4. bab iii perencanaan sdm

BAB III
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
A. Definisi
Perencanaan sumber daya manusia dapat didefinisikan sebagai suatu
usaha untuk menyediakan sumber daya manusia yang tepat orang tepat tempat
(jabatan) dan tepat waktu untuk mengantisipasi perubahan bisnis dan lingkungan.
Perencanaan sumber daya manusia dikendalikan oleh manajer puncak yang akan
melibatkan seluruh karyawan tanpa kecuali.
Perencanaan sumber daya manusia harus diawali dari penelaahan
dimensi strategi. Jadi, perencanaan sumber daya manusia harus merupakan
bagian integral dari strategi bisnis. Perencanaan sumber daya manusia sangat
tergantung dari ketersediaan data dari departemen lain seperti strategi bisnis,
pemasaran, keuangan, dan lain lain. Oleh karena itu akan sangat ideal bila
perencanan sumber daya manusia mempunyai kemampuan mengakses
data-data tersebut secara integral.
Perencanaan sumber daya manusia perlu menunjukkan berapa orang
karyawan yang diperlukan dan bagaimana mereka akan ditarik. Perencanaan
sumber daya manusia juga perlu menyediakan pelatihan dan pengembangan bagi
tenaga kerja yang telah tersedia, termasuk bagaimana mereka dilatih dan
bagaimana mereka dievaluasi. Jadi cakupan perencanaan sumber daya manusia
meliputi tenaga kerja yang telah tersedia saat ini, tenaga kerja yang potensial
untuk ditarik dan tenaga kerja baru.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia bukanlah sesuatu aktifitas yang tiba-tiba tanpa perencanaan, melainkan
ini merupakan suatu aktifitas yang telah direncanakan sebelumnya. Aktivitas ini
secara kontinyu selalu menekankan pada kebutuhan perencanaan untuk jangka
panjang, baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif.
B. Tujuan
Tujuan utama Perencanaan sumber daya manusia adalah untuk
menyiapkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pada waktu yang tepat.
(the right man in the right place at the right time) dalam jumlah dan kualitas untuk
menghadapi perubahan lingkungan bisnis. Jumlah yang tepat maksudnya
Universitas Gadjah Mada
menyiapkan sumber daya manusia dalam jumlah yang diperlukan. Kesesuaian
kualitas maksudnya adanya kesesuaian keahlian yang diperlukan.
Agar selalu bisa menyediakan sumber daya manusia dalam jumlah dan
kualitas yang diperlukan, maka perusahaan harus menciptakan suatu "dynamic
equilibrium'' antara kondisi aktual sumber daya manusia dan kondisi yang
diinginkan secara ideal. Kondisi aktual berarti kondisi sumber daya manusia saat
ini, sedangkan kondisi yang diinginkan berarti kondisi sumber daya manusia yang
ideal. Perusahaan harus berusaha agar tidak ada perbedaan (gap) antara kondisi
aktual dan kondisi yang diinginkan, bila tidak pasti tidak akan tercipta "employees
equilibrium".
Bila sumber daya manusia yang tersedia saat ini melebihi dari jumlah
yang diperlukan, itu berarti terjadi kelebihan sumber daya manusia. Dalam hal ini,
perusahaan / lembaga harus tetap membayar kepada kelebihan sumber daya
manusia tersebut, meskipun secara ekonomis mereka tidak menyumbangkan
kontribusi yang berarti kepada perusahaan / lembaga. Sebaliknya, bila sumber
daya manusia yang tersedia saat ini lebih sedikit dari yang diperlukan maka terjadi
kekurangan sumber daya manusia, sehingga boleh jadi perusahaan tidak akan
mencapai target yang telah direncanakan. Hal ini selanjutnya berdampak pada
ketidakpuasan dan ketidakpercayaan pelanggan. Kehilangan kepercayaan ini
merupakan kehilangan yang tak ternilai bagi perusahaan. Usaha untuk
memulihkan kepercayaan ini boleh jadi akan memakan biaya yang sangat besar.
Hal ini dipertegas oleh pendapat Cowling and James (1994) yang mengatakan
bahwa "the penalties for not carrying out human resource planning can be costly".
Karena kekurangan sumber daya manusia, boleh jadi suatu perusahaan harus
menarik sumber daya manusia dalam jangka pendek yang tentu akan memerlukan
biaya yang jauh lebih besar, atau mengambil sumber daya manusia tidak tetap.
Bila perusahaan atau lembaga dapat menjaga keseimbangan dinamis
antara sumber daya manusia yang ada dan sumber daya manusia yang
dibutuhkan, yang berarti tidak ada sumber daya manusia yang berlebih atau
kurang; maka moral sumber daya manusia akan meningkat. Saat terjadi
kekurangan sumber daya manusia maka dapat dibayangkan para karyawan harus
bekerja ekstra untuk lembur. Sebaliknya saat terjadi kelebihan sumber daya
manusia, maka para karyawan bisa gelisah karena ketidakpastian status mereka
di masa depan. Dengan demikian tidak ada rasa was-was atau kawatir, sehingga
Universitas Gadjah Mada
pekerja dapat bekerja dengan tenang setiap saat.
Pendek kata, perencanaan sumber daya manusia bukanlah sesuatu
alternatif pilihan, melainkan suatu keharusan bagi setiap perusahaan atau
lembaga yang selalu menainginkan perbaikan kinerja. Perencanaan sumber daya
manusia yang baik akan meningkatkan moral dan kepuasan kerja, yang
selanjutnya ini akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk meraih
keuntungan atas kesempatan bisnis baru di masa yang akan datang.
C. Cakupan
Sebagai obyek kajian tidak terbatas pada sumber daya internal lembaga
saja, tetapi juga calon potensial yang bisa ditarik di masa yang akan datang serta
tenaga kerja baru. Cakupan perencanaan untuk masing-masing kategori
karyawab tersebut dijelaskan secara rinci pada tabel 1.
Table 1. Obyek kajian perencanan sumber daya manusia
Kategori karyawan
Cakupan perencanaan
Tenaga kerja yang telah tersedia saat
Analisa jabatan, pengukuran
ini
kinerja, penilaian, motivasi
pelatihan
dan
pengembangan
karir, perencanaan
promosi,
suksesi,
pemensiunan,
keluarmasuknya tenaga kerja
Tenaga kerja yang potensial untuk
ditarik Tenaga kerja baru
Analisa jabatan, perancangan jabatan.
penarikan,
deskripsi jabatan, metode seleksi,
pengupahan Jangka
kontrak,
program
waktu
pengenalan,
pelatihan dan pengembangan
Sumber : Thomson dan Mabey (1994) dengan modiflkasi seperlunya.
Universitas Gadjah Mada
Cakupan Perencanaan Sumber daya manusia meliputi : 1) Determining
Hitman Resource : menentukan sumber daya manusia baik secara kuantitatif
maupun kualitatif, 2) Succession Planning : melakukan perencanaan suksesi, dan
3) Organizational Design : perancangan organisasi. Perhatikan Gambar 5 di
bawah.
Gambar 5. Cakupan perencanaan sumber daya manusia
Cakupan pertama. yakni menentukan jumlah sumber daya manusia secara
rinci akan dipaparkan pada Bab IV. Cakupan pertama ini merupakan pembahasan
pokok dalam perencanaan sumber daya manusia, karena di sinilah konsep
perencanaan sumber daya manusia terlihat jelas berbeda dengan konsep
manajemen sumber daya manusia.
Cakupan ke dua tentang perencanaan suksesi dapat dijelaskan sebagai
berikut. Perencanaan suksesi ini dapat disebut pula perencanaan penempatan
kembali
(replacement
planning).
Ini
merupakan
salah
satu
aktivitas
pengembangan karir yang dirancang untuk menjamin perusahaan / lembaga
mempunyai tenaga kerja yang handal untuk dipersiapkan menduduki posisi lebih
tinggi yang mungkin ini dilakukan karena adanya proses pemindahan, promosi,
pensiun, dll.
Langkah pertama dalam perencanaan suksesi ini adalah identifikasi posisi
target, kemudian mengidentifikasi mereka yang potensial untuk menduduki posisi
tersebut. Gambar 6 menerangkan contoh secara sederhana perencanaan suksesi
ini. Sebagai calon pengganti jabatan presiden yang saat ini dijabat oleh ABC telah
diidentifikasi ada 5 calon, yakni DEF, GHI, UK, LMN dan KKK. Kelima calon
Universitas Gadjah Mada
tersebut memiliki tingkat kesiapan yang berbeda. Dua calon yang paling siap
adalah DEF dan GHI yang menunjukkan bahwa mereka telah siap saat ini juga bila
sewaktu-waktu mendapat kepercayaan menggantikan ABC.
Cakupan ke tiga, yakni perancangan organisasi. Kebutuhan perancangan
organisasi / kelembagaan muncul secara periodik, tergantung dari ukuran dan
kondisi organasisi / lembaga yang bersangkutan. Perubahan lingkungan lembaga
yang sangat mendorong perubahan organisasi. Meningkatnya pengaruh teknologi
informasi, telah menggiring ke arah pembentukan organisasi yang flat, karena
teknologi informanasi mampu meningkatkan span of control manusia.
Universitas Gadjah Mada
Universitas Gadjah Mada