SISTEM INVENTORY PADA GUDANG SPARE PART

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
JAKARTA STI&K
PENULISAN
LAPORAN KKP/PENELITIAN
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART
PADA GUDANG POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000
Nama
NPM
Jurusan
Dosen Pembimbing
: Firmansyah
: 304.01.128
: Manajemen Informatika
: Sutarno, Skom, MMSi.
Ditulis guna melengkapi sebagian syarat untuk menempuh
jenjang setara Diploma Tiga (D3)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
JAKARTA STI&K
LEMBAR PENGESAHAN
NAMA MAHASISWA
DOSEN PEMBIBING
JUDUL PENULISAN
: FIRMANSYAH
: SUTARNO, Skom, MMSi
: SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
SPARE PART PADA GUDANG
POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT
DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT
ACCESS 2000
Jakarta, Februari 2005
Disetujui Oleh :
Ketua Jurusan
Manajemen Informatika
( Susi Wagiyati P, Skom, MMSi)
Tanggal Lulus : 02 April 2005
Dosen
Pembimbing
( Sutarno, Skom, MMSi)
KATA PENGANTAR
Bismillahir rohmanir rohim
Alhamdulillahir robbil ‘alamin, segala puji bagi Allah swt rob sekalian
alam, yang telah melimpahkan nikmat-Nya, terutama nikmat iman, sehat sehingga
dapat menyelesaikan penulisan ilmiah ini.
Penulisan ilmiah ini merupakan salah satu mata kuliah wajib pada
pendidikan Diploma Tiga (D3) di jurusan Manajemen Informatika, Sekolah
Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), Penulisan ini
dengan judul “ SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA
GUDANG
POOL
TAKSI
BLUE
BIRD
CIPUTAT
DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000“. Penulisan ini juga merupakan
penerapan atau latihan untuk mengaplikasikan teori-teori yang pernah penulis
dapatkan pada mata kuliah yang dipelajari dibangku kuliah dalam kenyataan di
lapangan.
Atas selesainya penulisan ini, penulis mengucapkan banyak-banyak terima
kasih kepada :
1. Bapak Eko Hadiyanto, SSi, MMSi, selaku Ketua Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K).
2. Susi Wagiyati P, Skom, MMSi, selaku Ketua Jurusan Manajemen
Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
JAKARTA (STI&K).
3. Bapak Sutarno, SKom, MMSi, selaku Pembimbing Akademik dan Dosen
Pembimbing dalam penulisan.
4. Seluruh Pimpinan dan Staff Karyawan PT. Blue Brid Group, khususnya
teman-teman bagian Gudang yang telah membantu saya dalam bentuk
apapun sebelum, sesudah dan selama berlangsungnya penelitian ini.
5. Seluruh teman-teman Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer JAKARTA (STI&K), khususnya kelas malam yang telah rela
serta ikhlas membantu penulis.
6. Seluruh jajaran dosen dan staff karyawan Sekolah Tinggi Manajemen
informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), yang telah membantu
dalam kelancaran pembuatan penulisan ini.
Dan juga tidak lupa saya ucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya
kepada kedua orang tua saya, MATNUR dan MARHAMAH serta kakak saya,
yang telah memberikan segalanya pada saya semenjak dari kecil hingga saat ini.
Dengan segala kemampuan dan keterbatasan, saya menyadari segala
kekurangan yang dalam penulisan, karena itu saya sangat menharapkan segala
kritik atau saran yang dapat membangun dari semua pihak. Dan juga berharap
penulisan ini dapat berguna bagi diri saya pribadi maupun pihak-pihak lain yang
membutuhkannya.
Jakarta, Februari 2005
Penulis
DAFTAR ISI
Hal
Halaman Judul
Lembar Pengesahan
Kata Pengantar ……………………………………………………………….
i
Daftar Isi ……………………………………………………………………..
iii
Daftar Gambar
…………………………………………………………….
vi
………………………………………………………………
vii
Daftar Tabel
BAB I . PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...………………………………………………
1
1.2. Batasan Masalah ………………………………………………
2
1.3. Tujuan Penulisan ………………………………………………
2
1.4. Metode Penelitian ..……………………………………………
2
1.5. Sistematika Penulisan ………………………………………….
3
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Basis Data …………………………………………….…
4
2.1.1. Definisi Sistem ………………………………………..
4
2.1.2. Definisi Basis Data ……………………………………
4
2.1.3. Definisi Sistem Basis Data …………………………...
5
2.1.4. Komponen Sistem Basis Data ………………………..
5
2.1.5. Operasi Dasar Basis Data …………………………….
6
2.1.6. Manfaat Basis Data ……………………………………
7
2.1.7. Penerapan Basis Data …………………………………
9
2.2. Model Sistem …………………………………………………...
10
2.2.1. Data Flow Diagram …………………………………...
10
2.2.2. Simbol Data Flow Diagram …………………………..
11
2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram …………………………
11
2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) ………………….
12
2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) …
12
2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi) …………………
13
2.4. Normalisasi Data ………………………………………………
14
2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare parts ……………………...
15
2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan …………………...
15
2.5.2. Definisi Sistem Informasi ……………………………
16
2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spare parts …...
17
2.6. Sekilas Tentang Aplikasi MS-Acces …………………………..
17
BAB III. PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group ………………………….
20
3.2. Struktur Organisasi PT Blue Bird Group ……………………....
20
3.3. Rancangan Sistem Basis Data Persediaan Spare parts ………...
24
3.3.1. Diagram Kontek Persediaan Spare Parts …………….
24
3.3.2. Diagram Nol Persediaan Spare Parts ………………...
25
3.3.3. Diagram Entity-Relatioship (Diagram E-R)
Sistem Persediaan Spare Parts ……………………….
26
3.3.4. Normalisasi Data Persediaan Spare Parts …………...
27
a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF) ……...
27
b. Bentuk Normalisasi Tahap Kedua (2NF) ……….
28
c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF) ……….
29
3.3.5. Spesifikasi Input …………………………………….
30
a. Struktur Basis Data Spare Parts …………………
30
b. Struktur Basis Data Supplier ……………………
31
c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk …………..
32
d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar …………..
33
e. Struktur Basis Data Order Pembelian Spare parts ..
34
3.3.6. Spesifikasi Layout Output .………………………….
35
a. Report Daftar Spare Parts ……………………….
35
b. Report Spare Parts Masuk ……………………….
35
c. Report Spare Parts Keluar ……………………….
36
d. Report Order Pembelian Harian ……………..….
36
4.1. Kesimpulan …………………………………………………...
37
4.2. Saran-saran. …………………………………………………...
37
BAB IV. PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………..
39
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Hal
2.1. External Entity ………………………………………………………..
11
2.2. Proses …………..……………………………………………………..
11
2.3. Data Flow ……………………………………………………………..
11
2.4. Data Store ……………………………………………………………..
11
2.5. Entity ………………………………..………………………………...
12
2.6. Atribut …………….…………………………………………………..
13
2.7. Relationship …………………………………………………………..
13
2.8. Link …………………….……………………………………………..
13
2.9. Sistem Fisik Perusahaan ……………………………………………...
15
2.10. Transformasi Data Menjadi Informasi ………………………………
16
2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Access …………………………...
19
3.1. Struktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat ………….…………….…
21
3.2. Diagram Kontek ……..……….……………………………………….
3.3. Diagram Nol ….……………….………………………………………
25
24
3.4. Diagram Entity-Relationship ………………………………………....
26
3.5. Normalisasi Pertama (1NF) …….…………………………………….
27
3.6. Normalisasi Kedua (2NF) …………………………………………….
28
3.7. Normalisasi Ketiga (3NF) ………………………….………………...
29
3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Access ……………..…………..
30
3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Access …………………………..
31
3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Access
…………………
32
3.11. Struktur Tabel Transaksi Keluar dalam Ms-Access …………………
33
3.12. Struktur Tabel Order Spare part dalam Ms-Access ………………….
34
3.13. Report Daftar Spare parts …………………………………………….
35
3.14. Report Spare parts Masuk ……………………………………………
35
3.13. Report Spare parts Keluar ….………………………………………...
36
3.13. Report Order Pembelian …..…………………………………………
36
DAFTAR TABEL
Tabel
Hal
3.1. Tabel Spare parts ………………………………………………………
30
3.2. Tabel Supplier …………………………………………………………
31
3.3. Tabel Transaksi Masuk ………………………………………………..
32
3.4. Tabel Transaksi Keluar ………………………………………………..
33
3.5. Tabel Order Spare parts ………………………………………………..
34
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penulisan
Sisten Persediaan Spare Part di sebuah Pool taksi merupakan salah satu
devisi atau bagian yang sangat berperan penting terhadap suatu perusahaan yang
bergerak di bidang jasa transportasi, pada bagian gudang berperan sebagai
pengadaan spare part yang dibutuhkan oleh Bengkel untuk mengantikan spare
part mobil yang rusak, selain itu bagian gudang juga melakukan pengolahan spare
part, diantaranya mencatat setiap barang baik yang masuk maupun yang keluar.
Pencatatan yang dilakukan di bagian Gudang untuk spare part masuk
dilakukan dengan mencatat spare part ke dalam bon masuk gudang (BMG) lalu di
entry (di masukan) kedalam aplikasi Microsoft Excel, untuk spare part keluar
pencatatan dilakukan dengan mencatat ke dalam bon keluar gudang (BKG) dan
untuk order pembelian di catat di order pembelian harian (OPH), pencatatan
secara manual dan di entry kedalam aplikasi Microsoft Excel merupakan suatu
kegiatan yang kurang baik dengan jumlah item spare part yang sangat banyak.
sehingga sering terjadi ketidakakuratan serta kehilangan data spare parts.
Spare part yang ada di gudang pool taksi Blue Bird Ciputat yang dipakai
untuk pengadaan gudang sekitar ……item. Oleh karena itu dibutuhkan pencatatan
yang akurat dan tersimpan dengan rapih, jadi penulis memberikan usulan untuk
dibuatkan basis data spare part dengan menggunakan software Microsoft Acces,
sehingga dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran spare part yang akurat dan
benar.
1.2.
Batasan Masalah
Setelah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Gudang
Persediaan Spare part pada pool taksi Blue Bird Ciputat, penulis memberikan
batasan masalah hanya membahas pada proses pengadaan dan pengelolaan spare
part dengan kegiatan keluar-masuknya spare parts.
1.3.
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penelitian adalah membuat suatu program aplikasi
dengan menggunakan Microsoft Access yang dapat :
-
Memdapat informasi yang ada dan lokasi spare part di tempatkan
-
Menghilangkan atau mengurangi kesalahan-kesalahan laporan
-
Membantu bagian gudang untuk mengetahui jumlah spare parts yang
masih ada di gudang.
-
Memudahkan dalam transaksi keluar-masuknya spare parts.
1.4. Metode Penelitian
Metode yang digunakan oleh penulis dalam penelitian adalah :
a. Studi Pustaka
Membaca buku-buku, literature atau bahan-bahan yang lain, yang
berhubungan dengan masalah yang dibahas.
b. Studi Lapangan
Penulis mendatangkan langsung objek yang dibahas untuk mendapatkan
data-data yang diperlukan untuk penelitian.
c. Wawancara
Penulis menanyakan langsung masalah yang berhubungan dengan
penelitian yang kebetulan bagian dari pekerjaan penulis.
1.5.
Sistematika Penulisan
Penulis membagi menjadi empat bab untuk menyelesaikan masalah ini.
Adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi, latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,
metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan pembahasan
masalah antara lain : definisi sistem basis data, system informasi
persediaan spare parts, flow alir data, simbol-simbol, dan sekilas tentang
Microsoft Acces.
BAB III PEMBAHASAN MASALAH
Bab ini membahas tentang proses diagram kontek, diagram nol, ER
diagram, struktur data, normalisai serta spesifikasi layout input output.
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisi seluruh kesimpulan hasil penulisan ini dan saran-saran yang
diperlukan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Basis Data
Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolahnya,
maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi map
pada kumpulan arsip yang akan disimpan, mengkelompokannya, memberi nomor
dengan pola tertentu, dan arsip tersebut akan ditempatkan di lemari arsip dengan
cara atau urutan tertentu.
Hal-hal tersebut kita lakukan, agar suatu saat kita memerlukan arsip
tersebut kita dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah dan cepat.
2.1.1. Denifisi Sistem
Sistem adalah tatanan atau keterpaduan
yang terdiri atas sejumlah
komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling
berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses
atau pekerjaan tertentu. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah,
Bandung, 1999, Hal : 9)
2.1.2. Definisi Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih
dapat diartikan sebagai gudang, tempat berkumpul, sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia
(pegawai, siswa, pembeli, penerima), barang-barang, konsep, peristiwa dan
sebagainya. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Bandung,
1999, Hal : 2).
2.1.3. Definisi Sistem Basis Data
Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati, ia ada karena ada
pembuatnya. Ia tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau
penggeraknya. Pengelola atau penggeraknya secara langsung adalah program atau
aplikasi (Software).
Gabungan basis data dan pengelolanya menghasilkan sebuah sistem,
secara umum basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table)
yang saling berhubungan dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa
pemakai untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel).( Buku Teks
Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, 1999, Hal : 9-10).
2.1.4. Komponen Sistem Basis Data
Dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat komponenkomponen utama diantaranya sebagai berikut :
a. Perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras yang biasa terdapat dalam sebuah sistem basis data
adalah:
-
Komputer
-
Memori sekunder yang on-line (Harddisk)
-
Memori sekunder yang off-line (Tape atau Removable Disk)
-
Media atau perangkat komunikasi
b. Sistem Operasi (Operating System)
Sistem
operasi
merupakan
program
yang
mengaktifkan
atau
memfungsikan system komputer, mengendalikan seluruh sumber daya
(resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam
komputer (operasi I/O, pengelolaan file dan lain sebagainya). Sistem yang
banyak digunakan seperti : MS-DOS, MS-WINDOWS dan lain-lain.
c. Basis Data (Database)
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis
data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperti file atau
tabel, indeks dan lain-lain.
d. Sistem Pengelolaan Basis Data (Database Management System atau
DBMS)
Pengelolaan basis data ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang khusus
atau spesifik, perangkat lunak inilah yang disebut Sistem Pengelolaan
Basis Data (DBMS), yang akan menentukan bagaimana data organisasi,
disimpan, diubah dan diambil kembali. Yang termasuk dalam perangkat
lunak DBMS seperti : dBase III+, dBase IV, FoxBase, MS-Acces, MS
SQLServe dan sebagainya.
2.1.5. Operasi dasar basis data
Dalam sebuah basis data, dapat menempatkan satu atau lebih file atau
tabel. Pada file atau tabel inilah sesungguhnya data disimpan atau ditempatkan.
Setiap basis data dibuat untuk mewakili semua data yang spesifik. Untuk
melakukan yang berkenaan dengan basis data tersebut dapat dilakukan operasioperasi dasar meliputi :
a. Pembuatan basis data baru (create database).
b. Penghapusan basis data (drop database)
c. Pembuatan file atau tabel baru ke suatu basis data (create table)
d. Penghausan file atau tabel dari suatu basis data (drop table)
e. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau tabel (insert)
f. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (retrieve atau search)
g. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (update)
h. Penghapusan data dari sebuah file atua tabel (delete)
Operasi yang berkenaan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel)
merupakan operasi awal yang dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan
operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin
yang akan berlangsung berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang
lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (management) dan pengolahan
(processing) data dalam basis data.
2.1.6. Manfaat Basis Data
Pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat
memperoleh menemukan kembali data yang kita perlukan dengan mudah dan
cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai
berikut :
a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data
melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data
dengan mudah dan cepat.
b. Efisien Ruang Penyimpan (Space)
Dengan basis data yang efisien atau optimalisasi penggunaan ruang
penyimpannya, agar dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan
(redudansi) data, baik dengan menerapkan pengkodean atau dengan
membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling
berhubungan.
c. Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan
penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan
sebagainya, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan
atau pengeluaran data.
d. Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan
waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpan yang besar.
e. Kelengkapan (Completeness)
Lengkap atau tidaknya suatu data yang kita kelola dalam sebuah basis data
bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu.
Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin
berkembang, maka kita tidak hanya menambah record-record data, tetapi
juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam
bentuk penambahan objek baru (table) atau dengan penambahan field-field
baru pada suatu tabel.
f. Keamanan (Security)
System yang besar dan serius harus menerapkan aspek keamanan yang
ketat, dan menentukan pemakai (user) yang boleh menggunakan basis data
beserta objek-objek didalamnya.
g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)
Pemakai basis data seringkali terbatas pada satu pemakai saja, atau satu
lokasi saja. Basis data yang dikelola oleh system yang multiuser, akan
dapat memenuhi kebutuhan, tetapi tetap menjaga atau menghindari
munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang
sama diubah oleh banyak pemakai) atau deadlock (karena ada banyak
pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data).
2.1.7. Penerapan Basis Data
Sebuah organisasi atau perusahaan hampir semua memanfaatkan komputer
dan senantiasa berhubungan dengan basis data. Secara teknis atau nyata, bidangbidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data demi efisien,
akurasi dan kecepatan operasi antara lain : kepegawaian, pergudangan (inventory),
akuntansi, reservasi, layanan pelanggan, (customer care), dan sebagainya.
Sedangkan bentuk organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan basis
data sebagai komponen system informasi dalam organisasi atau perusahaan dapat
berupa : perbankan, produsen barang, gudang spare part, asuransi, rumah sakit,
pendidikan atau sekolah, telekomunikasi dan sebagainya.
2.2. Model Sistem
Model adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili
sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). (Sistem Informasi
Manajemen, Raymond McLeod, Jr, Hal : 138)
2.2.1. Data Flow Diagram (DFD)
Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh Demarco (1978) dan
Gane Sarson (1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan disain sistem
informasi, mereka menyarankan untuk mengunakan data flow diagram dalam
mengambarkan aktivitas sistem informasi atau membuat model sistem. Pengertian
secara umum dari data flow diagram adalah suatu newtrok yang menggambarkan
suatu sistem automata atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari
keduanya, yang penggambarannya saling berhubungansesuai dengan aturan
mainnya.(Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, Skom, MM, Hal : 163).
Keuntungan dari data flow diagram adalah memungkinkan untuk
menggambarkan system dari level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan
kekurangan dari data flow diagram adalah tidak menunjukan proses pengulangan
(looping), proses keputusan.
2.2.2. Simbol Data Flow Diagram
Simbol atau lambang yang digunakan dalam menbuat diagram ada 4
(empat) buah, yaitu :
External Entity. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.
Gambar 2.1. External Entity
Proses.
Simbol
ini
digunakan
untuk
proses
pengolahan atau transformasi data.
Gambar 2.2. Proses
Data
Flow.
Simbol
ini
digunakan
untukmnggambarkan aliran data yang berjalan.
Gambar 2.3. Data Flow
Data
store.
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan data flow yang sudah disimpan
Gambar 2.4. Data store
atau disrsipkan
2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi
tiga tahap atau tingkat kontruksi data flow diagram, yaitu :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau digunakan untuk menggambarkansistem secara umum
atau global dari keseluruhan system yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di
dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada di dalam dagram nol.
2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)
Perancangan basis data seringkali diasosiasikan dengan pembuatan Model
Entity-Relatioanship, dimana kelompok-kelompok data dan relasi antas kelompok
data tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram. Model Entity-Relationship yang
berisikan komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang
masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mepresentasikan seluruh
fakta dari ‘dunia nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih
sistematis dengan mengunakan Diagram Entity-Relationship.
2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)
Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram Entity-Relationship (Diagram ER) yang dapat kita gunakan adalah :
Entity. Menyatakan Himpunan Entitas
Gambar 2.5. Entity
Atribut. Menyatakan Atribut (atribut yang berfungsi
sebagai key digarisbawahi)
Gambar 2.6. Atribut
Relationship. Menyatakan Himpunan Relasi
Gambar 2.7. Relationship
Link. Sebagai penghubung antara Himpunan relasi
Gambar 2.8. Link
dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas
dengan atribut.
2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi)
Kardinalitas Relasi yang terjadi antar himpunan entitas dapat berupa :
a.
Satu ke Satu (One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak
dengan satu entitas pada himpunan B, dan begitu juga sebaliknya setiap
himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas
pada himpunan entitas A.
b.
Satu ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas
pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu
entitas pada Himpunan entitas A.
c.
Banyak ke Satu (Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak
dengan satu entitas pada Himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana
setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas A.
d. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, dan juga sebaliknya, dimana setiap entitas
pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas A.
2.4. Normalisasi Data
Normalisasi adalah proses-proses untuk mengorganisasikan file dengan
menghilangkan group elemen yang berulang. Adapun bentuk-bentuk normalisasi
diantaranya :
a.
Bentuk Normal Tahap Pertama (First Normal Form / 1NF)
Bentuk Normal Tahap Pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki
atribut bernilai banyak (Multivalued Attribute) atau lebih dari satu atribut
dengan domain nilai yang sama.
b.
Bentuk Normal Tahap kedua (Second Normal Form / 2NF)
Bentuk Normal Tahap Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut
yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional
pada key primer secara utuh. Sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika
ketergantungannya hanya bersifat parsial atau hanya tergantung pada sebagian
dari key primer.
c.
Bentuk Normal Tahap Ketiga (Third Normal Form / 3NF)
Penerapan aturan Normalisasi sampai tahap ketiga sesungguhanya sudah
sangat memadai untuk menghasilkan table-tabel yang berkualitas. Bentuk
Normal Tahap Ketiga, yaitu menghilangkan beberapa ketergantungan
transitive (Trancitive Devence) atau dengan kata lain apabila sudah berada
pada 2NF dan setiap atribut yang bukan key tidak tergantung terhadap atribut
lain kecuali terhadap key primer.
2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare part
2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan
Sarana yang digunakan sebagai dasar utama penerapan prinsip-prinsip
pada sistem informasi disegala jenis organisasi, disebut dengan model sistem
umum perusahaan, merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang
mengambarkan semua organisasi secara umum, dengan mneggunakan kerangka
kerja sistem.
Proses
Transformasi
Sumber Daya
Input
Sumber Daya
Output
Gambar 2.9. Sistem Fisik Perusahaan
Gambar 2.9. menunjukan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber
daya input menjadi sumber daya output, juga menggambarkan semua jenis
perusahaan.
2.5.2. Definisi Sistem Informasi
Diawal bab dua telah dijelaskan tentang definisi sistem yang berarti
tatanan atau keterpaduan
yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional
(dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara
bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu
(Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Ir, Hal : 9)
Sedangkan informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas
sebuah saluran komunikasi, dan sebagainya. Definisi umum untuk “informasi”
dalam pemakaian sistem informasi, informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang. (Seri Diktat Kuliah, Guna
Darma, “Pengantar Sistem Informasi”, Hal:142-143).
Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai
sampai barang jadi, dengan perkataan lain, sistem pengolahan data menjadi
informasi, atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi
berguna bagi penerimanya.
Penyimpan
Data
Data
Pengolah
Informasi
Gambar 2.10. Tranformasi data menjadi Informasi
2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spart part
Sebelumnya telah dijelaskan tentang sistem informasi yang merupakan
data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang, sedangkan
persediaan (inventory) merupakan suatu aktivitas atau kegiatan dalam mengolah
data di dalam pergudangan, baik berupa keluar-masuknya barang, maupun dalam
penataannya. Dan spare part adalah suku cadang suatu kendaraan.
Dapat disimpulkan sistem informasi persediaan spare part merupakan data
berupa dokumen seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk
seperti laporan-laporan yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat
bagi penerimanya untuk diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan
datang.
2.6. Selikas Tentang Aplikasi Ms-Acces
Microsoft Acces merupakan salah satu program aplikasi yang dapat
membuat basis data, Ms-Acces terdapat di dalam Microsoft Office. Banyak yang
dapat dilakukan dengan menggunakan Ms-Acces, yaitu bagaimana merancang
sebuah formulir yang begitu mudah dan indah, menggabungkan beberapa table
dan menyeleksi suatu data secara mudah. Ada suatu kemudahan dalam
pemrograman pada Microsoft Acces yaitu perintah yang digunakan yakni
Microsoft Visual Basic (Visual Basic Aplication/VBA).
Microsoft Acces akan membantu dalam mengolah data dengan beberapa
fasilitas yang tersedia diantaranya :
a. Table
Suatu fasilitas untuk mendesain atau membuat suatu struktur basis data
(Database), sehingga data dapat di simpan dan diambil secara mudah dan
efisien.
b. Form
Suatu cara untuk menyusun suatu bentuk formulir. Dengan formulir dapat
memasukan data dan melihatnya kembali.
c. Query
Query
digunakan
untuk
membuat
suatu
relasi
tabel,
sehingga
menghasilkan suatu informasi yang merupakan gabungan dari beberapa
buah tabel.
d. Report
Suatu bagian dalam basis data (database) untuk menyusun laporan-laporan
data yang bersumber baik dari tabel ataupun dari query.
e. Macro
Suatu fasilitas untuk menyerhanakan suatu pengopersian basis data
(databas), misalkan untuk menyerderhanakan membuka suatu form, tabel
dan lainnya.
Dan masih banyak lagi fasilitas-fasilatas yang ada pada Microsoft Acces
yang tidak bias disebutkan satu persatu seperti : Data Filter, Sort, Find dan
sebagainya. (Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, Djoko Pranomo, PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta, 2001)
Gambar 2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Acces
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group
Awal berdiri Blue Bird bermula dari rental atau sewa kendaraan dari
keluarga almarhum ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH, yang dikendarai
sendiri oleh anak-anak beliau, dan akhirnya dapat mendirikan perusahaan jasa
transportasi darat (taksi) PT. Blue Bird Group pada mei tahun 1972, oleh seorang
ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH sampai sekarang beberapa cabang-cabang
atau pool-pool taksi diantaranya Pool Buncit, Pool Ciputat, Pool Pondok Cabe,
Pool Perigi, dan masih banyak lagi yang tidak penulis sebutkan satu persatu.
3.2. Struktur Organisai PT. Blue Brid Group Pool Ciputat
Adapun struktur yang digambarkan merupakan struktur PT. Blue Bird
Pool Ciputat. Pada umumnya struktur organisasi setiap pool adalah sama,
pimpinan pool mebawahi kepala-kepala bagian, hanya yang membedakan antara
pool kecil dan pool besar. Pool besar kepala bagian membawahi Ka. Sub,
sedangkan pool kecil langsung membawahi Ka. Sie.
Ka. Pool
Sekretaris
Ka. Bengkel
Ka. Operasi
Ka. Sub. Operasi
Ka.Sub. Bengkel
Ka.Sie. Operasi
Ka.Sie. Bengkel
Staff Kasir
Staff Operasi
Montir
Ka. AK
Ka. PU
Ka. Gudang
Ka. Sie. PU
Staff Gudang
Pembelian
Staff PU
Gambar 3.1. Sturktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat
Keterangan yang diberikan dari struktur hanya yang berhubungan dengan
penelitian yang dibuat diantaranya :
1.
Ka. Pool (Pimpinan Pool)
Bertugas atau mempunyai wewenang merelease atau menyetujui order spare
parts (Purchase Order / PO), yang totalnya nominalnya Rp. 500.000,- sampai
dengan Rp. 10.000.000,2.
Ka. A/K (Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan)
Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :
a. Menyetujui order spare parts (Purchase Order) terhadap spare parts yang
diorder oleh pihak bengkel.
b. Mengawasi stock gudang agar prosentasi 1:1:1 dapat terpenuhi
(perbandingan antara pemasukan : persediaan : pengeluaran 100%)
c. Menyeleksi hasil ralatan tender dari pihak Ka.Gudang dan pihak
Ka.Bengkel.
3.
Ka. Gudang (Kepala Gudang)
Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :
a. Merelease atau menyetujui orderan dari pihak bengkel.
b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah
atau dikurangi jumlah order.
c. Menyetujui permintaan spare parts dari pool lain.
d. Bertanggungjawab dalam pengadaan jumlah (stock) spare parts gudang
dalam memenuhi kebutuhan bengkel,
e. Mengontrol jumlah (stock) spare parts agar terjadi keseimbangan antara
pemasukan, pengeluaran pada posisi perbandingan 1:1:1 (100%)
f. Mengevaluasi atau menilai kinerja Supplier dalam hal kerjasama untuk
menyupai kebutuhan gudang
4.
Staff Gudang
Menpunyai tugas sebagai berikut :
a. Mengelola keluar-masuknya spare parts baik dari permintaan bengkel,
pemenuhan kebutuhan jumlah spare parts ataupun dari tender.
b. Meberikan informasi pada Ka.Gudang jumlah spare parts yang minimum,
agar diusulkan untuk pembelian.
c. Menolak spare parts yang dikirim oleh supplier, setelah direkomendasikan
oleh pihak bengkel.
d. Menata atau meletakan spare parts sesuai rak atau lokasi yang ada.
5.
Ka. Bengkel (Kepala Bengkel)
Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :
a. Merelease atau menyetujui spare parts yang diorder.
b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah
atau dikurangi jumlah order.
c. Menolak spare parts yang masuk ke gudang, bila terdapat kualitas spare
parts yang kurang baik.
d. Mengontrol pekerjaan yang ada di bengkel agar dapat meminimalkan
storing atau kerusakan di jalan.
6.
Ka. Sub. Bengkel (Kepala Bagian / Supervisor)
Bertugas atau mempunyai wewengan sebagai berikut :
a. Mengawasi pekerjaan yang ada dibengkel.
b. Mempunyai wewenang menolak spare parts yang mutunya kurang baik.
c. Mengorder spare parts yang dibutuhkan bengkel.
7. Ka. Sie Bengkel (Kepala Seksi Bengkel)
Bertugas mengawasi langsung pekerjaan dari awal laporan sampai selesainya
pekerjaan, dan juga menilai spare parts yang dating atau masuk ke gudang.
8. Montir
Merupakan pelaksana yang mengerjakan setiap kerusakan yang dilaporkan
oleh pengemudi.
3.3. Sistem yang berjalan
PT. Blue Bird taksi pool Ciputat memiliki armada sebesar ………meter
dan ……Bus, Sehingga untuk pengadaan spare part untuk gudang pool Ciputat
sangat banyak, sehingga dibutuhkan penggelolaan yang baik dan rapih. Untuk saat
ini administrasi pada gudang pool Ciputat dilakukan dengan mencatat ke Bon
Masuk Gudang (BMG) bila spare part masuk, setelah itu dimasukan (entry) ke
aplikasi Microsoft Excel, dalam pembelian harian sehari pencatatan Bon Masuk
Gudang sekitar 50-100 item spare part, dan untuk pembelian tender (order dariv
pusat) sekitar 100-500 item spare part.
Untuk spare part yang keluar dicatat ke Bon Keluar Gudang (BKG), dalam
sehari transaksi dapat mengeluarkan spare pare dengan BKG mencapai sekitar
kurang 150 BKG (Bon Keluar Gudang), dan untuk kebutuhan pengadaan spare
part dicatat kedalam Order Pembelian Harian (OPH) baik order dari pihak
bengkel maupun order dari gudang yang stocknya minim dengan di lihat rata-rata
pakainya, order dari pihak bengkel ada form khusus untuk dilihat keabsahannya
order spare part yang dibutuhkan dengan ditanda tangani oleh kepala bengkel.
3.4. Permasalahan
Dari kegiatan gudang PT. Blue Bird Pool Ciputat penulis melihat ada
beberapa permasalahan diantaranya adalah :
a. Pekerjaan untuk pemasukan dilakukan secara 2 (dua) kali pekerjaan,
pertama dicatat di bon, setelah itu dimasukan ke aplikasi Microsoft Excel
menjadi kurang efisien dalam kegiatan gudang.
b. Belum ada proses pencarian informasi yang baik yang menunjukan jumlah
stock dan letak spare pat di tempatkan.
c. Sering terjadi adanya bon-bon yang tidak dimasukan (entry).
d. Dalam transaksi sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengebon keluar
karena dikerjakan dengan manual.
3.5. Pemecahan Masalah
Dari beberapa masalah yang ada pada gudang spare part taksi PT. Blue
Bird Pool Ciputat, penulis membuat program atau aplikasi untuk memudahkan
dalam kegiatan gudang, yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh
personel gudang berhubungan dengan transaksi-transaksi, baik itu transaksi
masuk maupun dengan transaksi keluar dengan menggunakan Microsoft Access
2000..
Penulis juga membuat basis data yang berkaitan dengan spare part, seperti
data supplier dan data spare part.
3.6. Rancangan Sistem Basis Data Sistem Persediaan Spare part
Rancangan sistem basis data menentukan bagaimana suatu sistem akan
menyelesaikan apa yang semestinya diselesaikan. Rancangan sistem disini
menyangkut bagaimana mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat
lunak dan perangka keras.
Setelah pemecahaan masalah didapat penulis menentukan beberapa
diagram diantaranya : Diagram kontek, Diagram Nol dan Diagram EntityRelationship. Diagram kontek disini menggambarkan secara umum tentang alur
atau jalannya dokumen atau data baik berupa faktur/surat jalan maupun bon-bon,
mulai dari order spare part OPH (Order Pembelian Harian) sampai transaksitransaksi gudang baik transaksi masuk BMG (Bon Masuk Gudang) maupun
transaksi keluar BKG (Bon Keluar Gudang). Penulis membentuk Normalisasi
sampai tahap ketiga.
3.6.1. Diagram Kontek
barang masuk (BMG)
Order Spare Part (OPH
)
Barang keluar (BKG)
Supplier
Terima barang (Faktur/SJ)
Kirim barang (Faktur/SJ)
GUDANG
Sistem
Persediaan
Spare Part
Order Spare Part (OPH)
Pimpinan
BENGKEL
Terima barang (BKG)
Laporan
Gambar 3.2. Diagram Kontek
3.6.2. Diagram Nol
B engkel
G udang
Su p p lier
1 .0
P erm int
aan
Sp art
p art
O rd e r (O P H )
O P H ,B M G ,B K G
F a ktu r / S J
T erim a Barang (BK G )
D ata S p are p arts
spa re p art
2 .0
C ek
d ata
gu d ang
D ata G u d ang
3 .0
P em b eli
an S p art
p art
D ata S u p p lier
4 .0
S erah
T erim a
D ata T ransaksi
D ata G u d ang
D ata S u p p lier
D ata T ransaksi
D ata T ransaksi
Pim p inan
5 .0
Lap o ran
D ata S u p p lier
Gambar 3.3. Diagram Nol
D ata G u d ang
D ata Sp are p arts
3.6.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)
Kd_Sp
p
Nama_Sp
p
Satuan
No_TransM
Merk
Stoc
k
No_Orde
r
Jumlah
No_TransK
Spare parts
M
1
Transak
si
Keluar
No_Mobi
l
No_TransK
Tgl_Keluar
M
Kd_Spp
Penerima
No_TransM
No_Faktur
Transaks
i
Masuk
Tg_Faktu
r
Kd_Supplie
r
M
Kd_Supplie
r
Nama_Supplie
r
Supplier
Alamat
No_Telp
Gambar 3.4. Diagram Entity-Relationship
3.6.4. Normalisasi Data Persediaan Spare parts
Gudang
1
Tgl_Orde
r
a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF)
Kd_Sparepart
Nm_Sparepart
Alamat
No_Telp
No_TransM
No_Faktur
Tg_Trans
Kd_Supplier
No_TransM
Kd_Spp
Jumlah
Kd_Spp
Nama_Spp
Merk
Satuan
Stock
No_TransK
Penerima
Tgl_Kel
No_Mobil
*Kd_Sparepart
Nm_Sparepart
No_TransK
Alamat
Kd_Spp
No_Telp
Jumlah
* No_TransM
No_Order
No_Faktur
Tgl_)rder
Tg_Trans
**Kd_Supplier
No_Order
Tgl_)rder
**No_TransM
Jumlah
**Kd_Spp
Kd_suppLier
Jumlah
Gambar 3.5. Normalisasi Pertama (1NF)
*Kd_Spp
Nama_Spp
Merk
Satuan
Stock
b. Bentuk Normalisasi Tahap
*No_TransK
Penerima
Tgl_Kel
Kedua
(2NF)
No_Mobil
**No_TransK
**Kd_Spp
Jumlah
*No_Order
Tgl_Order
**No_Order
Tgl_Order
Jumlah
Kd_Supplier
Gambar 3.6. Normalisasi Kedua (2NF)
c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF)
Trans_Keluar
Supplier
Kd_Supplier
Nama_Supplier
Alamat
No_Tlp
No_TransK
Penerima
Tg_Kel
No_Mobil
Trans_Masuk
No_TransM
No_Faktur
Tg_Trans
Kd_Supplier
Detail_Keluar
No_TransK
Kd_Spp
Jumlah
Order
Detail_Masuk
Sparepart
No_Order
Tgl_Order
Detail_Order
No_TransM
Kd_Spp
Jumlah
No_Order
Tgl_Order
Jumlah
Kd_Supplier
Kd_Spp
Nama_Spp
Merk
Satuan
Stok
Gambar 3.7. Normalisasi Ketiga (3NF)
3.6.5. Spesifikasi Input
a. Struktur Basis Data Spare part
Field Name
*Kd_Spp
Nama_Spp
Merk
Satuan
Type
Text
Text
Text
Text
Field Size
12
25
10
2
Stock
Number
Integer
Tebel 3.1. Tabel Spare Part
Description
Gambar 3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Acces
b. Struktur Basis Data Supplier
Field Name
*Kd_Supplier
Nama_Supp
Alamat
Type
Text
Text
Text
Field Size
5
25
30
Description
No_Tlp
Text
13
Tabel 3.2. Tabel Supplier
Gambar 3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Acces
c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk
Field Name
*No_TransM
No_Faktur
Tg_Trans
Type
Number
Text
Date/Time
Field Size
Long Integer
10
DD/MM/YYYY
Description
Kd_Supplier
Text
5
Tabel 3.3. Tabel Transaksi Masuk
Gambar 3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Acces
d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar
Field Name
*No_TransKel
PENERIMA
TGL_KEL
NO_MOBIL
Type
AutoNumber
Text
Date/Time
Text
Field Size
Long Integer
20
DD/MM/YYYY
6
Description
Tabel 3.4. Tabel Transaksi Keluar
Gambar 3.11. Struktur Tabel Transsaksi Keluar dalam Ms-Acces
e. Struktur Basis Data Order Spare
Field Name
*No_Order
Tanggal
Jumlah
Kd_Supllier
Type
AutoNumber
Date/Time
Number
Text
Field Size
Long Integer
DD/MM/YYYY
Single
5
Tabel 3.5. Tabel Order Spare parts
Description
Gambar 3.12. Struktur Tabel Order Spare parts dalam Ms-Acces
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat dikemukakan berdasarkan penjelasan-penjelasan
yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut :
a. Sistem Informasi Persediaan Spare part yang berbasis komputer, dan
memiliki basis data (database), diharapkan dapat menyelesaikan masalahmasalah yang dialami.
b. Dengan adanya basis data (database) dengan komputer mepermudah
pencariaan atau pengecekan spare parts yang ada di gudang
c. Basis data (database) dengan komputer juga memperkecil tingkat
kesalahan didalam transaksi antara bengkel dan gudang.
d. Report atau laporan dapat dibuat sesuai basis data (database) yang telah
dibuat, dan di format dengan mudah, cepat serta akurat.
4.2. Saran-saran
Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan diatas, untuk meningkatkan
keberhasilan system yang dibuat maka diberikan saran-saran sebagai berikut :
a. Sistem Persediaan spare parts perlu ditunjang dengan pemeliharaan yang
baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
b. Sebaiknya sistem persediaan spare parts dapat dihubungkan dengan bagian
lain seperti bagian bengkel, bagian administrasi, melalui jaringan nantinya.
c. Untuk meninjau baik-tidaknya kinerja sistem persediaan spare parts,
sebaiknya dalam kurun waktu satu tahun tidak ada modifikasi, agar terlihat
mana yang harus dikembangan dalam system persediaan spare parts.
DAFTAR PUSTAKA
1.
1988
H.M, Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Andi Offset, Yogyakarta,
2.
Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer “BASIS DATA”, CV.
Informatika, Bandung, 1999
3.
Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,
2003
4.
McLeod,
Raymond,
Sistem
Informasi
Manajemen,
PT.Prenhallindo, Jakarta, 1997
5.
Davis B Gordon, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,
PT. Pusaka Pressindo, Jakarta, 1997
6.
Pranomo, Djoko, Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta, 2001
LAMPIRAN
LISTING PROGRAM
**** Listing program Form Spare Part ****
Option Compare Database
Private Sub cmdedit_Click()
Me.AllowAdditions = True
isi
Kd_Spp.SetFocus
cmdtambah.Enabled = False
cmdedit.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
cmdkeluar.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
End Sub
Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = False
isi
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
Kd_Spp.SetFocus
cmdtambah.Enabled = False
cmdedit.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
cmdkeluar.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
Exit_cmdtambah_Click:
Exit Sub
Err_cmdtambah_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdtambah_Click
End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Kd_Spp.SetFocus
kunci
cmdtambah.Enabled = True
cmdedit.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdsimpan_Click:
Exit Sub
Err_cmdsimpan_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Me.NavigationButtons = True
kunci
Kd_Spp.SetFocus
cmdtambah.Enabled = True
cmdedit.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdbatal_Click:
Exit Sub
Err_cmdbatal_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdbatal_Click
End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
Exit Sub
Err_cmdhapus_Click:
MsgBox Err.Description
Me.AllowAdditions = False
Resume Exit_cmdhapus_Click
End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click
DoCmd.Close
Exit_cmdkeluar_Click:
Exit Sub
Err_cmdkeluar_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdkeluar_Click
End Sub
Private Sub Form_Load()
Dim db As Database
Dim rs As Recordset
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("SPAREPART")
If rs.EOF = True Then
Me.AllowAdditions = True
Else
Me.AllowAdditions = False
End If
kunci
End Sub
Public Sub kunci()
Kd_Spp.Locked = True
Nama_Spp.Locked = True
merk.Locked = True
Satuan.Locked = True
Stok.Locked = True
End Sub
Public Sub isi()
Kd_Spp.Locked = False
Nama_Spp.Locked = False
merk.Locked = False
Satuan.Locked = False
Stok.Locked = False
End Sub
**** Listing Program Form Supplier ****
Option Compare Database
Private Sub cmdedit_Click()
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = False
isi
Kd_Supplier.SetFocus
cmdtambah.Enabled = False
cmdedit.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
Command20.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
End Sub
Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click
Me.AllowAdditions = True
isi
Me.NavigationButtons = False
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
Kd_Supplier.SetFocus
cmdtambah.Enabled = False
cmdedit.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
Command20.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
Exit_cmdtambah_Click:
Exit Sub
Err_cmdtambah_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdtambah_Click
End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Me.NavigationButtons = True
Kd_Supplier.SetFocus
cmdtambah.Enabled = True
cmdedit.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
Command20.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
kunci
Exit_cmdsimpan_Click:
Exit Sub
Err_cmdsimpan_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Me.NavigationButtons = True
Kd_Supplier.SetFocus
cmdtambah.Enabled = True
cmdedit.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
Command20.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
kunci
Exit_cmdbatal_Click:
Exit Sub
Err_cmdbatal_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdbatal_Click
End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
Exit Sub
Err_cmdhapus_Click:
MsgBox Err.Description
Me.AllowAdditions = False
Resume Exit_cmdhapus_Click
End Sub
Private Sub Command20_Click()
On Error GoTo Err_Command20_Click
DoCmd.Close
Exit_Command20_Click:
Exit Sub
Err_Command20_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Command20_Click
End Sub
Private Sub Form_Load()
Dim db As Database
Dim rs As DAO.Recordset
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("SUPPLIER")
If rs.EOF = True Then
Me.AllowAdditions = True
Else
Me.AllowAdditions = False
End If
kunci
End Sub
Public Sub kunci()
Kd_Supplier.Locked = True
Nama_Supp.Locked = True
Alamat.Locked = True
No_Tlp.Locked = True
End Sub
Public Sub isi()
Kd_Supplier.Locked = False
Nama_Supp.Locked = False
Alamat.Locked = False
No_Tlp.Locked = False
End Sub
**** Listing Program Form Transaksi Spare Part Keluar ****
Option Compare Database
Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = False
isi
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
No_Trans.SetFocus
cmdtambah.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
cmdkeluar.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
Exit_cmdtambah_Click:
Exit Sub
Err_cmdtambah_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdtambah_Click
End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = False
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
No_Trans.SetFocus
kunci
cmdtambah.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdsimpan_Click:
Exit Sub
Err_cmdsimpan_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
No_Trans.SetFocus
kunci
cmdtambah.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdbatal_Click:
Exit Sub
Err_cmdbatal_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdbatal_Click
End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click
DoCmd.Close
Exit_cmdkeluar_Click:
Exit Sub
Err_cmdkeluar_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdkeluar_Click
End Sub
Private Sub Form_Load()
Dim db As Database
Dim rs As DAO.Recordset
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("TRANS_KELUAR")
If rs.EOF = True Then
Me.AllowAdditions = True
Else
Me.AllowAdditions = False
End If
kunci
End Sub
Public Sub kunci()
NO_TRANSK.Locked = True
TGL_KEL.Locked = True
PENERIMA.Locked = True
NO_MOBIL.Locked = True
fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = True
End Sub
Public Sub isi()
NO_TRANSK.Locked = False
TGL_KEL.Locked = False
PENERIMA.Locked = False
NO_MOBIL.Locked = False
fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = False
End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
Exit Sub
Err_cmdhapus_Click:
MsgBox Err.Description
Me.AllowAdditions = False
Resume Exit_cmdhapus_Click
End Sub
**** List Program Form Transaksi Spare Part Masuk ****
Option Compare Database
Private Sub Form_Load()
Dim db As Database
Dim rs As DAO.Recordset
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("Trans_Masuk")
If rs.EOF = True Then
Me.AllowAdditions = True
Else
Me.AllowAdditions = False
End If
kunci
End Sub
Public Sub kunci()
No_TransM.Locked = True
NO_FAKTUR.Locked = True
Tg_Trans.Locked = True
Kd_Supplier.Locked = True
FDetail_Masuk_Subform.Locked = True
End Sub
Public Sub isi()
No_TransM.Locked = False
NO_FAKTUR.Locked = False
Tg_Trans.Locked = False
Kd_Supplier.Locked = False
FDetail_Masuk_Subform.Locked = False
End Sub
Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = False
isi
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
No_TransM.SetFocus
cmdtambah.Enabled = False
cmdkeluar.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
Exit_cmdtambah_Click:
Exit Sub
Err_cmdtambah_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdtambah_Click
End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
kunci
No_TransM.SetFocus
cmdtambah.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdsimpan_Click:
Exit Sub
Err_cmdsimpan_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Me.NavigationButtons = True
kunci
No_TransM.SetFocus
cmdtambah.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdbatal_Click:
Exit Sub
Err_cmdbatal_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdbatal_Click
End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
Exit Sub
Err_cmdhapus_Click:
MsgBox Err.Description
Me.AllowAdditions = False
Resume Exit_cmdhapus_Click
End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click
DoCmd.Close
Exit_cmdkeluar_Click:
Exit Sub
Err_cmdkeluar_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdkeluar_Click
End Sub
**** Listing Program Form Order Spare part ****
Option Compare Database
Private Sub cmdtmbah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtmbah_Click
Me.AllowAdditions = True
Me.NavigationButtons = False
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
isi
no_order.SetFocus
cmdtmbah.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False
cmdkeluar.Enabled = False
cmdsimpan.Enabled = True
cmdbatal.Enabled = True
Exit_cmdtmbah_Click:
Exit Sub
Err_cmdtmbah_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdtmbah_Click
End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Me.NavigationButtons = True
no_order.SetFocus
cmdtmbah.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdsimpan_Click:
Exit Sub
Err_cmdsimpan_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Me.NavigationButtons = True
no_order.SetFocus
cmdtmbah.Enabled = True
cmdhapus.Enabled = True
cmdkeluar.Enabled = True
cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdbatal_Click:
Exit Sub
Err_cmdbatal_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdbatal_Click
End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click
Me.AllowAdditions = True
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
Exit Sub
Err_cmdhapus_Click:
MsgBox Err.Description
Me.AllowAdditions = False
Resume Exit_cmdhapus_Click
End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click
DoCmd.Close
Exit_cmdkeluar_Click:
Exit Sub
Err_cmdkeluar_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdkeluar_Click
End Sub
Private Sub Form_Load()
Dim db As Database
Dim rs As DAO.Recordset
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("TOrder")
If rs.EOF = True Then
Me.AllowAdditions = True
Else
Me.AllowAdditions = False
End If
kunci
End Sub
Public Sub kunci()
no_order.Locked = True
Tgl_Order.Locked = True
FDetail_Order_Subform.Locked = True
End Sub
Public Sub isi()
no_order.Locked = False
Tgl_Order.Locked = False
FDetail_Order_Subform.Locked = False
End Sub
Tampilan-tampilan Program
Print out Program