Komunikasi Efektif - BPSDMD Prov. Jateng

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi yang Efektif adalah ketrampilan dasar yang mutlak
dikuasai oleh para pejabat dan staff di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS)
dalam mewujudkan isi dan misi organisasinya. Dalam pelaksanaan tugas
PNS, diskusi, penyajian dan presentasi akan menjadi bagian penunjang
keberhasilan baik pada unit kerja, institusi secara keseluruhan dan
keberhasilan pribadi. Bentuk-bentuk presentasi laporan proyek, penelitian
maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila disampaikan dengan
Komunikasi yang Efektif yang memadai.
B. Deskripsi
Mata Diklat komunikasi efektif membahas tentang dasar-dasar
presentasi, jenis-jenis alat bantu presentasi, strategi penggunaan alat bantu,
komunikasi non-verbal dalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan serta
strategi penyajian efektif dan komunikatif dalam forum diskusi kelompok,
seminar, dan konferensi dalam lingkup nasional maupun internasional.
C. Hasil Belajar
Setelah membaca modul Komunikasi yang Efektif diharapkan peserta
mampu memahami strategi komunikasi yang komunikatif dalam rangka
membangun kolaborasi.
D. Indikator Hasil Belajar
Indikator-indikator hasil belajar adalah:
a. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar komunikasi
b. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar presentasi
c. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan dan
pelaksanaan presentasi
d. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat bantu
penyaji
e. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai tujuan
penyajian
f. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan alat
bantu yang benar dan komunikatif
g. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis komunikasi
non-verbal dalam penyajian
h. Peserta
mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik
pengembangan partisipasi dalam pertemuan
i. Peserta
mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawab
pertanyaan pendengar
j. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajian yang
efektif dan komunikatif
E. Manfaat
Peserta diharapkan mampu memahami dan menerapkan bagaimana
menyajikan berbagai makalah individu maupun makalah kelompok, dengan
mempersiapkan aneka ragam bentuk penyajian yang berhubungan dengan
1
bidang tugas masing-masing pada tingkat institusi, unit kerja maupun
kebutuhan individu sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dan
tanggung jawabnya.
BAB II
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi secara umum diartikan sebagai proses penyampaian
informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media
dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak,
serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik.
B. Komponen Dasar Komunikasi
Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu komunikasi
dapat terjadi jika memiliki komponen:
1. Komunikator (communicator)
2. Komunikan (communicant)
3. Pesan atau esensi komunikasi (content)
4. Adanya interaksi baik langsung maupun tidak langsung (interaction)
5. Adanya media komunikasi (the use of media)
6. Adanya pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutual
understanding)
C. Proses Terjadinya Komunikasi
mengirimkan
menerima
Pengirim
pesan
pesan
Penyan-
Peng-
dian
artian
Penerima
Penyaluran
Menerima
Mengirimkan
D. Komunikasi Dalam Dunia Kerja
Komunikasi dalam dunia kerja biasanya berlangsung sebagai berikut:
1. Komunikasi verbal, yaitu komunikasi yang terjadi antara bawahan
terhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan.
2. Komunikasi top down, biasanya terjadi pada saat pimpinan suatu
instansi memberikan pengarahan, bimbingan, dan pertemuan dimana
atasan memiliki informasi yang layak dan patut diketahui bawahannya.
3. Komunikasi bottom up, adalah interaksi yang terjadi antara bawahan
dengan atasan dalam beberapa koteks pekerjaan.
2
4. Komunikasi internal, adalah komunikasi yang terjadi diantara pejabat
maupun staf dalam satu lingkup organisasi, namun mungkin dengan unit
kerja yang berbeda.
5. Komunikasi external, meliputi segala bentuk interaksi yang terjadi
antara individu atau instansi dengan instansi lainnya.
E. Tahapan Dalam Komunikasi
Jenjang dalam komunikasi melalui tahapan seperti berikut:
1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum
2. Tahapan pertukaran eksplorasi
3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif
4. Tahapan hubungan stabil
F. Penyebab Kegagalan Komunikasi
Sering terjadi kesalahpahaman antara komunikator dan komunikan, hal
ini biasanya disebabkan oleh perbedaan latar belakang budaya, pendidikan,
status sosial, dll. Namun biasanya yang lebih umum terjadi dalam instansi
adalah karena :
Yang dikatakan

Tidak didengar
Yang didengar

Tidak dimengerti
Yang dimengerti

Tidak disetujui
Yang disetujui

Tidak dilakukan
Yang dilakukan

Tidak dipelihara
Diagram penyebab kegagalan komunikasi
G. Kriterian Keberhasilan Komunikasi
Berikut adalah kriteria keberhasilan dilihat dari berbagai segi pandang:
1. Kepercayaan komunikan terhadap komunikator serta ketrampilan
komunikator berkomunikasi
2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan
3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator dan
komunikan
4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran dan perhatian
komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima
5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan, dan
menantang)
6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan media yang
sesuai dengan jenis indera penerima pesan
3
BAB III
DASAR-DASAR PRESENTASI
A. Pengertian Presentasi
Presentasi (khususnya presentasi lisan) merupakan bagian komunikasi
dimana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan (content),
ada proses komunikasi, dan ada media penyajian. Kesemua komponen
tersebut saling berkaitan sehingga menciptakan suatu presentasi lisan yang
optimal dan efektif.
B. Komponen Dasar Presentasi Efektif
Terdapat tiga komponen yang saling mendukung efektivitas dan
keberhasilan suatu pesentasi, yaitu:
1. Penyaji (presenter), adalah figur utama yang menyajikan isi presentasi
dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan presentasi.
2. Moderator (chair person), adalah figur kedua yang mengatur mekanisme
kelangsungan urutan dan tata cara penyajian
3. Pendengar (audience), adalah sekelompok individu yang berkumpul
mengikuti penyajian untuk tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban
atas permasalahannya, mengikuti tren terbaru, diutus oleh instansinya, dll.
C. Jenis-Jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia Kerja
Secara garis besar, presentasi lisan terbagi dalam dua bagian, yaitu:
1. PRESENTASI PRETEMPORANEUS, yaitu presentasi yang segala
penyajiannya disiapkan sedemikian rupa tanpa menyesuaikan isi sajian
dengan kebutuhan pendengar. Ada dua macam jenis presentasi ini, yaitu:
a. Presentasi Teks, yaitu suatu bentuk sajian lisan dimana penyaji
sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata). Contoh:
penyajian kertas kerja sama, atau penyajian mewakili pembicara yang
sebenarnya.
b. Presentasi Hafalan, yaitu suatu gaya penyajian dimana isi bahan
sajian ditulis dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contoh: laporan
hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi, dll.
2. PRESENTASI EXTEMPORANEUS, adalah jenis penyajian yang
disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk
memenuhi kebutuhan pendengar. Presentasi extemporaneous dibagi
dalam dua jenis, yaitu:
a. Penyajian Spontan, adalah penyajian lisan spontan informal tanpa
persiapan yang matang di pihak pembicara. Contoh: penyajian kata
sambutan.
b. Penyajian Langsung, adalah penyajian lisan yang disesuaikan
dengan nalar pendengar, namun inti penyajian lisan tetap disesuaikan
dengan tujuan presentasi.
D. Kegagalan Umum Dalam Presentasi
Berikut adalah penyebab kegagalan suatu presentasi:
1. Riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap
2. Organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas
3. Pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas
4. Penjelasan isi yang bertele-tele
5. Penyaji kurang persiapan
6. Adanya gangguan suara saat penyajian lisan berlangsung, dll
4
E. Jenis Penyajian Yang Cenderung Bermasalah Dalam Presentasi Lisan
Terdapat paling tidak 10 jenis penyajian yang biasanya menghadapi
permasalahan dalam penyajian lisan, yaitu:
1. The Pitchman
2. The Apologizer
3. The Antimike
4. The Nonwit
5. The Malvisualizer
6. The Dull Reader
7. The Platituder
8. The Loner
9. The Impresser
10. The Funster
F. Kriteria Keberhasilan Presentasi
Untuk memaksimalkan keberhasilan suatu presentasi, para penyaji
perlu memperhatikan saran berikut ini:
1. Usahakan menarik perhatian pesrta sejak awal penyajian
2. Beri penjelasan Anda yang disesuaikan dengan tingkat nalar pendengar
3. Sajikan bukti dan contoh yang memperkuat argumen Anda
4. Tentukan tidak lanjut penyajian bagi Anda dan bagi peserta
5
BAB IV
ALAT BANTU PENYAJIAN
A. Konsep dan Peran Alat Bantu Penyajian
Bahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakan
oleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuk tujuan
memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyaji menyajikan isi
sajian, dan membantu mempermudah pendengar mempelajari isi sajian.
B. Jenis-Jenis Alat Bantu Peenyajian
Jenis alat bantu penyajian yang biasa digunakan adalah:
1. Chart
2. Ilustrasi gambar, diagram, dan peta
3. Video dan film
4. Sampel barang
5. Replika
6. Handout
7. Studi kasus, dll
C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian Efektif
Beberapa kriteria yang dapat digunakan sebagai persyaratan dalam
memilih dan mengembangkan alat bantu penyajian meliputi:
1. Aspek efektivitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung mudah
dimengerti
2. Aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan
3. Kesesuaian bahan dengan metode penyajian
4. Kesesuaian media dengan karakteristik peserta penyajian
5. Ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya
D. Strategi Pemilihan dan Pengembangan Alat Bantu Efektif
Berikut adalah beberapa strategi umum dalam pemilihan dan
pengembangan alat bantu penyajian yang efektif, yaitu:
1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian
2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian
3. Tentukan target populasi pendengar
4. Pilih metode penyajian yang tepat
5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll
6
BAB V
TEKNIK MENJAWAB PERTANYAAN
A. Mengapa Pendengar Bertanya?
Tanya-jawab dalam presentasi sering digunakan sebagai tolak ukur
kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat
menggambarkan sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti isi sajian.
Biasanya para pendengar bertanya karena mereka menghendaki klarifikasi
atas satu bagian penyajian Anda atau mereka tidak setuju dengan satu
bidang penyajian Anda dan mencoba memperluas cakupan pembahasan
suatu topik tertentu.
B. Teknik Menjawab Pertanyaan Dalam Presentasi
Sebelum menjawab pertanyaan pendengar, berikut ini diuraikan
langkah dan teknik mendengarkan pertanyaan pendengar:
1. Dengarkan pertanyaan secara atentif tanpa interupsi
2. Dengar pertanyaan secara empatis
3. Dengarkan secara konstruktif kepada apa yang ditanyakan
4. Dengarkan secara analitis kepada tanda-tanda khusus dalam pertanyaan
tersebut
5. Dengarkan secara restropektif, dll
DAFTAR PUSTAKA
Anderson, Ronald H. (1993). Pemilihan dan Pengembangan Media untuk
Pembelajaran. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Boolittle, Robert J. (1994). Professional Speaking, A Concise Guide. Scoot.
Foresman and Company, Glenview, Illinois, USA.
Gelb, Michael. (1998). Present Yourself, The Simple Way to Give Powerful and
Effective Presentation. Guild Publishing, London.
Menrabhain. (1982). “How Message is Understood” in Communication Skills Guide,
Effective Speaking by: Maria Pemberton. The Industrial Society, Peter Runge
House, London.
Richards, Ian. (1988). How to Give a Successful Presentation, Better Bussiness
Series. Graham & Trotman Limited, London.
7
DASAR KOMUNIKASI DAN
PENYULUH
BAHAN AJAR DIKLAT FUNGSIONAL
Oleh :
Drs. Siswanta Jaka Purnama, Apt, MKes
NIP : 19631028 198911 1001
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
BADAN PENGEMBANAGAN SUMBER DAYA MANUSIA
8
9