bab 3 analisis investasi teknologi informasi perusahaan
advertisement
40 BAB 3 ANALISIS INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN 3.1 Riwayat Perusahaan Sub bab ini berisi tentang riwayat hidup perusahaan, dari sejarah perusahaan hingga lokasi perusahaan. 3.1.1 Sejarah kiSEL Koperasi Telekomunikasi Seluler (kiSEL) adalah koperasi yang beranggotakan sekitar 2.500 anggota yang seluruhnya adalah pegawai PT Telkomsel. Anggaran Dasar kiSEL yang disahkan oleh Menteri Negara Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Republik Indonesia Nomor 26/PAD/MENEG.I/XII/2001 tanggal 10 Desember 2001, menyatakan bahwa kiSEL merupakan koperasi gabungan dari 14 koperasi yang ada di Regional dan Grapari Telkomsel. Sebelum bergabung dalam satu badan hukum, dalam kurun waktu 19972000, Regional dan Grapari di lingkungan Telkomsel membentuk koperasi di wilayahnya masing-masing. Tercatat pada 14 Maret 2001, pengurus masingmasing koperasi melakukan penandatanganan kesepakatan bersama tentang pengembangan organisasi Koperasi Telkomsel, kemudian tanggal 13 Mei 2001 keluar instruksi Direksi No.067/DU.00/V2001 kembali ditandatangani kesepakatan bersama tentang penggabungan Koperasi Telkomsel. 41 Melalui Keputusan Direksi Telkomsel No.014/HR.06/DU-V/2001 tanggal 30 Mei 2001 dibentuk TIM Penggabungan Koperasi Karyawan Telkomsel dengan tugas menggabungkan koperasi-koperasi tersebut menjadi satu badan hukum. 3.1.2 Unit Usaha kiSEL kiSEL telah menetapkan bisnisnya ke dalam dua kelompok kegiatan usaha yaitu usaha yang berkaitan dengan usaha anggota dan non anggota. Adapun unit usaha yang dijalankan kiSEL dan masih akan dikembangkan adalah 1. Unit Usaha Keagenan (trading) Unit ini merupakan jasa keagenan yang kegiatan usahanya meliputi pendistribusian dan penjualan langsung kartuHALO, simPATI, voucher, pembuatan material promosi, dan jasa penyelenggaraan gerai HALO. Saat ini, usaha keagenan mendominasi 78% dari kegiatan kiSEL dan naik menjadi sekitar 83% selama kuartal ketiga tahun 2004. 2. Unit Usaha General Service Unit ini merupakan jasa dalam bidang management support yang meliputi penyediaan jasa pekerjaan receptionis, cleaning service, keamanan, survey dan validasi, dan collection untuk mendukung kegiatan operasional PT Telkomsel. 42 Unit usaha yang mendominasi dari usaha general service ini adalah pekerjaan penyediaan jasa SDM untuk Telkomsel, collection, security. 3. Unit Usaha Ekspedisi Unit ini merupakan jasa distribusi yaitu pendistribusian billing invoice kepada pelanggan PT Telkomsel. 4. Unit Usaha Produksi dan Promosi Unit ini merupakan jasa support Telkomsel meliputi packaging starterpack, pencetakan billing invoice kepada pelanggan PT Telkomsel, serta jasa event organizer dari PT Telkomsel. Adapun kontrak perjanjian kerjasama packaging (pengepakan) dengan Telkomsel umumnya berlaku setahun dan secara konsisten diperpanjang tiap tahunnya. 5. Usaha Lainnya Usaha kiSEL lainnya adalah unit usaha rental, konstruksi (BTs), pelayanan anggota dan supplier di mana kontribusi laba kotor dari usaha rental dan konstruksi sebesar 12,11% dari total laba kotor. 6. Ekspansi Usaha Sejak akhir tahun 2003 kiSEL telah mendirikan satu anak perusahaan (PT Kinarya Selaras Travel) yang bergerak di bidang biro perjalanan dan event 43 organizer. Pengembangan usaha kiSEL tetap dilakukan secara berkesinambungan di tahun 2004 melalui pendirian anak perusahaan lainnya seperti PT Kinarya Selaras Piranti terdiri dari packaging, printing dan mailing, PT Kinarya Selaras Solusi information technology , dan PT Kinarya Selaras Konstruksi network operation. 3.1.3 Visi dan Misi kiSEL Visi kiSEL : Menjadi koperasi unggul di Indonesia berkat pemberdayaan SDM dan kualitas sistem manajemen Misi kiSEL : ¾ Menjadi mitra bisnis Telkomsel dalam penyediaan jasa pendukung unggul, terdedikasi dan terpercaya untuk menghasilkan pemangku kepentingan ¾ Menyediakan produk dan jasa unggul dan bagi orang lain 3.1.4 Alamat perusahaan Koperasi Telkomsel (kiSEL) Graha Sucofindo Lantai 9 Jl. Raya Pasar Minggu Kav. 34 Jakarta 12870 Tel : +62 21 791 88200 Fax : +62 21 791 88241 Website : www.mykisel.com 44 3.2 Struktur Organisasi kiSEL Board of Director PERSONNEL dan GENERAL AFFAIR FINANCE Personnel services dan General BUSSINESS AREA Accounting dan Budget Business Analyze dan Development Treasury Marketing dan Communication Organizational Development Business Operational Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Pusat kiSEL 3.2.1 Lingkup Tanggung Jawab a. Board of Director • Merupakan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab langsung • Menetapkan program jangka panjang atau jangka pendek perusahaan. • Menentukan kebijakan perusahaan. • Mengadakan rapat secara periodik. • Mengkoordinasikan kegiatan para eksekutif di bawahnya. b. Personnel and General Affair • Mendata dan dokumentasi data karyawan seluruh kiSEL • Pembuatan Gaji karyawan kiSEL Pusat 45 • Perhitungan lembur karyawan kiSEL Pusat • Potongan hutang karyawan kiSEL Pusat • Perhitungan Cuti • Pembuatan SK badan pengurus • Pembuatan nota dinas c. Personnel Service • Verifikasi gaji Wilayah • Verifikasi Jamsostek, Cuti, Pengobatan • Mendata dan dokumentasi data karyawan seluruh kiSEL • Manajemen Payroll • Membina Industrial Relation • Melakukan pengawasan atas proses rekrutmen karyawan d. General Affairs • Administrasi dan pengarsipan data karyawan kiSEL seluruh Indonesia • Membuat laporan mengenai perubahan data-data karyawan seluruh kiSEL berdasarkan wilayah • Membuat rekap data-data karyawan kiSEL setiap bulan • Pengarsipan surat masuk dan surat keluar • Administrasi data ASKES dan Jamsostek e. Organizational Development • Bertanggung jawab atas pengembangan organisasi dan sistem-sistem sumber daya manusia 46 • Melakukan analisa dan evaluasi program-program pengembangan organisasi yang telah ada • Membuat usulan rencana kerja dan anggaran pengembangan organisasi tahunan • Melakukan evaluasi dan membuat rencana untuk memberdayakan seluruh karyawan kiSEL • Membuat rekomendasi terhadap peningkatan profit, inovasi, kepuasan pelanggan dan karyawan dan fleksibilitas organisasi • Membuat program sosialisasi terhadap semua perubahan yang diberlakukan • Melakukan pengawasan terhadap fungsi training and development, manpower planning, corporate communication, dan sistem dan prosedur. f. Finance • Menyusun laporan manajemen • Melakukan review atas pembukuan kantor pusat • Analisa laporan keuangan konsolidasi • Monitor Cash Flow • Menyusun Anggaran perusahaan • Dealing dengan pihak ketiga untuk transaksi perusahaan • Koordinasi dengan wilayah utuk percepatan piutang dan perputaran persediaan • Menyusun Analisa perputaran persediaan • Menyusun anggaran untuk divisi keuangan kantor pusat • Kontrol pembukuan kantor pusat 47 • Review rekonsiliasi kas dan bank dengan pembukuan • Rekonsiliasi laporan keuangan • Monitor implementasi MYOB di seluruh wilayah g. Accounting dan Budget • Jurnal, Entri General Ledger transaksi kantor pusat • Jurnal entri aplikasi MYOB-Banking, Purchasing, Inventory kantor pusat • Membuat rekapan rincian neraca, rugi laba kantor pusat • Memberikan trainer, penjelasan yang berhubungan dengan aplikasi MYOB • Rekonsiliasi kas, Bank Operasional • Kontrol asset kiSEL kantor pusat dan wilayah • Report konsolidasi • Kontrol rekening hubungan R/K antar wilayah • Jurnal dan entri Bank Penerimaan • Kontrol Piutang seluruh wilayah • Bertanggung jawab terhadap rekening bank yang berhubungan dengan Simpin • Kontrol aplikasi Simpin kantor pusat dan wilayah • Mencetak bukti bank penerimaan, Bank Simpati h. Treasury • Bertanggung jawab terhadap cash flow operasional • Membuat laporan kas dan Bank Operasional • Mencetak bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan Bank • Kontrol cash flow Development On Assesmen 48 • Membuat laporan kas dan Bank Development On Assesment • Membuat rakapan pajak setiap bulannya • Melaporkan dan menyetor pajak kantor pusat • Melakukan rekonsiliasi pajak konsolidasi • Menangani kasus pajak • Pengawasan ketaatan pajak di seluruh wilayah i. Business Analyse dan Development • Bertanggung jawab atas perencanaan bisnis kiSEL • Melakukan penghitungan pertumbuhan karyawan disesuaikan dengan pertumbuhan organisasi • Membuat manpower planning • Melakukan kerja sama dalam mengolah data hasil Performance Appraisal • Melakukan kegiatan administrasi yang berhubungan dengan manpower planning j. Marketing dan Communication • Bertanggung jawab terhadap kegiatan komunikasi di organisasi, baik internal maupun eksternal • Mengumpulkan opini, data, dan informasi dari berbagai pihak • Melakukan pelayanan informasi kegiatan kiSEL • Publikasi dan dokumentasi kebijakan kiSEL untuk eksternal • Menjadi juru bicara • Penulisan press release, feature, stories, news • Membuat bulletin internal 49 • Melakukan kegiatan administrative yang berhubungan dengan kegiatan komunikasi organisasi. k. Business Operational • Bertanggung jawab terhadap sistem dan prosedur yang diselenggarakan kiSEL • Melakukan evaluasi terhadap sistem dan prosedur yang telah dimiliki oleh kiSEL • Membuat sistem dan prosedur setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi • Melakukan kegiatan administrative yang berhubungan dengan sistem dan prosedur l. Area Mendistribusikan data pinjaman tiap wilayah dan segala informasi ke kantor pusat 3.2.2 • Anak Perusahaan PT Kinarya Selaras Travel Agent, bergerak di bidang usaha penyediaan tiket, perjalanan udara • PT Kinarya Selaras Piranti, bergerak di bidang usaha Printing dan Packaging • PT Kinarya Selaras Solusi, bergerak di bidang usaha teknologi informasi • PT Kinarya Selaras Konstruksi, bergerak di bidang usaha Network Operation 50 3.2.3 Kebijakan Usaha Usaha koperasi adalah suatu usaha yang berkaitan langsung dengan kepentingan anggota untuk meningkatkan usaha dan kesejahteraan koperasi dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pihak lainnya yang bukan anggota koperasi. Koperasi menjalankan kegiatan usaha dalam segala bidang ekonomi yang memberikan manfaat ekonomi yang optimal dengan memperhatikan prinsip kehati-hatian. 3.2.4 Kebijakan Mutu Meningkatkan mutu/kualitas layanan dengan kinerja organisasi yang berkelanjutan dengan memperhatikan aspek-aspek keuangan, pelanggan, prospek bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. 3.2.5 Dewan Komisaris dan Direksi • Komisaris Utama : Wiwik Widagdo • Direktur Utama : Hanes Hendri • Direktur Bisnis : Bagus Ashari • Direktur SDM : Sidarto Kuswinarno • Direktur Keuangan : Heru Muara Sidik 3.2.6 Wilayah Operasional • Sumatera bagian Utara (Sumbagut) • Sumatera bagian selatan (Sumbagsel) 51 • Jabotabek dan Banten • Jawa Tengah • Jawa Timur • Balinusra • Kalimantan • Sulawesi, Maluku dan Irian Jaya (Sumalirja) 3.2.7 Pencapaian kiSEL • Jumlah anggota Koperasi : 2532 orang (sampai September 2004) • Jumlah karyawan kiSEL : 2706 orang (sampai September 2004) • Pendapatan : ± 757 miliar rupiah (sampai September 2004) • Sisa Hasil Usaha : ± 48 miliar rupiah • Kantor Cabang dan GeraiHALO : 40 buah • Jumlah GeraiHALO : 17 buah • Jumlah kios HALO : 9 buah • Jumlah Outlet : 49 buah 3.3 Identifikasi Masalah Perusahaan kiSEL memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya antara lain : 52 1. Aplikasi o Hermes, sistem aplikasi yang digunakan oleh unit kerja SDM, dimana aplikasi ini berfungsi untuk input data absensi karyawan dan kelengkapan data pribadi karyawan kiSEL. o MYOB, sistem aplikasi yang digunakan oleh unit kerja keuangan, dimana aplikasi ini berfungsi untuk input data transaksi keuangan 2. Infrastruktur o Server-Windows 2000, komputer yang digunakan untuk menyimpan data dari sistem Hermes dan Simpel. o Software, lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan (berbasis windows). o Hardware, terdiri dari PC, scanner, printer dan alat-alat pendukung administrasi data. o Internet, jaringan yang digunakan secara luas untuk mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi. 3. Service o Teleconference, alat yang digunakan untuk rapat jarak jauh. o Training, alat yang digunakan untuk pelatihan karyawan. 4. Manajemen o Planning and budgeting system yang mendukung manajemen proyek TI. Perusahaan kiSEL juga memiliki beberapa aplikasi yang sedang dikembangkan, yaitu: 53 o Website, sistem informasi yang akan dirawat oleh unit kerja TI. Dimana website ini berfungsi sebagai wahana untuk anggota dan non anggota agar dapat mengetahui semua informasi (Riwayat kiSEL, program baru kiSEL, SHU, data anggota dan non anggota, simpanan pokok dan simpanan wajib). o Simpel, sistem aplikasi yang akan digunakan oleh unit simpan pinjam. Pihak Manajer ingin mengetahui seberapa penting aplikasi-aplikasi tersebut dan sudah sesuaikah dengan kebutuhan perusahaan, seberapa besar dampak dan manfaatnya pada perusahaan. 3.4 Lights-On Lights On adalah aktivitas operasional TI yang berjalan. Lights-On yang ada di perusahaan kiSEL antara lain : 3.4.1 Hermes Hermes adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu divisi SDM yang berfungsi untuk input kelengkapan data pribadi karyawan kiSEL, data pelamar, data Rekruitment, Administrasi absensi, medical (Kesehatan askes dan Jamsostek), cuti, Perjalanan dinas. • Tujuan Awal : awal mulanya divisi SDM menggunakan Excel dalam input kelengkapan data karyawan, maka dibuatlah Hermes yang bertujuan untuk memudahkan dalam administrasi SDM sehingga data tidak mudah hilang (tidak ada back up nya) • Manfaat : - Adanya history karyawan 54 • Fungsi : - Memudahkan user dalam pencarian data - Adanya database sehingga data terback Up - Memudahkan User dalam mencetak laporan - Meninput data kelngkapan karyawan, history, cuti, dan kesehatan • User : - View data - Mencetak Laporan - Payroll = Widya dan Yusuf - Kesehatan = Antik - Administrator dan Report = Wahyu • Biaya : Operasional = Rp. 13.340.000 • Penambahan : - Printer Dot Matrik = printer khusus untuk mencetak slip gaji. • Divisi yang berhubungan : - Keuangan - SDM - Bisnis 3.4.2 MYOB MYOB adalah sebuah aplikasi yang dibeli untuk membantu divisi keuangan yang berfungsi untuk input data transaksi keuangan. • Tujuan Awal : awal mulanya divisi Keuangan menggunakan Excel dalam input kelengkapan data transaksi, maka dibelilah MYOB yang bertujuan untuk memudahkan dalam input data menjadi satu database. • Manfaat : - Memudahkan dalam pembuatan data GL (General Ledger), 55 penjualan, persediaan • • - Memudahkan user dalam pencarian data - Adanya database sehingga data terback Up - Memudahkan User dalam mencetak laporan Fungsi : - User : Meninput data transaksi keuangan - View data - Mencetak Laporan - Penerimaan = Septian - Pengeluaran = Choirunissa - Simpan Pinjam = Yuda - Controlling = Dwi • Biaya • Divisi yang berhubungan : - : Operasional = Rp. 3.000.000 Keuangan - Simpan Pinjam - Bisnis Operational 3.4.3 Server-Windows 2000 Server adalah infrastruktur yang digunakan untuk menyimpan data-data dari sistem, sementara ini digunakan untuk menyimpan data Hermes dan Simpel. • Tujuan Awal : Server digunakan untuk penyimpanan data Hermes dan Simpel, agar data dapat diakses oleh banyak user. • Manfaat : - Memudahkan user dalam pencarian data - Terback-up nya data sehingga jika terjadi kerusakan pada PC personal maka data tidak hilang. 56 • Fungsi : - Menyimpan data Hermes sehingga dapat diakses oleh orang yang membutuhkan. - Mengontrol seluruh sistem di perusahaan saat koneksi terputus. • User : Maintenance = Erwin Maru dan Slamet Rahardjo • Biaya : Operasional = Rp. 894.500 • Divisi yang berhubungan : - seluruh divisi di kiSEL 3.4.4 Software Software adalah infrastruktur yang digunakan untuk lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan (berbasis windows). • Tujuan Awal : Lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan (berbasis windows). • Manfaat : - Format data yang dgunakan sama sehingga mudah dalam pertukaran data - Adanya jaminan legalisasi seluruh software yang digunakan di kiSEL • Fungsi : - Menstandardisasi software yang digunakan oleh perusahaan. • User : - Sistem Informasi = Slamet Rahardjo • Biaya : Operasional = Rp. 100.000.000 • Divisi yang berhubungan : Bisnis 3.4.5 Hardware 57 Hardware adalah infrastruktur yang terdiri dari PC, scanner, printer dan alat-alat pendukung administrasi data. • Tujuan Awal : Hardware digunakan sebagai alat pendukung administrasi data perusahaan. • Manfaat : - Dapat mencetak laporan yang dibutuhkan. - Dapat men-scan gambar yang diperlukan. - Dapat meng-input data dan menggunakan sistem aplikasi yang diterapkan oleh perusahaan. • Fungsi : - Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnisnya. • User : • Biaya : Operasional = Rp. 57.912.100 • Divisi yang berhubungan : Seluruh Divisi di kiSEL - Seluruh karyawan dan direksi kiSEL 3.4.6 Internet Internet adalah infrastruktur jaringan yang digunakan secara luas untuk mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi. • Tujuan Awal : Internet digunakan sebagai alat untuk mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi. • • Manfaat : - Memudahkan dalam pengiriman data dan informasi. - Menerima data dan informasi lebih cepat - Dapat mengakses informasi yang dibutuhkan Fungsi : - Sebagai alat mengirim data dan informasi 58 - Mengakses informasi yang dibutuhkan • User : • Biaya : Operasional = Rp. 197.160.000 • Divisi yang berhubungan : Seluruh Divisi di kiSEL - Seluruh karyawan dan direksi kiSEL 3.4.7 Teleconference Teleconference adalah service yang digunakan sebagai alat untuk rapat jarak jauh. • Tujuan Awal : Telecoference digunakan sebagai alat untuk rapat jarak jauh. • Manfaat : - Memudahkan komunikasi jarak jauh. - • Mengetahui perkembangan perusahaan di wilayah dan cabang. Fungsi : - Sebagai alat untuk rapat jarak jauh. - Mengontrol proses bisnis perusahaan di wilayah dan cabang. - Direksi kiSEL • User : • Biaya : Operasional = Rp. 200.000.000 • Divisi yang berhubungan : - 3.4.8 Training Training adalah service yang digunakan sebagai alat untuk pelatihan karyawan. • • Tujuan Awal : Training digunakan sebagai alat untuk pelatihan karyawan. Manfaat : - Mengembangkan potensi kerja karyawan. - Menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan. 59 - Perusahaan dapat mengetahui skill tiap karyawan • Fungsi : - Melatih karyawan agar lebih termotivasi dan profesional. • User : - Seluruh karyawan dan Direksi kiSEL • Biaya : Operasional = Rp. 4.269.000 • Divisi yang berhubungan : SDM 3.4.9 Planning and budgeting system Planning and budgeting system adalah manajemen yang mendukung manajemen proyek TI. • Tujuan Awal : Planning and budgeting system digunakan sebagai alat untuk mendukung manajemen proyek TI. • Manfaat : - Proyek lebih terencana. - • Biaya dapat dialokasikan secara tepat. Fungsi : - Merencanakan proyek TI secara tepat. • User : • Biaya : Operasional = Rp. 2.000.000 • Divisi yang berhubungan : - Divisi TI - Divisi TI dan Direksi kiSEL - Keuangan - SDM 60 3.5 Rencana Strategi Perusahaan Perusahaan harus terus mengembangkan usahanya agar bisa bersaing dengan perusahaan lainnya, untuk itu perusahaan harus melakukan perencanaan baik dalam bidang bisnis maupun TI. 3.5.1 Business Plan Perusahaan kiSEL membuat perencanaan bisnis dalam mengembangkan usahanya, yaitu: a. Meningkatkan efisiensi operasional, yaitu dengan : Membuat lebih sistematis proses bisnis yang sedang berjalan Menghilangkan redudansi proses yang tidak perlu Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM. b. Fokus pada Anggota dan non-Anggota, melalui : Memberitahukan seluruh aktivitas bisnis kepada anggota dan non-anggota di seluruh Indonesia. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada anggota dan non-anggota. c. Cost Leadership, yaitu dengan: Meningkatkan manajemen dan efisiensi unit produksi Melakukan pemilihan vendor yang kompetitif. d. Differentiation, yaitu dengan memberikan nilai tambah yang berbeda dari competitor terhadap pasar baru (new market). e. Menjadikan kiSEL koperasi terluas dan tersebar di seluruh Indonesia, yaitu dengan melakukan: Memperbanyak cabang 61 Memperbanyak gerai Bekerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan bisnis. 3.5.2 IT/ IS Plan Divisi TI melakukan perencanaan untuk teknologi informasi dan sistem informasi di perusahaan kiSEL, yaitu: • Meningkatkan keberadaan Divisi TI sebagai penyedia dukungan TI dan SI dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI/ SI yang berkualitas kepada perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan oleh perusahaan. • Menekan biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. • Melakukan evaluasi terhadap sistem yang lama dan melakukan perbaikan dan penyempurnaan mengembangkan sistem terhadap baru sistem yang yang diperlukan serta diperlukan perusahaan untuk memajukan perusahaan. 3.5.3 Arahan strategi Berdasarkan hasil analisis kami, maka arahan strategi perusahaan kiSEL, anatara lain yaitu: 62 Tabel 3.1 Arahan Strategi kiSEL Nama Strategi Meningkatkan efisiensi operasional Tujuan Strategi Membuat lebih sistematis proses bisnis yang sedang berjalan. Kunci Ukuran Strategi Waktu yang digunakan untuk menjalankan proses Menghilangkan redudansi proses yang tidak perlu Jumlah proses data yang sama dari beberapa bagian (5) Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Prestasi kerja karyawan (10) Fokus pada pemberitahuan seluruh aktivitas bisnis kepada Anggota dan NonAnggota di seluruh Indonesia Jumlah Anggota dan Non-Anggota yang berpartisipasi Memberikan Pelayanan yang memuaskan pada Anggota dan Non-Anggota Jumlah SHU yang diberikan Meningkatkan manajemen dan efisiensi unit produksi Biaya produksi per unit Melakukan pemilihan vendor yang kompetitif Harga dan kualitas produk yang ditawarkan Differentiation Memberikan nilai tambah yang berbeda dari kompetitor terhadap pasar baru (new market) Jumlah kerjasama (tender yang dimenangkan) dan Kepuasan pelanggan 20 (20) Menjadikan Kisel koperasi terluas yang tersebar di seluruh Indonesia Memperbanyak cabang Jumlah cabang di tiap wilayah 15 (5) Fokus pada Anggota dan Non-Anggota Cost Leadership Bobot 25 20 (10) (10) (10) 20 (10) (10) Memperbanyak cabang Jumlah gerai dan outlet (5) Bekerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan bisnis Jumlah aneka ragam jenis usaha (5) 63 3.6 Portfolio Portfolio terbagi dua yaitu portfolio proyek investasi TI baru dan portfolio TI yang sudah ada. 3.6.1 Portfolio Proyek Portfolio proyek, yaitu portfolio yang menggambarkan keseluruhan proyek investasi TI. Portfolio proyek dibagi menjadi dua, yaitu: 3.6.1.1 Portfolio Strategi Portfolio strategi yaitu portfolio yang menggambarkan proyek yang bersifat strategi bagi perusahaan. Skor portfolio aplikasi Website a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 339 Tabel 3.2 Business Value Scorecard untuk Website 5 3 3 3 9 3 30 2 3 4 9 3 15 5 4 3 12 4 40 5 5 5 15 5 50 4 5 5 14 4,7 47 4 3 4 11 3,7 37 2 2 2 6 2 20 3 3 3 9 3 60 3 3 3 9 3 15 1 0 1 2 0,6 3 4 5 4 13 4,3 22 dan efisiensi unit Kerjasama dengan pihak lain 5 Pertambahan gerai dan outlet 5 Perluasan cabang 20 Memberikan nilai tambah berbeda 10 Pemilihan vendor kompetitif 10 Manajemen produksi 10 Pelayanan yang memuaskan 10 Pemberitahuan informasi anggota 10 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor 5 Penghilangan redudansi 10 Sistemisasi proses kerja 339 64 b. Nilai resiko terdiri atas : Resiko proyek atau organisasi = 7 Ketidakpastian pendefinisian = 2 Ketidakpastian teknis = 3 Resiko infrastruktur SI = 6 Resiko teknis TI = 2 Resiko Investasi = 2 Resiko manajemen proyek = 7 Jumlah nilai resiko adalah 7+2+3+6+2+2+7= 29 c. Biaya = Rp.169.000.000 Tabel 3.3 Biaya operasional Website (dalam Rupiah) 1 2 1 2 Biaya Awal Biaya Pembuatan Website (outsourcing) PC untuk memaintain Website Total Pembuatan Website Biaya Perawatan Biaya Maintenance Website Gaji Website Administrator Total biaya perawatan Total biaya perawatan selama 5 tahun 50,000,000 4,000,000 54,000,000 Bulan 1,500,000 Total Biaya Website MyKisel 3.6.1.2 Tahun 5,000,000 18,000,000 23,000,000 115.000.000 169.000.000 Portfolio Operasional Portfolio operasional yaitu portfolio yang menggambarkan proyek yang bersifat strategi bagi perusahaan. Skor portfolio aplikasi sistem pelayanan anggota a. Dampak pada tujuan strategi : 197 65 10 10 10 10 Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain 5 5 5 3 4 4 5 4 5 3 3 3 3 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 3 15 5 50 11 3.7 18 14 4,7 47 9 3 30 11 3,7 37 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 3 15 dan efisiensi Memberikan nilai tambah berbeda 5 Pemilihan vendor kompetitif 5 Manajemen produksi 5 Pelayanan yang memuaskan 20 Pemberitahuan informasi anggota unit 10 Penghilangan redudansi Total Rata-rata Skor 5 Sistemisasi proses kerja User 1 User 2 User 3 10 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Tabel 3.4 Business Value Scorecard untuk Sistem Pelayanan Anggota b. Nilai resiko terdiri atas : Resiko proyek atau organisasi = 2 Ketidakpastian pendefinisian = 7 Ketidakpastian teknis = 2 Resiko infrastruktur SI = 5 Resiko teknis TI = 7 Resiko Investasi = 7 Resiko manajemen proyek = 7 Jumlah nilai resiko adalah 2+7+2+5+7+7+7 = 35 c. Biaya = Rp.60.000.000 197 66 Tabel 3.5 Biaya operasional Simpel (dalam Rupiah) 1 1 Biaya Awal Biaya Pembuatan Simpel Total Pembuatan Simpel 40,000,000 40,000,000 Biaya Perawatan Biaya perawatan Simpel Total biaya perawatan Total biaya perawatan selama 5 tahun Bulan Tahun 4,000,000 4,000,000 20,000,000 Total Biaya Simpel 60,000,000 Hasil Keseluruhan dari Portfolio proyek yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini: (juta/ tahun) 8 169 Strategi 197 35 4 60 Operasional Portfolio 29 Biaya 339 n yang didukung Resiko Proses bisnis atau kerja Dampak Nama Proyek Ketergantunga Tabel 3.6 Portfolio proyek Penyebaran informasi Website kepada anggota, sarana komunikasi (email), pengumuman SHU Sistem Simpanan, Pinjaman, Pelayanan perhitungan jumlah Anggota SHU, Ket : skala resiko dan ketergantungan (1-10) 67 3.6.1.3 • Strategi investasi portfolio proyek Hubungan antara resiko/ dampak dan biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Resiko/Dampak terhadap Biaya Proyek 45 40 35 60 Resiko 30 169 25 20 Simpel 15 Website 10 5 0 0 100 200 300 400 Dampak Gambar 3.2 Hubungan resiko dan dampak terhadap biaya proyek Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa Simpel memiliki dampak yang lebih kecil daripada Website yaitu hanya 195 sedangkan Website memiliki dampak 339 tetapi Simpel memiliki faktor resiko lebih besar yaitu 35 daripada Website yaitu 29. 68 • Hubungan antara resiko/ketergantungan dan biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Resiko / ketergantungan terhadap biaya proyek 45 40 60 35 Resiko 30 169 25 Simpel 20 Website 15 10 5 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ketergantungan Gambar 3.3 Hubungan resiko dan ketergantungan terhadap biaya proyek Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa Simpel memiliki ketergantungan yang lebih kecil daripada Website yaitu hanya 4 sedangkan Website memiliki ketergantungan 8 tetapi Simpel memiliki faktor resiko lebih besar yaitu 35 daripada Website yaitu 29. 3.6.2 Portfolio TI yang sedang berjalan Portfolio TI yang sedang berjalan dalam perusahaan kiSEL dibagi menjadi 4 bagian, yaitu: 69 3.6.2.1 Portfolio Aplikasi Portfolio aplikasi menggambarkan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Skor portfolio aplikasi Hermes a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 5 Keakuratan = 3 Skor kualitas adalah 5+3 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 5 Skor tingkat layanan adalah 4+5 dibagi 2 sama dengan 4,5 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 2 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 2+3+3+5 dibagi 4 sama dengan 3,25 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 5+3 dibagi 2 sama dengan 4 e. Penyelarasan bisnis : 167 /100 = 1,67 70 Tabel 3.7 Business Value Scorecard untuk Hermes 10 10 10 10 Manajemen produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain 5 5 5 5 20 5 50 5 5 5 5 20 5 50 4 5 5 4 18 4,5 45 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 4 4 5 18 4,5 22 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 dan efisiensi Pelayanan yang memuaskan 5 Pemberitahuan informasi anggota 5 Meningkatkan pengetahuan atau keterampilan SDM 5 Penghilangan redudansi 20 Sistemisasi proses kerja User 1 User 2 User 3 User 4 Total Rata-rata Skor 10 unit 5 dan 10 f. Biaya : Tabel 3.8 Biaya operasional Hermes (dalam Rupiah) 1 2 3 4 Biaya Operasional Slip Gaji (100.000*12) Printer Dot Matrix (biaya penyusutan) Pita Dot Matrix (6*80.000) Biaya penyusutan MYOB dan pemeliharaan Total Skor portfolio aplikasi MYOB a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 5 Keakuratan = 5 Tahunan 1.200.000 160.550 480.000 2.500.000 4.340.550 167 71 Skor kualitas adalah 5+ dibagi 2 sama dengan 5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 5 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 5+4 dibagi 2 sama dengan 4,5 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 1 Dukungan teknis = 5 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 4 Skor tugas teknis adalah 1+5+4+4 dibagi 4 sama dengan 3,5 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 3 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 3+3 dibagi 2 sama dengan 3 e. Penyelarasan bisnis : 420/100 = 4,2 72 Tabel 3.9 Business Value Scorecard untuk MYOB 10 10 10 10 Manajemen produksi Pemilihan vendor kompetitif Memberikan nilai tambah berbeda Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain 5 5 5 15 5 50 5 5 5 15 5 50 4 5 5 14 4,7 47 5 5 4 14 47 47 5 4 5 14 4,7 47 4 5 4 13 4,3 43 3 4 4 11 37 37 3 3 3 9 3 60 0 0 0 0 0 0 4 5 3 12 4 20 4 3 4 11 3,7 18 dan efisiensi Pelayanan yang memuaskan 5 Pemberitahuan informasi anggota 5 Meningkatkan pengetahuan atau keterampilan SDM 5 Penghilangan redudansi 20 Sistemisasi proses kerja User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor 10 unit 5 dan 10 420 f. Biaya : Tabel 3.10 Biaya operasional MYOB (dalam rupiah) 1 Biaya Operasional Biaya perawatan dan penyusutan MYOB (10% dari pembuatan) Total Tahunan 3.000.000 3.000.000 Hasil Keseluruhan dari Portfolio Aplikasi yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini: 73 Tabel 3.11 Portfolio Aplikasi Tingkat Layanan Kualitas Intensitas Penggunaan Jumlah data yang 1,67 4,5 4 Tinggi 4,2 4,5 5 Sedang (juta/ tahun) Biaya B Nilai Penyelarasan Administrasi Ukuran Hermes Kategori Aplikasi Kategori Kerja Portfolio Aplikasi 13,34 salah MYOB Accounting, Faktur, Piutang 3.6.2.2 B 3 Waktu untuk proses pembukuan Portfolio Infrastuktur Portfolio infrastruktur menggambarkan infrastruktur yang membangun sistem perusahaan. Skor portfolio infrastruktur Server a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 3 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 3+5 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 c. Skor tugas teknis terbagi atas : 74 Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknisadalah 4+3+4+5 dibagi 4 sama dengan 4.25 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 5+4 dibagi 2 sama dengan 4.5 e. Penyelarasan bisnis : 200/100 = 2 5 25 4 40 5 50 Kerjasama dengan pihak lain 5 50 5 Pertambahan gerai dan outlet Rata-rata Skor 5 Perluasan cabang 5 5 10 5 Memberikan nilai tambah berbeda 4 4 8 20 Pemilihan vendor kompetitif 5 5 10 10 unit 5 5 10 3 4 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3,5 0 35 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 efisiensi Pemberitahuan informasi anggota User 1 User 2 Total 10 dan Penghilangan redudansi 10 Sistemisasi proses kerja 10 Manajemen produksi 10 Pelayanan yang memuaskan 5 dan 10 Meningkatkan pengetahuan atau keterampilan SDM Tabel 3.12 Business Value Scorecard untuk Server 200 75 f. Biaya : Tabel 3.13 Biaya operasional Server (dalam rupiah) 1 2 3 Biaya Operasional Biaya 1 PC Pentium 3 (penyusutan) Biaya cd (3 cdx12x2000) UPS Prolink Total Tahunan 772.000 72.000 50.500 894.500 Skor portfolio infrastruktur Software a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 5 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 5 Kecepatan merespon = 5 Skor tingkat layanan adalah 5 + 5 dibagi 2 sama dengan 5 c. Skor tugas teknisterbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 5 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 4+5+4+5 dibagi 4 sama dengan 4.5 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 76 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 e. Penyelarasan bisnis : 338/100 = 3,38 5 5 5 15 5 50 3 4 5 12 4 20 5 5 5 15 5 50 4 5 5 14 4,7 47 4 5 5 14 4,7 47 2 2 4 3 3 2 9 7 3 2,3 30 47 5 4 5 14 4,7 47 5 5 5 Kerjasama dengan pihak lain 20 Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet 10 Pemilihan vendor kompetitif 10 Manajemen dan efisiensi unit produksi 10 Pelayanan yang memuaskan 10 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Pemberitahuan informasi anggota 10 Penghilangan redudansi User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor 5 Sistemisasi proses kerja 10 Memberikan nilai tambah berbeda Tabel 3.14 Business Value Scorecard untuk Software 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 338 f. Biaya : Tabel 3.15 biaya operasional Software (dalam rupiah) 1 Biaya Operasional Biaya Lisensi (Microsoft) untuk 50 PC Total Skor portfolio infrastruktur Hardware a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Tahunan 100.000.000 100.000.000 77 Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 4 Dukungan vendor dan kestabilan = 4 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 4+4+4+5 dibagi 4 sama dengan 4,25 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 e. Penyelarasan bisnis : 400/100 = 4 78 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 3 5 5 5 3 20 17 20 14 5 4,25 5 3,5 50 42,5 50 35 5 5 3 3 2 3 11 2,75 55 4 3 5 3 4 3 5 4 18 13 4,5 3,25 22,5 16,25 f. Biaya : Tabel 3.17 Biaya operasional Hardware (dalam rupiah) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Biaya Operasional 45 PC Pentium 4 (biaya penyusutan) 4 PC HP Pavilion W1266d (biaya penyusutan) 49 Stabilizer (biaya penyusutan) 2 Printer HP Laserjet 1160 (biaya penyusutan) 1 Printer HP Laserjet 1020 (biaya penyusutan) 1 Printer HP Deskjet 3840 (biaya penyusutan) 1 Printer HP Laserjet 1020 (biaya penyusutan) 1 Scanner (biaya penyusutan) 10 Laptop Acer TM2355NLCI (biaya penyusutan) Bagian Staf Tahunan 34.812.000 Direksi 8.800.000 Staf dan direksi Lt. 9 dan SDM Simpan Pinjam Simpan Pinjam 980.000 578.000 160.550 61.000 Direksi 160.550 Lt.9 920.000 Semua 7.155.000 5 Kerjasama dengan pihak lain Pemilihan vendor kompetitif 4 5 4 4 17 4,25 42,5 20 Pertambahan gerai dan outlet 10 Perluasan cabang 10 Manajemen dan efisiensi unit produksi 10 Memberikan nilai tambah berbeda 10 Pelayanan yang memuaskan 5 4 5 4 5 4 5 5 20 17 5 4,25 50 21,25 10 Pemberitahuan informasi anggota User 1 User 2 User 3 User 4 Total Rata-rata Skor 5 Penghilangan redudansi Sistemisasi proses kerja 10 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM Tabel 3.16 Business Value Scorecard untuk Hardware 3 3 3 3 12 3 15 400 79 10 11 12 12 Tinta HP Laserjet 1160 4 Tinta HP Laserjet 1160 8 Tinta HP Laserjet 1020 13 4 Tinta HP Deskjet 3840 14 15 4 Tinta HP Laserjet 1020 Kertas (1rim x 12) 16 17 Kertas (1 rim x 12) Kertas (3 rim x 12) Lt.9 SDM Simpan Pinjam Simpan Pinjam Direksi Simpan Pinjam Direksi Lt.9 dan SDM 2.940.000 980.000 1.960.000 1.100.000 980.000 216.000 216.000 648.000 Total Skor portfolio infrastruktur Internet a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 4+5 dibagi 2 sama dengan 4,5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 4 Dukungan vendor dan kestabilan = 5 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 4+4+5+5 dibagi 4 sama dengan 4,5 62.667.100 80 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 5 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 5+5 dibagi 2 sama dengan 5 e. Penyelarasan bisnis : 413,5/100 = 4,13 Tabel 3.18 Business Value Scorecard untuk Internet Kerjasama dengan pihak lain 5 Pertambahan gerai dan outlet 5 Perluasan cabang 5 Memberikan nilai tambah berbeda 20 Pemilihan vendor kompetitif 10 Manajemen dan efisiensi unit produksi 10 Pelayanan yang memuaskan 10 Pemberitahuan informasi anggota 10 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM 10 Penghilangan redudansi User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor 5 Sistemisasi proses kerja 10 3 4 4 11 3,7 37 3 4 5 12 4 20 4 4 5 13 4,3 43 4 4 5 13 4,3 43 4 3 5 12 4 40 3 4 5 12 4 40 3 4 4 11 3,7 37 3 4 5 12 4 80 5 5 5 15 5 25 4 5 5 14 4,7 23,5 5 5 5 15 5 25 f. Biaya : Tabel 3.19 Biaya operasional internet (dalam rupiah) 1 2 3 Biaya Operasional Biaya internet PT.Cyberindo Aditama Biaya sewa perangkat keras untuk KSU PT. Enerren Technologies Pembiayaan Telkom Link ADSL kiSELPusat Total Tahunan 60.000.000 99.000.000 20.160.000 197.160.000 413,5 81 Hasil Keseluruhan dari Portfolio Infrastruktur yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini: Tabel 3.20 Tabel Portfolio Infrastruktur Kualitas Intensitas Penggunaan 18,89 Jumlah kerusakan 2 4 4 Tinggi B 100 Jumlah software 3,38 5 5 Tinggi 4 4 4 Tinggi 4,13 4,5 4 Tinggi (juta/ tahun) B Biaya Tingkat Layanan 2000 Nilai Penyelarasan Penyimpanan Ukuran Server-Windows Kategori Infrastruktur Kategori Kerja Portfolio Infrastruktur data Pengelolaan data Software rusak Hardware Administratif B 62.,67 Jumlah komputer data Internet Pengiriman dan yang rusak B 197 Jumlah link putus penerimaan data (disconnect) dan informasi 3.6.2.3 Portfolio Service Portfolio service yaitu portfolio yang menggambarkan berbagai service yang digunakan oleh perusahaan. Skor portfolio aplikasi Teleconference a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Keakuratan = 4 82 Skor kualitas adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 3 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 3+4 dibagi 2 samadengan 3.5 c. Skor tugas teknisterbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 1 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah 1+3+3+5 dibagi 4 sama dengan 3 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 4 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 2 Skor intensitas penggunaan adalah 4+2 dibagi 2 sama dengan 3 e. Penyelarasan bisnis : 340/100 = 3,4 83 5 4 2 3 4 3 3 4 4 3 3 2 5 4 3 3 18 14 11 12 4,5 3,5 2,7 3 45 35 27 30 20 5 3 5 4 4 16 4 80 3 4 4 3 3 2 4 3 14 12 3,5 3 17 15 5 Kerjasama dengan pihak lain Pemilihan vendor kompetitif 4 5 4 4 17 3,2 32 5 Pertambahan gerai dan outlet 10 Perluasan cabang 10 Manajemen dan efisiensi unit produksi 10 Memberikan nilai tambah berbeda 10 Pelayanan yang memuaskan Penghilangan redudansi 3 2 2 3 3 4 3 3 11 12 2,8 3 28 15 10 Pemberitahuan informasi anggota 5 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM User 1 User 2 User 3 User 4 Total Rata-rata Skor 10 Sistemisasi proses kerja Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Teleconference 3 3 4 3 13 3,2 16 340 f. Biaya Operasional : Tabel 3.22 Biaya operasional Teleconference Biaya Operasional Penyewaan VSAT Total Tahunan 200.000.000 Skor portfolio aplikasi Training a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 4 Keakuratan = 5 Skor kualitas adalah 4+5 dibagi 2 sama dengan 4.5 200.000.000 84 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 5 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 5+4 dibagi 2 sama dengan 4.5 c. Skor tugas teknisterbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 5 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 4 Skor tugas teknis adalah 4+5+3+4 dibagi 4 sama dengan 4 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 3 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 3+4 dibagi 2 sama dengan 3.5 e. Penyelarasan bisnis : 290/100 = 2,9 85 4 4 3 5 4 4 9 8 7 4,5 4 3,5 45 40 35 5 5 Kerjasama dengan pihak lain 5 5 10 5 50 5 Pertambahan gerai dan outlet 0 0 0 0 0 20 Perluasan cabang Manajemen dan efisiensi unit produksi 2 3 5 2,5 25 10 Memberikan nilai tambah berbeda 10 Pemilihan vendor kompetitif 10 Pemberitahuan informasi anggota 10 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM 10 Penghilangan redudansi User 1 User 2 Total Rata-rata Skor 5 Sistemisasi proses kerja 10 Pelayanan yang memuaskan Tabel 3.23 Business Value Scorecard untuk Training 0 0 0 0 0 4 4 8 4 80 0 0 0 0 0 3 3 6 3 15 0 0 0 0 0 290 f. Biaya Tabel 3.24 Biaya operasional Training 1 2 3 4 Biaya Operasional Biaya 1 PC Pentium 4 (penyusutan) Biaya Stabilizer (penyusutan) Biaya Projector Infocus SP4805 (penyusutan) Kertas dan perlengkapan lain Total Tahunan 772.000 20.000 2.477.000 1.000.000 4.269.000 Hasil Keseluruhan dari Portfolio Service yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini: 86 Tabel 3.25 Tabel Portfolio Service Tingkat Layanan Kualitas Intensitas Penggunaan 200 Nilai Penyelarasan K Ukuran Kategori Meeting online (juta/ tahun) Kategori Kerja Teleconference Biaya Service Portfolio Service Jumlah waktu 3,4 3,5 4 Sedang 2,9 4.5 4.5 Sedang hubungan terputus Training (PC dll) Peningkatan B 204,2 Frekuensi kegiatan SDM 3.6.2.4 Portfolio Manajemen Portfolio manajemen yaitu portfolio yang menggambarkan sistem yang digunakan pihak TI. Skor portfolio aplikasi sistem Planning and Budgeting a. Kualitas terbagi atas : Fungsionalitas = 3 Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah 3+4 dibagi 2 sama dengan 3,5 b. Tingkat layanan terbagi atas : Ketersediaan = 4 Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4+4 dibagi 2 sama dengan 4 87 c. Skor tugas teknis terbagi atas : Kesesuaian arsitektur = 4 Dukungan teknis = 3 Dukungan vendor dan kestabilan = 3 Ketersediaan dukungan pada pasar atau industri = 4 Skor tugas teknis adalah 4+3+3+4 dibagi 4 sama dengan 3,5 d. Skor intensitas penggunaan terbagi atas : Ketergantungan pada aplikasi = 3 Pengguna aplikasi pada perusahaan = 2 Skor intensitas penggunaan adalah 3+2 dibagi 2 sama dengan 2.5 e. Penyelarasan bisnis : 303/100 = 3 3 3 3 9 3 30 3 4 3 4 3 3 9 11 3 3,7 60 18,5 5 5 Kerjasama dengan pihak lain 10 Pertambahan gerai dan outlet 3 3 3 3 3 3 4 3 3 10 9 9 3,3 3 3 33 30 30 5 Perluasan cabang 3 2 2 7 2,3 23 20 Memberikan nilai tambah berbeda 10 Manajemen dan efisiensi unit produksi 10 Pemilihan vendor kompetitif 10 Pelayanan yang memuaskan Penghilangan redudansi 3 4 4 3 4 3 11 10 3,7 3,3 37 16,5 10 Pemberitahuan informasi anggota 5 Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor 10 Sistemisasi proses kerja Tabel 3.26 Business Value Scorecard untuk Planning and Budgeting 3 2 3 2 3 2 9 6 3 2 15 10 303 88 f. Biaya : Tabel 3.27 Biaya operasional Planning and Budgeting 1 Biaya Operasional Biaya penyusutan dan maintenance Total Tahunan 2.000.000 2.000.000 Hasil Keseluruhan dari Portfolio Manajemen yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini: Tabel 3.28 Tabel Portfolio Manajemen Budgeting proyek Kualitas Intensitas Penggunaan 2 Tingkat Layanan (juta/ tahun) Biaya Kategori K Nilai Penyelarasan Perencanaan Ukuran Planning and Kategori Kerja service, manajemen Aplikasi, infrastruktur, Portfolio Service Fungsionalitas 3 3,5 4 Rendah sistem Dari keseluruhan portfolio TI yang sedang berjalan di perusahaan kiSEL dapat disimpulkan sebagai berikut 89 Tabel 3.29 Portfolio dasar TI yang sedang berjalan Kualitas Informasi Dasar dan Tingkat Nilai 4,34 Penyelarasan Bisnis Menyimpan kelengkapan data Tugas Teknis Hermes Kecepatan merespon manajemen. Ketersediaan didukung Keakuratan aktivitas Proses bisnis atau kerja yang tahun) Fungsionalitas yanan, atau Biaya Personal (juta/ infrastruktur,la (juta/ tahun) Aplikasi, Biaya Operasional layanan 5 3 4 5 3,2 1,67 9 karyawan, pelamar, pencetakan slip 5 gaji, MYOB faktur, piutang, cash flow, general 3 - 5 5 5 4 3,5 4,2 200 - 4 4 3 4 3 3,4 0,89 18 3 5 4 4 3.2 2 ledger Teleconference Meeting jarak jauh, rapat dengan wilayah Server- Menyimpan data-data dari sistem Windows2000 Hermes, Simpel Training Pelatihan karyawan dan direksi 4,26 200 4 5 5 4 4 2,9 Software Lisensi seluruh software yang 100 - 5 5 5 5 4.5 3,38 62,67 - 4 4 4 4 4,2 4 5 digunakan perusahaan (berbasis windows) Hardware Administratif data 5 Internet Pengiriman dan penerimaan data 179 18 4 5 4 4 4,5 4,13 2 - 3 4 4 4 3,5 3 dan informasi, email Planning and Manajemen proyek TI untuk Budgeting perencanaan proyek dan anggarannya 90 3.6.2.5 Analisa portfolio TI yang ada Analisa portfolio berdasarkan data-data dari portfolio terdapat beberapa hubungan yang mendukung pembuatan keputusan : • Hubungan antara ketergantungan/jangkauan pengguna dan total biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Ketergantungan dan Jangkauan Pengguna Terhadap Biaya (juta) 6 5 62.67 100 197 Training Jangkauan Pengguna Teleconference 4 18.89 204.26 Internet Software 3 3 13.34 Hardware Server 2 2 200 Hermes MYOB 1 Planning and Budgeting 0 0 2 4 6 Ketergantungan Gambar 3.4 Hubungan ketergantungan/jangkauan pengguna aplikasi Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa semakin tinggi nilai ketergantungan maka sistem aplikasi semakin dibutuhkan oleh perusahaan dan semakin tinggi nilai jangkaun pengguna maka sistem aplikasi tersebut semakin banyak yang menggunkannya. Penjelasan rincinya yaitu : 91 o Hermes, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya sedang dengan nilai 3. o MYOB, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan jangkauan penggunanya juga sedang dengan nilai 3. o Teleconference, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 4 dan jangkauan penggunanya sedikit dengan nilai 2. o Server, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya juga tinggi dengan nilai 4. o Training, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 4. o Software, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 5. o Hardware, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 5. o Internet, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 5. o Planning and Budgeting, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 3 dan jangkauan penggunanya tinggi dengan nilai 2. 92 • Hubungan antara kualitas/penyelarasan strategi/ketergantungan pada TI berjalan : Hubungan Kualitas, Penyelarasan strategi, Ketergantungan 3 5 4 3 5 4.2 5 5 4 3.38 2 4 4.13 4 4.5 5 4 4 3 Ketergantungan Penyetaraan Kualitas 3 4 H er m es Te M YO le co B nf er en ce Se rv er Tr ai ni ng So ftw ar H e a Pl rd an wa ni re ng I n an te d r Bu net dg et in g 4 5 2.9 3.4 1.67 5 Gambar 3.5 Hubungan kualitas, penyelarasan dan ketergantungan Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa semakin tinggi nilai ketergantungan maka sistem aplikasi maka sistem aplikasi semakin dibutuhkan oleh perusahaan, semakin tinggi nilai penyelarasan strategi maka sistem aplikasi tersebut semakin sesuai dengan strategi bisnis perusahaan dan semakin tinggi nilai kualitas maka kinerja sistem tersebut semakin baik. Penjelasan rincinya yaitu : o Hermes, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5, nilai penyelarasan strategi yang rendah yaitu 1,67 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4. 93 o MYOB, memiliki tingkat ketergantungan sedang yaitu 3, penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4,2 dan kualitas yang tinggi yaitu 5. o Teleconference, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 4, penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3,4 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Server, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang rendah yaitu 2 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Training, memiliki tingkat ketergantungan sedang yaitu 3, penyelarasan strategi yang sedang yaitu 2,9 dan kualitas yang tinggi yaitu 4,5. o Software, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3,38 dan kualitas yang tinggi yaitu 5. o Hardware, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Internet, memiliki tingkat ketergantungan tinggi yaitu 5, penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4,13 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. o Planning and Budgeting, memiliki tingkat ketergantungan sedang yaitu 3, penyelarasan strategi sedang yaitu 3 dan kualitas yang tinggi yaitu 4. 94 • Persentase Penyelarasan Strategi Persentase Penyelarasan Strategi 10% 6% 15% Hermes 14% MYOB Teleconference Server Training 12% Softw are Hardw are 14% 7% Internet Planning and Budgeting 12% 10% Gambar 3.6 Persentase penyelarasan strategi Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa yang memiliki persentase penyelarasan strategi paling tinggi yaitu MYOB sebesar 15% dan persentase paling rendah yaitu Hermes sebesar 6%. Jadi, MYOB sesuai dengan strategi bisnis perusahaan sedangkan Hermes kurang sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. 95 • Hubungan antara ketergantungan/ kualitas dan total biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap Biaya 6 Training Teleconference 100 3 5 204.26 2 Kualitas 4 Internet 200 197 13.34 18.89 62.67 Software Hardware 3 Server Hermes 2 MYOB 1 Planning and Budgeting 0 0 1 2 3 4 5 6 Ketergantungan Gambar 3.7 Hubungan ketergantungan/kualitas terhadap biaya Gambar di atas dapat dirinci sebagai berikut : o Hermes, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 13,34 juta pertahun. o MYOB, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 5, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 3 juta pertahun. 96 o Teleconference, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 4 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 200 juta pertahun. o Server, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 18,89 juta pertahun. o Training, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4,5, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 204,26 juta pertahun. o Software, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 5, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 100 juta pertahun. o Hardware, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 62,67 juta pertahun. o Internet, memiliki tingkat ketergantungan tinggi dengan nilai 5 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 197 juta pertahun. o Planning and budgeting, memiliki tingkat ketergantungan sedang dengan nilai 3 dan nilai kualitas yang tinggi yaitu 4, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 2 juta pertahun. 97 Strategi Investasi berdasarkan hubungan ketergantungan dan kualitas : Strategi Investasi Berdasarkan Hubungan Ketergantungan dan Kualitas 250 204.26 197 200 BIaya 200 150 100 100 62.67 50 18.89 13.34 Te le co nf er en ce ar e So ftw ng Tr ai ni Se rv er In te rn et Ha rd w He rm es ar e 0 Terkendali Gambar 3.8 Strategi investasi berdasarkan hubungan ketergantungan dan kualitas Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi, infrastruktur, service, manajemen berdasarkan strategi hubungan ketergantungan dan kualitas bersifat terkendali dan paling memerlukan biaya adalah training sebesar Rp. 204,26 juta pertahun sedangkan yang memerlukan biaya paling rendah yaitu server sebesar Rp. 18,89 juta pertahun. 98 Strategi Investasi Berdasarkan Hubungan Ketergantungan dan Kualitas 3.5 3 3 2.5 Biaya 2 2 1.5 1 0.5 0 MYOB Planning and Budgeting Stabil Gambar 3.9 Strategi investasi berdasarkan hubungan ketergantungan dan kualitas Gambar di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi, infrastruktur, service, manajemen berdasarkan strategi hubungan ketergantungan dan kualitas bersifat stabil dan paling memerlukan biaya adalah MYOB sebesar Rp. 3 juta pertahun sedangkan yang memerlukan biaya paling rendah yaitu planning and budgeting sebesar Rp. 2 juta pertahun. Keterangan : Tabel 3.30 Keterangan hubungan ketergantungan dan kualitas aplikasi TI berjalan Kategori Diabaikan : Ketergantungan rendah Strategi Investasi Aplikasi sebaiknya diabaikan Krisis : Ketergantungan tinggi (4,5) dan Kualitas hanya 2 atau kurang Aplikasi adalah kandidat investasi untuk meningkatkan kualitas, terutama dengan ketergantungan yang tinggi Tidak kritis, Stabil: Ketergantungan sedang. 99 Mengeluarkan uang sekecil mungkin untuk perawatan dan peningkatan Peningkatkan hanya jika dibutuhkan Ketergantungan tinggi (4,5) dan Kualitas sedang (3) Walaupun keetrgantungan tinggi, kualitasnya biasa saja. Pengeluaran uang hanya jika darurat atau bila sumber daya habis Memuaskan, Terkendali : Ketergantungan dan kualitas 4 atau 5 Mengontrol aplikasi untuk aturan kualitas. Pengeluaran uang untuk mempertahankan tingkat kualitas, namun investasi baru sepertinya tidak dibutuhkan. Hubungan antara penyelarasan strategi/kualitas dan total biaya investasi pada proyek baru : Hubungan Kualitas dengan Penyelarasan Strategi terhadap Biaya 5 4.5 197 62.67 3 4 Training 100 200 3.5 Penyetaraan • Ketergantungan sedang (3) 3 2 204.26 2.5 Teleconference Internet Software Hardware 2 18.89 Server 13.34 1.5 Hermes 1 MYOB 0.5 Planning and Budgeting 0 0 2 4 6 Kualitas Gambar 3.10 Hubungan kualitas/penyelarasan strategi terhadap biaya 100 Gambar di atas dapat dirinci sebagai berikut : o Hermes, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 4 dan nilai penyelarasan strategi yang rendah yaitu 1,67 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 13,34 juta pertahun. o MYOB, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 5 dan nilai penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4,2, sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 3 juta pertahun. o Teleconference, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 4 dan nilai penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3,4 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 200 juta pertahun. o Server, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 4 dan nilai penyelarasan strategi yang rendah yaitu 2 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 18,89 juta pertahun. o Training, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 4,5 dan nilai penyelarasan strategi yang sedang yaitu 2,9 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 204,26 juta pertahun. o Software, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 5 dan nilai penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3,38 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 100 juta pertahun. o Hardware, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 5 dan nilai penyelarasan strategi yang tinggi yaitu 4 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 62,67 juta pertahun. 101 o Internet, memiliki nilai kualitas yang tinggi yaitu 5 dan nilai penyelarasan strategi yang sedang yaitu 4,13 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 197 juta pertahun. o Planning and budgeting, memiliki nilai kualitas yang sedang yaitu 3 dan nilai penyelarasan strategi yang sedang yaitu 3 sedangkan biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 2 juta pertahun. Strategi investasi berdasarkan hubungan penyelarasan strategi dan kualitas : Strategi Investasi Berdasarkan Hubungan Penyelarasan Strategi dan Kualitas 18.89 20 18 16 14 13.34 B ia y a 12 10 8 6 4 2 0 Hermes Server Diabaikan Gambar 3.11 Strategi investasi berdasarkan hubungan penyelarasan dan kualitas Gambar di atas menunjukkan bahwa Hermes dan server memiliki status diabaikan dalam hubungan penyelarasan strategi dan kualitas dengan biaya paling tinggi yaitu Hermes sebesar Rp. 13,34 juta pertahun dibanding server yaitu Rp. 18,89 juta pertahun. 102 Strategi Investasi Berdasarkan Hubungan Penyelarasan Strategi dan Kualitas 250 204.26 200 Biaya 200 150 100 100 50 2 0 Training Planning and Budgeting Teleconference Software Stabil Gambar 3.12 Strategi investasi berdasarkan hubungan penyelarasan dan kualitas Gambar di atas menunjukkan bahwa training, teleconference, software, planning and budgeting memiliki status stabil dalam hubungan penyelarasan strategi dan kualitas dengan biaya paling tinggi yaitu training sebesar Rp. 204,26 juta pertahun dan paling rendah yaitu planning and budgeting sebesar Rp. 2 juta pertahun. 103 Strategi Investasi Berdasarkan Hubungan Penyelarasan Strategi dan Kualitas 250 197 200 Biaya 150 100 62.67 50 3 0 MYOB Hardware Internet Terkendali Gambar 3.13 Strategi investasi berdasarkan hubungan penyelarasan dan kualitas Gambar di atas menunjukkan bahwa MYOB, Hardware, Internet memiliki status terkendali dalam hubungan penyelarasan strategi dan kualitas dengan biaya tertinggi adalah penggunaan Internet sebesar Rp. 197 juta pertahun dan terendah adalah penggunaan MYOB sebesar Rp. 3 juta pertahun. Keterangan : Tabel 3.31 Keterangan hubungan penyelarasan dan kualitas Kategori Diabaikan : Penyelarasan rendah Strategi Investasi Aplikasi sebaiknya diabaikan Krisis : Penyelarasan tinggi (4,5) dan Kualitas hanya 2 atau kurang Aplikasi adalah kandidat investasi untuk meningkatkan kualitas, terutama dengan penyelarasan yang tinggi Tidak kritis, Stabil: Penyelarasan sedang (3) Penyelarasan sedang. Mengeluarkan uang sekecil mungkin 104 untuk perawatan dan peningkatan Peningkatkan hanya jika dibutuhkan Penyelarasan tinggi (4,5) dan kualitas sedang (3) Walaupun penyelarasan tinggi, kualitasnya biasa saja. Pengeluaran uang hanya jika darurat atau bila sumber daya habis Memuaskan, Terkendali : Penyelarasan dan kualitas 4 atau 5 Mengontrol aplikasi untuk aturan kualitas. Pengeluaran uang untuk mempertahankan tingkat kualitas, namun investasi baru sepertinya tidak dibutuhkan. 3.6.2.6 Strategi Investasi TI yang ada Strategi investasi berdasarkan analisa portfolio TI berjalan kiSEL diambil dari : ¾ Strategi berdasarkan hubungan ketergantungan dan kualitas, yang terdiri atas : Stabil : MYOB, planning and budgeting Terkendali : Hermes, server, training, software, teleconference, hardware, internet ¾ Strategi investasi berdasarkan hubungan penyelarasan strategi dan kualitas adalah: Diabaikan : Hermes, server Stabil : training, teleconference, software, planning and budgeting Terkendali : MYOB, hardware, internet 105 Berdasarkan strategi diatas, didapatkan bahwa : • Hermes : krisis. Fungsionalitas ditingkatkan agar sesuai dengan strategi perusahaan (ketergantungan dan kualitas terkendali namun penyelarasan strategi kurang) • MYOB : ditingkatkan bila diperlukan (ketergantungan dan kualitas stabil dan penyelarasan strategi terkendali) • Teleconference : ditingkatkan bila diperlukan (ketergantungan dan kualitas terkendali dan penyelarasan strategi stabil) • Server : krisis. Fungsionalitas ditingkatkan agar sesuai dengan strategi perusahaan (ketergantungan dan kualitas terkendali namun penyelarasan strategi kurang) • Training : ditingkatkan bila diperlukan (ketergantungan dan kualitas terkendali dan penyelarasan strategi stabil) • Software : ditingkatkan bila diperlukan (ketergantungan dan kualitas terkendali dan penyelarasan strategi stabil) • Hardware : terkendali (ketergantungan dan kualitas terkendali dan penyelarasan strategi terkendali) • Internet : terkendali (ketergantungan dan kualitas terkendali dan penyelarasan strategi terkendali) • Planning and budgeting : stabil (ketergantungan dan kualitas stabil dan penyelarasan strategi stabil) 106 Strategi Investasi Portfolio 250 Krisis Hermes 204.26 200 197 200 Biaya 150 100 100 62.67 50 Krisis Server Ditingkatkan bila perlu Training Ditingkatkan bila perlu Teleconference Ditingkatkan bila perlu Software Ditingkatkan bila perlu MYOB Stabil Planning and Budgeting Terkendali Hardware Terkendali Internet 18.89 13.34 3 2 0 Zona 1 Investasi Gambar 3.14 Strategi investasi portfolio 107 3.7 Management Agenda I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktos kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat : Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah proses perencanaan bisnis dan TI Tidak terintegrasi dan berhubungan ? Membuat Demand/ Supply Planning Apakah inovasi yang dimungkinkan TI Ya berdampak pada perencanaan bisnis dan menawarkan strategi bisnis baru? Apakah prioritas investasi menyesuaikan dengan strategi bisnis? TI Ya Apakah keseluruhan pengeluaran TI yang Ya mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis Ya dimonitor? Apakah tim bisnis dan manajemen TI Tidak secara konsisten melakukan proses manajemen yang meningkatkan kontribusi TI dengan performa bottom-line? Apakah proses perencanaan dan Ya manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik investasi baru maupun TI yang sudah ada? Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, Ya berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini? Membuat Demand/ Supply Planning 108 II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat : Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda berinvestasi pada sumber Ya daya yang tepat? Apakah anda mengetahui apa saja yang Ya dapat anda biayai? Dapatkah anda mengurangi biaya TI Ya yang tidak perlu? Dapatkah anda menggunakan kembali Ya sumber daya untuk mendukung proyek yang dibutuhkan? Apakah anda dapat mengurangi biaya Tidak Mengevaluasi aktivitas TI dari aktivitas yang kinerjanya kurang? Apakah anda dapat dapat Ya menterjemahkan strategi bisnis anda kedalam tindakan TI yang akan membuat hasil yang tepat? Apakah anda mendapatkan hasil dan Tidak Mengevaluasi aktivitas TI nilai yang sesuai dari semua sumber daya TI yang anda miliki? Apakah anda mampu untuk mengontrol Tidak Memilih vendor yang kompetitif biaya TI secara efektif? III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line : Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda mengetahui tujuan strategi Ya anda? Apakah TI dapat dibuktikan mendukung Ya tujuan strategi? Apakah prioritas investasi TI Ya menyesuaikan dengan tujuan strategi? Apakah seluruh pengeluaran TI Ya mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan tujuan strategi? Dapatkah TI mengurangi pengeluaran Tidak Mengevaluasi aktivitas TI yang tidak perlu? 109 Apakah anda mengevaluasi anggaran TI Tidak yang sudah ada berlawanan dengan tujuan strategi? Apakah manajer TI dan manajer bisnis Tidak berpartisipasi secara efektif dalam proses manajemen ini? Mengevaluasi aktivitas TI Mengevaluasi aktivitas TI IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portfolio : Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda mengelola proyek Tidak Memprioritas mana proyek yang pengembangan dan proyek peningkatan perlu dikembangkan. sebagai portfolio proyek? Apakah anda menganalisa pengeluaran Tidak Membuat Portfolio TI yang ada dari sudut pandang portfolio? Apakah anda memeriksa aktivitas TI Ya yang ada dari penyelarasan strategi? Apakah anda memeriksa aktivitas TI Ya yang ada dengan tingkat kualitas dan pelayanan? Apakah anda mengetahui seberapa besar Ya pengeluaran anda untuk jasa TI? Untuk manajemen TI? Apakah anda memiliki strategi investasi Ya untuk pengeluaran TI yang anda miliki? Apakah anda memiliki strategi investasi Ya untuk aplikasi yang ada? Apabila anda melakukan portfolio Ya sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat? V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat : Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah perencanaan perusahaan dan Ya proses manajemen menghasilkan tujuan strategi yang eksplisit dan dapat ditindak lanjuti? Apakah semua tindakan dan Ya pengeluaran TI dijalankan oleh tujuan strategi bisnis Apakah aktivitas dan sumber daya TI Ya 110 direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan dan kontribusinya dengan hasil (outcome) bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran yang berjalan maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisit dengan tujuan strategi? Apakah peranan manajer secara jelas didefinisikan untuk meyakinkan partisipasinya dan mencegah terputusnya hubungan yang diciptakan budaya organisasi ? Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya ? Apakah perencanaan, prioritas, dan pengukuran mengkombinasikan “strategi kedalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan bisnis? Ya Ya Tidak Ya Membuat Portfolio
