analisa sistem informasi pembelian material pada

ANALISA SISTEM INFORMASI
PEMBELIAN MATERIAL PADA PT.
PRIMA PERKASA MANDIRI
LAPORAN RISET
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah APSI
pada Program Diploma Tiga (D.III)
Nama
Fitriah
Qurrota A’yun
Baiatun Nisa
Nurhasanah M. Lubis
Faizah Nurhidayati
NIM
11120653
11121345
11121661
11121689
11121817
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer
Bina Sarana Informatika
2013
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
PT. Prima Perkasa Mandiri adalah
perusahaan yang bergerak dibidang industri
jasa
konstruksi.
Sesuai
dengan
perkembangan zaman yang semakin cepat,
saat ini banyak perusahaan baik pemerintah
maupun swasta telah menggunakan
komputer sebagai alat bantu dalam
menyelesaikan pekerjaan.
Kehadiran
komputer
tentu
sangat
menguntungkan bagi semua pihak, karena
komputer lebih cepat menerima dan mengakses
data dan informasi, serta kemampuannya dalam
mengolah data dan informasi menjadikan suatu
pekerjaan lebih efektif dan efisien.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan laporan ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem pembelian material
yang sedang berjalan di PT. Prima Perkasa
Mandiri.
2. Menambah pengetahuan dan pengalaman
penulis baik itu dari segi teori maupun praktek
secara langsung sehingga mampu menyesuaikan
diri apabila ditempatkan di dunia kerja.
Tujuan dari penulisan Laporan Riset ini adalah untuk
memenuhi nilai UAS mata kuliah Analisa &
Perancangan
Sistem
Informasi,
jurusan
Komputerisasi Akuntansi semester III (AMIK BSI).
1.4 Ruang Lingkup
Agar
tidak
menyimpang
dari
pokok
permasalahan,
kami
membuat
batasan
permasalahan yaitu mengenai analisa sistem
informasi pembelian meterial yang meliputi
prosedur pemesanan material, pengambilan
material, pembuatan Account Payabe Payment,
serta pembukaan dan penyerahan giro.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo:
Mengemukakan bahwa sistem adalah terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau
komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa
sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan
yang tertentu.
2.1.1 Karakteristik Sistem
1. Komponen Sistem (Components)
2. Batas Sistem (Boundry)
3. Lingkungan Luar Sistem (Environmen)
4. Penghubung (Interface)
5. Masukan Sistem (Input)
6. Keluaran (Output)
7. Pengolah Sistem (Process)
8. Sasaran Sistem (Objective)
2.1.2 Klasifikasi Sistem
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan
Manusia
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
2.1.3 Pengendalian Sistem
1. Feed Back Control Sistem
2. Feed Forward Control Sistem
3. Preventive Control Sistem
2.1.4 Daur Hidup Sistem
1. Mengenali adanya kebutuhan
2. Pembangunan Sistem
3. Pemasangan Sistem
4. Pengoperasian Sistem
5. Sistem menjadi usang
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)
1. Simbol DAD :
a. External Entity
b. Proses
c. Data Store
d. Data Flow
2. Aturan Main Pembuatan DAD
1. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan
External Entity dengan External Entity secara
langsung.
2. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan
antara Data Store dengan Data Store secara langsung.
3. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan
antara Data Store dengan External Entity secara
langsung.
4. Setiap Proses harus ada Data Flow yang
masuk dan ada Data Flow yang keluar.
5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua
atau lebih aliran data yang berbeda.
3. Tahapan Proses Pembuatan DAD
a. Diagram Konteks
b. Diagram Nol
c. Diagram Detail
2.2.2 Normalisasi
1. Key Field / Atribut Kunci
a. Super Key
b. Kunci Utama (Primary Key)
c. Kunci Calon (Candidate Key)
d. Kunci Alternatif (Alternative Key)
e. Kunci Tamu (Foreign Key)
2. Ketergantungan Fungsi
a. Ketergantungan Fungsional (Fungsional Dependent)
b. Fully Functionaly Dependent
(FFD)
c. Ketergantungan Partial
d. Ketergantungan Transitif
e. Determinan
3. Tahapan Dalam Normalisasi
a. Bantuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)
c. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)
d. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)
e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)
f. Bentuk Normal Keempat (4 NF)
g. Bentuk Normal Kelima (5NF)
2.2.3 Kamus Data
Hal yang harus dimuat dalam kamus data :
1. Nama Arus Data
2. Alias
3. Bentuk Data
4. Arus Data
5. Penjelasan
6. Periode
7. Volume
8. Struktur Data
1. Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
.
,
/
Keterangan
Untuk setiap karakter
Angka numerik
Karakter alphabet
Angka nol yg ditampilkan dalam
spasi kosong
Pemisah ribuan
Pemisah pecahan
Tanda penghubung
pembagi
2. Notasi Struktur Data
Notasi
=
+
()
{}
[]
|
* ............. *
@
Keterangan
Terdiri dari
Dan atau and
Pilihan optional
Iterasi (perulangan proses)
Pilih salah satu pilihan yang ada
Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
Keterangan atau catatan
Field kunci/primary key
2.2.4 Pengkodean
1. Petunjuk pembuatan kode
a. Mudah diingat
b. Unik
c. Fleksibel
d. Efisien
e. Konsisten
f. Distandarisasi
g. Spasi dihindari
h. Hindari karakter yang mirip
i. Panjang kode sama
2. Tipe Kode
a. Kode Mnemonik
b. Kode Urut (Sequential Code)
c. Kode Blok (Block Code)
d. Kode Grup
e. Kode Desimal
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Data umum perusahaan :
Nama Perusahaan : PT. Prima Perkasa Mandiri
Alamat Perusahaan: Kompleks Sentra Industri,
PIK (Pergudangan Elang
Laut) Blok 11 No. 2, Kamal
Muara, Penjarignan, Jakarta Utara
Telepon
: 021-56983071-72
Fax
: 021-56983211
Akte pendirian
: 31 Agustus 2004 No. 83
Notaris : DR. Teddy Anwar, SH
NPWP
: 02.386.413.5-047.000
3.2 Tinjauan Perusahaan
3.2.1Sejarah Perusahaan
PT. Prima Perkasa Mandiri berdiri sejak tahun
2004, dibentuk oleh orang-orang yang telah
berpengalaman menangani proyek baik kecil
maupun yang berskala nasional. Pengalaman
yang cukup dijadikan dasar untuk
mengembangkan perusahaan jasa konstruksi
agar dapat bersaing dengan perusahaanperusahaan sejenis.
3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur pembelian material yang selama ini terjadi
pada PT. Prima Perkas Mandiri yaitu :
1. Prosedur pemesanan material
Bagian proyek mengajukan FPM (Form
Pembelian Material) ke bagian PO, setelah menyetujui
FPM (Form Pembelian Material) yang diterima,
bagian PO membuat PO (Purchase Order) diserahkan
kepada supplier via fax dan kemudian mendapat
konfirmasi via telepon, setelah itu PO (Purchase
Order) dicopy. PO asli diserahkan ke bagian Tanda
Terima, copy PO diarsipkan. FPM yang yang telah
disetujui diarsipkan oleh bagian PO.
2. Prosedur pengambilan material
Berdasarkan PO (Purchase order) yang diterima, bagian Tanda
Terima membuat tanda terima (rangkap 3). Lembar 1,2 Tanda Terima
dan PO diserahkan ke bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang,
lembar 3 diarsipkan. Setelah itu bagian Surat Jalan dan Penerimaan
Barang membuat Surat jalan dan Bukti Penerimaan Barang (rangkap
3) dan didistribusikan ke :
Lembar 1 dilampirkan pada dokumen PO dan Tanda Terima,
diserahkan ke bagian Account Payable. Lembar 2 dan 3 diarsipkan.
Untuk proses pengambilan material, bagian PO membuat Memo
pengambilan material (berdasarkan arsip copy PO) kemudian
diserahkan ke supir. Pada saat pengambilan barang, barang dicek
berdasarkan Memo pengambilan material. Memo diserahkan kepada
supplier sebagai bukti barang sudah diambil, dan supir mendapat copy
surat jalan supplier diserahkan ke bagian Surat Jalan dan Penerimaan
Barang dan diarsipkan.
3. Prosedur pembuatan Account Payable Payment
Berdasarkan dokumen yang diterima dari bagian Surat
Jalan dan Penerimaan Barang, bagian Account Payable
membuat Account Payable kemudian diserahkan ke
bagian Finance (dokumen yang diterima diarsipkan).
Jika bagian Finance memberitahukan akan ada
pembayaran maka bagian Account Payable membuat
Account Payable Payment dan diserahkan ke bagian
Finance untuk membukakan Giro.
4. Prosedur pembukaan dan penyerahan giro
Setelah menerima Account payable payment,
bagian finance membuka giro. Sebelum giro
disetorkan, bagian Finance mengcopy Giro
tersebut (sebagai arsip). Kemudian meng-fax
dan mengkonfirmasikan kepada Supplier apakah
giro sudah diterima.
Untuk Supplier yang mengambil giro harus
disertakan Faktur Pajak, Nota Faktur, dan Surat
Jalan Supplier, kemudian Account Payable
Payment ditanda tangani oleh Supplier.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Analisa Terlebih dahulu kebutuhan sistemnya
Prosedur pemesanan material
Pelaku / Actor
Internal
Dokumen
Masukan
Dokumen Keluaran
Proses
PO, acc FPM, copy acc PO
Pembuatan PO
TT (rangkap 3), SJ, BPB
(rangkap 3), memo
- Pembuatan
tanda terima
- Pembuatan SJ,
dan BPB
- Pemeriksaan
barang
AP, AP Payment, Giro
- Pembuatan AP
- Pembuatan AP
Payment
External
Bagian Pembelian
Bagian
FPM, acc PO
(bag. PO, bag.
proyek,
Tanda Terima)
Supplier
Prosedur pengambilan material
Bagian Pembelian
Supplier
PO, Tanda
(Bag. Tanda
Terima, copy
terima, bag. SJ &
SJS, copy acc
Penerimaan brg,
PO
bag. PO, bag. AP,
supir)
Prosedur pembuatan account payable payment
Bagian Pembelian
Bagian
SJ, BPB, Tanda
(Bag. AP)
finance
Terima,
Prosedur penyetoran giro
Bagian Finance
Supplier,
NF, FP, SJS,
Acc AP
Payment
Giro, AP Payment
- Pembukaan Giro
- Penyerahan Giro
1. Diagram Konteks
2. Diagram Nol
E-1
1.0
FPM
E-2
PO
prosedur
pemesanan material
Bag. Proyek
supplier
Acc PO
Acc FPM
giro, AP
Payment
FPM
S-1
Arsip FPM
Copy Acc
PO, PO
S-2
Copy SJS
Arsip Copy Acc PO
memo
PO, copy acc PO
S-3
TT
Arsip TT
S-4
2.0
prosedur
pengambilan material
BPB
Arsip BPB
SJ
copy
SJS
prosedur pembuatan
account payable
payment
AP
S-7
Arsip AP
S-8
PO
PO
Arsip Copy SJS
3.0
BPB
TT
S-6
Arsip SJ
SJ
BPB
TT
S-5
Arsip AP Pay ment
AP Payment
FP
S-9
Arsip FP
S-10
Arsip NF
4.0
NF
prosedur
pembukaan dan
penyerahan giro
acc AP
payment
AP Payment
AP
SJS
S-11
Arsip SJS
faktur pajak, nota faktur, SJS, acc AP Payment
S-12
Arsip copy giro
copy giro
3. Diagram Detail
1. Diagram Detail Prosedur pengambilan barang
E-2
S-2
Arsip copy acc PO
S-3
Arsip TT
S-4
Arsip BPB
supplier
S-5
Arsip SJ
S-6
Arsip Copy SJS
2. Diagram Detail Prosedur Pembuatan Account Payable Payment
S-2
Arsip Copy Acc PO
S-3
Arsip TT
S-4
Arsip BPB
S-5
Arsip SJ
S-7
Arsip AP
AP
4.0
prosedur
pembukaan dan
penyerahan giro
4. Prosedur pembukaan dan penyerahan giro
E-2
supplier
3
prosedur pembuatan
account payable
payment
S-8
Arsip AP Payment
AP Payment
S-9
Arsip FP
4.1
S-10
pembukaan g iro
Arsip NF
Acc Ap payment
S-11
Arsip SJS
S-12
Giro, AP
Payment
Arsip copy giro
copy giro
SJS
NF
4.2
Penyerahan Giro
FP, NF, SJS, acc AP Payment
FP
Giro, AP Payment
Kamus Data
1. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
TGL
NO_FPM
NO_SO
NO_PPB
Isi
Footer
: Form Pembelian Material
: FPM
: Cetak Manual
: Bagian Proyek – Proses 1.0
Proses 1.0 – arsip FPM
: Untuk permintaan pembelian material
: Setiap terjadi permintaan pembelian material
: Diterima 10 FPM per hari
: Header + Isi + Footer
= NO_FPM + TGL + NO_SO + NO_PPB +
Pek + Lokasi + Order_by
= Tgl + Bulan + Tahun
*Terdiri dari 9 digit*
*Terdiri dari 7 digit*
*No Permintaan Pengadaan Barang Terdiri dari
10 digit*
= 1{No_Tgl + Material + Spesifikasi + QTY +
Unit + Total_Weight + Keterangan + NO_PO}14
= Penerima_Order + Admin_Teknik + Mengetahui +
Purchasing
2. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Order_No
Date
ETD
Currency
Valid_Until
Isi
Remarks
Footer
: Purcase Order
: PO
: Cetak Manual
: Bag. Pembelian (bagian PO – proses 1.0)
Proses 1.0 – supplier
Proses 1.0 – arsip Copy Acc PO
: Untuk pemesanan pembelian material
: Setiap terjadi pemesanan pembelian material
: Dibuat 10 PO per hari
: Header + Isi + Footer
= NO_PO + Date + TOP + Currency + Valid_Until +
Deliver_To + Project_List + Attn + ETD + To
*Terdiri dari 10 digit*
= Tgl + Bulan + Tahun
= Tgl + Bulan + Tahun
*Dipilih IDR*
= Tgl + Bulan + Tahun
= 1{No + Part_No + Product_Name + Remarks + Quantity +
Unit_Price +
Ammount }14 + Catatan + Total
+ Disc + Netto + Tax + Grand_Total
*Satuan*
= Menyetujui + Mengetahui + Hormat_Kami
3. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
: Tanda Terima
: TT
: Cetak Manual
: Bagian Pembelian (bagian tanda terima – proses 2.0)
Proses 2.0 – arsip TT
Penjelasan
: Untuk membuat Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang
Periode
: Setiap ada penerimaan PO dari bagian PO
Volume
: Dibuat 10 tanda terima per hari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= No + Nama_Supplier + Berupa
No
*Terdiri dari 10 digit*
Berupa
*Diisi PO*
Isi
= 1{No + Keterangan + Invoice + Tgl_Inv + NO_PO +
Jumlah_RP}10 + Total
Tgl_Inv
= Tanggal + Bulan + Tahun
Footer
= Yang_Menerima + Tanggal + Yang_Menyerahkan +
Kembali_Tanggal + Penyerahan_Faktur + Pembayaran
Tanggal
= Tanggal + Bulan + Tahun
Penyerahan_Faktur= Hari + Jam
Pembayaran
= Hari + Jam
4. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Strukture Data
Header
GR_No
Date
Ref
Ref_Date
Isi
CUR
Part_No
S_N
Order_No
Footer
: Bukti Penerimaan Barang (Material Receive)
: BPB
: Cetak Manual
: Bagian Pembelian (bag. Surat Jalan & Penerimaan Barang) –
proses 1.2
Proses 1.2 – bagian pembelian (bag. Account Payable)
: Untuk membuat Account Payable
: Setiap akan membuat Account Payable
: Dibuat 10 buah per hari
: Header + Isi + Footer
= GR_No + Date + Ref + Ref_Date + Project_List + Lokasi +
From
*Terdiri dari 10 digit*
= Tgl + Bulan + Tahun
*Diisi PO*
*Diisi tanggal PO*
= 1{No + Description + CUR + Part_No + Quantity + S_N +
Order_No}10
*Diisi IDR*
*Kode barang*
*No RV 2 angka proyek 5 angka kode barang*
*Diisi No_PO*
= Dibuat_Oleh + Diterima_Oleh + Kepala_Gudang + Mengetahui
+ Notes
5. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
: Surat Jalan
: SJ
: Cetak Manual
: Bagian Pembelian (bagian surat jalan dan penerimaan
barang) – proses 2.0
Proses 2.0 – bagian pembelian (bag. Account Payable)
Penjelasan
: Untuk membuat Account Payable
Periode
: Setiap akan membuat Account Payable
Volume
: Dibuat 10 buah per hari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Nomor + Tanggal + No_BPB + Proyek + No_Proyek +
Alamat_Kirim + Penerima
Nomor
*Terdiri dari 10 digit*
Tanggal
= Tgl + Bulan + Tahun
Isi
= 1{No + Kode + Nama_Barang + GRA + Jumlah +
Keterangan}10
GRA
*No RV 2 anggka proyek 5angka kode barang*
Footer
= Keterangan + Tanggal_Terima + Tanda_Terima +
Menyetujui + Ekspedisi + Kep_Gudang + Hormat_Kami
Keterangan
*Diisi Nomor Material Receive*
Tanggal_Terima = Tgl + Bulan + Tahun
6. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Isi
Footer
: Memo
:: Cetak Manual
: Bagian pembelian (bagian PO) – proses 2.0
Proses 2.0 – supplier
: sebagai bukti pengambilan barang kepada supplier
: setiap pengambilan barang ke supplier
: Dibuat 10 buah per hari
: Header + Isi + Footer
= Tanggal + Kepada
= No_PO + Keterangan_Barang + Jumlah
= Nama_Supir + No_Mobil + Dari
7. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
: Copy Surat Jalan Supplier
: Copy SJS
: Cetak Manual
: Supplier – proses 2.0
Proses 2.0 – arsip Copy SJS
: Sebagai bukti telah melakukan pengambilan material
: Setiap pengambilan barang
: Diterima 10 buah per hari
: Header + Isi + Footer
= No_SJ + Tanggal + Penerima +
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
No_Kendaraan
Tanggal
= Tanggal + Bulan + Tahun
Isi
= Banyaknya + Nama_Barang
Footer
= Tanda_Terima + Bagian_Gudang + Hormat_Kami
Bagian_Gudang = Pemeriksa + Kep_Gudang
8. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
No_AP
Date
CUR
Ref
Ref_Date
Due_Date
Isi
Part_No
RAPP
GR_No
Footer
Notes
: Accounts Payable
: AP
: Cetak Manual
: Bagian Pembelian (bag. Account payable) – proses 3.0
Proses 3.0 – bagian pembelian (bagian finance)
: Dibuat untuk mengetahui jumlah hutang kepada supplier
: Dibuat setiap ada penerimaan dokumen (Surat Jalan, Bukti
penerimaan barang, Tanda terima, dan purchase order)
: Dibuat 10 account payable per hari
: Header + Isi + Footer
= No_AP + Date + CUR + Payment_Term + Ref + Ref_Date +
Due_Date + To
*Terdiri dari 10 digit*
= Tgl + Bulan + Tahun
*Diisi IDR*
*Diisi No_PO*
*Diisi tanggal PO*
= Tanggal + Bulan + Tahun
= 1{NO + Part_No + Nama_Barang + RAPP + GR_No + Quantity +
Unit_Price + Amount}10
*Diisi Kode Barang*
*Diisi Nomor Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek*
*Diisi Nomor Material Receive*
= Notes + Dibuat_Oleh + Mengetahui + Menyetujui + Total + Disc +
Netto + Tax + Grand_Total
*Diisi Nomor Tanda Teriama*
9. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
: Account Payable Payment
: AP Payment
: Cetak Manual
: Bagian Pembelian (bag. Account Payable) – Proses 2
Proses 2 – Bagian finance
Penjelasan
: Dibuat setelah mendapat pemberitahuan akan ada pembayaran, untuk
membuka giro
Periode
: Setiap akan ada pembayaran
Volume
: Dibuat 5 account payable payment per hari
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Nomor + Tanggal + Jenis + Kas_Bank + Referensi + Due_Date +
Rek_Tjn + Jumlah + Supplier
Nomor
*Terdiri dari 10 digit*
Tanggal
= Tanggal + Bulan + Tahun
Due_Date
= Tgl + Bulan + Tahun
Jenis
= [Giro | Cek | Transfer ]
Isi
= Referensi_Pembelian + Pembayaran
Referensi_Pembelian = 1{No_AP + SPL_INV + Kat + DUE + KURS + Nilai_AP +
Rincian_Tambahan + JRN + Proyek + Jumlah}10
No_AP
*Diisi Nomor AP*
SPL_INV
*Diisi Nomor PO*
KURS
*Diisi IDR*
Pembayaran
= 1{Jenis + Remarks + Pembayaran + Pembayaran_AP + Pembayaran_Via
+ Biaya_Tambahan + Jumlah_Pembayaran}10
Remarks
*Diisi Nama Barang*
Footer
= Keterangan + Prepared_by + Checked_By + Approved_By + Paid_By +
Received_By
Keterangan
*Diisi Nomor Tanda Terima*
10. Nama Arus Data
Alias
Bentuk data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Tanggal
Isi
Footer
Tanda_Terima
: Nota Faktur
: NF
: Cetak Manual
: Supplier – proses 4.0
Proses 4.0 – arsip NF
: Sebagai bukti pengambilan Giro
: Setiap Pengambilan Giro
: Diterima 5 nota faktur per hari
: Header + Isi + Footer
= Nomor_Nota + Tanggal + Penerima
= Tanggal + Bulan + Tahun
= 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan +
Jumlah}10
= Tanda_Terima + Hormat_Kami + Total
*Diisi Nomor Faktur*
11. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
PKP
Pembeli_BKP
Isi
Footer
: Faktur Pajak
: FP
: Cetak Manual
: Supplier – proses 4.0
Proses 4.0 – arsip FP
: Sebagai bukti pengambilan Giro
: Setiap terjadi pengambilan Giro
: Diterima 5 faktur pajak per hari
: Header + Isi + Footer
= Kode_Faktur + PKP + Pembeli_BKP
= Nama + Alamat + NPWP
= Nama + Alamat + NPWP
= 1{No_Urut + Nama_BKP + Harga_Jual}10 + Total_Harga
+ Pot_Harga + Uang_Muka + DPP + PPN
= PPn_BM + Tanggal + Supplier
12. Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Isi
Footer
: Surat Jalan Supplier
: SJ Supplier
: Cetak Manual
: Supplier – proses 4.0
Proses 4.0 – arsip SJS
: Sebagai bukti pengambilan Giro
: setiap terjadi pengambilan Giro
: Diterima 5 surat jalan supplier per hari
: Header + Isi + Footer
= No_SJ + Penerima + No_Kendaraan
= 1{Banyaknya + Nama_Barang}10
= Tanda_Terima + Hormat_Kami
Spesifikasi Sistem Berjalan
1. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Form Pembelian Material
: Untuk permintaan pembelian material dari bagian proyek
: Bagian proyek
: Bagian PO
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap terjadi permintaan pembelian material
: Lihat lampiran 1
2. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Purchase Order
: Untuk melakukan pemesanan pembelian material
: Bagian PO
: Supplier, Bagian Tanda Terima
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap terjadi pemesanan pembelian material
: Lihat lampiran 2
3. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Tanda Terima
: Untuk membuat Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang
: Bagian Tanda Terima
: Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang
: Kertas Cetakan
: Tiga lembar
: Setiap terjadi transaksi pemesanan barang pada Supplier
: Lihat lampiran 3
4. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Bukti Penerimaan Barang (Material Receive)
: Untuk membuat Account Payable
: Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang
: Bagian Account Payable
: Kertas Cetakan
: Tiga lembar
: Setiap menerima tanda terima dari bagian tanda terima
: Lihat lampiran 4
5. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Surat Jalan
: Untuk membuat Account Payable
: Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang
: Bagian Account Payable
: Kertas Cetakan
: Tiga lembar
: Setiap menerima tanda terima dari bagian tanda terima
: Lihat lampiran 5
6. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Memo
: Untuk bukti pengambilan barang kepada supplier
: Bagian PO
: Supplier
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap mengambil barang kepada supplier
: Lihat lampiran 6
7. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Copy Surat Jalan
: Untuk bukti telah melakukan pengambilan material
: Supplier
: Bagian Finance
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap pengambilan material
: Lihat lampiran 7
8. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Account Payable
: Untuk mengetahui jumlah hutang kepada supplier
: Bagian Account Payable
: Bagian Finance
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap terjadi transaksi pembelian material kepada supplier
: Lihat lampiran 8
9. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Account Payable payment
: Untuk membayar hutang
: Bagian Account Payable
: Bagian Finance
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap terjadi transaksi pembayaran hutang
: Lihat lampiran 9
10. Nama Dokumen
Fungsi
: Nota Faktur
: Untuk bukti telah melakukan pengambilan Giro oleh
Supplier
: Supplier
: Bagian Finance
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap pengambilan Giro oleh Supplier
: Lihat lampiran 10
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
11. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Faktur Pajak
: Untuk bukti pengambilan Giro oleh Supplier
: Supplier
: Bagian Finance
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap pengambilan Giro oleh Supplier
: Lihat lampiran 11
12. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
: Surat Jalan Supplier
: Untuk bukti pengambilan Giro oleh Supplier
: Supplier
: Bagian Finance
: Kertas Cetakan
: Satu lembar
: Setiap pengambilan Giro oleh Supplier
: Lihat lampiran 12
3.6.2 Normalisasi
1. Bentuk Tidak Normal
2. Bentuk Normal Kesatu
3. Bentuk Normal Kedua
Tabel BPB
Tabel FPM
Tabel PO
Tabel TT
Tabel copy SJS
AP Payment
Tabel SJ
Tabel NF
Tabel AP
Tabel NF
Tabel SJS
Memo
3.7 Spesifikasi Sistem Komputer
1. Perangkat lunak
Sistem Operasi
Paket Program
2. Perangkat keras
Processor
RAM
Hardisk
Mouse
Keyboard
Monitor
Printer
: Microsoft Windows 7
: X – Trade Interactive Sistem
: Core 2 duo
: 2 GB
: 500 GB
: Standard Mouse
: 101/102
: Super VGA 14“
: Dot Matrik
Konfigurasi Sistem Komputer
Permasalahan
Selama melakukan riset, penulis menemui
kendala sebagai berikut :
1. Tidak ada pemisahan antara bagian yang
membuat account payable dan account
payable payment.
2. Terlalu banyaknya dokumen yang
dikeluarkan untuk proses pengambilan
material.
3. Adanya keluar masuk arus dokumen yang
berulang.
Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang diusulkan penulis dalam memecahkan masalah
yang ada pada sistem pembelian material pada PT. Prima Perkasa
Mandiri adalah :
1. Sebaiknya dilakukan pemisahan antara bagian yang membuat
account payable dan accunt payable payment.
2. Sebaiknya tidak perlu ada pencetakan tanda terima pada saat proses
pengambilan material.
3. Sebaiknya untuk melanjutkan setiap proses data yang dicetak tidak
perlu terus berjalan tapi setiap bagian hanya perlu memeriksa data
yang sudah diarsipkan.