BAB 3 ANALISIS PADA SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini
advertisement
BAB 3 ANALISIS PADA SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai bagaimana strategi pada sistem dan teknologi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada organisasi saat ini dengan menggunakan metode enterprise architecture. EA sebagai metode dokumentasi menyediakan current view, yaitu tentang strategi yang digunakan pada masa sekarang, proses bisnis yang berjalan, system dan teknologi yang digunakan, serta seluruh sumberdaya yang ada pada organisasi dimasa sekarang ini. 3.1 Strategic Goal and Initiatives Top level dari EA Framework mengidentifikasi arahan strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan deskripsi yang jelas dari kontribusi IT yang akan mencapai tujuan-tujuan perusahaan. 3.1.1 Strategic Plan Strategic Plan memberikan arahan apa saja hal yang ingin dicapai oleh RSKB TZU CHI untuk masa yang akan datang, dan disini dijabarkan bagaimana cara untuk mencapainya. 3.1.1.1 Strategic Goal Strategic Goal merupakan tujuan utama atau target yang ingin dicapai oleh RSKB TZU CHI untuk mengembangkan kualitas dan proses bisnis yang ada pada RSKB. Berikut adalah tujuan-tujuan tersebut. 1. Melakukan penambahan kapasitas ruang rawat inap untuk pasien. 2. Penambahan dokter-dokter spesialis. 3. Melengkapkan alat-alat medis. 4. Penyelarasan jenis obat, agar obat-obatan yang ada di RSKB menjadi lebih update. 5. Penambahan fasilitas penunjang medis, seperti ruang pemeriksaan dan laboratorium. 3.1.1.2 Visi dan Misi Visi : - Menjadi rumah sakit paripurna yang bermutu di Indonesia yang berpegang teguh pada cinta kasih universal. Misi : - Memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik 41 42 - Memiliki integritas, kejujuran dan komitmen kepada kemanusiaan Meningkatkan kompetensi tenaga kesehatan menuju tenaga kesehatan yang handal dan professional - Memberikan keteladanan dalam pelayanan medis. 3.1.2 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Lingkungan bisnis setiap organisasi dibedakan atas dua hal yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal adalah lingkungan organisasi yang dimana seluruh pihak saling berkaitan dengan kegiatan rutin yang ada pada organisasi, dan memiliki andil dalam menjalankan setiap proses bisnis dan kebijakan yang ada pada organisasi. Lingkungan eksternal merupakan lingkungan luar organisasi yang memberikan dampak signifikan dalam kemajuan atau ancaman yang diterima oleh organisasi. Berbagai faktor itu dapat berupa peluang dan ancaman yang diberikan oleh rekan bisnis ataupun kompetitor pesaing. 3.1.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Lingkungan eksternal organisasi merupakan lingkungan yang rawan yang dapat memberikan berbagai aspek yang tidak dapat diduga sebelumnya. Analisis lingkungan eksternal organisasi yaitu analisa yang dilakukan terhadap berbagai faktor yang terdapat di luar organisasi yang dapat mempengaruhi keutuhan perjalanan bisnis sebuah organisasi. Dengan menganalisa lingkungan luar organisasi maka organisasi dapat menjabarkan berbagai faktor tersebut, seperti melihat peluang untuk mendapatkan keuntungan dan menghindari ancaman yang timbul dari para pesaing bisnis. Analisis lingkungan eksternal organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan teknik analisa 5 Daya Saing porter dan teknik PEST. A. Analisis 5 Daya Saing Porter Analisis lima daya saing porter terdiri dari: Ancaman pendatang baru, Ancaman produk pengganti, Pelanggan, Pemasok, dan Persaingan industry. Berikut ini adalah analisis lima daya saing porter pada RSKB TZU CHI. 43 Pendatang Baru Organisasi yang berjalan di bidang pelayanan kesehatan seperti : Poloklinik Seruni dan Puskesmas Sucipto Pesaing Industri Pemasok Distrobutor pemasok obatobatan dan alat-alat rumah sakit Organisasi yang bergerak dibidang kesehatan yang berada di sekitar Rumah Sakit Tzu Chi, seperti : RSUD Cengkareng dan Rumah Sakit PIK Pelanggan - Warga Pegawai Perusahaan Perorangan Produk Pengganti - Bidan Puskesmas Apotik Toko penjual obatobatan Gambar 3.1 Analisis Lima (5) Daya Saing Porter pada RSKB TZU CHI Berikut ini merupakan penjelasan dari analisis lima daya saing porter pada RSKB TZU CHI: 1. Ancaman Pendatang Baru Pendatang baru yang bergerak dibidang jasa kesehatan semakin tahun semakin meningkat, terlebih lagi di daerah kota seperti Jakarta yang mempunyai populasi penduduk yang sangat besar. Keberadaan para pendatang baru dapat berdampak negatif pada kestabilan proses bisnis Rumah Sakit, sebagai 44 contoh poliklinik dan puskesmas yang banyak bermunculan di daerah Cengkareng seperti Poliklinik Seruni dan Puskesmas Sucipto. Dengan adanya para pendatang baru yang bergerak dalam bidang yang sama maka akan memberikan pilihan yang lebih bervariasi kepada para masyarakat untuk menggunakan jasa kesehatan yang tersedia. Tetapi bila Rumah Saakit berhasil memberikan dan mempertahankan kualitas pelayanan terbaiknya maka pelanggan akan terus berdatangan dan tetap menggunakan jasa RSKB TZU CHI bila membutuhkannya kembali. 2. Ancaman Produk Pengganti Ancaman dari produk pengganti merupakan bukti dari sebuah ancaman yang sangat nyata terhadap produk yang ada pada RSKB TZU CHi. Dalam bidang kesehatan produk pengganti ini dapat berupa obat-obatan yang dijual bebas pada apotik, toko-toko obat, ataupun puskesmas yang menyediakan obat-obatan untuk berbagai macam penyakit. Banyaknya produk pengganti yang dijual dipasaran dapat menyebabkan masyarakat lebih memilih membeli produk tersebut walaupun tidak mengetahui kualitas yang sebenarnya. Sebagai contoh, bila RSKB TZU CHI tidak memiliki atau kehabisan stok obat maka pelanggan akan pergi dan lebih memilih puskesmas ataupun apotik yang ada. Contoh lainnya, bila masyarakat belum mengetahui ataupun kurangnya informasi tentang Rumah Sakit Tzu Chi maka masyarakat lebih memilih menggunakan jasa kesehatan yang lainnya. Oleh sebab itu penting bagi RSKB TZU CHI dalam melengkapi setiap persediaan obat dan lebih gencar lagi dalam mempromosikan nama Rumah Sakit. 3. Kekuatan Daya Beli Pelanggan Daya beli pelanggan merupakan satu faktor yang penting dalam melakukan pemasaran produk dan jasa yang dimiliki oleh Rumah Sakit, faktor ini pula mempengaruhi 45 Rumah Sakit dalam mencapai sebuah kesuksesan. Pelanggan Rumah Sakit Tzu Chi banyak dari kalangan masyarakat yang tinggal di rusun yang terdapat disekitar Rumah Sakit, kemudian pegawai perusahaan yang menjadi rekanan bisnis dan juga perorangan yang datang untuk melakukan pengecekan kesehatan dan pembelian obat. Rumah Sakit ingin memberikan kepuasan yang mendalam bagi para pelanggannya dengan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dan memberikan harga yang setara dengan daya beli masyarakat pada umumnya. Rumah Sakit mendapatkan penambahan pelanggan setiap tahunnya, walaupun kepercayaan pelanggan terhadap Rumah Sakit sangat tinggi tetapi pihak Rumah Sakit tetap mempertahankan pelayanan terbaik bagi setiap pelanggan baru atau lama yang datang. Hal ini terlihat dari fasilitas ruang tunggu yang nyaman bagi para pelanggan yang datang dan dalam menunggu giliran pemeriksaan, seperti menyediakan TV layar datar disetiap sudut ruang tunggu, memberikan tempat duduk yang nyaman, serta kipas angin yang menempel pada atap yang ada disetiap sudut ruang tunggu. . Untuk mempertahankan para pelanggan pihak Rumah Sakit memberikan berbagai pelayanan, seperti: a. Memberikan pelayanan terbaik dalam pendaftaran maupun pemeriksaan semaksimal mungkin. b. Memberikan fasilitas rawat inap yang nyaman bagi para pasien. c. Memberikan rujukan peda dokter terbaik. d. Memberikan potongan harga kepada masyarakat yang tidak mampu dengan menunjukkan SKTM. Dengan memberikan segala yang terbaik bagi para pelanggan yang datang, maka mereka akan merasa puas dan nyaman bila sewaktu-waktu membutuhkan pelayanan kesehatan. Kemudian faktor informasi yang dibawa oleh 46 masyarakan sangat mendukung dalam menyebarkan nama Rumah Sakit. 4. Kekuatan Pemasok Rumah Sakit Tzu Chi memiliki pemasok obat yang berasal dari PBF (pedagang besar farmasi) yang menyediakan obat-obatan seperti obat paten dan obat generic, dan juga pemasok alat-alat kedokteran yang ada pada Rumah Sakit. Khususnya pada pasokkan obat-obatan pihak Rumah Sakit memiliki pemasok yang berkualitas dan bersertifikan seperti PBF, tetapi untuk menghindari kekosongan stok obat Rumah Sakit memiliki beberapa distributor untuk satu jenis obat. 5. Persaingan Industri. Banyaknya pihak yang bergerak dalam bidang yang sama yaitu pelayanan kesehatan seperti RSUD menyebabkan ketatnya persaingan dalam menyediakan pelayanan kesehatan yang terbaik. Oleh karena itu inovasi dan pengembangan sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kekuatan daya saing dari para kompetitor yang ada, dalam hal ini Rumah Sakit yang memiliki modal yang cukup besar biasanya lebih berani dalam melakukan inovasi dan pembangunan pada bidang teknologi. Pesaing yang ada disekitar Rumah Sakit Tzu Chi yang berlokasi di daerah Cengkareng yaitu seperti RSUD Cengkareng dan Rumah Sakit PIK yang lokasinya dapat dijangkau dengan berkendara. Dengan banyaknya pesaing maka Rumah Sakit Tzu Chi harus lebih giat lagi meningkatkan kualitas pelayanan meminimalisir kesalahan dan senantiasa melakukan inovasi dalam memasarkan produk jasa agar selalu dapat memiliki keunggulan dalam daya saing terhadap rumah sakit yang lainnya. 47 B. Analisis PEST Analisis ini mengidentifikasi segala dampak lingkungan yang ditimbulkan oleh faktor Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi pada Rumah Sakit Tzu Chi, yaitu: 1. Politik Aspek politik dalam metode analisis PEST menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan pemerintah terhadap proses bisnis Rumah Sakit. Seperti faktor legal yang dapat digolongkan kedalam aspek politik yang berkaitan dengan hukum peraturran yang telah dikeluarkan dalam perundangundangan oleh pemerintah yang terkait dengan aktifitas dari proses bisnis Rumah Sakit pada umumnya, antara lain: a. Pengadaan surat izin dalam membangun sebuah rumah sakit yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan pada sebuah Negara. b. Undang-undang yang menetapkan dalam penggunaan obatobatan keres seperti dalam golongan narkotika dan psikotropika. c. Peraturan tentang masyarakat yang berobat dengan menggunakan SKTM (Surat Tanda Keterangan Miskin) yang telah disetujui oleh pemerintah daerah setempat dengan hanya membayar 25% dari ongkos pengobatan. 2. Ekonomi Aspek ekonomi memberikan pengaruh yang besar terhadap proses bisnis Rumah Sakit karena menyangkut pada daya beli masyarakat secara umumnya. Seperti kebijakan tanggungan yang terkait dengan masyarakat yang kurang mampu, kebijakan moneter, serta kebijakan yang berdasarkan pengaruh ekonomi global pada umumnya, seperti: a. Tingkat daya beli masyarakat yang berbeda-beda, bila tingkat daya beli masyarakat kuat maka menguntungkan pada proses bisnis Rumah Sakit. akan 48 b. Penetapan harga dengan melihat daya beli masyarakat khususnya, dan dengan membandingkan terhadap rumah sakit lain pada umumnya. 3. Sosial Aspek sosial juga dapat memberikan dampak terhadap strategi dan proses bisnis pada Rumah Sakit. Hal-hal yang berkaitan itu mencangkup kebudayaan, tenaga kerja, dan lingkungan hidup sekitar Rumah Sakit. Yaitu seperti: a. Lokasi yang berdekatan dengan pemukiman warga dan sekolah, juga lokasi yang strategis yang dapat diakses dengan mudah. b. Perekrutan tenaga kerja yang kompeten dari lingkungan sekitar. c. Proses pembuangan sampah yang tidak mencemarkan lingkungan yang berdekatan dengan Rumah Sakit. 4. Teknologi Aspek teknologi yang terus berkembang juga memberikan pengauh terhadap strategi dalam menjalankan proses bisnis pada Rumah Sakit. Hal-hal tersebut menyangkut lingkungan kerja internal dan inovasi yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit. Contohnya: a. Kebijakan Rumah Sakit dalam penggunaan teknologi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan agar dapat searah dengan strategi yang direncanakan. b. Menggunakan web-based dalam mendukung peroses bisnis Rumah Sakit. c. Penggunaan LAN untuk mengatur pemakaian internet setiap client dalam mebatasi hak akses. 3.1.2.2 Analisis Lingkungan Internal Analisis lingkungan internal suatu organisasi bertujuan untuk mengetahui segala kekuatan yang dimiliki oleh organisasi untuk menyusun strategi dalam mendapatkan segala peluang yang ada, dan analisis internal juga bertujuan untuk mengetahui kelemahan yang dimiliki oleh organisasi sehingga 49 dapat melakukan pencegahan terhadap ancaman yang datang dari luar organisasi. Berikut adalah metode-metode analisis yang digunakan untuk menganalisis lingkungan internal dari sebuah organisasi. A. Analisis SWOT Setiap organisasi memliki faktor-faktor yang mendukung dan mengancam kalangsungan proses bisnis dalam menjalankan strategi yang mereka terapkan, faktor-faktor tersebut sangat berkaitan dengan kelangsungan hidup sebuah organisasi. Dengan melakukan analisis terhadap faktor-faktor tersebut sebuah organisasi dapat mengetahui faktor apasaja yang terkait dengan strategi yang diterapkan dalam menjalankan proses bisnis organisasi. Faktor-faktor tersebut dapat dibedakan menjadi dua hal, faktor internal yang berkaitan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi, dan faktor eksernal seperti peluang dan ancaman yang datang dari luar organisasi yang dapat membantu dan membahayakan proses bisnis yang berlangsung. Oleh karena itu organisasi dapat menggunakan analisis SWOT seperti Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weakness), Peluang (Oportunity), dan Ancaman (Treat), sehingga organisasi dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang yang mereka miliki untuk membangun kekuatan daya saing serta meminimalkan kelemahan dan ancaman yang dapat mengancam kelangsungan hidup proses bisnis dalam menerapkan strategi yang ada pada organisasi. Berikut adalah analisis SWOT yang ada pada Rumah Sakit Tzu Chi dalam menerapkan strategi pada proses bisnisnya, yaitu: 1. Kekuatan (Strength) Kekuatan ini dibandingkan dengan pesaing yang dimiliki oleh pihak rumah sakit, berikut adalah kekuatan yang dimiliki oleh Rumah Sakit Tzu Chi. a. Pelayanan berkualitas yang dimiliki oleh pihak rumah sakit (S1) b. Menggunakan web-based untuk memudahkan dan mempercepat setiap proses pelayanan (S2). c. Memiliki sumber daya yang kompeten didalam bidangnya (S3). 50 d. Berlokasi strategis yang berdekatan dengan pemukiman warga, dan dapat dijangkau dengan mudah oleh pihak luar (S4). e. Selalu meng-update obat-obatan dengan memperkirakan pemakaian per tiga bulan (S5). f. Memiliki gudang yang menyimpan obat-obatan sebelum disalurkan kbagian farmasi dan apotik (S6). g. Berhubungan baik dengan semua distributor obat yang telah teruji kualitasnya (S7). h. Fasilitas rawat inap yang memiliki kualitas terbaik (S8). 2. Kelemahan (Weakness) Kelemahan adalah segala kekurangn yang dimiliki oleh organisasi sehingga dapat menimbulkan gangguan dari strategi dalam menjalankan proses bisnis organisasi. Dengan mengetahui segala kekurangan maka organisasi dapat menyusun solusi dalam menghadapi berbagai ancaman dan gangguan yang ada. Berikut ini adalah kelemahan yang dimiliki oleh Rumah Sakit Tzu Chi yang berhasil kami rangkum: a. Sebagian proses bisnis masih belum efektif karena dilakukan masih secara manual. Contohnya: seperti pada bagian keuangan yang masih melakukan pencatatan secara manual, kemudian penggunaan formulir dalam menyediakan obat-obatan keras (W1). b. Ketergantungan kepada konsultan sehingga sistem kurang bisa untuk dikembangkan secara pribadi (W2). c. Hubungan internet yang tidak stabil maka bila terjadi gangguan seluruh sistem akan terkena dampaknya (W3). d. Kekosongan yang ada dibagian marketing (W4). e. Belum memiliki website seperti e-crm (W5). 3. Peluang (Oportunity) Peluang atau kesempatan adalah segala jenis keuntungan dari luar yang dapat memberikan efek penguatan pada strategi proses bisnis yang dijalankan oleh sebuah organisasi. Organisasi harus dapat melihat segala jenis peluang yang dapat dikonversi menjadi sbuah keunggulan daya saing terhadap para lawannya. 51 Berikut ini adalah rangkuman dari peluang yang dimiliki oleh Rumah Sakit Tzu Chi: a. Lokasi yang mudah dijangkau oleh masyarakat yang membutuhkan jasa kesehatan yang ada pada rumah sakit (O1). b. Mengadakan seminar dan penyuluhan yang dapat menguatkan nama dan menarik masyarakan untuk menggunakan jasa rumah sakit (O2). c. Perkembangan teknologi yang dapat membantu rumah sakit dalam mengembangkan proses bisnis yang dimililkinya (O3). d. Kebutuhan masyarakan tentang pelayanan kesehatan yang terus meningkat (O4). e. Peningkatan populasi warga Jakarta, terutama yang bermukim di sekita daerah Cengkareng (O5). f. Kesuksesan Rumah Sakit Tsu Chi dapat memungkinkan untuk membuat rumah sakit baru yang merupakan cabang dari Rumah Sakit Tzu Chi (O6). 4. Ancaman (Threat) Ancaman merupakan faktor-faktor dari luar yang tidak menguntungkan bagi organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Berikut ini adalah segala ancaman yang dimiliki oleh Rumah Sakit Tzu Chi. a. Berdirinya klinik atau puskesmas yang berada di sekeliling daerah rumah sakit (T1). b. Persaingan antar instalasi kesehatan yang semakin ketat (T2). c. Rumah sakit lain yang menggunakan teknologi dan sistem informasi yang lebih baik (T3). d. Masyarakat yang belum mengenal nama Rumah Sakit Tzu Chi (T4). 52 B. Matrix SWOT Tabel 3.1 Tabel Matrix SWOT Internal Factor Kekuatan (Strength) Eksternal Factor Kelemahan (Weakness) S1. Pelayanan berkualitas W1. Sebagian proses bisnis yang dimiliki oleh pihak masih belum efektif karena rumah sakit dilakukan masih secara S2. Menggunakan web-based untuk memudahkan dan mempercepat setiap proses pelayanan manual. Contohnya: seperti pada bagian keuangan yang masih melakukan pencatatan secara manual, kemudian penggunaan S3. Memiliki sumber daya formulir dalam yang kompeten didalam menyediakan obat-obatan bidangnya keras S4. Berlokasi strategis yang W2. Ketergantungan kepada berdekatan dengan konsultan sehingga sistem pemukiman warga, dan dapat kurang bisa untuk dijangkau dengan mudah dikembangkan secara oleh pihak luar pribadi S5. Selalu memperbaharui W3. Hubungan internet obat-obatan dengan yang tidak stabil maka bila memperkirakan pemakaian terjadi gangguan seluruh per tiga bulan sistem akan terkena S6. Memiliki gudang yang dampaknya menyimpan obat-obatan W4. Kekosongan yang ada sebelum disalurkan kbagian dibagian marketing farmasi dan apotik W5. Belum memiliki 53 S7. Berhubungan baik website seperti e-crm dengan semua distributor obat yang telah teruji kualitasnya S8. Fasilitas rawat inap yang memiliki kualitas terbaik Peluang Strategi SO Strategi WO (Oppurtunity) O1. Lokasi yang (S1-O1). Dengan adanya (W1-O3). Mengembangkan mudah dijangkau oleh pelayanan yang baik dan teknologi web-based yang masyarakat yang tempat yang mudah telah ada kemudian membutuhkan jasa dijangkau, banyak menguatkan jaringan kesehatan yang ada masyarakat yang lebih internet untuk pada rumah sakit memilih Rumah Sakit Tzu mempermudah dan O2. Mengadakan Chi. mempercepat proses bisnis seminar dan yang ada di RS. penyuluhan yang dapat (S3-O6). Memaksimalkan menguatkan nama dan sumber daya yang ada pad (W4-O2). Memanfaatkan menarik masyarakan rumah sakit sebagai tempat social media sebagai media untuk menggunakan untuk mengadaptasi pemasaran RS. jasa rumah sakit perubahan globalisasi berupa O3. Perkembangan digitalisasi dan teknologi yang dapat pendistribusian informasi membantu rumah sakit secara cepat dan menyeluruh. dalam mengembangkan proses bisnis yang (S4-O2). Berlokasi yang dimililkinya berdekatan dengan O4. Kebutuhan pemukiman warga membuat masyarakan tentang RS dengan mudah untuk pelayanan kesehatan meningkatkan hubungan yang terus meningkat dengan masyarakat/pasien O5. Peningkatan 54 populasi warga Jakarta, terutama yang bermukim di sekita daerah Cengkareng O6. Kesuksesan Rumah Sakit Tsu Chi dapat memungkinkan untuk membuat rumah sakit baru yang merupakan cabang dari Rumah Sakit Tzu Chi Ancaman (Threats) Strategi ST Strategi WT T1. Berdirinya klinik (S2, S3-T3). Dengan (W1-T3). Melakukan atau puskesmas yang memiliki karyawan yang pengembangan kualitas berada di sekeliling berkualitas dalam bidangnya, sistem untuk meningkatkan daerah RS. dan pemahaman tentang layanan dan memperkuat sistem informasi dalam daya saing terhadap RS menjalankan proses bisnis, lainnya. T2. Persaingan antar instalasi kesehatan yang semakin ketat. T3. Rumah sakit lain banyak pasien yang tetap menggunakan jasa RSKB (W3, W4-T4). Membangun TZU CHI. website dan mengisi yang menggunakan kekosongan yang ada pada teknologi dan sistem (S5-T1). Dengan obat-obatan informasi yang lebih yan selalu memenuhi stoknya lebih mengenalkan nama RS baik maka RS tidak akan T4. Masyarakat yang belum mengenal nama Rumah Sakit Tzu Chi. kekurangan ataupun kehabisan dalam menangani pasien. bagian marketing untuk kepada masyarakat luas. 55 Berdasarkan analisis SWOT yang dilakukan dapat diketahui bahwa RSKB TZU CHI menggunakan menggunakan empat strategi dalam medukung proses bisnis yang mereka lakukan, yaitu: 1. Strategi SO – menggunakan kekuatan dari dalam organisasi (internal) dalam memanfaatkan segala peluang yang ada dalam mendukung aktivitas peorses bisnis organisasi dan memperkuat daya saing. 2. Strategi WO – menggunakan sesluruh peluang yang ada untuk menutupi dan memperbaiki segala macam kelemahan yang dimiliki oleh organisasi. 3. Strategi ST – menggunakan kekuatan internal organisasi dalam menghadapi segala macam ancaman yang datang dari luar organisasi ataupun dari pesaing bisnis. 4. Strategi WT – menggunakan kelemahan dan kekurangan yang dimiliki oleh organisasi untuk menghindari ancaman yang datang dari para pesaing bisnis. Kemudian, berikut ini adalah hasil analisis dari keempat strategi yang diterapkan oeleh RS. Yaitu: 1. Strategi SO : a. (S1-O1). Dengan adanya pelayanan yang baik dan tempat yang mudah dijangkau, banyak masyarakat yang lebih memilih RSKB TZU CHI. b. (S3-O6). Memaksimalkan sumber daya yang ada pada rumah sakit sebagai tempat untuk mengadaptasi perubahan globalisasi berupa digitalisasi dan pendistribusian informasi secara cepat dan menyeluruh.. c. (S4-O2). Berlokasi yang berdekatan dengan pemukiman warga membuat RS dengan mudah untuk meningkatkan hubungan dengan masyarakat/pasien. 56 2. Strategi WO : a. (W1-O3). Mengembangkan teknologi web-based yang telah ada kemudian menguatkan jaringan internet untuk mempermudah dan mempercepat proses bisnis yang ada di RS. b. (W4-O2). Memanfaatkan social media sebagai sarana pemasaran RS. 3. Strategi ST : a. (S2, S3-T3). Dengan memiliki karyawan yang berkualitas dalam bidangnya, dan pemahaman tentang sistem informasi dalam menjalankan proses bisnis, banyak pasien yang tetap menggunakan jasa RSKB TZU CHI. b. (S5-T1). Dengan obat-obatan yan selalu memenuhi stoknya maka RS tidak akan kekurangan ataupun kehabisan dalam menangani pasien. 4. Strategi WT : a. (W1-T3). Melakukan pengembangan kualitas sistem untuk meningkatkan layanan dan memperkuat daya saing terhadap RS lainnya. b. (W3, W4-T4). Membangun website dan mengisi kekosongan yang ada pada bagian marketing untuk lebih mengenalkan nama RS kepada masyarakat luas. C. IFAS dan EFAS a. IFAS Dari hasil analisis SWOT yang dilakukan pada RS diatas, dapat dirangkumkan menjadi analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary) yang digunakan dalam menganalisis faktor strategi internal yang ada pada RS dengan menghitung dan menjumlahkan nilai dari kekuatan dan kelemahan yang ada pada RS. Berikut adalah tabel analisis IFAS pada RSKB TZU CHI: 57 Tabel 3.2 IFAS RSKB TZU CHI STRENGHT (KEKUATAN) BOBOT RATING SCORE 0,10 3 0,30 0,13 3 0,39 0,12 3 0,36 0,06 2 0,12 0,08 3 0,24 0,05 2 0,10 0,04 2 0,08 0,10 3 0,30 Pelayanan berkualitas yang dimiliki oleh pihak rumah sakit Menggunakan web-based untuk memudahkan dan mempercepat setiap proses pelayanan Memiliki sumber daya yang kompeten didalam bidangnya Berlokasi strategis yang berdekatan dengan pemukiman warga, dan dapat dijangkau dengan mudah oleh pihak luar Selalu memperbaharui obatobatan dengan memperkirakan pemakaian per tiga bulan Memiliki gudang yang menyimpan obat-obatan sebelum disalurkan kbagian farmasi dan apotik Berhubungan baik dengan semua distributor obat yang telah teruji kualitasnya Fasilitas rawat inap yang memiliki kualitas terbaik 58 SUBTOTAL 0,68 22 1,89 WEAKNESS (KELEMAHAN) BOBOT RATING SCORE 0,10 4 0,40 0,05 3 0,15 0,09 4 0,36 0,05 2 0,10 0,03 3 0,09 SUBTOTAL 0,32 14 1,10 TOTAL IFAS 1 36 2,99 Sebagian proses bisnis masih belum efektif karena dilakukan masih secara manual. Contohnya: seperti pada bagian keuangan yang masih melakukan pencatatan secara manual, kemudian penggunaan formulir dalam menyediakan obat-obatan keras Ketergantungan kepada konsultan sehingga sistem kurang bisa untuk dikembangkan secara pribadi Hubungan internet yang tidak stabil maka bila terjadi gangguan seluruh sistem akan terkena dampaknya Kekosongan yang ada dibagian marketing Belum memiliki website seperti e-crm 59 b. EFAS EFAS merupakan kebalikan dari IFAS, EFAS (External Factor Analysis Summery) merupakan analisis faktor eksternal atau faktor luar dari RS, seperti faktor peluang dan ancaman. Beirkut ini merupakan analisis EFAS dari RSKB TZU CHI: Tabel 3.3 EFAS RSKB TZU CHI OPPORTUNITIES (PELUANG) BOBOT RATING SCORE 0,12 4 0,48 0,05 3 0,15 0,10 2 0,20 0,08 2 0,16 0,10 2 0,20 0,13 3 0,39 Lokasi yang mudah dijangkau oleh masyarakat yang membutuhkan jasa kesehatan yang ada pada rumah sakit Mengadakan seminar dan penyuluhan yang dapat menguatkan nama dan menarik masyarakan untuk menggunakan jasa rumah sakit Perkembangan teknologi yang dapat membantu rumah sakit dalam mengembangkan proses bisnis yang dimililkinya Kebutuhan masyarakan tentang pelayanan kesehatan yang terus meningkat Peningkatan populasi warga Jakarta, terutama yang bermukim di sekita daerah Cengkareng Kesuksesan Rumah Sakit Tsu Chi 60 dapat memungkinkan untuk membuat rumah sakit baru yang merupakan cabang dari Rumah Sakit Tzu Chi SUBTOTAL 0,58 16 1,58 THREAT (ANCAMAN) BOBOT RATING SCORE 0,14 2 0,28 0,10 1 0,10 0,10 2 0,20 0,08 4 0,32 SUBTOTAL 0,42 9 0,90 TOTAL EFAS 1 25 2,48 Berdirinya klinik atau puskesmas yang berada di sekeliling daerah RS. Persaingan antar instalasi kesehatan yang semakin ketat Rumah sakit lain yang menggunakan teknologi dan sistem informasi yang lebih baik Masyarakat yang belum mengenal nama Rumah Sakit Tzu Chi. Dari tabel analisis IFAS dan EFAS diatas dapat diambil kesimpulan untuk menganalisis posisi dari RS terhadapa strategi internal dan eksternal yang dimiliki oleh RS. Berikut ini adalah penghitungan yang dilakukan dalam analisis IFAS dan EFAS: a. Jumlah dari nilai yang ada pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan sumbu pada titik X. Kekuatan : 1,89 Kelemahan : 1,10 Titik X : Kekuatan – Kelemahan : 1,89 – 1,10 61 : 0,79 b. Jumlah dari nilai yang ada pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan sumbu pada titik Y. Peluang : 1,58 Ancaman : 0,90 Titik Y : Peluang – Ancaman : 1,58 – 0,90 : 0,68 Dari jumlah nilai yang diselisihkan diatas dapat dibuat sebuah diagram untuk mengetahui letak koordinat RS dari strategi yang dihasilkannya. Berikut merupakan diagram analisis SWOT RSKB TZU CHI: Peluang 1.Mendukung Strategi 2. Mendukung Strategi Turn-Arround Agresif Kelemahan Kekuatan 3.Mendukung Strategi 4. Mendukung Strategi Defensif Devisifikasi Ancaman Gambar 3.2 Diagram Analisa SWOT RSKB TZU CHI 62 D. Value Shop Business Services Tabel 3.4 Analisis Value Shop RSKB TZU CHI Kegiatan Pendukung : Infrastruktur, SDM, Teknologi Organisasi P Sumber Daya Luar Pengelolaan Temukan Solusi Jitu Pengetahuan Tangkap Peluang dan Tantangan A S I E Kegiatan Pemasaran dan atau Sosialisasi Sumber Daya Luar Penyediaan Sumber Data Rancangan Implementasi N Implementasi Value Shop digunakan untuk tujuan identifikasi dan analisis masalah yang terjadi pada sebuah organisasi yang menyediakan sebuah jasa dan untuk menentukan solusi untuk pemecahannya, RSKB TZU CHI merupakan organisasi yang bergerak dalam bidang jasa yaitu sebuah pelayanan kesehatan bagi masyarakat yang berbetuk rumah sakit. Berikut adalah analisis value shop pada RSKB TZU CHI. 1. Divisi Merupakan fokus masalah yang ada pada bagian-bagian atau line of business di proses bisnis rawat jalan. Bagian-bagian yang berada 63 pada proses bisnis rawat jalan harus dapat memberikan dukungan dalam kelangsungan proses bisnis tersebut, seperti menjalankan starategi yang telah ditetapkan yaitu memberikan pelayanan yang baik kepada setiap pasien. 2. Menangkap peluang dan juga tantangan Berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada RSKB TZU CHI, terdapat beberapa peluang dan juga tantangan. RSKB TZU CHI sebagai organisasi yang berada pada bidang kesehatan harus dapat memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya karena harus diingan rumah sakit ini berada dikawasan rumah susun yang memiliki banyak penduduk sehingga harus dapat memberikan yang terbaik demi mendapatkan seluruh peluang yang terseida didepan. Dan dalam membuat strategi dalam menghadapi tantangan sesame organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan seperti RSUD Cengkareng dan RS PIK, RSKB TZU CHI harus terus membuat sebuah langkah baru untuk melakukan inovasi dalam memenangi persaingan dari setiap kompetitor yang dimilikinya. 3. Temuan solusi jitu Setiap organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan tentunya memiliki berbagai masalah yang datang dari dalam organisasi sendiri ataupun dari lingkungan luar organisasi. Tetapi masalah ada karena kekurangan yang dimiliki, dan dalam menanggulangi masalah tersebut dubuatlah berbagai solusi. Hasil dari wawancara yang telah dilakukan, dapat disimpulkan solusinya yaitu dengan menerapkan metode enterprise architecture pada RSKB TZU CHI. 4. Pengelolaan pengetahuan ataupun pencarian Knowledge Berdasarkan analisasis yang dilakukan pengelolaan pengetahuan terhadap berbagai masalah yang dihadapi oleh pihak internal terangkumlah sebuah solusi yaitu dengan mengadakan sharing knowledge ataupun training yang dilakukan oleh pihak rumah sakit kepada pada karyawannya. 64 5. Pencarian Knowledge eksternal Prosesnya disini bila terdapat sebuah permasalahan yang tidak dapat ditanggulangi oleh pihak rumah sakit makadilakukan penggunaan sumber daya yang berasal dari luar atau eksternal organisasi. Contohnya seperti masalah yang ada pada sistem yang dimiliki oleh rumah sakit, maka dilakukan pemanggilan kepada pihak konsultan yang bertanggung jawab dalam pembuatan awal sistem tersebut. 6. Penyediaan Sumber Daya Untuk menyediakan sumber daya yang digunakan, perusahaan memerlukan penyedia keuangan yang dimana penyedia keuangan tersebut bisa menyediakan kebutuhan berupa teknisi, hardware dan software dan juga network. 7. Kegiatan pemasaran dan atau sosialisasi Sebelum mengimplementasi strategi yang sudah dirancang olehpihak rumah sakit, perlu dilakukan sosialisasi pada setiap bagian yang terkait agar bagian-bagian tersebut mampu melaksanakan strategi yang telah dibuat. Solusi yang ada disini ialah memberikan para client waktu dalam beradaptasi dengan perubahaan yang terjadi pada sistem yang baru dan tetap dalam bimbingan bagian data processing yang telah menjalani training penggunaan sistem. 8. Rancangan implementasi Yaitu sebuah proses yang dilakukan dalam melakukan pengimplementasian. Rancangan implementasi yang sudah dibuat didokumentasikan dalam bentuk EA Framework untuk waktu beberapa tahun kedepan. 9. Implementasi Tahapan ini merupakan final atau fase akhir dari perancangan strategi yaitu dengan mengimplementasikannya dengan berbagai solusi yang diberikan dan dirangkum dalam metode enterprise architecture. 65 E. Analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) pada RSKB TZU CHI Critical Success Factors (CSF) adalah faktor-faktor penting yang mempengaruhi sebuah kesuksesan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam mendapatkan tujuan yang diinginkan. Key Performance Indicator (KPI) adalah indicator penghitungan atau penilaian kinerja dari seluruh fungsi yang dimiliki oleh organisasi, yaitu sampai sejauh mana fungsi tersebut dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh sebuah organisasi. Berikut adalah analisis faktor-faktor yang bersangkutan pada Rumah Sakit Tzu Chi: Table 3.5 Analisa CSF dan KPI RSKB TZU CHI Objectives Meningkatkan Critical Success Factor - kepuasan pelanggan Memberikan pelayanan Key Performance Indicator - Berkurangnya keluhan yang terbaik dan pasien terhadap meningkatkan kualitas pelayanan. pelayanan tersebut. - Menjalin hubungan - Kelancaran distribusi komunikasi yang baik obat-obatan dan alat dengan pelanggan dan medis. distributor obat dan alatalat kesehatan. - Memberikan rekomendasi - dokter terbaik yang Kesuksesan dalam proses medis. dibutuhkan dalam proses operasi ataupun proses persalinan secara sesar. - Memberikan fasilitas yang - Berkurangnya keluhan nyaman bagi pasien, pasien terhadap seperti fasilitas ruang ketidak nyamanan tunggu dan fasilitas rawat fasilitas rumah sakit. inap. 66 Meningkatkan - Pengembangan teknologi - Pelayanan pada bagian kinerja operasional dalam membantu pendaftaran khususnya pada RS. mempercepat proses bisnis menjadi lebih cepat. yang dilakukan. - Melakukan pelatihan - Berkurangnya kesalahan kepada sumber daya dalam menginput data organisasi agar menjadi pasien. SDM yang berkualitas. - - Merekrut SDM yang - Karyawan yang cekatan sebelumnya telah dilatih dan terampil pada selama 3 bulan. bidangnya. Berbagi informasi pasien yang dibutuhkan. - Meminimalisir kesalahan dalam penginputan data dan penghitungan stok obat. Menghadapi - persaingan Melakukan pelayanan - Peningkatan penggunaan kepada pasien dengan baik jasa oleh pelanggan pada sesuai kode etik yang ada RS. pada RS. - Menetapkan harga yang sesuai dengan harga yang ada pada RS lainnya. - Selalu menjaga dan memastikan ketersediaan stok obat yang ada pada bagian gudang. - Berkurangnya keluhan pelanggan. 67 F. Concept Of Operations CONOPS Diagram CONOPS diagram merupakan sebuah bentuk deskripsi tingkat tinggi grafis tentang bagaimana proses bisnis di perusahaan berlangsung, serta bagaimana fungsi organisasi baik itu secara keseluruhan maupun di daerah tertentu yang menarik. Gambar 3.3 CONOPS Diagram Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI Berikut ini merupakan CONOPS Scenario RSKB TZU CHI untuk operasi bisnis rawat jalan: 68 1. Pasien baru yang belum terdaftar mendaftarkan diri kepada bagian pendaftaran yang ada di RS Tzu-Chi sebelum melakukan pendaftaran untuk perawatan. 2. Kemudian bagian pendaftaran akan menginput data pasien baru pada sistem untuk merigistrasi dan mendapatkan kartu pasien sebelum melakukan pendaftaran untuk perawatan. 3. Setelah melakukan registrasi bagian pendaftaran akan memberikan kartu pasien yang berfungsi sebagai kartu identitas bahwa dia telah terdaftar sebagai pasien di RS TzuChi. 4. Pasien yang terlah teregistrasi akan mendaftar untuk melakukan perawatan atau pemeriksaan. 5. Bagian pendaftaran akan mencatat pendaftaran ke sistem, dan menyimpannya informasi tersebut dalam sebuah database. 6. a-b. Bagian pendaftaran akan mengirimkan data pasien yang telah di input kepada bagian pemeriksaan atau poli umum pada instalasi rawat jalan. Bagian poli umum juga dapat mengakses data pasien tersebut dengan mengambilnya dari database pendaftaran yang telah tersimpan. 7. Setelah mendapatkan data pasien yang akan diperiksa bagian poli umum akan menyimpan data tersebut pada database untuk kemudian menjadikannya informasi dalam melakukan pemanggilan dan perawatan pada pasien. 8. Bagian poli umum akan mengirimkan data pasien kepada IGD atau LAB sesuai dengan kebutuhan perawatan pasien tersebut. Bila memerlukan sebuah pemeriksaan LAB maka poli akan mengirimnya dan memberikan saran rujukan kepada pasien yang memerlukan pemeriksaan lAB, begitu pula bila sang pasien memerlukan pemeriksaan dari IGD. 69 9. a-b-c. Pasien yang telah mendaftarkan diri untuk pemeriksaan akan melakukan pemeriksaan tersebut ke bagian poli umum, IGD atau LAB. 10. Setelah melakukan pemeriksaan terhadap pasien yang dirujuk oleh pihak poli maka staff IGD akan mengirimkan hasil pemeriksaan tersebut kepada bagian poli umum. 11. Begitu pula dengan staff LAB mereka akan mengirimkan hasil lab kepada pihak poli umum jika telah selesai melakukan pemeriksan terhadap pasien. 12. Bagian poli umum akan menyimpan hasil pemeriksaan pasien tersebut berdasarkan ID pasien ke dalam database yang akan mengeluarkan output kepada bagian kasir berupa nota tagihan atas pemeriksaan yang dilakukan. 13. Input yang dilakukan oleh bagian poli tadi akan menghasilkan output kepada pihak kasir yang akan membuat sebuah hasil tagihan untuk nota tagihan pembayaran. 14. Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh poli dan juga IGD dan LAB (bila perlu) bagian poli akan menuliskan obat apa saja yang dibutuhkan oleh pasien tersebut dan mengirimnya kepada pihak farmasi. 15. Pihak farmasi akan meracik obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien dan menyimpan data obat keluar pada sistem database yang ada, ini dilakukan untuk mengetahui obat apa saja yang dibutuhkan dan terbanyak dipakai. Dan melakukan kalkulasi pemeriksaan per tiga bulan untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan pihak logistic. 16. Input yang dilakukan oleh bagian farmasi akan menghasilkan sebuah output berupa tagihan atas obat yang dibutuhkan oleh pasien. Output tersebut dapat diakses oleh 70 pihak kasir untuk digabungkan dengan tagihan pemeriksaan dan membuat sebuah nota tagihan pembayaran yang harus dilunaskan oleh pasien. 17. Bagian kasir mencatat nota tagihan pembayaran kepada sistem dan menyimpannya pada database. 18. Membuat sebuah faktur atau bukti pelunasan yang dihasilkan dari nota tagihan pembayaran. 19. Pasien yang telah melakukan pemeriksaan akan dipersilahkan melakukan pembayaran kepada pihak kasir sebelum melakukan pengambilan atau penebusan obat di bagian farmasi. 20. Setelah pasien melakukan pembayaran, pihak kasir akan memeberikan bukti tanda pelunasan kepada pasien sebagai alat yang digunakan untuk mengambil resep obat dibagian farmasi. 21. Dengan menunjukkan bukti pelunasan yang diberikan oleh bagian kasir setelah melakukan pembayaran, maka pihak farmasi akan memberikan obat yang dibutuhkan kepada pasien 22. Bagian farmasi memberikan obat kepada pasien kemudian melakukan pencatatan obat keluar. 71 3.2 Business Product and Service Level ini mendukung bisnis proses analisis dan perbaikan, serta mengidentifikasikan dan mengoptimalkan arus informasi di dalam proses-proses bisnis RSKB TZU CHI. Berikut adalah penjabarannya. 3.2.1 Business Plan Business Plan memiliki berbagai pendukung untuk menghasilkan fungsi bisnis dan strategi finansial yang sejalan dengan tujuan dari RSKB TZU CHI. 3.2.1.1 Business Overview RSKB TZU CHI yang beroperasi sejak tahun 2003 merupakan sebuah organisasi yang bergerak dibidang jasa pelayanan kesehatan. Selain melakuka pelayanan kesehatan RS Tzu Chi juga melakukan hubungan dengan PBF (Pedagang Besar Farmasi) dalam menyiapkan persedian obat-obatan yang disimpan oleh bagian logistik dan disalurkan kepada bagian farmasi dan apotik. Sebagai RS yang melayani berbagai macam jasa pelayanan kesehatan, RSKB TZU CHI menyediakan : 1. Instalasi Rawat Inap 2. Instalasi Rawat Jalan 3. Instalasi Kamar Operasi 4. Instalasi Kamar Bersalin 5. Instalasi Farmasi 6. Instalasi Gizi 7. Instalasi Radiologi (X-Ray), Panoramik (X-Ray) 8. Ultrasonogafi (USG) 9. Instalasi Laboratorium 10. Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan 2 mobil Ambulance. Target awal dari RS Tzu Chi ialah masyarakat yang bermukim didaerah Cengkareng dan sekitarnya, namun dengan memiliki pelayanan yang baik dan didukung oleh teknologi informasi RS Tzu Chi telah dikenal dan didatangi oleh pelanggan yang jauh dari daerah sekitar RS. Bila dilihat dari pesatnya kemajuan yang dicapai maka RS Tzu Chi dapat mencapai strategi yang ditetapkan yaitu menjadi RS yang bermutu dan berkualitas. 72 3.2.1.2 Executive Team Profile Rumah Sakit Tzu Chi dipimpin oleh seorang direktur, dan didalam menjalankan tugas-tugasnya didalam rumah sakit dibantu oleh beberapa devisi yang berada langusng dibawah perintah direktur, yaitu: Satuan Pengawas, Komite Medik, Manajer Umum & Keuangan, Manajer Pengawasan. Dan devisi-devisi ini yang mengepalai sub devisi yang berada langsung dibawah tanggung jawab mereka. 3.2.1.3 History Of Oraganization RSKB TZU CHI berawal dari poliklinik yang didirikan pada tanggal 25 Agustus 2003 sebagai sarana pelayanan kesehatan rawat bagi warga rumah susun yang tinggal disekitar RS. Setelah berjalan 1 tahun poliklinik mendapatkan status izin untuk berubah menjadi Rumah Sakit Tzu Chi dengan status izin sementara yang berlaku selama satu tahun dan dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan DKI Jakarta. Kemudian status izin sementara itu diperpanjang satu kali di Dinas Kesehatan DKI Jakarta. Pada tanggal 21 Juni 2006 Rumah Sakit Tzu Chi diperpanjang dan mendapat izin tetap dari Departemen Keseharan Republik Indonesia yang berlaku selama lima tahun sesuai dengan aturan perundangan yang di bidang kesehatan. Dan pada tanggal 15 Januari 2008 mulai dibuka operasional 24 jam. Pada tanggal 25 Agustus telah diperpanjang izin tetap operasional Rumah Sakit Tzu Chi. 3.2.1.4 Relation of Business Activities to Strategic Goal 1. Pelayanan yang berkesinambungan 2. Mengembangkan sifat kasih sayang 3. Mempersiapkan dan mngmbangkan sumber daya manusia 4. Menyediakan sarana kesehatan yang baik dengan ditunjang tenaga kesehatan yang professional. 5. Memberikan pelatihan yang berkelanjutan agar dapat meningkatkan kulitas sumber daya manusia di lingkungan RSKB TZU CHI. 73 3.2.1.5 Organization Structure Gambar 3.4 Organization Structure pada RSKB TZU CHI Berikut ini adalah uraian pekerjaan dari masing -masing bagian dan unit di dalam RSKB TZU CHI : 1. Direktur - Membuat keputusan yang berhubungan dengan Rumah Sakit - Memantau perkembangan Rumah Sakit - Membuat kebijakan untuk pasien dan karyawan - Membuat peraturan pegawai - Melakukan evaluasi kinerja karyawan 74 - Meningkatkan kualitas Rumah Sakit - Bertanggung jawab atas semua pelayanan di Rumah Sakit 2. Satuan Pengawas - Mengawasi seluruh kegiatan Rumah Sakit untuk membuat leporan kepada pemimpin yayasan - Menjadi konsultan jika ada masalah di Rumah Sakit - Penyambung informasi dari rumah sakit ke yayasan 3. Bagian Kepegawaian - Penerimaan karyawan baru, kepengurusan pemutusan hubungan kerja - Mengurus peraturan kepegawaian - Mengurus peraturan absensi karyawan - Mengurus surat surat dari luar yang ditujukan kepada direktur - Membantu direktur dalam menjalankan kebijakan Rumah Sakit - Sebagai mediator dalam masalah kepegawaian - Menyusun laporan tahunan di bidang kepegawaian kepada direktur 4. Sub Bagian Diklat - Merencanakan pendidikan dan pelatihan yang ditujukan kepada tim medis - Bertanggung jawab pada kualitas SDM karyawan Rumah Sakit - Pengatur pelaksanaan kegiatan diklat yang diadakan oleh panitia pelaksana - Memantau pelaksanaan kegiatan Diklat yang diselenggarakan oleh panitia pelaksana 75 - Pembuat keputusan atas segala sesuatu yang berhubungan dengan Pendidikan dan Pelatihan Karyawan Rumah Sakit. 5. Komite Medis - Mengatur dan Berwenang dalam membuat peraturan untuk dokter di Rumah Sakit - Menyusun kewenangan dokter dalam melakukan tindakan medis sesuai unit masing – masing - Melakukan interview kepada Dokter baru yang dilakukan oleh Tim Kredensial - Sebagai Mediasi dalam masalah seputar medis yang dihadapi Rumah Sakit. - Membuat SOP atau kebijakan di bidang kedokteran. - Mengurusi surat – surat yang ditujukan kepada dokter di Rumah Sakit. 6. Staff Medis Fungsional - Membawahi setiap dokter dengan spesialisasinya masing masing - Bertanggung jawab dengan segala tugas dan wewenang dokter di masing - masing unit - Membatu Komite medic dalam menjalankan tugasnya 7. Sub Komite Medis - Membantu ketua komite medis dalam menjalankan tugasnya - Melakukan interview kredensial pada dokter baru - Mengawasi tindakan dokter yang sesuai dengan etik profesi masing masing - Melakukan pengendalian Mutu 76 8. Manager Pelayanan Medis - Mengatur jalannya tugas medis operasional rumah sakit - Mengupdate jadwal dokter - Bertanggung jawab atas segala semua yang dibutuhkan operasional masing masing unit medis - mengeluarkan internal memo yang berkaitan dengan bidang medis. - Membuat keputusan yang berkaitan dengan menejemen medis. - Mengatur jadwal dan cuti dokter. - Bekerjasama dengan dokter-dokter spesialis untuk kepentingan Rumah Sakit. - Membuat SOP pelayanan Medis. - Merancang form-form yang dibutuhkan Rumah Sakit untuk pasien. 9. Bidang keperawatan - Mengatur kinerja operasional perawat - Melakukan pemantauan pada setiap pekerjaan yang dilakukan oleh perawat - Melakukan interview atau tes saringan masuk untuk perawat baru. - Membuat kebijakan yang berhubungan dengan bidang keperawatan. - Membuat SOP keperawatan bersama dengan Kepala Instalasi Unit terkait dengan persetujuan direktur. 77 10. Seksi SDM & ASKEP ( asuhan keperawatan ) - Menyusun asuhan keperawatan, bertanggung jawab atas diklat perawat, membuat SOP yang dibutuhkan dalam pekerjaan yang sesuai dengan profesi keperawatan - Membantu kepala keperawatan dalam menjalankan tugasnya. - Sebagai supervisi keperawatan 11. Seksi Perlengkapan - Bertanggung jawab atas segala kebutuhan perlengkapan keperawatan di setiap unit yang ada di Rumah Sakit 12. Bidang Pelayanan Medis - Mengatur kinerja operasional dokter - Melakukan pemantauan pada setiap pekerjaan yang dilakukan oleh dokter - Memanajemen semua urusan bidang medis 13. Seksi Pelayanan dan Pengendalian Mutu - Menyusun clinical privilege sesuai dengan medicolegal kedokteran - Bertanggung jawab atas diklat dokter, membuat SOP yang dibutuhkan dalam pekerjaan yang sesuai dengan profesi kedokteran 14. Seksi Penunjang Medis - Bertanggung jawab atas ketersediaan alat penunjang medis yang dibutuhkan Rumah Sakit pada setiap unit 15. Manager Umum & Keuangan - Membuat keputusan yang berhubungan dengan kebutuhan non medis, misalkan di bagian pembelian 78 - Mengawasi jalannya operasional administratif rumah sakit - Bertanggung jawab atas pengendalian, perencanaan dan pemeliharaan rumah sakit 16. Bagian Keuangan - Bertanggung jawab atas pengontrolan pengeluaran Rumah Sakit - Mengawasi kelancaran jalannya administrasi Rumah Sakit - Mengatur segala pengeluaran yang dibutuhkan oleh Rumah Sakit 17. Sub bagian Akuntansi - Mencatat laporan keuangan pembayaran pasien - Membuat laporan keuangan per bulan - Mencatat segala piutang atau utang rumah sakit 18. Sub bagian Bendahara - Mengatur perhitungan gaji karyawan - Bertanggung jawab terhadap peminjaman uang dari karyawan kepada Rumah Sakit - Bertanggung jawab penuh kepada jumlah kas Rumah Sakit. 19. Sub bagian Perencanaan - Bertanggung jawab atas penyediaan stok obat - Menyusun perkiraan kebutuhan obat tiap tiap unit - Menyusun rancangan stok opname di setiap unit medis secara berkala 79 20. Bagian Umum - Bertanggung jawab atas perawatan dan pemeliharaan bangunan Rumah Sakit - Bertanggung jawab atas perawatan dan pemeliharaan alat alat Rumah Sakit 21. Bagian Pembelian - Bertanggung jawab atas penyediaan pembelian obat pada perusahaan farmasi / vendor obat - Menyediakan seluruh peralatan medis dan non medis yang dibutuhkan rumah sakit - Mencari perusahaan farmasi / vendor obat untuk bekerja sama dalam penyuplaian obat dan alat medis. 22. Sub bagian Perlengkapan - Mengawasi ketersediaan perlengkapan non medis yang ada di logistic - Mengurusi permintaan barang dari setiap unit rumah sakit - Melakukan pengecekan kepada setiap barang datang 23. Sub bagian Rekam Medis - Menyimpan status pasien - Melakukan pendistribusian status pasien yang akan berobat kepada unit unit yang akan dituju - Melakukan pendataan dentitas setiap pasien yang berobat ke rumah sakit - Membuat laporan kunjungan pasien secara keseluruhan setiap tahunnya. 80 - Bertanggung jawab atas segala status pasien dengan penyakitnya juga kelengkapan data pribadi pasien. 24. Sub bagian Hukum & Humas - Mencari rekanan untuk bekerja samadengan rumah sakit - Membuat brosur rumah sakit untuk pemasaran - Menampung saran dan kritik pasien - Membantu pemasaran Rumah Sakit ke Media Luar - Memberikan informasi atau penghubung komunikasi antara Rumah Sakit dengan masyarakat. 25. Sub bagian Electronic data processing / IT - Mengatur semua system yang ada didalam Rumah Sakit - Menyimpan data pasien di dalam database - Mengintegrasikan system diseluruh Rumah Sakit - Membuat pengembangan system secara berkelanjutan 26. Instalasi Pengendalian Perencanaan dan Pemeliharaan Rumah Sakit - Bertanggung jawab terhadap saluran komunikasi yang ada dirumah sakit - Bertanggung jawab terhadap penyegaran sarana gedung Rumah Sakit - Melakukan kalibrasi (servis) alat secara berkala, medis dan non medis. 27. Instalasi Sanitasi dan Laundry - Melakukan pengecekan setiap linen yang akan di laundry - Memisahkan antara linen dengan bercak darah dan linen biasa yang akan di laundry 81 - Mengecek kembali laundry ketika datang 28. Instalasi Rawat Inap - Bertanggung jawab atas kelancaran berlangsungnya operasional rawat inap - Membuat laporan BOR (banyaknya pasien yang dirawat inap) secara berkala - Menyusun SOP unit rawat inap 29. Instalasi Rawat Jalan - Menyusun SOP rawat jalan - Menyusun setiap jadawal praktek dokter spesialis - Mengatur pembagian ruang praktek dokter spesialis. 30. Instalasi IGD - Menyusun SOP IGD - Bertanggung jawab atas berlangsungnyakegiatan operasional di IGD - Membuat laporan jumlah kunjungan pasien IGD secara berkal 31. Instalasi Radiologi - Membuat SOP radiologi - Bertanggung jawab atas menentukan kebutuhan perlengkapan radiologi - Membuat laporan jumlah pasien Radiologi secara berkala 32. Instalasi Farmasi - Bertanggung jawab atas penyediaan obat dan peralatan medis untuk pasien rawat jalan atau rawat inap 82 - Mendistribusikan obat dari Rumah Sakit ke pasien - Menyediakan form obat masuk dari supplier / vendor obat 33. Instalasi Laboratorium - Melakukan pemeriksaan penunjang medis terhadap pasien, seperti pemeriksaan darah, urine - Bertanggung jawab atas rujukan pemeriksaan pada pasien jika memerlukan pemeriksaan yang tidak dapat dilakukan di RS 34. Instalasi Gizi - Bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi pasien rawat inap sesuai dengan takaran gizi masing masing yang dibutuhkan pasien - Bertanggung jawab dalam pemenuhan zat-zat atau gizi tertentu pada pasien dengan instruksi dokter 35. Instalasi Bedah Central - Bertanggung jawab atas kelancaran operasi pasien dikamar operasi - Menyusun alat - alat operasi yang dibutuhkan rumah sakit - Membuat SOP kamar operasi 36. Instalasi Kamar Bersalin - Membuat SOP kamar bersalin - Bertanggung jawab atas kelancaran persalinan pasien di kamar bersalin - Membuat laporan kunjungan pasien kamar bersalin secara berkala 83 3.2.1.6 Market Outlook and Competitive Strategy - Market outlook pada RSKB TZU CHI yaitu masyarakat yang bermukim disekitar rumah sakit dan yang berdomisili disekitar daerah cengkareng. Dan juga para pegawai atau karyawan yang bekerja pada perusahaan yang menjadi rekan bisnis RS atau pegawai perusahaan pada umumnya. - Competitive strategy meningkatkan mutu dari pelayanan yang diberikan oleh RS untuk menjaga daya saing dari para pesaingnya yang telah melakukan perkembangan dan inovasi. Peningkatan kualitas SDM untuk meyakinkan bahwa pelayanan tetap terjaga kualitasnya. 3.2.1.7 Business Cycle Gambar 3.5 Business Cycle Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI Gambar diatas menunjukkan Business Cycle rawat jalan dari RS Tzu Chi. Pasien baru yang belum terdaftar akan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kartu pasien, kemudian setelah mendapatkan kartu tersebut pasien akan mendaftar untuk melakukan pemeriksaan, begitupun dengan pasien yang telah memiliki kartu pasien atau pelanggan lama melakukan pendaftaran untuk dapat melakukan pemeriksaan kepada instalasi Poli Umum, IGD, atau LAB. Setelah melakukan pemeriksaan maka pihak pemeriksa akan membuat hasil pemeriksaan dan nota tagihan atas pasien yang telah melakukan pemeriksaan. Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan akan dibuat sebuah resep obat yang dikirim kepada pihak farmasi untuk kemudian meracik dan menyusun obat yang dubutuhkan oleh pasien tersebut. Bagian farmasi akan 84 mencatat setiap penggunaan resep obat dan membuat nota tagihan terhadap obat-obatan yang diberikan kepada pasien. Nota resep dari bagian farmasi dan nota pemeriksaan dari poli pemeriksaan akan diberikan kepada pihak kasir untuk kemudian membuat tagihan pembayaran kepada pasien sebelum ia dapat menebus obat. Pasien akan membayar pada bagian kasir berdasarka nominal yang ada pada nota tagihan tersebut, setelah melakukan pembayaran pasien akan diberikan faktur karena telah melunasi pembayaran dan dapat melakukan penebusan obat dengan membawa faktur tanda bukti pembayaran tersebut kepada bagian farmasi. 3.2.1.8 Business Partnership and Alliance Berikut ini adalah beberapa partner bisnis atau rekan kerjasama dari RSKB TZU CHI: 1. PT. Trias Indra Saputra. 2. PT. Cahaya Perdana Plastik (Lion Stari). 3. PT. Forward Global. 4. PT. Sinar Mas. 5. PT. Mos Comodos Utama Label. 6. PT. Sirtu Alam Makmur. 7. PT. Indometal Sedjati Enterprise LTD. 8. PT. Intercallin (Baterai ABC). 9. PT. Indonesia Sukses Abadi. 10. PT. Biggy Cemerlang. 11. Dokter Toy Indonesia. 12. Sekolah Pelita Harapan Internasional 85 3.2.2 Swim Lane Diagram Gambar 3.6 Swim Lane Process Diagram Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 86 3.2.3 Business Process Model Diagram Gambar 3.7 Business Process Model Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 3.2.4 Business Process / Product Matrix Activity / Product Matrix adalah untuk memetakan siklus hidup sebuah produk yang diproduksi atau dijalankan oleh salah satu bidang atau devisi yang bertanggung jawab atas aktivitas tersebut dalam sebuah organisasi. 87 Tabel 3.6 Activity / Produck Matrix Rawat Jalan RSKB TZU CHi Poli IGD LAB Farmasi Kasir Umum Produk Bisnis 1. Pemeriksaan S F Poli Umum 2. Pemeriksaan S F LAB 3. Pemeriksaan S F IGD 4. Pelayanan S F Obat-obatan 3.2.5 Use Case Narative Diagram Usecase Narative diagram dibuat untuk mengetahui fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan dunia luar dan menjelaskan sistem secara fungsional yang terlihat user 88 Gambar 3.8 Usecase Narative Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 89 3.3 Data and Information Level ini di pergunakan dalam analisa dan mendukung pengambilan keputusan RSKB TZU CHI, berisi tentang bagaimana data dan informasi mengalir pada RSKB TZU CHI. 3.3.1 Object State-Transition Diagram Object State Transition Diagram ini menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di RSKB TZU CHI dari awal bisnis hingga akhir proses binsis. Pada Gambar ini menjelaskan rangkaian objek yang terjadi selama proses bisnis berjalan. Gambar 3.9 Object State-Transition Diagram Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 3.3.2 Logical Data Model Logical Data Model yang dibuat dalam bentuk Class Diagram bertujuan untuk mengetahui hubungan antara kelas – kelas yang ada dalam proses kegiatan pada RSKB TZU CHI. 90 Gambar 3.10 Class Diagram Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 91 3.3.3 Activity Entity Matrix (CRUD) Activity Entity Matrix merupakan gambaran dari subject data yang ada dengan fungsi bisnis. Mempunyai 4 kunci yaitu create, read, update, dan delete. Pada tabel ini menjelaskan bahwa setiap fungsi memiliki tanggung jawab yang berbeda untuk mengakses sebuah subject data. Berikut adalah activity entity matrix yang ada pada proses bisnis rawat jalan RSKB TZU CHI: 92 C Melakukan Pemeriksaan LAB R Melakkan Pemeriksaan IGD R C C C R R R C Meracik Resep Obat R Membuat Nota Tagihan R C/U R Bukti Pembayaran Tagihan Pembayaran Pemeriksaan Form Hasil Form Pemeriksaan IGD LAB Form Pemeriksaan Form Pemeriksaan Poli R R R Melayani Pembayaran C/U C/U Melakukan Pemeriksaan Poli Umum Membuat Hasil Pemeriksaan Obat Pendaftaran Pemeriksaan C/D Resep Obat Melakukan Pendaftaran Pasien Baru Kartu Pasien Fungsi Bisnis Registrasi Pemeriksaan Subject Data Registrasi Pasien Baru Tabel 3.7 Activity/Entity Matrix Rawat Jalan RSKB TZU CHI 93 Membuat Bukti Pembayaran Melayani Pengambilan Obat R R R C 94 3.4 System & Application Level ini mendukung infrastruktur sistem informasi pada RSKB TZU CHI. Berisi penjelasan tentang apa saja sistem dan aplikasi yang digunakan oleh RSKB TZU CHI.. 3.4.1 System Interface Diagram System Interface Diagram pada RSKB TZU CHI menyediakan pemetaan hubungan antara operasional dan system view yang terjadi pada RS. RSKB TZU CHI terdiri atas tiga lantai yang mana sistem yang terdapat pada setiap devisi di setiap lantai saling berhubungan dalam melakukan proses bisnis operasional ataupun pendistribusian informasi. Berikut adalah keterangan pada divisi yang ada di setiap lantai: A. Lantai Satu terdiri atas: 1. IGD 2. Pelayanan Poliklinik 3. Pendaftaran 4. Rekam Medis 5. Kasir 6. Penunjang Medis: Laboratorium, Radiologi 7. Instalasi Farmasi 8. Ruang OK 9. Ruang VK 10. Ruang Strelisisasi 11. Panel Listrik B. Lantai Dua terdiri atas: 1. Rawat Inap 2. Ruang Rapat 95 3. Gudang Obat dan Logistik 4. Ruang Direktur 5. Ruang Bagian Keuangan 6. Ruang Bagian Pembelian 7. Poliklinik THT dan Anak 8. Ruang Kepala Perawatan 9. Ruang Kepegawaian 10. Ruang IT 11. Gan and Café C. Lantai Tiga terdiri atas: 1. Aula Berikut adalah System Interface Diagram dari RSKB TZU CHI: Gambar 3.11 System Interface Diagram RSKB TZU CHI 96 3.4.2 System Communication Description System Communication Description atau deskripsi dari hubungan antar sistem yang terjadi pada sebuah sistem antar muka (User Interfaces) dalam organisasi dan juga menyediakan deskripsi tentang bagaimana data dikomunikasikan antara sistem diseluruh bagian pada organnisasi, serta alur dari jalur sebuah jaringan secara spesifik. Berikut adalah System Communication Description pada RSKB TZU CHI: Gambar 3.12 System Communication Description RSKB TZU CHI 97 3.4.3 System Data Flow Diagram Bidang rawat jalan RSKB TZU CHI mempunyai alur pelayanan yang berurutan mulai dari melakukan pelayanan pendaftaran, palayanan perawatan dampai penyediaan obat-obatan untuk resep. Berikut ini adalah alurnya : Gambar 3.13 DFD Context Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 98 Gambar 3.14 DFD NOL Rawat Jalan pada RSKB TZU CHI 99 3.4.4 System Performance Matrix System Performance Matrix adalah daftar metrik yang penting dan berkaitan dengan kehandalan, ketersediaan, dan perawatan yang terdapat pada sistem. Berikut adalah karakteristik yang dinilai dalam System Performance Maisure: 1. Menentukan karakteristik kuantitatif sistem: a. Hardware dan Softare b. Interface c. Komponen komunikasi 2. Mengidentifikasi kedua parameter saat ini dan masa depan 3. Mencakup semua karakteristik kinerja teknik yang relevan, contohnya: a. Menghitung waktu di antara kegagalan b. Tingkat dalam memulai ulang sistem (Restart) c. Inisialisasi waktu pada sistem d. Kecepatan transfer data Berikut ini adalah tabel daftar ukuran kinerja pada sistem RSKB TZU CHI: Tabel 3.8 System Performance Measures RSKB TZU CHI No. Measure Area Current Status Target 1. System Available 0.60 0.80 2. System Start-Up 31 25 3. System Re-Boot 47 30 4. Hosted Application Start-up 5 - Time 2GB 5. Hosted Application 15 5 Start-up Time 1GB 6. Maintenance Hardware 90 365 7. Maintenance Software 2 14 100 3.5 Network & Infrastructure Technology & Infrastructure merupakan dokumen yang mendefinisikan praktik terbaik dan teknik yang dipakai dalam kesatuan komunitas teknologi informasi. Pada dasarnya dirancang dengan blueprint tentang bagaimana mengatur dan mengelola operasi teknologi dan informasi di instalasi. 3.5.1 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di Rumah Sakit Tzu – Chi ini berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi antara jaringan komputer, agar setiap transaksi dan pekerjaan dapat selesai dengan mudah dan cepat dan ter-integrasi satu sama lain. Pada ini akan dijelaskan tentang keadaan jaringan didalam RSKB TZU CHI: Gambar 3.15 Network Connectivity Diagram RSKB TZU CHI 101 Dari gambar 3.21 dapat diberikan penjelasan bahwa server melalui Switch akan mengirim data dan informasi ke computer client dengan melewati Router dan hub sebagai penyeleksi pilihan arus data yang akan dituju. 3.5.2 Network inventory Tabel Network inventory berisi tentang kondisi jaringan teknologi dan sumber daya sekarang yang ada pada RSKB TZU CHI : Tabel 3.9 Network inventory RSKB TZU CHI No. Deskripsi Penjelasan 1. Koneksi Nusa Net 2. Bandwidth 3 Mbps 3. Server Aplikasi (IBM 3500) Database (IBM 3400) Back Up (IBM 3500 M3) 4. Client 5. Hardware 61 PC, 3 Laptop Wifi Seluruh Lantai RSKB TZU CHI Firewall Proxy Server IP Fire Router Cisco 1800 Series Lynksys RV 042 Lynksys RVS 4000 Switch/hub 3Com 3C16491 Lynksys SRW 224G4 Network inventory yang ada pada RSKB TZU CHI tidak mempunyai masalah – masalah teknis spade koneksi jaringan internet yang dimilikinya, tapi masalah hanya terjadi dan diakibatkan oleh human eror seperti kabel LAN yang tersenggol tidak sengaja dan mengakibatkan salah satu jaringan mati. 102 3.6 Security / Standard / Workforce Dalam mengoperasikan sistem di setiap level dalam RSKB TZU CHI terdapat security & standarisasi tools yang penting yaitu : 3.6.1 Security and Privacy Plan Kebijakan sekarang yang ada pada RSKB TZU CHI yang berhubungan dengan keamanan yang ada didalamnya yaitu : 1. Memberikan hak akses yang berbeda dalam pengoperasian sistem, aplikasi dan database. Masing - masing karyawan memiliki hak akses tersendiri yang diberikan per-group di RSKB TZU CHI 2. Masing masing komputer karyawan diberikan IP Address yang berbeda, yang berguna untuk memantau dan membatasi pemakaian komputer agar tidak menyimpang kepada setiap karyawan di RSKB TZU CHI. Tabel 3.10 Security and Privacy Plan RSKB TZU CHI Keamanan • Perusahaan Dalam menjaga keamanan perusahaan selama 24 jam, Rumah Sakit Tzu – Chi menggunakan 6 satpam yang bekerja secara shift dan mengunci pintu-pintu kantor setelah seluruh karyawan selesai bekerja. • Setelah selesai bekerja atau keluar karena ada keperluan, karyawan wajib mengunci ruangannya masing-masing. • Seluruh akses ke ruangan kerja dilengkapi dengan CCTV agar dapat memantau keamanan di sekitar ruang kerja karyawan. Keamaanan • Karyawan yang menggunakan komputer diwajibkan Data untuk mengunci komputernya dengan windows login Perusahaan (password). • Pengamanan data untuk perusahaan menggunakan Antivirus Kapersky untuk komputer yang memakai windows. • Karyawan yang pulang bekerja diwajibkan untuk mematikan komputer 103 3.6.2 Security Solution Description Security Solution Description berisi 4 komponen penting dalam hal pengamanan sistem, yaitu : 1. Operational Security : Berisi tentang pengamanan operasional pada RSKB TZU CHI. 2. Data Security : Berisi tentang pengamanan data / database pada RSKB TZU CHI. 3. Personnel Security: Berisi tentang pengamanan personil, misalnya tentang akses masuk ruang yang dianggap berisi data rahasia dan sebagainya. 4. Physical Security : Berisi tentang pengamanan perangkat keras Tabel 3.11 Security Solution Description Operational Security Data Security Operational security yang Data security mempunyai Back-Up diterapkan didalam RSKB TZU Server yaitu Database (IBM 3400), CHI menggunakan Password disetiap pengaksesan ke system / yang otomatis akan ter-backup setiap jam 24.00 aplikasi pada setiap karyawan Personnel Security Physical Security Kebijakan yang telah ditetapkan Terdapat pengamanan akses masuk oleh RSKB TZU CHI untuk para ke ruangan berupa otentikasi Sidik karyawan yang ada dalam Jari dan CCTV yang diawasi oleh ruangan. satpam penjaga disetiap akses menuju ruangan data & server 3.6.3 Technology Forecast Tabel dibawah ini berisi tentang kondisi perangkat yang saat ini terdapat pada RSKB TZU CHI. Kondisi Perangkat keras maupun lunak yang ada pada RSKB TZU CHI dapat dilihat dari table berikut ini : 104 Tabel 3.12 Technology Forecast Jenis Hardware Current Term Desktop Computer Manager Prosesor intel core 2 duo Memory 2gb Hard disk 250 gb sata Monitor LCD 18” LAN card Desktop Computer Staff Processor intel core 2 duo Memory 2gb ddr Hard disk 500 gb sata Monitor LCD 18” Printer Epson AcuLaser MX14 Epson LQ 2190 Router Cisco 1800 Series Lynksys RVS 4000 Lynksys RV 042 Switch 3 COM 24 port 3C16491 Lynksis 3 port SRW 224G4 Software Keterangan Microsoft Windows 7 Microsoft office 2007 Ubuntu 10.10 Libre office 105 3.6.4 Workforce Plan A. Summary of Human Capital Strategy Karyawan atau sumber daya manusia yang terdapat pada RSKB TZU CHI dengan seluruh jumlah dan keahlian yang ada pada saat ini adalah 200 karyawan. Berikut ini meruakan penjabaran dari jumlah serta jabatan yang dimiliki oleh RSKB TZU CHI: 1. Tenaga kerja yang ada pada RSKB TZU CHI berjumlah 200 orang karyawan tetap dan 10 orang outsourching pada bagian keamanan atau satpam. 2. Kualitas para karyawan masih beragam tergantung kepada devisi dan jabatan yang ditempati. 3. Pendidikan yang dimiliki oleh para karyawan juga terlihat pada jabatan mereka saat ini, minimal pendidikan karyawan yang terdapat pada RSKB TZU CHI adalah SMK dan D 3. 4. Berikut merupakan daftar karyawan beserta pendidikan terakhir yang dimilikinya: a. Tenaga untuk keperawatan minimal memiliki pendidikan terakhir D 3, dan untuk kepala keperawatan beberapa memiliki pendidikan sampai S 1. b. Pada bidang kebidanan karyawan berpendidikan akhir sampai S 3, tetapi ada beberapa yang ditingkatkan kualitasnya dengan mengikuti program lanjutan untuk S 1. c. Untuk para manager memiliki pendidikan akhir minimal S 1, da nada beberapa yang telah menyelesaikan program S 2. d. Untuk para dokter terdiri dari dokter perawat umum yang berpendidikan S 1, dokter spesialis S 2, dan dokter spesialis orthodonti S 3. e. Pada devisi administrasi memiliki pendidikan akhir yang beragam mulai dari SMK Akuntansi dampai D 3. f. Dan pada staff back office memiliki pendidikan akhir S1. 106 B. Line of Business Requirement Tabel 3.13 Line of Business Requirement Line Of Business Requirement Melayani pendaftaran pasien baru. Bagian Pendaftaran Melayani pasien yang ingin melakukan pendaftaran untuk pemeriksaan. Melakukan pemeriksaan kepada pasien . Bagian Poli Umum Membuat hasil pemeriksaan yang berasal dari pasien yang diperiksa. Melakukan pemeriksaan laboratoriuim kepada pasien bila LAB dibutuhkan Melakukan perawatan instalasi gawat darurat kepada pasien IGD bila dibutuhkan Membuat nota tagihan pembayaran dengan menggabungkan tagihan pemeriksaan dan tagihan untuk resep obat yang digunakan untuk pasien. Melayani pembayaran pasien rawat jalan. Bagian Kasir Memberikan bukti pembayaran kepada pasien yang telah melunasi tagihan pembayaran atas perawatan yang dilakukan. Meracik obat yang akan diberikan kepada pasien dengan tuntunan dokter perawat. 107 Memberikan obat kepada pasien setelah melakukan pembayaran dan memperlihatkan bukti pelunasan Bagian Farmasi pembayaran. C. Training and Tuition Program Program Pelatihan yang dilakukan di RSKB TZU CHI dapat dibedakan menjadi pelatihan untuk Medis, Non Medis, dan Manajemen. Berikut adalah daftar pelatihan yang dilakukan. Tabel 3.14 Program Pelatihan RSKB TZU CHI Medis Jenis Diklat Non Medis 2012 2013 TRIAGE Akreditasi Medis DC Shock Orientasi Keperawatan Tindakan Venaseksi Intubasi Penanganan Pasien Bahasa Mandarin BLS (Basic Life Manjemen 2012 2013 2012 2013 Support) RJS (Resusitasi Jantung Paru) Gugus Kendali Mutu 108 Administrasi Jaringan Tugas-tugas Dasar Pelatihan Strategi RS Pemberdayaan Pelatihan Pemadaman Karyawan Pasien Safety Pemasangan Nebulizer Memandikan Bayi Pemasangan Popok Bayi 3.6.5 Organization Chart RSKB TZU CHI dipimpin oleh seorang direktur, dan didalam menjalankan tugas-tugasnya didalam rumah sakit dibantu oleh beberapa devisi yang berada langusng dibawah perintah direktur, yaitu: Satuan Pengawas, Komite Medik, Manajer Umum & Keuangan, Manajer Pengawasan. Dan devisi-devisi ini yang mengepalai sub devisi yang berada langsung dibawah tanggung jawab mereka. Berikut adalah gambaran dari susunan organisasi yang terdapat pada RSKB TZU CHI: 109 Gambar 3.16 Organization Structure RSKB TZU CHI 3.6.6 Knowledge and Skill Profile Di dalam hal ini pada RSKB TZU CHI belum memililki tenaga ahli dalam pengoprasian berbagai teknologi informasi yang mendukung dalam pengembangan pada entereprise architecture, hal ini dapat menyebabkan kesalahan seperti human error dalam penggunaan teknologi informasi dan pendistribusian informasi yang menyebabkan terhambatnya proses bisnis yang ada. Oleh karena itu perlu adanya pelatihan dan pengembangan pengetahuan yang matang diantara para karyawan dalam hal pengoprasian dan pemakaian teknologi informasi yang ada pada RSKB TZU CHI, dan hal ini perlu direalisasikan dengansegera dan dengan persiapan yang matang untuk menciptakan SDM yang berkualitas dalam menyongsong era globalisasi.
