0507018_Mariani Dhara_Skripsi_Audit Kinerja Gudang dengan Me

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian dan Fungsi Gudang
Menurut Warman (2010), gudang adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan
barang dagangan. Penggudangan adalah kegiatan menyimpan dalam gudang. Menurut
Hadiguna dan Setiawan (2008), gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dibebani
tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang
diminta sesuai dengan jadwal produksi. Sejak dulu, gudang berfungsi sebagai buffer atau
penyeimbang dan untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan akan
menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri.
Dalam memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang yaitu
(Hadiguna dan Setiawan, 2008):
1. Penerimaan (receiving) yaitu menerima material pesanan perusahaan, menjamin
kualitas material yang dikirim supplier, serta mendistribusikan material ke lantai
produksi.
2. Persediaan yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan perusahaan
adalah memenuhi kepuasan pelanggan.
3. Penyisihan (put away) yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi penyimpanan.
4. Penyimpanan (storage) yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan sebelum ada
permintaan.
5. Pengambilan pesanan (order picking) yaitu proses pengambilan barang dari gudang
sesuai permintaan.
6. Pengepakan (packaging) atau pricing yaitu langkah pilihan setelah proses
pengambilan (picking).
7. Penyortiran yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi
pengambilan yang terdistribusi disebabkan variasi barang yang besar.
8. Pengepakan dan pengiriman yaitu pemeriksaan barang dalam kontainer hingga
pengiriman.
II-1
2.2 Peranan Gudang
Peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga fungsi (Arwani, 2009):
a. Fungsi penyimpanan (storage and movement)
Fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik bahan
mentah, setengah jadi, maupun barang jadi.
b. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full-filment)
Aktivitas menerima barang dari manufaktur atau supplier dan memenuhi permintaan
dari cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik.
Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk dan
siklus order yang reasonable.
c. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)
Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan
dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan informasi kepada
pelanggan sebagai titik penjualan (point of sale).
Pada suatu pabrik, kita dapat membedakan macam gudang menurut karakteristik material
yang akan disimpan, yaitu (Hadiguna dan Setiawan, 2008):
a. Penyimpanan bahan baku
Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk
proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada didalam bangunan pabrik. Beberapa
jenis barang tertentu bisa pula diletakkan diluar bangunan pabrik, sehingga perusahaan
dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus.
b. Penyimpanan barang setengah jadi
Dalam industri manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui
beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus
berhenti karena dari satu operasi ke operasi berikutnya waktu pengerjaan yang
dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya barang atau material harus menunggu sampai
mesin atau operator berikutnya siap mengerjakannya.
c. Penyimpanan produk jadi
Gudang demikian kadang-kadang disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan
produk yang telah selesai dikerjakan.
II-2
Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang lainnya yang perlu
diketahui:
a. Penyimpanan bagi pemasok
Gudang penyimpanan barang nonproduktif dan akan digunakan untuk pengerjaan
pengepakan, perawatan, dan penyimpanan barang kebutuhan kantor.
b. Penyimpanan komponen jadi
Gudang untuk menyimpan komponen yang siap dirakit. Gudang demikian biasa
diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau bisa pula ditempatkan secara
terpisah didalam penyimpanan barang setengah jadi.
c. Salvage
Dalam sebagian proses produksi, ada kemungkinan beberapa benda kerja akan salah
dikerjakan. Akibatnya barang memerlukan pengerjaan kembali untuk perbaikan,
sehingga kualitas produksi diperbaiki. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu
area guna menyimpan benda kerja yang salah sebelum diproses kembali. Benda kerja
yang tidak bisa diperbaiki akan menjadi scrap atau buangan yang diletakkan di lokasi
tersendiri.
d. Bangunan dan limbah
Gudang digunakan untuk menyimpan material atau komponen yang salah dikerjakan
dan sudah tidak bisa diperbaiki.
2.3 Pengertian Audit
Menurut Mulyadi dan Puradiredja (1998), secara umum auditing adalah suatu proses
sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataanpernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat
kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta
penyampaian hasil-hasilnya.
Arens, Elder dan Beasley (2006) dalam Susanto (2007), mengemukakan auditing merupakan
suatu proses penghimpunan dan pengevaluasian bukti-bukti mengenai informasi untuk
meneliti dan melaporkan tingkat hubungan antara informasi dengan kriteria yang telah
ditetapkan.
II-3
Menurut Setyawan (1988), ada empat tahapan pemeriksaan, yaitu:
a. Pemeriksaan pendahuluan
Tahapan pemeriksaan pendahuluan bagi pemeriksa adalah untuk memperoleh
informasi umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat
mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas, program atau
sistem dari entitas yang diperiksa.
b. Review dan pengujian sistem pengendalian manajemen
Tahapan review dan pengujian sistem pengendalian manajemen mempunyai dua
tujuan, yaitu:
1. Untuk memperoleh bukti-bukti atas ketiga elemen dari sasaran pemeriksaan
sementara.
2. Untuk menentukan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari klien adalah bukti-bukti
yang kompeten, sehingga diperoleh keyakinan bahwa pemeriksaan dapat
dilanjutkan ke tahapan selanjutnya.
c. Pemeriksaan Terinci
Tahapan pemeriksaan terinci oleh banyak orang seringkali diartikan sebagai
pemeriksaan itu sendiri. Anggapan demikian adalah salah sama sekali. Dua tahapan
pemeriksaan yang sebelumnya mempunyai bobot yang sama pentingnya dengan
tahapan pemeriksaan sebelumnya.
d. Pelaporan
Segala sesuatu yang dikerjakan dalam fungsi pemeriksaan sebenarnya akan
mengarahkan pada tahap ini, yaitu tahap pelaporan.
Sasaran Pemeriksaan
Sasaran pemeriksaan adalah merupakan suatu pernyataan ataupun dugaan/hipotesis yang ada
dalam benak pemeriksa yang memerlukan jawaban atau pembuktiaan. Lebih lanjut, sasaran
pemeriksaan dapat dibagi menjadi tiga elemen yang penting, yaitu (Setyawan, 1988):
a. Kriteria (Criteria)
Kriteria adalah merupakan norma atau standar yang menunjukkan bagaimana
seharusnya
para
individu
dalam
organisasi
melakukan
aktivitas
sebagai
pertanggungjawaban atas wewenang yang dilimpahkan.
II-4
b. Penyebab (Causes)
Penyebab adalah merupakan tindakan/aktivitas aktual yang dilakukan oleh para
individu dalam organisasi. Penyebab itu sendiri dapat bersifat positif, yaitu yang
bersifat ekonomis, efisiensi dan efektif maupun yang bersifat negatif, yaitu yang
bersifat pemborosan, inefisien, dan inefektif.
c. Akibat/Efek (Effect)
Akibat adalah merupakan hasil pengukuran dan pembandingan antara penyebab
dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut.
2.4 Warehouse Check-UP
Menurut Arwani (2009), warehouse check-up adalah salah satu yang dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan dalam melakukan audit atau check-up menyeluruh dalam tujuh
perspektif yang berbeda. Setiap perspektif ini memiliki perhatian dan fokusnya masingmasing. Dengan metode ini, perusahaan dapat melihat potret manajemen gudangnya dalam
perspektif strategi (strategy), proses (process), operasi (operation), biaya (cost), infrastruktur
(infrastructure), sistem informasi (information system), dan sumber daya manusia (people).
Dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini:
Gambar 2.1 Warehouse Check-Up
Sumber: Arwani, 2009
Proses warehouse check-up meliputi (Arwani, 2009):
a. Menentukan kebutuhan audit
Manajemen menentukan terlebih dahulu tingkat kebutuhan audit: perlu, penting, atau
tidak. Kemudian tentukan juga ruang lingkup yang akan diaudit.
II-5
b. Menentukan waktu dan frekuensi pelaksanaan
Berangkat dari hal tersebut, manajemen puncak perusahaan akan memutuskan siapa
pelaksana audit.
c. Perencanaan check-up
Dalam warehouse check-up, penilaian (scoring) dilakukan terhadap ketujuh perspektif
dengan melakukan pembobotan dan kriteria penilaian sebelumnya. Hasil akhir dari
penilaian akan menuju pada status gudang, yaitu apakah manajemen gudang dalam
kondisi sangat sehat, sakit, sakit keras, atau masuk gawat darurat. Lebih jelasnya,
dapat dilihat pada tabel 2.1 dan tabel 2.2 berikut ini:
Tabel 2.1 Skoring & Bobot terhadap Tujuh Perspektif Warehouse Check Up
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Perspektif
Strategi (strategy)
Proses (process)
Operasional (operations)
Biaya (costs)
Fasilitas (infrastructure)
Sistem Informasi (information system)
Sumber daya manusia (people)
Total
Skala
10 – 100
10 - 100
10 – 100
10 - 100
10 - 100
10 - 100
10 - 100
Bobot
20%
15%
15%
15%
10%
15%
10%
100%
Sumber: Arwani, 2009
Tabel 2.2 Kategori Gudang Berdasarkan Warehouse Check-Up
Status Gudang
Well Managed (WM)
Running Properly (RP)
Need Improvement (NI)
Extemely Need Improvement (ENI)
Need Fundamental Improvement (NFI)
Score
90 – 100
80 – 90
70 – 80
50 – 70
< 50
Sumber: Arwani, 2009
d. Implementasi check-up
Auditor akan melakukan wawancara terhadap karyawan key person setiap kegiatan
operasional gudang.
e. Mempresentasikan hasil check-up
Presentasi hasil audit dilakukan di depan manajemen puncak dan manajemen gudang
dengan memaparkan data, fakta, angka, dan temuan yang dilakukan di lapangan.
Berdasarkan penjelasan di atas, untuk lebih singkat dapat dilihat pada gambar 2.2.
II-6
Gambar 2.2 Proses Warehouse Check-Up
Sumber: Arwani, 2009
2.4.1 Check-Up Strategi
Pada tahapan ini, audit dilakukan untuk memastikan bahwa strategi gudang yang dijalankan
sesuai dengan strategi divisi logistik dan perusahaan. Auditor harus memastikan bahwa pada
level tertentu karyawan gudang harus mengerti dan memahami mengapa strategi pergudangan
ditetapkan. Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up proses pada tabel 2.3
berikut ini:
Tabel 2.3 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Strategi
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
Deskripsi Elemen Check Up
1
: Strategi
Ya Tidak
Catatan/Keterangan
Apakah visi dan misi perusahaan
tercatat secara jelas?
Apakah visi dan misi perusahaan
2 disosialisasikan kepada seluruh
karyawan?
Apakah terdapat visi dan misi divisi
3
gudang?
Apakah visi dan misi divisi gudang
4
tercatat secara jelas?
Apakah visi dan misi divisi gudang
5 disosialisasikan kepada seluruh
karyawan gudang?
Status
Score
Bobot
Final
Score
1
20%
Sumber: Arwani, 2009
II-7
Tabel 2.3 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Strategi (Lanjutan)
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
Deskripsi Elemen Check Up
1
: Strategi
Ya
Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah semua karyawan gudang
mengerti terhadap visi, misi dan
strategi gudang?
Apakah visi dan misi gudang selalu
7 direview dan dievaluasi secara
berkala?
Apakah visi dan misi perusahaan
8 dijadikan dasar dalam merumuskan
visi dan misi divisi gudang?
Apakah gudang menetapkan target9
target kinerja untuk dicapai?
Apakah terdapat target yang
10 ditetapkan untuk setiap seksi/bagian
di dalam divisi gudang?
Apakah pencapaian targetnya selalu
11 direview secara berkala? Bagaimana
prosesnya?
Apakah selalu diadakan meeting
berkala dalam departemen gudang
untuk melakukan review dan
12
sosialisasi terhadap strategi dan
target kinerja departemen dan atau
divisi?
6
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
2.4.2 Check-Up Proses
Menurut Arwani (2009), check-up proses pergudangan ini dilakukan layaknya sebuah audit
kepatuhan yang bertujuan untuk menentukan apakah manajemen gudang beserta stafnya
mengikuti kebijakan, prosedur, tata cara, serta peraturan yang telah disusun dan ditetapkan.
Pada tahapan ini, kegiatan check-up proses akan memeriksa kinerja gudang dari beberapa hal:
•
Kebijakan manajemen pergudangan
•
Standar prosedur yang ada
•
Teknis dan pelaksanaan kegiatan operasional
Dalam melakukan audit proses dibutuhkan kejelian dalam melihat proses, prosedur, dan
membandingkannya dengan dokumen penunjang serta operasional di lapangan. Ketika
melakukan audit proses ini diharapakan dapat (Arwani, 2009):
•
Memastikan semua kebijakan, prosedur, proses, dan dokumentasi sesuai dengan yang
diterapkan di lapangan.
II-8
•
Memastikan kualitas proses dan aktivitas operasional.
•
Mendapatkan peluang-peluang perbaikan dari feed back, temuan, maupun saran dari
pihak lain yang lebih objective.
Menurut kebijakan yang telah ditetapkan, penyimpanan barang didasarkan pada persyaratan
sebagai berikut (Arwani, 2009)::
•
Vaksin dan beberapa produk kosmetik disimpan dalam ruangan freezer (hingga
dibawah 00C).
•
Produk obat ethical harus disimpan dalam ruangan ber-AC (14-250C).
•
Produk consumer seperti obat nonethical disimpan dalam suhu kamar (25-300C).
Temuan di lapangan sebagai temuan mayor apabila (Arwani, 2009):
Ditemukan beberapa produk obat ethical. Setelah datang lebih dari 1 x 24 jam masih di area
staging dan tidak disimpan dalam suhu 14-250C. Temuan ini bersifat mayor karena akan
mempengaruhi kualitas produk dan pada akhirnya merugikan/membahayakan pihak user.
Target pengiriman pesanan yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut:
•
Pesanan sebelum jam 09:00 dikirim jam 10:00
•
Pesanan sebelum jam 12:00 dikirim jam 13:00
•
Pesanan sebelum jam 15:00 dikirim jam 16:00
Temuan di lapangan sebagai temuan mayor apabila (Arwani, 2009):
Beberapa pesanan untuk outlet-outlet besar di area Jabodetabek yang masuk jam 08:45 tidak
dapat terkirim pada jadwal delivery jam 10. Temuan ini bersifat mayor karena kita sudah
menetapkan target dan mengkomunikasikan kepada pelanggan.
Standard Operating Procedure (SOP)
Sebagai sebuah standar baku untuk kegiatan operasional, tentu dokumen SOP harus
didokumentasikan dan di-review secara berkala.
Temuan di lapangan sebagai temuan minor apabila (Arwani, 2009):
SOP sudah didokumentasikan dan dilaksanakan pada kegiatan operasional gudang. Namun,
ternyata ada sedikit perubahan berupa tambahan proses dan tidak tercantum dalam SOP.
II-9
Temuan ini bersifat minor, karena proses telah diperbarui. Hanya saja, SOP belum diupdate/review untuk kemudiaan direvisi kembali.
Dari hasil tersebut maka score untuk check-up proses adalah 100 - (2x15) – 5 = 65.
Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up proses pada tabel 2.4 berikut ini:
Tabel 2.4 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Proses
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
1
2
3
4
Deskripsi Elemen Check Up
2
: Proses
Ya Tidak
Catatan/Keterangan
Apakah ada seorang wakil
manajemen yang memiliki
wewenang dan tanggung jawab
untuk memastikan sistem kualitas
manajemen pergudangan? (dapat
dibuktikan dengan adanaya struktur
organisasi, surat penunjukkan dan
job desk )?
Apakah internal audit dilakukan
(setidaknya setahun terakhir) untuk
memverifikasi persyaratan standar
pergudangan?
Apakah temuan-temuan dan
tindakan korektif didokumentasikan,
diselesaikan dan diketahui oleh pihak
manajemen?
Apakah ada dokumen manajemen
pergudangan yang terkontrol didalam
gudang? (misalnya: Policy,
Standard Operation Procedure,
Work Instruction ?
Status
Score
Bobot
Final
Score
15%
Apakah ada prosedur ataupun
catatan record yang tersedia untuk
mendokumentasikan segala aktivitas
didalam gudang dan pengiriman?
5 Catatan ini dimulai dari dokumen
penerimaan, pengecekan pengiriman,
penyimpanan, pembersihan
bangunan, pengembalian stock ,
pengembalian barang?
Apakah terdapat catatan record
yang mudah disajikan sesuai dengan
kebutuhan? Apakah catatan dibuat
6
real time, apakah catatan dibuat
sesuai pada saat kegiatan
berlangsung?
Sumber: Arwani, 2009
II-10
Tabel 2.4 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Proses (Lanjutan)
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
7
8
9
10
11
Deskripsi Elemen Check Up
2
: Proses
Ya Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah semua prosedur
ditandatangani oleh wakil
manajemen atau manajer operasi
yang ditunjuk bertanggung jawab
untuk menerapkan standar
manajemen pergudangan?
Adakah informasi yang tertulis
maupun elektronis untuk setiap
produk mengenai kondisi
penyimpanan yang
direkomendasikan dan persyaratanpersyaratan khusus lainnya?
Apakah ada catatan untuk setiap
penerimaan dan pengiriman barang?
Apakah catatan didokumentasikan?
Apakah dalam catatan tersebut
termasuk diantaranya: (1) Deskripsi
barang (2) Jumlah unit, (3) kualitas,
(4) nama prinsipal,(5) no
batch/serial number, (6) tanggal
terima/kirim, dan data spesifik
lainnya yang terkait?
Apakah produk yang ditarik dapat
diidentifikasi dan secara fisik
terpisah?
Apakah catatan pengembalian
barang dijaga dan disimpan?
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
2.4.3 Check-Up Operasi
Menurut Arwani (2009), Check-up di area operasional ini merupakan tinjauan atas kegiatan
operasional yang berlangsung dalam manajemen pergudangan yang bertujuan untuk
mengevaluasi efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional tersebut. Dapat kita lihat contoh
daftar periksa warehouse check-up operasi pada tabel 2.5.
II-11
Tabel 2.5 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Operasi
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
1
2
3
4
5
Deskripsi Elemen Check Up
3
: Operasi
Ya
Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah service level yang
ditetapkan oleh departemen gudang
tercapai? Berapa service level yang
ditetapkan?
Apakah terdapat standar order
cycle time yang ditetapkan oleh
departemen gudang (misal: waktu
mulai dari konsumen mengirimkan
pesanan hingga barang diterima)?
Apakah departemen gudang
mengatur ketersediaan barang?
Seberapa besar dibanding dengan
permintaan? Seberapa sering terjadi
stock-out?
Apakah sistem gudang saat ini
memudahkan dalam pelayanan
pesanan terhadap konsumen?
Apakah konsumen merasa puas
terhadap kinerja gudang, terutama
dalam pemenuhan pesanan mereka?
15%
Apakah pengiriman dilakukan setiap
hari? Bagaimana jika ada
6
penambahan volume pesanan dari
konsumen yang tiba-tiba?
Apakah ada persentase dari total
pesanan yang masuk terhadap
7
pesanan yang bisa dipenuhi dan
dikirim?
Apakah gudang memberikan respon
8 yang cepat terhadap pesanan yang
muncul?
Apakah kinerja gudang terkait
dengan akurasi order, akurasi
9
stock , pengiriman tepat waktu,
pemenuhan pesanan?
Apakah sering terjadi komplain
10
setiap bulannya?
Apakah invoice akurat? Seberapa
11 akurat invoice tercetak dalam
sebulan?
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
II-12
2.4.4 Check-Up Biaya
Menurut Arwani (2009), biaya yang terkait dengan manajemen gudang adalah bagaimana
memastikan peranan manajemen dalam mengiptimalisasi profit perusahaan dengan dua cara,
yaitu efisiensi biaya dan minimalisasi nilai sediaan. Manajemen gudang harus mampu
memberikan paduan yang tepat dalam kedua hal tersebut, yang tentu terkait dengan strategi
departemen yang telah diterapkan. Melakukan kontrol terhadap biaya yang terjadi pada area
pergudangan secara efektif, setidaknya ada tiga hal utama yang harus kita siapkan diawal,
yaitu:
a. Biaya standard (standard cost)
b. Anggaran biaya tahun berjalan (budget)
c. Standard angka produktivitas (productivity standards)
Fokus pada check-up kali ini adalah pada:
•
Warehouse cost
•
Transportation cost
Temuan di lapangan sebagai temuan mayor apabila (Arwani, 2009):
Dari sisi warehouse cost, terjadi penambahan karyawan yang tidak sesuai dengan budget yang
sudah dianggarkan. Hal ini terjadi karena ada kenaikan volume order dan proses tambahan
untuk melakukan packing kayu sebelum dikirm ke cabang.
Temuan di lapangan sebagai temuan mayor apabila (Arwani, 2009):
Disamping itu, dari sisi labor cost membengkak dari yang ditetapkan karena meningkatnya
overtime. Hal ini terjadi karena beberapa kali barang pembelian yang notabene barang impor,
masuk pada jam 4 sore. Dari sisi prosedur yang ditetapkan, barang yang sudah diterima harus
diserahterimakan pada hari yang sama.
Temuan di lapangan sebagai temuan minor apabila (Arwani, 2009):
Dari sisi transportation cost, total transportation masih sesuai dengan budget yang
dianggarkan. Namun, jika melihat rate, secara cost (berlaku di industri kurir) masih ada
peluang untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
Dari hasil tersebut maka score untuk check up cost adalah 100 – (2x15) – 5 = 65.
II-13
Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up biaya pada tabel 2.6 berikut ini:
Tabel 2.6 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Biaya
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
1
2
3
4
5
6
Deskripsi Elemen Check Up
Ya
Tidak
Catatan/Keterangan
Apakah pemilihan vendor atau
supplier untuk semua peralatan di
gudang mempertimbangkan masalah
cost?
Apakah ada cost comparison
dalam hal pemilihan vendor?
Apakah sering terjadi overtime
sehingga mengakibatkan cost
tambahan? Apakah kejadian ini
terjadi secara reguler atau
insidental? Bagaimana langkah
antisipasinya?
Apakah manajemen gudang dapat
mengoptimalisasikan nilai
persediaannya?
Apakah manajemen gudang dapat
melakukan kontrol terhadap biaya
yang terjadi di gudang terhadap
budget yang sudah ditetapkan?
Apakah manajemen sudah
menyusun budget? Seberapa besar
kenaikan yang diharapkan pada
tahun ini?
7
Apakah manajemen gudang memiliki
dan menentukan standar biaya untuk
setiap kegiatan/aktivitas gudang?
8
Apakah ada mekanisme kontrol
terhadap penggunaan biaya? Apakah
ada indikator/standar yang telah
ditetapkan? Jika melebihi standar
biaya apa yang harus dilakukan?
9
Apakah ada suatu peristiwa yang
mengharuskan terjadi perubahan
budget?
4
: Biaya
Status
Score
Bobot
Final
Score
15%
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
II-14
2.4.5 Check-Up Infrastruktur
Menurut Arwani (2009), kondisi kelayakan, keamanan, keselamatan, dan kebersihan fisik
bangunan gudang serta fasilitas penunjang lainnya sangat berpengaruh terhadap kegiatan
operasional gudang. Mulai dari kondisi fisik gedung, lantai gudang, atap, forklift, rak
penyimpanan, genset, ruang penyimpanan, hingga pantry dan kamar mandi merupakan hal
yang harus diperhatikan dan diaudit untuk memastikan bahwa keadaannya layak digunakan
dan aman.
Peralatan gudang yang sering kita jumpai adalah alat angkut, mulai dari yang sederhana
seperti trolley, hand pallet, forklift, hingga electric forklift. Alat-alat tersebut merupakan hal
yang harus kita pastikan kesiapannya untuk digunakan dalam operasional gudang. Masih
banyak lagi yang bisa kita kembangkan dalam rangka melakukan check-up infrastruktur.
Kegiatan ini bukan untuk mengada-ada atau mencari kesalahan, namun untuk lebih
memastikan bahwa proses pergudangan berjalan dengan lancar dan semua peraturan terkait
keamanan, kebersihan, dan kesehatan yang telah diterapkan dijalankan pada level operasional
dan ke depan menemukan potensi perbaikan (Arwani, 2009).
Dari hasil check up ditemukan beberapa hal sebagai berikut:
•
Tidak ditemukan bukti bahwa timbangan digital dilakukan kalibrasi berkala (sebagai
temuan minor).
•
Alat pemadam kebakaran tidak ditera ulang (sebagai temuan minor).
•
Suhu ruang tercatat 320C pada siang hari jam 11 dan 350C pada jam 14.00 di gudang
penyimpanan barang. Seharusnya, suhu ruang harus dipastikan antara 25-300C untuk
menjamin kualitas barang (sebagai temuan mayor).
•
Tidak ditemukan loker untuk menyimpan barang milik pribadi staf gudang. Akibatnya,
karyawan gudang dengan leluasa memiliki akses membawa barang kepemilikan (tas,
helm, dll) masuk ke area gudang (sebagai temuan minor).
•
Kamar mandi dan toilet ditemukan bersih dan terawat, namun tidak ada dokumentasi
jadwal reguler untuk menjaga kebersihan dan perawatan (sebagai temuan minor).
Dari hasil tersebut maka score untuk check up sistem infrastruktur adalah 100 – (4x5) – 5 =
65.
II-15
Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up infrastruktur pada tabel 2.7 berikut
ini:
Tabel 2.7 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Infrastruktur
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Deskripsi Elemen Check Up
5
: Infrastruktur
Ya
Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah area loading dan
unloading dijaga tetap kering,
bersih, rapi? Apakah lokasi loading
dan unloading dijaga dari elemenelemen lingkungan untuk mencegah
kerusakan produk dan kemasan?
Apakah saluran masuk dan keluar
drainase pada bangunan gudang
terbebas dari hama?
Apakah lantai terbuat dari solid
material, dan material yang mudah
untuk dibersihkan saat aktivitas
gudang sedang berjalan?
Apakah lantai dalam keadaan bersih,
rapi, baik, tidak ada yang rusak dan
sambungan yang terbuka?
Apakah bila lantai rusak, dilakukan
perbaikan dengan segera dan
menggunakan material pengganti
yang sesuai?
Apakah langit-langit terjaga
kebersihannya dan dalam keadaan
baik?
Apakah gudang memiliki
pencahayaan/lampu yang cukup
terang sesuai dengan aktivitas
setempat? Apakah ini sesuai dengan
peraturan mengenai persyaratan
keselamatan?
Apakah seluruh peralatan
pergudangan dan infrastruktur
seperti conveyor, rak, pallet,
thermometer, forklift, sistem
komputer dalam keadaan baik?
Bagaimana sistem perawatannya?
10%
Apakah semua peralatan (yang
mencerminkan fungsi operasi
pergudangan dan distribusi) memiliki
catatan program perawatan dan
perbaikan secara rutin? Dan apakah
dilakukan kalibrasi, inspeksi atau
dilakukan pengecekan untuk
memastikan kinerjanya sesuai?
Sumber: Arwani, 2009
II-16
Tabel 2.7 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Infrastruktur (Lanjutan)
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
Deskripsi Elemen Check Up
5
: Infrastruktur
Ya
Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah catatan kalibrasi tersimpan
dan sesuai order (sesuai dengan
10
jadwal dan diperbaiki jika
dibutuhkan)?
Apakah alat angkut/transportasi
sesuai dengan persyaratan operasi?
Apakah alat angkut benar-benar
11
terlihat bersih, kering, bebas hama
dan terawat, sehingga tetap menjaga
kualitas barang yang diangkut?
Apakah karyawan mendapatkan
12 training yang cukup untuk
mengoperasikan alat transportasi?
Apakah ada checklist yang perlu
13 diisi sebelum dan sesudah
penggunaan alat transportasi?
Apakah perawatan alat
angkut/transportasi sesuai dengan
prosedur yang sudah ditetapkan?
14
Jika menggunakan pihak ketiga,
apakah kebijakan dan prosedur yang
sama dilakukan disana?
Apakah tersedia alat pemadam
15 kebakaran? Berapa banyak dan
adakah peta peletakannya?
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
2.4.6 Check-Up Sistem Informasi
Menurut Arwani (2009), penggunaan sistem informasi gudang (warehouse management
system-WMS) yang tepat dan sesuai dengan interaksi manajemen gudang dengan karyawan,
pelanggan, dan vendor, akan memudahkan operasional gudang mencapai tingkat
pengembalian investasi yang diinginkan (return on investment-ROI). Sebelum memilih WMS
yang tepat dan sesuai dengan bisnis perusahaan, penting untuk memahami terlebih dahulu
kebutuhan gudang dan manfaat yang akan diperoleh dengan memiliki WMS yang terintegrasi.
Pada tahapan warehouse check-up ini, kita harus memastikan apakah WMS yang digunakan
memberikan nilai tambah untuk perusahaan atau tidak. Pastikan bahwa didalam WMS
minimum standar memiliki:
•
Sistem lokasi fleksibel
II-17
•
Menggunakan parameter sesuai dengan yang ditetapkan pengguna, terhubung pada
pekerjaan/task pergudangan, dan menggunakan dokumen “live” untuk melakukan
pekerjaan/task tersebut.
•
Fasilitas integrasi dengan peralatan pengumpul data (data collection devices), seperti
barcode dan lain-lain.
Dari sisi sistem informasi gudang ditemukan beberapa hal:
•
Sistem informasi saat ini baru dikenali pada tingkat lokasi. Sistem bin baru berupa
penamaan, namun tidak bisa dilihat historinya (sebagai temuan mayor).
•
Belum ada fasilitas integrasi dengan peralatan pengumpulan data (data collection
devices) seperti barcode (sebagai temuan minor)
•
Sistem informasi belum bisa untuk melakukan “reserved stock” guna project/sales
champaign tertentu. Hal ini akan mempengaruhi validitas stok bagi salesman. Karena
tidak bisa membedakan stok yang sudah dipersiapkan untuk kepentingan tertentu.
(sebagai temuan mayor).
Dari hasil tersebut maka score untuk check up information system adalah 100 – (2x15) – 5 =
65.
Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up sistem informasi pada tabel 2.8
berikut ini:
Tabel 2.8 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sistem Informasi
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
Deskripsi Elemen Check Up
6
: Sistem Informasi
Ya Tidak
Catatan/Keterangan
Apakah warehouse management
system yang digunakan support
1
dengan teknologi seperti Radio
Frequency dan Barcode?
Apakah warehouse management
system benar-benar terintegrasi
2 sempurna dengan inventory
control, purchasing, dan entry
order?
Status
Score
Bobot
Final
Score
15%
Sumber: Arwani, 2009
II-18
Tabel 2.8 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sistem Informasi (Lanjutan)
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
Deskripsi Elemen Check Up
3
Apakah warehouse management
system yang digunakan akan
support terhadap perkembangan
bisnis perusahaan dalam beberapa
tahun mendatang?
4
Apakah warehouse management
system dapat menjamin update
informasinya benar-benar realtime?
5
6
7
8
6
: Sistem Informasi
Ya
Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah warehouse management
system dapat memastikan akurasi
report terhadap live operasional di
gudang?
Apakah warehouse management
system dapat memastikan bahwa
stock barang yang dilaporkan oleh
sistem sesuai dengan fisik?
Apakah ada sistem otorisasi
penggunaan warehouse
management system?
Apakah sistem warehouse
management system dapat
membedakan barang yang saleable,
non-saleable, good, bad?
Apakah dokumen sebagai bukti
validasi terhadap sistem informasi
9
tersedia dan terdokumentasi dengan
baik?
Apakah sistem melakukan
10 adjustment jika terjadi
ketidaksesuaian stock?
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
2.4.7 Check-Up Sumber Daya Manusia
Menurut Arwani (2009), audit sumber daya manusia (SDM) adalah serangkaian audit yang
bertujuan untuk mengkaji fungsi SDM, mulai dari struktur dan sumber daya manusia, peran
dan tanggung jawab masing-masing personil, kepemimpinan, prosedur dan kebijakan, hingga
kondisi lingkungan kerja. SDM mempunyai banyak manfaat yang secara garis besar adalah
memberikan gambaran mengenai fungsi SDM dalam organisasi, sehingga bisa diperoleh
feedback yang tepat mengenai aktivitas SDM seharusnya dilakukan. Intinya, audit ini
bermanfaat untuk mengevaluasi bagaimana kontribusi aktivitas SDM terhadap strategi
organisasi.
II-19
Secara garis besar, audit karyawan/SDM terdiri dari beberapa area (Arwani, 2009):
a. Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur
efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini,
auditor melakukan analisis terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah
yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik
sehingga menghambat tercapai tujuan. Melalui audit SDM, masalah seperti ini bisa
ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.
b. Kedua, audit kepatuhan yang mengkaji kepatuhan perusahaan terhadap hukum,
kebijakan, maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM. Hal ini penting sekali
karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, berarti perusahaan melakukan pelanggaran di
bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan dengan ini antara lain masalah kesehatan dan
keselamatan, aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.
c. Ketiga, audit iklim SDM. Hal ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai dari
motivasi, komunikasi, semangat, hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan
dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan pengamatan
langsung terhadap perilaku karyawan.
Berdasarkan hasil check-up terdapat beberapa temuan sebagai berikut:
•
Karyawan gudang tidak menggunakan safety shoes yang sudah dipersiapkan (sebagai
temuan minor).
•
Turn over karyawan gudang yang relatif tinggi (sebagai temuan mayor).
•
Beberapa karyawan baru tidak mendapatkan training pengenalan, policy, dan prosedur
gudang (sebagai temuan minor).
•
Karyawan tidak menggunakan ID card sebagai tanda pengenal yang sudah ditetapkan
sebagai policy (sebagai temuan minor).
•
Transporter bisa masuk ke area packing dan tanpa supervisi (sebagai temuan mayor).
Dari hasil tersebut maka score untuk check up sistem infrastruktur adalah 100 – (3x5) – (2x5)
= 55.
Dari sisi manajemen, perusahaan dapat menindaklanjuti hasil tersebut dengan membuat tim
kecil untuk memetakan akar masalah yang terjadi dan mengambil strategi serta langkah taktis
operasional sebagai langkah konkret perbaikan.
II-20
Jika akar masalah sudah dikenali, strategi perbaikan dan taktis operasional sudah
diimplementasikan, akan lebih baik jika dilakukan review atau evaluasi kembali, apakah
terjadi perubahan positif secara signifikan seperti yang diinginkan atau belum efektif.
Mungkin saja secara berkala bisa dilanjutkan dengan warehouse ceheck-up enam bulan
kemudian.
Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up sumber daya manusia pada tabel
2.9 berikut ini:
Tabel 2.9 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sumber Daya Manusia
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
Deskripsi Elemen Check Up
7
: Sumber Daya Manusia
Ya Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah setiap karyawan mengerti
akan job description-nya masing1 masing? Apakah setiap karyawan
mengerti target kerja setiap seksi di
dalam manajemen gudang?
Apakah setiap karyawan
mendapatkan penjelasan mengenai
2
indikator/target kinerja masingmasing?
Apakah jumlah karyawan mencukupi
3 untuk memastikan penyimpanan dan
penanganan produk?
10%
Apakah dalam sebulan sering terjadi
overtime? Apa alasan dilakukannya
4 overtime? Apakah pelaksanaannya
sesuai dengan peraturan dan
prosedur yang berlaku?
Apakah karyawan gudang
5 mendapatkan pelatihan mengenai
standar manajemen pergudangan?
Sumber: Arwani, 2009
II-21
Tabel 2.9 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sumber Daya Manusia (Lanjutan)
Audit Kinerja Gudang
Perspektif
No.
6
7
8
9
Deskripsi Elemen Check Up
7
: Sumber Daya Manusia
Ya Tidak
Catatan/Keterangan
Status
Score
Bobot
Final
Score
Apakah karyawan gudang
mendapatkan penyegaran setiap
tahun mengenai standar manajemen
pergudangan untuk memastikan
bahwa mereka secara berkala
mendapatkan update terhadap
persyaratan-persyaratan tersebut?
Apakah karyawan gudang
mengenakan pakaian yang bersih
setiap saat? Adakah seragam yang
membedakan antara section yang
berbeda dalam gudang?
Apakah ada area yang didesain
untuk area merokok? Apakah
merokok dilarang digudang? Apakah
larangan ini jelas dipahami oleh
karyawan dengan pernyataan dan
rambu larangan?
Apakah ada area yang didesain
untuk makan dan minum? Apakah
area tersebut dilengkaspi dengan
fasilitas pembuangan sampah?
Apakah makanan dilarang dibawa di
area gudang?
Apakah ada area yang
diperuntukkan untuk penyimpanan
barang-barang pribadi milik
10 karyawan gudang seperti loker?
Apakah area loker didesain terbatas
sebagai tempat ganti baju dan tidak
digunakan untuk makan dan minum?
Total Score
Sumber: Arwani, 2009
Menurut Ackerman (2010), auditing warehouse performance memiliki enam perspektif yaitu
mengukur ruang gudang, mengukur penggunaan peralatan, mengukur produktivitas, kualitatif
tindakan, kinerja pelayanan, dan profitabilitas.
II-22
2.5 Definisi Visi dan Misi
Visi
Visi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita impian sebuah organisasi atau
perusahaan yang ingin dicapai di masa depan. Secara singkat dapat dinyatakan, visi adalah
pernyataan want to be dari organisasi atau perusahaan. Merupakan hal yang sangat bagus jika
setiap orang di dalam perusahaan mengerti akan menjadi apa perusahaan tempat mereka
bekerja dimasa depan. Visi merancang masa depan dengan perusahaan untuk 3 sampai dengan
10 tahun ke depan, yang merupakan hal yang sangat krusial bagi perusahaan untuk menjamin
kelestarian dan kesuksesan jangka panjang (Wibisono, 2006). Cita-cita dimasa depan yang
ada dipemikiran para pendiri yang disebut sebagai “visi” dari perusahaan (Wahyudi, 1996).
Visi yang baik memiliki kriteria sebagai berikut (Wibisono, 2006):
1. Menyatakan cita-cita atau keinginan perusahaan dimasa depan.
2. Singkat, jelas, fokus, dan merupakan standard of excellence.
3. Realistis dan sesuai dengan kompetensi organisasi.
4. Atraktif dan mampu menginspirasikan komitmen serta antusiasme.
5. Mudah diingat dan dimengerti seluruh karyawan serta mengesankan bagi pihak yang
berkepentingan.
6. Dapat ditelusuri tingkat pencapaiannya.
Secara sederhana, pada saat akan menetapkan visi perusahaan, ada baiknya dilakukan
pengecekan visi dengan menggunakan panduan check list pada tabel 2.10 (Wibisono, 2006):
Tabel 2.10 Check List Visi
No.
Kriteria
1.
Merupakan sebuah kalimat tunggal
2.
Memberikan inspirasi dan membuat karyawan merasa nyaman bekerja di
perusahaan.
3.
Ditulis dalam bahasa yang baik dan benar tanpa kata-kata kosong.
4.
Mudah dimengerti oleh seluruh karyawan
5.
Ditulis dalam bahasa yang baik dan benar
6.
Dapat dengan mudah diingat karyawan tanpa harus melihat contekan atau
brosur.
Ya
Tidak
Sumber: Wibisono, 2006
II-23
Misi
Misi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau alasan eksistensi organisasi
yang memuat apa yang disediakan oleh perusahaan kepada masyarakat, baik berupa produk
ataupun jasa (Wheelen dalam Wibisono, 2006). Pernyataan misi merupakan sebuah kompas
yang membantu Anda menemukan arah dan menunjukkan jalan yang tepat saat Anda tersesat
dalam rimba bisnis saat ini (Paul Kalkbrenner dalam Wibisono, 2006).
Langkah penyusunan misi yang umum dilakukan oleh organisasi atau perusahaan adalah
dengan mengikuti tahap-tahap berikut ini (Wibisono, 2006):
1. Melakukan proses brainstrorming dengan mensejajarkan beberapa kata yang
menggambarkan misi perusahaan.
2. Penyusunan prioritas dan pemfokusan pada kata-kata yang paling penting.
3. Mengombinasikan kata-kata yang telah dipilih menjadi kalimat atau paragraf yang
menggambarkan misi perusahaan.
4. Mengedit kata-kata sampai terdengar benar atau sampai setiap orang kelelahan untuk
adu argumentasi berkaitan dengan kata atau frase favorit mereka.
Untuk meyakinkan bahwa misi yang telah disusun merupakan misi yang baik, berikut ini
check list yang dapat digunakan pada tabel 2.11.
Tabel 2.11 Check List Misi
No.
Kriteria
1.
Mendefinisikan apa yang bagian gudang kerjakan.
2.
Mengidentifikasikan kemampuan dan kompetensi gudang.
3.
Mendefinisikan produk atau pelayanan .
4.
Tidak lebih panjang dari satu paragraf
5.
Dapat dengan jelas dimengerti oleh pegawai
6.
Ditulis dalam kalimat yang baik dan benar
7.
Fokus pada kondisi saat ini dan tidak tercampur/digabungkan dengan
pernyataan visi untuk masa depan
8.
Dikaji kembali dan ditulis ulang jika organisasi mengalami perubahan
lingkup
Ya
Tidak
Sumber: Wibisono, 2006
II-24
Tabel 2.11 Check List Misi (Lanjutan)
No.
9.
Kriteria
Ya
Tidak
Realistis dan dapat dicapai
10. Cukup fleksibel sehingga dapat merespons perubahan lingkungan
11. Mengacu pada keunggulan kompertitif
Sumber: Wibisono, 2006
II-25