manajemen waktu

MANAJEMEN WAKTU
Mendapatkan yang terbaik dari waktu kita
Murni Sulsityawati
ABSTRACT
The purpose of writing this article is to explain the importance of time as one unique
resource. The people have it in the same quantity, 24 hours. Time can not be bought and
everything takes time. Time can not be saved, and time that has passed will be lost forever.
The problem is not on how much time but the important thing is how to use and manage
resource supply this time wisely, effectively and efficiently.
Based on research by researcher related to time management, there are five major
areas that can be done are : 1) use of the time out of habit; 2) set goals; 3) determine
priorities; 4) communication and 5) avoid delays.
Time as one of the resources like other resources must be managed in order to achieve
effectiveness and efficiency in our lives activities.
Key word:
Jika anda ingin mengelola waktu anda dengan efektif, anda harus dapat mengendalikan hidup
anda. Hidup yang terorganisasi dengan baik memberikan w aktu untuk apa saja, untuk
merencanakan, bertindak dan melanjutkan.Waktu tidak dihabiskan untuk menyesali atau
mencoba hidup secara retroaktif atau dengan menjelaskan mengapa sesuatu yang tidak perlu
dikerjakan (Jitendra M Mishra- Prabhakra Misra)
A.PENDAHULUAN
Pada masa sekarang ini, ketika
kelangkaan sumber menjadi topik yang
begitu populer dan banyak dibicarakan,
selayaknya kita memberi perhatian pada
penjatahan sumber yang paling langka,
yaitu waktu yang kita miliki (terlebih lagi
bagi para manajer yang paling kompeten).
Sebagian besar ahli manajemen waktu,
lengkap dengan literatur terbitan terbaru,
penelitian dan latihan manajemen dan
catatan waktu saat ini memberikan
instruksi kepada para manajer dan kepada
kita pada umumnya, bagaimana caranya
memanfaatkan waktu yang paling efektif.
Yang menjadi kunci adalah perbedaan
antara efektif dan efisien, karena seperti
ditunjukkanoleh para pakar, efisiensi hanya
berarti melakukan pekerjaan dengan baik
sedangkan efektif berarti melakukan
pekerjaan yang tepat secara b enar.
Efisiensi pekerja produksi dapat diukur
agak tepat dengan memeriksa penggunaan
waktu
mereka
selama
produksi.
Metodologi untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas tenaga kerja ini dirintis oleh
Fedrerick Winslow Taylor, dan diterapkan
langsung ke usaha produksi. Efisiensi
pekerja kantor dan tenaga penjualan
terampil dapat diukur dengan teknik
pengambilan sampel (sampling).Walaupun
teknik ini tidak memiliki tingkat ketepatan
penelitian dengan pencatat waktu, tetapi
efisiensi dapat dikaji dengan cuku p
memuaskan.
Banyak penelitian menunjukkan
hanya sedikit saja di antara kita dan para
manajer yang mengetahui dengan tepat
bagaimana sebenarnya menggunakan
waktu, dan sebagai konsekuensinya kita
tidak mengetahui seberapa efisien
penggunaan waktu kita.
Hanya beberapa diantara kita
dalam manajemen yang dapat lulus dalam
penelitian penggunaan waktu (time study),
tanpa merasa malu melihat hasilnya. Kita
menghamburkan waktu, kita habiskan
waktu memburu sesuatu hal yang keliru
kita melakukan pekerjaan orang la in yang
bukan porsi kita, sehingga kita mengeluh
merasa kepayahan, namun tetap berusaha
tegar yang pada akhirnya membuat tegang
diri kita sendiri, keluarga maupun
kesehatan kita.
Apabila kita tidak yakin dan
meragukan hal ini, maka cobalah bertanya
tentang hari kemarin kita, dengan
beberapa pertanyaan berikut ini :
1. Apakah ada tiga masalah utama
yang sudah kita tangani? Apakah
itu benar masalah kita dan pada
tingkat tugas/pekerjaan kita?
Ataukah seharusnya ditangani oleh
orang lain?
2. Ambillah salah satu masalah itu,
apakah
kita
sudah
menyelesaikannya secara tuntas?
Apakah kita sudah menandainya
untuk menyelidiki hingga ke akar akarnya dan benar-benar tahu
penyebabnya? Ataukah kita hanya
meneyelesaikan apa yang terlihat
di permukaannya saja?
3. Apakah kita lebih banyak bereaksi
daripada beraksi?
4. Berapa banyakkah kita melakukan
penelusuran kembali, umpamanya
menelusuri kesalahan orang lain
dan bukan berusaha menghindari
masalah untuk tahun depan ?
Supaya efisien sebagai manajer
atau pimpinan, kita harus berusaha b anyak
hal
dapat
terlaksana
tanpa
menghamburkan waktu dan tenaga.
”Pekerjaan” bukan suatu tujuan, biasanya
itu penyakit psikologis. Orang yang efisien
menggunakan
fakta,
ketrampilan,
pemikiran dan imajinasi. Ia juga
menggunakan waktu.
Waktu merupakan salah satu
sumber daya yang unik. Setiap orang
memilikinya dalam kuantitas yang sama. Ia
tidak dapat dibeli dan setiap hal memakan
waktu. Pemecahan nyata satu -satunya
adalah penggunaan waktu dengan lebih
baik.Waktu tidak dapat ditabung, hanya
dapat dipergunakan secara bijaksana.
Waktu yang sudah berlalu akan hilang
selamanya, tidak kembali. Waktu tidak
dapat diganti dan tidak elastis, juga tidak
mungkin dibalik jalannya. Waktu adalah
sumber yang paling penting bagi
seseorang.
Kita semua terlebih lagi para
eksekutif dan manajer harus belajar untuk
memanage penggunaan waktu kita. Peter
F. Drucker (2001) sudah mencatat bahwa
satu dari lima kebiasaan yang umum
dimiliki eksekutif dan manajer yang efektif
adalah tahu bagaimana dan kemana waktu
mereka dimanfaatkan dan
kemana
seharusnya digunakan. Praktek mengelola
waktu adalah kebiasaan yang dapat
dipelajari. Belajar dapat dilakukan dengan
berbagai cara. Salah satu cara adalah
dengan mencoba dan membuat kesalahan.
Banyak eksekutif dan manajer yang
berhasil telah belajar memecahkan
persoalan waktu mereka dengan cara ini,
hal mana terbukti dari banyaknya literatur
yang telah terbit membahas mengenai
pelestarian waktu. Cara belajar lain yang
lebih
diutamakan
adalah
melalui
pendekatan metodis dan sistematis ke
persoalannya.
Waktu sama bagi siapapun, 24 jam
dalam sehari. Banyaknya waktu tidak
begitu penting, yang lebih penting adalah
bagaimana waktu itu dikelola. Waktu yang
akan datang dapat dikelola dengan efektif
hanya dengan merencanakannnya sejak
sekarang. Bagaimana kita memanfaatkan
waktu kita adalah pilihan pribadi, apakah
secara acak beralih dari satu tugas rencana
ke tugas lain tanpa arah atau
perencanaan,atau dengan merencanakan
aktivitas
sehari-hari,
yang
akan
menghasilkan
penggunaan waktu lebih efektif serta
kemampuan mencapai hasil lebih banyak
dalam waktu yang sama.
Berbeda dengan energi dan
ketrampilan, waktu tidak pernah kembali
atau diciptakan kembali. Bila waktu sudah
berlalu maka akan tetap hilang. Karena
alasan itulah, waktu mungkin merupakan
komoditi paling berharga dan tidak
berbelas kasihan yang digunakan dalam
bisnis. Namun anehnya karena suatu
sebab, waktu sering diperlakukan sebagai
sampah saja.
Waktu harus diinvestasikan, bukan
dibuang-buang. Dan memang waktu kita
dan khususnya para
manajer sangat
berharga. Lebih tinggi kedudukannya maka
semakin
besar
investasi
bagi
perusahaannya dan seperti kebanyakan
faktor penting dalam bisnis, investasi itu
dapat dibuat lebih efisien setiap hari
dengan hal-hal kecil sebab waktu adalah
investasi dari jam ke jam atau dari hari ke
hari.
Manajemen waktu menjadi sangat
penting baik dalam kehidupan pribadi
individu
maupun dalam susunan
organisasi/perusahaan, khususnya yang
berhubungan dengan manajer, mulai dari
administrator puncak sampai pengawas di
lini pertama. Manajemen waktu yang baik
sangat bermanfaat dalam pengertian
efisiensi
biaya
proyek
maupun
pemanfaatan asset organisasi yang paling
berharga, yaitu pegawai (SDM). Mengutip
ungkapan Peter F.Drucker,”Waktu adalah
sumber yang paling langka dan jika itu
tidak dapat dikelola, maka hal lainpun tidak
dapat dikelola.” Ini berarti bahwa untuk
mempelajari
aspek
manusia
dari
perubahan sikap menuju ke manajemen
lebih baik dari sumber waktu yang
berharga. Obyek dari manajemen waktu
adalah
untuk
menambah
dan
mengoptimalkan penggunaan waktu luang
kita.
Begitu banyak aspek “sistem” yang
juga dapat diterapkan untuk meningkatkan
kualitas penggunaan waktu, seperti contoh
bagaimana menyusun sistem file yang baik,
bagaimana menyusun sistem penarikan
informasi yang baik dan mas ih banyak lagi
sarana efisiensi waktu dan kerja lainnnya.
Namun semua sistem tersebut harus
disusun sesuai dengan maksud dan jenis
organisasi
serta
individu
yang
menggunakannya. Tetapi yang jauh lebih
penting daripada sistem adalah pengakuan
bahwa manajemen waktu yang baik serta
sasaran dan tujuan yang dapat dicapai
sangat penting bagi individu dan
organisasi.
Selanjutnya
yang
menjadi
permasalahan adalah hal-hal utama apa
sajakah yang tidak boleh ditinggalkan agar
dapat meningkatkan manajemen waktu?
B.PEMBAHASAN
Dari semua sumber yang tersedia
bagi manusia, barangkali waktulah yang
paling banyak dibicarakan tetapi juga
paling sedikit dimengerti. Setiap harinya,
dari 24 jam yang tersedia bagi kita, hanya
sejumlah terbatas saja yang tersedia untuk
dimanfaatkan bagi sesuatu yang bernilai.
Maka yang menjadi masalah bukan waktu,
tetapi apa yang bisa kita perbuat dengan
jumlah “pasokan” yang terbatas itu. Karena
itulah penggunaan waktu menjadi masalah
manajemen pribadi dan pemanfaatan yang
baik dari sumber tersebut seringkali
membedakan antara pencapaian dan
kegagalan.
Tidak ada rumus ajaib yang dapat
membuat kita memanfaatkan waktu sebaik
mungkin. Itu adalah ketrampilan yang
dikembangkan melalui belajar dan praktek.
Proses belajar adalah sesuatu yang
individual,tetapi ada beberapa sarana dan
konsep dasar yang dapat membantu. Kita
harus tahu tentang teknik yang digunakan
agar berhasil memaksimalkan penggunaan
waktu kita. Perlu diingat dalam hal ini,
setiap orang yang berbeda membutuhkan
teknik yang yang berbeda pula. Apa yang
baik buat seseorang belum tentu baik
untuk orang lain. Tugas kita memilih
gagasan yang sesuai dengan gaya kita dan
dapat memberikan manfaat terbanyak.
Sekali lagi perlu diingat, masalahnya bukan
kekurangan waktu. Setiap orang memiliki
waktu dalam jumlah yang sama, tidak
seorangpun mempunyai lebih banyak dari
kita. Yang terpenting adalah bagaimana
menggunakan/ memanage waktu kita
tersebut.
Untuk menjawab permasalahan
mengenai hal-hal utama apa sajakah yang
tidak
boleh
ditinggalkan
dalam
meningkatkan manajemen waktu dapat
diuraikan ada lima bidang utama yang
harus dipikirkan berdasarkan hasil riset
para penulis berkaitan dengan topik
manajemen waktu. Lima pemikiran
tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Penggunaan
Kebiasaan
Waktu
Karena
Manusia adalah makhluk hidup
yang
mempunyai
kebiasaan.
Sebagian besar
dari kita
menghabiskan waktu dengan
kebiasaan/rutinitas,
tanpa
memikirkan
dengan
sadar
bagaimana
menggunakan
waktunya.Seorang
pakar
manajemen
waktu
Merrill
E.Douglass (1999) menuliskan:
Cara anda menghabiskan waktu akan
menentukan
bagaimana
anda
memanfaatkan hidup anda-dan hal itu
sama
dengan
siapa
anda
sebenarnya.Hari esok berhubungan
dengan hari ini dan hari kemarin.
Pernyataan Douglass tersebut di
atas, secara tegas menantang para
pembacanya untuk memikirkan
bagaimana mereka memanfaatkan
waktu mereka. “Belajar untuk
mengendalikan waktu sendiri
berarti
mengubah
beberapa
kebiasaan waktu kita.Akan tetapi
kita tidak dapat mengubahnya
sebelum kita mengetahui apa
kebiasaan
itu.”
Selanjut nya
Douglass menyarankan untuk
membuat
catatan
tentang
bagaimana kita menghabiskan
waktu dalam satu atau dua pekan,
bila perlu bisa lebih. Catatlah
semua yang kita lakukan dan
jangan melupakan satu halpun.
Pada setiap akhir pekan, ringkaslah
apa yang telah kita kerjakan dan
periksa prosentase waktu yang
tersita oleh setiap kegiatan.
Kemudian periksa berapa banyak
dari waktu kita yang sebenarnya
digunakan untuk kegiatan yang
berorientasi ke sasaran, yang
diprioritaskan, dan berapa banyak
waktu yang dihabiska n untuk
kegiatan tanpa tujuan, berulang
atau berprioritas rendah.
Selain Douglass, seorang pakar
lainnya dalam manajemen waktu
adalah Harry C. Rotenbury (1998),
seorang manajer sistem instalasi
pada The Insurance Company of
North America. Beliau juga
menyarankan pembuatan catatan
waktu
untuk
memerangi
pemborosan
waktu
karena
kebiasaan.
Selain
kegiatan
pencatatan,
beliau
juga
menyarankan untuk menuliskan
alasan khusus yang dihubungkan
dengan tujuan perusahaan atau
dihubungkan
dengan
tujuan
pribadi.
Ringkasan dari catatan waktu
tersebut
akan
memberikan
gambaran yang baik apakah kita
sudah mengendalikan waktu kita
ataukah waktu kita dikendalikan
oleh pengaruh dari luar atau
kebiasaan.
Dalam artikel yang lain tentang
manajemen waktu, Rotenbury
menggunakan model yang dibuat
oleh Norris dan Gottfried yang
memperlihatkan
rincian
penggunaan
waktu
yang
seharusnya dilakukan manajer
dalam rata-rata satu hari kerja:
 Waktu Pay-Off – 50% dari
rata-rata hari
Waktu ini adalah waktu
yang digunakan manajer
untuk beroperasi dalam
bidang keahlian teknisnya,
seperti : pengambilan
keputusan
yang
memberikan
manfaat
segera, mendelegasikan,
memecahkan
masalah,
korespondensi,
damn
membuat keputusan.
 Waktu Investasi-25% dari
rata-rata hari
Adalah
waktu
yang
digunakan
untuk
menentukan
program
jangka
panjang,
merencanakan
dan
mengembangkan
pemecahan alternative.
 Waktu
Organisasi-15%
dari rata-rata hari
Waktu ini dimanfaatkan
untuk
menyelesaikan
tugas-tugas administratif:
laporan, konferensi dan
rapat eksekutif.
 Waktu Terbuang-10% dari
rata-rata hari
Adalah waktu dimana
didalamnya
termasuk
kegiatan tidak produktif,
masalah-masalah
yang
tidak direncanakan dan
sebagainya.
Nilai mencatat, menganalisis dan
selalu memperbaharui sistem
pemantauan pemanfaatan waktu
tidak
dapat
dilebih-lebihkan.
Menurut Douglass (1999), hampir
setiap orang menghamburkan
waktu secara sia-sia selama dua
jam per hari. Dengan menganalisis
bagaimana kita memanfaatkan
waktu, akan memberikan kita lebih
banyak waktu luang dan inilah
satu-satunya waktu yang dapat kita
kendalikan. Buatlah daftar hal yang
harus kita lakukan. Apa yang
tertinggal pada daftar hari ini
dipindahkan ke daftar hari
berikutnya, terkecuali jika sudah
terlambat atau tidak begitu
penting
sehingga
dapat
didelegasikan kepada orang lain.
Jangan menyimpan daftar selama
beberapa hari; daftar dibuat untuk
ditulis kembali, dicoret dan
disobek. Pada intinya buatlah
daftar baru setiap hari dan
usahakan untuk mengelompokkan
tugas yang sejenis.
2. Menetapkan Sasaran
Setelah menganalisis bagaimana
kita sekarang menghabiskan waktu
mestinya sudah jelas bagaiana
hidup
kita
berada
dalam
keseimbangan antara berbagai
aspek yang membentuk hidup kita.
Di dalam aspek itu termasuk karier,
keluarga, pengembangan sosial
dan pribadi serta sasaran batiniah.
Mengenai sasaran Merri ll E.
Douglass
(1999)
menyatakan
sebagai berikut:
Kebanyakan di antara kita tidak
begitu
memikirkan
tentang
sasaran. Kita hanya bereaksi atau
menanggapi tekanan dari orang
lain atau keadaan. Jika kita ingin
mengendalikan waktu dan hidup
kita sendiri, maka kita harus
menentukan sasaran kita. Orang
lain tidak dapat melakukannya
untuk kita. Dan karena kita
cenderung menemukan apa yang
kita cari maka penting untuk
memburu sasaran pribadi yang
benar.
Rencanakan waktu kita dengan
menetapkan sasaran. Sasaran apa
yang hendak kita kerjakan yang
terbagi
dalam tujuan jangka
pendek dan jangka panjang.
Tentukan waktu yang hendak kita
bagi pada setiap sasaran yang telah
kita tetapkan. Hal ini mencakup
rencana pekerjaan untuk sasaran
harian maupun sasaran sepanjang
hidup.
Selama hari kerja tekankan usaha
pada dua atau tiga hal utama yang
ingin kita selesaikan, daripada
mengerjakan sedikit-sedikit dari
semua pekerjaan. Sasaran kita
yang spesifik, terbagi dalam tujuan
nyata dan wajar dapat dicapai.
Jika sasaran telah ditentukan, kita
perlu menetapkan prioritas. Susun
peringkat sasaran kita menurut
derajat kepentingannya. Setelah
menerapkan sistem prioritas pada
sasaran dan tujuan, kita harus
memusatkan perhatian untuk
mengerjakan yang paling penting
bagi kita. Satu peraturan yang baik
untuk diingat dan diterapkan, yaitu
Prinsip atau Hukum Pareto, yang
dirintis oleh Vilfredo Pareto dalam
ukuran
ekonomi
dengan
menerapkan metode ilmu fisika
pada ilmu sosial. Hukum Pareto
telah banyak diterapkan dalam
pengendalian mutu dan masalah
manajemen. Sekarang kita coba
menerapkan Hukum Pareto pada
pengendalian
waktu
dengan
pendekatan
pragmatis
pada
masalah
operasional
yaitu
menggunakan distribusi 20 -80.
“Bila semua item dideretkan
menurut peringkat nilainya, maka
80% dari nilai akan berasal dari
20% dari item, sementara 20% nilai
berasal dari 80% item.” Untuk
menjadi lebih efektif dan puas
dengan penggunaan waktu kita,
belajarlah untuk memusatkan
perhatian pada 20% kegiatan
bernilai tinggi. Dua puluh persen
ini biasanya akan mewakili
penggunaan waktu kita yang
terbaik”.
Sasaran
seharusnya
menjadi
bagian terpadu dari hidup. Selain
menjadi alat untuk pengelolaan
waktu yang lebih baik, sasaran
dapat
memberikan
dampak
sekunder
dalam
mengurangi
ketegangan hidup kita. Dengan
menetapkan
sasaran
dalam
kehidupan bisnis dan pribadi, kita
memperoleh gambaran lebih baik
tentang siapa kita ini dan kemana
tujuan kita.
3. Menentukan Prioritas
Proses
menentukan
prioritas
melibatkan perencanaan. Seperti
dapat dikutip dari pernyataan
Profesor Hibbard dan Landrum
(1998) mengenai perencanaan
sebagai berikut:
Meskipun proses perencanaan
menyita waktu pada mulanya,
tetapi hal itu memberikan
kompensasi yang lebih baik dengan
membawa hasil lebih baik karena
menghemat waktu dalam kinerja
sebenarnya dari kegiatan. Karena
itu sempatkan diri untuk membuat
rencana. Jangan melibatkan diri
dalam manajemen krisis. Untuk
dapat merencanakan dengan baik
dan
menentukan
prioritas,
pakailah waktu di akhir hari, entah
pagi
atau
petang,
untuk
menetapkan
sasaran
harian
dengan
membuat
peringkat
menurut derajat kepentingannya.
Prioritas sebaiknya ditetapkan
setiap hari. Tuliskan semua yang
hendak kita kerjakan besok,
selanjutnya kelompokkan menurut
kepentingannya: :”A”, “B” atau
“C”. Mulailah dengan prioritas “A”,
sehingga waktu kita tersita untuk
hal
terpenting
lebih
dulu.
Kembangkan kebiasaan untuk
membuat rencana setiap hari.
Tuliskan semua sasaran dan
rencana pada daftar harian dan
ikuti daftar itu. Ini merupakan cara
yang cepat untuk menambah
kendali
atas
waktu
kita.
Sebenarnya kita menganalisis cara
kita menggunakan waktu sebelum
bertindak, dimana kita masih dapat
mengubahnya. Perencanaan harian
dari sub sasaran adalah hal yang
esensial untuk mengelola waktu
dengan baik. Agar perencanaan
dari sasaran
harian menjadi
efektif, prioritas harus ditetapkan.
Dengan menjadwalkan waktu kita
melalui penetapan prioritas, kita
belajar
untuk
menghindari
komitmen
berlebihan. Belajar
untuk kapan dan bagaimana
berkata “tidak” menjadi hal yang
penting
karena
komitmen
berlebihan
akan
mencairkan
efektivitas kita. Ketidakmampuaan
untuk berkonsentrasi pada sasaran
penting
seringkali
karena
memberikan sedikit waktu kepada
banyak banyak hal daripada
mencurahkan waktu cukup pada
beberapa hal saja. Dengan
menetapkan prioritas, kita dipaksa
untuk mendelegasikan tanggung
jawab kepada orang lain karena
kita harus menggunakan waktu
kita sebaik-baiknya. Seharusnya
kita tidak melakukan sesuatu yang
dapat didelegasikan kepada orang
lain.
Jangan
pernah
menghamburkan waktu kita pada
item berprioritas rendah.
Kita dapat melakukan lebih banyak
hal dengan menjadwalkannya
secara efektif.
Langkah pertama yang dapat
dilakukan
adalah
dengan
menyisihkan sedikit waktu setiap
hari untuk berpikir, meninjau
kembali dan merencanakan.
Waktu ini merupakan waktu
tenang untuk mengorganisasikan
pikiran kita. Hal ini sangat penting.
“Jam
tenang”
memberikan
kesempatan untuk berpikir dan
membuat rencana. Gagasan jam
tenang ini sebenarnya bukanlah
gagasan baru. Sekali-sekali manajer
yang efektif menutup pintunya dan
meminta sekretaris atau operator
untuk menampung semua telepon
masuk agar si manajer mempunyai
waktu untuk berkonsentrasi tanpa
ada gangguan. Pada hakikatnya,
kita semua mempunyai waktu
utama, satu atau dua jam dimana
kita sempat berpikir kreatif dan
bekerja dengan efisiensi puncak.
Bagi sebagian orang, waktu itu
adalah pada pagi hari, sedangkan
bagi orang lain waktu itu mungkin
pada malam hari. Waktu ini harus
digunakan untuk mempersiapkan
pembicaraan, menulis kertas kerja
atau
mengerjakan
beberapa
pekerjaan yang terbengkelai.
Manajer yang paling efektif
mampu membuat waktu bebasnya
justru pada saat paling sibuk.
Mereka yang tidak menyukai
bangun pagi dan bekerja lebih baik
pada malam hari, dapat “cuti” atau
“mengambil istirahat”. Yang lain
mungkin mulai pagi seka li untuk
menghindari
gangguan.
Pada
intinya, kita harus memanfaatkan
waktu utama untuk tugas penting,
berpikir dan merencanakan.
Dengan menganalisis penggunaan
waktu, menetapkan sasaran dan
prioritas, kita menjadi terorganisir,
kita mengatasi rintangan ber at
dalam menjalankan kantor, bisnis
ataupun rumah dengan efisien.
Karena lebih terorganisasikan di
kantor atau di rumah, kita memiliki
pandanganke dalam yang lebih
baik mengenai pekerjaan penting
mana yang harus didahulukan.
Setiap hari tidak terhitung ber apa
banyak waktu kita terbuang di
kantor karena tidak terorganisasi.
Hal ini paling nyata dari
penampilan meja kerja seseorang.
Meja kerja seharusnya merupakan
sarana bagi seseorang yang
memerlukannya
untuk
menyelesaikan pekerjaan, dan
bukannya
lemari
untu k
menyimpan barang bekas. Meja
kerja kita harus fungsional, bukan
hanya indah untuk dipandang. Laci
meja kerja harus digunakan
sebagai tempat penyimpanan
sementara barang-barang yang
selalu kita butuhkan untuk bekerja.
Apabila kita tidak memerlukan laci,
mintalah disediakan meja kerja
tanpa laci, karena laci dapat
merupakan tempat penyimpanan
barang-barang yang tidak terpakai
lagi.
Setelah menemukan meja kerja
yang sesuai, maka semua harus
diorganisasikan. Kita harus selalu
mampu melihat permukaan meja
kerja setiap saat. Kita hanya dapat
mengerjakan satu hal pada satu
saat yang sama. Sedangkan yang
lain harus ditempatkan pada
tempatnya
dahulu,
sehingga
mudah dimbil apabila diprlukan.
Meja kerja yang penuh sesak dapat
menghilangkan konsentrasi. Kita
dari proyek yang sedang kita
kerjakan. Supaya meja kerja kita
benar-benar efektif, bersihkan
semua materi yang terkumpul.
Jangan melakukan hal ini dengan
menempatkan semuanya dalam
satu laci. Hai itu hanya menunda
persoalannya saja. Sebaiknya
susunlah system prioritas bagi
barang yang masuk ke dalam laci.
Pertimbangkan membuang barang
yang menurut pikiran kita tidak
digunakan untuk apapun juga.
Arsip-arsip ( file) juga harus
diorganisasikan agar informasi
yang diperlukan dapat segera
dikeluarkan dan bukan
malah
menjadi
sulit
untuk
menemukannya. Arsip harus diberi
label yang jelas dan diatur dengan
sederhana sehingga memastikan
penemuan
informasi
dalam
beberapa detik saja. Arsip harus
diatur dalam kategori aktif, tidak
aktif dan kadaluarsa. Hanya arsip
aktif disimpan dekat meja kerja
kita. Buanglah yang kadaluarsa lalu
pindahkan yang tidak aktif ke
tempat penyimpanan yang lebih
murah. Apabila sistem ini telah
dikerjakan, usahakan untuk tetap
memeliharanya dalam keadaan
seperti
itu
dan
selalu
memperbaharuinya.
Langkah
selanjutnya
adalah
mengorganisasikan
pekerjaan
surat-menyurat.
.
Hanya ada tiga macam surat: yang
memerlukan tindakan, yang perlu
dibaca dan diteruskan atau
diarsipkan dan yang dapat
dibuang. Pisahkan kertas kerja kita
dalam ketiga kategori ini kemud ian
menganalisisnya. Pertama jangan
mengesampingkan item apapun
yang
memerlukan
tindakan
sebelum suatu tindakan dimulai.
Dalam kategori kedua, kita harus
segera membacanya kemudian
membaginya ke dalam item yang
harus diteruskan dan item yang
harus diarsipkan. Pada akhirnya
kategori ketiga harus ditempatkan
ke dalam bak sampah. Cobalah
ikuti pola ini setiap hari dan arus
kertas kerja harus tetap bergerak.
Sedapat mungkin setiap kertas
kerja hanya ditangani sekali saja.
Mengorganisasiukan meja kerja
dan metode penanganan kertas
kerja merupakan suatu contoh
dari prioritas dasar dalam setiap
jenis organisasi. Proses penetapan
prioritas
menjamin
bahwa
keperluan
dasar
untuk
menjalankan kantor atau bisnis
tidak
diabaikan
atau
tidak
diperhitungkan.
4. Komunikasi
Setelah
kebiasaan
dianalisis,
sasaran diidentifikasi dan prioritas
ditetapkan, tidak berarti bahawa
organisasi atau bisnis secara
otomatis
memanfaatkan
jam
kerjanya dengan cara yang paling
efisien.Masihada
persoalan
mengkomunikasikan sasaran dan
tujuan tersebut kepada bawahan
dengan cara sedemikian rupa
sehingga apa yang direncanakan,
itulah yag dilaksanakan. Dalam
kenyataannya, komunikasi menjadi
alat
manajemen
untuk
menyatukan aktivitas organjsasi
dengan
mana
sasaran
organisasi/perusahaan
dapat
dicapai.
Yang harus dicamkan
bahwa sangat penting untuk
menentukan seberapa efektif alat
ini beroperasi sebelum bergantung
padanya.
Berdasarkan
satu
penelitian, diketahui sebanyak 74%
sampel yaitu para manajer yang
berasal dari perusahaan di Amerika
Serikat, Inggris dan Jepang,
mengatakan bahwa hambatan
tunggal
terbesar
menuju
keunggulan perusahaan adalah
tidak terbangunnya komunikasi
secara
efektif.
Para
ahli
mengatakan bahwa komunikasi
bagi organisasi/perusahaan dapat
dianalogkan sebagai darah bagi
tubuh
,
tanpa
itu
organisasi/perusahaan tidak akan
bias bertahan hidup.
Komunikasi yang efektif akan
mencapai kejelasan, pengertian,
komitmen dan kreativitas. Agar
supaya kejelasan dan pengertian
bukan sekedar harapan, tapi
benar-benar menjadi kenyataan
maka tak bisa ditawar lagi bahwa
saluran komunikasi vertikal adalah
harga mati, harus terbuka.
Bawahan mempunyai hak untuk
mengetahui apa yang diharapkan
dari mereka oleh pengawas
mereka.
Bawahan
harus
memperoleh
informasi
yang
relevan, padat, akurat,langsung
dan segera. Tidak saja harus ada
komunikasi ke bawah, akan tetapi
komunikasi ke atas dari bawahan
ke pengawas pun harus tercipta.
Hal ini dapat dilakukan dengan
adanya dorongan dari pengawas
melaui pencarian umpan balik
secara aktif, misalnya : dengan
meminta, mengakui dan memberi
reward
(penghargaan)
untuk
gagasan yang diajukan; dengan
berlaku luwes atau fleksibel dalam
meluluskan peningkatan yang
disarankan oleh bawahan.Kondisi
yang demikian ini akan mengarah
pada komitmen dan kreativitas di
pihak bawahan; dan apabila orang
sudah
kreatif
dan
penuh
komitmen,
maka
besar
kemungkinan manajemen tidak
menjadi masalah.
Membangun jaringan komunikasi
yang efektif dan efisien adalah
penting supaya bawahan mengerti
dan mamahami keperluan dan
sasaran
organisasi.
Dengan
terciptanya iklim komunikasi yang
terbuka
akan
meningkatkan
peluang produktivitas yang tinggi
dan kepuasan bekerja yang lebih
tinggi pula, yang pada akhirnya
mengacu pada pencapaian sasaran
individu
dan
organisasi/perusahaan.
5. Penundaan
Semua perencanaan yang mungkin
dapat dikerjakan. Pernyataan
sasaran dan prioritas dapat ditulis.
Analisis mengenai penggunaan
waktu sekarang dan pemantapan
program
untuk
memperbaiki
kekurangan dapat diterapkan.
Akan tetapi semua itu akan sis -sia
jika tidak dilaksanakan. Kegagala n
seperti ini disebut penundaan.
Kebanyakan waktu yang terbuang
dilakukan oleh kita sendiri, bukan
orang lain! Jadi bila kita mencoba
untuk mengendalikan waktu kita,
mulailah dengan menyingkirkan
tugas yang tidak menyenangkan
sepagi mungkin.
Penundaan
merupakan
batu
sandungan terbesar bagi hampir
semua orang yang mencari
perbaikan dalam memanfaatkan
waktunya. Penundaan merupakan
penyebab rencana menjadi kabur,
mimpi tidak terpenuhi dan lebih
banyak waktu terbuang percuma.
Penundaan tidak menghargai
apapun dan siapapun. Bagi banyak
orang menunda-nunda sudah
menjadi kebiasaan buruk yang
dapat menghancurkan karier kita,
merusak kebahagiaan bahkan
dapat memperpendek umur kita.
Dapat disinyalir bahwa ada tiga
penyebab utama yang mengarah
pada penundaan, yaitu:
1) hal yang tidak menyenangkan
2) proyek yang sulit
3) keraguan.
Bagi kebanyakan orang, hal yang
tidak menyenangkan merupakan
penyebab
tunggal
terbesar
terjadinya
penundaan.
Kita
cenderung menunda pekerjaan
yang tidak menyenangkan. Deng an
kata lain, kita tidak mendapat
kepuasan
dalam
melakukan
kegiatan yang satu ini. Menunda
melakukan pekerjaan yang tidak
menyenangkan akan membuatnya
semakin tidak menyenangkan. Satu
jalan keluar terletak pada cara
menjadwalkan kegiatan hari itu.
Tugas yang kita anggap tidak
menyenangkan dan selalu ditunda,
seharusnya dijadwalkan pertama.
Dengan cara demikian ini kita
dapat
dengan
cepat
menyingkirkannya,
sehingga
membebaskan
kita
untuk
berkonsentrasi pada pekerjaan
untuk sisa hari itu, Perasaan puas
karena sudah menyelesaikan tugas
yang
tidak
disenangi
akan
mendorong
kita
untuk
menyelesaikan tugas lain yang
dijadwalkan. Apabila tugas ini telah
diselesaikan, maka pikiran kita
sekarang bebas untuk beralih pada
topik yang lain, dan kita tidak perlu
memikirkan tugas yang tidak
menyenangkan lagi. Seringkali ,
jika tugas tidak menyenangkan
ditangani secara langsung, ternyata
hal itu tidak seburuk seperti apa
yang kita piker dan bayangkan.
Cara lain untuk menangani tugas
yang tidak menyenangkan adalah
dengan : menganalisis tugas untuk
melihat apa yang membuatnya
tidak menyenangkan; menangani
tugas yang tidak menyenangkan
sedikit demi sedikit, misalnya
dengan mengerjakan tugas itu
setiap kali selama lima atau
sepuluh menit; belajar untuk
mengenal kegiatan kritis kita yang
sedikit dan memusatkan perhatian
kita
untuk
mengerjakannya
terlebih dahulu. Harry Rotenbury
(1998)
merekomendasikan:
“
Tetapkan batas akhir untuk setiap
sasaran. Tidak ada jalan lain yang
lebih baik untuk mempercepat
kinerja.”
Penyebab
kedua
penund aan
adalah kesulitan. Proyek yang sulit
membutuhkan pendekatan khusus
yang memecah tugas sulit itu ke
dalam unit yang lebih kecil dan
setiap saat memfokuskan usaha
pada satu bagian saja. Hal ini dapat
dicapai dengan atau memecah
unit menurut isi atau wakt u yang
tersita untuk setiap sub unit.
Metode ini memberikan hasil
dalam membuat tugas yang rumit
menjadi
serangkaian
tugas
sederhana. Selain itu juga mampu
memberikan pandangan yang lebih
baik dimana harus memulai.
Apabila tugas dimulai maka akan
lebih muah untuk menggabungkan
semua bagian. Pada kenyataannya,
seringkali kita menghindari tugas
sulit karena tidak tahu dimana
harus memulai.
Penyebab
ketiga
penundaan
adalah
munculnya
keraguan.
Setiap orang ingin membuat
keputusan yang benar agar
menghindari hasil yang tidak
memuaskan. Cara terbaik untuk
melakukan hal ini adalah dengan
mengumpulkan semua informasi
yang ada, membuat keputusan
kemudian bertolak dari situ
dengan tindak lanjut. Yang
terpenting
untuk
mengatasi
keraguan ini, jangan terus menerus
mengenang
dan
memikirkan
masalah itu kembali. Apabila
keputusan yang kita ambil ternyata
kurang tepat, maka kita dapat
menanganinya saat masalahnya
muncul nanti.
Sehingga kesimpulannya, para
sarjana di lapangan memberikan
dua gagasan untuk menghindari,
menjauhi,
serta menyingkirkan
penundaan.
Pertama
adalah
dengan menjelaskan tujuan kita,
memastikan bahwa apa yang kita
piker menjadi keinginan kita dan
benar-benar kita inginkan. Saran
yang
kedua
adalah
mengembangkan
kebiasaan
membuat rencana setiap hari.
Tuliskan rincian apa saja yang
hendak kita selesaikan setiap hari,
kemudian laksanakan itu dan
mulailah
dengan
hal
yang
terpenting terlebih dahulu. Dan
pada akhirnya, penundaan seperti
juga masalah yang lain, dapat
diatasi dengan tindakan yang
positif. Cara termudah untuk
mengatasi penundaan adalah
dengan
berusaha
jangan
mamperkenankannya
untuk
terjadi.
C.KESIMPULAN
Dari apa yang telah dipaparkan
dalam pembahasan di atas dapat ditarik
kesimpulan bahwa: kita harus dapat
mengendalikan hidup kita jika kita ingin
mengendalikan waktu kita secara efektif.
“Hidup
yang diatur dengan baik
memberikan waktu untuk segala hal, untuk
merencanakan,
melaksanakan
dan
bertindak lanjut. Waktu tidak dihabiskan
dengan menyesali atau mencoba hidup
secara retroaktif, atau dengan menjel askan
mengapa sesuatu yang dibutuhkan tidak
dilakukan.”
Belajarlah menerapkan praktek
manajemen waktu yang baik untuk
meningkatkan penggunaan waktu kita.
“Hal terpenting dalam mengelola waktu
kita dengan efektif adalah dengan
mengukir kehidupan kita yang p aling
memuaskan dan sekaya mungkin.” Kita
dapat mengendalikan waktu dan hidup
kita. Kita akan dapat mencapai hasil lebih
besar dan memperoleh kepuasan yang
lebih besar pula dari apa yang kita
kerjakan. Dengan meningkatnya perasaan
pencapaian, kepuasan dan pemenuhan
kita, maka akan meningkat pula kualitas
kehidupan kita. Waktu kita adalah hidup
kita. “Waktu adalah hidup, dan hidup
adalah waktu; jika kita membuang waktu,
maka kita juga membuang kehidupan; dan
apabila kita mengendalikan waktu kita,
maka kita mengendalikan hidup kita.”
Jadi kalau waktu adalah salah satu
suber daya yang unik, langka dan penting
sama halnya dengan sumber daya lain yang
harus kita kelola dengan baik, secara
efektif dan efisien maka sangatlah tepat
dan bijak jika kita kembali pada pepatah
bahwa “time is money”.
Berikut ini dapat dikemukakan
sepuluh petunjuk untuk manajemen waktu
yang efektif sebagai berikut:
 Buatlah daftar baru hal-hal yang
hendak kita kerjakan, setiap hari.
 Gunakan “jam tenang” atau
“waktu utama” untuk
berpikir,merencanakan dan
melakukan tugas penting.
 Kelompokkan tugas-tugas yang
serupa.
 Tetapkan sasaran jangka pendek
maupun jangka panjang, dan
tetapkan batas waktunya.






Tetapkan prioritas setiap hari. Buat
peringkat
tugas
dalamurutan
prioritas dan kepentingan.
Lakukan
tugas
terpenting;
delegasikan tugas yang mendesak
dan tidak mendesak. Hindari
komitmen berlebihan. Jangan
mengerjakan sendiri tugas yang
berprioritas rendah.
Organisasikan pekerjaan kertas;
golongkan mana yang memerlukan
tindakan, yang harus dibaca dan
diteruskan atau diarsipkan, dan
yang dapat dibuang.
Laksanakan terlebih dahulu tugas
yang menyenangkan atau tugas
yang dienggani.
Sadari jika kita membuang waktu.
Ambillah tindakan yang sesuai.
D. DAFTAR PUSTAKA
A.Dale Timpe, The Management of
Time,The Art and Science of business
Management; KEND Publishing, Inc,
New York, 1997.
A.Dale Timpe, Seri manajemen Sumber
Daya Manusia, Menegelola Waktu (
terjemahan Susanto Boedidharmo); PT
Elex Media Komputindo Kelompok
Gramedia, Jakarta,2002.
Harry C. Rotenbury, The Time Log;
Management World ( edisi Juli,
1997).
Harry C. Rotenbury, Time Management
and Scheduling; Management World
( edisi Mei, 1997)
Harry C. Rotenbury, Time Management
and Communication; Management
World (edisi September, 1998 )
Janet G. Hibbard dan Robert K. Landrum,
How to Fight Time and Win; Personnel
Journal ( edisi Mei 1998)
Merrill E. Douglass, Creative Use of Time;
The Personnel Administrator (edisi
Oktober, 1999)
Peter F. Drucker, How to Be an Effective
Executive; Nation’s Business ( edisi
April, 2001)
Pareto, Vilfredo., Course d’Economie
Politique ( Hukum Pareto atau
Peraturan 80/20).