tinjauan pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis
advertisement
TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI UNIT FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PANDAN ARANG BOYOLALI TAHUN 2012 Dyah Ayu Wardani, Tri lestari, Harjanti APIKES Mitra Husada Karanganyar [email protected] ABSTRAK Peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi keperluan dalam aspek kegunaan dokumen rekam medis seperti aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, dan pendidikan.Berdasarkan survei pendahuluan dalam pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang penggunaan tracer, buku catatan belum maksimal dan dalam pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan sering tidak sesuai dengan ketentuan yaitu maksimal 1 (satu) jam sebelum jam kerja berakhir. Tujuan penelitian ini yaitu mengetahui pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif. Obyek penelitian adalah pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis di unit filing. Instrumen yang digunakan adalah pedoman observasi dan pedoman wawancara. Hasil penelitian di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali telah memiliki prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis. Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan dalam penggunaannya belum maksimal.Pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan adalah kepala satuan rekam medis atas disposisi Direktur rumah sakit.Pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis, yaitu peminjaman dokumen rekam medis pasien rawat jalan masih menumpuk di poliklinik tidak langsung dikembalikan ke urusan penyimpanan dan pengambilan dokumen untuk keperluan rawat inap dilakukan bukan dari petugas penyimpanan melainkan petugas assembling. Pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis. Maka disarankan agar petugas rawat jalan mengembalikan dokumen rekam medis yang dipinjam ke urusan penyimpanan setelah pasien selesai melakukan pelayanan. Sebaiknya pada waktu penyerahan dokumen rekam medis ke pihak peminjam menggunakan buku ekspedisi. Sehinggajika dokumen rekam medis tersebut dibutuhkan dan tidak berada pada tempatnya petugas penyimpanan dapat mengetahui lewat buku ekspedisi. Kata Kunci Kepustakaan : pelaksanaan prosedur peminjaman, dokumen rekam medis : 7 (1999-2010) mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, PENDAHULUAN Unit Rekam Medis yang menunjang sedangkan aspek isi dari rekam medis dalam pelayanan rekam medis adalah ruang merupakan milik pasien.Dalam pelaksanaan penyimpanan penyimpanan (filing) dimana dokumen dokumen rekam medis rekam medis baik rawat jalan, rawat inap berpedoman pada prosedur tetap tentang maupun gawat darurat disimpan karena penyimpanan dokumen rekam medis dan rekam dokumen rekam medis disimpan dengan medis bersifat rahasia dan Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 59 metode tertentu memudahkan dengan dalam tujuan penyimpanan untuk Berdasarkan latar belakang di atas dan penulis tertarik mengambil judul penelitian peminjaman dokumen rekam medis baik tentang”Tinjauan pasien selesai Peminjaman Dokumen Rekam Medis di perawatan. Oleh karena itu, manajemen Unit Filing Rumah Sakit Umum Daerah informasi kesehatan khususnya rekam medis Pandan Arang Boyolali Tahun 2012.” baru atau lama yang harus dibuat secara baik dan benar oleh Tujuan Pelaksanaan umum Prosedur penelitian tenaga kesehatan pada sarana pelayanan mengetahui kesehatan yang kemudian dikelola secara peminjaman dokumen rekam medis di terencana (Hatta, 2010). Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Peminjaman dokumen rekam medis pelaksanaan untuk prosedur Boyolali Tahun 2012. di rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi Prosedur Peminjaman Rekam Medis keperluan dalam aspek kegunaan dokumen Prosedur adalah suatu urutan kegiatan rekam medis seperti aspek administrasi, yang medis, hukum, keuangan, penelitian, dan penanganan pendidikan. Oleh karena itu, rumah sakit transaksi yang terjadi peminjaman berulang- perlu ulang. memiliki prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis yang bertujuan untuk melindungi kerahasiaan isi dokumen rekam medis termasuk bila ditetapkan untuk secara menjamin seragam Sedangkan terhapat ketentuan prosedur peminjaman dokumen rekam medis adalah: 1. Peminjaman rekam medis dapat dilakukan melalui pendaftaran dokumen rekam medis rusak, hilang dan pasien rawat jalan, pendaftaran digunakan pasien oleh pihak bertanggungjawab maka yang hal tidak tersebut menjadi tanggung jawab penuh petugas filing (Depkes RI, 2006). Berdasarkan inap, ruang perawatan dan unit penunjang medis di rumah sakit. 2. Peminjaman rekam medis pendahuluan ditujukan ke unit atau bagian dalam pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis dan dapat dilakukan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah secara on line maupun manual Pandan Arang penggunaan tracer, buku (via telepon atau datang sendiri ke catatan unit atau bagian rekam medis). belum survei rawat maksimal dan dalam pengembalian dokumen rekam medis rawat 3. Peminjaman rekam medis dapat jalan sering tidak sesuai dengan ketentuan digunakan yaitu maksimal 1 (satu) jam sebelum jam kunjungan ke poliklinik, rawat kerja berakhir, sehingga petugas kesulitan kembali, penelitian atas kasus dalam melacak keberadaan dokumen rekam tertentu maupun untuk medis tersebut. pengadilan. 60Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71 untuk keperluan kasus 4. Berkas rekam medis tidak dapat rekam medis guna memperkecil keluar dari rumah sakit kecuali risiko hilangnya berkas rekam untuk bukti pengadilan. medis yang dipinjam. 5. Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk 11. Selama rekam medis berada di mengambil ruang rawat inap atau sedang berkas rekam medis yang akan dipinjam menjadi tanggung jawab dipinjam. perawat atau petugas ruangan atau 6. Pengambilan rekam medis harus instalasi yang meminjam. (Depkes menggunakan tracer atau kartu RI, 2006). peminjam rekam medis. 7. Pada formulir peminjaman rekam medis harus selalu dicantumkan tanggal peminjaman, keperluan, nama atau bagian peminjaman, Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis (Retrieval) Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah: serta tanggal rekam medis jatuh a. Tidak satupun rekam medis boleh tempo untuk dikembalikan ke keluar dari ruang rekam medis penyimpanan rekam medis. tanpa tanda keluar atau kartu 8. Instalasi rekam medis wajib permintaan. Peraturan ini tidak memiliki buku ekspedisi guna hanya berlaku bagi orang-orang di mengetahui luar rekam medis, tetapi juga bagi perjalanan berkas rekam medis (rekam medis yang keluar) yang dipinjam manual untuk secara petugas rekam medis itu sendiri. b. Seseorang yang menerima atau kepentingan meminjam dokumen rekam berkewajiban untuk perawatan, dipinjam dokter atau medis, kasus-kasus tertentu. mengembalikan dalam keadaan 9. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem baik dan tepat waktu. Dalam peminjaman harus dibuat komputerisasi lebih dianjurkan ketentuan berapa lama jangka untuk mengidentifikasi waktu untuk satu rekam medis mengetahui diperbolehkan tidak berada di rak pasienguna perjalanan berkas rekam medis penyimpanan.Seharusnya yang keluar dari instalasi rekam dokumen rekam medis kembali ke medis agar lebih efektif dan rak pada setiap akhir hari kerja, efisien. sehingga petugas filing rumah 10. Tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis harus sakit dapat mencari dokumen rekam medis yang diperlukan. selalu diperiksa oleh instalasi Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) setiap 61 c. Rekam medis tidak dibenarkan medis yang diambil ataupun dipinjam diambil dari rumah sakit kecuali tersebut atas perintah pengadilan. (Depkes RI, 2006). d. Dokter-dokter atau dikembalikan ketempat semula pegawai rumah sakit yang berkepentingan Buku dan Catatan yang Digunakan dengan meminjam rekam medis, dalam Peminjaman Dokumen Rekam untuk dibawa ke ruang kerjanya Medis selama jam kerja, dan Buku dan catatan yang digunakan dikembalikan ke ruang rekam dalam medis pada akhir jam kerja. dokumen rekam medis rawat inap yaitu: e. Jika beberapa rekam medis akan 1. digunakan selama beberapa hari maka rekam medis peminjaman Buku peminjaman dokumen rekam medis tersebut Buku digunakan di ruang rekam medis. dokumen rekam pengembalian catatan disimpan dalam tempat sementara f. Kemungkinan dan medis catatan untuk rekam ini mencatat medis yang dipinjam untuk keperluan penelitian dipergunakan beberapa orang, dan serta berpindah tangan dari orang satu direktur rumah sakit dan dokumen ke orang lain, harus dilakukan rekam medis tidak diperkenankan dengan mengisi ”Kartu Pindah keluar dari ruang rekam medis. Tangan”, karena dengan cara ini Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis tidak perlu bolak rekam medis berisi nomor dokumen balik dikirim ke bagian rekam rekam medis yang dipinjam dan medis, untuk diletakkan sebagai nama peminjam. petunjuk keluarnya rekam medis, kartu pindah tersebut 2. pendidikan, harus seijin Kartu Petunjuk Keluar (Tracer) berisi Petunjuk keluar adalah tanggal, pindah tangan dari siapa suatu alat penting untuk mengawasi ke siapa, untuk keperluan apa dan penggunaan rekam medis, yang digunakan oleh dokter siapa. diletakkan sebagai pengganti berkas Petunjuk keluar adalah suatu alat rekam medis yang diambil dari rak yang penting untuk mengawasi penggunaan (dikeluarkan) rekam penggunaannya penyimpanan. Kartu pinjam atau ”Petunjuk keluar” ini diletakkan sebagai petunjuk keluar tetap berada di rak pengganti pada tempat map-map rekam file tersebut sampai berkas rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari medis yang diambil (dipinjam) rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap kembali ke tempat semula. medis. Dalam berada di rak tersebut, sampai map rekam 62Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71 Petunjuk keluar yang HASIL DAN PEMBAHASAN paling umum dipakai berbentuk A. Hasil Penelitian kartu dibuat dari bahan (kertas) 1. Prosedur yang keras dan kuat yang atau kebijakan peminjaman dokumen rekam medis dilengkapi dengan kantong tempel 3. tetap di urusanpenyimpanan tempat penyimpanan surat pinjam. Rumah Sakit Umum Daerah Kartu pinjam atau petunjuk keluar Pandan Arang Boyolalimemiliki 4 melihat tempat-tempat orang petugas penyimpanan yang penyimpanan kembali berkas rekam bertugas melayani peminjaman dan medis yang bersangkutan.(Depkes pengembalian dokumen rekam medis. RI, 2006). Peminjaman ini berdasarkan pada Buku Ekspedisi Peraturan Menteri Kesehatan RI No. Setiap dokumen rekam penyerahan medis 269/MenKes/PER/III/2008, pasal 13 harus bab V tentang Kepemilikan, menggunakan buku ekspedisi berisi Pemanfaatan dan Penanggungjawab nomor yaitu Dokumen rekam medis milik rekam medis, tanggal, penggunaan dan nama pasien. Hal sarana pelayanan ini bertujuan agar keamanannya sedangkan rekam medis terjamin, bila dijumpai kehilangan merupakan milik pasien. Rumah dokumen rekam medis dan sebagai Sakit Umum Daerah Pandan Arang bukti serah terima dokumen rekam Boyolali telah memiliki kebijakan medis (Shofari, 1999). tentang peminjaman dokumen rekam isi kesehatan medis yang berlaku untuk mengatur peminjaman METODE Jenis penelitian adalah deskriptif .Dalam penelitian dokumen rekam medis.Selain itu Rumah Sakit Umum Pandan Arang digunakan adalah petugas rekam medis di Boyolali juga telah memiliki prosedur unit filing Rumah Sakit Umum Daerah tetap tentang pengembalian dokumen Pandan Arang Boyolali.Obyek penelitian rekam adalah pelaksanaan prosedur peminjaman dipergunakan dokumen rekam medis di unit filing Rumah pasien baik rawat jalan maupun rawat Sakit inap. Daerah subyek pengembalian yang Umum ini dan Pandan Arang Boyolali.Instrumen Penelitian menggunakan pedoman observasi. wawancara dan pedoman 2. medis setelah untuk selesai pemeriksaan Prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis dengan nomor dokumen untuk keperluan tertentu, nomor 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 63 RSUD Pandan Arang Boyolali pada Untuk dokumen rekam medis tanggal14 April 2011. Isinya adalah yang sudah dilengkapi, segera 1) dikirim ke satuan rekam medis 2) Peminjam mengajukan bon pinjam kepada kepala satuan maksimal rekam medis dikembalikan. Kepala satuan rekam medis menyerahkan tersebut bon kepada 4. sejak Buku, catatan dan formulir yang digunakan urusan dokumen rekam medis di urusan dalam peminjaman penyimpanan dokumen yang akan di pinjam Buku catatan dan formulir Setelah dokumen rekam medis yang digunakan untuk peminjaman diterima peminjam dokumen rekam medis di urusan peminjam penyimpanan Rumah Sakit Umum oleh selanjutnya menandatangani buku bon pinjam 3. jam pinjam penyimpanan untuk mengambil 3) 3x24 Daerah Pandan Arang Boyolali, adalah sebagai berikut: Prosedur tetap tentang pengembalian a. Tracer berisi tanggal keluar, dokumen rekam medis ke satuan user, nomor rekam medik dan rekam medis dengan nomor dokumen tanggal kembali (lampiran 11). 79/PROTAP/IV/2011, nomor revisi Tracer hanya digunakan untuk 04 yang ditetapkan oleh Direktur pengambilan dokumen rekam Rumah Sakit Umum Daerah Pandan medis rawat jalan. Arang Boyolali tanggal 14 April b. Buku bon pinjam berisi nama 2011. Isinya adalah pasien, nomor rekam medis, a. Untuk dokumen rekam medis tanggal rawat jalan, setelah pelayanan kembali, peminjam dan tanda selesai segera dikirim ke satuan tangan (lampiran 12). Buku rekam medis maksimal satu (1) peminjaman diisi oleh petugas jam sebelum jam kerja berakhir assembling Untuk dokumen rekam medis peminjam menandatangani buku rawat inap, setelah pasien keluar bon pinjam tersebut. Buku bon dari rumah sakit maksimal 1x24 pinjam hanya digunakan untuk jam harus sudah dikirim ke peminjaman satuan rekam medis inap. b. c. Untuk dokumen rekam medis c. pinjam, tanggal selanjutnya dokumen rawat Secarik kertas untuk mencatat yang belum lengkap maka harus dokumen rekam medis yang dikembalikan lagi ke tempat dipinjam pelayanan untuk dilengkapi. 64Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71 yang dicatat oleh urusan d. e. 5. peminjam (berfungsi Pelaksanaan sama dengan bon pinjam). dokumen rekam medis di urusan Surat disposisi dari Direktur penyimpanan Rumah Sakit Umum Rumah Sakit Umum Daerah Daerah Pandan Arang Boyolali yang melayani diisi petugas bidang pelayanan keperluan yang ditembuskan ke petugas pembuatan riset atau penelitian dan rekam medis yang betugas di surat-surat bagian pembuatan visum dan asuransi pengurusan sedangkan untuk keperluan internal klaim asuransi Pandan Arang Boyolali peminjaman untuk pihak eksternal, penting dan yaitu seperti klaim pembuatan visum (lampiran 13). rumah sakit, yaitu untuk pelayanan Buku ekspedisi tidak digunakan pasien lama di rawat jalan, rawat pada inap, waktu penyerahan dan untuk verifikasi data dokumen rekam medis ke pihak diagnosis dan tindakan untuk klaim peminjam. asuransi pasien askes dan jamkesmas. Pihak yang terhadap bertanggungjawab peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan Berdasarkan hasil wawancara Menurut hasil observasi dan wawancara, peminjam dari pihak eksternal rumah sakit mengajukan surat permohonan pada Direktur dan hasil observasi dengan kepala Rumah Sakit Umum Daerah Pandan satuan rekam medis, pihak yang Arang bertanggung jawab atas peminjaman dokumen rekam medis dilakukan dokumen rekam medis adalah kepala setelah ada satuan rekam medis atas disposisi Direktur rumah sakit kepada kepala Direktur rumah sakit. satuan Jika medis kepala satuan berhalangan didelegasikan kepada assembling.Sedangkan penyimpanan penuh bertanggung terhadap rekam maka Boyolali. surat rekam kepala disposisi medis. satuan mendelegasikan Peminjaman dari Kemudian rekam kepada medis petugas petugas assembling yang merangkap sebagai petugas petugas jawab pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam menangani dalam pembuatan visum untuk mengambilkan dokumen rekam yang medis ke urusan penyimpanan. sehingga jangan sampai terjadinya 6. peminjaman Peminjaman untuk keperluan kehilangan dokumen. visum, Pelaksanaan prosedur peminjaman pembuatan dokumen rekam medis di urusan secarik kertas dan mengambilkan penyimpanan dokumen yang dibutuhkan ke rak Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) petugas yang visum 65 menangani menulis pada penyimpanan. keperluan Peminjaman penelitian, untuk tracerbersamaan dengan petugas pengambilan dokumen rekam medis assembling menuliskan pada secarik yang kemudian dibawa ke urusan kertas mengambilkan pelayanan rawat jalan dengan alat dokumen rekam medis yang akan bantu berupa keranjang dokumen dari dipinjam ruang urusan penyimpanan di lantai 2 kemudian oleh peneliti ke rak penyimpanan. ke ruang pendaftaran yang berada di Peminjamanuntuk keperluan lantai 1 selanjutnya didistribusikan ke rawat inap, peminjam yaitu perawat poli yang dituju. dari bangsal yang berkepentingan Untuk keperluan verifikasi mengajukan secarik kertas kepada data diagnosis dan tindakan untuk petugas satuan rekam medis bagian klaim asuransi askes dan jamkesmas, assembling, petugas verifikator mengajukan secarik kertas assembling menuliskan pada buku berisi daftar nama-nama dokumen bon pinjam kemudian mengambilkan yang sendiri dokumen yang akan dipinjam menyerahkan ke penyimpanan. Selanjutnya petugas rak kemudian penyimpanan, setelah akan dipinjam kemudian ke petugas dokumen rekam medis diterima oleh penyimpanan peminjam dokumen rekam medis untuk diteliti selanjutnya peminjam menandatangani buku bon pinjam. verifikator.Peminjaman Peminjaman dokumen rekam pendaftaran menyerahkan karcis pendaftaran dan jika pasien lama disertai Kartu Identitas Berobat ruang filing. B. Pembahasan 1 Prosedur tetap peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan (KIB) pada (lampiran 10) ke urusan penyimpanan Prosedur tentang peminjaman diambilkan dokumen rekam medis di Rumah dokumennya.Untuk pasien Askes dan Sakit Umum Daerah Pandan Arang jamkesmas, Boyolali telah diatur dalam prosedur menyerahkan untuk untuk keperluan verifikasi dilakukan di medis untuk keperluan rawat jalan, petugas mengambilkan petugas pendaftaran lembar jaminan tetap rumah sakit nomor asuransi dan untuk pasien lama 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang disertai Kartu Identitas Berobat (KIB) ditetapkan ke untuk Pandan Arang Boyolali pada tanggal Petugas 14 April 2011.Dalam prosedur tetap mengambilkan peminjam mengajukan bon pinjam dokumen rekam medis dari rak kepada kepala satuan rekam medis. penyimpanan Kepala urusan diambilkan penyimpanan dokumennya. penyimpanan dan meletakkan oleh satuan 66Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71 Direktur rekam RSUD medis menyerahkan bon pinjam tersebut untuk kepada urusan penyimpanan untuk diagnosis dan tindakan untuk klaim mengambil asuransi dokumen yang akan dipinjam. askes petugas Adapun verifikasi dan data jamkesmas, penyimpanan hanya prosedur menerima lembar yang berisi nama pengembalian dokumen rekam pasien dan nomor rekam medis yang medis dalam dibutuhkan oleh peminjam. Hal ini prosedur tetap rumah sakit dengan tidak ditulis dalam buku bon pinjam. nomor dokumen Sehingga hal ini tidak sesuai dengan nomor prosedur tetap .Sedangkan untuk revisi 04 yang ditetapkan oleh peminjaman rawat inap juga sudah Direktur Rumah Sakit Umum sesuai Daerah Pandan Arang Boyolali peminjaman dokumen rekam medis tanggal 14 April 2011.Dokumen dengan rekam medis, setelah pelayanan 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang selesai segera dikirim ke satuan ditetapkan rekam medis. Pandan Arang Boyolali pada tanggal telah di atur 79/PROTAP/IV/2011, 2 keperluan Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam prosedur tetap tentang nomor oleh dokumen Direktur RSUD 14 April 2011. peminjaman Menurut Depkes RI (2006) dokumen rekam medis di urusan tracer berguna untuk mengawasi penyimpanan penggunaan dokumen rekam medis, Pelaksanaan peminjaman yang diletakkan sebagai pengganti dokumen rekam medis membutuhkan dokumen rekam medis yang diambil buku, catatan dan formulir untuk dan pengambilan dokumen rekam mencatat dokumen rekam medis yang medis harus menggunakan tracer dipinjam.Menurut Depkes RI (2006) atau kartu peminjam dokumen rekam yaitu medis.Akan buku catatan peminjaman tetapi dalam digunakan untuk mencatat dokumen pelaksanaannya untuk peminjaman rekam medis yang dipinjam dan dokumen keperluan peminjaman serta pihak menggunakan yang meminjam, dengan tujuan untuk untuk peminjaman selain rawat jalan mengetahui pemanfaatan dokumen belum menggunakantracer. rekam medis dan mengetahui rawat Buku jalan tracer. sudah Sedangkan ekspedisi tidak keberadaan dokumen rekam medis itu digunakan oleh petugas penyimpanan sendiri. pada waktu penyerahan dokumen Akan tetapi dalam pelaksanaannya, pada peminjaman rekam medis ke pihak peminjam. Menurut Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) Shofari 67 (1999), bahwa setiap penyerahan dokumen rekam yang medis buku penyimpanan agar masuk dituliskan ”Selain Petugas keamanannya terjamin, bila dijumpai Dilarang Masuk”. Akan tetapi dalam kehilangan dokumen rekam medis pelaksanaannya dari hasil observasi, dan peminjaman dokumen rekam medis harus ekspedisi 3 menggunakan yang sebagai bertujuan bukti serah terima tersimpan di urusan sehingga pada pintu dokumen rekam medis. Apabila diambil oleh petugas assembling dokumen rekam medis tersebut sendiri bukan petugas penyimpanan. hilang maka petugas akan membuat Hal ini tidak sesuai dengan prosedur dokumen rekam medis yang baru dan tetap dikhawatirkan pelayanan kesehatan peminjaman dokumen rekam medis pasien kurang maksimal karena data yaitu kepala satuan rekam medis pasien yang lama tidak ditemukan. menyerahkan bon pinjam kepada Pihak urusan yang terhadap bertanggungjawab peminjaman dokumen kepala hasil satuan rekam medis jawab terhadap tentang untuk yang akan Sehingga petugas yang berhak penyimpanan mengambilkan mengatakan bahwa, ”pihak yang bertanggung dokumen dipinjam. wawancara sakit penyimpanan mengambil rekam medis di rumah sakit Menurut rumah dokumen rekam medis di rak penyimpanan. 4 Pelaksanaan prosedur peminjaman peminjaman dokumen rekam medis dokumen rekam medis di urusan itu saya atas disposisi dari Direktur penyimpanan rumah sakit kalau pengambilan Pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis itu bagian dokumen rekam medis di Rumah penyimpanan”. Jadi yang Sakit Umum Daerah Pandan Arang bertanggung jawab terhadap Boyolali dari pihak eksternal harus pihak peminjaman dokumen rekam medis membawa adalah kepala rekam medis atas Direktur rumah sakit, hal ini sudah disposisi dari Direktur rumah sakit dilaksanakan oleh pihak peminjam. jika kepala satuan rekam medis Peminjaman untuk keperluan riset berhalangan didelegasikan kepada dan penelitian sudah sesuai yaitu petugas assembling.Sedangkan menurut Depkes RI (2006), bahwa petugas penyimpanan bertanggung peminjaman untuk penelitian serta jawab penuh terhadap pengambilan pendidikan dokumen rekam medis yang dipinjam rumah sakit dan dokumen rekam dan medis tidak diperkenankan keluar berkewajiban menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis surat harus disposisi seijin dari ruang rekam medis. 68Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71 dari Direktur Dalam prosedur tetap nomor sehingga pada waktu dokumen rekam 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang medis dibutuhkan oleh pasien untuk ditetapkan pemeriksaan, dokumen tidak tersedia, oleh Direktur RSUD Pandan Arang Boyolali pada tanggal akibatnya 14 April 2011 yaitu, peminjam penyimpanan harus mencari/ melacak mengajukan keberadaan dokumen tersebut sampai bon pinjam kepada kepala satuan rekam medis. Kepala petugas urusan ditemukan. satuan rekam medis menyerahkan Berdasarkan masalah tersebut bon pinjam tersebut kepada urusan di atas maka dapat diketahui bahwa penyimpanan pelaksanaan peminjaman dokumen untuk mengambil dokumen yang akan dipinjam. Tetapi rekam menurut dalam eksternal maupun internal rumah peminjam sakit belum sesuai dengan prosedur hasil observasi, pelaksanaannya mengajukan petugas bon pinjam assembling assembling dokumen dan medis baik untuk pihak kepada tetap tentang peminjaman dokumen petugas rekam medis yang telah ditetapkan mengambil rekam medis sendiri ke oleh direktur rumah sakit. Hal rak tersebut disebabkan oleh petugas penyimpanan.Hal ini belum sesuai yang mengambil dokumen rekam dengan prosedur tetap yang telah medis ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit penyimpanan Umum Daerah Pandan Arang. assembling, buku bon pinjam yang bukan petugas urusan melainkan petugas Dalam prosedur tetap tentang hanya digunakan pada peminjaman pengembalian dokumen rekam medis dokumen rawat inap dan tracer yang khususnya rawat jalan belum sesuai hanya digunakan pada peminjaman dengan nomor untuk rawat jalan saja sehingga 79/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang petugas tidak mengetahui keberadaan ditetapkan RSUD dokumen rekam medis dan sering Pandan Arang Boyolali pada tanggal terjadinya misfile, yaitu kesalahan 14 April 2011, yaitu dokumen rekam dalam penyimpanan dokumen rekam medis harus segera dikembalikan medis. maksimal satu jam sebelum jam kerja penyimpanan berakhir. Akan tetapi dari hasil keberadaan dokumen rekam medis, observasi pelaksanaannya saat akan dibutuhkan kembali petugas masih ditemui dokumen rekam medis kesulitan mencari dokumen rekam yang dan medis tersebut. Sehingga petugas tertumpuk di poliklinik dan akan harus mencari ke urusan-urusan yang dikembalikan meminjam. Jika tidak ditemukan prosedur oleh Direktur dalam belum tetap dikembalikan keesokan harinya Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) Dan 69 petugas tidak urusan mengetahui akan dibuatkan medis baru dokumen dan rekam ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit menempelkan Umum Daerah Pandan Arang keterangan bahwa dokumen rekam Boyolali pada tanggal terbit 14 April medis tersebut belum ditemukan. Hal 2011. ini tidak sesuai dengan ketentuan 2. Buku, catatan dan formulir yang pokok yang harus ditaati di tempat digunakan penyimpanan bahwa menurut Depkes dokumen rekam medis di urusan RI (2006) peminjaman hanya petugas penyimpanan adalah tracer, buku bon rekam medis yang berwenang untuk pinjam, secarik kertas (berfungsi mengambilkan rekam sama dengan bon pinjam), surat medis yang dipinjam, pengambilan disposisi dari Direktur Rumah Sakit dokumen harus Umum buku Boyolali tetapi dalam penggunaannya catatan digunakan untuk mencatat belum maksimal dan penyerahan dokumen yang dokumen rekam medis ke pihak dipinjam. Selain itu kebijakan rumah peminjam tidak menggunakan buku sakit tentang pengembalian dokumen ekspedisi. dokumen rekam menggunakan medis tracer rekam dan medis rekam medis rawat jalan yang telah 3. Pihak dalam Daerah yang peminjaman Pandan Arang bertanggung selesai pelayanan adalah dokumen terhadap rekam segera rekam medis di urusan penyimpanan dikembalikan maksimal satu jam adalah kepala satuan rekam medis sebelum jam kerja berakhir. Sehingga atas disposisi Direktur rumah sakit. pada waktu dokumen rekam medis Jika kepala satuan rekam medis dibutuhkan untuk pemeriksaan dapat berhalangan tersedia. kepada petugas assembling.Sedangkan petugas medis harus peminjaman jawab maka SIMPULAN penyimpanan 1. Rumah Sakit Umum Daerah Pandan penuh Arang memiliki dokumen prosedur tetap tentang peminjaman dipinjam. Boyolali telah dokumen rekam medis dengan nomor dokuemen 4. dokumen didelegasikan bertanggung terhadap rekam jawab pengambilan medis yang Pelaksanaan prosedur peminjaman 69/PROTAP/IV/2011 dokumen rekam medis di urusan revisi 04 dan juga telah memiliki penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang batas waktu prosedur tetap tentang peminjaman pengembalian dokumen rekam medis dokumen rekam medis Rumah Sakit dengan Umum nomor dokumen 79/PROTAP/IV/2011, revisi 04 yang Boyolali, Daerah Pandan khususnya 70Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71 Arang untuk peminjaman dokumen rekam medis pasien rawat menumpuk jalan di yang masih poliklinik tidak langsung dikembalikan ke urusan penyimpanan. dokumen petugas Dan pengambilan dilakukan bukan dari penyimpanan melainkan petugas assembling. DAFTAR PUSTAKA Arief TQ. 2003. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. Klaten:CSGF (Community Of Self Help Group Forum ). Depkes RI. 2004. UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta: Depkes RI. Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelengaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Revisi II. Jakarta: Direktorat jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI. 2008. PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI. Hatta Gemala R. Pedoman manajemen informasi kesehatan disarana pelayanan kesehatan.Jakarta : Indonesia University Press. Notoatmodjo S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi ketiga.Jakarta: Rineka Cipta. Shofari B. 1999. Pengelolaan Sistem Rekam Medis. Depkes RI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Balai Pelatihan Kesehatan. Gombong: PORMIKI (Tidak Dipublikasikan). Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 71
