Panduan Teknis SIJARIEMAS
advertisement
Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Neonatal Edisi 1, September 2014 Panduan Teknis SIJARIEMAS Panduan Teknis SIGAPKU Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 1 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Neonatal DAFTAR ISI I Pendahuluan A. B. C. E. F. G. II Implementasi SIJARIEMAS Latar belakang Tujuan Umum Pengertian Umum Dasar Hukum dan Referensi Fitur SIJARIEMAS Mediko Legal A. Perumusan Alur Rujukan B. Standar Prosedur Operasional (SPO) C. Pengorganisasian Sumber Daya Manusia D. Pengorganisasian Teknis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) E. Perluasan Fungsi SIJARIEMAS F. Skema Jaringan SIJARIEMAS untuk Mendukung Implementasi Cepat di Kabupaten/Kota. G. Kebutuhan Perangkat Lunak/Software H. Format Rujukan I. Contoh Format SMS J.Security dan Keamanan Sistem K. Pembiayaan Teknis L.Keberlangsungan M. Monitoring dan Evaluasi III Langkah-langkah Implementasi A. Tujuan Umum B. Tujuan Khusus C.Output D. Langkah Kegiatan IV SIJARIEMAS dalam Mendukung Akuntabilitas dan Transparansi Pelayanan Kesehatan Publik A. B. C. D. Sekilas Tentang Dasar Hukum Fitur Umpan Balik SIJARIEMAS SOP Pengelolaan Umpan Balik Promosi dan Sosialisasi IV Pendampingan Lampiran Annex 1. Alur Rujukan SIJARIEMAS Gawat Darurat Alur Rujukan Terencana Annex 2. Contoh SPO SIJARIEMAS Annex 3. Contoh RKA Pembiayaan Annex 4. Contoh Kebutuhan Biaya Sarana & Prasarana Implementasi SIJARIEMAS Annex 5. Alur Data dan Komunikasi Pelaporan Cepat Kematian Ibu dan Bayi Baru Lahir Melalui SIJARIEMAS Annex 6. Daftar Tilik Monev Penilaian Pelaksanaan Sistem Rujukan Sijariemas di Rumah Sakit Annex 7. Daftar Tilik Monev Penilaian Pelaksanaan Sistem Rujukan Sijariemas di Puskesmas Annex 8. Lampiran Perbandingan Jumlah Rujukan di RS dengan Jumlah SMS Rujukan Sijariemas Annex 9. Daftar Tilik dan Catatan Kunjungan Pendampingan Sijariemas di Fasilitas Kesehatan Annex 10.Daftar Tilik dan Catatan Kunjungan Pendampingan Pengelolaan Umpan Balik Sijariemas di Fasilitas Kesehatan Annex 11.Rencana Tindak Lanjut Kunjungan Pendampingan Sijariemas Annex 12.Ilustrasi Implementasi SIJARIEMAS di Rumas Sakit Jejaring Annex 13.Contoh Media Promosi Bagian I PENDAHULUAN A. Latar belakang Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Neonatal atau yang dikenal dengan SIJARIEMAS adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan proses pertukaran informasi dan komunikasi rujukan gawatdarurat ibu dan bayi baru lahir. SIJARIEMAS bukanlah sebuah sistem informasi pencatatan dan pelaporan semata namun lebih merupakan sistem informasi dan komunikasi kegawatdaruratan dan persiapan kegawatdaruratan yang bertujuan untuk menyelamatkan nyawa ibu dan dan bayi baru lahir. Dengan SIJARIEMAS maka komunikasi dan kolaborasi jejaring rujukan dapat menjadi lebih efektive dan efisien dan data yang terkumpul dapat digunakan untuk peningkatan kualitas rujukan baik disisi perujuk maupun tempat tujuan rujukan. SIJARIEMAS khusus dikembangkan guna mendukung program pemerintah Republik Indonesia dalam percepatan penurunan AKI (angka kematian ibu) and AKB (angka kematian bayi) di tanah air sesuai dengan amanat MGDs 4 dan 5. Selama ini faktor keterlambatan yang dikenal sebagai 3 Terlambat (terlambat deteksi dan mengambil keputusan, terlambat merujuk, terlambat mendapat pertolongan oleh tenaga profesional) menjadi faktor penyebab kematian ibu dan bayi baru lahir yang terkait dengan proses pengelolaan rujukan kegawatdaruratan ibu dan bayi baru lahir. Hal tersebut diperkuat oleh laporan world bank “And Then She Died”. Dalam laporan tersebut terdapat beberapa hal yang menjadi tantangan dalam rujukan yaitu : 1) bidan terlambat untuk merujuk, 2) fasilitas Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 1 penerima rujukan tidak siap baik dalam hal peralatan, ruang maupun tenaga profesional, 3) ru- jukan yang berkali-kali, 4) pasien dirujuk tanpa stabilisasi, dan lain-lain. Selain faktor 3T, dikenal juga faktor 4 terlalu (terlalu muda, terlalu tua, terlalu sering dan terlalu banyak) yang meningkatkan resiko kegawatdaruratan tersebut. Faktor terlambat dan terlalu tersebut dapat diminimalisasi apabila terbangun sebuah mekanisme komunikasi, kolaborasi dan pertukaran informasi dalam jejaring rujukan (masyarakat, pasien dan keluarga, tenaga kesehatan perujuk serta fasilitas penerima rujukan). Dengan komunikasi yang baik maka perujuk akan mendapatkan kepastian tempat tujuan rujukan sehingga tidak terjadi rujukan yang berkali-kali, pihak rumah sakit akan siap baik tenaga maupun peralatan untuk menerima rujukan, pasien yang dirujuk akan mendapatkan tindakan stabilisasi yang sesuai dengan panduan dokter di rumah sakit, dan lainlain. Semua itu dapat dimungkinkan dengan dukungan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.Saat ini perkembangan teknologi informasi komunikasi sangat pesat khususnya pada teknologi telekomunikasi bergerak. Berdasarkan atas laporan dari mobile- monday.com, jumlah pengguna telepon bergerak di Indonesia tahun 2012 tercatat mencapai 220 juta pengguna (92% dari total populasi 240 juta jiwa). Mayoritas moda / fitur telekomunikasi yang digunakan adalah SMS (Short Message Service) dan telepon. Sedangkan penggunaan fitur aplikasi berbasis data (3G) masih terus berkembang (29% dari total pengguna). Berdasarkan data- data tersebut, maka SIJARIEMAS dikembangkan untuk menigkatkan efektivitas dan efisiensi sistem rujukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang sudah dimiliki dan digunakan sehari hari oleh para tenaga kesahatan maupun masyarakat Indonesia. Rancang bangun SIJARIEMAS dikembangkan dengan mengacu pada pola komunikasi yang sudah biasa dilakukan oleh tenaga kesehatan selama ini. Namun dalam SIJARIEMAS informasi dan komunikasi tersebut ditatakelola sedemikianrupa sehingga lebih terstruktur dan lebih terorganisir. Rancang bangun tersebut dikembangkan bersama dengan Kementerian Kesehatan yang dipimpin oleh Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) beserta dengan mitra baik dari Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten, Dinas Komunikasi dan Informatika serta mitra lokal lainnya. Selama proses pengembangannya, sistem sudah diujicobakan secara teknis untuk memastikan bahwa rancang bangun dan prototipe sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan, situasi dan kondisi dilapangan. Sistem informasi tersebut telah diluncurkan di Kementrian Kesehatan pada bulan Desember 2012 dan sejak itu telah diimplementasikan di sejumlah kabupaten di tanah air. Dengan memanfaatkan SIJARIEMAS maka proses rujukan maternal dan neontal dapat dilakukan lebih cepat dan tepat sesuai dengan tingkat response kegawatdaruratan dari seluruh pihak terkait. 2 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal B. Tujuan Buku Panduan Implementasi Buku ini diharapkan akan menjadi panduan bagi Dinas Kesehatan kabupaten, kota dan provinsi untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Neonatal (SIJARIEMAS) serta menjadi bahan acuan bagi lintas sektor terkait dan mas- yarakat dalam melakukan perbaikan dan peningkatan pelayanan rujukan pada umumnya dan kesehatan maternal dan neonatal pada khususnya. Prinsip - Prinsip Dasar Pengembangan SIJARIEMAS dikembangkan dengan mengacu pada prinsip prinsip sebagai berikut: 1. Sesuai dengan standar dan strategi e-Health nasional. 2. Dimiliki dan dibangun bersama dengan mitra untuk memperkuat sistem yang sudah ada. 3. Bersifat cepat, tepat, mudah dan terjangkau untuk diimplementasikan. 4. Berpotensi untuk dapat berkelanjutan secara mandiri. 5. Mudah untuk dikelola. 6. Flexible dan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi yang ada. 7. Bersifat open source 8. Berbasis pada bukti dan inovasi Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 3 C. Pengertian Umum Adalah sebuah gabungan yang terorganisasi dari sumber daya manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan basis data dalam mempertukarkan, mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi dan kolaborasi sistem rujukan. D. Dasar Hukum dan Referensi • • • • UU Kesehatan 23/1992. UU Praktik Kedokteran 29/2004. SK 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Kepmenkes no. 377/MenKes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. • Pedoman Sistem Rujukan Maternal dan Neonatal Kementrian Kesehatan 2007. E. Fitur SIJARIEMAS Secara garis besar, fitur SIJARIEMAS dapat dibedakan menjadi 3 bagian besar yaitu: a. Pra Persalinan b.Persalinan c. Pasca Persalinan Berikut merupakan ilustrasi skema alur fitur SIJARIEMAS: 4 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Penjabaran sub fitur dari skema tersebut adalah: Fitur Umum • Pengelolaan Data Tenaga Kesehatan & sub fitur lainnya. • Pengelolaan Data Lembaga Kesehatan & sub fitur lainnya. • Pengelolaan Data Sarana Prasarana RS Jejaring. • Pengelolaan Alur Rujukan. • Pengelolaan pesan. • Laporan Cepat Kematian Ibu dan Bayi Baru Lahir. Pra Rujukan • Pengelolaan Data Ibu Hamil. • Penyuluhan informasi (KIE) Pra Persalinan (ANC) untuk Bumil. • Pengelolaan Data ibu Hamil Resiko Tinggi. • Pengelolaan Rujukan Terencana. Rujukan • Pengelolaan Rujukan Gawat Darurat. Pasca Persalinan • Pengelolaan Rujukan Balik. • Pengelolaan Umpan Balik Pasca Rujukan. • Penyuluhan informasi (KIE) Paska Persalinan (PNC). (*) Alur Rujukan dapat dilihat di Annex 1. F. Mediko Legal Pelayanan gawat darurat mempunyai aspek khusus karena mempertaruhkan kelangsungan hidup seseorang. Oleh karena itu dari segi yuridis khususnya hukum kesehatan terdapat beberapa pengecualian yang berbeda dengan keadaan biasa. Dipandang dari segi hukum dan medico legal, pelayanan gawat darurat berbeda dengan pelayanan non-gawat darurat karena memiliki karakteristik khusus. Beberapa isu khusus dalam pelayanan gawat darurat membutuhkan pengaturan hukum yang khusus dan akan menimbulkan hubungan hukum yang berbeda dengan keadaan bukan gawat darurat. Pada keadaan gawat darurat medik didapati beberapa masalah utama yaitu: • Periode waktu pengamatan/pelayanan relatif singkat Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 5 • • Perubahan klinis yang mendadak Mobilitas petugas yang tinggi Hal-hal diatas menyebabkan tindakan dalam keadaan gawat darurat memiliki risiko tinggi bagi pasien berupa kecacatan bahkan kematian. Untuk memastikan bahwa fitur-fitur dalam SIJARIEMAS sesuai dengan peraturan dan hukum yang berlaku maka diadakan sebuah workshop medico legal pada bulan Juni 2012 di Bandung. Dalam Workshop yang menghadirkan narasumber pakar hukum, pakar rekam medis dan pakar IT tersebut disimpulkan beberapa hal sebagai basis pengembangan SIJARIEMAS antara lain : • Prinsip bahwa tindakan medis itu hanya bisa berlangsung kalau ada kompetensi dan kewenangan. • Kompetensi dinyatakan dengan ijazah atau brevet specialist atau sertifikat dan Surat Ijin praktek • Kewenangan itu bisa dialihkan, didelegasikan, hanya kewenangan saja, tanggung jawab tidak. • Kewenangan hanya bisa diserahkan kepada yang kompeten, misalnya menyuntik. Perawatlah yang menyuntikkan dengan kewenangan dokter. Hal semacam ini biasa terjadi. • Pelimpahan wewenang, yang penting harus ada supervisi. • Menurut pasal 351 KUHP, wajib menolong orang yang sedang menghadapi bahaya maut. • Dalam gawatdarurat, peraturan hilang, Kompetensilah yang harus digunakan. • UU Kesehatan No. 36 tahun 2009 pasal 24 29 menyampaikan bahwa diperlukan SOP/ SPO yang baik dan disepakati bersama. • Antar sesama profesi yang menangani pasien, tidak ada rahasia, kecuali pasien dengan tegas meminta untuk dirahasiakan. • Namun untuk kepentingan pasien, tenaga kesehatan dapat meminta kepada pasien untuk tidak meminta dirahasiakan. UU No 29/2004 Praktik Kedokteran: Pasal 46 • Setiap dokter/ dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis (RM). • RM harus segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan kesehatan. • Setiap catatan harus dibubuhi nama, waktu dan tandatangan petugas pemberi layanan. 6 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Pasal 47 • Dokumen RM milik dokter/dokter gigi/ sarana kesehatan, sedangkan isi RM milik pasien. • RM harus disimpan dan dijaga kerahasiaannya oleh dokter/dokter gigi dan pimpinan sarana kesehatan. • Ketentuan lebih lanjut diatur dalam Permenkes. Penjelasan pasal 46 Ayat (1) : Yang dimaksud dengan “rekam medis” adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Ayat (2) : Dalam hal terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada rekam medis, berkas,dan catatan tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apa pun. Perubahan catatan atau kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan dibubuhi paraf petugas yang bersangkutan. Ayat (3): Yang dimaksud dengan “petugas” adalah dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien. Apabila dalam pencatatan rekam medis menggunakan teknologi informasi elektronik, kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan menggunakan nomor identitas pribadi (personal identification number). Permenkes no 269/Menkes/Per/III/2008: Bab II Jenis dan isi rekam medis (1) Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik. (2) Penyelenggaraan rekam medis dengan menggunakan teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut dengan peraturan tersendiri. Dalam SIJARIEMAS, seluruh data diacak dan diberikan keamanan yang maksimum sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengaksesnya. Siapa saja yang dapat mengakses data-data tersebut harus disepakati dalam pembahasan mekanisme alur rujukan group mediko legal. Apabila ada kekhawatiran atas kerahasiaan pasien, maka informasi terkait data diri pasien dikirimkan ataupun ditampilkan dalam bentuk inisial. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 7 Bagian II IMPLEMENTASI SIJARIEMAS SIJARIEMAS merupakan sebuat alat /tool untuk meningkatkan komunikasi dan koordinasi rujukan dalam sebuah jejaring rujukan. Agar SIJARIEMAS dapat berfungsi dengan optimal maka diperlukan beberapa hal yang perlu untuk diidentifikasi dan dirumuskan bersama sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Alur Rujukan yang disepakati. SPO yang disepakati baik secara sistem rujukan dan internal. Pengorganisasian Sumber Daya. Pengorganisasian teknis baik perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan jaringan. 5.Biaya. 6. Strategi Keberlanjutan (Sustainibility). 7.Kegiatan. A. Perumusan Alur Rujukan Alur Rujukan yang disepakati merupakan nafas dari SIJARIEMAS. SIJARIEMAS dirancang agar dapat fleksibel dalam mengakomodasi kondisi alur jejaring yang mungkin berbeda-beda di masing- masing jaringan. Beberapa alur rujukan antara lain: Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 9 1. Berdasarkan atas regionalisasi rujukan. Dalam mekanisme ini, rujukan dikelola berdasarkan atas regionalisasi/ jarak terdekat dari Perujuk ke fasilitas yang dapat memberikan stabilisasi dan penanganan terlepas dari fungsi PONED dan PONEK. Sebagai contoh: Rujukan dibagi menjadi beberapa wilayah Barat, Timur, Utara, Selatan dimana tiap-tiap wilayah mempunyai tujuan rujukan prioritas utama, dan selanjutnya secara berjenjang baik vertikal dan horizontal. Selain dari cakupan wilayah puskesmas perujuk bisa juga berdasarkan individu perujuk. 2. Berdasarkan atas fungsi dan kewenangan. Dalam mekasisme ini, alur informasi rujukan dikelola berdasarkan atas fungsi dari fasilitas, seperti PONED, PONEK. Sebagai contoh: Informasi rujukan hanya akan terdistribusi pada fasilitas yang sudah ditentukan baik PONED dan PONEK. Pada umumnya mekanisme ini disesuaikan dengan regionaliasi. 3. Berdasarkan atas kasus rujukan. Dalam mekanisme ini, alur informasi rujukan ditentukan berdasarkan atas penegakan diagnosis kasus rujukan, tindakan pra rujuk dan advice dari RS. Sebagai contoh untuk kasus yang pro SC, rujukan tidak perlu untuk singgah di PONED ataupun RS yang tidak dapat melayani SC terlebih dahulu (apabila tidak ada penyulit lainnya yang perlu distabilisasi). Informasi hanya akan terdistribusi pada RS yang mampu SC saja. 4. Berdasarkan sistem yang terpusat. Dalam mekanisme ini, alur informasi rujukan SIJARIEMAS akan dikirimkan ke RS Pusat Rujukan ataupun Call Center SIJARIEMAS Kabupaten untuk didistribusikan ke RS yang siap untuk melakukan penanganan. Sistem ini dapat berjalan apabila ada penanggung jawab dan pengelola rujukan yang bersifat 24/7. 5. Kombinasi dari mekanisme alur di atas. Alur informasi rujukan tersebut harus disepakati diawal oleh semua pemangku kepentingan yang terdiri dari : a. Dinas Kesehatan b. Fasilitas Kesehatan terkait baik pemerintah maupun swasta c. Pemangku kepentingan lainnya yang terkait Penting sekali untuk memastikan bahwa alur rujukan tersebut sesuai dengan alur rujukan yang sesungguhnya berjalan di kabupaten/kota tersebut. Alur rujukan tersebut tentunya tidak hanya terdiri dari fasilitas kesehatan pemerintah seperti RSUD dan Puskesmas namun juga fasilitas swasta seperti Rumah Sakit Swasta, Klinik Swasta maupun Bidan Prakter Mandiri/Bidan praktek swasta. Keterlibatan fasilitas swasta tersebut penting sekali karena kematian ibu dan bayi baru 10 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal lahir dapat saja terjadi disemua tempat tidak hanya dari puskesmas maupun RSUD. Selain itu penentuan alur rujukan ini perlu juga untuk dilihat dari sudut pandang pembiayaan sebagai contoh untuk pasien dengan jaminan pembiayaan oleh pemerintah akan melalui alur berjenjang dan berdasarkan regionalisasi, namun untuk pasien dengan pembiayaan pribadi dapat langsung menunjuk RS pilihannya. Selain itu, penting juga dirumuskan dalam alur rujukan dan PK terkait dengan berapa kuota pasien jaminan pembiayaan oleh pemerintah yang dapat ditanggung oleh fasilitas kesehatan swasta tersebut. Dengan adanya kuota ini, maka alur rujukan harus juga diatur dengan menimbang hal tersebut sehingga SIJARIEMAS akan secara otomatis melewatkan prioritas rujukan ke prioritas lanjutannya. Setelah disepakati maka alur tersebut harus dikukuhkan dalam sebuah Perjanjian Kerjasama (PK) Jejaring (*Lihat panduan PK). Alur Rujukan yang telah disepakati tersebut kemudian akan diinput kedalam fitur pengelolaan prioritas alur rujukan dalam SIJARIEMAS. Dalam SIJARIEMAS, setiap alur rujukan dapat diatur dengan sangat fleksibel sesuai kesepakatan, sebagai contoh walau bidan A dan bidan B sama-sama berada dalam wilayah puskesmas A, namun juga dimungkinkan bahwa bidan A prioritas rujukannya berbeda dengan bidan B karena faktor jarak terdekat dengan fasilitas Rujukan. Alur rujukan harus dicetak dan disosialisasikan kepada seluruh tenaga kesehatan maupun fasilitas kesehatan di kabupaten/kota tersebut. Alur rujukan yang dicetak juga harus dilengkapi dengan nomor akses gawat darurat untuk masing-masing fasilitas kesehatan dan juga nomor akses SIJARIEMAS. Alur rujukan beserta informasi penggunaan SIJARIEMAS harus ditempel di dinding faskes dan dapat terlihat dengan cepat pada saat situasi gawat darurat. B. Standar Prosedur Operasional (SPO) Setelah Alur Rujukan disepakati dan dituangkan dalam Perjanjian Kerjasama (PK) Jejaring rujukan maka diperlukan sebuah SPO sebagai acuan bagi para petugas pelaksana. SPO tersebut terbagi menjadi 2 yaitu SPO yang mengatur bagaimana proses rujukan dari perujuk sampai ke IGD Rumah Sakit Tujukan dan SPO komunikasi kegawatdaruratan internal di fasilitas tempat rujukan. SPO proses rujukan SIJARIEMAS berisi beberapa poin kunci antara lain: 1. Menjelaskan Pengertian Umum 2. Menjelaskan Tujuan 3. Alur Rujukan yang disepakati termasuk: a. Tata cara rujukan b. Format rujukan c. Nomor akses Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 11 d. Standar waktu tanggap (Response time) e. Pengorganisasian tanggung Jawab f. Alternatif alur g. Kuota jaminan pembiayaan oleh pemerintah h. Prioritas rujukan i. Rujukan dari fasilitas sekunder ke tersier. j. Dan lain-lain 4. Unit terkait 5. Dokument terkait Selain SPO yang berbentuk narasi, juga harus ada SPO yang berbentuk alur atau diagram. SPO berbentuk alur ini harus dicetak dan didistribusikan dan di tempelkan keseluruh unit yang memanfaatkan SIJARIEMAS baik di tingkat perujuk maupun di tingkat penerima rujukan. Diagram tersebut wajib untuk dicetak dan ditempelkan ditempat dimana SIJARIEMAS terpasang (Polindes, Puskesmas, Klinis, tempat praktek, ruang IGD, ruang Maternal dan ruang Perinatal, ruang Poli, ruang Administrasi) dan juga di lokasi perujuk bersama dengan poster rujukan SIJARIEMAS. Hal ini dimaksudkan agar seluruh rujukan dapat sesuai dengan SPO karena diingat dan dilaksanakan oleh seluruh pemangku kepentingan terkait. *) Contoh dari SPO dapat dilihat pada annex 1. SPO harus disesuaikan dengan kondisi dan situasi sesuai kesepakatan lokal Untuk SPO komunikasi Internal di RS, pada umumnya sudah ada mekanisme yang berjalan ditingkat Rumah Sakit (RS) baik yang mengatur bagaimana komunikasi internal antara bagian maupun komunikasi dengan dokter spesialis maupun manajemen RS seperti bagian administrasi, bank darah, UTD, dan lainlain. SIJARIEMAS mengandalkan pada mekanisme internal RS yang mungkin akan sangat bervariasi antar masing-masing RS. Namun demikian penting untuk direview bersama dengan pihak rumah sakit dan dirumuskan dalam bentuk diagram alur yang dapat dicetak dan ditempel di lokasi-lokasi terkait seperti (ruang IGD, ruang Maternal dan ruang Perinatal, ruang Poli, ruang Administrasi). SPO yang disepakati perlu untuk disetujui oleh Kepala Dinas Kesehatan maupun pimpinan masing-masing RS, Puskesmas dan Klinik baik milik pemerintah maupun swasta. C. Pengorganisasian Sumber Daya Ruangan Berikut merupakan gambaran umum pengorganisasian sumber daya ruangan di Rumah Sakit. *) tiap Rumah Sakit kemungkinan akan berbeda sesuai dengan kesepakan SOP komunikasi rujukan internal Rumah Sakit. 12 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Ruangan Activitas Ruang IGD 1.Sirene berbunyi (Kasus Maternal) 2.Menerima informasi Rujukan 3.Berkomunikasi dan konsul dengan Dokter Jaga/Dokter Obgyn 4.Berkomunikasi dengan Ruang Bersalin untuk persiapan rujukan 5.Menjawab dan mengetikkan advice stabilisasi rujukan 6.Mengetikkan summary medis IGD SIJARIEMAS 1. Advice 2. Konfirmasi 3. Siaga IGD 4. Penerimaan IGD Ruang Maternal 1.Sirene berbunyi (Kasus Maternal) 1. Perawatan 2.Menerima informasi Rujukan 2. Rujukan Balik 3.Berkomunikasi dan konsul dengan Dokter Obgyn 4.Berkomunikasi dengan IGD dan Ruang Perinatology 5.Menjawab dan mengetikkan advice stabiliasi rujukan 6.Mengetikkan summary medis perawatan Ruang 1.Sirene berbunyi (Kasus Neonatus) 1. Perawatan Perinatologi 2.Menerima informasi Rujukan 2. Rujukan Balik 3.Berkomunikasi dan konsul dengan Dokter SPA 4.Berkomunikasi dengan IGD 5.Menjawab dan mengetikkan advice stabiliasi rujukan 6.Mengetikkan summary medis perawatan Ruang Poly 1.Menerima informasi Rujukan Terencana 2.Berkomunikasi dengan Dokter Obgyn 3.Menjawab dan mengetikkan advise konsultasi rujukan 4.Berkoordinasi dengan ruang maternal, perionatology 1. Rujukan Terencana Selain itu dibutuhkan juga hal-hal berikut di RS agar SIJARIEMAS dapat berjalan dengan optimal: • Penunjukan Team Penanggung Jawab Rujukan di IGD, Maternal & Perina. • Penyepakatan SOP Sistem Komunikasi Rujukan di RS (Seluruh Unit Terkait). • Penyepakatan SOP dan Mekanisme pemuktahiran data sarana prasarana Sistem Rujukan. • Sosialisasi dan Orientasi Berkelanjutan. • Dukungan dari Unit IGD, Management RS maupun dari Dokter dan Specialis. • Monitoring dan Evaluasi Rutin. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 13 D. Pengorganisasian Sumber Daya Manusia Agar SIJARIEMAS dapat berjalan sesuai dengan harapan maka diperlukan pengorganisasian tenaga pelaksana di tingkat perujuk, tujuan rujukan maupun dinas kesehatan sebagai penanggung jawab kesehatan wilayah sebagai berikut: Berdasarkan alur komunikasi Tingkat Perujuk 1. Puskesmas a. Bidan Desa b. Bidan Puskesmas c. Dokter Puskesmas d. Kepala Puskesmas 2. Klinik Swasta 3. Bidan Praktik Swasta 4. Dokter praktik swasta Tingkat Penerima Rujukan Rumah Sakit 1. IGD Umum/IGD Maternal dan Neonatal 2. Ruang Kebidanan 3. Ruang Perinatology 4. Poly Kebidanan 5. Dokter Jaga 6. Dokter Spesialis Obgyn 7. Dokter Spesialis Anak Tingkat Pengawas 1. Petugas Penanggung Jawab Rujukan 2. Petugas Call Center SIJARIEMAS 3. Tenaga Admin Pengelola Konten 4. Bidang YanMed/Kesga Dinas Kesehatan 5. Bidang YanMed RS Tingkat Teknis 1. IT RS 2. IT Dinkes 3. Bidang Pengelola Data Elektronik (PDE) Diskominfo 14 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Berdasarkan dari fungsi dan tanggung jawab dalam SIJARIEMAS: Fungsi Tugas Bagian Super Admin Mengelola sistem dan mengelola hak akses KOMINFO, IT DINKES, IT RS Yang ditunjuk Administrator Mengelola Konten SIJARIEMAS Admin RS, Admin Dinkes (Pengelola program KIA) Operator Pengelolaan data rujukan maupun data penunjang lainnya seperti data tenaga kesehatan, kelembagaan, ketersediaan, dan lain lain Setiap bidang Petugas Ruangan (IGD, Maternal, Perina, Poli dan Admin) Menerima informasi rujukan dan memberikan jawaban rujukan, berkoordinasi sesuai dengan SOP yang berlaku. Pejabat berwenang di masing-masing unit terkait. Pengguna Khusus Memberi advise kasus tertentu melalui mekanisme komunikasi internal RS ataupun melalui SMS Rujukan Dokter Specialis Pengguna Mengirimkan SMS Rujukan Puskesmas dan bidan Pengguna Umum Melihat data dan informasi terkait, kesiapan sarana prasarana, informasi kesehatan ibu dan anak, dll. Masyarakat Agar tiap-tiap individu yang terlibat paham dengan tugas dan tanggung jawabnya maka pengorganisasi sumber data manusia tersebut harus dikuatkan oleh sebuah surat keputusan (SK) dari Kepala Dinas, Direktur RS serta pimpinan fasilitas terkait. Sebagai contoh Direktur Rumah Sakit menerbitkan surat keputusan penunjukan staff penanggung jawab rujukan SIJARIEMAS untuk ruang IGD, Ruang Kebidanan, dll. Hal ini penting untuk menghindari rujukan tidak direspon secara cepat karena saling melemparkan tanggung jawab. Idealnya adalah seluruh Bidan, perawat harus mampu mengoperasikan dan paham terhadap SOP Kegawatdaruratan SIJARIEMAS. E. Pengorganisasian Teknis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Agar SIJARIEMAS dapat diimplementasikan dengan baik maka dibutuhkan dukungan hardware yang sesuai. Kebutuhan hardware disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan masing-masing kabupaten. Sebagai contoh, kabupaten yang mempunyai kemampuan lebih dapat mengimplementasikan Call Center terintegrasi dengan SIJARIEMAS. Dengan Call Center ini maka proses rujukan Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 15 akan lebih termonitor dan dipastikan bahwa semua rujukan akan mendapatkan tempat di RS Jejaring ataupun dapat juga dilakukan koordinasi dengan RS diluar Jejaring. Namun demikian mungkin juga tidak semua kabupaten mampu mengalokasikan sumber daya tersebut, maka cukup dapat mengimplentasikan SIJARIEMAS dengan Call Center Manual di tiap-tiap RS. Kebutuhan hardware juga dapat disesuaikan dengan hardware yang sudah eksis di RS maupun Kabupaten tersebut. Jadi pilihannya sangat fleksibel sesuai kondisi lokal. Berikut dijabarkan beberapa opsi pemilihan skema hardware dan topologi jaringan sebagai gambaran umum: 1. Skema Optimal Call Center Terintegrasi, SIJARIEMAS 5 Titik di RS, SIJARIEMAS di Dinkes, SIJARIEMAS di Poned 2. Skema Standar (Opsi host di kabupaten/prov, host di nasional dan host di RS) Call Center Manual RS, SIJARIEMAS 4 Titik di RS, SIJARIEMAS di Dinkes 3. Skema Minimum Call Center Manual RS, SIJARIEMAS 1 Titik di RS Skema Optimal 16 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 17 18 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 19 20 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 21 22 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal E. Perluasan Fungsi SIJARIEMAS SIJARIEMAS dikembangkan dengan prinsip-prinsip open source software dimana mengedepankan kemampuan untuk dapat diperluas fungsi dasarnya dengan cara saling bertukar data baik dengan sistem informasi lainnya. Untuk itu SIJARIEMAS mempersiapkan sebuah mekanisme pertukaran data sesuai standar dari open source dengan menggunakan teknologi webservice berbasis XML, HL7. Dengan mekanisme ini, maka SIJARIEMAS dapat disinergikan dengan hampir semua sistem informasi yang ada (dengan syarat bahwa sistem informasi pasangannya juga mendukung mekanisme ini). Sinergi dengan menggunakan webservice ini memungkinkan kedua sistem saling bertukar data tanpa harus berinteraksi secara langsung dengan basis datanya. Hal ini menjadikan proses pertukaran data menjadi aman dan mudah tanpa harus khawatir terjadinya kerusakan pada basis data utama. Dengan webservice ini maka hanya variable informasi tertentu saja yang terlah disepakati untuk dapat dipertukarkan baik dari SIJARIEMAS ke Sistem Informasi lainnya. Contoh nyatanya adalah informasi ketersediaan tempat tidur yang tercata dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dapat dipertukarkan dengan database SIJARIEMAS sehingga tidak ada data yang ganda di kedua sistem tersebut. Contoh lainnya adalah bagaimana data dari ibu dengan resiko tinggi dari SIJARIEMAS dapat dipertukarkan dengan Sistem Informasi Puskesmas (SIMPUS) yang ada di tingkat Puskesmas seperti SUTERAEMAS. Berikut merupakan gambaran bagaimana SIJARIEMAS dapat diintegreasikan dengan sistem informasi lainnya yang mungkin sudah ada di kabupaten maupun Rumah Sakit seperti SIMRS, SIMPUS, SIKDA, dan lain-lain. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 23 F. Skema Jaringan SIJARIEMAS untuk mendukung implementasi cepat di kabupaten / kota. Berikut merupakan Skema Jaringan SIJARIEMAS secara umum. Dalam skema jaringan tersebut tergambar beberapa pilihan deployment sesuai dengan kemampuan masing-masing daerah/jejaring. 24 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Penjabaran Skema: 1. Jejaring Pusat memberikan backup secara penuh bagi daerah/jejaring yang belum siap untuk melakukan deployment secara mandiri. Jejaring pusat yang dimaksudkan adalah EMAS tingkat nasional untuk diteruskan ke Pusdatin Kemkes. Fungsi Jejaring Pusat: a. Host Web & Database SIJARIEMAS Jejaring b. Host Modem & SIM card untuk SMS SIJARIEMAS c. Akses SIJARIEMAS di seluruh Jejaring d. Failover System melalui sistem mirroring data terencrypsi e. Data Warehouse dari seluruh server jejaring daerah 2. Jejaring Daerah terdiri dari beberapa pilihan set up: a. Server di host di tingkat daerah: DHO ataupun Kominfo Kondisi: (-) Ada IP Publik (+) Jejaring RS lebih dari 1 RS (+) Ada jaringan internet untuk akses Web di masing-masing RS b. Server di host masing0masing RS Kondisi: (-) Tidak ada IP Publik (+) Jejaring RS hanya 1 (-) Tidak ada jaringan internet untuk akses Web c. Server di host menggunakan dukungan/support dari Server Nasional. Kondisi: (-) Tidak ada IP Publik (-) Jejaring RS ada lebih dari 1 RS (+) Ada jaringan internet untuk akses Web di masing-masing RS. Pilihan tersebut sangat bergantung pada hasil identifikasi awal SIJARIEMAS, namun demikian secara bertahap dapat ditingkatkan sesuai dengan kondisi di masing-masing daerah. Sebagai contoh: Pada saat awal implementasi, kondisi jaringan disebuah kabupaten tidak memungkinkan untuk melakukan deployment server karena ketiadaan IP Publik sehingga SIJARIEMAS di host dengan bantuan Server Nasional. Namun setelah berjalan, IP publik tersebut dapat diselenggarakan oleh Diskominfo maka data SIJARIEMAS di server nasional akan dimigrasikan ke server daerah untuk dikelola secara mandiri. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 25 G. Kebutuhan Perangkat Lunak/Software SIJARIEMAS mengadopsi konsep Open Source dimana proses pengembangan dan implementasinya menggunakan software yang tersedia untuk umum dalam naungan license GPL. Oleh karena bersifat open source maka SIJARIEMAS sangat memungkinkan sekali untuk dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi masing-masing jejaring kabupaten/kota. Sebagai contoh, pada sebuah jejaring disepakati bahwa rujukan tidak hanya terbatas pada rujukan maternal dan neonatal tetapi juga pada rujukan umum, maka tim IT di kabupaten dapat melakukan modifikasi yang sesuai untuk itu tanpa harus menunggu modifikasi resmi SIJARIEMAS. Namun demikian untuk menjaga versi yang stabil maka perlu untuk dikoordinasikan dengan tim pengembang SIJARIEMAS sebelum modifikasi dilakukan dan diimplementasikan. Sebagai salah satu exit strategy untuk terus menjaga keberlangsungan SIJARIEMAS maka perlu untuk dibangun juga komunitas-komunitas pengembang SIJARIEMAS di masing-masing daerah dimana anggotanya bisa berasal dari mahasiswa maupun profesional yang memiliki visi dan passion untuk pengembangan ICT4Health. Berikut ini merupakan gambaran blok software SIJARIEMAS, dimana terbagi menjadi beberapa layer: 1. Presentation Layer 2. Business Layer 3. Data Layer 26 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal SIJARIEMAS menggunakan HTTP dan HL7 sebagai protokol pertukaran data dengan software lainnya. Penggunaan HL7 sesuai dengan standar yang dikeluarkan oleh Pusdatin Kementerian Kesehatan. Selain itu, SIJARIEMAS disesuaikan dengan standar data kesehatan Kementerian Kesehatan. H. Format Rujukan Berikut dijabarkan contoh format SMS rujukan gawat darurat yang digunakan dalam SIJARIEMAS dimana masing-masing variabel dipisahkan dengan menggunakan tanda ‘#’. Format diagnosis dan tindakan pra rujukan menggunakan format/coding yang sudah sangat familiar dan digunakan seharihari dalam menuliskan diagnosis bagi semua Bidan. Format SMS lainnya dapat dilihat pada Panduan Teknis SIJARIEMAS maupun buku Saku SIJARIEMAS. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 27 diagaram tersebut, ICD10 digunakan sebagai klasifikasi/pengkategorian report. Hal ini dikarenakan oleh tingkat kesulitan ICD10 yang memerlukan kompetensi seorang koder yang terlatih. Namun untuk Nakes lainnya sangat sulit digunakan. • ICD-10 untuk Pregnancy, childbirth and the puerperium terdiri dari kode O00 – O99 dengan tambahan kombinasi kode • Menyulitkan bagi bidan perujuk dalam kondisi gawat darurat • Menyulitkan bagi RS penerima rujukan untuk membaca diagnosis tersebut. • Sangat sulit untuk dihafal dan tidak familiar bagi bidan perujuk • Tidak berisi informasi yang cukup lengkap guna pemberian advice tindakan stabilisasi • ICD-10 adalah pengklasifikasian statistik Berikut contoh dari ICTD10. Berikut adala contoh perbandingan format antara SIJARIEMAS dan ICD-10. 28 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal I. Contoh Format SMS Untuk mengirimkan rujukan, bidan cukup mengirimkan SMS singkat seperti di bawah ini: Format SMS : R#[Kode RS]#[Nama Pasien]#[Umur]#[Nama Suami]#[Asuransi]#[Gol Darah]#[Transport]#[Diagnosis] #[Tindakan Pra Rujukan] Atau R#[Kode RS]#[Nama Pasien],[Umur],[Nama Suami],[Asuransi],[Gol Darah],[Transport],[Diagnosis], [Tindakan Pra Rujukan] Atau R# [Nama Pasien],[Umur],[Nama Suami],[Asuransi], [Gol Darah],[Transport],[Diagnosis],[Tindakan Pra Rujukan] Nb: *) Kode RS = Kode Rumah Sakit Tujukan apabila diketahui atau cukup diketik “0” atau dikosongkan untuk mengikuti alur rujukan yang sudah ditetapkan Dinas Kesehatan *) Sangat penting mengisi diagnosis dan tindakan pra rujukan selengkap-lengkapnya namun tetap dalam format singkat. *) Format SMS kosong dapat disimpan dalam template untuk kemudian diisi. Setelah itu bidan akan mendapakan konfirmasi rujukan dari rumah sakit Balasan otomatis konfirmasi rujukan sudah diterima di sisi Rumah Sakit. Waktu ambang batas response time ditentukan oleh masing-masing Dinas Kesehatan berserta seluruh stakeholder-nya serta disepakati dalam SOP Komunikasi Rujukan. Lamanya waktu bervariasi sesuai tingkat kesanggupan dan mekanisme SOP internal Rumah Sakit. ID rujukan adalah ID uniqe tiap-tiap kasus rujukan. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 29 Setelah Rumah Sakit melakukan komunikasi secara internal termasuk konsul ke Dokter Jaga/Doker OBGYN maka RS memberikan Jawaban. Bidan perujukan akan mendapatkan konfirmasi RS yang siap menerima rujukan serta saran tindakan stabilisasi. Ketik : KR#[No ID Rujukan] Format detail dari keyword dan bagaimana pengoperasian SIJARIEMAS lainnya dapat dilihat di panduan teknis penggunaan SIJARIEMAS, Video Pemantapan Puskesmas (SIJARIEMAS) serta buku saku SIJARIEMAS. Selain menggunakan media SMS, Bidan perujuk dapat juga melakukan panggilan telepon ke Nomor Gawat Darurat Rumah Sakit Jejaring Rujukan atau Call Center Gawat Darurat SIJARIEMAS. Terdapat 2 model call center SIJAREMAS: 1.Call Center Gawat Darurat Jejaring Rujukan Terpusat Call Center ini dikembangkan dan dikelola di tingkat Dinas Kesehatan dan mengelola rujukan dari seluruh wilayah kabupaten/kota. Nomor yang digunakan terpusat dan dikawal oleh tenaga operator yang telah dilatih dan ditunjuk. Call Center ini bersifat 24/7. 2.Call Center Gawat Darurat Rumah Sakit Di tiap-tiap RS wajib mempunyai 1 buah nomor akses gawat darurat yang terpisah dari nomor hunting Rumah Sakit. Nomor gawat darurat ini dapat berupa nomor handphone khusus yang hanya boleh digunakan untuk tanggap gawat darurat saja dan selalu ada di unit gawat darurat atau ruang kebidanan. Nomor akses call center gawat darurat tiap-tiap kabupaten ataupun RS Jejaring dapat dilihat di website jejaring rujukan SIJARIEMAS kabupaten yang bersangkutan. 30 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Mengingat saat ini perkembangan Internet di Indonesia khususnya mobile internet sangat pesat serta semakin terjangkaunya smartphone berbasis Android maka SIJARIEMAS diperkuat juga oleh aplikasi mobile SIJARIEMAS. Untuk mempermudah dalam mengirimkan informasi rujukan ataupun memantau rujukan, maka pengguna SIJARIEMAS dapat mengunduh aplikasi mobile SIJARIEMAS berbasis Android yang dapat diunduh secara gratis di Google Play. Secara umum aplikasi ini memiliki Fitur antara lain: 1. Management Rujukan 2. Management Klinik 3. Pusat Pembelajaran 4. Audit Maternal Perinatal 5. Direktori 6. Peta Jejaring 7. Komunikasi Target pengguna aplikasi mobile ini adalah: 1. Bidan/Dokter/Perawat Perujuk 2. Manajemen Puskesmas (Bidkor, Kapus) 3. Penerima Rujukan Unit IGD, Maternal, Perinatology, Poly RS 4. Manajemen RS (Bidkor, Karu, Direksi) 5. Dokter Spesialis 6. Dinas Kesehatan 7. Ibu 8. Mahasiswa Kebidanan, Perawat, Kedokteran 9. Stakeholder terkait lainnya Promosi dan Sosialisasi Untuk mengakselerasi penurunan AKI dan AKB, maka diperlukan pendekatan dan sosialisasi secara menyeluruh ke seluruh stakeholder terkait khususnya para tenaga kesehatan perujuk dan penerima rujukan. Beberapa bentuk kegiatan untuk mempromosikan penguatan jejaring rujukan melalui SIJARIEMAS adalah sebagai berikut: 1.Dikaitkan dengan program promosi Promkes Dinas Kesehatan, Pemerintah Kabupaten, dan SKPD lainnya termasuk Rumah Sakit. 2.Melalui media promosi SIJARIEMAS Kartu Nama gawat darurat, poster, stiker, buku KIA. 3.Melalui media elektronik seperti radio, koran daerah, dll. 4.Melalui Forum Masyarakat untuk mengkoordinir umpan balik dari masyarakat. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 31 5.Melalui MKIA kepada para bumil dan masyarakat dampingan 6.Melalui Tenaga Kesehatan di lini depan seperti bidan desa, bidan koordinasi, bidan praktek swasta. 7.Melalui aparat pemerintah dimasyarakat. Contoh material promosi dan sosialisasi, silahkan lihat di Annex. J. Security & Sistem Keamanan SIJARIEMAS dikembangkan berdasarkan kaedah – kaedah yang berlaku tentang pengambangan sistem informasi yang baik dan benar sesuai dengan SDLC (Software development life cyle). Dalam pengembangannya telah dilakukan beberapa revisi baik dalam hal untuk menambahkan atau menyempurnakan fitur maupun alur pemograman, peningkatan kualitas tampilan dan user interface maupun meningkatkan relibilitas dan keamanan dari sistem. Pemanfaatan open source dalam pengembangannya diharapkan dapat memberikan fleksibilitas ke depan termasuk membangun komunitas pengembang open source untuk terus mengembangkan SIJARIEMAS menjadi sebuah fitur sistem yang lebih baik kedepannya. Untuk menjamin keamanan data, SIJARIEMAS menerapkan standar keamanan antara lain: 1. MD5 encryption security 2. Session 3. User group and User Login 4. MySQL security hardenen 5. Apache security hardenen 6. Close group users 7. SPO terkait keamanan K. Pembiayaan Teknis Dalam implementasi SIJARIEMAS dibutuhkan dukungan pembiayaan terutama untuk pengadaan perangkat keras/ hardware maupun jaringan. Berikut merupakan gambaran biaya tersebut secara umum: *) Berikut hanya merupakan gambaran pembiayaan dengan skema optimal. Dimungkinkan sekali untuk disesuaikan dengan kondisi dan situasi di masingmasing jejaring kabupaten/kota) *) Unit harga merupakan ilustrasi 32 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 33 Biaya di atas dapat disesuaikan dengan kondisi di lapangan, dimana mungkin sudah ada sumber daya yang tersedia seperti komputer ataupun jaringan internet yang sudah terpasang dan rutin digunakan maka tidak perlu lagi untuk pengadaan baru akan tetapi dapat memanfaatkan yang sudah ada. Kebutuhan Server dan Komputer dapat juga digunakan bersamaan dengan SIKDA Generic, SPGDT (Sistem Penanggulanagan Gawat Darurat Terpadu), SUTERAEMAS, SIGAPKU (Sistem Informasi Gerbang Aspirasi Pelayanan Kesehatan Publik) maupun SIPPP (Sistem Informasi Penguatan Pembelajaran dan Performa). Biaya terkait dengan implementasi tersebut harus diadvokasi untuk dapat masuk dalam anggaran APBD, kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat masuk dalam usulan anggaran APBD termasuk APBD Perubahan. Contoh RAK dapat di lihat dalam Annex. L. Keberlangsungan Sebagai langkah keberlangsungan dapat ditempuh beberapa pendekatan antara lain: a. Memastikan bahwa hasil dari SIJARIEMAS untuk dievaluasi secara rutin dan menjadi basis pengambilan keputusan baik di tingkat Dinas Kesehatan maupun Manajemen Rumah Sakit untuk tata kelola kesehatan yang lebih 34 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal baik. Dengan demikian maka data-data tersebut dapat mendorong proses advokasi agar masuk dalam anggaran terutama untuk kebutuhan rutin operasional seperti Pulsa SMS dan Telephone maupun maintenance. b. Corporate Social Responsibility. Sumber lainnya adalah dari CSR di semua jejang baik nasional, provinsi dan kabupaten. Namun CSR dari kabupaten lebih cepat untuk digerakkan apabila didorong oleh tingkat kebijakan kabupaten. Contohnya untuk pengadaan komputer, dapat dilelang bagi toko/perusahaan/ bank yang beroperasi di daerah tersebut untuk mendukung secara parsial. c. Close User Group (CGU) adalah solusi dari telkom operator untuk membangun jaringan komunikasi internal dengan biaya yang terjangkau dan mendapatkan fitur bebas bicara/free talk dan bebas/free SMS di sesama jejaring. d. Biaya dibebankan ke pengguna. Biaya komunikasi dibebankan kepada perujuk dengan menggunakan tarif sosial di bawah tarif normal SMS. e. Pembebanan biaya ke biaya pelayanan baik dalam jaminan pembiayaan yang ditanggung pemerintah ataupun oleh biaya pelayanan di RS. f. Dan lain-lain sesuai dengan kondisi lokal. M. Monitoring dan Evaluasi Untuk menjamin tercapainya pelaksanaan implementasi SIJARIEMAS sesuai dengan rencana, maka diperlukan kegiatan untuk melakukan monitoring dan evaluasi untuk dapat memantau dan mengevaluasi proses persiapan, pelaksanaan dan mengidentifikasi kendala-kendala yang mungkin terjadi dalam implementasi program. Monitoring dan Evaluasi SIJARIEMAS dibagi menjadi 2 jenis yaitu 1) Monitoring evaluasi yang bersifat teknis sistem 2) Monitoring evaluasi yang bersifat implementasi program. Monitoring dan evaluasi yang bersifat teknis sistem dilakukan secara rutin dan terus menerus mengikuti siklus pengembangan software dan implementasi SIJARIEMAS oleh tim Teknis Dinas Kesehatan bekerja sama dengan Tim Teknis. Hasil dari proses monitoring ini akan digunakan untuk perbaikan teknis software, hardware dan jaringan SIJARIEMAS. Proses monitoring dilakukan dengan membandingkan kinerja sistem dengan gambaran ideal arsitektur sistem. Hal ini dapat dilakukan dengan observasi pemanfaatan SIJARIEMAS berikut log teknis sistem, buku catatan teknis di RS dan wawancara dengan pengguna kunci seperti bidan perujuk dan bidan RS. Secara rutin tiap bulan atau 3 bulanan hasil Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 35 dan tantangan teknis tersebut dibahas dalam pertemuan rutin yang melibatkan tidak hanya sisi teknis namun juga sisi kebijakan. Keterlibatan sisi kebijakan perlu untuk mengatasi masalah diluar teknis namun terkait erat seperti penempatan unit komputer, pemasangan jaringan baru, dan lain-lain. Selain dengan monitoring dan evaluasi yang bersifat teknis sistem, juga sangat diperlukan monitoring dan evaluasi implementasi program. Monitoring dan evaluasi akan mengumpulkan data SIJARIEMAS seperti: 1) Jumlah Rujukan Gawat Darurat, 2) Waktu Tanggap (Response time), 3) kasus rujukan , 4) diagnosis rujukan versus tindakan pra rujuk versus advis, dan lain-lain. Selain dari data SIJARIEMAS juga diperlukan masukan dari bidan, dokter, Dinas Kesehatan serta mitra lainnya melalui observasi, kuisioner, dan wawancara. Hasil monitoring dan evaluasi selanjutnya akan dibahas dalam rapat rutin yang terdiri dari Dinas Kesehatan, Manajemen Rumah Sakit Jejaring, Kepala Puskesmas serta mitra swasta dan organisasi profesional. Hasil RTL tersebut digunakan sebagai masukan (feed-back) untuk implementasi program/aktivitas berikutnya. 36 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Bagian III Langkah Kegiatan Implementasi A. Tujuan Umum Berfungsinya Sistem Informasi Jejaring Rujukan Ibu dan Bayi Baru Lahir. B. Tujuan Khusus • Melakukan sosialisasi dan Identifikasi kesiapan sarana prasarana serta sumber daya pendukung lainnya. • Menyusun SPO Teknis pemanfaatan SIJARIEMAS beserta alur rujukan dan pengorganisasian tenaga pelaksana dan penanggung jawab. • Melakukan deployment SIJARIEMAS beserta perangkat pendukung lainnya. • Melakukan orientasi kepada target pengguna (perujuk dan penjawab rujukan di RS). • Memanfaatkan SIJARIEMAS dalam penguatan sistem rujukan. • Melakukan pendampingan teknis, evaluasi & monitoring berkesinambungan. C. Output • RTL identifikasi kesiapan sarana prasarana. • SPO yang tanda tangani kepala Dinas Kesehatan. • Tim Pelaksana dan penanggung jawab terbentuk disertai SK dari Kepala Dinas Kesehatan atau Direktur RS. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 37 • Hardware dan software terpasang dan dapat diakses. • Pengguna mampu mengoperasikan SIJARIEMAS. • Laporan pemanfaatan SIJARIEMAS & RTL. D. Langkah Kegiatan Contoh TOR Kegiatan dapat dilihat di Annex. 1. Instalasi dan konfigurasi SIJARIEMAS di Server Nasional. Kegiatan teknis yang dilakukan di tingkat nasional bertujuan agar SIJARIEMAS dapat diakses tanpa menunggu kesiapan infrastruktur hardware maupun jaringan dari kabupaten/kota. Hal ini untuk mempercepat implementasi dan sosialisasi SIJARIEMAS di kabupaten/kota tersebut. Keluaran: SIJARIEMAS terpasang dan siap digunakan. Waktu: Q1 Implementasi. 2. Sosialisasi dan Demonstrasi SIJARIEMAS Kegiatan lokakarya/workshop yang dilakukan di tingkat kabupaten yang bertujuan untuk mensosialisasikan dan mendemonstrasikan SIJARIEMAS kepada seluruh unsur terkait baik POKJA ICT, Dinkes, Rumah Sakit, Puskesmas dan Organisasi Profesi (IBI). Kegiatan ini dapat dilakukan bersamaan dengan kegiatan sosialisasi awal lainnya seperti “Sosialisasi Alat Pantau Kinerja dan Pedoman Operasional Jejaring Sistim Rujukan Kegawatdaruratan serta penyusunan Tim Penyelia” Keluaran: SIJARIEMAS tersosialisasikan. Waktu: Q1 Implementasi 3. Identifikasi Kesiapan Sarana Pendukung serta Penyusunan SPO dan Alur Rujukan Kegiatan lokakarya/workshop yang bertujuan untuk mengindentifikasi kesiapan sarana dan prasarana pendukung baik berupa hardware, jaringan, SDM, Pembiayaan dan sarana pendukung lainnya serta pengorganisasian sumber daya. Selain itu juga akan dirumuskan dan disepakati alur rujukan dan SPO. Kegiatan terbagi menjadi 2 tahap lokakarya/workshop (atau disesuaikan dengan kebutuhan lokal maksimum 4 kali) yaitu identifikasi awal dan finalisasi rekomendasi. Dalam lokakarya/workshop tersebut dibagi menjadi beberapa kelompok kecil yang akan ditugaskan sesuai dengan tupoksinya masing masing. Sebagai contoh ada kelompok yang khusus membahas alur rujukan, kelompok lainnya membahas SPO, kelompok lainnya membahas medico legal, dan lain-lain. Sebelum kegiatan awal, diperlukan identifikasi dan pertemuan pembekalan untuk vocal point masing-masing kelompok. 38 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Hal ini dilakukan agar dalam proses partisipatif lokakarya/workshop tersebut, mereka akan membimbing peserta lainnya dan mengarahkan hasil sesuai dengan yang diharapkan. Diantara setiap lokakarya/workshop, penting sekali untuk dilakukan rapat kecil dengan vocal point masing-masing kelompok untuk memastikan bahwa tiap kelompok menjalankan pekerjaan rumahnya masing-masing. Tiap-tiap kelompok harus membuat RTL dan tiap kelompok wajib menjalankan RTL tersebut sekembalinya mereka ke tempat kerja. Selain dari RTL tersebut perlu juga untuk diidentifikasi kegiatan-kegiatan rutin Dinas Kesahatan maupun mitra yang dapat disinergikan misalnya kegiatan promosi dinas kesehatan di puskesmas dan bidan, kegiatan orientasi dan pelatihan bidan, pertemuan rutin IBI, dan lain-lain. Dalam tiap kegiatan tersebut akan dirumuskan RTL yang selanjutnya akan ditindaklanjuti oleh DTL. Hasil dari RTL final akan dibahas dalam meeting POKJA untuk dibuatkan rekomendasi kepada instansi terkait. Selain ke instansi terkait SPO dan alur rujukan akan dilaporkan ke tim pendamping klinis untuk selanjutnya bersama-sama disosialisasikan ke tim klinis RS sesuai jadwal pendampingan klinis. Kegiatan dilakukan di tingkat kabupaten dengan dihadiri oleh POKJA ICT (termasuk Kominfo), Dinkes, Seluruh RS Jejaring (Yanmed, IT), seluruh PKM (Kapus/Bidkor) serta IBI. Keluaran: RTL, SPO, Draft SK Penanggung Jawab Teknis, dan Alur Rujukan. Waktu: Q1 Implementasi 4. Pembelian dan pemasangan perangkat keras serta migrasi lokal sistem di Dinkes dan RS Jejaring. Berdasarkan atas rekomendasi dari RTL identifikasi, proses pembelian perangkat keras dilakukan oleh Dinas Kesehatan, Rumah Sakit Kabupaten dengan didukung secara teknis oleh EMAS. Hardware yang dibutuhkan bisa juga menggunakan yang sudah ada di fasilitas. Pemasangan perangkat maupun jaringan akan dilakukan secara bersama-sama antara IT Dinkes, Rumah Sakit dan EMAS. Kegiatan merupakan kegiatan teknis di lapangan, jumlah hari yang dibutuhkan bervariasi tergantung tingkat kesulitan di lapangan. Dalam kondisi normal apabila semua kebutuhan hardware dan jaringan tersedia maka dibutuhkan 3 hari kerja untuk menyelesaikan 1 titik pemasangan. Keluaran Hardware terpasang dan berfungsi. Waktu: Q1 Implementasi 5. Printing media promosi Media promosi dihitung berdasarkan jumlah dari Bidan Desa, PKM dan RS maupun titik promosi lainnya. Media promosi terdiri dari antara lain: poster, stiker, buku saku, dan lain-lain. Material promosi disiapkan oleh Nasional Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 39 untuk disesuaikan menurut kondisi lokal. Proses penyesuaian tersebut dilakukan setelah material tersebut disampaikan dengan pihak Dinkes, RS maupun POKJA ICT untuk selanjutnya disetujui dalam meeting rutin POKJA. Isi materi dapat juga disinergikan dengan media promosi rutin Dinkes seperti buku KIA, maupun material promosi Dinkes/RS lainnya. Keluaran: Media Promosi. Waktu: Q1 Implementasi Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Spesialis, DF 6. Promosi dan Sosialiasi SIJARIEMAS Kegiatan promosi dilakukan dengan bermacam cara antara lain distribusi media promosi cetak, sosialisasi pada pendampingan klinis rutin, sosialisasi di pertemuan rutin bidan di Puskesmas maupun di tingkat Kabupaten (IBI) serta MKIA untuk pendataan ibu hamil mempunyai faktor resiko. Keluaran SIJARIEMAS tersosialisasi. Waktu: Q1 Implementasi 7. Orientasi Operator & Pengguna Kegiatan orientasi dilakukan secara bertahap sebaia berikut: a. Internal (pemantapan di tim Internal EMAS kabupaten termasuk dengan CC). Kegiatan dapat dilakukan secara internal di kantor kabupaten EMAS. b. IT RS & IT Dinkes. Kegiatan dilakukan dalam bentuk lokakarya/workshop 2 hari yang berisi antara lain pengenalan sistem rujukan, pengenalan sistem informasi rujukan, handson, data inputing – report processing dan dasardasar maintenance system. c. Bidan RS (IGD, Maternal & Neonatal ), Bikor PKM, Perwakilan Bidan Desa. Kegiatan dilakukan dalam bentuk Lokakarya/workshop 2 hari yang berisi pengenalan sistem rujukan, pengenalan sistem informasi rujukan, handson rujukan menggunakan SMS, telepon dan web. Pada hari ke-1 orientasi akan dilakukan khusus untuk Bidan RS (IGD, Maternal & Neonatal) sedangkan pada hari ke-2 orientasi dilakukan bersama dengan Bidan Koordinasi dan Bidan Desa. Orientasi dilakukan dengan cara handson secara langsung (Bidan RS akan menjadi petugas penjawab rujukan dan Bikor dan Bidan Desa menjadi bidan perujuk). Bikor yang hadir dibekali dengan materi promosi dan sosialisasi dan diberikan tugas untuk menyosialisasikan dan mengajarkannya kembali ke seluruh dokter dan bidan PKM, maupun bidan desa pada setiap pertemuan rutin bidan desa. ICT mengkoordinasikan dengan DTL untuk mekanisme pengaturan dan pengawasannya. Kegiatan dapat dilakukan secara berseri dengan kegiatan item #2 dan disesuaikan dengan kondisi lokal. d. Bidan Desa, MKIA (Tergantung kondisi wilayah dampingan) Kegiatan dilakukan di tiap PKM pada saat pertemuan rutin bidan desa. Dalam kegiatan orientasi ini Bidan Desa diminta untuk mengirimkan paling 40 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal tidak 3 SMS rujukan menggunakan HP/mobile phone mereka. Selain Bidan Desa, MKIA juga perlu untuk dilibatkan dan diorientasi untuk pengumpulan data ibu hamil maupun RISTI di wilayah dampingan mereka. Kegiatan ini dapat juga dilakukan oleh ICT, DTL, CC ataupun POKJA ICT. Kegiatan dapat dilakukan sesuai dengan kondisi lokal tergantung jarak, jumlah partisipan. Keluaran: Pengguna mampu mengoperasikan dan memanfaatkan SIJARIEMAS. Waktu: Q2 Implementasi 8. Pendampingan dan pemantapan penggunaan SIJARIEMAS Kegiatan ini bertujuan untuk memantapkan penggunaan SIJARIEMAS oleh Bidan perujuk. Agar sistem ini dapat berfungsi dengan baik maka perlu untuk dilakukan proses pendampingan yang terus menerus dan terus mengingatkan pengguna terhadap tata laksana pemanfaatan SIJARIEMAS. Kegiatan dapat dilakukan bersama dengan tim Pendamping Klinis maupun Dinkes (unit penanggung jawab rujukan) di Puskesmas. Kegiatan dapat dilakukan bersama dengan tim Pendamping Klinis maupun Dinkes (unit penanggung jawab rujukan) di Puskesmas. Kegiatan dilakukan bersama dengan pendampingan klinis, pertemuan rutin bulanan di PKM oleh Bikor dan pertemuan rutin IBI di tingkat kabupaten. Kegiatan dilakukan secara rutin bulanan atau berdasarkan hasil dari pertemuan POKJA (item #12 dan #13). Pembiayaan menggunakan dana pendampingan rutin Dinkes ataupun kontribusi dari EMAS. Keluaran: Pengguna mampu mengoperasikan dan memanfaatkan SIJARIEMAS Waktu: Q2 Implementasi. Pasca implementasi Rutin setiap bulan sesuai dengan kebutuhan. 9. Ujicoba dan Implementasi Sistem Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua komponen rujukan baik SDM maupun teknis sudah siap dan maupun untuk menjalankan SIJARIEMAS secara baik dan benar. Sub kegiatan adalah sebagai berikut: a. Pertemuan POKJA persiapan Ujicoba sistem. b. Ujicoba Sistem. c. Pertemuan POKJA membahas hasil ujicoba. d. Pertemuan di RS dengan Wakil Direktur Yanmed, Dokter Spesialis, Kepala Ruang IGD, Maternal dan Perina, dan Bidan. e. Instruksi implementasi Sistem. f. Peluncuran (optional). Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 41 Waktu dan mekanisme ujicoba dibahas dalam pertemuan POKJA. Ujicoba dapat dilaksanakan apabila seluruh petugas Puskemas (bersama Bidan Desa) dan RS dampingan telah diorientasi menggunakan SIJARIEMAS, hardware dan Jaringan di RS sudah siap, Alur rujukan sudah disepakati, termuat dalam PK dan sudah diinput dalam alur rujukan SIJARIEMAS. Berdasarkan atas hasil meeting POKJA, POKJA ICT merekomendasikan Dinkes untuk mengeluarkan instruksi kepada seluruh jajarannya untuk mulai mengirimkan rujukan melalui SIJARIEMAS, dimana Pihak RS akan menanggapinya. Proses ujicoba dilakukan dalam waktu 2 minggu. Pada akhir minggu ke-2 dilakukan pertemuan POKJA untuk membahas hasil dari proses ujicoba tersebut. ICT akan mempersiapkan bahan laporan untuk pertemuan POKJA tersebut dan mempersiapkan rekomendasi. POKJA selanjutkan memberikan rekomendasi kepada Dinkes agar Dinkes menginstruksikan implementasi secara nyata SIJARIEMAS. Dalam perubahannya tergantung situasi masing-masing Kabupaten, dimungkinkan untuk dilakukan pertemuan khusus dengan SPOG dan Wadir Yanmed RS. Keluaran: SIJARIEMAS terimplementasi dan berfungsi. Waktu: Q2 Implementasi. 10. Orientasi Teknis untuk Tim Teknis Kegiatan ini bertujuan untuk membekali tim IT Dinkes maupun IT RS dalam hal teknis yang lebih mendalam sehingga mereka akan mampu untuk menginstal, mengoperasikan, merawat, mengembangkannya, dan meneruskan/mengajarkannya kepada kabupaten lainnya. Kegiatan orientasi teknis ini dilakukan selama 3 hari kerja dan diikuti oleh IT Dinkes, IT Rumah Sakit, IT Puskesmas (apabila ada) dan POKJA ICT. Keluaran: Tim Teknis IT Dinkes dan RS mampu merawat SIJARIEMAS Waktu: Q3 Implementasi 11. Monitoring & Evaluasi. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan sistem digunakan secara benar dan secara maksimal. Proses monitoring dapat dilakukan melalui: a. Melalui data online. b. Melalui kunjungan berkala ke fasilitas. Keluaran: Laporan rutin dan RTL. Waktu: Rutin setiap bulan (pasca ujicoba) Hasil dari monitoring merupakan data online maupun temuan di lapangan dirangkum untuk disampaikan dalam pertemuan POKJA untuk dirumuskan rencana tindak lanjutnya (RTL) baik secara teknis maupun non teknis. Pertemuan POKJA penting untuk dihadiri oleh seluruh penanggung jawab 42 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal teknis di tiap tingkatan termasuk dari RS. Rumusan RTL akan didistribusikan kepada tim Penanggung Jawab Teknis di tiap tingkatan/fasilitas untuk dilaporkan kepada pihak manajemen. Selain dibahas dalam POKJA, laporan kasus rujukan tersebut disampaikan juga kepada tim pendamping klinis untuk dibahas dalam pertemuan rutin dengan tim klinis RS sebagai salah satu masukan untuk peningkatan tata kelola klinis yang baik. 12. Workshop Evaluasi. Kegiatan ini bertujuan untuk membahas hasil dan tantangan implementasi SIJARIEMAS baik dari sisi teknis, masukan pengguna perujuk, masukan dari fasiilitas dirujuk (Rumah Sakit), sosialisasi fitur sistem terbaru serta merumuskan RTL yang dilakukan tiap kuarter atau bulanan: Lokakarya/ workshop dihadiri oleh POKJA ICT, Manajemen RS, Tim Pendamping Klinis Keluaran: Laporan rutin dan RTL. Waktu: Rutin setiap 3 bulan. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 43 44 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Bagian IV SIJARIEMAS DALAM MENDUKUNG AKUNTABILITAS DAN TRANSPARANSI PELAYANAN KESEHATAN PUBLIK Terwujudnya pelayanan kesehatan yang prima merupakan harapan semua masyarakat dalam arti pelayanan yang cepat, tepat, adil, dan akuntable. Untuk mendukung hal tersebut maka penting sekali untuk mengubah pola pikir, kapasitas dan kompetensi pengelolaan pelayanan, teknologi, dan budayanya. Perubahan paradigma pelayanan kesehatan tersebut dimaksudkan agar dapat mempercepat proses transformasi pelayanan kesehatan menjadi pelayanan yang lebih kompetitif. Salah satu pelayanan publik yang menjadi fokus pemerintah adalah sektor kesehatan. Dalam upaya pencapaian peningkatan kualitas layanan yang diberikan di pemerintah di sektor kesehatan, maka diperlukan sebuah intervensi secara langsung terhadap peningkatan kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit milik pemerintah termasuk mengefisienkan dan mengefektifkan pelayanan di seluruh pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) dan klinik swasta serta meningkatkan keterlibatan masyarakat. Keterlibatan masyarakat merupakan salah satu kunci utama yang dapat mendorong pencapaian layanan prima yang seharusnya dilakukan oleh fasilitas kesehatan. Oleh sebab itu dibutuhkan sebuah mekanisme yang memungkinkan agar masyarakat dapat menyampaikan aspirasinya yang dapat berupa informasi, keluhan, pertanyaan, usul/saran kepada pemerintah daerah, dinas terkait, rumah sakit dan fasilitas kesehatan jejaring lainnya berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang diterimanya. Aspirasi masyarakat tersebut menjadi Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 45 sebuah umpan balik untuk peningkatan kualitas layanan di fasilitas kesehatan. Karena pentingnya nilai dari aspirasi tersebut makan diperlukan adanya sebuah sistem informasi terpadu yang dapat mengelola, mendistribusi dan membalas aspirasi atau Informasi masyarakat tersebut. Dengan adanya sistem yang transparan maka diharapkan bahwa aspirasi yang disampaikan akan segera ditanggapi baik berupa jawaban penjelasan dan atau tindakan nyata perbaikan. Saat ini sudah di banyak kabupaten maupun rumah sakit yang menerapkan mekanisme umpan balik yang dikelola secara manual seperti kotak saran, temu warga, dll. Di beberapa tempat lainya juga ditemukan mekanisme menggunakan elektronik seperti SMS namun dikelola secara internal RS dan tidak terorganisir sebagai satu kesatuan dengan dinas kesehatan sebagai penanggung jawab kesehatan di sebuah kabupaten/kota. Dengan fitur umpan balik masyarakat dalam SIJARIEMAS, maka pengelolaan aspirasi masyarakat tidak hanya menjadi tanggung jawab sebuah instansi ataupun sebuah fasilitas kesehatan semata, namun lebih ke sebuah kerja tim antar unit dan antar fasilitas yang dipimpin oleh Dinas Kesehatan ataupun Pemerintah Daerah. Mekanisme umpan balik seperti kotak saran maupun fitur umpan balik SIJARIEMAS bersifat pasif dalam menerima aspirasi, oleh sebab itu penting sekali mendorong semua unsur agar paham terhadap hak dan kewajibannya termasuk masyarakat dan fasilitas kesehatan. Diharapkan masyarakat yang akan berperan aktif untuk menyampaikan aspirasi serta memberikan masukannya melalui jalur yang disediakan oleh SIJARIEMAS. Dengan SIJARIEMAS, aspirasi menjadi terbuka tidak hanya dapat diakses oleh Dinas, Faskes namun juga oleh unsur perwakilan masyarakat yang disepakati. Keterlibatan unsur perwakilan masyarakat penting untuk memastikan bahwa semua aspirasi diterima, dikelola dan dilakukan perbaikan oleh pihak yang berwenang. Hal tersebut diperlukan untuk mewujudkan sebuah mekanisme yang transparan, akuntabel dan dapat mengukur kinerja masing-masing unit terkait. Dasar Hukum Umpan Balik Masyarakat • Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2007 - Pedoman Penanganan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 95/KEP/M. PAN/11/2001 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Nomor : 63/ Kep/M.PAN/7/2003, TANGGAL: 10 Juli 2003 TENTANG PEDOMAN UMUM PENYELENGARAAN PELAYANAN PUBLIK. • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Nomor : Kep/26/M. Pan/2/2004; Tentang Petunjuk Teknis Transparansi Dan Akuntabilitas Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik. 46 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal • Peraturan Menteri Dalam Negeri, Nomor 25 Tahun 2007 Tentang Pedoman Penanganan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan partemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. • Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 64 Tahun 2007 Tentang Pedoman Teknis Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat Provinsi Dan Kabupaten/Kota. • UU ITE dan keterbukaan informasi. A. Sekilas Tentang Dasar Hukum KEPMEN PAN 63/Kep/M.PAN/7/2003, TANGGAL: 10 Juli 2003 Pengawasan Penyelenggaraan Pelayanan Publik Pengawasan masyarakat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, berupa laporan atau pengaduan masyarakat tentang penyimpangan dan kelemahan dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Prinsip Pelayanan • Kesederhanaan: Prosedur pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan. • Kejelasan: Persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik; Unit kerja/ pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik; • Kepastian Waktu: Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. • Akurasi: Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat, dan sah. • Keamanan: Proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum. • Tanggung jawab: Pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik. • Kelengkapan sarana dan prasarana: Tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika). • Kemudahan Akses: Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika. • Kedisiplinan, Kesopanan dan Keramahan: Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ikhlas. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 47 KEPMEN PAN : Kep/26/M.Pan/2/2004 Prosedur Pelayanan • Prosedur pelayanan adalah rangkaian proses atau tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya tahapan secara jelas dan pasti serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu pelayanan. • Prosedur pelayanan publik harus sederhana, tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan, serta diwujudkan dalam bentuk Bagan Alur (Flow Chart) yang dipampang dalam ruangan pelayanan. Bagan Alur • Bagan Alur sangat penting dalam penyelenggaraan pelayanan publik karena berfungsi sebagai: - Petunjuk kerja bagi pemberi pelayanan - Informasi bagi penerima pelayanan; - Media publikasi secara terbuka pada semua unit kerja pelayanan mengenai prosedur pelayanan kepada penerima pelayanan; - Pendorong terwujudnya sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien; - Pengendali (control) dan acuan bagi masyarakat dan aparat pengawasan untuk melakukan penilaian/pemeriksaan terhadap konsistensi pelaksanaan kerja. PERMENDAGRI NO 25 TAHUN 2007 BAB V Pasal 5 tentang PENANGANAN PENGADUAN Penanganan pengaduan masyarakat dilakukan oleh Inspektorat Jenderal atau dilimpahkan. Penanganan pengaduan oleh Inspektorat Jenderal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan: tim Inspektoratl; tim antar unit kerja di lingkungan PEMDA; dan tim antar/lembaga/instansi. Penanganan pengaduan yang dilimpahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada: unit kerja di lingkungan PEMDA/lembaga/instansi; dan Bupati. B. Fitur Umpan Balik SIJARIEMAS Penjabaran sub fitur dari skema tersebut adalah: • Menerima dan mencatat umpan balik dari Bidan Perujuk saat pasien pulang • Menerima dan mencatat umpan balik dari masyarakat (pasien) saat pasien pulang • Mengelola dan mendistribusikan umpan balik ke Fasilitas Kesehatan/Unit terkait 48 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal • Mengukur tingkat kinerja terkait response time umpan balik tiap Faskes • Menjawab umpan balik kembali ke masyarakat • Meningkatkan partisipasi masyarakat (FMM) dalam pengelolaan umpan balik masyarakat Perumusan Alur dan Mekansime Umpan Balik Alur dan mekanisme umpan balik yang disepakati merupakan inti fitur umpan balik SIJARIEMAS. Dalam alur dan mekanisme umpan balik disepakati terkait dengan: 1. Bagaimana masyarakat dapat menyampaikan umpan balik/aspirasi terkait pelayanan kesehatan yang mereka terima mengacu pada Maklumat Pelayanan (MP) yang telah disepakati dengan fasilitas kesehatan. * Penjelasan lebih detail tentang MP silahkan mengacu pada panduan Maklumat Pelayanan 2. Bagaimana alur mekanisme pengelolaan umpan balik dari masyarakat, termasuk bagaimana pendistribusian dan follow up terhadap umpan balik tersebut kepada SKPD maupun Unit terkait. Di sini juga penting untuk disepakati berapa lama umpan balik tersebut harus ditanggapi. * Penjelasan lebih detail tentang mekanisme umpang balik silahkan mengacu pada panduan Mekanisme Umpan Balik 3. Unit Pengelola Pengaduan terbagi menjadi: a. Unit Pengelola Umpan Balik. Unit ini adalah pengelola di Dinkes. Unit ini akan bertanggung jawab untuk mengelompokkan dan mendistribusikan aspirasi yang diterima kepada Faskes dan unit terkait. b. Unit Pengelola Pengaduan di Faskes. Unit ini adalah unit yang berada di masing-masing Fasilitas. Unit ini terdiri dari beberapa staf yang diberikan tanggung jawab untuk menerima dan menjawab aspirasi ataupun masukan dari SIJARIEMAS. Staff tersebut dikukuhkan dalam sebuah SK yang diterbitkan oleh pimpinan di SKPD/fasilitas tersebut. Sebagai contoh di Puskesmas, Kepala puskesmas menunjuk petugas Tata Usaha (TU) menjadi penanggung jawab hal tersebut. Di Rumah Sakit, Direktur Rumah Sakit menunjuk Humas, dll. Alur informasi umpan balik tersebut harus disepakati diawal oleh semua pemangku kepentingan yang terdiri dari: 1. Dinas Kesehatan 2. Fasilitas Kesehatan terkait, puskesmas, Rumah Sakit dan stakeholder terkait lainnya 3. Pemangku kepentingan lainnya yang terkait seperti masyarakat, forum masyarakat, media. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 49 Ilustrasi alur data umpan balik dan contoh respon dari Fitur Umpan Balik SIJARIEMAS C. SOP Pengelolaan Umpan Balik Setelah Alur Mekanisme Umpan Balik disepakati dan dituangkan dalam annex Perjanjian Kerjasama (PK) Jejaring maka diperlukan sebuah SOP sebagai acuan bagi para petugas pelaksana. SOP Pengelolaan Umpan Balik SIJARIEMAS secara umum berisi beberapa poin kunci antara lain: 1. Menjelaskan Pengertian Umum 2. Menjelaskan Tujuan 3. Alur Mekanisme Umpan Balik yang disepakati termasuk: a. Tata cara pengelolaan umpan balik termasuk alur umpan balik. b. Format penyampaian pesan aspirasi dan jawaban c. Alamat pengiriman (SMS, telepone, email, website, Kotak Saran) d. Standar response time e. Tanggung jawab masing-masing unit pengelola umpan balik f. dll 4. Unit Terkait 5. Dokument Terkait 50 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Selain SOP yang berbentuk narasi, juga harus ada SOP yang berbentuk alur atau diagram. SOP berbentuk alur ini akan di tempelkan dicetak dan distribusikan ke seluruh unit yang memanfaatkan Umpan Balik SIJARIEMAS baik di tingkat Dinkes, RS, Puskesmas maupun SKPD lainnya. Diagram tersebut wajib untuk dicetak dan ditempelkan di tempat dimana Petugas Pengelola Umpan Balik berada (Yanmed, Humas ataupun TU) dan juga di tempat dimana Maklumat Pelayanan dan Kotak Saran berada bersamaan dengan poster Pengelolaan Umpan Balik. Hal ini dimaksudkan agar alur dan mekanisme umpan balik yang dilaksanakan tersebut dapat sesuai dengan SOP yang disepakati karena diingat dan dilaksanakan oleh seluruh pemangku kepentingan dan petugas penanggung jawab terkait. *) Contoh dari SOP dapat dilihat pada annex 1 Untuk SOP Internal di masing –masing Fasilitas, pada umumnya sudah ada mekanisme yang berjalan ditingkat Faskes baik yang mengatur bagaimana komunikasi internal antara dalam merespon aspirasi yan dikirimkan oleh masyarakat. Mekanisme umpan balik SIJARIEMAS mengandalkan pada mekamisme internal Humas dan TU yang mungkin akan sangat bervariasi antar masing-masing Faskes. SOP yang disepakati perlu untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas Kesehatan maupun pimpinan masing-masing RS ataupun Faskes terkait. Promosi dan Sosialisasi Fitur Umpan Balik SIJARIEMAS merupakan sebuah mekanisme yang bersifat pasif dimana, sistem tersebut dapat berjalan dengan optimal apabila digunakan oleh masyarakat secara maskimal. Agar masyarakat mengetahui tentang layanan publik ini maka diperlukan usaha-usaha untuk mempromosikan dan menyosialisasikannya antara lain: 1. Dikaitkan dengan program promosi Promkes Dinas Kesehatan, Pemerintah Kabupaten, dan SKPD lainnya termasuk Rumah Sakit. 2. Melalui media promosi SIJARIEMAS Poster, stiker, Buku KIA. 3. Melalui media elektronik seperti radio, koran daerah, dll. 4. Melalui Forum Masyarakat untuk mengkoordinir umpan balik dari masyarakat. 5. Melalui MKIA kepada para bumil dan masyarakat dampingan 6. Melalui Tenaga Kesehatan di lini depan seperti bidan desa, bidan koordinasi, bidan praktek swasta. 7. Melalui aparat pemerintah dimasyarakat. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 51 Bagian V PEndampingan Tim pendamping terdiri dari tenaga yang ditunjuk sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Penanggung Jawab KIA. IT Dinas Kesehatan. IT Rumah Sakit. Dokter Penjawab Rujukan RS. Bidan Penjawab Rujukan RS. Bidan Perujuk/Bidan Koordinator. Dalam proses pendampingan, pemilihan siapa yang akan membantu pendampingan di kabupaten baru akan disesuaikan dengan setiap kebutuhan dan target audience. Sebagai contoh pada proses awal pendampingan akan lebih banyak yang berperan adalah Dokter dan Bidan sebagai end user dari SIJARIEMAS. Mereka akan berperan dalam memberikan pemahaman dan berbagi tentang praktek baik/best practice dari pemanfaatan SIJARIEMAS di kabupaten mereka sebagai salah satu langkah untuk menekan AKI dan AKB. Pada kegiatan selanjutnya dimana lebih teknis seperti pendampingan dan orientasi pengguna SIJARIEMAS maka Bidan pendamping akan dibantu oleh tenaga IT dari Dinkes ataupun RS sesuai jadwal yang telah ditentukan. Berikut adalah fungsi dan tanggung jawab masing-masing anggota: Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 53 54 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal ANNEX 1 Alur Rujukan SIJARIEMAS Gawat Darurat Penjabaran alur secara garis besar : 1. Perujuk memutuskan untuk melakukan rujukan ibu ataupun neonatus. 2. Perujuk melakukan komunikasi rujukan SIJARIEMAS menggunakan SMS dan Call Center. 3. Untuk penggunaan telepon, Bidan IGD Maternal dan Neonatal RS wajib untuk input informasi yang didapatkan kedalam SIJARIEMAS sesuai dengan form yang ada. Apabila terjadi sesuatu hal sehingga tidak memungkinkan untuk diinput secara langsung, maka bidan wajib mencatatnya dalam format manual yang tersedia. *) contoh format terlampir di annex. 4. Apabila bidan tidak menentukan tujuan pertama rujukan, maka secara otomatis SIJARIEMAS akan mengirimkan informasi rujukan tersebut ke prioritas tujuan rujukan sesuai dengan alur rujukan yang disepakati. Pada umumnya, prioritas rujukan diatur sesuai dengan jarak. Untuk kasus khusus, maka alur rujukan diatur berdasarkan kompentensi dan kesiapan sarana prasarana gawat darurat. 5. Bidan IGD Maternal dan Neonatal RS melakukan konsultasi dengan dokter jaga. Untuk kasus-kasus tertentu, dokter jaga atau bidan wajib mengkonsultasikannya dengan dokter spesialis baik secara langsung tatap muka ataupun melalui telepon. Untuk konsultasi melalu telepon, bidan wajib untuk memberikan informasi selengkap-lengkapnya dan mencatat instruksi dari dokter spesialis. Selain dicatat, intruksi tersebut wajib untuk dibacakan Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 55 kembali dan mendapat konfirmasi dari dokter spesialis. Konsultasi tersebut wajib dimasukkan kedalam SIJARIEMAS ataupun kedalam form manual yang tersedia. Catatan paling tidak berisikan: nama pasien, kasus, tindakan pra rujuk, dokter spesialis yang dikonsul, waktu konsultasi, instruksi dan konfirmasi instruksi. Apabila konsultasi dilakukan per telepon, maka bidan wajib merekap form konsultasi untuk kemudian dimintakan tandatangan kepada dokter spesialis tersebut pada saat bertemu. 6. Dokter spesialis memberikan advis sesuai kasus rujukan dan memberikan instruksi persiapan gawat darurat. 7. Bidan IGD Maternal dan Neonatal RS melakukan notifikasi kewaspadaan kepada unit/staf terkait lainnya seperti bagian administrasi, bagian UPTD, ambulance, bagian perinasia, bagian kebidanan, dan lain-lain. 8. Bidan IGD Maternal dan Neonatal RS menjawab rujukan (Terima, Alihkan, Kembalikan) disertai saran tata laksana stabilisasi yang sudah dikonsultasikan dengan dokter spesialis/dokter jaga. Dalam kasus tertentu bidan senior juga dapat memberikan advis tata laksana sesuai dengan protap yang berlaku. 9. Bidan perujuk melakukan kofirmasi rujukan gadar, dan membawa pasien ke lokasi rujukan penerima. 10.SIJARIEMAS merekam setiap proses dan waktu dalam penanganan di IGD maupun perawatan. Selain itu Bidan di IGD, maupun perawatan wajib untuk mengisi kesimpulan/summary tindakan di masing-masing bagian/ proses. 11.Pasien pulang hidup, meninggal atau dirujuk kembali ke tujuan rujukan yang lebih tinggi. 12.Resume medis diinput oleh penanggung jawab di ruang perawatan. Atau apabila tidak ada fasilitas SIJARIEMAS di maternal, lembar tersebut bisa diinput kemudian di komputer yang menggunakan SIJARIEMAS. 13.Bidan desa/puskesmas melakukan kunjungan tindak lanjut/follow up dan follow on. 56 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Alur Rujukan Terencana Penjabaran alur secara garis besar: 1. Setiap Bumil termasuk dengan Bumil RISTI yang didata oleh Bidan Desa, Puskesmas, maupun kaden MKIA didaftarkan ke dalam SIJARIEMAS secara manual diinput ke dalam sistem oleh penanggung jawab rujukan di tingkat kabupaten/puskesmas. 2. Bumil juga dapat melakukan registrasi secara mandiri menggunakan SMS. 3. Data Bumil RISTI dijadikan bahan perencanaan di tingkat RS dan Dinkes. 4. Laporan Bumil RISTI dilaporkan ke dokter spesialis untuk diberikan advis tindakan. 5. SMS berisi informasi kesehatan kehamilan terkirim secara rutin ke Bumil sesuai umur kehamilan. 6. Untuk Bumil RISTI, SMS akan terkirim ke Bidan Desa, Bikor dan P4K terdaftar untuk persiapan komplikasi persalinan. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 57 58 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 59 60 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 61 62 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 63 ANNEX 4. Contoh Kebutuhan Biaya Sarana & Prasarana Implementasi SIJARIEMAS: ANNEX 5. Alur Data dan Komunikasi Pelaporan Cepat Kematian Ibu dan Bayi Baru Lahir Melalui SIJARIEMAS ANNEX 6. DAFTAR TILIK MONEV PENILAIAN PELAKSANAAN SISTEM RUJUKAN SIJARIEMAS DI RUMAH SAKIT 66 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 67 ANNEX 7. DAFTAR TILIK MONEV PENILAIAN PELAKSANAAN SISTEM RUJUKAN SIJARIEMAS DI PUSKESMAS *) Laporan bulanan yang dimaksud terlampir 68 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal ANNEX 8. LAMPIRAN PERBANDINGAN JUMLAH RUJUKAN DI RS DENGAN JUMLAH SMS RUJUKAN SIJARIEMAS Jan Feb MarApr Mei Jun Jul Agt Sep OktNovDes Ttl JUMLAH RUJUKAN MELALUI SIJARIEMAS JUMLAH TOTAL RUJUKAN KE RS JUMLAH RUJUKAN DIJAWAB KURANG DARI 10 MENIT JUMLAH ASPIRASI DITANGGAPI OLEH RS Keterangan : - Jumlah Rujukan SIJariEMAS dihitung dari data aplikasi Sijariemas atau laporan Call Center SIJariEMAS Kabupaten. - Jumlah Total Rujukan dihitung dari Laporan Rujukan misalnya RL3 atau dari Register Partus. - Jumlah Rujukan yang direspon kurang dari 10 menit dihitung dari data aplikasi SIJariEMAS atau dari laporan call center kabupaten. - Jumlah aspirasi yang ditanggapi dihitung dari data aplikasi SIJariEMAS atau dari laporan call center kabupaten. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 69 ANNEX 9. DAFTAR TILIK DAN CATATAN KUNJUNGAN PENDAMPINGAN SIJARIEMAS DI FASILITAS KESEHATAN Nama Fasilitas Kesehatan : Tanggal Kunjungan Pendampingan : Nama Pendamping : Petunjuk: • Beri tanda centang (√) pada kotak teks (☐) yang ada di depan teks pada kolom Hasil Pengamatan/Wawancara jika kondisi yang ada sesuai. Kosongkan kotak teks jika kondisi yang ada tidak sesuai. • Pada kolom Keterangan/Catatan, tuliskan hal-hal yang mendukung atau informasi lanjutan terkait isian kotak teks pada kolom Hasil Pengamatan/Wawancara Daftar tilik ini menjadi salah satu bahan untuk penyusunan Rencana Tindak Lanjut kegiatan kunjungan pendampingan. NO MATERI HASIL PENGAMATAN/WAWANCARA 1. Alur Komunikasi Rujukan ☐ Sudah ada kesepakatan alur komunikasi rujukan sesuai dengan alur rujukan sesungguhnya dalam PK ☐ Setting alur komunikasi rujukan dan prioritas tujuan diatur sesuai dengan kesepakatan PK ☐ Pengaturan Setting alur komunikasi rujukan SIJARIEMAS dikerjakan oleh Petugas di Fasilitas Kesehatan ☐ Dilakukan review setting alur rujukan secara berkala. 2 Perangkat Akses ☐ Perangkat akses SIJARIEMAS tersedia SIJARIEMAS di semua ruang terkait (IGD, Maternal, Perinatology, Poly) ☐ Semua perangkat komputer beserta unit pengeras suara yang digunakan berfungsi dengan baik/sesuai kebutuhan ☐ Koneksi Internet tersedia untuk menjalankan aplikasi SIJARIEMAS ☐ Tersedia nomor akses khusus gawat darurat yang dapat diakses langsung secara 24/7 3 Petugas/Pengguna ☐ Terdapat petugas yang bertanggung jawab SIJARIEMAS dan berperan mengoperasikan perangkat akses SIJARIEMAS di setiap ruang terkait ☐ Setiap Shift Petugas Jaga di setiap ruang terkait terdapat petugas yang bisa mengoperasikan perangkat untuk akses SIJARIEMAS ☐ Terjadi komunikasi antarunit terkait pada saat menjawab permintaan rujukan/ memproses informasi rujukan 70 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal KETERANGAN/ CATATAN ☐ Petugas penanggung jawab dan pengelola SIJARIEMAS mampu mensosialisasikan dan mendorong seluruh perujuk menggunakan SIJARIEMAS 4 ☐ Tersedia SPO Penggunaan Komunikasi Rujukan SIJARIEMAS, yang mudah diakses ☐ Tersedia panduan penggunaan SIJARIEMAS di masing-masing ruang terkait ☐ Tersedia kartu nama gawat darurat/ job aids/poster/stiker mengenai penggunaan SIJARIEMAS di tempat-tempat yang semestinya ada Petunjuk Penggunaan 5 Pengelolaan Aplikasi ☐ Semua permintaan rujukan melalui SIJARIEMAS (Khusus SIJARIEMAS dijawab dan diberikan saran Rumah Sakit) stabilisasi sesuai SOP klinis yang berlaku ☐ Jawaban rujukan diberikan dibawah ambang batas waktu response time yang disepakati ☐ Semua permintaan rujukan yang diterima dicatat summary medis penanganannya di IGD ☐ Semua permintaan rujukan yang diterima dicatat summary medis perawatannya ☐ Semua permintaan rujukan yang diterima diproses pencatatan rujukan baliknya ☐ Semua informasi rujukan terencana diterima di Poly dan diberikan advice oleh petugas terkait / dokter specialist. ☐ SIJARIEMAS diintegrasikan dengan aplikasi terkait di fasilitas kesehatan 6 Manajeman Implementasi ☐ Terdapat penugasan yang jelas (tersurat) dalam pengelolaan SIJARIEMAS di fasilitas kesehatan ☐ Manajemen RS maupun Dinas Kesehatn melakukan monitoring dan evaluasi penggunaan SIJARIEMAS ☐ Dilakukan latihan (drill) terjadwal dalam pemanfaatan SIJARIEMAS di fasilitas kesehatan ☐ Pembiayaan dianggarkan oleh manajemen RS atau Dinas Kesehatan 7 Praktek Baik ☐ Teridentifikasi adanya praktek-praktek baik yang perlu disebarluaskan ke pihak lain ☐ Praktek baik yang ada ditularkan ke unit lain di dalam fasilitas kesehatan 8 Tantangan Implementasi ☐ Terdapat tantangan-tantangan dalam penggunaan SIJARIEMAS di fasilitas kesehatan. ☐ Tantangan-tantangan yang dihadapi dibahas dengan bagian terkait Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 71 ANNEX 10. DAFTAR TILIK DAN CATATAN KUNJUNGAN PENDAMPINGAN PENGELOLAAN UMPAN BALIK SIJARIEMAS DI FASILITAS KESEHATAN Nama Fasilitas Kesehatan : Tanggal Kunjungan Pendampingan : Nama Pendamping : Petunjuk: • Beri tanda centang (√) pada kotak teks (☐) yang ada di depan teks pada kolom Hasil Pengamatan/Wawancara jika kondisi yang ada sesuai. Kosongkan kotak teks jika kondisi yang ada tidak sesuai. • Pada kolom Keterangan/Catatan, tuliskan hal-hal yang mendukung atau informasi lanjutan terkait isian kotak teks pada kolom Hasil Pengamatan/Wawancara Daftar tilik ini menjadi salah satu bahan untuk penyusunan Rencana Tindak Lanjut kegiatan kunjungan pendampingan. NO MATERI 1 Perangkat Akses 2 Petugas 3 Petunjuk Penggunaan 4 Pengelolaan Aplikasi 72 HASIL PENGAMATAN/WAWANCARA ☐ Perangkat untuk akses mengelola umpan balik SIJARIEMAS tersedia di ruang unit terkait ☐ Semua perangkat komputer yang digunakan berfungsi dengan baik/sesuai kebutuhan ☐ Koneksi Internet tersedia untuk menjalankan aplikasi SIJARIEMAS ☐ Terdapat petugas yang berperan menerima dan mengelola umpan balik melalui SIJARIEMAS di setiap unit terkait ☐ Terjadi komunikasi antar unit terkait pada saat memproses dan menindaklanjuti umpan-balik yang diterima melalui SIJARIEMAS ☐ Tersedia SPO Pengelolaan Umpan Balik memanfaatkan umpan balik SIJARIEMAS, yang mudah diakses ☐ Tersedia panduan penggunaan SIJARIEMAS di masing-masing ruang terkait ☐ Tersedia job aids/poster/stiker mengenai penggunaan umpan balik SIJARIEMAS di tempat-tempat yang semestinya ada ☐ Semua data umpan balik yang masuk melalui SIJARIEMAS dikelola sebagai data Internal atau Publik ☐ Semua umpan balik yang masuk melalui SIJARIEMAS diklasiifikasikan. ☐ Semua umpan balik yang masuk melalui SIJARIEMAS didistribusikan kepada lembaga/unit terkait Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal KETERANGAN/ CATATAN ☐ Semua umpan balik yang masuk melalui SIJARIEMAS yang perlu tanggapan disampaikan tanggapannya ☐ Semua umpan balik yang masuk melalui SIJARIEMAS yang perlu tindakan disampaikan tindakannya ☐ Semua umpan balik yang masuk melalui SIJARIEMAS yang telah seselai diproses, dicatat statusnya. 5 Manajeman Implementasi ☐ Terdapat penugasan yang jelas (tersurat) dalam pengelolaan umpan balik SIJARIEMAS di faskes/Dinkes ☐ Manajemen melakukan monitoring dan evaluasi penggunaan umpan balik SIJARIEMAS ☐ Pendanaan/pembiayaan dianggarkan oleh manajemen 6 Praktek Baik ☐ Teridentifikasi adanya praktek-praktek baik yang perlu disebarluaskan ke pihak lain ☐ Praktek baik yang ada ditularkan ke unit lain di dalam faskes/Dinkes 7 Tantangan Implementasi ☐ Terdapat tantangan-tantangan dalam penggunaan SIJARIEMAS di faskes/Dinkes. ☐ Tantangan-tantangan yang dihadapi dibahas dengan bagian terkait Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 73 ANNEX 11. RENCANA TINDAK LANJUT KUNJUNGAN PENDAMPINGAN SIJARIEMAS Nama Fasilitas Kesehatan : Tanggal Kunjungan Pendampingan : Nama Pendamping : 74 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal ANNEX 12. Ilustrasi Implementasi SIJARIEMAS di Rumas Sakit Jejaring Unit SIJARIEMAS beroperasi di IGD RSBK menggunakan 1 unit komputer yang terhubung dengan layar monitor 32 inch. Unit SIJARIEMAS beroperasi di IGD RSUD Majalaya menggunakan 1 unit komputer yang terhubung dengan layar monitor 32 inch. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 75 Unit SIJARIEMAS beroperasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Karawang menggunakan layar monitor LED 50 inch. Petugas Call Center SIJARIEMAS kabupaten Bogor menjawab rujukan melalui SIJARIEMAS. 76 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Koordinasi antara bidan, dokter Jaga dan dokter Obgyn dalam penanganan kasus gawat darurat maternal dan neonatus yang difasilitasi oleh SIJARIEMAS. Impelementasi SIJARIEMAS di IGD RSUD Waled. Unit akses SIJARIEMAS terhubung dengan layar 43 Inch. Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 77 Dokter Jaga RSUD Karawang memberikan advis / konsul gawat darurat setelah menerima informasi rujukan melalui SIJARIEMAS. Petugas IGD RSUD Cibinong mensosialisasikan pemanfaatan SIJARIEMAS ke setiap perujuk yang belum memanfaatkan fasilitas ini. 78 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal ANNEX 13. Contoh Media Promosi Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 79 80 Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal Panduan Teknis SIJARIEMAS Sistem Informasi Jejaring Rujukan Maternal dan Noenatal 81
