Analisis Strategi Konteks Manajemen Sumber Daya - E

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
PENGARUH KEPRIBADIAN DALAM PROFESIONALISME SEKRETARIS
Indriana
Staff Pengajar Akademi Sekretari Manajemen
Bina Sarana Informatika
Jln. Kramat Raya No.168 Jakarta Pusat
[email protected]
Abstract
A secretary is a competent figure, active and intelligent. Not only in carrying out the duties and
responsibilities, also in the role of secretary in the work environment. Being a professional
secretary is not only competent in the role, duty and personal responsibility but also a secretary in
one of the important factors. As a secretary, someone was expected to appear, speak the word and
be pleasant both for superiors, subordinates and to those around him. In the meantime, here's
personality is a unique essential nature as a result of reciprocal interactions between themselves a
secretary with the environment is reflected in the attitudes and personal secretary to tell other
people. Professional attitudes developed and applied to form a superior worker. Secretary of
professionals able to perform the task well and able to anticipate the circumstances that obtain
optimal results..
Keywords: Personality, Professionalism
Seorang sekretaris adalah sesosok pribadi yang cakap, aktif dan pandai. Tidak hanya dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya namun termasuk peran sekretaris dalam lingkungan
pekerjaan. Menjadi sekretaris profesional tidak hanya cakap dalam peran, tugas dan tanggung
jawab namun pribadi dalam diri sekretaris juga salah satu faktor yang penting. Sebagai sekretaris,
seseorang diharapkan mampu tampil, bertutur kata dan bersikap menyenangkan baik bagi atasan,
bawahan maupun kepada orang sekitarnya. Sementara itu, kepribadian disini adalah sifat hakiki
yang unik sebagai hasil interaksi timbal balik antara diri seorang sekretaris dengan lingkungan
yang tercermin pada sikap dan membedakan pribadi sekretaris dengan orang lain. Sikap
profesional yang dikembangkan dan diterapkan akan membentuk pekerja unggulan. Sekretaris
yang profesional mampu melaksanakan tugas dengan baik dan mampu mengantisipasi keadaan
sehingga diperoleh hasil yang optimal.
Kata Kunci: Kepribadian, Profesionalisme
I. PENDAHULUAN
Dalam pengembangan pribadi
menuju taraf yang optimal, manusia
memerlukan manusia lain baik sebagai
partner maupun sebagai pembimbing. Orang
yang ingin mengembangkan kepribadian
dituntut untuk dapat bergaul ditengah-tengah
masyarakat dari berbagai lapisan, golongan,
pangkat maupun ideologi. Segala situasi
yang dimiliki dan dirintis dapat menjadi
gagal akibat ketidakmampuan membaca
situasi. Hal tersebut dapat berakibat salah
dalam membawa diri dan pada akhirnya
dalam menentukan sikap. Syarat penting
penyesuaian diri seorang sekretaris adalah
kemampuan membawa diri, kemampuan
membaca diri dan kepandaian dalam
mengatur sikap. Sikap yang baik dan tepat
dapat
membuat
orang
simpati.
Pengembangan
kepribadian
adalah
pengembangan sifat hakiki sesorang ke arah
yang lebih baik demi terwujudnya suatu
bentuk kepribadian diri yang dapat diterima
oleh lingkungan
dalam segala situasi
kehidupan.
Demi
keberhasilan
pengembangan kepribadian, diperlukan
tekad dan kesadaran akan manfaatnya.
Kunci keberhasilannya terletak pada usaha
dan berdoa. Sekretaris profesional adalah
sekretaris yang bangga pada pekerjaannya,
memiliki komitmen pada kualitas, memiliki
dedikasi pada kepentingan
klien dan
memiliki keinginan yang tulus dalam
membantu.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Kepribadian
Banyak
pengertian
mengenai
kepribadian yang diungkapkan oleh
beberapa ahli, salah satunya adalah Olija
(2008:1) kepribadian secara umum adalah
”seorang tersusun atas dasar vitalitas
34
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
jasmani dan rohani, disamping ada faktor
temperamen, karakter dan bakat vitalitas
jasmani seseorang bergantunng pada
konstruksi tubuhnya yang terpengaruh oleh
faktor-faktor hereditas sehingga keaadaanya
dapat dikatakan tetap atau konstan dan
merupakan daya hidup yang sifatnya
jasmania”. Menurut Defathya (2006:1)
”kepribadian adalah wujud perilaku manusia
sebagai respon terhadap lingkungannya
sebagai sebuah usaha untuk beradaptasi
secara khusus dan unik dalam bentuk gerak
fisik dan gerakan perasaan”.
Tujuan Mempelajari Pengembangan
Kepribadian
Menurut Triwidodo dan Kristanto
(2004:3)
seorang
sekretaris
wajib
mempelajari pengembangan kepribadian
dengan tujuan:
1. Memperoleh Simpati Orang Sekitar
Dalam hubungan sehari-hari sering
ditemui karakter manusia yang berbedabeda. Menghadapi perbedaan karakter
tadi memang menjadi masalah tersendiri,
namun demikian bukan hal yang tidak
mungkin untuk dilaksanakan. Kenyataan
membuktikan bahwa orang yang mampu
untuk
dilaksanakan.
Kenyataan
membuktikan bahwa orang yang mampu
bergaul akan mendapatkan simpati orang
lain dan dengan senang hati dapat diterima
kehadirannnya. Memperoleh simpati
orang lain cukup penting. Tidak jarang
kenerhasilan seseorang turut dipengaruhi
oleh rasa simpati. Simpati orang lain dapat
diperoleh dengan cara menerapkan tata
krama dalam pergaulan. Memperoleh
simpati penting artinya bagi seorang
sekretaris. Dengan memperoleh simpati
dari
atasan
maupun
bawahan
membuktikan bahwa sekretaris dapat
tampil menarik dan mempesona. Simpati
dari atasan mengisyaratkan kepercayaan
dan penghargaan. Sementara simpati dari
bawahan mengisyaratkan kecintaan dan
kesengganan.
Hal
tersebut
akan
menciptakan
atmosfer
kerja
yang
kondusif, baik bagi dirinya
sendiri
maupun rekan kerjanya. Atmosfer kerja
yang
yang kondusif memungkinkan
terselesaikannya tugas-tugas keseharian di
kantor. Untuk itu sekretaris dituntut untuk
menerapkan tata krama dengan tepat
dalam pergaulan terutama di kantor.
2. Mampu Mengenal Diri Sendiri
Semakin banyak yang diketahui oleh
manusia maka semakin banyak pula
pertayaan yang mengisi benaknya. Suatu
kelebihan manusia dari ciptaan lain ialah
kemampuan menelaah diri sendiri.
Pengenalan diri sendiri menimbulkan rasa
menghargai menghargai diri sendiri lebih
lanjut pada rasa menyenangi diri sendiri.
Sementara hal yang dapat ditimbulkan
dari menghargai dan menyenangi diri
yaitu terbentuknya citra diri yang positif.
Citra diri akan menentukan bagaimana
orang lain bersikap terhadap seseorang.
Selain itu, pencapaian pengenalan diri
juga mempengaruhi kualitas interaksi
seseorang dengan orang lain. Interaksi
dengan orang lain yang berkualitas baik
dan selanjutnya citra diri yang baik pula.
3. Peka Terhadap Lingkungan
Interaksi individu dengan lingkungannya
membangun konsep kepribadian pada
individu yang bersangkutan. Pembentukan
kepribadian dipengaruhi oleh interaksi
timbal balik antara lingkungan dengan
individu yang bersifat unik sehingga tipa
orang memiliki kepibadian yang berbedabeda.
Seorang
sekretaris
ysng
berkepribadian
harus
mampu
bermasyarakat
dengan baik sehingga
kehadiran sekretaris dapat menyenangkan
hati masyarakat sekitar dan pada akhirnya
sekretaris mempunyai kepuasan batin. Di
dalam kantor seorang sekretaris juga
dituntut untuk mampu menumbuhkan rasa
peduli terhadap rekan sekerja agar tercipta
suasana kerja yang kondusif .
4. Tampil Mempesona
Penampilan
mempesona
merupakan
pembuka jalan bagi kesuksesan hidup.
Percaya diri dan mampu menyelesaikan
tugas dengan baik, enak dipandang juga
enak diajak bicara merupakan ciri dari
penampilan
ini.
Berpenampilan
mempesona bukan berarti berpenampilan
yang tidak wajar dan dibuat-buat agar
menarik simpati orang di sekitarnya.
Penampilan yang mempesona didukung
oleh
pribadi
yang
mempesona.
Penampilan yang mempesona merupakan
penampilan seseorang yang bukan hanya
dapat memanfaatkan kelebihannya secara
optimal, melainkan juga mau menghadapi
akibat dari kekurangan yang ada pada
dirinya sehingga padanya terdapat
ketenangan, lebih lanjut ada kemauan
untuk memperbaikinya.
5. Disiplin Dalam Hidup Sehari-hari
Disiplin
adalah
keadaan
yang
menyebabkan atau memberikan dorongan
kepada pegawai untuk berbuat dan
melakukan segala kegiatan sesuai dengan
norma-norma atau aturan-aturan yang
35
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
telah ditetapkan. Tujuan disiplin yaitu
melatih kepatuhan dengan jalan melatih
cara-cara berprilaku yang legal dan
beraturan. Kepatuhan pada aturan yang
ditetapkan sendiri ataupun aturan yang
tidak ditetapkan sendiri. Didalam disiplin
ini
terkandung
masalah-masalah
kebebasan dan keterbatasan. Kebebasan
seseorang dibatasi oleh kepentingan
sendiri dan kepentingan orang lain. Makna
disiplin bagi seorang sekretaris adalah
mengembangkan
perilaku terkendali
dan
terarah
yang
dapat
dipertanggungjawabkan. Sekretaris yang
berkompetensi adalah sekretaris yang
mampu menerapkan disiplin pada dirinya
sendiri dan disiplin pada pekerjaannya.
6. Dapat Mengatasi Stress
Teknologi yang berkembang pesat
membuat pola pikir masyarakat telah
menjadi demikian rasional sehingga pada
zaman ini segala sesuatu yang bukan
merupakan penjelasan faktual atau logis
disingkirkan ke imajinasi adikodrati atau
ke pasaran dan penilaian secara subjektif.
Bahkan nilai-nilai etis dan lainnya
direduksi menjadi fakta analisis statistik
serta penjelasan sosiologis. Sebagai efek
samping dari perkembangan teknologi tadi
adalah terbentuknya manusia-manusia
yang mengalami kekosongan batin yang
luar biasa dan mengidap penyakit
psikologis lainnya. Pada umunya,
penyakit tersebut diakibatkan oleh
masalah-masalah yang tidak dapat
diselesaikan. Sebagai manusia yang hidup
di zaman modern ini wajar apabila
seorang sekretaris mendapat masalah baik
di dalam maupun di luar kantor. Setiap
masalah hendaknya diselesaikan dengan
tuntas. Dengan menyelesaikan setiap
masalah dengan tuntas, hidup menjadi
bersemangat dan penuh suka cita dalam
segala keberadaan.
7. Mampu Mengemukakan Ide dan
Menghargai Pendapat Orang Lain
Pikiran manusia dan proses-proses
berpikirnya selalu tampak sama misterius
dan menunjukkannya
seperti alam
semesta. Pikiran manusia adalah alam
semesta mini, pikiran manusia terdiri dari
budi, imajinasi dan pengindraan, ketigatiganya bergabung dalam kepala dan
membentuk berbagai pikiran. Keengganan
untuk melatih saraf-saraf otak membuat
kemalasan berfikir. Hal ini berakibat pada
terhentinya perkembangan kepribadian
dan monotonnya hidup yang dialami. Pada
gilirannya akan menjerumuskan individu
yang bersangkutan pada dasar kompetisi.
Pada abad ini
manusia mengalami
ledakan pengetahuan yang merombak
struktur pemikirannya yaitu rasionalisasi
dalam segala bidang Seorang sekretaris
tidak boleh enggan berfikir. Dengan
berfikir didalam hidup kesehariannya
dapat
mendorong
perkembangan
kepribadian sekretaris tersebut pada taraf
optimal. Dalam berfikir tadi tersirat
kemauan menimbang dan selanjutnya
dapat menerima pendapat orang lain
walaupun bertentangan. Manfaat berfikir
yang lain adalah hidup yang bergairah
dan menarik karena penuh inovasi-inovasi
segar.
8. Memiliki Motivasi Dalam Mencapai
Tujuan
Manusia mempunyai sumber dasar
motivasi dalam melakukan tindakantindakannya. Tiga sumber dasar manusia
harus memiliki motivasi yaitu:
a. Untuk bertahan hidup
b. Memiliki perasaan
untuk hidup,
mempunyai tujuan dan hidup yang
berarti
c. Dorongan yang sangat kuat untuk
melakukan hal-hal terbaik untuk
dirinya sendiri.
Motivasi adalah suatu usaha yang
disadari yang mendorong, mengarahkan
dan menjalankan roda organisasiorganisasi sosial mulai dari bangsa kepada
keluarga sampai kepada pribadi-pribadi
untuk bertindak demi mencapai tujuan.
Motivasi merupakan sumber tenaga bagi
manusia untuk bergerak. Dengan motivasi
menusia memiliki alasan untuk tetap gigih
dalam
memperjuangkan
harapannya
hingga terwujud.
Seorang sekretaris
dalam tugasnya harus memiliki motivasi
dan mampu memotivasi orang lain.
Langkah awal untuk memiliki motivasi
adalah berpikir tentang sisi positif yang
dimiliki, mengkorelasikannya
dengan
tujuan serta
menerapkannya dalam
tindakan.
Sekretaris
yang memiliki
motivasi
adalah
sekretaris
yang
menghendaki agar suatu pekerjaan dapat
selesai dengan tepat waktu, disiplin dalam
kerja, rendah hati, memiliki kesediaan
memberikan yang terbaik dan tidak suka
menggerutu.
Faktor-faktor
Penghambat
Pengembangan Kepribadian
Menurut Triwidodo dan Kristanto
(2004:18) ”faktor penghambat kepribadian
36
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
berasal dari dalam atau luar diri orang
tersebut dan kedua faktor penghambat tadi
dapat secara satu per satu ataupun
bergabung
mempengaruhi
kepribadian
seseorang”. Faktor-faktor itu adalah:
1. Fiksasi
Banyak sekali tindakan manusia yang
dilakukan
berdasarkan
kebiasaan.
Kebiasaan adalah bentuk tingkah laku
yang tetap dari usaha menyesuaikan diri
terhadap lingkungan yang mengandung
unsur afektif perasaan karena sifatnya
yang menetap, kebiasaan yang salah akan
dapat
menghambat
pengembangan
kepribadian. Salah satu kebaisaan yang
menghambat
pengembangan
adalah
fiksasi.
Fiksasi adalah usaha seseorang untuk
menghadapi
kegagalan-kegagalannya
dengan ulangan tingkah laku yang begitubegitu juga sehingga tidak dapat sampai
pada
pemecahan
masalah
yang
dihadapinya. Fiksasi dapat muncul akibat
frustasi.
Fiksasi
biasanya
berupa
kebiasaan-kebiasaan salah yang sulit
diubah.
2. Frustasi
Kegagalan dan keberhasilan silih berganti
menghampiri hidup seseorang. Kegagalan
dapat membuat orang rustasi. Frustasi
adalah keadaan batin seseorang yang
kelewat kecewa dengan hidup akibat
ketidakseimbangan dalam jiwa, yakni
perasaan tidak puas karena hasrat atau
dorongan yang tidak dapat terpenuhi.
Orang yang frustasi dapat menampakkkan
reaksi menarik diri dari pergaulan atau
bersikap
sombong
sebagai
upaya
menutupi kekurangannya. Orang yang
sedang frustasi dapat saja bersikap apatis
dalam kehidupan dan tidak mempuyai
harapan untuk hari esok.
3. Kurang pergaulan dan wawasan
Kurang pergaulan dan wawasan dapat
disebabkan oleh keterasingan tempat
tinggal atau kemalasan menambah
wawasan
dan
pergaulan.
Kurang
pergaulan
dan
wawasan
akibat
kesombongan yakni suatu sikap yang
selalu menganggap diri paling hebat dan
paling tahu sehingga memandang tidak
perlu mengembangkan pergaulan dan
wawasan. Orang yang cepat puas pada apa
yang telah
dicapai dan tak mau
mengembangkannya adalah orang yang
tidak suka dengan tantangan maka tidak
mempunyai niat untuk hidup lebih maju.
Akibatnya adalah selalu tertinggal oleh
gerak dinamisnya zaman.
4. Sombong
Kesombongan ada yang disebabkan oleh
alasan nyata namun juga ada yang
disebabkan
oleh
alasan
palsu.
Kesombongan yang disebabkan alasan
nyata umunya dimiliki oleh orang-orang
yang mempunyai kelebihan. Sementara itu
kesombongan yang disebabkan
oleh
alasan palsu biasanya dimiliki oleh orangorang yang mempunyai pengetahuan dan
wawasan
yang
kurang
luas.
Kesombongan merupakan wujud dari
ketidakmampuan menangani keberhasilan
yang telah dicapai bahkan menutup jalan
perkembangan sendiri.
5. Rendah diri
Sejak kecil manusia telah dipengaruhi
dan dibentuk oleh berbagai pengalaman
baik yang diperoleh dari hubungan
dengan manusia lain ataupun peristiwa–
peristiwa kehidupan. Hal ini dapat saja
membuat seseorang memandang dirinya
lebih rendah dari sebenarnya. Pandangan
ini keliru ini jelas merugikan diri
sendiri.
Rendah diri sebagai suatu
keadaan yang meragukan dengan serius
dan terus memenrus tentang diri sendiri.
Orang
yang rendah
diri
sering
membandingkan dirinya dengan orang
lain dan tidak menyadari bahwa setiap
manusia diciptakan unik lengkap dengan
kelebihan dan kekurangannya.
Pengertian Profesionalisme
Abad modern ini ditandai dengan
kompetisi antar pekeerja yang demikian
ketat. Dengan alasan ketrampilan ataupun
mutu, tenaga-tenaga profesional menduduki
berbagai kedudukan pentng. Hal tersebut
mengisyaratkan akan tuntutan zaman yaitu
orientasi mutu. Tuntutan pelayanan yang
lebih baik terhadap pelanggan telah menjadi
motto di setiap bidang usaha. Dengan
demikian sumber daya manusia yang
profesional dicari secara terus menerus
karena terbukti mampu mendukung kegiatan
usaha menjadi lebih optimal. Sekretaris yang
profesional adalah sekretaris yang bangga
pada pekerjaannya, memiliki komitmen pada
kualitas,
memiliki
dedikasi
pada
kepentingan klien dan memiliki keinginan
yang tulus untuk membantu. Menurut
Kadarmo
(2001:271)
”Dengan
keprofesionalannya seorang sekretaris tentu
saja telah memiliki kemampuan secara
profesional yaitu kemampuan
keahlian
dalam bidangnya yang selalu menjaga agar
kantornya dapat berfungsi dengan baik dan
lancar, yang memiliki wawasan yang luas
37
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
sehingga mampu memprediksi tindakantindakan apa
yang harus didahulukan
daripada tindakan yang lain dan yang tidak
boleh dilupakan adalah harus selalu cermat
menjaga wibawa
pimpinannya”. Sikap
profesional yang dikembangkan dan
diterapkan akan membentuk pekeerja
unggulan. Demi meningkatkan mutu layanan
yang lebih baik dan mendukung kegiatan
kantor lebih optimal maka seorang sekretaris
hendaknya juga yang profesional dalam
kerjanya. Sekretaris yang profesional
mampu melaksanakan tugas dengan baik
dan mampu mengatntisipasi keadaan
sehingga diperoleh hasil yang optimal.
Ciri-ciri Seorang Profesional
Menurut Triwidodo dan Kristanto
(2004:176) ciri-ciri seorang sekretaris yang
profesional adalah:
1. Mampu Bergaul dengan Baik
Manusia dilahirkan, dibesarkan dan hidup
selalu
dalam
pergaulan
dengan
sesamanya. Sebagai makhluk sosial
manusia memerlukan hubungan dengan
manusia lain, jadi pada zaman modern ini
jaringan hubungan yang luas menentukan
kesuksesan seseorang. Dengan demikian
mengetahui etiket bergaul sangat penting
terutama bagi seorang sekretaris yang
dalam kesehariannya selalu berhubungan
dengan orang lain di kantor. Hubungan
sekretaris
kantor
dibagi
menjadi
hubungan intern dan ekstern. Hubungan
intern kantor meliputi hubungan dengan
bawahan, hubungan dengan rekan juga
hubungan dengan atasan. Sementara itu
hubungan ektern kantor
meliputi
hubungan kantor dengan lingkungan,
hubungan kantor dengan pribadi lain di
luar kantor dan hubungan kantor dengan
kolega. Ragam hubungan tadi tentu saja
menuntut penanganan yang berbeda-beda
pula. Penanganan yang tepat pada ragam
hubungan
tadi
akan
membawa
kesuksesan tersendiri dan berakibat
membawa kemajuan karirer sekretaris.
2. Berkepribadian
Seorang sekretaris harus memiliki
kepribadian yang baik agar bisa menjadi
profesioanal dalam pekerjaannya.
3. Penampilan yang mempesona
Hal pertama yang akan dilihat orang lain
pada diri seseorang adalah bagaimana
orang itu tampak. Sekretaris merupakan
gerbang orang lain untuk bertemu dengan
pimpinannya, oleh karena itu penampilan
seorang
sekretaris
harus
mampu
mempesona orang lain agar tidak
menjatuhkan
wibawa
pimpinannya.
Penampilan
mempesona
merupakan
pembuka jalan bagi kesuksesan hidup.
Penampilan yang mempesona merupakan
penampilan
seseorang
yang
enak
dipandang
dan enak diajak bicara.
Berpenampilan mempesona bukan berarti
berpenampilan yang tidak wajar dan
dibuat-buat agar menarik simpati orang
disekelilingnya.
Penampilan
yang
mempesona
selain bersumber pada
kepribadian yang mempesona juga
bersumber pada penampilan fisik yang
mempesona. Penampilan fisik yang
mempesona
meliputi
kerapihan,
kebersihan dan keserasian sekretaris
dalam berbusana.
4. Sehat
Sehat
merupakan
ukuran
kondisi
seseorang untuk mampu melakukan
kegiatan secara normal agar diperoleh
hasil yang baik. Dengan tubuh yang sehat
seseorang dapat melaksanakan tugasnya
dengan prima. Tugas sekretaris anatar lain
dengan terampil dan lincah menyelesaikan
tugas-tugasnya serta membantu atasan
dalam mencapai tujuan, maka seorang
sekretaris yang
profesional adalah
sekretaris yang sehat.
5. Memiliki disiplin diri
Tujuan disiplin yaitu melatih kepatuhan
dengan jalan melatih cara-cara berprilaku
yang legal dan beraturan. Kepatuhan pada
atauran yang ditetapkan sendiri ataupun
aturan yang tidak ditetapkan sendiri.
Disiplin yang dilaksanakan secara
sukarela menghasilkan pengembangan
karakter dan pengendalian diri ke arah
penumbuhan sikap menyukai kedisipinan.
Dengan disiplin diri maka tenaga, pikiran
dan waktu menjadi efisien. Sekretaris
profesional merupakan sekretaris yang
mampu mendisiplinkan dirinya. Dengan
kemampuan mendisiplinkan diri sendiri
maka bawahan akan menghormatinya,
selanjutkannya
menjadikan sebagai
teladan. Sekretais yang profesional adalah
sekretaris yang mampu menerapkan
disiplin pada dirinya sendiri dan disiplin
pada pekerjaannya.
6. Mempunyai wawasan yang luas dan ide
yang membawa ke arah kemajuan
Rasanya belum layak disebut sekretaris
profesional jika setiap menemui kesulitan
seorang sekretaris langsung bertanya
kepada pimpinannya tanpa terlebih dahulu
berusaha sendiri untuk memecahkannya.
Hal itulah yang membuat sekretaris
profesional
harus mampu membuka
38
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
pikiran dan semangat baru demi hasil
yang lebih baik dan inovatif. Seseorang
yang memiliki wawasan yang cukup luas
tentu saja mendongkrak rasa percaya
dirinya hingga mendukung penampilan
seseorang. Keluasan wawasan membuat
sekretaris mempunyai kesungguhan dan
daya kreativiras dala bekerja. Integrasi
rasa percaya diri dan adanya kesanggupan
serta daya kreativitas dalam bekerja
merupakan ciri sekretaris profesional.
Seorang sekretaris dituntut untuk mampu
memanfaatkan
wawasa
serta
menggunakan pikrannya sehingga tugastugas yang rumit dapat selesai dengan
baik. Upaya memperluas wawasan antara
lain memalui membaca, pengalaman dan
mendengarkan dari orang lain.
7. Iman yang kuat
Iman adalah suatu sikap percaya
seseorang terhadap sesuatu yang belum
terjadi atau terlihat. Iman biasanya
diperoleh dan dipupuk dari ajaran agama
masing-masing.
Iman ini mampu
membentengi diri dari setiap kehendak
untuk bertindak salah. Dengan iman yang
kuat maka seorang sekretaris akan
bersikap jujur dan tidak akan tergiur untuk
menyalahkan
jabatannya
demi
kepentingan pribadi.
8. Mau menerima kritikan yang membangun
Alasan mengapa manusia sangat mudah
memberi kritik adalah dunia ini tidak
sempurna dan banyak hal yang perlu
dikritik. Alasan berikutnya manusia
cenderung memproyeksikan kekurangan
kepada orang lain Untuk itu kritik tidak
untuk dihindari tetapi untuk dihadapi.
Kritik yang dilontarkan dengan alasan
yang kuat disebut
kritik
yang
membangun. Kritik ini dilontarkan oleh
orang yang menginginkan kemajuan pada
orang yang dikritik. Kritik yang
membangun sangat besar manfaatnya
mengingat
setiap
manusia
pasti
mempunyai
kelemahan.
Seorang
sekretaris harus mau mendengarkan kritik
yang membangun demi bertambahnya
wawasan dan pengetahuan. Kritikan ini
dapat dijadikan sebagai cermin untuk
intropeksi melalui versi orang lain.
Seorang sekretaris yang profesional mau
mendengarkan kitik orang lain.
9. Dapat menghargai pendapat orang lain
Bila seseorang sadar akan keterbatasannya
maka dia akan menghargai setiap
pendapat.
Pendapat-pendapat tadi
digunakan sebagai pendukung dalam
pengambilan keputusan. Sekretaris yang
profesional tahu akan kelemahankelemahan dirinya, maka seorang
sekretaris akan menghargai
pendapat
orang lain sebagai masukan pendukung
demi pengambilan keputusan
yang
hendak
dilakukannya.
Sekretaris
profesional mampu menimbang
dan
selanjutnya dapat menghargai pendapat
orang lain.
Pengertian Sekretaris
Sebelum membahas keterkaitan
antara keepribadian dan profesioanalisme,
sebaiknya pengertian mengenai sekretaris.
Menurut Louis C. Nahassy dan William
Selden dalam Nuraeni (2008:2) ”Sekretaris
adalah pegawai kantor yang karena
kedudukannya memiliki tanggung jawab
yang lebih daripada tanggung jawab seorang
stenografer.
Tugas-tugasnya
biasanya
meliputi pengabilan dan penyalinan dikte
(menyalin apa yang disampaikan oleh
pimpinan ke dalam bentuk tulisan, biasanya
yang didiktekan adalah konsep surat) yang
berurusan dengan publik, menjawab telpon,
mengundang
pertemuan,
membuat
perjanjian serta memelihara atau mengarsip
warkat-warkat
dan surat-surat. Seorang
sekretaris sering bertindak sebagai seorang
pembantu administrasi atau pimpinan
muda”. Sedangkan menurut M. Braum dan
Roman dalam Nuraeni (2008:3) ”sekretaris
adalah pembantu dari seorang pimpinan
yang menerima pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa
atau mengingatkan pimpinan nya mengenai
kewajiban yang sudah dijanjikan dan
melakukan banyak kewajiban lain yang
bertujuan meningkatkan efektivitas dari
pimpinannya tersebut”.
Syarat Menjadi Sekretaris
Sebagai
pembantu
pimpinan,
seorang sekretaris harus memiliki sayaratsayarat tertentu agar dapat melaksanakan
pekerjaannya dengan sebaik mungkin.
Menurut Nuraeni (2008:6) syarat-syarat
menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Banyak orang mempunyai bakat untuk
menjadi sekretaris, namun bakat saja tidak
cukup untuk mnjadikan seorang sekretaris
yang baik. Diperlukan juga kepribadian
yang prima untuk dapat mendukung
pribadi tersebut. Syarat tersebut antara
lain:
a. Mawas diri
b. Ramah
c. Sabar
39
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya dan memegang teguh
rahasia
h. Bijaksana terhadap orang lain
i. Mempunyai perhatian atas pekerjaan
2. Syarat Penegetahuan
Pengetahuan merupakan salah satu modal
atau syarat lain yang harus dimiliki
sekretaris.
Dalam
situasi
apapun,
pengetahuan yang dimiliki oleh seorang
sekretaris dapat menunjang kinerja
profesionalnya. Berikut adalah syarat
pengetahuan:
a. Syarat pengetahuan umum
b. Syarat pengetahuan khusus
c. Syarat keahlian
Jenis-jenis Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008:4), jenisjenis sekretaris adalah:
1. Berdasarkan Ruang
Lingkup
dan
Tanggung Jawab.
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung
jawabnya, sekretaris dapat dibedakan
menjadi dua jenis:
a. Sekretaris Eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris
yang juga berfungsi sebagai manajer karena
secara langsung menjalankan fungsi
manajer eksekutif yang memiliki bawahan.
Sekretaris ini pada umunya merupakan
sekretaris untuk satu unit organisasi.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang
mengerjakan kegiatan perkantoran untuk
membantu orang tertentu
dan bersifat
pribadi. Sekretaris pribadi bukan pegawai
atau staf
dari suatu organisasi atau
perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh
perorangan. Walaupun begitu, tidak berarti
bahwa sekretaris pribadi tidak bertanggung
jawab kepada unit kerjanya, tetapi tetap
terikat pada status kepegawaiannya.
2.
Berdasarkan
Kemampuan
dan
Pengalaman Kerja
Berdasarkan
kemampuan
dan
pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua:
a. Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang
sudah memiliki banyak pengalaman dan
dapat menyelesaikan sendiri masalah yang
timbul saat melakukan pekerjaannya.
b. Sekretaris Yunior
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang
baru memulai kariernya atau baru bekerja
dan belum mempunyai banyak pengalaman.
Sekretaris yunior perlu banyak belajar dan
bimbingan dari seorang sekretaris senior
untuk memperoleh tambahan ilmu dan
pengalaman.
Peran Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris
mempunyai peran yang sama yaitu
membantu kelancaran pelaksanaan tugas
pimpinan. Dalam melaksanakan tugas
tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga
dengan klien perusahaan, karyawan lain
bahkan juga dengan pekerjaan
yang
ditekuninya. Menurut Nuraeni (2008:21)
tugas-tugas sekretaris dibagi menjadi:
1. Sekretaris sebagai duta
Sebagai duta, seorang sekretaris bertindak
sebagai wakil dari perusahaan. Dengan
begitu, penampilan
dan sikap seorang
sekretaris harus baik dan profesional, baik
dalam
berhubungan
dengan
klien
perusahaan
maupun dengan masyarak
umum
yang
berhubungan
dengan
kepentingan perusahaan. Dalam kondisi
psikologis apapun seorang sekretaris harus
bisa mengontrol emosinya saat bertemu
klien.
2. Sekretarsi sebagai pintu gerbang
Sebagai pintu gerbang, salah satu fungsi
sekretaris sebagai penerima tamu. Untuk
itu
letak meja dan kursi sekretaris
berdekatan dengan pintu masuk ruangan
pimpinan agar para tamu, relasi, karyawan
yang ingin bertemu dengan pimpinan bisa
melapor atau meminta izin
kepada
sekretaris
terlebih dahulu. Dengan
wewenangnya, sekretaris harus bisa
memanajemen dengan baik pertemuan klien
dengan
pimpinan.
Bahkan,
dengan
wewenangnya juga, sekretaris bisa menolak
tamu
yang dianggap tidak layak atau
sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan.
3. Sekretaris sebagai
ibu
rumah
tangga perusahaan
Sebagai ibu rumah tangga perusahaan,
seorang sekretaris harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik
dalam
mengurus
kantornya.
Dalam
melakukan pekerjaaan sebagai ibu rumah
tangga perusahaan, seorang sekretaris
dituntut bekerja dengan rapi, sehingga
setiap orang yang masuk ke ruangan
sekretaris
dan pimpinan akan merasa
nyaman.
4. Sekretaris sebagai humas
40
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
Sebagai
humas, seorang sekretaris
menjadi penghubung antara perusahaan dan
lingkungan
kerja
atau
lingkungan
masyarakat, baik bertatap muka secara
langsung, melalui telepon maupun melalui
media lain. Dalam peranannya sebagai
humas, sekretaris harus mengerti bagaimana
menghadapi setiap orang yang tidak sama
sifat dan prilakunya.
Tugas-tugas Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008:24), tugas-tugas
sekretaris terbagi atas:
1. Tugas Rutin
Tugas rutin merupakan tugas yang biasa
dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya.
2. Tugas Khusus
Tugas khusus merupakan tugas yang
diperintahkan langsung oleh pimpinan
kepada sekretaris.
3. Tugas Istimewa
Tugas Istimewa
merupakan tugas
sekretaris yang menyangkut keperluan
pimpinan
4. Tugas Sosial
Tugas sosial adalah tugas-tugas lain
selain tugas rutin dan utama sebagai
pembantu pimpinan yang sifatnya teknis.
5. Tugas Keuangan
Tiugas keuangan
seorang sekretaris
biasanya berkaitan dengan urusan uang
cadangan atau kas kecil.
6. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis adalah tugas sekretaris
yang berhubungan dengan kegiatan
menerima atau menyambut klien, baik
yang datang
langsung maupun
menghubungi melalui telepon.
7. Tugas Insidental
Tugas Insidental adalah tugas yang tidak
rutin dilakukan.
8. Tugas dalam Pertemuan Bisnis
Pertemuan bisnis terjadi ketika dua orang
atau lebih saling menerima dan memberi
informasi, menyimak kembali kemajuan,
memecahkan masalah dan menciptakan
ide-ide baru bagi kemajuan perusahaan.
Tugas inilah yang cukup berat dan
melelahkan
bagi sekretaris
untuk
mengorganisir
pertemuan-pertemuan
tersebut.
Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008:28) selain
bertanggung jawab atas pekerjannya,
tanggung
jawab
lain
yang
harus
dilaksanakan oleh seorang sekretaris adalah:
1. Tanggung Jawab Individu (Personal
Responsibility)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap
performansi
diri sendiri dan upaya
pengembangan kea rah yang lebih
berkualitas. Berikut adalah tugas pokok
sehari-hari dalam tanggung jawab seharihari:
a. Mempermudah dan
memperlancar
kerja
pimpinan melalui pengaturan waktu
dan
distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan
informasi
dari
pimpinan secara jelas dan akurat
c. Mendukung kelancaran alur kerja
pimpinan dengan bagian lain
d. Memberikan peluang
kepada
pimpinan untuk lebih fokus kepada
hal strategis dan memiliki pengaruh
jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan
inisiatif untuk perbaikan perusahaan
2. Tanggung Jawab dalam (Internal
Responsibility)
Tanggung jawab ini terwujud melalui
aktivitas sebagai berikut:
a. Mengelola sumber
daya
dan
keuangan kantor
b. Menciptakan
suasana
yang
mendukung kelancaran kerja
c. Mendukung penciptaan budaya kerja
yang positif
d. Membantu menciptakan kelompok
informal positif
e. Mengelola
anak
buah
untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi
3. Tanggung jawab cabang perusahaan
(Networking Responsibility)
4. Tanggung jawab atas keberhasilan
perusahaan
5. Tanggung jawab hukum
III. METODE PENELITIAN
Metode pengumpulan data yang
digunakan
dalam
penelitian
ini
menggunakan studi pustaka
(library
research).
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Integrasi dari rasa percaya diri,
kemampuan yang tinggi dan pendekatan
berorientasi global merupakan indikator
tenaga
kerja
yang
profesional.
Profesionalisme lebih mengacu kepada
sikap daripada sekedar uruaian pekerjaan,
yaitu
suatu
sikap
yang
mampu
melaksanakan tugas dengan baik dan
41
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
mampu mengantisipasi keadaan sehingga
diperoleh
hasil yang optimal. Seorang
profesional mencintai pekerjaannya dan
cukup peduli untuk menganalisis suatu cara
agar tugas-tugas diselesaikan dengan lebih
baik walaupun itu berarti mengadakan
perubahan. Seorang profesional harus sadar
dan mau menginsafi bahwa sebagai manusia
memiliki keterbatasan-keternatasan dalam
melaksanakan
pekerjaan.
Seorang
profesional
berpeluang
besar
untuk
menapaki jenjang karir
Sebagai
seorang
sekretaris
diharapkan mampu tampil, bertutur kata dan
bersikap menyenangkan serta mantap baik
terhadap atasan, bawahan bahkan kepada
seluruh orang di sekitarnya. Untuk
mencapai hal tersebut, seorang sekretaris
harus
mampu
mengembangkan
kepribadiannya. Kepribadian seseorang
antar lain dapat dilihat pada kemampuannya
membaca situasi, kemampuannya membawa
diri dan cara menentukan sikap terhadap
orang lain serta lingkungannya. Dapat
dikatakan bahwa orang yang profesional
pastilah orang yang berkepribadian. Dengan
kepribadian ini memungkinkan
dirinya
untuk bersikap dewasa dan mantap sehingga
tidak mudah terbawa arus. Dengan
kepribadiannya itu juga akan terpancarnya
sosok profesional yang berwibawa.
V. KESIMPULAN
Dari uraian mengenai kepribadian
dan profesionalisme diatas
dapat
disimpulkan
bahwa seorang sekretaris
selain cakap, aktif dan pandai juga harus
bersikap profesional
dalam
bekerja.
Keprofesionalan
itu
didukung
oleh
kepribadian yang baik. Demi keberhasilan
pengembangan kepribadian, diperlukan
tekad dan kesadaran akan manfaatnya.
Kunci keberhasilannya terletak pada usaha
dan doa.
VI. SARAN
Selalu belajar dan belajar adalah kunci
sukses menjadi seoarang sekretaris. Belajar
tentang kepribadian adalah harga mati untuk
menjadi sekretaris yang baik, dimana
apapun hasil dari pekerjaan seorang
sekretaris jika kepribadiannya kurang,
semuanya akan menjadi sia – sia belaka.
DAFTAR PUSTAKA
Defathya. Mengenal Arti Kepribadian.
http://defathya.multiply.com (diambil 16
Februari 2010).
Kadarmo, Siwi. 2001.
Sekretaris dan
Tugas-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.
Nuraeni, Neni. 2008. Panduan Menjadi
Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi Media
Pustaka.
Olija. Pengertian Kepribadian Secara
Umum.
http://putra-tatiheru.blogspot.com
(diambil 16 Februari 2010).
Triwidodo, Titiek dan Djoko Kristanto.
2004.
Pengembangan
Kepribadian
Sekretaris. Jakarta: Gramedia Widiasarana
Indonesia.
42