BAB I PENDAHULUAN I .1. Latar Belakang Masalah Dari semua
advertisement
BAB I PENDAHULUAN I .1. Latar Belakang Masalah Dari semua pengetahuan dan keterampilan yang kita miliki, pengetahuan dan keterampilan yang menyangkut komunikasi termasuk di antara yang paling penting dan berguna. Melalui komunikasi intrapribadi kita berbicara dengan diri sendiri, mengenal diri sendiri, mengevaluasi diri sendiri tentang segala sesuatu, mempertimbangkan keputusan-keputusan yang akan diambil dan menyiapkan pesanpesan yang akan kita sampaikan kepada orang lain. Melalui komunikasi antar pribadi kita berinteraksi dengan orang lain, mengenal mereka dan diri kita sendiri, dan mengungkapkan diri sendiri kepada orang lain. Apakah kepada pimpinan, teman sekerja, teman seprofesi, kekasih, atau anggota keluarga, melalui komunikasi antar pribadi kita membina, memelihara, kadang-kadang merusak (dan ada kalannya memperbaiki) hubungan pribadi kita. Pada sisi lain, setiap individu merupakan bagian dari kelompok, organisasi maupun ikatan dalam masyarakat yang setiap saat berinteraksi membentuk pola komunikasi. Pola komunikasi merupakan suatu sistem penyampaian pesan melalui lambang-lambang tertentu yang mengandung arti tertentu dan langsung untuk mengubah tingkah laku individu. Meskipun semua organisasi harus melakukan dengan beragai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan dan sistem pesan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi. Untuk organisasi berskala kecil mugkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang rumit. Universitas Sumatera Utara Salah satu tantangan besar dalam menentukan pola komunikasi organisasi adalah proses yang berhubungan dengan jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi yang nantinya akan berpengaruh pada jaringan komunikasi. Tantangan dalam menentukan pola komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan. Pola komunikasi yang terjadi dalam organisasi dapat dilihat dalam bentuk aktivitas rapat umum suatu organisasi. Dimana pola komunikasi yang terdapat dalam rapat umum tersebut banyak dipengaruhi oleh jaringan kelompok. Berkenaan dengan komunikasi organisasi pada lembaga pemerintah, Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara merupakan bagian dari organisasi yang juga melakukan komunikasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Melalui dinas kelautan dan perikanan yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2000, Dinas Kelautan dan Perikanan mempuyai tugas otonomi dan tugas dekonsentrasi dibidang perikanan dan kelautan. Pengelolaan kelautan dan perikanan memfokuskan pada kegiatan usaha dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang berwawasan lingkungan dengan memberdayakan peran serta masyarakat untuk peningkatan taraf hidupnya. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dibidang kelautan dan perikanan, organisasi ini mengemban misi yang merupakan arah bagi tujuan dan sasaran yang ingin diwujudkan sehingga dapat memberikan program kegiatan yang dilaksanakan. Misi yang ditetapkan untuk mewujudkan visi Dinas Kelautan dan Universitas Sumatera Utara Perikanan Provinsi Sumatera Utara antara lain (sesuai Lakip Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara,2010) yaitu : 1. Meningkatkan pendapatan pembudidaya ikan, nelayan dan masyarakat pesisir. 2. Mengoptimalkan pengelolaan sumberdaya kelautan dan perikanan secara efisien dan berkelanjutan. 3. Meningkatkan persediaan bahan pangan sumber protein dan bahan baku industry di dalam negeri serta eksport. 4. Memantapkan system pendukung, yang terdiri dari teknologi, permodalan sarana dan prasarana kelembagaan serta iklim usaha yang kondusif. Penjabaran dan implementasi visi dan misi yang akan dicapai dijadikan tujuan Dinas Kelautan dan Perikanan antara lain adalah : 1. Meningkatkan produktifitas dan kesejahteraan pembudidaya ikan, nelayan dan masyarakat pesisir. 2. Meningkatkan pelestarian dan pengendalian sumber daya perikanan. 3. Meningkatkan konsumsi ikan masyarakat 4. Mendorong pertumbuhan industry dan ekspor hasil perikanan. 5. Mendorong dan meningkatkan kesempatan kerja dan kesempatan berusaha yang produktif. Sebuah organisasi mempunyai hirarki dan pembagian kerja, maka pada sebuah organisasi birokrasi akan terdapat tingkatan-tingkatan tertentu yang pada akhirnya akan membuat individu-individu yang ada didalamnya terbagi dalam kelompokkelompok yang lebih kecil sesuai dengan jenjang dan pembagian kerjanya dalam sebuah organisasi. Dalam kenyataannya akan terdapat jabatan atau posisi-posisi didalam organisasi yang akan ditempati individu-individu yang memiliki syarat-syarat tertentu sehingga dianggap mampu untuk melaksanakan pekerjaannya untuk mencapai tujuan utama organisasi tersebut. Sebagai contoh dalam sebuah organisasi akan terdapat staff, pimpinan, karyawan, dan lain-lain. Seiring dengan jenjang/jabatan yang melekat pada individu pada sebuah organisasi, maka akan muncul pula rasa tanggung jawab akan pekerjaan/peran yang melakat pada dirinya. Universitas Sumatera Utara Dalam sebuah organisasi birokrasi, tidak bisa dipungkiri, seluruh unsur Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara selalu melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya. Komunikasi ibaratnya “darah” bagi kehidupan organisasi. Tanpa adanya komunikasi maka sebuah lembaga akan mengalami kesulitan-kesulitan dalam pengelolaannya. Pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dimana terdapat individu yang terbagi dalam divisi-divisi/bagian selevel sangat variatif dalam menjalankan komunikasi. Bagi organisasi pemerintah yang berkaitan dengan pelayanan publik, penyampaian informasi kepada segenap bagian dalam organisasi merupakan suatu pekerjaan yang rumit dan membutuhkan penanganan serius. Model komunikasi yang diterapkan tidak lagi memadai hanya mengandalkan komunikasi tatap muka (face to face) semata, namun masih memerlukan model lain yang lebih sesuai. Dalam menjalin relasi dengan orang lain, kita membutuhkan komunikasi. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan profisiensi (keahlian). Kadang-kadang penyebab rusaknya hubungan antar individu dalam suatu organisasi, misalnya antara staf itu sendiri adalah adanya miskomunikasi yang terjadi. Untuk bisa berkomunikasi dengan baik dibutuhkan tidak hanya bakat, tapi terutama kemauan untuk melakukan proses belajar yang kontinu. Berdasarkan konsep tentang komunikasi dan organisasi diatas maka komunikasi organisasi dapat kita maknai secara sederhana sebagai komunikasi antar manusia (human communication) dalam konteks organisasi. Dalam aplikasinya akan terdapat 3 jenis komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi, yaitu vertikal keatas, vertikal kebawah dan horizontal. Ketiga jenis komunikasi ini muncul seiring Universitas Sumatera Utara dengan proses komunikasi didalam organisasi yang sebelumnya telah memiliki jenjang-jenjang dan kedudukan tertentu. Vertikal kebawah berarti komunikasi ini dilakukan oleh individu berkedudukan yang lebih tinggi dari komunikan, sebagai contoh atasan memberi perintah kepada bawahan. Vertikal keatas merupakan kebalikan dari Vertikal kebawah, yakni individu berkedudukan lebih rendah yang menjadi komunikator, sebagai contoh seorang staf pegawai/kepala bagian/kepala seksi melaporkan pekerjaannya kepada atasan. Komunikasi horizontal adalah komunikasi dimana komunikator dan komunikan memiliki kedudukan/jabatan yang sama didalam sebuah organisasi. Sebagai contoh diskusi antar pimpinan, obrolan staf/pegawai, dan lain-lain. Komunikasi ini lebih sering digunakan individu untuk memecahkan sebuah masalah atau mengoptimalkan pekerjaannya. Komunikasi horizontal dalam suatu organisasi lebih sering terjadi dibandingkan dengan arus vertikal. Mengapa demikian ? Salah satu alasannya karena komunikasi horizontal lebih terbuka dan lebih efektif dengan orang-orang di lingkungannya, serta yang mempunyai kedudukan yang sama dibandingkan dengan orang yang kedudukannya lebih tinggi. Implementasi dari model komunikasi tersebut dalam konteks Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumnatera Utara juga tidak dapat terlepas, dimana upaya pencapaian kinerja dan tujuan organisasi senantiasa dicapai dengan upaya komunikasi organisasi, khususnya komunikasi horizontal. Komunikasi horizontal memiliki fungsi strategis manakala dinas Perikanan dan kelautan memiliki personil yang sangat banyak yaitu 188 orang dengan jangkauan tugas yang sangat luas serta fungsi yang berbeda-beda. Melalui komunikasi horizontal diharapkan terjadi pertukaran informasi Universitas Sumatera Utara untuk mengoptimalkan tugas dan fungsi dinas perikanan dan kelautan sehingga tujuan organisasi secara paripurna dapat dicapai. Sejauh pengamatan penulis, komunikasi yang formal selama ini antara atasan kepada bawahan dikantor lebih banyak dilakukan dalam konteks pelaksanaan pekerjaan. Memang melalui komunikasi vertikal ini banyak sekali tugas-tugas kantor dapat diselesaikan. Namun jika ditilik lebih lanjut, upaya penyelesaian tugas tersebut tidak terlepas dari kegiatan komunikasi antar pejabat setingkat dalam bentuk koordinasi dan mencari solusi dari upaya penyelesaian tugas tersebut. Oleh sebab itu, tanpa menghilangkan pentingnya komunikasi vertikal, ternyata komunikasi horizontal menjadi faktor kunci efektif dan efesiennya sebuah tugas yang dibebankan oleh organisasi. Pola komunikasi horizontal menjadi penting pada organisasi birokrasi, khususnya pada dinas perikanan dan kelautan, karena pola komunikasi vertikal telah terlaksana dengan baik dimana setiap instruksi yang diberikan akan segera difahami dan dilaksanakan oleh para bawahan. Akan halnya hubungan antar staf atau antar pejabat setingkat yang berbeda fungsi akan sulit mencapai efektivitas karena perbedaan kepentingan dan kebutuhan. Melalui komunikasi horizontal, maka kesefahaman kepentingan organisasi dimana orang pada level yang sama saling tukar informasi untuk mencapai tujuan organisasi. Pada intinya komunikasi model horisontal memfokuskan pada penyampaian informasi kepada orang-orang yang berada pada level atau otoritas yang sama/sederajat. Komunikasi antar pegawai yang setingkat kedudukannya dalam suatu organisasi diperlukan untuk melakukan kegiatan koordinasi dan integrasi atas fungsifungsi organisasi yang berbeda. Karena mekanisme yang ada selama ini, biasanya Universitas Sumatera Utara tidak menempatkan komunikasi horizontal dalam desain organisasi. Hubungan antar rekan sejawat dilepaskan dan diserahkan secara langsung kepada masing-masing individu. Padahal komunikasi horizontal diperlukan untuk koordinasi dan juga bisa memberikan kepuasaan akan kebutuhan sosial. Disini, komunikasi horisontal memiliki fungsi memperlancar aktivitas organisasi dalam melakukan koordinasi perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas yang harus diselesaikan, menyelesaikan persoalan-persoalan yang dihadapi bersama, memfasilitasi tercapainya pemahaman bersama atas perbedaan-perbedaan yang muncul, menyelesaikan perbedaan-perbedaan yang terjadi dalam organisasi, memberikan dukungan dalam hubungan kerja yang produktif. Upaya untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan kinerja Dinas Kelautan dan perikanan melaui pendekatan komunikasi horizontal perlu terus diupayakan melalui bentuk-bentuk komunikasi antar personal antara lain melalui obrolan waktu senggang, telpon, forum rutin, diskusi. Selain fungsi koordinatif, komunikasi model ini dapat dioptimalkan untuk sharing informasi, problem solving maupun resolusi konflik yang mungkin terjadi dalam organisasi. Oleh sebab itu, dalam rangka mencapai tujuan organisasi dalam konteks efektifitas kerja, dibutuhkan model komunikasi yang disesuaikan dengan lingkungan kerja, yang dalam hal ini organisasi Dinas Kelautan dan Perikanan Propinsi Sumatera Utara yang memiliki visi dan misi dengan pola komunikasi horizontal yang perlu untuk diteliti. I .2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dikemukakan perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara Bagaimanakah peranan Komunikasi Horizontal terhadap efektifitas kerja pegawai pada kantor Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara? 1.3 Pembatasan Masalah Untuk menghindari ruang lingkup penelitian yang terlalu luas dan memperjelas masalah yang dibahas dalam penelitan sehingga lebih terarah, maka penulis membatasi masalah sebagai berikut: a. Komunikasi Horizontal dalam organisasi yang akan akan diteliti adalah pertukaran pesan yang berlangsung di antara para pegawai ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan seperti Memperbaiki koordinasi tugas, Upaya pemecahan masalah, Saling berbagi informasi, Upaya pemecahan konflik, Membina hubungan melalui kegiatan bersama. b. Efektivitas Kerja terbatas pada aspek pencapaian kinerja sesuai dengan Laporan Akuntabilitas Kinerja instansi Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara tahun 2010. c. Objek penelitian adalah kantor Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara. d. Penelitian dilakukan mulai bulan April 2011-selesai. I.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian I.4.1) Tujuan Penelitian Setiap penelitian yang dilakukan terhadap suatu masalah sudah pasti mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Demikian juga dengan penelitian ini yang memiliki tujuan sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara a. Untuk mengetahui bagaimanakah komunikasi horizontal yang terjadi pada kantor Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera. b. Untuk mengetahui apakah komunikasi horizontal berperan terhadap efektifitas kerja pegawai di kantor Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera. 1.4.2) Manfaat penelitian a. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya khasanah penelitian dibidang Ilmu Komunikasi, khususnya mengenai komunikasi horizontal dalam organisasi. b. Secara teoritis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi tempat bagi penulis untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama ini. c. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan yang membutuhkan pengetahuan berkenaan dengan penelitian ini. I. 5. Kerangka Teori Setiap penelitian memerlukan kejelasan titik tolak atau landasan berfikir dalam memecahkan dan menyoroti masalahnya. Untuk itu perlu disusun kerangka teori yang memuat pokok-pokok pikiran yang menggambarkan dari sudut mana masalah penelitian akan disoroti (Nawawi, 1995 : 40). Menurut Kerlinger, teori merupakan himpunan konstruk (konsep), yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala dan menjabarkan relasi diantara variable untuk menjelaskan dan meramalkan gejala tersebut. (Rakhmat, 2004 : 6). Dengan adanya kerangka teori akan membantu peneliti dalam menentukan tujuan dan arah penelitiannya. Adapun teori-teori yang dianggap relevan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Komunikasi 2. Komunikasi Organisasi 3. Jaringan Komunikasi dalam Organisasi Universitas Sumatera Utara 4. Komunikasi Horizontal dalam Organisasi 5. Efektifitas Kerja I.5.1) Komunikasi Sebagai makhluk sosial, komunikasi merupakan unsur penting dalam kehidupan manusia. Kegiatan komunikasi akan timbul jika seorang manusia mengadakan interaksi dengan manusia lain, jadi dapat dikatakan bahwa komunikasi timbul sebagai akibat dari adanya hubungan social. Pengertian tersebut mengandung arti bahwa komunikasi tidak dapat dipisahkan dari kehidupan umat manusia, baik sebagai individu maupun sebagai kelompok. Komunikasi hakikatnya adalah proses pernyataan antar manusia. Yang dinyatakan adalah pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa sebagai alat penyalurnya. Komunikasi berarti proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Pesan komunikasi terdiri dari dua aspek, pertama isi pesan (the content of the message), kedua adalah lambing (symbol), Konkretnya isi pesan itu adalah pikiran atau perasaan, lambing adalah bahasa (Effendy,1993:28). Harold laswell dalam karyanya Strukture and Function of Communication in Society (dalam Effendy, 1993:253), mengatakan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. who says what in which channel to whom and with what effect. Jadi unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasi menurut paradigma Laswell ada lima, yaitu: 1. Komunikator (communicator, source, sender) 2. Pesan (Message) Universitas Sumatera Utara 3. Media (channel, media) 4. Komunikan (communicant,communicate,receiver, recipient) 5. Efek (Effect, impact, influence) Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). Pikiran bisa merupakan gagasan, informasi, opini, dan lain-lain yang muncul dari benaknya. Perasaan bisa berupa keyakinan, keragu-raguan, kekawatiran, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan sebagainya yang timbul dari lubuk hati. Unsur-unsur yang terlibat dalam proses komunikasi (dalam Ruslan,1998:79) adalah: - Sender (komunikator), yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang. - Encoding (penyandian), yaitu proses pengalihan pikiran kedalam bentuk lambang. - Message (pesan), merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator. - Media (Saluran), yaitu tempat berlalunya pesan dari komunikator ke komunikan - Decoding (pengawasandian), yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikator kepadanya. - Receiver, yakni komunikan yang menerima pesan dari komunikator. - Response (tanggapan), yaitu seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterpa pesan. Universitas Sumatera Utara - Feedback (umpan balik), yaitu tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator. - Noise, yaitu gangguan yang tidak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya. Agar komunikasi efektif, proses penyandian oleh komunikator harus bertauan dengan proses pengawasandian oleh komunikan. Wilbur Schramm melihat pesan sebagai tanda esensial yang harus dikenal oleh komunikan. Semakin tumpang tindih bidang pengalaman (Field of experience) komunikator dengan bidang pengalaman komunikan, akan semakin efektif pesan yang dikomunikasikan. Komunikator akan dapat menyandi dan komunikan akan dapat mengawasandi hanya dalam istilah- istilah pengalaman yang dimiliki masing-masing. Dalam teori komunikasi dikenal istilah empathy, yang berarti kemampuan memproyeksikan diri kepada peranan orang lain. Jadi, meskipun antara komunikator dengan komunikan terdapat perbedaan dalam kedudukan, jenis pekerjaan, agama, suku, bangsa, tingkat pendidikan, ideologi, dan lain-lain, jika komunikator bersikap empatik, komunikasi tidak akan gagal. Komunikasi efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan pendengarnya. (dalam Effendy, 2000:18) I.5.2) Komunikasi Organisasi Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Universitas Sumatera Utara Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan: 1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. 2. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships). Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman (1997:18) dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut: 1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: Universitas Sumatera Utara a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. 3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) b) c) d) e) Memperbaiki koordinasi tugas Upaya pemecahan masalah Saling berbagi informasi Upaya pemecahan konflik Membina hubungan melalui kegiatan bersama. I.5.3) Jaringan Komunikasi dalam Organisasi Jaringan komunikasi organisasi merupakan suatu struktur saluran dimana informasi melewatinya dari individu satu ke individu lainnya. Jaringan tersebut mengandung alur informasi, dan ia mencerminkan interaksi formal antar anggota organisasi. Beberapa jaringan yang berbeda beroperasi di dalam organisasi kerja. Universitas Sumatera Utara Gambar 1. Jaringan komunikasi (dalam Golghaber, Gerald, M, 1990:56) Jaringan rantai merupakan suatu pola komunikasi yang ada pada birokrasi dan organisasi lain dimana terdapat suatu rantai formal komando. Informasi melintasi hirarki organisasi baik ke atas maupun ke bawah dengan pertukaran antara satu orang dan dua orang lainnya—satu diatas dan satu dibawah posisi seseorang itu sendiri. Bergantung pada ukurannya, organisasi mungkin memiliki beberapa rantai komunikasi yang menghubungkan tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih tinggi dan lebih bawah. Meskipun rantai tersebut hanya memiliki kapasitas dua-jalur, ini digunakan terutama untuk komunikasi kebawah. Jaringan roda memasukkan satu orang yang berkomunikasi dengan masing-masing dari sejumlah orang lainnya. Jaringan Y memasukkan dua orang sentral yang menyampaikan informasi kepada yang lainnya pada batas luar suatu pengelompokkan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan rantai, sejumlah saluran terbuka dibatasi, dan komunikasi disentralisasi/dipusatkan. Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan orang-orang tertentu saja. Pada jaringan pinwheel, seluruh saluran terbuka. Setiap orang berkomunikasi dengan setiap orang lainnya. Pinwheel ini memberikan contoh suatu struktur komunikasi yang terdesentralisasi. Jaringan terpusat/sentralisasi dan disentralisasi Universitas Sumatera Utara memiliki kegunaan yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih efektif untuk pemecahan masalah secara kreatif, sedangkan strukur desentralisasi lebih bagus untuk pergerakan informasi yang cepat. I.5.4) Komunikasi Horizontal dalam Organisasi Komunikasi horizontal menurut Stewart L. Tubbs-Sylvia Moss (1996:167) terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempuyai atasan yang sama. Tujuan dari komunikasi horizontal (dalam Stewart L.Tubbs-Sylvia Moss 1996 : 167) adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Untuk mengkordinasikan penugasan kerja Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan Untuk memecahkan masalah Untuk memperoleh pemahaman bersama Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antar pesona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Mengapa pendelegasian dari atasan ke bawahan seringkali tidak berhasil baik? Mengapa banyak iklan yang tidak sukses mempromosikan produknya? Mengapa sering kali kesepakatan bisnis terhambat dan gagal? Mengapa seringkali pergaulan tidak berkembang? Semua hal ini mungkin terjadi karena cara kita berkomunikasi yang tidak jelas, ambigius atau kurang strategis. Universitas Sumatera Utara Yang dimaksud dengan komunikasi horizontal disini adalah komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama, posisi yang sama, jabatan se-level, eselon yang sama, dll. Untuk berkomunikasi dengan baik antar sesama rekan kerja atau teman yang notabene-nya memiliki tingkat, latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama dengan kita, ada beberapa hal yang harus diingat. Pertama, tentang pemilihan dan penggunanaan diksi yang sesuai dengan orang yang tengah kita ajak bicara. Jangan menggunakan kata-kata teknis yang kerap kita gunakan di bidang/departemen yang kita geluti. Hal ini bukan hanya menimbulkan ketidakmengertian orang-orang dari lintas departemen yang kita ajak bicara, melainkan juga bisa menuai rasa antipati karena dianggap terlalu menyombongkan diri dengan penggunaan kata-kata tersebut (walaupun hal itu tidak diniatkan). Kedua, yang harus diperhatikan dalam komunikasi di level yang sama ini adalah faktor psikologis orang yang kita ajak bicara. Artinya, jangan memberikan sebuah informasi dengan cara ’menggurui’ seolah-olah orang yang kita ajak bicara itu tidak mengerti. Pemahaman situasi psikologis ini akan menyebabkan kita memilah dan memilih kata-kata yang tidak menyinggung perasaan orang sejajar tersebut. Ketiga, bahasa tubuh yang digunakan tidak boleh yang bersifat agresif dan invasif. Setiap gerak tubuh harus disesuaikan sedemikian rupa sehingga tidak ada pihak yang merasa tersenggol ’ego’-nya secara negatif dan destruktif. Ketiga faktor berkomunikasi secara horizontal ini akan memberikan hasil yang lebih maksimal kepada penuturnya jika dicamkan dan dilaksanakan dengan baik pada saat berkomunikasi dengan pihak manapun yang kita anggap paralel, apakah itu dalam hal Universitas Sumatera Utara status ekonomi, posisi kerja, pengalaman dan pengetahuan, dll. (Stewart L.TubbsSylvia Moss 1996 : 168) Lateral atau horizontal communication mengambil tempat satu level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara kepala departemen dan diantara pengkoordiansi dan peranan penghubung. Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara horizontal daripada upward maupun downward. Horizontal communication yang bagus sering menghalangi persaingan, perilaku teritorial, dan spesialisasi fungsi pekerjaan yang berlebihan, yang dapat semakin mempertegas batas in group/out group, penggunaan jargon ataupun meniadakan kode-kode dan keseganan untuk membagi informasi. Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya hubungan-hubungan bisnis. Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat. Sebagi contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis „rembesan“ bonus, informasi, posisi baru, dan Universitas Sumatera Utara sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan. Oleh karena itu manajer yang berwawasan luas akan menciptakan suatu lingkungan yang lebih menghargai suatu bentuk kerjasama daripada persaingan jadi. Mereka berupaaya meningkatkan lingkungan komunikasi seluruh organisasi. Pengenalan dan penghargaan terhadap suatu kelompok-suatu tim- pegawai adalah satu cara untuk mendorong rasa jiwa kerja sama. 1.5.5) Efektivitas kerja Efektivitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektivitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut : Sondang P. Siagian (2001 : 24) memberikan definisi sebagai berikut : “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektivitasnya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa baik atau seberapa jauh sasaran (kuantitas, kualitas, waktu) telah tercapai. Efektifitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran yaitu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelas bila sasaran atau tujuan yang telah dicapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya maka pekerjaan akan efektif, sebaliknya bila tujuan atau sasaran tidak selesai sesuai waktu yang ditentukan, pekerjaan itu tidak efektif. Universitas Sumatera Utara Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencari tingkat efektifitas dapat digunakan rumus: “Efektifitas = Ouput Aktual/Output Target= 1, jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektifitas. ď€ Jika output aktual berbanding output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak tercapai”. Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Menurut Richard M. Steers (1980 : 1), efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan satu unit keluaran (output). Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. I. 6. Model Teoritis Variabel-variabel yang telah dikelompokkan dalam kerangka konsep akan dibentuk menjadi suatu model teoritis sabagai berikut: Gambar 1.2 Model Teoritis KOMUNIKASI HORIZONTAL EFEKTIVITAS KERJA 1.7. Kerangka Konsep Kerangka sebagai hasil pemikiran yang rasional merupakan uraian yang bersifat kritis dalam memperkirakan kemungkinan hasil peneltian yang dicapai dapat mengantar peneliti pada rumusan hipotesa. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan kerangka teori yang telah diuraikan sebelumnya, kerangka konsep yang dapat dikemukakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal yaitu terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempuyai atasan yang sama. b. Efektivitas Kerja efektifitas kerja yaitu penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan, artinya apakah pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan, dan tidak terutama menjawab bagaimana cara melaksanakannya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Diukur dengan indikator kecepatan dan ketepatan dalam menyelesaikan pekerjaan, teknik penyelesaian pekerjaan, keterampilan melaksanakan proses pekerjaan, mutu/kualitas pekerjaan yang dihasilkan, kemampuan, menyelesaikan pekerjaan Variabel Teoritis Komponen Komunikasi Horizontal • • • • • • Konseptualisasi Variabel Operasional Untuk mengkordinasikan penugasan kerja Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan Untuk memecahkan masalah Untuk memperoleh pemahaman bersama Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona Universitas Sumatera Utara Komponen Efektifitas kerja Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa baik atau seberapa jauh sasaran telah tercapai 1. kuantitas, 2. kualitas, 3. waktu 1.8. Deskripsi Operasional Variabel Secara operasional variabel perlu didefinisikan yang bertujuan untuk menjelaskan makna variabel penelitian. Singarimbun sebagaimana dikutip Ridwan (2004) memberikan pengertian tentang definisi operasional adalah unsur penelitian yang memberikan petunjuk bagaimana variabel itu diukur.: 1. Variabel Komunikasi Horizontal Variabel Komunikasi Horizontal terdiri dari: a. b. c. d. e. f. Untuk mengkordinasikan penugasan kerja Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan Untuk memecahkan masalah Untuk memperoleh pemahaman bersama Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona 2. Variabel Eefektifitas Kerja terdiri dari: efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa baik atau seberapa jauh sasaran (kuantitas, kualitas, waktu) telah tercapai. 1. kuantitas, 2. kualitas, 3. waktu Universitas Sumatera Utara
