BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi (TI) saat ini mempunyai peranan yang sangat penting
di berbagai aspek baik perdagangan, bisnis maupun organisasi.
Salah satu
keunggulan dari teknologi informasi adalah kecepatan informasi yang bisa di
dapatkan. Pada era sistem informasi digital, teknologi informasi mentransformasi
bisnis sehingga organisasi dan manajemen akan mampu beradaptasi dengan
globalisasi informasi (Laudon dan Laudon, 2004). Implementasi sistem teknologi
informasi perusahaan dapat meningkatkan daya saing, dan kinerja perusahaan. Di
era globalisasi penggunaan teknologi informasi dapat menciptakan keunggulan
strategis (O’Brien, 1996). Keunggulan strategis dapat diperoleh perusahaan jika
strategi-strategi dalam perusahaan dapat diimplementasikan dengan baik.
Penggunaan teknologi informasi merupakan salah satu cara yang efektif untuk
mengimplementasikan dan mengeksekusi strategi-strategi dalam perusahaan
(Mustakini, 2006).
Teknologi informasi mempunyai tiga peranan vital dalam organisasi yaitu
mendukung operasi organisasi yang efisien, manajemen yang efektif
seperti
membantu dalam pengambilan keputusan dan sebagai keunggulan strategis,
apabila terdapat kesesuaian antara teknologi informasi dan sumber daya manusia
1
(SDM) dalam suatu organisasi secara efisien dan efektif maka tujuan strategi
organisasi dapat tercapai (Azis, 2009).
Teknologi informasi mempunyai peranan yang sangat kompleks dalam
organisasi, mulai dari perannya membantu operasi organisasi menjadi lebih
efisien sampai menjadi senjata strategik (strategic weapon) yaitu sebagai alat
untuk memenangkan kompetisi (Mustakini, 2009). Parson (1983) dalam Andiono
(2008) menilai bahwa teknologi informasi selain dapat mempengaruhi sifat
produk dan jasa industri, juga akan berpengaruh pada pasar dan ekonomi industri
produksi. Oleh karena itu lingkungan komunitas teknologi informasi memandang
bahwa aplikasi teknologi informasi merupakan suatu bagian strategi organisasi.
Teknologi informasi juga dapat berpengaruh pada industri perusahaan dan tingkat
strategi organisasi dalam kaitannya dengan fungsi perencanaan dan pengendalian
manajemen organisasi.
Efisiensi dan efektivitas merupakan hal yang paling utama dalam kinerja
suatu organisasi saat ini. Efisiensi yaitu perbandingan antara sumber daya tertentu
yang digunakan (input) dalam organisasi untuk mencapai hasil yang optimal
(output).
Faktor-faktor penentu efisiensi antara lain faktor teknologi, faktor
struktur organisasi, faktor sumber daya manusia, faktor dukungan, dan faktor
pimpinan.
Efisiensi dari peranan teknologi informasi adalah menggantikan
pengolahan transaksi oleh tenaga manusia dengan teknologi informasi.
Sedangkan peranan teknologi informasi dalam efektivitas organisasi adalah
2
menyediakan informasi
untuk pengambilan keputusan manajemen serta
mendukung organisasi untuk mencapai sasaran yang lebih baik (Mustakini, 2009)
Teknologi informasi merupakan suatu sumber daya yang strategis, banyak
organisasi dan perusahan yang berinvestasi dalam pengembangan teknologi
informasi.
Investasi yang dilakukan oleh perusahan untuk sebuah sistem
teknologi informasi merupakan sebuah investasi yang mahal. Akan tetapi hal itu
tidak dapat memastikan bahwa sistem tersebut baik dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan sehingga dapat
diimplementasikan dengan sukses.
Sedangkan
harapan organisasi ataupun perusahaan ketika menerapkan teknologi informasi
adalah sistem tersebut berhasil dan sukses diterapkan di oganisasi atau
perusahaannya.
Kegagalan sistem teknologi informasi pada proses awal biasanya karena
kendala pada sistem dan teknologinya. Misalnya tidak kompatibelnya sistem
dengan proses bisnis dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau
perusahaan (Lucat et al., 1988; Jason dan Subramanian, 1996 dalam Budianto,
2010). Tetapi saat ini kegagalan pada implementasi sistem tenologi informasi
lebih terletak pada faktor manusia (Mustakini, 2008), yaitu diakibatkan oleh aspek
perilaku individu yang menggunakan sistem teknologi informasi tersebut. Seperti
perilaku menolak sistem teknologi informasi (resistence to change), kurangnya
dukungan
dari
para
pemakai
akhir,
ketidakmampuan
pemakai
akhir
mengaplikasikan dengan baik suatu sistem teknologi informasi, dan sistem
teknologi informasi tidak dapat memberikan kepuasan pada pemakai akhir.
3
Penelitian Garrity dan Sanders (1998), Regan dan O’Connor (1994) dalam
Pebrianti (2008) menyebutkan bahwa faktor psikologi dan organisasi lebih
berpengaruh terhadap kegagalan implementasi suatu sistem teknologi informasi
dibandingkan dengan faktor teknologi.
Keberhasilan implementasi sistem teknologi informasi dipengaruhi oleh
beberapa faktor-faktor yang kompleks. Faktor-faktor tersebut sangat berpengaruh
selama pelaksanaan implementasi berlangsung. DeLone dan McLean (1992)
dalam Mustakini (2007) menyebutkan bahwa salah satu faktor yang secara luas
digunakan sebagai prediktor kesuksesan implementasi sistem teknologi informasi
adalah kepuasan pemakai (user satisfaction). Lucas (1981) juga meggunakan
kepuasan pemakai untuk mengukur keberhasilan sistem informasi yang
berhubungan dengan pengambilan keputusan permasalahan persediaan dengan
cara memberi pertanyaan kepada pihak eksekutif pada penelitian laboratorium
eksperimen.
Teknologi informasi banyak memberikan manfaat bagi organisasi dan
perusahaan karena perannya yang strategis, selain mampu meningkatkan efisiensi
dan efektivitas organisasi , teknologi informasi juga digunakan sebagai pemampu
(enabler) yaitu membuat organisasi mampu mendapatkan keunggulan kompetitif
(competitive advantage) agar mampu bertahan, dan memenangkan persaingan
(Mustakini, 2006).
Tetapi implementasi teknologi informasi dalam organisasi
atau perusahaan bukan hal yang mudah, bahkan banyak yang mengalami
kegagalan. Menurut penelitian O’Toole dan O’Toole (1976) dalam Kusnadi
4
(2003) investasi teknologi informasi harus didukung oleh manajemen puncak
terhadap pendayagunaan manfaat teknologi informasi secara penuh. Pada tahap
ini peranan eksekutif secara aktif sangat diperlukan. Bentuk peran tersebut berupa
dukungan eksekutif terhadap implementasi teknologi informasi dalam organisasi.
Konsep dukungan eksekutif yang sesuai dengan organisasi tercermin pada
perilaku eksekutif dalam persepsinya terhadap kegiatan yang berhubungan dengan
manajemen teknologi informasi (Azis, 2008).
Perilaku eksekutif ditunjukan
dengan keterlibatan (involvement) dan partisipasi (participation) eksekutif dalam
kegiatan yang berhubungan dengan teknologi informasi.
Barki dan Hartwick (1989) berpendapat bahwa partisipasi dan keterlibatan
adalah dua konstruk yang berbeda. Istilah partisipasi (participation) digunakan
ketika merujuk pada penugasan, aktivitas, dan perilaku yang dijalankan seseorang
atau perwakilannya selama proses implementasi sistem. Sedangkan keterlibatan
(involvement) digunakan ketika kondisi psikologis subjektif yang mencerminkan
signifikansi dan relevansi personal yang dikaitkan dengan pengguna (user) sistem
yang ada.
Beberapa peneliti selanjutnya menggunakan penelitian Barki dan
Hartwick (1989) sebagai dasar penelitiannya. Salah satunya adalah Jarvenpaa dan
Ives (1991) yang meneliti tentang konsep dukungan eksekutif, dimana antara
partisipasi eksekutif (executive participation) dan keterlibatan eksekutif (executive
involvement) dipisahkan menjadi dua konstruk yang berbeda. Partisipasi berkaitan
dengan aktivitas-aktivitas eksekutif dan intervensi-intervensi peronal yang
dilakukan pada pengelolaan sistem teknologi informasi, dan keterlibatan lebih
5
dikaitkan dengan keadaan psikologikal, persepsi, sikap, pandangan CEO (dalam
perusahaan) mengenai teknologi informasi. Dalam hal ini keterlibatan eksekutif
merefleksikan pandangan seorang CEO terhadap teknologi informasi sebagai
suatu yang kritikal dalam kesuksesan organisasi. Hal tersebut menunjukan bahwa
pihak ekesekutif berperan penting dalam implementasi sistem informasi dalam
suatu organisasi.
Untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kinerja organisasi, teknologi
informasi adalah salah satu alat yang sangat berperan untuk mewujudkannya.
Selain itu metode perencanaan anggaran yang diterapkan dalam organisasi juga
merupakan faktor yang sangat berpengaruh.
Metode perencanaan anggaran
berbasis kinerja merupakan metode perencanaan anggaran yang akhir-akhir ini
banyak diterapkan dalam organisasi.
Metode ini dianggap lebih baik
dibandingkan dengan metode anggaran tradisional, salah satu alasannya adalah
sistem anggaran berbasis kinerja berorientasi pada input (pendanaan), output
(keluaran) dan outcome (hasil yang diharapkan). Sistem perencanaan anggaran
berbasis kinerja memperhatikan keterkaitan antara pendanaan, keluaran dengan
hasil yang diharapkan termasuk efisiensi dalam pencapaian hasil dan keluaran
hasil tersebut.
Sedangkan sistem anggaran tradisional dinilai kurang mempertimbangkan
efisiensi dan efektivitas organisasi karena hanya berorientasi pada input
(masukan).
Penyusunan anggaran pada sistem anggaran tradisional bersifat
incrementalism dan line item budged yaitu hanya menambah atau mengurangi
6
jumlah rupiah pada item-item anggaran yang sudah ada sebelumnya. Dasar untuk
menyesuaikan besarnya penambahan atau pengurangan anggaran tersebut adalah
data anggaran tahun sebelumnya. Pada umumnya kenaikan anggaran suatu unit
kerja dalam sistem tradisional hanya berdasarkan tingkat inflasi dan tidak terdapat
ukuran kinerja. Pada sistem anggaran tradisional anggaran menjadi dasar dari
penetuan target kinerja. Penetapan kinerja dalam sistem ini didasarkan pada
ketersediaan anggaran, kinerja berubah-ubah sesuai dengan jumlah anggaran
tertentu.
Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas sistem perencanaan anggaran
berbasis kinerja dan teknologi informasi merupakan alat yang tepat untuk
digunakan dalam organisasi. Sistem informasi anggaran berbasis kinerja adalah
perpaduan antara sistem perencanaan anggaran berbasis kinerja dan teknologi
informasi yang telah banyak diterapkan dan dapat meningkatan kinerja, efesiensi
dan efektivitas organisasi.
Universitas Gadjah Mada (UGM) sebagai institusi pendidikan terbesar di
indonesia mempunya struktur organisasi yang lengkap dan membutuhkan sistem
anggaran yang dapat memenuhi kebutuhan organisasinya yang sangat kompleks.
Sehingga mulai tahun 2005 Universitas Gadjah Mada mulai menerapkan sistem
anggaran berbasis kinerja yang disebut dengan Sistem Informasi Manajemen dan
Anggaran Berbasis Kinerja atau lebih dikenal dengan SIMABEKA.
SIMABEKA adalah sebuah sistem informasi yang dikhususkan untuk
mengusulkan, menyusun, memonitor anggaran baik penerimaan maupun belanja
7
sebelum diajukan ke Komite Anggaran dan Direktorat Jenderal Pajak (DJA)
(untuk APBN) sebagai sebuah Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) / Rencana
Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) atau Rencana Anggaran Belanja (RBA).
Saat ini SIMABEKA dikembangkan dengan teknologi berbasis web dan open
source, sehingga keberlanjutannya dapat dikelola secara mandiri oleh Universitas
Gadjah Mada (Tim Integrasi, 2012).
SIMABEKA dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan database MySQL sebagai RDBMS (Relational Data Base Management
System) nya. RDBMS menggambarkan suatu file basis data seperti suatu tabel
yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukan
record dari data (Mustakini, 2008).
Implementasi Sistem Informasi Manajemen dan Anggaran Berbasis
Kinerja yang selanjutnya disebut SIMABEKA merupakan salah satu sistem
teknologi informasi yang diimplementasikan di UGM, selain itu UGM
mempunyai beberapa sistem informasi yang diterapkan dalam organisasi
internalnya beberapa diantaranya adalah SIMASTER HRIS dan SIMABEKA.
SIMABEKA telah diterapkan sejak tahun 2005 sampai sekarang dalam
perkembangannya aplikasi SIMABEKA telah banyak mengalam perubahan dan
perkembangan agar sistem ini menjadi lebih baik. Alasan penulis untuk meneliti
SIMABEKA adalah dalam perkembangannya implementasi SIMABEKA telah
meningkatkan kinerja unit, selain itu efisiensi setiap unit dan efektivitasnya dapat
terwujud.
8
Bagian terpenting dari suatu penerapan sistem informasi dalam organisasi
adalah kesukesan dari penerapan sistem itu sendiri. Namun kesuksesan penerapan
sistem informasi tidak dapat diukur secara langsung. Sistem informasi memiliki
pengukuran sendiri untuk mengukur kesuksesannya.
Pengukuran kesuksesan
sistem informasi dapat diukur menggunakan kepuasan pemakai (user satisfaction)
(Lucas, 1981). Salah satu model yang mengukur kesuksesan penerapan sistem
menggunakan kepuasan pemakai adalah model kesuksesan sistem teknologi
informasi DeLone dan McLean.
Penelitian ini menguji apakah faktor dukungan eksekutif yang terdiri dari
partisipasi eksekutif (executive participation), latar belakang eksekutif (executive
background) akan mempengaruhi keterlibatan eksekutif (executive involvement)
yang akan berpengaruh pada kepuasan pemakai (user satisfaction) pada
implementasi SIMABEKA di UGM yang akan digunakan untuk mengukur
kesuksesan implementasi SIMABEKA di UGM.
Peneltian ini dilakukan
berdasarkan acuan dari penelitian-penelitian sebelumnya tentang dukungan
eksekutif pada penerapan sistem teknologi informasi.
Penelitian yang dilakukan oleh Kusnadi (2003) yang dilakukan pada para
manajer dan karyawan perusahaan-perusahan
manufaktur di Indonesia
menujukan bahwa keterlibatan eksekutif dan partisipasi eksekutif secara langsung
mempunyai hubungan yang signifikan terhadap kepuasan kerja pemakai. Dalam
penelitian Hernawati (2003) tentang dukungan eksekutif pada sebuah perusahaan
9
perbankan berpendapat bahwa partisipasi eksekutif, keterlibatan eksekutif dan
kondisi manajemen mempengaruhi kesuksesan sistem informasi.
1.2. Rumusan Masalah
Penelitian ini menggunakan SIMABEKA (Sistem Informasi Manajemen
dan Anggaran Berbasis Kinerja) sebagai objek penelitian. SIMABEKA adalah
suatu perangkat lunak yang dikembangkan dengan tujuan untuk mengolah data
proses perencanaan kinerja dan perencanaan anggaran berbasis anggaran kinerja
dan mengolah data realisasi kinerja menjadi informasi kinerja data informasi
rencana anggaran kinerja. SIMABEKA pertama kali diterapkan pada tahun 2005
atribut modul yang terdapat pada SIMABEKA 2005 antara lain atribut realisasi
strategis, atribut rencana kinerja tahunan, atribut realisasi kinerja dan atribut
rencana anggaran.
Selama penerapan dalam waktu kurang lebih tujuh tahun, SIMABEKA
telah banyak mengalami pengembangan pada tahun 2005 – 2007 menggunakan
basis dekstop base, kemudian pada tahun 2008 – 2012 SIMABEKA
dikembangkan menjadi sistem yang berbasis web base tetapi datanya belum
terintegrasi. Sehingga pada tahun 2012 aplikasi SIMABEKA dikembangkan lagi
menjadi sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk mengolah data
perencanaan anggaran berbasis kinerja yang berbasis web base dan mendekatkan
ke pola keuangan Badan Layanan Umum (BLU) dan sudah terintegrasi dengan
sistem informasi yang lain.
10
Selain pengembangan sistemm dalam penerapannya SIMABEKA juga
memiliki beberapa hambatan yaitu pada finalisasi konten, karena lingkup UGM
sangat luas maka perlu standarisasi konten yang bisa diterima di semua pihak,
selain itu hambatan juga terjadi karena perubahan struktur organisasi. Beberapa
pengguna SIMABEKA juga berpendapat bahwa sistem ini sulit digunakan hal ini
terjadi karena waktu pengisian SIMABEKA terbatas, sedangkan perubahan
prosedur belum dapat dipahami pengisi atau pengguna SIMABEKA dengan baik.
Meskipun secara teknis suatu sistem sempurna, jika pemakai sistem tidak dapat
menerima sistem tersebut bahkan menurunkan semangat kerja pemakainya maka
penerapan sistem tersebut belum dapat dikatakan berhasil (Kusnadi, 2003).
Pada tingkat ini dukungan eksekutif sangat diperlukan.
Eksekutif
memiliki kekuatan dan pengaruh untuk mensosialisasikan teknologi informasi
sehingga memungkinkan para pemakai mempunyai motivasi yang lebih besar
terhadap dirinya untuk berpartisipasi dalam teknologi informasi sekalipun bersifat
mandatory. Berdasarkan uraian diatas maka dapat disusun pertanyaan sebagai
berikut
1.
Apakah latar belakang eksekutif dan partisipasi eksekutif berpengaruh
terhadap keterlibatan eksekutif ?
2.
Apakah keterlibatan eksekutif berpengaruh positif terhadap kepuasan
pemakai SIMABEKA di UGM?
11
1.3. Tujuan Penelitian
1.
Untuk menguji secara empiris pengaruh latar belakang dan partisipasi
eksekutif terhadap keterlibatan eksekutif di UGM.
2.
Untuk menguji secara empiris pengaruh keterlibatan eksekutif terhadap
kepuasan pemakai SIMABEKA di UGM.
1.4. Batasan Masalah
Batasan dalam penelitian ini adalah implementasi Sistem Informasi
Manajemen dan Anggaran Berbasis Kinerja (SIMABEKA) di Universitas Gadjah
Mada (UGM). Batasan Obyek dalam penelitian ini yaitu pihak eksekutif yang
meliputi Direktur dari setiap Direktorat, Kepala Sub Direktorat, Kepala Unit dan
Kepala Bidang dan para pemakai SIMABEKA di Universitas Gadjah Mada.
1.5.
Manfaat Penelitian
Dengan dilakukannya penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu
kontribusi dan dapat memberikan informasi-informasi yang benar sehingga dapat
memberikan masuka-masukan yang baik bagi pihak yang berkepentingan antara
lain
1.
Bagi pihak Universitas Gadjah Mada penelitian ini diharapkan memberikan
tambahan informasi kepada pihak manajemen ataupun unit yang
mempunyai tugas mengembangkan sistem informasi untuk mengetahui
faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan sistem
informasi.
Sehingga
dapat dilakukan perbaikan-perbaikan dan dapat
12
membantu mengambil keputusan yang lebih baik bagi pengembangan
sistem informasi.
Keputusan tersebut diharapkan menjadi keputusan
strategik yang akan memberikan dampak positif dan kemajuan bagi
Universitas Gadjah Mada.
2.
Bagi para peneliti dan para analis sistem informasi dapat memberikan bukti
empiris sebagai acuan untuk penelitian berikutnya.
1.6.
Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan penelitian ini dibagi menjadi lima bab, masing-masing
bab dibagi menjadi beberapa sub bab.
Penelitian ini disusun berdasarkan
sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi mengenai peengantar untuk mengetahui penelitian ini, yang
terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan
masalah, manfaat penelitian, dan sistematika penelitian.
Bab II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang landasan teori dalam penelitian ini, yang diperoleh
dari buku teks, literatur, dan jurnal yang berkaitan dengan pengembangan
hipotesis dan penelitian yang dilakukan.
13
Bab III : METODE PENELITIAN
Bab ini menerangkan mengenai populasi dan sampel, teknik pengumpulan data
dan sumber datanya, identifikasi variabel, dan metode analisis.
Bab IV : ANALISIS DATA
Bab ini menyajikan mengenai hasil dan analisa pembahasan dan penelitian antara
lain gambaran umum tentang pupolasi, pengujian hipotesis, evaluasi model serta
diskusi hasil penelitian.
Bab V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan, implikasi, keterbatasan
penelitian serta memberikan saran dari penulis sebagai pertimbangan dalam
menentukan pengambilan keputusan bagi manajemen.
14