User manual e User manual e-Dinas - mka

Page |1
User manual ee-Dinas
Program e-Dinas merupakan program berbasis web yang digunakan untuk membuat form
perjalanan dinas, rincian anggaran biaya dan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas
karyawan untuk semua departemen, yang sudah terdaftar dalam database e-Dinas. Program ini
bisa diakses melalui alamat http://192.168.11.30/mka/. Kemudian login dengan menggunakan
NIK dan Password pada gerbang login MKA, lalu pilih Perjalanan Dinas ARPENI. Fungsi dari
aplikasi ini adalah untuk mencatat data perdinas Dalam/Luar Negri, untuk monitoring
pengeluaran perdinas, trace data. Departemen yang terkait dalam aplikasi ini adalah:
- seluruh departemen dalam perusahaan(sebagai level entry)
- Departemen HRD
HRD Officer ( Sebagai level Receive data Perdin user)
HRD Manager ( Level approval Administrasi)
- Departemen Finance
Cash Management (Level approval)
Banking (Level Approval berkaitan dengan BS)
Kasir ( Penerimaan dana BS)
Tampilan awal program ini mengharuskan user untuk login terlebih dahulu, user name
yang digunakan menggunakan NIK (nomor induk karyawan) dan password menggunakan
password yang digenerate dengan 3 digit dan sudah dipublikasikan untuk masing-masing
karyawan. Untuk company, dipilih sesuai dengan company dari user tersebut.
Copyright © IT APOL 2012
Page |2
Berikut ini adalah gambar work flow proses pengajuan perjalanan dinas hingga proses
laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas:
Gambar 1
Copyright © IT APOL 2012
Page |3
Berikut ini adalah penjelasannya:
User harus melakukan login dahulu di MKA seperti gambar dibawah ini:
Setelah login berhasil, maka user akan disuguhkan aplikasi-aplikasi yang dapat diakses, lalu
pilihlah menu aplikasi Perjalanan Dinas ARPENI seperti gambar berikut:
Copyright © IT APOL 2012
Page |4
Proses pengajuan perjalanan dinas:
User melakukan entry perjalanan dinas, entry anggaran biaya yang diperlukan untuk
melakukan perjalanan dinas user memberitahukan/announce ke atasan dengan melakukan
pengiriman email pemberitahuan kepada atasan user atasan melakukan approve pengajuan
perjalanan dinas staff HRD menerima/receive pengajuan perjalanan dinas Atasan staff
HRD melakukan approve pengajuan perjalanan dinas Staff Finance menerima/receive
pengajuan perjalanan dinas Atasan staff Finance melakukan approve pengajuan perjalanan
dinas user melakukan print form pengajuan perjalanan dinas, untuk keperluan tandatangan
oleh pihak Atasan Staff Finance, staff banking user menerima no CA(cash advance) dan
nomor BS (Bon Sementara) untuk diproses di kasir untuk mendapatkan uang user melakukan
perjalanan dinas.
Proses laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas
Setelah user kembali dari perjalanan dinas, user akan diminta pertanggungjawabannya.
Untuk proses laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas, hampir sama dengan proses
pengajuan perjalanan dinas. Hanya saja, tidak ada proses penerimaan laporan
pertanggungjawaban perdin oleh staff Finance. Jadi cukup di approve oleh atasan staff Finance
saja. Berikut ini adalah prosesnya:
User mengisi form laporan perjalanan, mengisi form pertanggungjawaban BS, mengisi beda
currency (jika ada) user memberitahukan/announce ke atasan user dengan melakukan
pengiriman email pemberitahuan kepada atasan user untuk disetujui oleh atasan user, sekaligus
melakukan upload e-Voucher untuk mendapatkan nomor voucher atasan user, melakukan
approve laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas Staff HRD menerima/ receive laporan
pertanggungjawaban perjalanan dinas Atasan staff HRD melakukan approve laporan
pertanggungjawaban perjalanan dinas user selesai melakukan pertanggungjawaban perdinas.
Gambar 2 merupakan tampilan awal ketika user berhasil masuk aplikasi perjalanan dinas:
Copyright © IT APOL 2012
Page |5
Gambar 2
User akan disuguhkan menu-menu tertentu, yang disesuaikan dengan departemen dan hak
akses masing-masing level user.
1. Untuk user biasa tampilan menunya adalah sbb:
Gambar 3
2. Untuk user level atasan biasa, tampilan menunya adalah sbb:
Gambar 4
3. Untuk user departement HRD, tampilan menunya adalah sbb:
Gambar 5
4. Untuk user level atasan departement HRD, tampilan menunya adalah sbb:
Gambar 6
5. Untuk user department Finance, tampilan menunya adalah sbb:
Gambar 7
6. Untuk user department IT, tampilan menunya adalah sbb:
Copyright © IT APOL 2012
Page |6
Gambar 9
7. Untuk user level atasan department IT, tampilan menunya adalah sbb:
Gambar 10
Note: Menu-Menu tersebut bisa berubah-ubah sesuai dengan hak aksesnya masing-masing
user dan admin.
BAGIAN I
Copyright © IT APOL 2012
Page |7
Menu-Menu Pada Rencana / Pengajuan Perjalanan Dinas
Berikut ini adalah penjelasan mengenai menu-menu yang ada pada aplikasi e-Dinas
untuk tahap rencana pengajuan perjalanan dinas pegawai.
UNTUK MENU USER BIASA BERIKUT INI ADALAH PENJELASANNYA.
1. Menu Entry
Menu entry digunakan untuk input data pengajuan perjalanan dinas baru. Ketika menu
entry diklik, maka akan tampil menu pengisian rencana perjalanan dinas seperti dibawah ini:
Contoh POP-UP
Copyright © IT APOL 2012
Page |8
Nama Pengaju adalah nama yang melakukan entry, sedangkan Nama PIC adalah nama user
yang melakukan perjalanan dinas dan yang akan melakukan BS. Untuk mengisi kolom Nama
PIC, cukup mengetikkan nama PIC yang dimaksud sampai keluar adanya POP-UP yang
berisikan daftar informasi jumlah max BS user yang bersangkutan.Keterangan tanda (*)
berwarna merah, menandakan user wajib mengisi kolom yang tertera di form ini. Untuk kode
PDH11xxxxx, merupakan kode transaksi untuk mempermudah pihak IT untuk melihat
rekapan data perjalanan dinas user, jika user mengalami sedikit masalah mengenai data
entry-an mereka.
Kolom user lain dapat diisi jika ada user lain yang ikut serta dalam perjalanan dinas.
Kolom perusahaan tujuan adalah perusahaan yang akan dituju oleh user dalam perjalanan
dinas.
Kolom lokasi merupakan lokasi / daerah tempat perusahaan yang dituju user.
Kolom tanggal berangkat dan tanggal kembali dapat diisi dengan meng-klik gambar
kalender untuk memilih tanggal yang diinginkan.
Kolom PIC tujuan, merupakan nama PIC yang ingin dituju di perusahaan tujuan user.
Kolom tujuan merupakan kolom yang diisi mengenai keperluan perjalanan dinas user.
Kolom jenis perjalanan: terdapat 2 pilihan yaitu : PDDN(Perjalanan Dinas Dalam Negri)
dan PDLN(Perjalanan Dinas Luar Negri). Kolom ini dipilih sesuai dengan jenis
perjalanan yang akan dilakukan oleh user.
Kolom nama vessel: untuk kolom ini, user diperkenankan untuk tidak memilih. Kolom
ini berisi nama-nama kapal.
Setelah user selesai melakukan input/entry data secara lengkap, user dapat mengklik
tombol
untuk menyimpan data entry PD atau tombol
untuk membatalkan
entry data.
2. Menu Edit
Menu edit digunakan untuk mengedit data pengajuan PD yang sudah pernah diinputkan
oleh user. Jika menu edit diklik, maka akan muncul tampilan sbb:
Gambar 14
Copyright © IT APOL 2012
Page |9
Pada menu Edit ini terbagi lagi ke dalam beberapa submenu yang dapat dipilih oleh user
sesuai dengan kebutuhan. Submenu tersebut adalah:
• Lihat Detail
Digunakan untuk melihat data pengajuan PD hasil inputan user berdasarkan Kode
transaksi (PDH11xxxxx) yang ingin dilihat. Tombol OK pada bagian paling bawah,
digunakan untuk mengirimkan email untuk announce/pemberitahuan ke atasan user untuk
diproses lebih lanjut (persetujuan dari atasan) berupa email. Berikut ini adalah tampilan
dari menu lihat detail ada pada Gambar 15:
Gambar 15
Gambar 16 merupakan tampilan email ketika user mengklik tulisan “Announce To
Manager” pada Gambar 15 dan dilanjutkan lagi dengan meng-klik Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 10
Gambar 16
Email ini bersifat optional, boleh dikirimkan, dan boleh juga tidak dikirimkan,
disesuaikan dengan kesepakatan antara pihak atasan – user.
•
Edit form Rencana PD
Form ini digunakan untuk mengedit data yang telah diinputkan oleh user. User dapat
mengedit data sesuai dengan kode transaksi(PDH11xxxxx) yang ingin diedit. Ketika user
mengklik Edit form Rencana PD, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 17
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 11
-
-
Jika user ingin menambahkan nama user lain yang ikut serta dalam perjalanan dinas,
user dapat menambahkan pada kolom User Lain, kemudian untuk menyimpannya,
tekan tombol “Save Data peserta”
Jika user ingin mengedit data perincian perjalanan, user dapat mengklik tombol
“Edit”. Ketika tombol “Edit’ diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 18
-
-
Setelah user selesai melakukan edit data, user dapat menyimpannya dengan mengklik tombol “Save’ atau tombol “Cancel” untuk membatalkan edit data.
User juga dapat mengedit Jenis Perjalanan (PDDN/PDLN) dan nama vessel pada
gambar 17 (hal 8), setelah selesai edit, maka klik tombol “save jenis perjalanan &
kapal”.
Jika user ingin menambahkan lokasi tujuan perjalanan, maka user dapat mengklik
tombol “Tambah Lokasi tujuan perjalanan”. Berikut ini adalah tampilan ketika user
mengklik tombol “Tambah lokasi tujuan perjalanan”:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 12
Gambar 19
Jika semuanya sudah selesai diedit, user dapat mengklik “OK” untuk kembali ke
halaman yang tertera pada Gambar 15. Sehingga user dapat melakukan announce
ulang kembali ke atasan user.
Add BS
Lihat kembali pada Gambar 14 (hal 6). Menu add BS(Bon Sementara) digunakan untuk
mengisi jumlah perkiraan anggaran biaya yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas user.
Berikut ini adalah tampilan ketika user mengklik menu ini:
-
•
Gambar 20
Pada Gambar 20, terdapat kolom Currency yang wajib untuk diisi. User dapat memilih
jenis currency sesuai kebutuhan. Setelah currency diisi, maka user dapat melanjutkan
mengisi jumlah perkiraan biaya untuk Pesawat/Kereta Api, Hotel dan Laundry, Makanan
dan minuman, Uang saku(Allowance), Transportasi, Entertainment, Fiskal/Administrasi
Lain, Lain-Lain. Untuk mengisi setiap kolom tersebut, user harus menggunakan tombol
“tabulasi” pada keyboard computer untuk mendapatkan hasil totalan dari
anggaran biaya PD. Setelah selesai menginputkan anggaran biaya, user dapat
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 13
menginputkan tanggal rencana pertanggungjawaban perjalanan dinasnya dengan memilih
kolom tanggal yang sudah disediakan.
•
Edit BS
Lihat kembali pada Gambar 14 (hal 6). Jika user terdapat kesalahan untuk menginputkan
angka nominal BS, maka user dapat mengeditnya pada menu ini. Berikut adalah tampilan
formnya:
Gambar 21
Pada gambar 21, terdapat 3 pilihan tombol, “edit”, “delete” dan “cancel”, jika ingin
menghapus BS, tekan tombol “delete”. Jika ingin mengedit data BS, tekan tombol “edit”.
Maka tampilannya akan menjadi seperti berikut:
•
Gambar 22
Cara melakukan edit nominal angka pada kolom-kolom yang tersedia juga hampir sama
dengan melakukan add BS, yaitu dengan menggunakan tombol “tabulasi” pada keyboard
computer untuk menggeser ke kolom selanjutnya supaya kolom total dapat terisi secara
otomatis. Setelah itu Save untuk menyimpan data.
Delete
Lihat kembali pada Gambar 14 di halaman 6. Menu delete ini digunakan untuk
menghapus data transaksi perjalanan dinas yang ingin dibatalkan oleh user (Jika user
batal melakukan perjalanan dinas).
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 14
3. Menu Trace
Gambar 23
User dapat melihat sampai dimana perkembangan proses approval/persetujuan rencana /
laporan perjalanan dinas mereka dengan menggunakan menu ini.
Berikut ini adalah tampilan untuk menu “Trace Rencana PD”
Gambar 24
Sedangkan untuk Gambar 25, merupakan tampilan ketika user mengklik menu “Trace
Pertanggungjawaban PD”
Gambar 25
Pada Gambar 25 terdapat tulisan “Prev”. Jika diklik , maka user dapat melihat dan mencetak
(print) rekap Laporan perjalanan dinas berdasarkan kode transaksinya(PDH11xxx).
Berikut ini adalah contoh format tampilan laporan yang bisa diprint:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 15
Gambar 26
Form pada gambar 26 adalah contoh form yang di print ketika user telah selesai membuat
laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas. Untuk kolom “Menyetujui”, kolom ini
ditandatangani oleh pihak atasan user. Sedangkan kolom “Pemohon” ditandatangani oleh
pihak user yang melakukan perjalanan dinas.
Setelah mendapatkan semua tandatangan dan persetujuan dari semua pihak yang
berwenang, maka user dapat meminta uang perjalanan dinas ke kasir dan melakukan
perjalanan dinas. Setelah kembali dari melakukan perjalanan dinas, user diminta untuk
membuat laporan pertanggungjawaban perdinasnya. Tahapan laporan perdinas, akan
dijelaskan di halaman berikutnya.
BAGIAN II
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 16
Setelah user kembali dari perjalanan dinas, maka user diminta untuk membuat laporan
perjalanan dinasnya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai tahap-tahap pembuatan laporan
pertanggungjawaban perjalanan dinas. Perlu diingat, ketika pihak atasan HRD/GA telah
melakukan approve laporan pertanggungjawaban setiap user, maka laporan
pertanggungjawaban tersebut dapat dinyatakan telah selesai.
Menu-Menu Pada Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas
Berikut ini adalah penjelasan mengenai menu-menu yang ada pada aplikasi e-Dinas
untuk tahap laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas pegawai.
4. Menu Laporan
Gambar 27
Gambar 27 merupakan tampilan ketika user memilih menu Laporan
Setelah user kembali dari perjalanan dinas, maka user diminta untuk membuat laporan
pertanggungjawaban perjalanan dinas. Pada menu inilah, user dapat memulai untuk membuat
laporan pertanggungjawabannya. Dalam menu Laporan ini terbagi menjadi beberapa
submenu lagi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan user. Sub menu tersebut
diantaranya adalah:
• Laporan Perjalanan
Pada menu ini, user dapat mengedit data perjalanan dinas user (jika ada perubahan
setelah selesai melakukan perjalanan dinas). Cara mengeditnya juga sama dengan
melakukan edit data pada proses rencana/pengajuan perjalanan dinas.
Ketika user mengklik Laporan Perjalanan, maka tampilannya adalah sbb:
Lanjutan potongan gambar dihalaman selanjutnya…
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 17
-
-
Gambar 28
Jika user ingin menambahkan nama user lain yang ikut serta dalam perjalanan dinas,
user dapat menambahkan pada kolom User Lain, kemudian untuk menyimpannya,
tekan tombol “Save Data Laporan peserta”
Jika user ingin mengedit data perincian perjalanan, user dapat mengklik tombol
“Edit”. Ketika tombol “Edit’ diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 29
-
-
Setelah user selesai melakukan edit data, user dapat menyimpannya dengan mengklik tombol “Save’ atau tombol “Cancel” untuk membatalkan edit data.
User juga dapat mengedit Jenis Perjalanan (PDDN/PDLN) dan nama vessel pada
gambar 28, setelah selesai edit, maka klik tombol “save laporan jenis perjalanan &
kapal”.
Jika user ingin menambahkan lokasi tujuan perjalanan, maka user dapat mengklik
tombol “Tambah Lokasi tujuan perjalanan”.Berikut ini adalah tampilan ketika user
mengklik tombol “Tambah lokasi tujuan perjalanan”:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 18
-
•
Gambar 30
Jika semuanya sudah selesai diedit, user dapat mengklik “OK” untuk kembali ke
halaman yang tertera pada Gambar 27 di halaman 13.
Pertanggungjawaban BS
Jika user mengklik menu Pertanggungjawaban BS
Gambar 31
Maka tampilannya adalah sbb:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 19
Gambar 32
Untuk menambahkan nominal biaya yang telah dipakai user selama melakukan
perjalanan dinas, user dapat mengklik “Detail” untuk setiap keterangan (pesawat, hotel
dan laundry, makanan dan minuman, transportasi, allowance, fiscal, dan lain-lain)
disesuaikan dengan pemakaian user ketika sedang melakukan perjalanan dinas. Berikut
ini adalah salah satu tampilan form input data untuk “Pesawat dan Kereta Api”:
Gambar 33
Untuk keterangan yang lain format inputannya hampir sama.
Sebelum melakukan input nominal biaya untuk setiap keterangan diatas, user harus
menginputkan “Mata uang yang digunakan” terlebih dahulu.
Berikut ini adalah tampilan inputan mata uang yang digunakan selama melakukan
perjalanan dinas.
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 20
Gambar 34
Setelah menginputkan mata uang yang digunakan, user baru dapat melanjutkan input data
untuk setiap keterangan.
Perlu diketahui, tombol “Add” atau “Add Detail” jika diklik akan menambahkan
1 baris dibawahnya. Jika ada kesalahan pada saat melakukan input selama belum
menekan tombol “save”, masih bisa dihapus dengan menggunakan tombol “Del”.
Tombol “Del” akan menghapus 1 baris diatasnya. Jika sudah selesai menginputkan data,
maka user dapat menyimpan data tersebut dengan menekan tombol “Save”.
Tetapi, jika user sudah terlanjur menginputkan data, tetapi ternyata data tersebut salah,
maka user dapat mengedit data yang salah tadi sambil kemudian menekan tombol
“SAVE”. Maka data yang terbaru akan tersimpan. Atau jika user ingin menghapus salah
satu data yang salah, user dapat menekan tombol “del” dilanjutkan dengan menekan
tombol “save”.
Jika ingin melihat hasil inputan user, dapat dilihat pada submenu “pertanggungjawaban
BS” (lihat gambar 31). Berikut ini adalah tampilannya:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 21
•
Beda Curency
Menu ini digunakan jika selama perjalanan dinas terdapat perbedaan currency uang.
Biasanya user yang menggunakan menu ini adalah user yang melakukan perjalanan dinas
ke luar negeri.
Gambar 35
Berikut ini adalah tampilan ketika user meng-klik menu “Beda Currency” :
Gambar 36
Di kolom bagian bawah pada gambar 36 adalah contoh cara inputnya.
•
OK
Gambar 37
Pada bagian paling kanan kolom diatas ada tombol “OK” berwarna kuning, tombol ini
diklik jika user telah selesai melakukan pengisian seluruh form laporan perjalanan
dinasnya. Jika tombol ini diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 22
Gambar 38
Gambar 38 merupakan suguhan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh user ketika
seluruh inputan form laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas telah selesai
diinputkan.
STEP 1 User dapat mencetak laporan sementara pertanggungjawaban perjalanan dinas
ke bentuk hardcopy. Bentuk format laporannya hampir sama dengan gambar 26(hal 12).
STEP 2 Announce ke atasan (pemberitahuan ke atasan user) untuk meminta
persetujuan/approval dari atasan user. Ketika STEP 2 diklik maka, user akan disuguhkan
email yang siap untuk dikirimkan ke atasan user. Email ini bersifat optional,bisa dikirim,
bisa tidak sesuai dengan kesepakatan dari user dan atasan user. Bentuk tampilan emailnya
dapat dilihat pada Gambar 16 (hal 7).
STEP 3 Jika diklik, maka akan muncul kotak pesan seperti dibawah ini yang
memberitahukan user bahwa upload voucher telah berhasil. User dapat menyimpan
nomor voucher yang tertera sebagai bukti pembayaran.
•
Jika user telah melakukan upload voucher, dan sudah mendapat persetujuan dari atasan
user, maka selanjutnya akan diproses oleh pihak HRD dan Finance. Disini user hanya
perlu menunggu dan memantau proses persetujuan dari atasan, HRD dan Finance melalui
menu print print pertanggungjawaban PD atau di menu trace trace
pertanggungjawaban PD.
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 23
5. Menu Edit Laporan
Menu ini digunakan untuk mengedit data nominal BS yang salah ketika user sudah terlanjur
mengupload ke voucher. Syarat dari data yang masih bisa diedit adalah, jika data tersebut
belum diupload ke cashbank dan program AP. Jika sudah diupload, maka user tidak dapat
mengedit data lagi.
Tampilan setelah klik edit pertanggungjawaban BS:
Jika ingin mengedit nilai nominal yang baru, user dapat menambahkan/mengurangi nominal
pada setiap kolom keterangan. Cara mengeditnya adalah dengan mengklik Detail yang
dilingkari warna kuning. Setelah user merasa selesai mengedit, klik detail yang diberi
lingkaran merah yang berfungsi untuk menambahkan currency dan untuk mengupload nilai
baru ke eVoucher. Berikut ini adalah tampilannya:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 24
Jika currency diedit, maka otomatis uang muka akan bernilai “0.00”, ini disebabkan karena
user mengedit nominal semua biaya perjalanan dinas yang sudah dientry sebelumnya pada
saat melakukan entry rencana perdinas. Yang diupload kembali ke eVoucher hanya total
pakainya saja. Untuk merubah nilai Total pakai, user harus mengedit nominal seluruh biaya
perdinas yang dipakai dan sekiranya ingin diedit (transportasi, makanan&minuman,
allowance,dll). Jika sudah selesai edit nominal, lakukan upload eVoucher seperti yg
dilingkari kuning. Tambah curr digunakan untuk menambahkan currency. Sedangkan untuk
tombol edit yg dilingkari warna merah hanya digunakan untuk mengedit currencynya saja.
Perlu diperhatikan, pada baris 2 (USD) tidak ada tombol edit dan upload eVoucher, artinya
nomor voucher dengan curr USD sudah diproses sampai ke cashbank dan AP, sehingga, user
tidak boleh mengedit nominal pada transportasi, makanan&minuman, allowance,dll. Jika
diedit, user tidak dapat melakukan upload ulang ke eVoucher. Jika hal ini terjadi, user akan
percuma saja melakukan edit nominal dengan currency USD pada nilai transportasi,
makanan&minuman, allowance,dll di eDinas karena user tidak dapat mengupload ulang ke
eVoucher. Nominal yang akan teredit hanya tersimpan di eDinas saja, sementara total pakai
USD di eVoucher, tidak akan ada perubahan, karena nilai editan total pakai USD tidak bisa
diupload ke eVoucher.
6. Menu print
Menu Print ini digunakan jika user ingin mencetak report rencana perjalanan dinas dan
report laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas baik yang masih sementara, maupun
yang sudah selesai pertanggungjawabannya. Berikut ini adalah tampilan menu print.
Gambar 39
User dapat menggunakan submenu “Print Rencana PD” untuk mencetak form perencanaan
perjalanan dinas yang akan ditandatangani oleh pihak finance/keuangan, direktur keuangan
dan penerima uang. Form report ini digunakan sebagai bukti user untuk meminta uang muka
perjalanan dinas ke kasir. Berikut ini adalah tampilan formnya:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 25
Gambar 40
Jika “Prev” diklik, maka tampilan yang bisa diprint user adalah sbb:
Gambar 41
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 26
Form pada gambar 41 merupakan contoh form yang diprint ketika user akan berangkat
melakukan perjalanan dinas. Kolom MENGETAHUI, ditandatangani oleh user dan
atasan user.
Untuk submenu “Print Pertanggungjawaban PD” , digunakan jika user ingin mencetak
laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas. Berikut ini adalah tampilannya:
Gambar 42
Jika “Prev” diklik, tampilannya adalah sbb:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 27
Gambar 43
Gambar 43 merupakan format tampilan laporan pertanggungjawaban yang bisa dicetak
ketika user telah selesai melakukan pertanggungjawaban perdinasnya. Kolom HRD/GA,
ditandatangani oleh pihak HRD/GA, kolom menyetujui ditandatangani oleh atasan user, kolom
pemohon, ditandatangani oleh user yang melakukan perjalanan dinas. Jika semua pihak telah
menandatangani, maka user dinyatakan telah selesai melakukan pertanggungjawaban.
Untuk memantau proses tahapan persetujuan dari setiap departemen(HRD, Finance), user
dapat menggunakan menu trace yang sudah dijelaskan sebelumnya diatas.
UNTUK MENU USER LEVEL ATASAN BERIKUT INI ADALAH PENJELASANNYA.
User level atasan ini berhak untuk menerima(approve) dan menolak(reject)
rencana/pengajuan perjalanan dinas para bawahannya. Menu-menu user level atasan hampir
sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit tambahan menu yaitu sbb:
1. Menu App Rencana Untuk proses approve rencana/pengajuan perjalanan dinas
bawahan
Jika menu App Renc diklik
Maka tampilannya adalah sebagai berikut:
Gambar 44
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 28
User dapat mencentang salah satu atau semua aplikasi perjalanan dinas bawahannya sesuai
yang diinginkan, setelah itu klik tombol “Approve”.
Untuk menu “lihat detail” pada gambar 44, digunakan oleh user untuk melihat isi aplikasi
rencana pengajuan perjalanan dinas bawahan. Jika diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 45
Untuk menyetujui(approve) rencana perjalanan dinas tersebut, user dapat mengklik
tombol “approve”. Tombol “reject” diklik jika user tidak menyetujui permintaan rencana
perjalanan dinas bawahannya disertai dengan mengisi keterangan rejectnya. Ketika di
approve dan di-reject, maka secara otomatis akan menampilkan format email untuk
memberitahu pihak HRD (jika di approve) dan memberitahu pihak bawahan (jika direject).
Berikut ini adalah tombol yang harus diklik jika ingin menggunakan fasilitas email:
2. Menu App Laporan Untuk proses approve laporan pertanggungjawaban PD
bawahan
Menu ini digunakan oleh user level atasan untuk meng-approve/menerima permintaan
persetujuan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas bawahan yang kemudian akan
diproses lebih lanjut oleh pihak HRD.
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 29
Berikut ini adalah tampilan ketika user meng-klik menu App Lap.
Gambar 46
Untuk melihat detail laporan dari bawahannya, user dapat mengklik “Lihat Detail”. Berikut
ini adalah tampilannya:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 30
UNTUK MENU USER LEVEL STAFF
PENJELASANNYA.
AHG (HRD & GA)
BERIKUT INI ADALAH
User level STAFF AHG ini berhak untuk menerima(receive) dan menolak(reject)
rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun yang melakukan
permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas, baik itu rencana maupun laporan
pertanggungjawabannya. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin melakukan perjalanan
dinas, mereka dapat menerima(receive) form mereka sendiri, tetapi tetap harus melakukan tahaptahap selanjutnya yaitu: approve atasan HRD receive staff HRD(dirinya sendiri) approve
atasan HRD receive finance approve atasan finance. Menu-menu user level staff HRD
hampir sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit tambahan menu yaitu sbb:
1. Menu Rec Rencana
Menu rec rencana merupakan menu yang digunakan oleh user level staff HRD untuk
menerima(receive) dan menolak(reject) permintaan perjalanan dinas dari setiap pegawai
yang mengajukan rencana maupun laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas. Jika user
memilih menu Rec Rencana, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 49
Jika user ingin melihat isi dari form pengajuan rencana perjalanan dinas pegawai, user dapat
mengklik menu “Lihat Detail”. Berikut ini adalah tampilan ketika user mengklik menu
“Lihat Detail”
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 31
Gambar 50
User level staff HRD tidak dapat melakukan edit data pengajuan persetujuan perjalanan dinas
milik user lainnya.
2. Menu Rec Laporan
Menu rec Laporan merupakan menu yang digunakan untuk menerima(receive) dan
menolak(reject) permintaan persetujuan laporan pertanggungjawaban pegawai untuk dapat
diproses selanjutnya ke atasan HRD dan bagian finance. Berikut ini adalah tampilan awal
ketika user memilih menu ini:
Gambar 51
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 32
Untuk dapat melihat kelengkapan laporan pertanggungjawaban pegawai secara detail, user
dapat meng-klik “Lihat Detail”. Setelah di-klik, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 52
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 33
UNTUK MENU USER LEVEL ATASAN STAFF
ADALAH PENJELASANNYA.
AHG(HRD DAN GA),
BERIKUT INI
User level ATASAN STAFF HRD ini berhak untuk menyetujui(approve) dan
menolak(reject) rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun
yang melakukan permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas, baik itu rencana maupun
laporan pertanggungjawabannya. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin melakukan
perjalanan dinas, mereka dapat menyetujui(approve) form mereka sendiri, tetapi tetap harus
melakukan tahap-tahap yaitu: approve atasan langsung (direksi) receive staff HRD approve
atasan HRD (dirinya sendiri) receive finance approve atasan finance. Menu-menu user
level atasan staff HRD hampir sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit
tambahan menu yaitu sbb:
1. Menu App Rencana Dept
Menu ini digunakan untuk meng-approve permintaan pengajuan rencana perjalanan dinas
khusus untuk pegawai departemen AHG(HRD dan GA) untuk dapat diproses ke tahap
berikutnya, yaitu oleh departemen finance. Berikut ini adalah tampilan ketika user memilih
menu ini:
Gambar 53
2. Menu App Rencana
Menu ini digunakan untuk meng-approve permintaan pengajuan rencana
perjalanan dinas untuk seluruh pegawai dari departemen manapun(termasuk dari AHG itu
sendiri) untuk dapat diproses ke tahap berikutnya, yaitu oleh departemen finance. Berikut
ini adalah tampilan ketika user memilih menu ini:
Gambar 54
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 34
Kita ambil contoh, kita login sebagai Ibu Eleonora(Atasan Staff HRD). Perhatikan
Gambar 54, user dengan nama ELEONORA, dapat menyetujui(approve) formnya sendiri
sebagai atasan HRD. Jadi, ketika user di departemen HRD ini sudah melalui tahap
approve atasan langsung receive oleh staff HRD maka, transaksi perjalanan
dinasnya dapat ditampilkan di menu ini, walaupun status departemennya adalah
HRD/AHG.
Untuk dapat melihat detail laporan maupun rencana perjalanan dinas setiap user,
maka cukup mengklik “Lihat Detail”. Tampilannya adalah sbb:
Gambar 55
3. Menu App Laporan
Menu ini digunakan untuk menyetujui(approve) pengajuan persetujuan laporan
pertanggungjawaban perjalanan dinas untuk seluruh pegawai dari departemen
manapun(termasuk dari AHG itu sendiri) untuk dapat diproses ke tahap berikutnya, yaitu
oleh departemen finance. Berikut ini adalah tampilan ketika user memilih menu ini:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 35
Gambar 55
Untuk dapat melihat detail laporan maupun rencana perjalanan dinas setiap
pegawai, maka cukup mengklik “Lihat Detail”. Tampilannya sama dengan tampilan
detail sebelumnya yang sudah dijelaskan diatas. Contoh dapat dilihat pada Gambar 52 di
halaman 29.
UNTUK MENU USER LEVEL STAFF FINANCE, BERIKUT INI ADALAH PENJELASANNYA.
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 36
User level STAFF Finance ini berhak untuk menerima(receive) dan menolak(reject)
rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun yang melakukan
permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin
melakukan perjalanan dinas, mereka dapat menerima(receive) form diri mereka sendiri, tetapi
tetap harus melakukan tahap-tahap selanjutnya yaitu: approve atasan HRD receive staff
HRD approve atasan HRD receive finance(dirinya sendiri) approve atasan finance. User
level ini juga dapat mengganti password. Menu-menu user level staff Finance hampir sama
dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit tambahan menu yaitu sbb:
1. Menu Rec Rencana
Menu ini digunakan untuk menerima (receive) rencana pengajuan perjalanan dinas user
dari seluruh departemen.
Gambar 56
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 37
Jika ingin melihat detail form rencana perjalanan dinas user, klik “Lihat Detail”,
tampilannya adalah sbb:
Gambar 57
Jika user ingin mengedit BS(Bon sementara setiap applikasi permintaan perjalanan dinas
User), maka dapat klik tombol “Edit BS” . Tampilannya adalah sbb:
Gambar 58
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 38
Untuk melakukan pengeditan data BS, tekan tombol “Edit”. Untuk menghapus BS, tekan
tombol “Delete”. Jika tombol “Edit” diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 59
User dapat menginputkan nominalnya secara lengkap disini. Untuk kolom Currency, tidak
boleh kosong. Untuk mendapatkan hasil totalan, gunakan tombol “tab” untuk berpindah ke
kolom selanjutnya pada keyboard computer sambil menginputkan nominal angka yang
diinginkan. Setelah selesai input, tekan tombol “Save”.
UNTUK MENU USER LEVEL
PENJELASANNYA.
ATASAN STAFF
FINANCE,
BERIKUT INI ADALAH
User level ATASAN STAFF Finance ini berhak untuk menyetujui(approve) dan
menolak(reject) rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun
yang melakukan permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas, baik itu rencana maupun
laporan pertanggungjawabannya. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin melakukan
perjalanan dinas, mereka dapat menyetujui(approve) form mereka sendiri, tetapi tetap harus
melakukan tahap-tahap yaitu: approve atasan langsung (direksi) receive staff HRD approve
atasan HRD receive finance approve atasan finance (dirinya sendiri). Menu-menu user
level atasan staff HRD hampir sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit
tambahan menu yaitu sbb:
1. Menu Approve Rencana
Menu ini digunakan untuk menyetujui (approve) rencana perjalanan dinas setiap pegawai
dari seluruh departemen. Jika menu ini diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 39
Gambar 60
User dapat melihat daftar pengajuan rencana perjalanan dinas yang siap untuk diperiksa dan
diterima(approve) oleh user. Jika ingin melihat detailnya, klik “Lihat Detail”. Jika “Lihat
Detail” diklik, maka tampilannya adalah sbb:
Gambar 61
Bedanya dengan user staff Finance, disini user dengan level atasn finance, hanya bisa melihat
data Bon Sementara pegawai saja, dan tidak dapat melakukan pengeditan.
2. Menu List Approve
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 40
Menu ini digunakan untuk melihat daftar perjalanan dinas setiap user yang sudah
disetujui(approve) oleh user(atasan staff finance).
Gambar 62
Jika user ingin melihat secara detail, klik “view”
UNTUK MENU USER LEVEL STAFF IT DAN ATASAN STAFF IT, BERIKUT INI ADALAH
PENJELASANNYA.
Menu-menu untuk user pada level Staff IT dan Atasan Staff IT hampir sama dengan
menu-menu yang ada pada level user biasa dan level user atasan biasa. Hanya saja ada tambahan
menu, yaitu Trace All dan Change Pasword.
Gambar 63
1. Menu Trace all
Copyright © IT APOL 2012
P a g e | 41
Menu ini digunakan untuk melihat daftar seluruh pegawai di seluruh departemen yang
melakukan perjalanan dinas baik itu masih rencana maupun laporan pertanggungjawaban
dinas. Berikut ini adalah tampilannya:
Gambar 64
Tambahan:
Selama form rencana maupun laporan pertanggungjawaban perjalanan Dinas,
belum sampai ke tahap receive dan persetujuan(approval) dari HRD, maka user masih
diperkenankan untuk melakukan edit data. Jika transaksi perjalanan dinas sudah
sampai ke tahap receive dan persetujuan(approval) dari HRD, maka user sudah tidak
dapat melihat bahkan mengedit data perjalanan dinasnya.
Jika pada setiap tahapan approval atasan/HRD/Finance me-reject(menolak) rencana
maupun laporan pertanggungjawaban dinas setiap user, maka, user tersebut sudah
tidak dapat memprosesnya lebih lanjut lagi, dan harus melakukan entry baru lagi.
Copyright © IT APOL 2012