Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional

35
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
Ernita Siambaton
Staf Pengajar Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta
Abstrak
Profesi merupakan suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian atau keterampilan dari
pelakunya. Sebutan “profesi” biasanya selalu dikaitkan dengan pekerjaan atau jabatan yang
dipegang/diemban oleh seseorang. Profesi ialah suatu jenis pekerjaan yang karena sifatnya
menuntut pengetahuan yang tinggi, khusus dan latihan yang istimewa, termasuk dokter, pengacara,
akuntansi, dosen, arsitek, sekretaris dan profesi lainnya. Seseorang yang mengawali karir sebagai
seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati
tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses. Pada umumnya,
persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi
dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal
setingkat diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang
kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui
seseorang dalam meniti karirnya sebagai sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan
formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris
profesional. Terpenting dari semua, profesi sekretaris profesional selalu menjunjung tinggi kode etik
profesi sekretaris yang tentu lebih mengedepankan etika dan etiket dalam meniti karir sebagai
seorang sekretaris profesional. Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan
adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi
juga harus menjiwai dan mencintai profesinya.
kata kunci : Etika, Etiket, Sekretaris, Profesi, Profesional
Abstract
Profession is a position or a job that requires the expertise or skills of the perpetrators. The term
"profession" is usually always associated with the job or position held/carried by someone.
Profession is a type of work which by its nature requires a high knowledge, specialized and special
training, including doctors, lawyers, accounting, professors, architects, secretaries and other
professions. Someone who started his career as a secretary is not necessarily directly into a
professional secretary, but must go through stages which sometimes requires a long period of time
in the process. In general, the formal requirements needed to become a secretary is to have
competence in the field of the usual secretarial evidenced by the never attended formal education
diploma (DI - D-IV). But there is no guarantee of a person having diploma in secretarial field can
be successful in a career as a professional secretary. Sometimes encountered someone in his career
as a secretary at all just do not have formal training in secretarial, but can be successful in the
category as a professional secretary. Most important of all, the profession of professional secretary
always uphold professional ethics secretary of course emphasizes ethics and etiquette in holding
career as a professional secretary. Profile of a professional secretary not only indicate the presence
of high technical competence backed dress neat and attractive, but also to inspire and to love his/her
profession.
Keywords : Ethics, Etiquette, Secretary, Profession, Professional
_____________________________________________________________________________________________________
Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015
36
PENDAHULUAN
Profesi merupakan suatu jabatan atau
pekerjaan yang menuntut keahlian atau
keterampilan dari pelakunya. Sebutan
“profesi” biasanya selalu dikaitkan
dengan pekerjaan atau jabatan yang
dipegang/diemban
oleh seseorang.
Namum
tidak semua pekerjaan atau
jabatan dapat disebut profesi karena
profesi menuntut keahlian bagi para
pemangkunya. Dengan demikian, suatu
pekerjaan atau jabatan yang disebut
profesi tidak dapat dipegang oleh
sembarang orang, akan tetapi memerlukan
suatu
persiapan
khusus
melalui
pendidikan
dan
pelatihan
yang
dikembangkan khusus untuk profesi
tersebut. Oleh karena itu, pekerjaan tidak
sama dengan profesi. Istilah profesi telah
dimengerti oleh banyak orang bahwa
suatu jabatan yang berkaitan dengan
suatu bidang pekerjaan yang sangat
dipengaruhi oleh pendidikan dan keahlian,
sehingga banyak orang yang bekerja tetap
sesuai dengan profesi masing-masing.
Namum berbekal keahlian saja yang
diperoleh dari pendidikan kejuruan, juga
belum cukup disebut profesi. Perlu
penguasaan
teori
sistematis
yang
mendasari praktek pelaksanaan, dan
hubungan antara teori dan penerapan
dalam praktek. Telah diketahui umum
penggunaan istilah profesi untuk bidangbidang pekerjaan seperti kedokteran, guru,
dosen, militer, pengacara, dan bahkan
telah meluas sampai mencakup berbagai
bidang seperti manajer, wartawan,
pelukis, penyanyi, artis, sekretaris dan lain
sebagainya.
Istilah yang mudah dimengerti oleh
masyarakat awam adalah sebuah profesi
sudah pasti menjadi sebuah pekerjaan,
namun sebuah pekerjaan belum tentu
menjadi sebuah profesi. Profesi memiliki
mekanisme serta aturan yang harus
dipenuhi sebagai suatu ketentuan,
sedangkan kebalikannya, pekerjaan tidak
memiliki aturan yang rumit seperti itu.
Sudah diketahui umum bahwa profesi
merupakan suatu jabatan yang harus
dibarengi dengan keahlian dan etika.
Meskipun sudah ada aturan yang
mengatur tentang kode etik profesi,
namun hingga saat ini masih sangat
banyak terjadi pelanggaran-pelanggaran
ataupun penyalah-gunaan profesi. Tulisan
ini membahas etika dan etiket profesi
sekretaris
profesional.
Pengertian Profesi dan Ruang Lingkup
Profesi
Pengertian profesi dan lingkupnya
selalu beragam. The Collins COBUILD
English Dictionary” (1987: 1146)
mendefinisikan profesi atau “Profession is
a type of job that requires special training
and that brings a fairly high status” –
‘Profesi adalah suatu tipe jabatan yang
membutuhkan pelatihan khusus dan
menghasilkan suatu status yang tinggi’.
Menurut Tedjosaputro (2003: 35-36),
pengertian profesi dapat dipahami sebagai
berikut:
1. Profesi adalah pekerjaan dengan
menggunakan
keahlian
khusus
sebagai mata pencaharian tetap.
Pemain profesional dapat diartikan
sebagai pemain bayaran, lawannya
amatir.
2. Profesi ialah suatu jenis pekerjaan
yang karena sifatnya menuntut
pengetahuan yang tinggi, khusus dan
latihan yang istimewa, termasuk
dokter, pengacara, akuntansi, dosen,
arsitek, sekretaris dan profesi lainnya.
Pekerjaan profesional (profesional
job) ialah suatu tugas, pekerjaan atau
jabatan yang memerlukan standar
kualifikasi keahlian dan perilaku
tertentu. Jabatan sebagai guru, dosen,
dokter, hakim, pengacara, notaries,
sekretaris dan peneliti adalah
beberapa
contoh
pekerjaan
profesional.
_____________________________________________________________________________________________________
Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
37
Dari kedua pengertian ini dapat ditarik
kesimpuan
bahwa
profesionalisme
memiliki unsur-unsur, meliputi:
(1).
Suatu
pekerjaan
yang
memerlukan keahlian;
(2). Perlu mendapatkan pelatihan
khusus; dan
(3). Memperoleh penghasilan tetap
dari padanya.
Ciri-ciri Profesi
Ciri-ciri profesi seperti yang telah
dirangkum oleh Tedjosaputro (2003: 3536), meliputi:
1. Memerlukan
persyaratan
berupa
pelatihan
ekstensif
(“extensive
training”) untuk dapat berpraktik
secara profesional;
2. Pelatihan ini harus mengandung apa
yang dinamakan “a significant
intellectual component” atau unsur
ilmiah yang sesuai, tidak sekadar
berupa pelatihan keterampilan semata;
3. Pentingya
kesadaran
untuk
mengabdikan segala kemampuan di
atas
untuk
pelayanan
terhadap
masyarakat yang semakin kompleks
sebagai
akibat
adanya
proses
modernisasi.
4. Setiap profesi cenderung memiliki tiga
ciri sebagai berikut:
a. Menggunakan
serangkaian
pengetahuan akademis, baik yang
bersifat teoritis maupun terapan di
dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat;
b. Lebih mengutamakan pemakaian
standar-standar teoritis dalam
upayanya mengukur keberhasilan
suatu profesi;
c. Memiliki suatu sistem pengawasan
terhadap praktik para pengemban
profesi dengan menetapkan kode
etik sebagai salah satu standar
perilaku para pengemban profesi.
Etika Profesi
Etika profesi berkaitan erat dengan
pekerjaan seseorang. Etika ini berlaku
dalam suatu kerangka yang diterima oleh
semua orang yang memiliki jenis
pekerjaan sama yang secara hukum atau
moral mengikat mereka dalam suatu
kelompok
profesi.
Etika
profesi
dikembangkan dan dilembagakan dalam
bentuk “kode etik”, seperti kode etik
dokter, hakim, pengacara, pegawai negeri,
guru, sekretaris dan sebagainya (Alemina,
2004: 44).
Menurut Peraturan Pemerintah No. 16
Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional
Pegawai Negeri Sipil, Pasal 3, Butir b:
“Yang dimaksud dengan etika profesi
adalah norma-norma atau kaidah-kaidah
yang ditetapkan
oleh disiplin ilmu
pengetahuan dan organisasi profesi yang
harus dipatuhi oleh pejabat fungsional di
dalam
melaksanakan
tugas dan
tanggung-jawabnya. Organisasi profesi
dibentuk dan menjadi wadah bagi para
pejabat
fungsional
sesuai
dengan
rumpun
jabatan
fungsional
yang
bersangkutan”.
Sedangkan, rumpun jabatan adalah
kelompok-kelompok jabatan yang erat
hubungannya bila dipandang dari sudut
kewajiban-kewajiban,
tanggungjawabtanggungjawab,
kecakapan-kecakapan,
atau unsur jabatan yang lain. Misalnya,
jabatan jurutulis, pengetik, jurutulispengetik, pegawai pengolah kata-kata,
dan
sekretaris,
membentuk
suatu
rumpun jabatan. Pada umumnya, etika
profesi
berhubungan
erat
dengan
kelompok-kelompok masyarakat yang
membentuk organisasi profesi mereka
demi suatu pengabdian atau pelayanan
kepada masyarakat umum.
Adanya
etika
profesi
di
Indonesia, dibutuhkan untuk menciptakan
ketenangan, ketenteraman, keselarasan,
keseimbangan dan terjalinnya hidup
gotong-royong sesuai dengan falsafah
Pancasila. Untuk men-jamin suasana
tersebut dapat berjalan dengan baik,
maka perlu adanya aturan-aturan secara
tertulis maupun tidak tertulis. Aturanaturan tersebut dipergunakan sebagai
pedoman
dalam
kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
_____________________________________________________________________________________________________
Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015
38
Etika Sekretaris
Ditinjau dari segi etimologi (asal-usul
kata), “etika” berasal dari bahasa Yunani
kuno. Kata Yunani “ethos” dalam bentuk
tunggal mempunyai banyak arti: tempat
tinggal yang biasa; padang rumput;
kebiasaan, adat; akhlak, watak; perasaan,
sikap, cara berpikir. Dalam bentuk jamak
(“ta etha”), berarti: adat kebiasaan. Dan
arti jamak inilah yang menjadi latar
belakang terbentuknya kata “etika”. Kata
“etis” berasal dari bahasa Belanda,
“ethisch”, artinya: termasuk dalam
bidang baik dan buruk. Dengan demikian
menurut pengertiannya yang asli, sesuatu
yang dikatakan baik itu apabila sesuai
dengan kebiasaan masyarakat. Kemudian
lambat laun, pengertian ini berubah, etika
adalah suatu
bidang ilmu yang
membicarakan masalah perbuatan atau
tingkah laku manusia, mana yang dapat
dinilai baik, atau sebaliknya. Sedangkan,
kata sekretaris berasal dari kata Inggris,
yaitu “secret” yang artinya rahasia. Jadi
tugastugas sekretaris tidak lepas dari
kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan
kebijakan awal yang akan dikeluarkan
oleh pimpinan atau perusahaan sedikit
banyak akan diketahui oleh sekretaris.
Karena tugas sekretaris adalah membantu
pimpinan dalam meringankan tugastugasnya. Sekretaris memegang peranan
penting dalam membantu pimpinan
menjalankan tugasnya dan menyimpan
rahasia pimpinan dan perusahaan karena
sedikitnya banyak rahasia tersebut
diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu
menjaga rahasia itu dari siapapun yang
berkepentingan terhadapnya.
Peranan suara hati nurani sekretaris
Hati nurani berasal dari bahasa
Latin, “conscientia”. Kata ini berasal
dari
kata
kerja
“scire”, artinya:
‘mengetahui’ dan awalan “con-”, berarti:
‘bersama dengan, turut’. Jadi hati nurani
sesuai kata “conscientia”, berarti ‘turut
mengetahui’. Hati nurani berkaitan erat
dengan kenyataan bahwa manusia
mempunyai kesadaran. Kenyataan ini
tampak jelas dalam kata bahasa Inggris,
“consciousness”, berarti ‘kesadaran’ dan
“conscience”, berarti ‘hati nurani’. Dalam
bahasa Perancis, misalnya, kata yang
sama,
“conscience”,
berarti
:
‘kesadaran’ atau ‘hati nurani’.
Dalam kedua kamus baku bahasa
Indonesia, (1) “Kamus Besar Bahasa
Indonesia” (Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, 1996 : 344) dan (2)
“Kamus Umum Bahasa Indonesia”
(W.J.S. Poerwadarminta, 1996 : 350),
sama-sama mendefinikan suara hati
nurani atau kata hati sebagai : (1) “hati
yang telah mendapat cahaya atau
terang dari Tuhan; dan (2) “perasaan
hati yang murni dan yang sedalamdalamnya.”
Pada kenyataannya,
suara hati
nurani seorang sekretaris merupakan
petunjuk dari Tuhan, agar ia selalu
berpihak pada hal-hal yang benar dan
memberi petunjuk kepadanya tentang
baik dan buruknya sesuatu tindakan
yang akan dilakukannya. Suara hati
nurani
selalu
menunjukkan
jalan
kebaikan
dan
bilamana ternyata
tindakan seorang sekretaris tidak sesuai
dengan suara hati nuraninya, maka ia
akan mengalami konflik batin. Adapun
peranan suara hati nurani seorang
sekretaris dapat dikemukakan, sebagai
berikut:
(a). Bahwa ada kesadaran tentang baik
dan buruk dalam diri setiap orang
yang berprofesi sekretaris;
(b). Setiap sekretaris bertindak secara
etis artinya melakukan tindakan
nyata secara sadar kemudian dinilai
oleh kata hatinya apakah yang
telah dilakukannya itu baik atau
buruk;
(c). Setelah ada pilihan kemudian
menentukan sikap bahwa
tindakannya itu baik atau buruk.
Etika Profesi Sekretaris
Etika
profesi
sekretaris
akan
memberi arah dan petunjuk untuk
membentuk
kepribadian
seorang
_____________________________________________________________________________________________________
Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
39
sekretaris
sesuai
dengan
bidang
profesinya. Etika profesi sekretaris
menjiwai seorang sekretaris dalam
menjalankan
tugas
dan
tanggung
jawabnya, sehingga menyelesaikannya
dengan seksama untuk memperoleh
hasil kerja yang memuaskan. Di
samping itu, etika profesi sekretaris
dapat membentuk pribadi seorang
sekretaris menjadi lebih mantap. Ciriciri seorang sekretaris sesuai dengan
etika
profesinya, harus memiliki
beberapa sikap yang baik berikut:
(a). Mau menyelami perasaan orang
lain dan tidak egoistis;
(b). Mau
berbagi
perasaan
dan
tenggang rasa;
(c). Selalu mengoreksi diri pribadi atas
penilaian atau kritik dari orang
lain;
(d). Mau menerima penilaian-penilaian
orang lain tentang diri pribadinya
dan berupaya mengambil sisi positif
dari semua penilaian
yang diterimanya;
(e). Mau mengakui dan memaafkan
kesalahan yang telah dilakukannya
terhadap orang lain;
(f). Menghindarkan diri dari perbuatan
yang tercela misalnya senang
mengumpat, senang mencaci maki,
senang
ngobrol,
gosip, dan
mengeluh serta perbuatan lain yang
dianggap kurang terpuji;
(g). Sanggup dan mampu menahan diri
(emosi) apabila dihadapkan pada
hal-hal yang dapat menyebabkan ia
marah;
(h). Sabar
dan
bijaksana
dalam
menghadapi segala persoalan dan
mampu
mengatasinya
tanpa
merugikan orang lain;
(i). Dapat menyesuaikan diri dengan
segala situasi;
(j). Dapat dan pandai mengatur atau
menempatkan diri sehingga ia
dihormati oleh orang lain;
(k). Selalu memberikan saran yang positif
dan
selalu
memperhatikan
kepentingan orang lain;
(l). Mampu menciptakan suasana yang
menggembirakan dalam pergaulan
hidup
sehari-hari
yang
tidak
memberi celaan dalam bentuk
apapun;
(m). Merasa senang atas keberhasilan
atau keberuntungan orang lain
dengan memberi
salam
serta
menyampaikan ucapan : “Proficiat”
atau “Selamat Sukses”;
(n). Mengetahui aturan-aturan sopan
santun dan selalu menghormati
pendapat dan kepentingan orang
lain;
(o). Selalu berpikir
sehat
dan
menunjukkan kesungguhan, artinya
tidak berpura-pura atau basa-basi
dalam melaksanakan tugas dan
pekerjaan sebagai seorang sekretaris.
Kode Etik Profesi Sekretaris
Telah
ketahui umum
bahwa
dibentuknya kode etik oleh suatu
organisasi profesi, karena adanya latar
belakang
pendidikan
yang
sama
diantara para anggota dan mereka
secara bersama-sama memiliki keahlian
khusus jika dibandingkan dengan orang
lain. Dengan demikian, profesi dalam
kelompok
masyarakat
tersebut
mempunyai
kekuasaan
tersendiri,
karena mempunyai tanggung jawab
khusus.
Khusus profesi sekretaris, kode etik
yang telah disepakati bersama oleh para
anggotanya, guna mengatur tingkah
laku setiap anggota sesama profesi
sekretaris, meliputi:
(a). Menjunjung tinggi kehormatan dan
kemuliaan serta nama baik profesi
sekretaris.
(b). Bertindak jujur dan sopan dalam
setiap tingkah laku, baik dalam
melaksanakan
tugas
maupun
melayani di luar lingkungan kerja
dan masyarakat;
(c). Menjaga
kerahasiaan
segala
informasi demi kepentingan pribadi;
(d). Meningkatkan mutu profesi melalui
pendidikan atau kerja sama dengan
_____________________________________________________________________________________________________
Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015
40
rekan-rekan seprofesi baik pada
tingkat
nasional
maupun
internasional;
(e). Menghormati
dan
menghargai
reputasi rekan seprofesi, baik di
dalam maupun di luar lingkungan
pekerjaan.
Etiket Sekretaris
Kata “etiket” berasal dari bahasa
Perancis, “etiquette”, berarti kartu
undangan, yang lazim dipakai oleh
raja-raja
di
Perancis
apabila
mengadakan
pesta.
Dalam
perkembangan selanjutnya, kata etiket
berubah bukan lagi berarti kartu
undangan, tetapi lebih menitikberatkan
pada cara-cara berbicara yang sopan,
cara berpakaian, cara duduk, cara
menerima tamu di rumah maupun di
kantor serta sopan santun lainnya,
sehingga “etiket” adalah “aturan sopan
santun
dalam
pergaulan”. Menurut
W.J.S. Poerwadarminta (1996:278) dan
DEPDIKBUD (1996:271), etiket dapat
diartikan sebagai: (1) secarik kertas yang
dilekatkan pada botol atau kemasan
barang dagangan; dan (2) aturan sopan
santun dalam pergaulan yang mengatur
hubungan baik antara sesama manusia.
Selain mematuhi etika dan kode
etik sekretaris, seorang sekretaris tentu
perlu juga memahami dengan baik
etiket sekretaris, yaitu: sekumpulan
norma dan sikap dalam pergaulan antar
manusia. Etiket ini dapat diterjemahkan
sebagai tata krama atau sopan santun.
Inti dari adanya etiket sekretaris adalah
menjunjung tinggi aturan dan tata nilai
yang menjamin keselarasan kerja sama
untuk meningkatkan semangat kerja
dalam melaksanakan tugas sekretaris.
Adapun etiket yang perlu diperhatikan
oleh seorang sekretaris, meliputi:
(a). Rajin
bekerja, datang
ke
kantor/tempat kerja lebih awal dari
pada pimpinan dan bila tidak
masuk
kantor/tempat
kerja,
memberi tahu pimpinan dengan
memberi alasan yang tepat dan
logis;
(b). Menghindari
pinjam-meminjam
uang atau perlengkapan dari rekan
sekerja kecuali dalam keadaan
gawat atau terpaksa;
(c). Tidak mengulur-ulur waktu jam
makan yang telah ditetapkan,
sehingga menunda pekerjaan yang
seharusnya dapat diselesaikan tepat
waktu;
(d). Tidak perlu mengeluh karena tidak
akan menyelesaikan permasalahan
yang dihadapi;
(e). Memegang
teguh
rahasia
perusahaan tempat ia bekerja dan
oleh karena itu ia hanya bicara
seperlunya saja;
(f). Ramah yang tulus tanpa dibuatbuat, dan tegur sapa tidak sekedar
basa-basi;
(g). Menghindari
obrolan
ditempat
kerja;
(h). Bila memberi saran atau kritik
kepada kolega atau bawahannya
jangan dilakukan di depan karyawan
lainnya;
(i). Menghindari pemakaian telepon
untuk
urusan
pribadi yang
berlebihan , kecuali bila sangat
perlu;
(j). Menghindari
terlalu
sering
menerima tamu pribadi.
Dalam kaitan dengan hubungan
masyarakat atau tata pergaulan, maka
seorang sekretaris
perlu memiliki
kepribadian yang mantap, meliputi:
1. Perilaku:
Dalam
berperilaku
hendaknya
berorientasi pada tugas pokok
sebagai sekretaris bukan
pada
kepentingan pribadinya. Sikap yang
perlu dimiliki adalah kebijaksanaan,
tenang, tulus ikhlas, jujur, kreatif,
dan percaya diri. Percaya diri
adalah ciri kepribadian yang dapat
membantu seorang sekretaris untuk
memotivasi diri dan memperoleh
kepercayaan dari orang lain.
_____________________________________________________________________________________________________
Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
41
2. Penampilan:
Sikap jasmani yang baik disertai
penampilan
yang
rapi
mencerminkan
pribadi
yang
anggun. Memiliki kecakapan atau
kemampuan,
pengertian,
kebijaksanaan, kewaspadaan, dan
kecermatan yang dapat diandalkan.
3. Keterbukaan:
Keterbukaan akan menghilangkan
rasa curiga
dan
menumbuhkan
saling percaya, sehingga segala
pekerjaan dapat diselesaikan dengan
baik. Dengan bersikap terbuka,
semua tamu yang datang mendapat
kesan
yang
baik
dan
menyenangkan.
4. Kemampuan daya tangkap dan
pemahaman:
Keberhasilan
dan
kegagalan
seorang
sekretaris
seringkali
ditentukan
oleh
kemampuannya
dalam menangani tamu, apakah
tamu tersebut perlu dipertemukan
dengan
pimpinan,
disalurkan
kepada bagian lain, atau cukup
ditangani sendiri. Ia harus cepat
tanggap dalam segala situasi yang
menguntungkan.
Apa
yang
diinginkan oleh pimpinan harus
dapat
segera
dicerna
dan
dilaksanakan
secepat
mungkin
dengan sebaik-baiknya. Hal inilah
yang menunjang keberhasilan dalam
kariernya.
5. Menyenangkan orang lain:
Menyenangkan orang lain melalui
saling
menghargai
dan
menghormati
dalam
suatu
kantor/perusahaan
sehingga
meningkatkan gairah kerja. Perilaku
seorang
sekretaris
yang
menyenangkan adalah
selalu
menyapa dengan ramah, menyebut
dan menulis nama orang dengan
benar.
Menawarkan
pelayanan
khusus seperti memesan taksi,
mengatakan
atau
mengucapkan
kata-kata selamat berpisah kepada
seorang
tamu
yang
akan
meninggalkan ruangan tempat ia
bekerja.
6. Kemampuan
untuk memahami
perasaan orang lain:
Kemampuan
ini
dimulai
dari
introspeksi pada diri sendiri. Pada
waktu
seorang
sekretaris
menyampaikan pesan dari pimpinan
kepada
orang
lain, ia harus
menunjukkan kesan bahwa ia telah
berusaha sedapat mungkin untuk
memahami dan memaklumi. Bila
harus
menyampaikan
pesan
pimpinan untuk menolak seorang
tamu, maka sikapnya harus jujur
dan
menunjukkan
rasa
ikut
kecewa, namun penolakan tersebut
perlu disampaikan kepada yang
bersangkutan.
Sebaliknya,
ia
bersikap lugas dan jujur tetapi
tegas dari pada bersikap berpurapura.
7. Keterusterangan:
Seorang sekretaris dituntut perlu
memiliki
jiwa
besar,
yaitu
mengakui kesalahan-kesalahan atau
kekeliruan yang telah dilakukannya
dan berusaha untuk memperbaiki
agar tidak terulang lagi di kemudian
hari. Bersedia menerima saran dan
kritik
demi
kemajuan
dan
pengembangan pribadinya. Tidak
perlu menutupi kekurangan yang
telah ia lakukan. Dengan demikian,
ia tidak perlu mencari kompensasi
untuk menutupi kekurangannya.
8. Kegembiraan:
Menunjukkan roman muka yang
ceria dan gembira agar orang lain
juga ikut bergembira. Senang
membantu atau menolong orang
lain
tanpa
pamrih.
Berusaha
membuat
orang
lain
senang,
sehingga
beban
berat
yang
mungkin diderita orang lain akan
menjadi ringan dan malah bisa
hilang serta mungkin akan tercipta
suatu suasana hidup yang dinamis.
_____________________________________________________________________________________________________
Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015
42
9. Kemampuan
untuk
memberi
perhatian:
Dalam hal ini seorang sekretaris
perlu belajar menjadi pendengar
yang baik, agar dapat menangkap
apa yang dikatakan oleh lawan
bicara. Segala sesuatu yang dirasa
kurang cocok yang telah dilakukan
oleh
orang lain,
ia
perlu
memberitahukan
yang
kurang
cocok tersebut dengan ramah,
sehingga orang tersebut akan
berterima kasih atas perhatiannya.
10. Kemampuan Berkomunikasi:
Kemampuan untuk berkomunikasi
yang efektif, yaitu kemampuan
menyampaikan
pesan
langsung
pada maksudnya, tanpa basa-basi
dengan berbagai alasan yang dibuat.
Bicara
perlahan-lahan,
tetapi
mantap dan jelas, sehingga lawan
bicara cepat memahami pesan yang
disampaikan.
Profil Sekretaris Profesional
Pertanyaan penting yang perlu dicari
jawabannya
disini,
bagaimanakah
sebenarnya profil seorang sekretaris
profesional itu? Telah diketahui umum
bahwa istilah profesional tidak hanya
berkaitan dengan masalah kompetensi,
tetapi juga sikap. Istilah profesional sudah
pasti mengisyaratkan adanya
suatu
kebanggaan pada pekerjaan, komitmen
pada kualitas, dedikasi pada kepentingan
pelanggaran/ nasabah, dan keinginan tulus
untuk membantu. Konsep dan makna
inilah kiranya dapat diterapkan pada
konsep dan makna sekretaris profesional.
Profil seorang sekretaris profesional
tidak hanya mengindikasikan adanya
kompetensi teknis yang tinggi yang
didukung cara berpakaian yang rapi dan
menarik, tetapi juga harus menjiwai dan
mencintai profesinya. Wujud rasa cinta
pada profesi tersebut antara lain ditandai
dengan yang bersangkutan merasa bangga
terhadap pekerjaannya sebagai seorang
sekretaris. Ia juga harus menunjukkan
komitmen pribadi yang tinggi pada
kualitas, mendengarkan kebutuhan orangorang yang dilayani, jujur, bisa dipercaya
dan setia.
Sekretaris profesional harus mampu
bertindak proaktif. Ia harus mampu
merencanakan dan melakukan tugastugasnya, tidak harus menunggu perintah
dari bosnya. Ia juga harus tanggap
terhadap situasi yang ada, tidak hanya
bertahan pada peran yang telah diterapkan
baginya, atau puas dengan asal selesai
tugas atau pekerjaannya tanpa ada
kreativitas. Misalnya, dalam pembuatan
surat ia tidak hanya dituntut mampu
membuat surat dengan bahasa yang baik
dan benar, sopan dan menarik. Sebagai
contoh, dalam pembuatan surat-surat
penolakan
pesan-pesanan
ataupun
penagihan, ia harus mampu membuat
rumusan yang tidak menyinggung
perasaan penerima surat, relasi, atau klien.
Sikap semacam ini juga harus ditampilkan
ketika ia menerima tamu atau bertelepon.
Sebaiknya ia tidak hanya mencari tahu
kepentingan tamu dan mengantarkannya
pada pimpinan ataupun menerima dan
memberikan informasi yang dibutuhkan
oleh tamu. Begitu juga dalam mengelola
arsip ataupun tugas-tugas kesekretarisan
yang lain, ia tidak hanya dituntut mampu
melakukan dan menuntaskan tugastugasnya sebagai sekretaris, tetapi yang
terpenting selama proses penyelesaian
tugas-tugas
tersebut,
ia
dituntut
menyelesaikan semua tugasnya secara
efektif dan efisien, dengan segala upaya
dan kreativitas.
Sebagai seorang sekretaris profesional,
ia juga perlu memiliki pikiran dan sikap
mental yang positif sehingga ia dengan
tulus memberikan pelayanan secara total
pada bos, organisasi, atau pihak-pihak lain
yang ia layani. Seorang sekretaris
profesional dituntut mampu mengunakan
pikiranya untuk memecahkan masalah
yang dihadapinya. Rasanya tidak layak
seseorang disebut sekretaris profesional,
jika setiap kali menemui kesulitan dalam
melaksanakan tugas-tugasnya sebagai
sekretaris langsung bertanya pada
_____________________________________________________________________________________________________
Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
43
pimpinan tanpa terlebih dahulu berusaha
sendiri untuk memecahkannya. Sekretaris
semacam ini tergolong malas untuk
berpikir,
mudah
menyerah
dan
menyerahkan pekerjaan dan kesulitannya
pada pimpinannya. Dengan demikian,
seorang sekretaris profesional tidak hanya
dituntut sebagai pekerja keras (hard
worker), tetapi juga sebagai pekerja
cerdas (smart worker). Oleh karena itu,
seorang sekretaris profesional harus
senantiasa memiliki pengetahuan yang
luas dan belajar terus, termasuk belajar
dari kegagalan masa lalu yang pernah
dialaminya. Ia suka akan hal-hal yang
baru dan selalu mengikuti perkembangan
terkini dalam berbagai aspek kehidupan di
media massa maupun media elektronik,
termasuk media internet. Hal-hal inilah
yang membedakan sekretaris profesional
dengan sekretaris amatir yang hanya
memiliki keterampilan mengetik, lebih
betah duduk dibelakang meja menunggu
perintah pimpinan tanpa memiliki inisiatif
untuk melakukan tugas-tugas yang
mendukung
kelancaran
pekerjaan
pimpinannya. Sebutan yang paling tepat
diberikan kepada sekretaris profesional
bukan lagi membutuhkan bos, tetapi
sebaliknya, boslah yang selalu tergantung
padanya. Hal ini mudah dipahami karena
bos membutuhkan seorang sekretaris yang
handal, dalam arti seorang sekretaris yang
tidak perlu diarah dan didikte terusmenerus. Ia harus tahu kapan mulai dan
selesai
bekerja,
tanggap
terhadap
kelancaran tugas pimpinan, dan mampu
meringankan beban pikiran bos. Ia harus
dapat menjadi rekan kerja yang mampu
memecahkan masalah bila bos menemui
kesulitan, dan mampu memahami jalan
pikiran bos.
Profil sekretaris ini adalah profil
sekretaris pimpinan yang profesional,
dalam arti sekretaris yang membantu
pribadi pimpinan di perusahaan. Dalam
kondisi ini tidak berarti sekretaris tersebut
lepas dari perusahaan. Sekretaris dan
bosnya tetap menjadi karyawan suatu
perusahaan, dan termasuk digaji oleh
perusahaan.
Syarat-Syarat
Menjadi
Sekretaris
Profesional
Sudah dapat dipastikan bahwa
mengawali
karir
sebagai
seorang
sekretaris tidak serta merta langsung
menjadi sekretaris profesional, tetapi
harus
melewati
tahap-tahap
yang
terkadang membutuhkan waktu yang
cukup lama. Pada umumnya, persyaratan
formal yang dibutuhkan untuk menjadi
seorang sekretaris adalah memiliki
kompetensi dalam bidang kesekretarisan
yang biasa dibuktikan dengan pernah
mengikuti pendidikan formal setingkat
diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada
jaminan seseorang memiliki ijasah dalam
bidang kesekretarisan dapat berhasil
dalam meniti karir sebagai sekretaris
profesional. Terkadang ditemui seseorang
dalam meniti karirnya sebagai sekretaris
justru tidak memiliki sama sekali
pendidikan
formal
dalam
bidang
kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk
dalam
kategori
sebagai
sekretaris
profesional. Bila seorang sekretaris sudah
melewati banyak tahap dan memiliki
pengalaman sebagai seorang sekretaris
profesional, maka keberadaannya dalam
suatu perusahaan justru menjadi tumpuan
keberhasilan
pimpinan
dalam
menjalankan
fungsi
managerialnya.
Bahkan perannya menjadi salah satu
faktor penentu
bagi
produktivitas
perusahaan.
Dengan
demikian,
pengembangan diri sekretaris menjadi
tuntutan dan kebutuhan yang terusmenerus dan berkesinambungan menuju
sekretaris yang profesional. Upaya
pengembangan diri seorang sekretaris
tidak hanya menyangkut peningkatan dan
pengembangan kompetensi sekretaris,
tetapi juga harus menyangkut kepribadian
dan sikap mental. Dalam upaya
pengembangan sekretaris yang terusmenerus dan berkesinambungan tersebut
akan diperoleh sekretaris yang mampu
memahami profesinya, semakin menjiwai
_____________________________________________________________________________________________________
Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015
44
perannya, semakin bertanggungjawab
terhadap fungsinya, dan ingin selalu maju
dan berkembang, serta semakin memiliki
kepribadian yang matang dan memiliki
kenerja yang prima.
DAFTAR PUSTAKA
KESIMPULAN
Alemina. 2009. Etika Profesi dan Profesi
Sekretaris. Penerbit PT Grafika
Timor Idaman, Kupang.
Mengawali karir sebagai seorang
sekretaris tidak serta merta langsung
menjadi sekretaris profesional, tetapi
harus
melewati
tahap-tahap
yang
terkadang membutuhkan waktu yang
cukup lama. Pada umumnya, persyaratan
formal yang dibutuhkan untuk menjadi
seorang sekretaris adalah memiliki
kompetensi dalam bidang kesekretarisan
yang biasa dibuktikan dengan pernah
mengikuti pendidikan formal setingkat
diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada
jaminan seseorang memiliki ijasah dalam
bidang kesekretarisan dapat berhasil
dalam meniti karir sebagai sekretaris
profesional. Terkadang ditemui seseorang
dalam meniti karirnya sebagai sekretaris
justru tidak memiliki sama sekali
pendidikan
formal
dalam
bidang
kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk
dalam
kategori
sebagai
sekretaris
profesional. Terpenting dari semua,
profesi sekretaris profesional selalu
menjunjung tinggi kode etik profesi
sekretaris yang lebih mengedepankan
etika dan etiket dalam meniti karir sebagai
seorang sekretaris profesional. Profil
seorang sekretaris profesional tidak hanya
mengindikasikan adanya kompetensi
teknis yang tinggi yang didukung cara
berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi
juga harus menjiwai dan mencintai
profesinya.
Alemina, 2004. Pentingnya etika dalam
birokrasi. MITRA (ISSN: 08522553), April (Nomor 1): 43 – 45.
Bertens, K. 1997.
Etika.
Cetakan
Ketiga, Penerbit PT Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta.
Bratawidjaya, T.W. 1994.
Sekretaris
Profesional.
Cetakan
Kedua.
Penerbit PT Pustaka Binaman
Pressindo, Jakarta.
Julanan, J. (Ed.), 1992.
Peranan
Sekretaris - Hasil
Wawancara
Dengan
Beberapa Sekretaris
Profesional.
Cetakan
Pertama.
Penerbit Arcan, Jakarta.
Moekijat, 1995.
Asas-Asas
Etika.
Cetakan I. Penerbit CV Mandar
Maju, Bandung.
Ria Pembangunan, 1997. Aturan Sopan
Santun Dalam Pergaulan. Cetakan
Kedua. Penerbit Mutiara Sumber
Widya, Jakarta.
Sumarto, R.H. dan Dwiantara, L. 2000.
Sekretaris Profesional. Penerbit
Kanisius, Yogyakarta.
Tedjosaputro, L. 2003. Etika Profesi dan
Profesi Hukum. Penerbit Aneka
Ilmu, Semarang.
Waworuntu, T. 1995. Manajemen Untuk
Sekretaris. Cetakan
Kelima.
Penerbit PT Gramedia, Jakarta.
Wursanto, I. 1987. Etika Komunikasi
Kantor. Cetakan Pertama. Penerbit
Kanisius, Yogyakarta.
_____________________________________________________________________________________________________
Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional