 Hari
TAHAPAN ANALIS IS
No
1
Kegiatan
Jumlah Hari
M encari informasi atau kebutuhan yang terkait dengan
7 Hari
sistem.
2
M enentukan permodelan proses
2 Hari
3
M enentukan permodelan data
2 Hari
TOTAL TAHAPAN ANALISIS
11 Hari
TAHAPAN DES AIN
No
Kegiatan
Jumlah Hari
1
M elakukan perancangan arsitektur sistem
7 Hari
2
M elakukan perancangan interface
1 Hari
88
3
M elakukan perancangan basis data dan berkas
2 Hari
4
M elakukan perancangan program
2 Hari
TOTAL TAHAPAN DESAIN
12 Hari
TAHAPAN IMPLEMENTAS I
No
Kegiatan
Jumlah Hari
1
M elakukan pembelian Hardware, Software, dan layanan
7 Hari
2
M engimplementasika
14 Hari
persyaratan/requirement
bisnis
yang baru
3
M enginstal quality system Logi-Sys
2 hari
4
M elakukan migrasi data
10 Hari
5
M elakukan pelatihan
3 Hari
6
M elakukan konversi sistem
10 Hari
7
M embuat profil pengguna dan autorisasi
1 Hari
8
User acceptance testing
2 Hari
TOTAL TAHAPAN IMPLEM ENTASI
49 Hari
TAHAPAN PEM ELIHARAAN
No
1
Kegiatan
M engawasi
jalannya
sistem
Jumlah Hari
baru
setelah
5 Hari
diimplementasikan
2
M engevaluasi sistem baru
2 Hari
3
M emodifikasi sistem bisnis sesuai dengan kebutuhan
3 Hari
TOTAL TAHAPAN PEM ELIHARAAN
TOTAL KES ELURUHAN
10 Hari
92 Hari
89
Waktu yang diperlukan pada proses implementasi sistem ini
adalah selama 92 hari. Pada tahapan investigasi membutuhkan waktu
selama 10 hari dengan pembagian setiap kegiatan dilakukan dalam waktu
yang berbeda. Pada tahapan analisis membutuhkan waktu selama 11 hari,
dengan pembagian kegiatan pertama dilakukan dalam waktu 7 hari dan
kegiatan kedua dan ketiga membutuhkan waktu yang sama, yaitu masingmasing 2 hari. Pada tahapan desain membutuhkan waktu selama 12 hari
dengan pembagian kegiatan pertama dilakukan dalam waktu 7 hari,
kegiatan kedua dilakukan selama 1 hari dan kegiatan ketiga dan keempat
masing-masing dilakukan selama 2 hari. Pada tahapan implementasi
banyak kegiatan yang dilakukan mulai dari melakukan pembelian
Hardware, Software dan layanan sampai dengan User acceptance testing
dilakukan dalam waktu 49 hari. Lalu pada tahapan yang terakhir, yaitu
tahapan pemeliharaan membutuhkan waktu selama 10 hari dengan
pembagian kegiatan pertama dilakukan selama 5 hari, kegiatan kedua
selama 2 hari dan kegiatan ketiga selama 3 hari. Tahapan pemeliharaan
ini juga harus dilakukan secara berkelanjutan untuk mengawasi dan
mengevaluasi sistem baru paska implementasi, serta memodifikasi sistem
sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan seiring berjalannya waktu.
4.2 Penentuan Prioritas Metodologi
Proses pengambilan keputusan untuk menentukan kelayakan penerapan
sistem akan dipertimbangankan dari hasil pengolahan data kuisioner untuk
menghasilkan analisa fit/gap dan analisa biaya dan manfaat. Harapan dari pihak
90
manajemen adalah kelayakan penerapan sistem akan memberikan rekomendasi
pengimplementasian sistem baru sehingga dapat memenuhi semua kebutuhan
pengguna dan memperoleh manfaat- manfaat yang positif.
Pihak manajemen memutuskan bahwa analisa fit/gap mempunyai
prioritas yang lebih tinggi dibandingkan analisa biaya dan manfaat, namun tidak
berarti tidak mempertimbangkan dari segi analisa biaya dan manfaat. Pihak
manajemen akan melihat apakah sistem yang direkomendasikan berdasarkan hasil
kelayakan penerapan sistem dapat memenuhi semua kebutuhan dengan manfaat
atau keuntungan yang akan diperoleh, sehingga perusahaan dapat bersaing di
lingkungan kompetisi yang dinamis.
4.3 Penyajian dan Pengolahan Data Kuisioner
Data yang diperoleh dari kuisioner dibagi menjadi dua, yaitu:
‐Data yang diperoleh dari pengguna, yakni kuisioner yang disebarkan kepada 10
responden.
‐Data yang diperoleh dari staf divisi TI, yakni kuisioner yang disebarkan kepada 4
responden.
Wawancara
sebagai
pengukuran
pendukung
dilakukan
untuk
mendapatkan data atau informasi yang tidak diperoleh dari hasil pengukuran
dengan menggunakan kuisioner.
Cara-cara perhitungan kuisioner:
‐M enentukan bobot dari masing-masing pertanyaan dalam kuisioner, yaitu:
Jawaban A = 4
Jawaban C = 2
Jawaban B = 3
Jawaban D = 1
91
‐Jumlah masing-masing pilihan dikalikan bobot, kemudian dijumlahkan untuk
mendapatkan nilai total.
‐Nilai total akan dibagi dengan jumlah responden untuk mendapatkan rata-rata
hasil kuisioner.
Rata-rata hasil kuisioner = Total dari Penilaian Kuisioner
Jumlah Responden
‐Rata-rata hasil kuisioner akan dibagi dengan bobot tertinggi dan dikali 100%
untuk mendapatkan persentase data actual.
Data aktual = Rata-Rata Hasil Kuisioner x 100%
4
‐Skala pengukuran yang akan digunakan adalah:
86% - 100%
: Sangat Baik
71% - 85%
: Baik
36% - 70%
: Kurang
0% - 35%
: Sangat Kurang
Rumus M enghitung Tingkat Pemenuhan Target:
92
4.3.1
Dari S udut Pandang Pengguna
•
Support divisi TI terhadap software
‐
Penyediaan software yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
apakah software yang disediakan oleh divisi TI telah sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Apakah sistem ekspor barang yang berjalan sekarang telah
sesuai dengan kebutuhan user dalam menangani proses bisnis?
Tabel 4.2 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.1 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
-
4
6
-
24
0%
40%
60%
0%
100%
rata
Aktual
2.4
60%
Persentase data aktual Penyediaan aplikasi yang sesuai
kebutuhan pengguna adalah 80%, yang berarti aplikasi yang
disediakan oleh divisi TI kurang sesuai dengan kebutuhan.
93
Gambar 4.1 Persentase Responden Pertanyaan No.1 dari Sudut
Pandang Pengguna
-
Pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan tugas
Pada ukuran ini dibagikan kuisioner untuk mengetahui
sejauh mana aplikasi dapat membantu pengguna mengurangi
kesalahan dalam menjalankan tugas. M isalnya: meminimalkan
kesalahan pengentrian data. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Apakah sistem mengurangi kesalahan dalam menjalankan
tugas?
Tabel 4.3 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.2 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
2
3
5
-
27
20%
30%
50%
0%
100%
rata
Aktual
2.7
67.5%
94
Persentase data akurat pengurangan tingkat kesalahan
dalam menjalankan tugas adalah 67.5% yang berarti aplikasi
berjalan kurang membantu pengguna dalam mengurangi tingkat
kesalahan dalam menjalankan tugasnya.
Gambar 4.2 Persentase Responden Pertanyaan No.2 dari Sudut
Pandang Pengguna
-
Integrasi semua fungsi yang baik
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
sejauh mana semua fungsi telah terintegrasi sehingga komunikasi
berjalan lancar antar semua bagian. Hal ini dapat dilihat dari
pertanyaan berikut:
Apakah fungsi sistem sudah terintegrasi dengan baik satu
sama lainnya?
95
Tabel 4.4 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.3 dari Sudut
Pandang Pengguna
Total Rata- %Data
Jawaban
%Responden
A
B
C
D
-
3
6
1
22
0%
30%
60%
10%
100%
rata
Aktual
2.2
55%
Persentase data aktual integrasi semua fungsi yang baik
adalah 55%, yang berarti semua fungsi kurang terintegrasi
Gambar 4.3 Persentase Responden Pertanyaan No.3 dari Sudut
Pandang Pengguna
•
Kepuasan pengguna terhadap hardware dan software
-
Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi kesalahan pada aplikasi yang ada. Hal ini dapat
dilihat dari pertanyaan berikut:
96
Berapa frekuensi kesalahan aplikasi yang muncul dalam 1
bulan?
Tabel 4.5 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.4 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
2
7
1
-
31
20%
70%
10%
0%
100%
rata
Aktual
3.1
77.5%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada
aplikasi jarang terjadi/sesekali, yaitu rata-rata 2 – 4 kali dalam
kurun waktu satu bulan.
Gambar 4.4 Persentase Responden Pertanyaan No.4 dari Sudut
Pandang Pengguna
97
-
Frekuensi terjadinya kegagalan server
Pada ukuran ini dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime pada
server. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi kesalahan server atau downtime yang
terjadi dalam 1 bulan?
Tabel 4.6 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.5 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
9
1
-
-
37
90%
10%
0%
0%
100%
rata
Aktual
3.7
92.5%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kegagalan
server tidak pernah yaitu rata-rata <2 kali dalam kurun satu bulan.
Gambar 4.5 Persentase Responden Pertanyaan No.5 dari Sudut
Pandang Pengguna
98
-
Peningkatan keakuratan pemrosesan data
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
tingkat keakuratan pemrosesan data. Hal ini dapat dilihat dari
pertanyaan berikut:
Bagaimanakah
keakuratan
pemrosesan
data
yang
dilakukan oleh sistem?
Tabel 4.7 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.6 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
2
3
4
1
26
20%
30%
40%
10%
100%
rata
Aktual
2.6
65%
Persentase data aktual keakuratan pemrosesan data adalah
65% yang berarti tingkat keakuratan pemrosesan data pada
aplikasi kurang akurat.
Gambar 4.6 Persentase Responden Pertanyaan No.6 dari Sudut
Pandang Pengguna
99
-
Fungsi Help Desk TI yang efektif
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat dari
pertanyaan berikut:
Seberapa cepat bagian TI menyelesaikan masalah yang
terjadi pada saat terjadi kerusakan?
Tabel 4.8 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.7 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
5
5
-
-
35
50%
50%
0%
0%
100%
rata
Aktual
3.5
87.5%
Presentase data aktual keefektifan fungsi Help Desk TI
adalah 87.5%, yang berarti kecepatan Help Desk TI dalam
menyelesaikan masalah yang dihadapi rata-rata < 2 jam.
Gambar 4.7 Persentase Responden Pertanyaan No.7 dari Sudut
Pandang Pengguna
100
-
Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
sejauh mana tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi yang
sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Bagaimana pemahaman user terhadap aplikasi yang
digunakan?
Tabel 4.9 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.8 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
1
3
5
1
24
10%
30%
50%
10%
100%
rata
Aktual
2.4
60%
Persentase data aktual pemahaman pengguna terhadap
aplikasi adalah 60%, yang berarti pengguna kurang mengerti
terhadap aplikasi aplikasi yang digunakan saat ini.
Gambar 4.8 Persentase Responden Pertanyaan No.8 dari Sudut
Pandang Pengguna
101
-
Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
seberapa seringnya PT Freigth Express Indonesia mengadakan
pelatihan kepada pengguna terhadap aplikasi yang sedang berjalan
saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa banyak frekuensi pelatihan user terhadap aplikasi
yang digunakan dalam 1 tahun?
Tabel 4.10 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.9 dari Sudut
Pandang Pengguna
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
-
-
2
8
12
0%
0%
20%
80%
100%
rata
Aktual
1.2
30%
Frekuensi data aktual pelatihan pengguna terhadap
aplikasi adalah 30% yang berarti pelatihan pengguna terhadap
aplikasi sangat jarang dilakukan.
Gambar 4.9 Persentase Responden Pertanyaan No.9 dari Sudut
Pandang Pengguna
102
4.3.2
Berdasarkan Kegiatan Operasional
•
Proses pengembangan hardware dan software
-
Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi. Hal ini
dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi kesalahan aplikasi yang muncul dalam 1
bulan?
Tabel 4.11 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.1 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
1
2
1
-
12
25%
50%
25%
0%
100%
rata
Aktual
3
75%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada
aplikasi jarang terjadi/sesekali, yaitu rata-rata 2-4 kali dalam
kurun waktu satu bulan.
Gambar 4.10 Persentase Responden Pertanyaan No.1 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
103
-
Frekuensi terjadinya kegagalan server
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime pada
server. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi kesalahan server atau downtime yang
terjadi dalam 1 bulan?
Tabel 4.12 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.2 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
4
-
-
-
16
100%
0%
0%
0%
100%
rata
Aktual
4
100%
Persentase frekuensi terjadinya kegagalan pada server
adalah tidak pernah, yaitu rata-rata < 2 kali dalam satu bulan.
Gambar 4.11 Persentase Responden Pertanyaan No.2 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
104
- Frekuensi terjadinya kerusakan hardware yang mendukung aplikasi
berjalan.
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang
mendukung aplikasi. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi kerusakan hardware (server, network,
infrastruktur, dll) yang terjadi dalam satu tahun?
Tabel 4.13 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.3 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
1
2
1
-
12
25%
50%
25%
0%
100%
rata
Aktual
3
75%
Persentase frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware
yang mendukung aplikasi adalah jarang terjadi/sesekali, yaitu
rata-rata 2-4 kali dalam satu tahun.
Gambar 4.12 Persentase Responden Pertanyaan No.3 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
105
•
Proses pemeliharaan hardware dan software
- Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung
aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi pemeliharaan
terhadap
hardware yang
mendukung aplikasi. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pemeliharaan hardware (server,network,
dan infrastruktur) dalam satu tahun?
Tabel 4.14 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.4 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
Jawaban
%Responden
Total Rata-
A
B
C
D
1
3
-
-
13
25%
75%
0%
0%
100%
%Data
rata
Aktual
3.25
81.25%
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap
hardware yang mendukung aplikasi adalah 81.25%, hal ini berarti
staf divisi TI sering melakukan pemeliharaan terhadap hardware
yang mendukung aplikasi.
106
Gambar 4.13 Persentase Responden Pertanyaan No.4 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
-
Frekuensi pemeliharaan aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi. Hal ini dapat
dilihat dari peertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pemeliharaan aplikasi yang dilakukan
dalam satu tahun?
Tabel 4.15 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.5 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
Jawaban
%Responden
Total Rata-
A
B
C
D
2
1
1
-
13
50%
25%
25%
0%
100%
%Data
rata
Aktual
3.25
81.25%
107
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap
aplikasi adalah 81.25%, hal ini berarti staf divisi TI sering
melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi yang digunakan.
Gambar 4.14 Persentase Responden Pertanyaan No.5 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
•
M anajemen masalah
- Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna aplikasi
menghadapi masalah.
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat dari
pertanyaan berikut:
Seberapa cepat bagian IT menyelesaikan masalah yang
terjadi pada aplikasi?
108
Tabel 4.16 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.6 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
Total Rata- %Data
Jawaban
%Responden
A
B
C
D
1
2
1
-
12
25%
50%
25%
0%
100%
rata
Aktual
3
75%
Persentase data aktual fungsi Help Desk TI dalam
membantu pengguna aplikasi menghadapi masalah adalah 75%,
yang berarti kecepatan Help Desk TI dalam menyelesaikan
masalah yang dihadapi rata-rata 2-3 jam.
Gambar 4.15 Persentase Responden Pertanyaan No.6 Berdasarkan
Kegiatan Operasional
109
4.3.3 Berdasarkan Orientasi Masa Depan
•
Pelatihan staf divisi TI
-
Frekuensi pelatihan staf divisi TI
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
frekuensi pelatihan staf divisi TI yang diberikan. Hal ini dapat
dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi
yang digunakan dalam satu tahun?
Tabel 4.17 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.1 Berdasarkan
Orientasi M asa Depan
Jawaban
%Responden
Total Rata-
A
B
C
D
-
-
3
1
7
0%
0%
75%
25%
100%
%Data
rata
Aktual
1.75
43.75%
Persentase data aktual frekuensi pelatihan staf divisi TI
adalah 43%, yang berarti pelatihan staf divisi TI terhadap aplikasi
jarang dilakukan.
110
Gambar 4.16 Persentase Responden Pertanyaan No.1 Berdasarkan
Orientasi M asa Depan
•
Perbaikan terhadap aplikasi
-
Perbaikan aplikasi yang digunakan
Pada ukuran ini, dibagikan kuisioner untuk mengetahui
perlunya perbaikan terhadap aplikasi yang digunakan. Hal ini
dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah perlu dilakukan perbaikan aplikasi?
Tabel 4.18 Hasil Kuisioner Pertanyaan No.2 Berdasarkan
Orientasi M asa Depan
Jawaban
%Responden
Total Rata- %Data
A
B
C
D
1
3
-
-
13
25%
75%
0%
0%
100%
rata
Aktual
3.25
81.25
Persentase data aktual perbaikan aplikasi yang digunakan
adalah 81.25%, yang berarti perlu dilakukan perbaikan aplikasi.
111
Gambar 4.17 Persentase Responden Pertanyaan No.2 Berdasarkan
Orientasi M asa Depan
Dari hasil perhitungan kuisioner yang telah diisi oleh para
responden, dapat dilihat bahwa system yang digunakan saat ini
belum dapat mendukung kinerja perusahaan dengan maksimal.
Contohnya saja dari sudut pandang pengguna, dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem belum dapat menghasilkan informas i
yang benar-benar akurat, serta belum memenuhi kebutuhan
pengguna dalam menangani setiap proses ekspor di perusahaan.
Dari sisi operasional, system juga mempunyai beberapa
kelemahan yang kita jumpai. M isalnya saja masih muncul
kesalahan aplikasi dan manajemen masalah yang tidak dapat
ditangani secara langsung. Sistem yang dimiliki perusahaan ini
belum terintegrasi sehingga menyulitkan dalam hal koordinas i
maupun kinerja.
Untuk dapat mandukung kinerja dengan lebih efektif dan
maksimal,
pengguna menghendaki dan
menyetujui adanya
112
perbaikan dan system baru yang dapat mendukung sistem ekspor
sehingga dapat lebih mudah dan cepat dalam pemberian informas i
yang dibutuhkan.
4. 4 Analisa Fit/Gap
Analisa Fit/Gap merupakan salah satu metode yang digunakan untuk
mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap aplikasi. M etode ini juga membantu
mengidentifikasi apakah terjadi fit atau gap antara kebutuhan pengguna terhadap
sistem
lama
dan
sistem
yang
akan
diimplementasikan.
Fit
berarti
kebutuhan/requirement dapat terpenuhi oleh sistem, sedangkan gap berarti
kebutuhan/requirement tidak dapat terpenuhi oleh sistem.
Berdasarkan data yang diperoleh dari pihak PT Freight Express
Indonesia, terdapat beberapa kebutuhan/requirements pengguna yang harus
dipenuhi untuk menentukan kelayakan penerapan sistem. Adapun kebutuhankebutuhan tersebut akan dikelompokkan berdasarkan modul-modul yang ada pada
sistem Logi-Sys
113
4.4.1
Modul Freight Forwarding
Tabel 4.19 Analisa Fit/Gap dari M odul Freight Forwarding
No.
Requirement
1.01 Sistem akan
Rank
menggunakan H
Fit/Gap
F
Comment
Alternatives
Untuk saat ini transaksi ekspor pada Akan
web/user interface berbasis
PT
browser
masih menggunakan VB. Net
1.02 Sistem
akan
pengiriman,
sampai
menangani H
dari
F
booking
pengiriman
Freight
Untuk
saat
Express
ini
Indonesia setiap
sistem
dilakukan
perubahan
penggunaan
sesuai
dengan standar Logi-Sys
belum M enggunakan
sistem
yang
terintegrasi antara satu dan yang terintegrasi dan tracking
ke
lainnya
consignee
1.03 Sistem
mampu
untuk H
F
menghasilkan HB/L
1.04 Sistem
akan
perencanaan,
standar HB/L
mendukung H
routing
Saat ini sistem belum terdapat Akan
F
dan
dilakukan
sesuai dengan standar Logi-Sys
Untuk saat ini perencanaan, routing Akan dilakukan perencanaan,
dan pengadaan pengiriman masih routing
pengadaan pengiriman
customizing
manual
dan
pengiriman
pengadaan
sesuai
dengan
standar Logi-Sys
1.05 Sistem
akan
mendukung M
shipment consolidation/
F
Sistem
akan
penggabungan
memiliki
standar Paket
dari
shipper
akan
digabungkan sesuai dengan rute
114
No.
Requirement
Rank
Fit/Gap
Comment
Alternatives
penggabungan pengiriman
1.06 Sistem akan memantau tarif
dan waktu pengiriman.
L
F
pengiriman
Sistem yang saat ini masih belum Akan
informasi secara real-time
diberitahukan
setiap
perubahan tarif pengiriman dari
perubahan kurs dollar dan harga
minyak dunia
1.07 Sistem memungkinkan untuk
L
F
menganalisa paska-
Sistem selama ini belum melakukan Analisa paska pengiriman akan
analisa paska-pengiriman
berpengaruh pada penggunaan
pengiriman
rute yang lebih efektif dimasa
yang akan dating
1.08 Sistem akan membantu dalam
M
F
pengisian kontainer
Saat
ini
membantu
sistem
sudah
pengisian
dapat M embantu
container pengisian
berdasarkan jenis barang dan rute
1.09 Sistem akan mencetak label
L
F
barcode
1.10 Sistem akan mendukung
Saat
ini
sistem
belum
mencetak barcode
H
G
dalam
membatasi
container
sesuai
dengan kapasitas.
dapat Setiap
pack
barang
akan
diberikan barcode
Sistem saat ini sudah dapat untuk Pembuatan S/I forwarder akan
pembuatan Shipping
membuat
SI forwarder
Instruction forwarder
belum belum terintegasi
namun di customizing sesuai dengan
format
PT
Freight
Express
Indonesia mengacu pada S/I
shipper.
115
4.4.2
Modul Track & Trace
Tabel 4.20 Analisa Fit/Gap untuk M odul Track & Trace
No.
Requirement
2.01 Sistem akan menggunakan
Rank
H
Fit/Gap
F
Comment
Alternatives
Saat ini sistem belum dapat
Pemancar GPS akan dipasang pada setiap
teknologi GPS dalam tracking
menggunakan teknologi GPS
kontainer sehingga dapat mengetahui
Kontainer/pengiriman
untuk tracking.
posisi container saat sedang melakukan
perjalanan.
2.02 Sistem akan menyediakan
H
F
tracking untuk
Sistem belum dapat tracking
Dengan adanya teknologi GPS maka
kontrainer/pengiriman.
perjalanan dan lokasi container dapat di
kontainer/pengiriman
track sehingga dapat diketahui bila terjadi
keterlambatan maupun bencana alam
yang mengakibatkan kontainer hilang.
2.03 Sistem akan memilki
L
F
ketentuan online tracking
Tidak terdapat fasilitas
Pelanggan akan mendapatkan informasi
tracking untuk pelanggan.
letak barang mereka dengan ketentuan
untuk pelanggan
2.04 Sistem akan memberikan
status messege melalui e-mail
yang berlaku.
M
F
Tidak terdapat pengiriman
Selain memberikan GPS sebagai sarana
status messege melalui email.
tracking, sistem juga akan
memberitahukan status messege melalui
email kepada forwarder.
116
No.
Requirement
2.05 Sistem akan memberikan
Rank
H
Fit/Gap
F
Comment
Alternatives
Belum semua informasi
Dengan adanya status messege yang
informasi yang real time
diberitahukan secara real
dikirimkan secara otomatis, maka
terhadap proses pengiriman
time.
tidak akan ada keterlambatan
sehingga informasi pengiriman yang
real time dapat diperoleh.
4.4.3
Modul Visibility
Tabel 4.21 Analisa Fit/Gap untuk M odul Visibility
No.
Requirement
3.01 Sistem akan menyediakan
Rank
M
Fit/Gap
F
Comment
Alternatives
Sistem saat ini hanya melakukan
Sistem akan memberitahukan
peringatan untuk aktivitas
peringatan saat pengiriman
aktivitas pengiriman yang akan
yang akan datang
dilakukan.
datang sehingga akan lebih
terorganisir.
3.02 Sistem akan melaporkan
selang waktu setiap proses
M
F
Sistem melaporkan setiap terjadi
Performa dari pengiriman akan
delay maupun pemberhentian yang
terus dipantau sehingga dapat
diseba bkan oleh kejadian
menjaga kualitas pengiriman.
tertentu (bencana alam,
keterlambatan kapal).
117
No.
Requirement
3.03 Sistem akan memberitahukan
Rank
H
Fit/Gap
F
Comment
Alternatives
Sistem saat ini sudah dapat
Solusi yang diberikan disini
setiap penyelesaian proses
memberitahukan setiap
adalah dengan adanya status
penting.
penyelesaian proses penting,
kegiatan yang akan dikirimkan
namun belum real-time.
kepada pelanggan sehingga dapat
mengikuti proses demi proses
secara real time.
3.04 Sistem akan memberikan
H
F
Sistem saat ini hanya
Status message juga akan
informasi melalui status
memberitahukan status message
dikirimkan kepada pelanggan
message kepada customer
kepada forwader.
secara otomatis.
Sistem baru memperlihatkan
Add-on module Financial
memperlihatkan tagihan ke
tagihan pelanggan baik melalui
Accounting.
pelanggan.
telepon dan e-mail.
baik melalui e-mail maupun
SM S.
3.05 Sistem mampu untuk
M
G
118
4.4.4
Modul PO Management
Tabel 4.22 Analisa Fit/Gap untuk M odul PO Management
No.
Requirement
4.01 Sistem dapat menampilkan
Rank
Alternatives
KPI dapat dianalisa dengan akurat
informasi yang penting dan
mengukur KPI secara akurat,
dan dapat memberikan tampilan
Key Performance Indicator
sehingga sering kali belum
yang user friendly. KPI ini dapat
(KPI).
dapat membantu pengambilan
disesuaikan untuk owner, maupun
keputusan secara efektif .
manajer di setiap tingkatannya.
Selama ini sistem tidak
Dengan sistem yang terintegrasi,
mengatur frekuensi
mengirim laporan melalui e-
laporan tidak perlu lagi
pengiriman laporan melalui e-
mail, tetapi hanya dicetak.
dikumpulkan lalu dikirim ke pusat.
mail.
Laporan bulanan sering
Setiap bulannya, pembuatan laporan
mengalami keterlambatan.
dapat dilakukan dengan lebih cepat
H
F
Comment
Sekarang belum dapat
4.02 Sistem mampu untuk
H
Fit/Gap
F
dan mudah karena terdapat fitur
data mining dan pemrosesan secara
online.
119
4.4.5
Modul Electronic Data Interchange (EDI)
Tabel 4.23 Analisa Fit/Gap untuk M odul Electronic Data Interchange (EDI)
No.
Requirement
5.01 Sistem akan terhubung secara
Rank
M
Fit/Gap
F
Comment
Alternatives
Sementara ini, sistem
Dapat menggunakan GPS agar
langsung dengan shipping
berhubungan dengan shipping
dapat secara otomatis terhubung
line.
lines dengan menggunakan fax
dengan shipping line tanpa harus
atau melalui telepon.
menunggu telepon maupun kiriman
kiriman fax.
5.02 Sistem mampu untuk
M
F
S/I diinput menggunakan
Pembacaan S/I yang otomatis dapat
membaca shipping
komputer, tetapi dilakukan
dilakukan dengan pengisian form
instruction yang dikirim oleh
secara menual. Caranya adalah
S/I melalui web (e-filling) PT
shipper secara otomatis.
dengan melihat dokumen yang
Freight Express Indonesia oleh
dikirim kemudian
shipper.
memasukkannya ke dalam
komputer.
5.03 Sistem akan terhubung
dengan port-port
H
F
Selama ini, sering terjadi
Penggunaan GPS dapat membantu
keterlambatan informasi,
perusahaan untuk dapat menerima
bahkan terkadang tidak
data yang real-time dari setiap port
terdapat informasi dari titik
120
No.
Requirement
Rank
Fit/Gap
Comment
Alternatives
pemberhentian yang telah
dicapai barang
5.04 Sistem akan menukar data
M
F
dengan agen yang dituju
Selama ini, sistem hanya
Dapat digunakan pengiriman data
menukar data saat melakukan
berbasis web menggunakan receiver
pengiriman copy M B/L dan
berupa PDA
informasi melalui telepon
4.4.6
Modul Customer Relationship Management (CRM)
Tabel 4.24 Analisa Fit/Gap untuk M odul Customer Relationship Management (CRM )
No.
Requirement
Rank
Fit/Gap
Comment
Alternatives
History komunikasi belum direkam
History transaksi dan komunikasi
semua komunikasi dengan
sepenuhnya secara detail. Hanya
yang terjadi akan dicatat
pelanggan akan terpantau
yang berhubungan dengan transaksi
6.01 Sistem akan memastikan
M
F
yang dilakukan pelangan saja.
6.02 Sistem akan mendukung
teknik data mining
H
F
Sistem saat ini belum dapat
Dengan menggunakan data mining,
menggunakan teknik data
dapat mempercepat proses pencarian
121
No.
Requirement
Rank
Fit/Gap
Comment
Mining
Alternatives
informasi yang dibutuhkan, sehingga
mempercepat proses pengambilan
keputusan.
6.03 Sistem akan menyediakan
H
F
Peluang penjualan saat ini
M eramalkan penjualan dapat
alat untuk mengelola peluang
dengan menggunakan laporan
dilakukan dengan memperoleh data
penjualan
penjualan yang telah dibuat, dan
yang akurat, dan menerjemahkannya
belum adanya alat untuk
ke dalam tabel, sehingga dapat
memprediksis peluang yang ada.
membantu General Manager untuk
pengambilan keputusan untuk setiap
cabangnya
6.04 Sistem akan mempunyai
Marketing Encyclopedia
M
F
Marketing Encyclopedia
Dengan Marketing Encyclopedia,
digunakan untuk menawarkan
penawaran jenis-jenis jasa akan lebih
pelanggan jenis-jenis jasa yang
lancar, karena menggunakan brosur
ditawarkan
122
4.4.7
Hasil Analisa Fit/Gap
Berdasasrkan analisa fit/gap yang telah diuraikan diatas, maka
kita dapat melihat kemampuan dari masing-masing alternatif yang
ditawarkan dalam memenuhi kebutuhan dari perusahaan. Terdapat 1
(satu) gap di modul freight forwarding (1.10) dan 1 (satu) gap di modul
visibility (3.05). Penjelasan solusi untuk gap diatas adalah sebagi
berikut:
‐
Pembuatan S/I forwarder secara otomatis akan di customize karena
pada format baku yang disediakan Logi-Sys adalah pembuatan
otomatis yang terjadi karena pengiriman dokumen S/I forwarder
shipper lalu akan direferensi saat pembuatan S/I forwarder. Tetapi,
dalam proses sehari-hari PT Freight Express Indonesia, S/I shipper
masih sering diterima dalam bentuk hardcover sehingga tidak
memungkinkan untuk dilakukan pembacaan terhadap dokumen
tersebut. Alternatif yang ditawarkan dapat berupa mengubah proses
bisnis PT Freight Express Indonesia menggunakan web dalam
bentuk form sebagai sarana berkomunikasi dengan shipper. Selain
itu dapat melalui customizing program sehingga dapat mengambil
data shipper dan memilih negara tujuan beserta port nya. Lalu
memilih jenis-jenis paket yang dikirim beserta kelengkapan
datanya.
‐
Untuk memperlihatkan tagihan secara otomatis ke pelanggan, LogiSys menawarkan add-on modul Financial Accounting. Dengan
begitu, selain pengiriman invoice yang dapat dilakukan dengan
123
terkomputerisasi oleh bagian keuangan, tagihan
juga dapat
diperlihatkan kepada pelanggan saat pelanggan tersebut melakukan
transaksi.
Berikut adalah table ringkasan dari hasil analisa fit/gap.
Tabel 4.25 Hasil Analisa Fit/Gap
Tabel Pemenuhan Requirement
High
Medium
Low
Total
Total
Requirement
14
10
4
28
30
46,67%
33%
13,33%
93%
100%
Dari tabel di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jumlah
pemenuhan requirements dalam implementasi sistem sudah
memuaskan yaitu 93% dari keseluruhan requirements. Pada
implementasi ini, hasil requirements yang dapat dipenuhi dibagi ke
dalam 3 kategori yaitu high sebanyak 46,67%, medium sebanyak
33%, dan low sebanyak 13,33%. Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa implementasi software ini dapat meningkatkan
kinerja perusahaan dalam kegiatan proses bisnisnya sehingga dapat
meningkatkan keuntungan dan nilai kompetitif bagi perusahaan.
124
Gambar 4.18 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap
4.5
Proses Bisnis Sistem Ekspor Barang yang Diusulkan
Berdasarkan
hasil
analisa
fit/gap
diatas,
penulis
mendapatkan
kebutuhan/requirement yang diperlukan bagi perusahaan sehingga transaksi
ekspor barang bisa berjalan lebih terintegrasi dan cepat, sehingga penulis
mengusulkan rancangan proses bisnis yang baru, yaitu sebagai berikut:
125
Gambar 4.20 Rich Picture Sistem Ekspor Barang yang Diusulkan
Keterangan:
Proses ekspor PT Freight Express Indonesia akan bermula pada shipper
yang akan booking jadwal pengiriman yang kemudian akan mengisi form S/I
shipper melalui web PT Freight Express Indonesia. Kemudian shipper akan
datang ke forwarder untuk mengirimkan barangnya ke negara yang diinginkan
sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Dalam hal ini shipper dilayani oleh
126
Customer Service. Shipper akan memberikan barang untuk pengiriman barang.
Setelah itu S/I dari forwarder ini akan diberikan kepada Shipping Lines
bersamaan dengan barang yang akan dikirim. S/I ini berisi tentang:
a. Nama serta alamat dari Shipper
b. Nama serta alamat dari Consignee
c. Pelabuhan asal (Port of Loading)
d. Pelabuhan bongkar (Port of Discharge)
e. Tempat barang diantar (Place of Delivery)
f. Nama dan nomor kapal pertama (Feeder Vessel and Voyage Number)
g. Nama dan nomor kapal induk (Mother Vessel and Voyage Number)
h. Prakiraan keberangkatan kapal (Estimated Time Departure/ETD)
i. Prakiraan kedatangan kapal (Estimated Time Arrival /ETA)
j. Kode pengapalan (Shipping Marks)
k. Keterangan lengkap barang yang dikirim (Number Packages and
Description of Goods)
l. Berat dan ukuran barang (Weight and Measurement)
Sebagai bukti bahwa barang telah dimuat di dalam kapal laut, SSline
akan membuat Master Bill of Lading (M B/L) untuk forwarder melalui email yang
berisi keterangan barang yang dimuat, keterangan pihak terkait dan keterangan
perjalanan. Dengan mengacu pada M B/L dan S/I shipper maka forwarder akan
membuat House Bill of Lading (HB/L) untuk shipper yang menerangkan bukti
bahwa barangnya telah terkirim. Copy HB/L ini akan dikirimkan ke agen melalui
email.
127
Dengan penggunaan Logi-Sys dan teknologi GPS dan modul track and
trace maka dapat mengetahui isi dari setiap pak barang dengan membaca barcode
yang telah ditempel di setiap pak barang, serta penggunaan GPS dan scanner pada
setiap kontainer untuk mengetahui lokasi dan keadaan didalam kontainer (suhu
dan kelembaban). Pemberitahuan tentang lokasi, email dan status messege akan
dilakukan secara berkala dimulai ketika pembuatan M B/L oleh shipping line,
kemudian ketika sudah mencapai di port/pelabuhan tertentu dan terakhir ketika
barang telah sampai di tangan consignee. Shipper dapat mengetahui lokasi dan
status messege melalui web PT Freight Express Indonesia, email dan SM S yang
akan dikirimkan.
Setelah sampai di negara tujuan, agen akan memberikan barang kepada
consignee yang telah dihubungi oleh forwarder. Shipper akan mengirimkan HB/L
kepada cosignee sehingga dapat menjadi bukti pengambilan barang di agen.
Setiap periode tertentu, bagian dokumen operasional mengumpulkan data
yang terkait dengan kegiatan ekspor barang, lalu akan membuat laporan untuk
general manager pusat yang sebelumnya dicek terlebih dahulu oleh manager
operasional, atau dengan alternatif yang disediakan oleh Logi-Sys untuk general
manager pusat dan manager operasional dapat melihat secara langsung dan kapan
saja laporan yang dibutuhkan sesuai dengan informasi sehingga dapat mendukung
dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.
128
4.6
Gambaran S istem dan Infrastruktur untuk Logi-S ys
Dalam melakukan pengimplementasian sistem Logi-Sys, PT Freight
Express Indonesia memerlukan berbagai komponen-komponen penting yang
harus tersedia untuk mendukung sistem tersebut. Secara umum dalam melakukan
implementasi sistem diperlukan empat komponen utama, yaitu software,
hardware, network, dan people.
1. Software
Software yang diperlukan untuk implementasi sistem Logi-Sys adalah
license produk untuk setiap modul yang memiliki fitur-fitur atau fungsi
baru yang berfungsi untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar
menjadi best practice, tetapi untuk operating system menggunakan
Windows XP, Windows Server dan M icrosoft SQL 7.0/2000 yang sudah
dipakai oleh perusahaan, penjelasannya sebagai berikut:
Table 4.26 Spesifikasi untuk Software
No
1
Jenis Software
License produk
Spesifikasi
-
M odul Freight Forwarding
-
M odul Track & Trace
-
M odul Visibility
-
M odul PO Management,
termasuk submodul Reporting
and Analysis
129
-
M odul Electronic Data
Interchange
-
M odul Customer Relationship
Management
(License produk untuk 50 users)
2
3
Operating System
Database
-
Windows XP
-
Windows S erver
-
•
License Windows Server
•
License Windows CAL
•
License Citrix
•
Upgrade CPS 4.5
Microsoft SQL Server 2000
2. Hardware
Hardware adalah berbagai macam komponen teknikal dan mesin-mesin
yang digunakan untuk mendukung instalasi dan implementasi sistem
Logi-Sys, diantaranya komputer untuk client dan server yang sudah
digunakan oleh perusahaan dan penambahan satu perangkat peralatan
untuk security, penjelasannya sebagai berikut:
130
Table 4.27 Spesifikasi untuk Hardware
No
1
Jenis Hardware
Komputer
Spesifikasi
-
Client
•
M ainboard: Asus P5KPL-AM SE
•
Chipset: Intel G31/G33/G35
•
Processor: Intel Core 2 Duo @ 2933
MHz
•
Physical M emory: 2048 M B (1 x
2048 DDR2-SDRAM )
•
Video
Card:
Intel(R)
G33/G31
Express Chipset Family
•
Hard Disk: ST3160813AS (160 GB)
•
Hard Disk: ST3160813AS (160 GB)
•
M onitor Type: Unspecified
•
Network
Card:
Semiconductor
Realtek
RTL8139/810x
Family Fast Ethernet NIC
•
Network
Communications
Card:
Inc
Atheros
AR5212
802.11a/b/g Wireless Adapterdikosta
-
Server
•
M ainboard: Asus P5K SE
131
•
Chipset: Intel P31/P35
•
Processor: Intel Core 2 Duo E6750 @
2666 MHz
•
Physical M emory: 4096 M B (4 x
1024 DDR2-SDRAM )
•
Video Card: Standard VGA Graphics
Adapter
•
Hard Disk: ST3160211AS (160 GB)
•
Hard Disk: ST3160215AS (160 GB)
•
M onitor Type: Unspecified
•
Network Card: Attansic (Now owned
by Atheros) L1 Gigabit Ethernet
10/100/1000Base-T
Ethernet
Controller
2
Security
- Check Point UTM - M anagement and
Gateway Bundle for 5 Sites
-
Check Point FloodGate
- Check Point SmartView Reporter and
M onitor
-
Check Point SmartDefense Services
Total Security
-
IBM ISS Proventia GX 4004 Series
132
3. Network
Network digunakan sebagai penghubung dengan jaringan internet, yaitu
dengan menggunakan WAP dan Switch dan untuk melakukan training
digunakan fasilitas WebEx, penjelasannya sebagai berikut:
Tabel 4.28 Spesifikasi untuk Network
No
1
Network
Internet
Spesifikasi
-
WAP Cisci 1200 Series IOS
WIRELESS LAN
2
WebEx
Switch Catalyst 2960
Live Interactive Training
-
Presentasi yang real time dan sharing
aplikasi
-
M endukung cross-platform
(Windows, M ac, Linux, Solaris)
-
LSM integration
-
Fungsi e-Commerce untuk
mendukung kartu kredit/debit dan
pembayaran PalPay untuk training
-
Mixed-mode audio
4. People
Sumber daya manusia dibutuhkan untuk instalasi dan konfigurasi,
mencakup jenis tenaga kerja yang diperlukan untuk mengelola dan
133
mengoperasikan proyek. Tenaga kerja yang diperlukan untuk mengelola
proyek pengembangan implementasi aplikasi adalah konsultan yang akan
disewa dari external dan akan dilakukan training tenaga kerja divisi IT
PT Freight Express Indonesia.
Tabel 4.29 Spesifikasi untuk proses instalasi dan konfigurasi
No
1
People
Training
Spesifikasi
-
Live interactive training secara online
melalui
WebEx
dengan
3
kali
pertemuan @8 jam
2
Biaya
Konsultan
dan Akomodasinya
-
Senior Consultant
-
Junior Consultant (Functional)
-
Junior Consultant (Convertion)
Dari penjabaran diatas tentang gambaran sistem dan infrastruktur untuk
Logi-Sys, maka dapat disimpulkan bahwa PT Freight Express Indonesia telah
memiliki beberapa spesifikasi yang sesuai atau cocok dengan spesifikasi yang
dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem Logi-Sys, seperti:
-
Software: Operating system yang meliputi Windows XP (untuk
client) dan Windows server (untuk server)
-
Hardware: PC Client/Terminal dan Server
-
Internet
134
Spesifikasi diatas tidak perlu diganti dengan yang baru karena telah
memenuhi persyaratan untuk bisa dipakai bila sistem Logi-Sys diterapkan,
sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan, sedangkan untuk beberapa
spesifikasi seperti:
-
Software: License product dan Additional M odul
-
Hardware: security
-
Network: Berlangganan WebEx untuk bisa melakukan training
secara online
-
Biaya
konsultan
dan
akomodasinya
selama
melakukan
pengimplementasian sistem Logi-Sys
PT Freight Express Indonesia harus mengeluarkan tambahan biaya agar
sistem Logi-Sys ini dapat diimplementasikan di dalam perusahaan dan untuk lebih
jelasnya lagi mengenai biaya apa saja yang akan dikeluarkan oleh perusahaan,
penulis akan membahasnya dalam analisa biaya.
4.7
Estimasi Biaya dan Manfaat
4.7.1
Estimasi Biaya
Dalam melakukan implementasi sebuah sistem, tentu perlu
banyak persiapan perencanaan yang harus dilakukan oleh manajemen
perusahaan. Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan adalah
biaya. Perhitungan biaya ini dimaksudkan untuk melihat seberapa besar
biaya yang harus dikeluarkan perusahaan saat implementasi Logi-Sys,
sehingga bisa disesuaikan dengan budget IT yang ada. Investasi yang
135
dikeluarkan antara lain untuk pengadaan software, hardware, network,
dan people.
Sistem Logi-Sys memberikan kemudahan bagi perusahaan yang
ingin menerapkan sistem ini dengan memberikan dua pilihan, yaitu biaya
implementasian dengan membeli license produk dan biaya implementasi
dengan menyewa license produk untuk setiap modul yang ditawarkan.
Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai biaya-biaya yang diperlukan.
136
4.7.1.1
Biaya Implementasi dengan Pembelian License Produk
Biaya Software
Tabel 4.30 Prediksi Biaya Software
Cost Factor
License Product
Quantity
Prediksi Harga/Satuan
50 users, I module
Additional Modules
5 M odules
INR 1.500.000
-
Operating System
-
Windows XP
-
Windows
Server
M odul Track & Trace
(INR 300.000)
M odul Visibility
(INR 120.000)
M odul PO Management
(INR 200.000)
M odul EDI
(INR 170.000)
M odul CRM
(INR 100.000)
IDR 0
TOTAL HARGA KES ELURUHAN SOFTWARE
IDR 0
Total Harga
Keterangan
IDR 303.000.000 M odul: Freight Forwarding.
Kurs: IDR 202
Harga per modul berbedaIDR 60.600.000 beda berdasarkan fungsi yang
ditawarkan. Kurs: IDR 202
IDR 24.240.000
IDR 40.400.000
IDR 34.340.000
IDR 20.200.000
IDR 0
-
IDR 0
-
IDR 482.780.000
M enggunkan O S
yang sudah ada
(untuk client)
M enggunkan O S
yang sudah ada
(untuk server)
137
Biaya Hardware
Tabel 4.31 Prediksi Biaya Hardware
Cost Factor
PC Client/Terminal
Quantity
Prediksi Harga/Satuan
0
IDR 0
Total Harga
Keterangan
IDR 0 M enggunakan PC yang
sudah ada (baru berumur
1 tahun)
Server
0
IDR 0
IDR 0 M enggunakan server
yang telah digunakan
oleh perusahaan
Security
1 Perangkat
IDR 119.900.000
TOTAL HARGA KES ELURUHAN HARDWARE
IDR 119.900.000
IDR 119.900.000
138
Biaya Network
Tabel 4.32 Prediksi Biaya Network
Cost Factor
Internet
Quantity
Pertahun
Prediksi Harga/Satuan
IDR 144.142.000
Total Harga
Keterangan
IDR 144.142.000 Biaya internet didapat
dari budget tahun
sebelumnya
Berlangganan WEbEx
Perbulan
49 USD
IDR 455.700 Digunakan untuk
training dan
berkomunikasi dengan
pihak vendor. Kurs: IDR
9.300
TOTAL HARGA KES ELURUHAN NETWORK
IDR 114.597.700
139
Biaya People
Tabel 4.33 Prediksi Biaya People
Cost Factor
Training
Quantity
Prediksi Harga/Satuan
Permodul
INR 0
Total Harga
Keterangan
IDR 0 Training secara online
melalui WebEx
Biaya Konsultan
- Senior Consultant
INR 230.000
IDR 139.380.000 Kurs: IDR 202
- Junior Consultant
INR 75.000
IDR 45.450.000 3 bulan
INR 75.000
IDR 45.450.000
(Functional)
- Junior Consultant
(Convertion)
Akomodasi Konsultan
3 Orang
Konsultan
INR 37.000
IDR 7.474.000 x 3 Kurs: IDR 202
= IDR 22.422.000 Akomodasi
penerbangan dari India
dengan pesawat Air
India, lalu transit di
Singapura dan terbang
ke Jakarta dengan
Singapore Airlines
TOTAL HARGA KES ELURUHAN PEOPLE
IDR 252.702.000
140
Total Biaya Keseluruhan
Tabel 4.34 Prediksi Biaya Keseluruhan Implementasi dengan Pembelian License Produk
Keterangan
Harga
Biaya Software
IDR 482.780.000
Biaya Hardware
IDR 119.900.000
Biaya Network
IDR 114.597.700
Biaya People
IDR 252.702.000
TOTAL BIAYA KES ELURUHAN
IDR 969.979.000
141
4.7.1.2
Biaya Implementasi dengan Menyewa License Produk
Biaya S oftware
Tabel 4.36 Prediksi Harga Sewa License Produk
Cost Factor
License Product
Quantity
Prediksi Harga/Satuan
50 users, 1 Freight
INR 500.000
Total Harga
IDR 101.000.000
Forwarding module
Additional Modules
5 Modules
-
M odul Track & Trace
(INR 100.000)
-
M odul Visibility
(INR 120.000)
-
IDR 13.332.000
M odul EDI
(INR 56.000)
-
IDR 8.080.000
M odul PO Management
(INR 40.000)
-
IDR 20.200.000
IDR 11.321.000
M odul CRM
(INR 30.000)
IDR 6.060.000
TOTAL S EWA
IDR 159.993.000
Total Biaya Implementasi Jika Dilakukan Penyewaan
IDR 647.192.000
142
Dari prediksi yang sudah di jabarkan diatas, dapat ditarik
kesimpulan bahwa biaya implementasi dengan pembelian license produk
lebih mahal, yaitu sekitar IDR 969.979.000dari pada biaya implementasi
dengan menyewa license produk yaitu sekitar IDR 647.192.000, sehingga
perusahaan dapat lebih hemat dalam mengeluarkan budget IT.
4.7.2
Estimasi Manfaat
Sebuah sistem yang direkomendasikan harus memiliki nilai
tersendiri yang membuat sistem tersebut memiliki kontribusi yang besar
bagi perusahaan. Pada umumnya, semakin besar biaya yang dikeluarkan
akan memberikan manfaat yang lebih besar, tetapi tidak selalu
membutuhkan biaya yang besar untuk memberikan manfaat yang
maksimal. M aka dari itu, harus ditinjau lebih lanjut manfaat yang akan
diberikan oleh sistem yang direkomendasikan tersebut sebelum pihak
managemen mengambil keputusan.
M anfaat dari sebuah investasi dapat dikelompokan menjadi dua
jenis, yaitu manfaat tangible dan manfaat intagible. M anfaat tangible
disebut juga dengan Hard Benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari
investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi
finansial dan secara langsung dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Dilain pihak, manfaat intagible disebut juga dengan Soft Benefits, adalah
manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung
diidentifikasi atau diukur.
143
M anfaat-manfaat dari implementasi sistem Logi-Sys akan
dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Tabel 4.36 M anfaat Tangilble dan Intagible Rekomendasi Implementasi
Sistem Logi-Sys
M anfaat tangible
1) Pengurangan biaya kertas
2) Pengurangan biaya tinta printer
3) Pengurangan biaya telepon
4) Pengurangan biaya lembur
5) M eningkatkan penjualan dan laba
M anfaat Intagible
1) Data yang real-time dan saling terhubung
2) Pengiriman yang lebih cepat
3) M engingkatkan kepuasan pelanggan
4) M engingkatkan keunggulan kompetitif
perusahaan
5) M eningkatkan kepuasan para pekerja
6) Perbaikan
pengambilan
keputusan
manajemen
4.7.2.1 Manfaat Tangible
Berikut adalah M anfaat intangible bila PT Freight
Express Indonesia mengimplementasikan sistem Logi-Sys,
antara lain:
144
1)
Pengurangan biaya kertas
Dengan
adanya
memungkinkan
sistem
yang
terintegrasi,
user dapat memperoleh
data
akan
yang
diinginkan melalui interface sistem, serta setiap divisi
dapat menyediakan laporan yang dapat diakses oleh top
management via website dengan format .pdf, sehingga
mengurangi biaya kertas.
2)
Pengurangan biaya tinta printer
Dengan berkurangnya data-data, dokumen, dan laporan
yang perlu dicetak, otomatis akan mengurangi biaya tinta
printer.
3)
Pengurangan biaya telepon
Dengan terhubungnya antar divisi, maka user dapat
mengakses
data-data
secara
mengurangi
biaya telepon
real
time,
sehingga
yang digunakan
untuk
berhubungan antar divisi dan cabang.
4)
Pengurangan biaya lembur
Pembuatan
laporan
yang seringkali terlambat
dan
menuntut karyawan untuk lembur, keterlambatan ini
disebabkan oleh data yang harus dikirmkan dari setiap
cabang. Dengan diimplementasikannya sistem baru ini,
145
laporan dapat dibuat dengan lebih cepat karena sistem
berjalan dengan terintegrasi antar cabangnya.
5)
M eningkatkan penjualan dan laba
Dengan sistem baru yang terintegrasi ini, maka proses
pengiriman barang menjadi lebih cepat dan sampai ke
tempat tujuan dengan tepat waktu, sehingga tidak ada
komplen dari pelanggan dan otomatis meningkatkan
penjualan dan laba perusahaan.
4.7.2.2
Manfaat Intagible
Berikut adalah M anfaat intangible bila PT Freight
Express Indonesia mengimplementasikan Logi-Sys, antara lain:
1)
Data yang real-time dan saling terhubung
Sistem yang terintegrasi akan memungkinkan setiap divisi
dapat mengakses data yang mereka butuhkan dengan
cepat
(real time)
dan
memudahkan
pertukaran data
sehingga pekerjaan karyawan akan cepat selesai. Selain
itu, data yang saling terhubung akan
meminimalisasi
human error, yang juga berdampak pada penghematan
waktu, sehingga mengurangi waktu lembur karyawan.
146
2)
Pengiriman yang lebih cepat.
Dengan adanya sistem baru ini, maka penjadwalan
pengiriman akan
lebih
teratur. Sehingga,
proses
penjadwalan dari estimasi pemesanan hingga pengiriman
terkoordinasi
dengan
lebih baik.
Hal
ini
akan
menyebabkan adanya akselerasi perputaran dana.
3)
M eningkatkan kepuasan pelanggan.
Sistem
yang
terhambatnya
terintegrasi
proses
akan
meminimalisasi
pengiriman sehingga
barang
pesanan pelangan akan dikirim tepat pada waktunya
dan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap PT
Freight Express Indonesia
4)
M eningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
Dengan adanya sistem yang terintegrasi, semua data
dan informasi yang dibutuhkan dapat langsung diakses
oleh
divisi yang
membutuhkan.
Dengan demikian,
penyajian laporan untuk pihak top mangement akan
lebih cepat dan akurat, sehingga proses pengambilan
keputusan juga menjadi lebih cepat dan berdampak
pada peningkatan keunggulan kompetitif perusahaan.
5)
M eningkatkan kepuasan para pekerja
Dengan adanya sistem yang terintegrasi tentunya akan
mendukung kelancaran tiap aktivitas dalam perusahaan.
Dengan demikian, para karyawan pun akan memperoleh
147
kepuasan bila pekerjaan mereka dapat selesai tepat waktu
tanpa ada hambatan.
6)
Perbaikan pengambilan keputusan manajemen
Dengan adanya sistem baru yang terintegrasi ini, makan
pihak manajemen akan lebih cepat memperoleh informasi
yang diperlukan sehingga menghasilkan analisis keputusan
yang lebih baik.
4.8
Rekomendasi Sistem
Setelah melakukan penelitian dan analisa yang sudah dijabarkan di atas,
maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem Logi-Sys dapat direkomendasikan
untuk diterapkan ke dalam PT Freight Express Indonesia karena dari hasil analisa
fit/gap, sistem Logi-Sys dapat memenuhi kebutuhan/requirement yang dibutuhkan
dalam proses ekspor barang dan pengimplementasian sistem Logi-sys juga dapat
membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang sedang
dihadapinya sekarang, seperti ketidakakuratan data dalam proses pencatatan yang
berhubungan
dengan
transaksi ekspor
barang,
peningkatan
biaya,
dan
memerlukan waktu yang cukup lama untuk pembuatan laporan serta masih
banyak dokumen-dokumen yang dicatat berulang kali karena sistem belum
terintegrasi.
Sistem Logi-Sys dapat menyelesaikan masalah-masalah diatas karena
sistem yang ditawarkan sudah terintegrasi dan dapat menghasilkan informasi yang
real time, sehingga dapat mempercepat proses ekspor barang dan membantu
pihak manajemen dalam memperoleh laporan secara langsung kapan saja
148
dibutuhkan sehingga dapat lebih efektif dalam pengambilan keputusan. Dengan
demikian tentu saja dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya untuk
bersaing dengan perusahaan sejenis kedepannya.
Untuk segi pengeluaran biaya dan manfaat yang akan diperoleh, telah
dilakukan analisa biaya dan manfaat. Hasilnya adalah sistem Logi-Sys relative
lebih murah untuk diimplementasikan (termasuk biaya license, training, dan
maintenance). Biaya implementasi ini dapat dipenuhi oleh perusahaan karena
dapat disesuaikan dengan budget IT yang sudah disediakan dan manfaat yang
diperoleh perusahaan akan lebih besar jika sistem Logi-Sys diimplementasikan ke
dalam perusahaan.