Influencing Communication

Influencing Communication
Laboratorium Leadership dan Komunikasi
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Tujuan
• meningkatkan wawasan dan keterampilan
mengenai konsep dan aplikasi komunikasi
efektif bagi leader
Secara khusus bertujuan mengembangkan
keterampilan:
• Presentasi Persuasif
• Lobi dan Negosiasi
Sistematika
•
•
•
•
Pengantar
Apa Itu Komunikasi?
Manajemen Komunikasi
Menuju Komunikasi Efektif
PENGANTAR
KOMUNIKASI
DASAR
ARTI PENTING KOMUNIKASI
ELEMEN
KOMUNIKASI
LOBI
LEVEL
KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
DLM PRAKTEK
INTERPERSONAL
KELOMPOK
KOMUNIKASI
PERSUASIF
NEGOSIASI
ORGANISASI
ADVOKASI
SOSIAL
KAMPANYE
Attention
To Details
Data
gathering
& analysis
Computer
Literacy
Planning &
Organizing
Conceptual
thinking
Negotiating
Decision
making
Problem
solving
Financial
awareness
Proactivity
& initiative
External
awareness
Innovation
orientation
Internal
awareness
Entre-Intra
preneurship
CUSTOMER
FOCUS
Competencies and
Competency Tree
for Leadership
(HARD & SOFT Skills)
“HARD Skills”
People
Development
Continues
Learning
Adaptability
Persuasiveness
& Influence
Integrity
Tenacity
& Result
Orientation
Self
Confidence
“SOFT
Skills”
Interpersonal
Understanding
Sociability &
Networking
Stress
Tolerance
QUALITY
ORIENTATION
TEAMWORK
“Core
Competencies”
Leadership
Accountability
Oral
Communication
& Presentation
Written
Communication
Aktifitas
Penduukung
Aktifitas
Pelayanan
Value Change
Pra
Proses
Pasca
Pelayanan
Pelayanan
Pelayanan
Keuangan
SDM
Sistem
Informasi dan
Teknologi
Aset: sarana
prasarana
Logistik
Nilai
yang
didapat
Struktur Organisasi
Budaya Organisasi, Leadership dan Komunikasi
Donald M. Berwick
MANAJEMEN KOMUNIKASI
• Bidang yang mempelajari bagaimana individu
mengelola proses komunikasi mengenai
hubungan mereka dengan orang lain dalam
beragam situasi
• Di dalam organisasi, manajemen komunikasi
berarti perencanaan, implementasi,
pengawasan dan revisi yang sistematis
terhadap semua saluran komunikasi di dalam
organisasi
MENGAPA DIPERLUKAN?
• Memastikan semua pihak di dalam organisasi
mendapatkan informasi yang diperlukan,
berfungsi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan
• Manajemen komunikasi terdiri dari dua
bidang, yaitu: manusia dan
kompetensi.
TUJUAN KOMUNIKASI
• Memberikan informasi: kepada para klien,
kolega, bawahan, supervisor, masyarakat
• Mengekspresikan Emosi
• Mempengaruhi orang lain : menginisiasi,
memotivasi, mengurangi perselisihan,
menggerakkan orang lain/masyarakat
• Dalam organisasi: pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan
PRINSIP DASAR KOMUNIKASI
• tidak dapat dihindari dan sebagian adalah non
verbal
• dimulai dengan diri sendiri dan orang lain
secara simultan
• dipengaruhi lingkungan dan gangguan
• merupakan sebuah proses
• sebuah transaksi dan memiliki efek
HAMBATAN KOMUNIKASI
• Faktor yang bersifat teknis
• Faktor yang sifatnya perilaku
• Faktor yang bersifat situasional
Faktor perilaku
•
•
•
•
Budaya: Bahasa, Kebiasaan/adat istiadat
Body Language: Ekspresi wajah, Gestures
Ekspresi Suara
Emosi
(prasangka,suasana yang kaku, ketidakmauan
untuk berubah)
Faktor situasional
1. Degrees of Respect
- Titel
- Jabatan
- Kredibilitas
2. Kondisi Lingkungan
- Kebisingan
- Interupsi
- Privacy
Komponen Komunikasi
Komunikator
Pesan
• Komunikator : orang atau
organisasi yang memiliki pesan
• Pesan: sesuatu untuk
disampaikan
• Media: metode untuk
menyampaikan pesan (rapat,
telephone, surat, email,
laporan, ekspresi wajah)
• Komunikan : target audience
• Feedback: reaksi/respon dari
audiens
• Context: situasi, lingkungan,
budaya, circumstances
Adapted from “Mind Tools e-book”; http://www.mindtools.com, retrieved May 8, 2009
Media
Feedback
CONTEXT
Komunikan
Komunikasi Efektif
“Adanya pengertian, dapat
menimbulkan kesenangan,
mempengaruhi sikap, meningkatkan
hubungan sosial yang baik dan pada
akhirnya menimbulkan suatu
tindakan”.
Jalaluddin dalam buku Psikologi komunikasi 2008, 13
TANDA-TANDA KOMUNIKASI EFEKTIF
• Informasi yang diterima sama dengan
informasi yang dikirim
• Umpan balik sesuai tujuan
• Ada hubungan saling menghargai
• Bahasa non verbal sesuai dengan verbal
16
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kurangnya kemampuan dalam berkomunikasi
Sikap kurang selaras
Kurang mengetahui sistem sosial setempat
Prasangka yang negatif
Jarak
Kesalahan penafsiran bahasa
Penyajian kurang menarik
Indera kurang baik
Alat bantu yang tidak memadai
Komunikasi berlebihan
Komunikasi hanya satu arah
CARA MENINGKATKAN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Usahakan ada umpan balik
Gunakan bahasa yang dimengerti
Gunakan beberapa media
Bila mungkin lakukan tatap muka
Sadari arti simbolik bahasa non verbal
Persepsi yang positif terhadap orang lain
Meningkatkan kemampuan mendengar
Kejelasan pernyataan tentang pesan
Penggunaan emosi yang tepat
Komunikasi Persuasif
• Proses komunikasi
berdasarkan kegunaan
• to persuade:membujuk atau
menyarankan
Level of Communication
Publik /
Massa
Organisasi/
Kelompok
Interpersonal
Intrapersonal
Stephen W. Littlejohn, 2002
INTRAPERSONAL COMMUNICATION
• Komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang,
berupa pengolahan informasi melalui
pancaindra dan sistem saraf
• Contoh : berpikir, merenung, menggambar,
menulis sesuatu, refleksi, dll
INTERPERSONAL COMMUNICATION
Proses komunikasi antara dua orang atau lebih
yang saling merespons dan mempengaruhi
secara simultan (model transaksional)
PRINSIP - PRINSIP
 Sangat peka konteks
 Terdiri dari dua jenis: verbal dan non
verbal
 Kecakapan komunikasi interpersonal
dapat dipelajari dan ditingkatkan
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
• Percaya/trust
• Perilaku suportif
• Sikap terbuka
mendorong timbulnya sikap saling memahami,
menghargai dan saling mengembangkan kualitas
FAKTOR KOMUNIKASI INTERPERSONAL
• Pengetahuan (term of reference)
• Pengalaman (field of experience)
• Empati (lebih dari simpati)
– Kematangan emosional
• Situasi dan tempat
Citra diri
• Bagaimana kita memandang diri kita
sendiri
• Akan menentukan bagaimana orang lain
memandang diri kita
Aspek-aspek Pribadi
– Hubungan dengan keluarga, saudara, dll
– Perilaku dalam situasi sosial & profesional
– Latar belakang & lingkungan asal
– Peran dalam kehidupan di sekolah, rumah,
pekerjaan, dan masyarakat
– Pekerjaan dan pangkat yang disandang
– Cita-cita, ambisi di masa datang
Bagaimana citra diri Anda
mempengaruhi Anda
Timbulnya label
diri Anda
Citra Diri Anda
Timbulnya
keyakinan tentang
sikap & perilaku
yang sesuai dengan
citra Anda
Bagaimana sikap pribadi yang positif
• Memberikan informasi yang benar
• Memberikan bantuan sesuai kemampuan,
dan merujuk/membantu merujuk kepada
yang lebih mampu
• Menerima kritik dan saran dengan senang
hati
• Menghindari debat yang tidak rasional, dan
minta maaf bila mengecewakan
Memperbaiki Citra Diri
• Perbaiki citra tubuh
• Kembangkan sikap
pribadi yang positif
• Bersikap yang baik
dalam pergaulan
• Belajarlah tersenyum
12 Petunjuk sikap dalam pergaulan
• Menyesuaikan diri, tetapi jangan kehilangan jati diri
• Menghormati dan menyenangkan orang lain
• Berkata terus terang dan sopan
• Tidak mudah tersinggung
• Berani dan penuh perhitungan
• Tidak menonjolkan diri
12 Petunjuk sikap dalam
mengembangkan diri
• Tidak emosional
• Belajar bicara lancar, tetapi tidak terlalu banyak cakap
• Banyak senyum
• Hindarkan dari orang orang suka gosip, agresif, jangan
menjadi sumber kekesalan
• Biasakan mengucapkan terimakasih
• Tumbuhkan rasa percaya diri
PERSIAPAN DIRI MENGHADAPI PRIBADI
YANG BERBEDA







Berusaha mengerti motivasi diri sendiri
Jangan terlalu cepat menilai motivasi orang
lain
Bersikap sabar
Berpikir positif terhadap orang lain
Peka terhadap kondisi saat ini
Yakin bahwa yang dapat membuat merasa
baik diri kita adalah diri kita sendiri
Bersiap menerima kekecewaan
Keterampilan Komunikasi Interpersonal
•
•
•
•
•
Observasi
Mendengar
Membaca
Menulis
Berbicara
Kemampuan seseorang untuk dapat mendengarkan sama
baiknya dengan kemampuan berbicara.
OBSERVASI
• Antusias/memahami (tersenyum,
mengangguk-angguk, kontak mata,
mengiyakan)
• Bosan (menguap, melihat dengan pandangan
kosong, menggerak-gerakkan kaki,
merebahkan diri di kursi, melihat jam)
• Bingung (mengerutkan kening, menggarukgarukkan kepala, menggerak-gerakkan bibir,
melihat dengan pandangan kosong)
Mendengarkan: Pengaruh
pengasuhan dalam pembentukan
sikap dan kepercayaan diri
dalam berkomunikasi
Levels of Listening
Empathetically
Attentively
Selectively
Pretend
Ignore
7/23/2017
36
TEKNIK MENDENGAR
• Mendengar dengan penuh perhatian
• Mengerti pesan verbal komunikator
• Memahami perilaku non verbal
komunikator
• Berhenti bicara
• Ciptakan suasana nyaman
• Tunjukkan minat
• Jauhkan gangguan yang mungkin
mengganggu
• Kendalikan emosi
• Terima argumentasi dengan tenang
• Megajukan pertanyaan dengan tepat
KOMUNIKASI VERBAL
•
•
•
•
•
•
Kemaknaan
Perbendaharaan kata
Kecepatan
Nada suara
Kejelasan dan ringkas
Waktu
38
KOMUNIKASI ORGANISASI
• Internal (manajer dan karyawan, antar
karyawan)
• Eksternal (pihak-pihak di luar organisasi)
Komunikasi Internal: Atasan - Bawahan
• Peran Manajer dalam Bekomunikasi:
– Pembagi informasi
– Penolong/pendukung/fasilitator/ pencipta
kesempatan
– Pengontrol kualitas
– Pembimbing/mentor
– Kepemimpinan/pencipta situasi
Hukum Komunikasi “REACH”
• Respect (sikap menghargai)
• Empathy (kemampuan mendengar)
• Audible (dapat didengarkan atau dimengerti
dengan baik)
• Clarity (jelas)
• Humble (rendah hati)
Unsur-unsur Eksternal dari Diri Anda
• Penampilan: bagaimana tampil dengan apa
yang Anda kenakan, kesehatan dan perawatan
diri
• Suara: bagaimana suara Anda, cara Anda
berbicara, aksen dan kecepatan bicara Anda
• Bahasa tubuh: cara Anda duduk dan berdiri,
berjalan, bergerak, ekspresi wajah Anda, gerak
gerik tubuh, dan kontak mata
• Mendengarkan: bagaimana kualitas Anda
mendengarkan melalui bahasa tubuh
MENGENAL DIRI
o Dengan menggunakan
alat bantu
o Bertanya kepada teman
o Introspeksi diri
SEDERHANA
Laboratorium (Pengembangan) Kepemimpinan
(Leadership Development Laboratory)
KERANGKA DASAR TEORI (Basic Theoretical Framework)
Strategic
Leadership
LEADERS
(“do the RIGHT things”)
EFFECTIVE
ORGANIZATIONAL
(INSTITUTIONAL)
Managerial
Leadership
MANAGERS
(“do THINGS right”)
EFFICIENT
Personal
Leadership
“INTERDEPENDENCY”
E-I Person
Bennis, Covey, Goleman
KouzesPosner, Badaracco,
Moss-Kanter, Conger, Tichy, etc
Group / Kelompok
(TEAM)
PERSONAL
DDI, CCL, RBL
Covey Institute, etc
Executive
Leadership
(“DECIDE Objectives”)
EFFECTIVE
Transformational
Effective
Leadership
Managerial
Leadership
(“GIVEN Objectives”)
EFFICIENT
Transactional
Shared
Leadership
Personal
Leadership
(Leading Own Self)
“Competent Individual”
Collins, Drucker, Kotter,
Ulrich, Heifetz, Belbin,
McGregor-Burns, etc
samhari0605
Lab. Leadership & Komunikasi:
Kecakapan Komunikasi Personal
Komunikasi Dasar:
• Keterampilan mendengar
• Komunikasi interpersonal
• Manajemen konflik:
dinamika hubungan
Interpersonal &
mengelola konflik dalam
komunikasi interpersonal
• Komunikasi teurapetik
(Rumah Sakit)
• Service Excellent
• Manajemen Waktu
Komunikasi
persuasive:
• Presentasi
• Lobby dan
negosiasi
• Advokasi dan
Kampanye
Lab. Leadership & Komunikasi:
Kecakapan Komunikasi Organisasi
•
•
Manajemen Komunikasi Kelompok
Komunikasi Organisasional:
• Jaringan Komunikasi & Dinamika Organisasi
• Komunikasi Manajerial : Ketrampilan berkomunikasi
efektif dengan atasan, Melatih teknik-teknik komunikasi
untuk memotivasi staf, Tata cara memberikan instruksi dan
umpan balik yang efektif
•
•
•
•
Komunikasi dalam mengelola konflik
Keterampilan memimpin rapat
Komunikasi Krisis
Komunikasi Publik dan Massa : Berkomunikasi
melalui media
PROSEDUR
Latihan keterampilan komunikasi akan dilakukan dengan
prosedur berikut:
• Langkah pertama, instruktur akan menjelaskan
jalannya latihan keterampilan. Pada tahap ini peserta
dapat bertanya tentang hal-hal yang kurang jelas atau
yang ingin diklarifikasi lebih lanjut.
• Melalui fasilitasi yang diberikan oleh instruktur
peserta dapat melakukan permainan atau melakukan
peragaan berdasar kasus yang tersedia.
Diskusi
Menjelaskan dan mendiskusikan:
• Kelemahan dan kekuatan kompetensi
komunikasi Bapak/Ibu
• Kompetensi komunikasi yang paling
diperlukan di dalam bidang kerja Bapak/Ibu
Referensi
• DeVito, Joseph A. (1999). Messages: Building
Interpersonal Communication Skills. New York:
Longman.
• Kaye, Michael (1994). Communication Management.
Sydney: Prentice Hall.
• Redmond, Mark V. (2000). Communication: Theories
and Applications. Boston: Haoughton Mifflin
Company.