Perencanaan Strategis Si/Ti Pada Disdikpora Kabupaten

Perencanaan Strategis Si/Ti Pada Disdikpora Kabupaten
Kuningan Menggunakan Pendekatan Balanced Scorecard
Andri Maulana Awaludin, Janivita Joto Sudirman, Irawan Afrianto
Universitas Komputer Indonesia
Program Pascasarjana, Program Studi Magister Sistem Informasi
Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung 40132
e-mail : [email protected], [email protected]
Abstrak
Dalam melaksanakan visi dan misinya DISDIKPORA mengemban tugas pokoknya
melaksanakan kewenangan otonami pemerintah dibidang pendidikan, pemuda dan olah raga
yang menjadi urusan rumah tangga daerah. Masalah yang dihadapi DISDIKPORA adalah
pada pengolahan data yang kurang strategis sehingga dirasakan kurang sesuai dan tetap
sasaran dalam mengambil keputusan dan menentukan kebijakan strategis. Setiap keputusan
menejerial yang diambil diharapkan selain berdampak positif, juga sesuai dan tepat sasaran.
Balanced Scorecard memberikan sebuah petunjuk penyususnan perencanaan strategis
diawali dengan mengukur performa instansi yaitu sisi keuangan dan non keuangan, jangka
pendek, jangka panjang serta internal dan eksternal.
Kata Kunci --- DISDIKPORA, Perencanaan Strategis SI/TI, Balanced Scorecard.
6
menjadi perencanaan strategis yang bisa
I. PENDAHULUAN
dalam
menjawab segala tantangan dan perubahan
oprasionalnya
dimasa mendatang dan menjadi panduan
sangat membutuhkan sekali data yang
kinerja yang diharapkan dapat membantu
bersifat cepat dan akurat, karena data
tingkat
tersebut nantinya akan diolah sehingga
keputusan.
Saat
ini
DISDIKPORA
melaksanakan
kegiatan
manajerial
dalam
pengabilan
menjadi informasi dalam menyusun setiap
perencanaan
maupun
strategi
II. METODE PENELITIAN
bahkan
diharapkan bisa dipahami oleh tingkat
manajerial sehingga bisa dimanfaatkan
dalam pengambilan keputusan. Tetapi
tidak selalu infrastruktur SI/TI saja yang
dibutuhkan
dalam
menunjang
kinerja
DISDIKPORA, tentunya DISDIKPORA
juga harus mempersiapkan sumber daya
A. Studi Literatur
Pada tahap ini adalah mempelajari
literatur
perencanaan
SI/TI
dengan
B. Pengumpulan Data
Metode pengumpulan sekunder
berupa Rencana Strategis DISDIKPORA,
dalam
Visi, Misi, Program dan Kegiatan, Struktur
implementasi kinerja DISDIKPORA yang
Organisasi, Tugas dan Fungsi, Strategi,
sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang
kebijakan, sistem SI/TI dan pengelolaan
sudah
SI/TI. Data primer, melalui kuesioner dan
menjadi
dibentuk
SI/TI
strategis
dengan
yang
nantinya
strategis
berhubungan
pendekatan Balanced Scorecard.
manusia yang berkualitas yang kompeten.
perencanaan
yang
panduan
sebelumnya.
Dengan
perencanaan strategis ini diharapkan akan
wawancara.
siap menghadapi segala perubahan dimasa
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
mendatang.
Berdasarkan
konsep
balanced
scorecard kinerja keuangan sebenarnya
3.1 Profil DISDIKPORA
DISDIKPORA
mempunyai
tugas
merupakan akibat atau hasil dari kinerja
pokok melaksanakan kewenangan otonomi
non keuangan (costumer, proses bisnis,
pemerintahan
dan pembelajaran). Apabila pengukuran
pemuda dan olahraga yang menjadi urusan
performa instansi dengan 4 perspektif
rumah tangga daerah. Jumlah sekolah yang
sudah
selanjutnya
dikelola oleh DISDIKPORA adalah sebagi
perencanaan
berikut : (1) TK berjumlah 236, (2) SD
strategis yang merupakan hasil pengukuran
berjumlah 250, (3) SMP berjumlah 93. (3)
performa,
SMA
dilakukan
dilakukan
maka
penyusunan
sehingga
diharapkan
bisa
berjumlah
dibidang
27,
dan
pendidikan,
(4)
SMK
7
berjumlah 36. Disamping itu Disdikora
dibantu
oleh
Unit
Pelaksana
Teknis
Sedangkang
proses
pendukungnya
dibagi
bisnis
menjadi
tiga
Daerah (UPTD) yang terdiri dari UPTD
aktivitas yaitu pengendalian, pengawasan
Kecamatan, UPTD SKB dan UPTD SBI.
dan pembinaan.
Sesuai dengan peraturan Bupati maka
Saat
ini
DISDIKPORA
unit bisnis DISDIKPORA terdiri dari
melaksanakan
Kepala Dinas, Sekretaris Dinas, sub bagian
memberikan pelayanan pendidikan secara
umum, sub bagian kepegawaian, sub
maksimal ini diartikan bahwa seluruh
bagian keuangan, bidang pendas, bidang
komponen
dikmen, bidang PNFI, bidang Pora, bidang
mendapatkan
pendik dan kelompok jabatan fungsional.
dengan kebutuhan atau tepat sasaran. Baik
Visi : “Terwujudnya Sumber Daya
tugasnya
dalam
berusaha
pendidikan
pelayanan
haruslah
yang
sesuai
dalam hal pendistribusian perlengkapan
Manusia yang berkualiatas, berdaya saing
pendidikan
sebagai
penunjang
dan berakhlak mulia pada tahun 2014”
penyelenggaraan pendidikan, juga dalam
hal pendisitribusian pegawai.
3.2 Proses Bisnis DISDIKPORA
Dalam
melaksanakan
Pendistribusian pegawai secara cepat
tugasnya,
DISDIKPORA menggunakan proses bisnis
sebagai berikut :
dimaksudkan
memeratakan
pendidikan
untuk
sehingga
pendidikan
dapat
berjalan dan menyentuh semua lapisan
Pengawasan
Pembinaan
Pelayanan Pendidikan
Visi, Misi & Tujuan
Su pport
Activity
tepat
penyelaenggaraan
Pengendalian
Primay Activity
dan
masyarakat.
selama
Akan
ini
tetapi
dikarenakan
DISDIKPORA
belum
menyusun rencana strategis SI/TI, maka
tugas-tugas pelayanan pendidikan dirasa
Terbagi menjadi dua aktivitas yaitu aktifitas
primer terbagi mejadi :
dilingkungan
DISDIKPORA
melalui kode NPSN
pegawai baik PNS maupun non PNS
Didik
:
Mendata
8
belum
pendidikan
disegala bidang, ini dikarenakan lamanya
pengolahan
data
awal
sehingga
manajerial
dalam
memahami data guna dijadikan dasar
dalam pengambilan keputusan strategis.
dan
mengelola peserta didik dan semua entitas
yang terhubung.
karena
pemerataan
terhambatnya pihak
2) PTK : Mendata dan mengelola seluruh
3) Peserta
maksimal
mencerminkan
1) Sekolah : Mendata dan mengelola
sekolah
kurang
Untuk mencari tema strategis maka
data
dasar
diolah
terlebih
dahulu
menggunakan analisis SWOT baik internal
maupun eksternal melalui wawancara dan
kuesioner kepada pegawai DISDIKPORA.
DISDIKPORA saat ini berada di
kuadran 2 ini berarti bahwa posisi ini
menandakan Strategi Diversifikasi, artinya
DISDIKPORA dalam kondisi baik namun
menghadapi sejumlah tantangan berat
sehingga diperkirakan roda organisasi akan
mengalami kesulitan untuk terus berputar
apabila hanya bertumpu pada strategi
sebelumnya.
Oleh
karena
itu
DISDIKPORA
disarankan
untuk
menggunakan
kekuatan
untuk
selanjutnya
penterjemahan
kedalam
dengan
visi,
sistem
4
adalah
misi
dan
perencanaan
perspektif
pada
pada
keempat
menjelaskan
perspektif
keadaan
tersebut.
yang
Yang
diharapkan
dengan menggunakan tolak ukur dengan
penentuan target sehingga tujuan akan
lebih jelas, pada kartu skor juga akan
diberikan beberapa inisiatif pencapaian
memanfaatkan peluang jangka panjang.
Tahap
Kemudian didistribusikan kedala kartu skor
tujuan.
tujuan
strategis
kerangka
balanced scorecard dimana nantinya akan
menghasilkan scorecard DISDIKPORA
kemudian selanjutnya disusun peta strategi
DISDIKPORA untuk membuat strategi
SI/TI
dengan
pendekatan
balanced
scorecard.
Setelah
perspektif
diterjemahkan
balanced
kedalam
scorecard
4
maka
didapat peta strategis sebagi berikut :
9
Kemudian
dilakukan
penyelarasan
keempat perspektif kedalam strategi dan
inisiatif SI/TI dengan hasil :
Proses bisnis dan tujuan SI/TI yang
didukung adalah sebagai berikut :
Maka dari hasil penyelarasan tersebut
dapat diambil sebuat strategi yang bisa
dimanfaatkan
manajerial
khususnya
untuk
oleh
membuat
tingkat
keputusan
strategis, membuat kebijakan bahkan dapat
menghadirkan pengetahuan baru yang
nantinya
bisa
meningkatkan
layanan
pendidikan
kualitas
khususnya
di
lingkungan DISDIKPORA. Berikut contoh
konstribusi yang diberikan oleh sebuah
10
perencanaan strategis SI/TI yang sudah
proses SI/TI kemudian tujuan dan
diolah sesuai dengan keadaan sebenarnya.
inisiatif SI/TI dapat diformulasikan
Pengolahan data :
3) Balanced Scorecard dapat digunakan
untuk
memetakan
sasaran-sasaran
bisnis DISDIKPORA berserta tolak
ukur, target dan inisiatifnya
4) IT
Balanced
digunakan
Scorecard
untuk
dapat
menyelaraskan
Proses Bisnis DISDIKPORA dengan
SI/TI
5) Penelitian
ini
dapat
memberikan
gambaran yang dapat dimanfaatkan
dari dukungan SI/TI khususnya untuk
tingkat manajerial dalam mengambil
keputusan strategis.
Saran :
1) Usulan strategi ini dibuat untuk
memudahkan
DISDIKPORA
membaca kondisi saat ini dan melihat
peluang dimasa mendatang, alangkah
Sumber daya manusia :
lebih baiknya apabila usulan strategi
ini dapat diterapkan pada proses
bisnis
DISDIKPORA
Kabupaten
Kuningan.
2) Dikarenakan keaadaan atau kondisi
SI/TI terus berubah dengan pesat,
IV KESIMPULAN DAN SARAN
strategi ini alangkah lebih baiknya
Kesimpulan :
1) Proses Bisnis DISDIKPORA dapat
di
DISDIKPORA
apabila dievaluasi terlebih dahulu
untuk menyesuaikan dengan keadaan
diketahui dan diformulasikan
2) SI/TI
maka apabila akan menerapkan usulan
dapat
atau kondisi saat itu.
diidentifikasi beserta dengan prosesV UCAPAN TERIMA KASIH
11
Pada
kesempatan
mengucapan
terima
ini
Practice,
saya
kasih
Afrianto,
dan Bapak Irawan
S.T.,
M.T.
yang
Romeris
Universitety, 2008, , No. 1(3), p. 18–
banyak
28
kepada Ibu Dr. Janivita Joto Sudirham,
S.T., M.Sc.
Mykolas
[6]
Rangkuti, Freddy. , SWOT Balanced
Scorecard :
telah
Teknik Menyusun
membimbing saya dalam penelitian
Strategi Korporat Yang Efektif Plus
ini. Dan tak lupa terima kasih banyak
Cara Mengelola Kinerja Dan Resiko,
kepada seluruh dosen pengajar dan
PT
karyawan
Jakarta, 2011.
Pascasarjana
Program
Magister Sistem Informasi Universitas
[7]
Gramedia
Pustaka
Utama,
Rangkuti, Freddy., Analisis SWOT :
Teknik Membedah Kasus Bisnis, PT
Komputer Indonesia.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,
2013.
VI DAFTAR PUSTAKA
[8]
[1]
Kaplan, Robert S. & Norton, David
Strategic Planning For Nonprofit
P., Balanced Scorecard : Translating
Organizations, Support Center For
Strategy
Non Profit Management, 1997
Into
Action,
Harvard
Afrianto,
Irawan,
Kaplan, Robert S. & Norton, David
Strategi
Teknologi
P. , Linking The Balanced Scorecard
Menggunakan Pendekatan Balanced
To Strategy, California Management
Scorecard
Riview Vol. 39 No. 1, California,
Direksi PT X), Institut Teknologi
1996.
Bandung, 2010.
Business School Press, 1996.
[2]
[3]
Kaplan, Robert S. & Norton, David
P. , Focusing Your Organization On
Strategy –
With The Balanced
Scorecard, 2nd Edition, Harvard
Business Review, 2000.
[4]
Kaplan, Robert S. & Norton, David
P. , Using The Balanced Scorecard
As A Strategic Management System,
Harvard Business Review, 2007.
[5]
Isoraite, Margarita, The Balanced
Scorecard Method : From Theory To
12
Allison, Michael & Keye, Jude. ,
[9]
(Studi
Usulan
Kasus
Peta
Informasi
Kantor