event management - Universitas Mercu Buana

EVENT MANAGEMENT
MENYEBARKAN PROPOSAL EVENT KAMPUS
Modul ke:
SUHENDRA, S.E., M.Ikom
Fakultas
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Program Studi
Periklanan dan
Komunikasi
Pemasaran
www.mercubuana.ac.id
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Penyelenggaraan event kampus memiliki alternatif
untuk mencari sumber dana, diantaranya
dukungan sponsor.
• Biasanya sponsor akan mendanai jika event yang
diselenggarakan sesuai dengan perusahaannya.
• Event yang diselenggarakan dan sponsor harus
sama-sama memiliki pangsa pasar yang sama.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Goldblatt
(2002)
mengungkapkan
berbagai
langkah harus dipertimbangkan penyelenggara
acara sebelum menjalin kerjasama dengan
sponsor, diantaranya; apakah jenis event yang
akan
diselenggarakan?
Misalnya
seminar,
workshop, bazar. Apa jasa-jasa pemasaran yang
akan ditawarkan kepada sponsor? Peluang apa
yang tersedia dan menarik bagi sponsor?
Misalnya, sponsor bisa memasarkan produknya,
atau produk sponsor menjadi obyek seminar atau
workshop, dan berbagai benefit lainnya bagi
sponsor.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Pada prinsipnya pemberi sponsor tidak hanya
melihat keuntungan langsung saja, tapi event yang
diselenggarakan harus mampu meningkatkan citra
yang akan dibangung event terhadap perusahaan
pemberi sponsor.
• Crompton
(1994)
dalam
Baldwin
dkk
mengungkapkan tentang hubungan yang saling
menguntungkan antara pemberi sponsor dan
event.
• Hubungan tersebut terlihat pada gambar di bawah
ini;
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Melihat kepentingan yang harus sama-sama
dibangun antara event dan bisnis seperti pada
gambar tersebut, tentunya harus diketahui
dengan jelas apa tujuan perusahaan menjadi
sponsor dan apa tujuan event ingin
mendapatkan sponsor?
• Misalnya dalam event “seminar dan workshop
fotografi smartphone”, sponsor potensial yang
dipilih adalah produsen smartphone, terutama
yang mengandalkan fitur camera sebagai
andalannya.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Penyelenggara event akan memberikan benefit
kepada brand smartphone tersebut agar
produknya digunakan untuk workshop dan
brand mendapatkan kesempatan pula untuk
melakukan direct selling melalui booth yang
disediakan penyelenggara.
• Adanya kesesuaian antara produk dengan
tema seminar dan workshop tentunya menjadi
daya tarik bagi produsen smartphone.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Penyelenggara event akan memberikan benefit
kepada brand smartphone tersebut agar
produknya digunakan untuk workshop dan
brand mendapatkan kesempatan pula untuk
melakukan direct selling melalui booth yang
disediakan penyelenggara.
• Adanya kesesuaian antara produk dengan
tema seminar dan workshop tentunya menjadi
daya tarik bagi produsen smartphone.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Pihak penyelenggara event pun mendapatkan
keuntungan dengan pertukaran hubungan
antara sponsor dan event.
• Penyelenggara event akan mendapatkan
sejumlah dana atau produk yang relevan dengan
tema seminar/ workshop, bahkan mampu
meningkatkan citra event jika sponsor tersebut
merupakan brand ternama.
2. MEMILIH SPONSOR YANG SESUAI EVENT
• Sponsor merupakan kontrak komersial yang
berisi kontribusi perusahaan kepada
penyelenggara event atas sejumlah uang atau
produk.
• Selain memiliki kesamaan tujuan, perlu
diperhatikan dalam memilih sponsor adalah
apakah target pengunjung event sesuai dengan
target konsumen pemberi sponsor?
2. MEMILIH SPONSOR YANG SESUAI EVENT
• Setelah mencari dan memilih sponsor potensial
yang memiliki kesamaan tujuan dengan event
yang akan diselenggarakan, Natoradjo (2011)
menjelaskan bahwa
penyelenggara perlu
melakukan pendekatan dalam mengidentifikasi
dan mencari sponsor yang patut dijadikan mitra
event tersebut, yaitu ;
a) Menentukan jumlah dana yang diperlukan
dari pihak sponsor. Perlu diketahui bahwa
tidak semua sponsor memiliki kemampuan
finansial yang sama.
2. MEMILIH SPONSOR YANG SESUAI EVENT
b) Menghubungi
asosiasi,
pemasok,
dan
distributor produk-produk perusahaan agar
dapat memperoleh informasi tentang para
sponsor.
c) Menghubungi agen-agen periklanan untuk
menanyakan apakah klien mereka tertarik dan
berminat menjadi sponsor event.
d) Melakukan penelitian dari majalah, media
online, atau website perusahaan untuk
mengetahui kegiatan perusahaan yang akan
dipilih menjadi sponsor event.
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
•
Setelah
penyelenggara
event
kampus
menetapkan siapa yang akan menjadi sponsor
potensial, maka tim marketing event harus
segera menghubungi calon sponsor.
•
Hal penting yang harus diperhatikan ketika
akan
menghubungi
sponsor
adalah
mengetahui nama, alamat, dan jabatan orang
yang adala dalam perusahaan yang dituju.
•
Meskipun secara standar proses pengelolaan
sponsor setiap perusahaan berbeda-beda,
tetapi dengan mengetahui orang yang ada di
perusahaan tersebut akan lebih memudahkan
kontak untuk menghubungi sponsor
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
• Setelah proposal selesai disiapkan, maka
proposal
dapat
dikirim
langsungg
ke
perusahaan potensial melalui kurir, diantar
langsung, atau melalui email. Jika melalui
email, perlu diperhatikan adalah “attachment”.
• Proposal yang diupload harus ditulis lengkap,
misalnya
“Proposal
Event
Smart
Fotografi…Smartphone!
Uiversitas
Mercu
Buana”, jangan cuma menuliskan “Proposal”,
apalagi cuma “untitled”.
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
• Jangan pernah mengirim massal proposal ke
perusahaan-perusahaan potensial.
• Maksudnya jangan sekali-kali mengirimkan
proposal secara bersamaan ke semua
perusahaan potensial dalam satu email.
• Selain sangat tidak beretika, membuat
perusahaan calon pemberi sponsor tidak enak
melihatnya uliskan “Proposal”, apalagi cuma
“untitled”.
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
• Isi email pada body email harus singkat dan jelas.
Tidak perlu bertele-tele.
• Langsung to the point menjelaskan apa eventnya?
Diselenggarakan kapan dan dimana?
Sumber : Ahmad Arib
4. WAKTU ADALAH SEGALANYA
• Dalam penyelenggaraan event kampus yang
membutuhkan sponsor, perlu diperhatikan bahwa
proses untuk mendapatkan sponsor dapat memakan
waktu cukup panjang. Antara 12 – 18 bulan
(Goldblatt : 2002).
• Untuk event kampus sebagai tugas akhir mata kuliah
event management, paling minimal butuh waktu 2 – 3
bulan, bahkan bisa lebih.
• Dengan demikian agar dapat melakukan persiapan
secara efektif, penyelenggara event kampus harus
mempertimbangkan waktu jauh-jauh hari sebelum
memutuskan bekerjasama dengan sponsor
4. WAKTU ADALAH SEGALANYA
• Waktu sangat berharga, waktu adalah segalanya.
Untuk itulah perlu dibuat timeline event dan action
plan agar dapat terkontrol seluruh aktivitas selama
pre event.
• Waktu yang meleset akan berakibat fatal, karena
akan berdampak pada mundurnya aktivitas-aktivitas
lainnya. Bahkan berpotensi gagalnya
penyelenggaraan event.
• Sehingga seluruh divisi harus fokus pada timeline
dan action plan yang sudah dibuat. Jika terjadi
hambatan dan deadline, maka harus segera
dilakukan plan B atau dicarikan solusi untuk
memperlancar penyelenggaraan event.
4. WAKTU ADALAH SEGALANYA
• Waktu adalah segalanya, sehinga diperlukan
komunikasi yang baik antara tim marketing
penyelenggara event dengan calon sponsor
potensial.
• Jangan hanya menunggu untuk dihubungi, tapi
menjemput bola menanyakan perkembangan
proposal yang diajukan.
• Sebaiknya jangan hanya berkomunikasi via telepon
atau email, berusahalan agar bisa bertemu langsung.
Biar bagaimana pun komunikasi tatap muka (face to
face) akan lebih berdampak positif dibandingkan
berkomunikasi dengan media lainnya.
Daftar Pustaka
Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung.
Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta.
Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event
Management, Kompas Gramedia,Jakarta.
Thesis :
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/20122010
28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih
SUHENDRA, S.E., M.Ikom