Kegiatan logistik sangat penting dalam

25/3/2016
Citraningsih Yuniarti
RSUD KOTA YOGYAKARTA
2016
Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang
kegiatan pengadaan barang / jasa di RS sehingga mampu
mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya yang dimiliki. Kegitan logistik memiliki tujuan, yaitu:
a. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan
dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
b. Tujuan keuangan: dapat melaksanakan tujuan
operasional dengan biaya paling rendah.
c. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu
oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.
1
25/3/2016
DASAR HUKUM
 UU. No. 23 tahun 2009 , tentang KESEHATAN
 UU. No. 5 tahun …. , tentang PSIKOTROTIKA
 UU. No. 21 tahun …., tentang NARKOTIKA
 PP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN FARMASI
 Permenkes No. 58 Tahun 2014 tentang STANDAR PELAYANAN FARMASI DI RUMAH SAKIT
 Perpres no. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan barang/Jasa  Perwal No. 61 Tahun 2014 tentang Jenjang Nilai Pengadaan di BLUD
2
25/3/2016
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI & ALKES
Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi
Pengelolaan Obat di RS
 Pemilihan Obat ( Formularium, Daftar Obat)
 Perencanaan Obat ( Konsep Pareto, VEN )
 Pengadaan Obat ( e‐kataloque, JIT, EOQ,EOI )
 Penerimaan Obat (konsep ED )
 Penyimpanan Obat ( FIFO , FEFO )
 Pendistribusian Obat ( konsep IP, ODDD)
 Penghapusan Obat ED dan rusak
 Evaluasi Penggunaan Obat (Drug Utilis Review)
3
25/3/2016
SIKLUS PENGELOLAAN PERBEKALAN
FARMASI & ALKES
PERENCANAAN
MONITORING & EVALUASI
PENGADAAN
PENERIMAAN
PENCATATAN & PELAPORAN
PENYIMPANAN
PENGHAPUSAN
PENGENDALIAN
DISTRIBUSI
Syarat pengelolaan perbekalan yg optimal
Daftar Obat yg ditaati
Perencanaan yg baik
Perbekalan Farmasi yg optimal
Sistem Pengadaan yg cepat
Penerimaan obat yg baik
Review berkala
Sistem distribusi yg tepat
Penyimpanan obat yg baik
4
25/3/2016
Faktor yg berpengaruh dlm pengelolaan
 Daftar obat peraturan yg berubah (FORNAS), 




kebijakan /regulasi pemerintah , asuransi kesehatan (BPJS dll)
Perencanaan pola penyakit , timbulnya wabah, bencana alam dll
Pengadaan regulasi berubah, e‐kataloque , epurchasing obat dll
Penyimpanan kapasitas gudang terbatas
Sistem asuransi kesehatan nasional (UU 40/2004 SJSN sistem jaminan sosial nasional), UU 24/2011 (BPJS)
Anggaran obat yang terbatas
Tahapan perencanaan
Pemilihan jenis perbekalan farmasi & Alkes
Perhitungan kebutuhan
Kombinasi metode konsumsi & epidemiologi
Evaluasi perencanaan Kombinasi ABC & VEN
5
25/3/2016
Metode Perencanaan
Metode Konsumsi di kombinasi dengan metode epidemiologi 2. Disesuaikan dengan
a. Anggaran yang tersedia
b. Sisa persediaan yang ada
3. Mengacu pada
a. Fornas Tahun 2015
b.Standar terapi
c. Formularium RSUD Kota Yogyakarta
4. Penetapan Prioritas (obat vital & life Saving)
1.
Perencanaan yg dilakukan
 Cermat dalam memprediksikan kebutuhan kini 





dan akan datang
Memperhatikan pola penyakit tahunan
Memperhitungkan konsumsi obat sebelumnya
Memperhitungkan stok yang ada
Menggunakan analisa pareto(ABC), VEN
Memperhitungkan EOQ,EOI, sistem pengadaan, kapasitas gudang .
Memperhitungkan ketersediaan anggaran (anggaran obat terbesar) .
6
25/3/2016
Outcome pengelolaan adalah :
 Perbekalan farmasi & Alkes tersedia dlm jumlah yg
optimal
 Mudah dalam pengadaan perbekalan farmalkes
 Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan
 Meningkatkan citra
pelayanan kesehatan
/image
provider
failitas
 Akuntabilitas terjaga (audit)
PENGADAAN dan PEMBELIAN
Tujuan : Mendapatkan perbekalan farmasi dan alkes
dengan harga layak dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebih
Pelaksana : Unit Pengadaan atau Pejabat Pengadaan
( ditetapkan dg SK. Direktur )
7
25/3/2016
Metode Pengadaan
 Lelang dengan harga satuan
 Pembelian langsung ke penyedia untuk obat cito yang dibutuhkan RS
ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES, BHP MEDIS
PERENCANA
AN KEBUTUHAN
( IFRS )
PENYERAHAN BARANG ke IFRS
Direktur/
PPK
UP/
PENYERAHAN KE PETUGAS PENYIMPAN BARANG RS
Pejabat
Pengadaan
PENAWARAN DARI SUPLIER, NEGOSIASI
PENERIMAAN oleh TIM PENERIMA
SP, SPMK, PENGIRIMAN BARANG
8
25/3/2016
PENERIMAAN
 Menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan sesuai dengan aturan kefarmasian
 Diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order  Hal lain yang perlu diperhatikan
1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk bahan berbahaya
( Contoh : formalin, soda lime)
2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes
( Contoh : alat untuk anestesi )
PENYIMPANAN
Tujuan 1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
9
25/3/2016
Pengaturan Penyimpanan
 Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis
 Menerapkan sistem FIFO dan FEFO
 Menggunakan almari, rak dan pallet
 Menggunakan almari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika
 Menggunakan almari khusus untuk perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu
 Dilengkapi kartu stock obat
Distribusi perbekalan farmasi
Farmasi pelayanan
Unit lain
Bangsal
(RETUR)
IBS
Gudang Farmasi
Instalasi lain
IGD,ICU
Polikli
Nik : HD, RM
10
25/3/2016
Alur pelayanan permintaan perbekalan farmasi & Alkes
Permintaan dari unit yang membutuhkan (ada buku bon)
Petugas gudang melayani sesuai permintaan entry data mutasi pada komputer
Petugas menyalin permintaan barang pada buku mutasi
Menyerahkan barang
(bukti tanda terima)
Memberikan informasi tertulis apabila ada yg tak terlayani
PENGENDALIAN
 Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan
 Kegiatan
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang 3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima
11
25/3/2016
PENGHAPUSAN
 Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
 Tujuan:
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku  Penghapusan untuk mengurangi beban penyimpanan dan mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar. PENGHAPUSAN
 Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai di RSUD Kota dilaksanakan oleh penyedia dengan menggunakan alat insenerator limbah medis sesuai prosedur yang berlaku
 Dimintakan ijin penghapusan ke Walikota
 Dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim Pelaksana Penghapusan dari Walikota
 Di buat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.
12
25/3/2016
PENCATATAN&PELAPORAN
Pencatatan
 Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan keluar
 Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi
Informasi yang diperoleh dari pencatatan
1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)
2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
4. Jumlah perbekalan farmasi yang rusak/hilang/ kadaluarsa
5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi
13
25/3/2016
Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi/Alkes
Tujuan
 Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi
 Tersedianya informasi yang akurat
 Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Laporan pembelian
Laporan mutasi
Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di
tulis dokter)
Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa
( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di
informasikan ke dokter penulis resep
Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
Laporan ketersediaan obat
Laporan stok opname
14
25/3/2016
MONITORING & EVALUASI
 Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi dan alkes
 Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan
 Kolekting data untuk bahan evaluasi
Isue Manajemen Obat & alkes Kini dan kedepan
 Perkembangan zaman tidak memungkinkan secara
manual, perlu software khusus farmasi untuk
mempercepat pelayanan dan menghasilkan data
laporan yang up date dan akurat guna pengambilan
keputusan manajerial yang akurat dan uptodate
 Pelayanan sistem paket, kendali mutu & kendali biaya
 Kepatuhan thdp formularium
 RS merupakan UPT Dinas Kesehatan Kab/Kota
(penganggaran??)
15
25/3/2016
Pemanfaatan sistem informasi obat
Manajemen Obat
Transaksi /Billing Obat
Perekaman identitas px
Perekaman data item obat
Perekaman jml obat dibeli
Pencetakan bill obat
Manajemen Inventori
Pembuatan pesanan obat
Perekaman stok obat
Perekaman kartu stok obat
Pelaporan data penggunaan obat
Penyusunan neraca keuangan
CONTOH SOFTWARE MANEJEMEN OBAT
16
25/3/2016
Tersedianya mesin peracik obat
One Day Dose di bangsal ranap
SDM yg efektif & profesional
Komposisi Anggaran di RS
 Belanja pegawai (+ 30 %)
 Belanja obat (+ 40 %)
 Belanja modal (+ 10 %) alkes
 Jasa (+ 20 %)
17
25/3/2016
Kesimpulan
 Pengelolaan
perbekalan farmasi harus
dikelola dengan efektif karena menyangkut
anggaran terbesar dari suatu fasilitas
pelayanan kesehatan (30‐50 % )
 Pengelolaan perbekalan farmasi yg efektif
dan efisien akan mendukung mutu
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 Diperlukan software sistem informasi
manajemen perbekalan farmasi yang baik.
18