PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK
SMP NEGERI 1 PERBAUNGAN SERDANG BEDAGAI
Rami Purnama Sari Br Barus
Guru SMPN 1 Perbaungan
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengembangkan sistem informasi manajemen
akademik tentang penerimaan siswa baru, pengolahan data siswa dan nilai raport siswa
berbasis Web, (2) mengetahui validitas sistem informasi manajemen akademik berbasis
Web. (3) mengetahui kontribusi penerapan sistem informasi manajemen akademik
berbasis Web. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan yang terdiri dari dua
tahap. Tahap I adalah análisis awal dan evaluasi ahli, tahap II uji coba kepada
pengguna. Subjek penelitian adalah pegawai dan guru SMP Negeri 1 Perbaungan
sebanyak 30 orang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara,
pengamatan, studi dokumentasi dan kuesioner/angket. Berdasarkan analisis data
diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1) pengembangan sistem informasi manajemen
akademik SMP Negeri 1 Perbaungan Serdang Bedagai Sumatera Utara berbasis Web,
menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySql. 2) hasil validasi ahli,
guru dan staff pegawai terhadap sistem informasi manajemen akademik SMP Negeri 1
Perbaungan yang dikembangkan dinilai layak digunakan.
Kata kunci: Pengembangan, Sistem Informasi, Manajemen Akademik.
Abstract
The aims of this study are to discover: (1) to developing academic management
information system on new students admissions, data processing and report students
grade in SMP Negeri 1 Perbaungan Web-based, (2) determine the validity of
management information system academic in SMP Negeri 1 Perbaungan is Web-based.
(3) to know the contribution of management information systems academic
implementation in SMP Negeri 1 Perbaungan is Web-based. This research is a
development consisting of two focuses. The first focus is beginning an analysis and
expert evaluation, second focus trial for users. Research subjects are staff employees
and teachers SMP Negeri 1 Perbaungan 30 people. Techniques of data collecting in this
study are interviews, observation, documentation studies and questionnaires. Based on
the analysis of data obtained conclusions: 1) the development of management
information systems academic SMP Negeri 1 Perbaungan Serdang Bedagai North
Sumatra is Web-based, using the programming language PHP with MySql database. 2)
the results of experts validation, teachers and staff employees of the management
information system of academic SMP Negeri 1 Perbaungan developed feasible to use.
Keywords: Development, Information Systems, Academic Management.
.
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
73
A. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi membawa perubahan dan pengaruh
yang besar dalam berbagai bidang kehidupan
manusia. Perubahan dan pengaruh tersebut
membawa manusia ke dalam era persaingan
global yang semakin ketat. Pemanfaatan
IPTEK dalam organisasi merupakan salah
satu dampak yang harus diikuti oleh setiap
organisasi agar tidak kalah bersaing.
Kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi mendorong setiap lapisan
masyarakat untuk dapat menggunakan
teknologi tersebut dengan maksimal. Tidak
hanya untuk elemen masyarakat secara luas,
teknologi informasi komunikasi di dalam
dunia pendidikan mempunyai peranan yang
sangat penting dalam proses pengelolaan
sekolah, baik dalam hal pengelolaan
administrasi
akademik,
administrasi
kepegawaian, dan untuk proses pelaporan.
Komputer sebagai medium untuk
menjalankan fungsi pengelolaan sistem
informasi sudah menjadi keharusan, demi
untuk meningkatkan efisiensi, daya saing,
keakuratan,
kecepatan
operasional
perusahaan/organisasi. Oleh karena itu
masyarakat mulai usia sekolah dasar dibekali
pendidikan untuk dapat menggunakan
komputer.
Website adalah salah satu revolusi di
bidang informasi berbasis teknologi internet
sehingga dapat dijalankan secara multiuser,
dapat diakses oleh banyak pengguna secara
bersamaan dari komputer yang berbeda-beda.
Oleh karena itu dengan website memudakan
user dalam mendapatkan informasi.
Dalam rangka mendukung tercapainya
pemerataan dan perluasan akses pendidikan,
peningkatan mutu, relevansi dan daya saing
pendidikan, serta penguatan tata kelola,
akuntabilitas, dan citra publik, diperlukan
sistem dan teknologi informasi secara terpadu
yang mampu meningkatkan pelayanan dan
mendukung penyediaan informasi dan
pelaporan bagi penentu kebijakan pendidikan
dan
pemangku
kepentingan
serta
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
penyelenggara pembelajaran secara tepat,
transparan, akuntabel, dan efisien.
Jejaring
Pendidikan
Nasional
(Jardiknas) adalah program pengembangan
infrastruktur jaringan online skala nasional
(National Wide Area Network) yang dibangun
oleh Departemen Pendidikan Nasional
(DEPDIKNAS) untuk menghubungkan antar
institusi dan komunitas pendidikan seIndonesia. Jardiknas merupakan salah satu
program strategis pengembangan teknologi
informasi dan komunikasi untuk dunia
pendidikan di Indonesia. Melalui infrastruktur
jaringan online (Jardiknas) diharapkan dapat
mempercepat
pengembangan
integrasi
teknologi informasi dan komunikasi pada
program pemerintah sektor pendidikan untuk
kemajuan pendidikan Indonesia saat ini dan
di masa depan.
Schoolnet adalah layanan koneksi ke
Jardiknas khusus bagi zona sekolah.
Schoolnet melingkupi integrasi mesin
pengolah data (server), media penyimpan data
(storage), dan perangkat jejaring (network
device) baik tertutup (intranet) maupun
terbuka (internet) serta sistem dan aplikasi
legal (proprietary atau non-proprietary/open
source)
yang
mendukung
layanan
pembelajaran, administrasi dan informasi
serta kebijakan berbasis elektronik (digital)
melalui fasilitas intranet/internet untuk
sekolah.
Sagala (2010:70) mengemukakan
sekolah sebagai suatu institusi atau lembaga
pendidikan
merupakan
sarana
untuk
melaksanakan pelayanan belajar dan proses
pendidikan. Secara internal orang-orang yang
bekerjasama terdiri dari kepala sekolah, guru,
konselor, perencana sekolah, ahli kurikulum,
tata usaha sekolah, dan peserta didik dalam
kegiatan pembelajaran.
Program sekolah dilaksanakan untuk
pencapaian tujuan dan target sekolah yang
konsisten terhadap visi dan misi. Manajemen
sekolah merancang program yang dapat
digunakan untuk mengatasi berbagai masalah
dengan menggunakan berbagai strategi
sebagai cara memecahkan permasalahan
74
sekolah. Permasalahan tersebut dikelompokkan menjadi masalah manajemen sekolah,
kurikulum, pembelajaran, pelayanan belajar,
teknologi
pendidikan,
profesionalisme
ketenagaan,
pembiayaan
pendidikan,
ketatalaksanaan sekolah, hubungan dengan
masyarakat, dan lain sebagainya.
Sekolah sebagai suatu organisasi
merupakan suatu sistem terbuka, karena
sekolah memiliki hubungan dan bekerjasama
baik dengan lingkungan internal maupun
lingkungan eksternal sekolah. Sekolah
sebagai suatu sistem yang diorganisasikan
untuk memberikan kemudahan dalam
pencapaian tujuan pembelajaran yang
berkualitas dalam melayani peserta didik
secara efektif dan efisien.
Tugas
pokok
sekolah
adalah
menjalankan proses pembelajaran, evaluasi
kemajuan hasil belajar peserta didik, dan
meluluskan peserta didik yang berkualitas
memenuhi standar yang dipersyaratkan.
Sagala (2010:75) mengungkapkan dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi sekolah
diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
(1) menyusun rencana dan pelaksanaan
program sekolah didukung anggaran yang
tersedia dan yang mungkin dapat disediakan;
(2) mengkoordinasikan dan menyerasikan
sumber daya sekolah terhadap program
sekolah; (3) melaksanakan manajemen
sekolah yang efektif dan efisien; (4)
melaksanakan pengawasan (supervise) dan
pembimbingan; (5) melakukan evaluasi
pencapaian target; (6) menyusun laporan
sekolah; dan (7) mempertanggungjawabkan
penyelenggaraan sekolah secara periodik.
Fungsi dan tugas utama sekolah
menunjukkan perlu membangun suatu sistem
persekolahan yang dapat memberikan
kemampuan dasar bagi peserta didiknya. Oleh
karena itu yang harus dilakukan oleh pihak
sekolah adalah menata manajemen sekolah
dan mendesain serta memodifikasi struktur
organisasi yang mampu memenuhi fungsi dan
tugas utama.
Bertitik tolak dari hal tersebut, sesuai
dengan tersedianya fasilitas internet / jaringan
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
komputer di sekolah maka pembuatan
aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Akademik Sekolah Berbasis Web diharapkan
dapat memudahkan pihak sekolah dalam
melaksanakan fungsi dan tugasnya. Menurut
Davis (1999:3) sistem informasi manajemen
adalah sebuah sistem manusia/mesin yang
terpadu (integrated) untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen, dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi. Lebih lanjut Davis
menegaskan
bahwa
sistem
informasi
manajemen menggunakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software)
komputer,
prosedur
pedoman,
model
manajemen dan keputusan, dan sebuah
database.
Sistem informasi SMP Negeri 1
Perbaungan yang sedang berjalan, pengolahan
data, mekanisme yang ada selama ini masih
tergolong manual, sehingga sering sekali
terjadi kesalahan karena banyaknya jumlah
data siswa yang harus diolah sehingga
prosesnya lambat dan tidak efektif. Pada
prakteknya pemanfaatan teknologi informasi
pada lembaga pendidikan masih belum
merata dan maksimal seperti halnya SMP
Negeri 1 Perbaungan.
Sistem pendaftaran siswa baru di SMP
Negeri 1 Perbaungan dimulai dari calon siswa
datang ke sekolah dan mendapatkan berkas
pendaftaran yang telah diberi nomor
sebelumnya oleh
petugas. Nomor ini
merupakan nomor urut pendaftar sekaligus
menjadi nomor pendaftaran bagi calon siswa,
berkas pendaftaran terdiri dari satu lembar
formulir pendaftaran yang diisi oleh calon
siswa.
Pada proses penerimaan siswa baru,
calon pendaftar harus menunggu lama untuk
mendapatkan berkas pendaftaran bahkan ada
yang harus kembali tanpa mendapatkan
berkas pendaftaran karena keterbatasan waktu
sehingga
menyebabkan
kejenuhan,
kekecewaan dan kerugian material. Proses
penyeleksian
calon
siswa
diseleksi
berdasarkan hasil nilai Ujian Akhir Sekolah
dan Ujian Nasional yang terdiri dari nilai
75
Matematika, Bahasa Indonesia dan nilai IPA.
Nilai tersebut akan diurutkan mulai dari nilai
yang tertinggi sampai nilai yang terendah.
Tidak ada standar nilai kelulusan yang
ditetapkan oleh pihak sekolah. Pihak sekolah
hanya akan meluluskan calon siswa sebanyak
yang dibutuhkan saja. Bagi siswa yang lulus
seleksi dipersilahkan melakukan pendaftaran
ulang agar menjadi siswa SMP Negeri 1
Perbaungan. Proses penyeleksian/perhitungan
nilai calon siswa dihitung secara manual
sehingga kurang efektif dan efisien.
Melihat permasalahan di atas, penulis
memandang perlunya suatu sistem informasi
berbasis web yang dapat bekerja secara cepat
dan tepat untuk membantu pihak sekolah
dalam proses pengelolaan sekolah, baik
dalam hal pengelolaan administrasi akademik
dan untuk proses pelaporan sehingga sesuai
dengan standar Jardiknas Departemen
Pendidikan
Nasional
sekaligus
dapat
digunakan sebagai bahan promosi bagi SMP
Negeri 1 Perbaungan agar lebih dikenal oleh
masyarakat luas. Atas dasar inilah penulis
menganggap
penting
untuk
meneliti
“Pengembangan
Sistem
Informasi
Manajemen Akademik di SMP Negeri 1
Perbaungan Kabupaten Serdang Bedagai
Sumatera Utara”.
B. Kajian Teoretis
1. Sistem Informasi
Menurut Moekijat (1986:11) suatu
sistem adalah suatu susunan yang teratur dari
kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dan
prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
yang melaksanakan dan mempermudah
kegiatan-kegiatan utama organisasi. Menurut
Sutanta (2003:4) sistem dapat didefenisikan
sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerja
sama atau yang dihubungkan dengan caracara tertentu sehingga membentuk satu
kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi
guna mencapai suatu tujuan.
Davis (1999:67) menjelaskan sistem
dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem
abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang
saling bergantung. Sistem yang bersifat fisik
adalah serangkaian unsur yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan.
Effendy (1989:53) menjelaskan sistem
adalah suatu totalitas himpunan bagianbagian yang satu sama lain berinteraksi dan
bersama-sama beroperasi mencapai suatu
tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan.
Menurut Arbie (1987:118) sistem adalah
suatu
keseluruhan
kumpulan
aneka
komponen/bagian-bagian
yang
saling
berinteraksi sedemikian rupa sehingga
menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk
mencapai sasaran tertentu.
McLeod
(1995:13)
menjelaskan
sistem adalah sekelompok elemen-elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai tujuan. Dari beberapa
pengertian tersebut maka dapat disimpulkan
sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur–prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama – sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
Menurut Sutanta (2003:10) informasi
merupakan hasil pengolahan data sehingga
menjadi bentuk yang penting bagi
penerimanya dan mempunyai kegunaan
sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
yang dapat dirasakan akibatnya secara
langsung saat itu juga atau secara tidak
langsung pada saat mendatang. McLeod
(1995:18) menjelaskan informasi adalah data
yang telah diproses, atau data yang memiliki
arti.
Davis
(1999:28)
menjelaskan
informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya
dan
bermanfaat
dalam
mengambil keputusan saat ini atau
mendatang. Menurut Jogiyanto (2005:8)
informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
Menurut
Moekijat
(1986:11)
informasi adalah data-data yang telah diolah
untuk
memberikan
pengertian.
Dari
76
penjelasan oleh beberapa ahli sebelumnya
maka dapat disimpulkan informasi adalah
data yang sudah diolah untuk memberikan
pengetahuan atau keterangan.
Dalam Ensiklopedi Administrasi
dijelaskan bahwa manajemen adalah segenap
perbuatan menggerakkan sekelompok orang
dan mengerahkan fasilitas dalam suatu usaha
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Sagala (2010:52) manajemen adalah
menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian
menjadi suatu rangkaian kegiatan pengambilan keputusan yang bersifat mendasar dan
menyeluruh dalam proses pendayagunaan
segala sumber daya secara efisien disertai
penetapan cara pelaksanaannya oleh seluruh
jajaran dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi.
Pendapat
Sutanta
(2003:17)
manajemen dapat diartikan sebagai proses
memanfaatkan berbagai sumber daya yang
tersedia untuk mencapai suatu tujuan.
Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai
suatu sistem kekuasaan dalam suatu
organisasi agar orang-orang menjalankan
pekerjaan. Menurut Kamars (2005:24)
manajemen adalah usaha-usaha memanfaatkan berbagai sumber daya yang bersifat
fisik dan non-fisik untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan atau masalah dengan baik.
Menurut Davis (1999:3) sistem
informasi manajemen adalah sebuah sistem
manusia/mesin yang terpadu (integrated),
untuk menyajikan informasi guna mendukung
fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi. Lebih
lanjut Davis menegaskan bahwa sistem
informasi
manajemen
menggunakan
perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak
(software)
komputer,
prosedur
pedoman, model manajemen dan keputusan,
dan sebuah database.
Menurut Moekijat (1986:11) sistem
informasi manajemen adalah jaringan
prosedur
pengolahan
data
yang
diperkembangkan dalam suatu organisasi dan
disatukan apabila dipandang perlu, dengan
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
maksud memberikan data kepada manajemen
setiap waktu diperlukan, baik data yang
bersifat intern maupun yang bersifat ekstern,
untuk dasar pengambilan keputusan dalam
rangka mencapai tujuan organisasi. McLeod
(1996:30) mendefenisikan sistem informasi
manajemen sebagai suatu sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa.
Jogiyanto (2005:15) sistem informasi
manajemen merupakan suatu sistem yang
melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan
semua informasi yang mempengaruhi semua
operasi
organisasi.
Sistem
informasi
manajemen merupakan kumpulan dari sistemsistem informasi.
Prawirosentono (2002:124) sistem
informasi
manajemen
adalah
suatu
infrastruktur yang memfasilitasi pihak
manajemen yang memerlukan informasi
untuk
pengambilan
keputusan
dalam
organisasi dengan basis total manajemen
mutu (total quality management) dengan
tujuan memenangkan persaingan melalui
pembuatan produk yang berkesesuaian mutu
(conformance quality) dengan konsumen
(langganan).
Dari beberapa defenisi tersebut, dapat
ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi
manajemen akademik adalah kumpulan dari
interaksi sistem-sistem informasi yang
menghasilkan informasi akademik yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2. Manajemen Sekolah
Menurut Sagala (2010:55) manajemen
sekolah dapat diartikan sebagai proses
pendayagunaan sumber daya sekolah melalui
kegiatan fungsi manajemen yaitu fungsi
perencanan, pengorganisasian, penggerakan,
pengawasan dan pengendalian secara lebih
efektif dan efisien dengan segala aspeknya
dengan menggunakan semua potensi yang
tersedia agar tercapai tujuan organisasi secara
efektif dan efisien serta produktifitas sekolah
yang bermutu.
77
Prinsip manajemen sekolah adalah
memperoleh hasil yang efektif melalui orangorang yang profesional yang mengacu pada
visi dan misi sekolah dengan jalan melakukan
proses manajemen, yaitu menjalankan fungsi
pokok program sekolah yang ditampilkan
oleh seorang manajer atau pimpinan sekolah
sebagai penanggung jawab institusi sekolah,
guru sebagai penanggung jawab pelayanan
teknis kependidikan di sekolah yang
menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu:
perencanaan program kegiatan sekolah,
pengorganisasian tugas-tugas pokok sekolah,
penggerakan seluruh sistem sekolah, dan
pengawasan kinerja sekolah.
Langkah-langkah manajemen yang
dilaksanakan oleh sekolah dalam meningkatkan mutunya adalah: (a) merumuskan visi,
misi dan tujuan serta target peningkatan mutu
secara
berkelanjutan;
(b)
menyusun
perencanaan sekolah dengan menggunakan
model
perencanaan
strategik;
(c)
melaksanakan program kegiatan sekolah
sesuai formulasi perencanaan;(d) melakukan
evaluasi secara terus menerus terhadap
program kerja yang dilaksanakan untuk
mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas
serta kualitas penyelenggaraan program
sekolah; (e) menyusun laporan kemajuan
sekolah dan melaporkannya kepada orang tua
siswa kemajuan hasil belajar anak-anaknya di
sekolah, melaporkan kemajuan sekolah
kepada masyarakat dan stakeholders sekolah
serta pemerintah daerah; dan (f) merumuskan
program baru sebagai hasil evaluasi program
sekolah dan kelanjutan dari program yang
telah dilaksanakan menggunakan perencanaan
strategik sekolah.
Dari penjelasan tersebut, manajemen
sekolah sebagai bagian dari manajemen
pendidikan nasional, dalam perkembangannya tidak terlepas dari berbagai
permasalahan yang menuntut penyesuaian
terhadap
berbagai
perubahan
yang
menggambarkan
kategori
manajemen
tersebut. Konsep manajemen yang di
implementasikan pada organisasi sekolah
menggambarkan suatu aktifitas atau seni
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
dalam mengatur dan mengetahui secara tepat
apa yang ingin dikerjakan melalui strategi
dalam proses perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan penyelenggaraan sekolah dalam rangka mencapai tujuan
dan target yang telah ditetapkan sesuai visi
dan misinya.
Sistem informasi manajemen sekolah
merupakan konversi manajemen sekolah
secara manual ke sistem manajemen sekolah
berbasis program komputer (database)
sehingga proses manajemen data akademik
dan data pendukung akademik dapat diproses
secara mudah, cepat dan efisien.
Efektivitas kinerja suatu sekolah
sangat dipengaruhi oleh sistem manajemen
sekolah itu sendiri. Perkembangan dan
pemanfaatan ilmu dan teknologi sangat
mempengaruhi kinerja dari suatu sistem.
Oleh karena itu sistem yang ada perlu
dikembangkan sesuai dengan perkembangan
dan tuntutan jaman agar dapat bersaing dan
meningkatkan efektivitasnya. Pengembangan
sistem dapat digambarkan dalam kerangka
konseptual sebagai berikut:
(Sumber: Jogiyanto, 2005:37. Analisis Dan Desain Sistem Informasi:
pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi
bisnis, Andi,
Yogyakarta.)
Gambar 1 Pengembangan sistem
C. Metodologi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di SMP
Negeri 1 Perbaungan Kecamatan Perbaungan
Kabupaten Serdang Bedagai terletak di Jalan
Medan Tebing Tinggi Km. 40. Waktu
78
penelitian dan pengembangan dimulai dari
bulan Juli sampai dengan September 2012.
Subjek dalam penelitian ini adalah
Kepala sekolah, wakil kepala sekolah,
pembantu kepala sekolah, guru dan pegawai
tata usaha SMP Negeri 1 Perbaungan.
Langkah-langkah
penelitian
dan
pengembangan dapat dilihat pada Gambar 2
berikut ini:
(Sumber: Sugiyono, 2010:298. Metode Penelitian Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Alfabeta. Bandung.)
Gambar 2. Langkah-langkah penelitian dan
pengembangan
Produk yang dihasilkan dalam
penelitian ini adalah sistem informasi
manajemen akademik Berbasis Web. Model
atau gambaran sistem yang dirancang
disajikan dalam Diagram Arus Data. Dengan
diagram arus data dapat diketahui kebutuhan
sistem dalam rancangan Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Akademik SMP
Negeri 1 Perbaungan, secara garis besar
digambarkan pada Gambar 3
Gambar 3 Diagram Sistem Informasi
Manajemen Akademik
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
Validasi dalam hal ini masih bersifat
penilaian berdasarkan pemikiran rasional
karena belum merupakan fakta di lapangan.
Untuk melihat validasi desain sistem yang
dikembangkan maka desain sistem divalidasi
oleh ahli dari Unimed. Ahli dari Unimed
diminta untuk menilai desain, sehingga dapat
diketahui kelemahan dan kekuatannya.
Setelah desain produk divalidasi oleh
ahli maka ditemukan kelemahan dari desain
sistem maka dilakukan revisi desain untuk
mengatasi
kelemahan-kelemahan
dalam
sistem. ji coba tahap awal dilakukan dengan
simulasi penggunaan sistem kerja. Setelah
disimulasikan, maka diujicobakan pada
kelompok yang terbatas. Pengujian dilakukan
dengan tujuan untuk mendapatkan informasi
apakah sistem kerja yang baru lebih efektif
dan efisien dibandingkan sistem yang lama.
Revisi produk dilakukan setelah ujicoba
produk untuk meningkatkan kenyamanan
pengguna sistem.
Setelah revisi produk dilakukan maka
selanjutnya diujicobakan kepada pihak
sekolah. Pengujian Produk yang berupa
sistem informasi manajemen akademik SMP
Negeri 1 Perbaungan harus dilakukan
penilaian untuk mendapatkan kekurangan
atau hambatan yang muncul guna perbaikan
lebih lanjut. Revisi
produk
dilakukan
apabila dalam pemakaian di sekolah terdapat
kekurangan dan kelemahan. Revisi produk
digunakan untuk penyempurnaan produk.
Produk hasil yaitu sistem informasi
manajemen akademik SMP Negeri 1
Perbaungan dinyatakan efektif dan layak
untuk diterapkan.
Pengumpulan data dalam penelitian
tahap pertama ini dilakukan dengan
wawancara dan pengamatan serta sejumlah
dokumen
yang
dibutuhkan
dalam
mengembangkan
sistem
informasi.
Sedangkan untuk tahap kedua menggunakan
kuesioner/angket. Teknik analisis data yang
digunakan dalam penelitian ini menggunakan
teknik analisis deskriptif kuantitatif dan
kualitatif. Teknik analisis deskriptif meliputi:
79
(1) validasi sistem yang dilakukan oleh ahli
dalam sistem dari Unimed dengan
memberikan lembar validasi yang telah
dirancang sebelumnya; (2) proses penerapan
sistem. Analisis kuantitatif dilakukan untuk
menilai produk sistem informasi yaitu
kesesuaian
akan
kebutuhan
sekolah,
kecepatan dari sistem, ketepatan informasi,
kehandalan sistem, kemudahan sistem,
keamanan sistem, hits dan penggunaan
platform.
D. Hasil Penelitian
1. Pengembangan Sistem Informasi
Sistem ini digunakan sebagai sistem
informasi manajemen akademik pada SMP
Negeri 1 Perbaungan. Sistem ini bersifat
intern, yang berarti pengguna sistem ini
hanya kalangan tertentu yang memiliki hak
akses terhadap sistem. Sistem ini bekerja
dalam sebuah web server dan dapat diakses
melalui jaringan intranet atau internet. Karena
sistem ini berjalan dalam sebuah jaringan
intranet atau internet, maka dapat dijalankan
secara multiuser, dapat diakses oleh banyak
pengguna secara bersamaan dari komputer
yang berbeda-beda.
Sistem ini dibuat secara terstruktur
dan sistematis sehingga banyak file yang
berisi script dengan fungsi yang berbedabeda. Script pendukung dalam file ini
disimpan sebagai sebuah file sehingga dapat
dipanggil
oleh
file
lain
yang
membutuhkannya. Script koneksi database
digunakan untuk melakukan koneksi dengan
database. Oleh karena itu setiap kali ada file
yang akan membaca data pada database maka
file tersebut akan memanggil file database
terlebih dahulu.
Website
ini
dirancang
untuk
menyediakan berbagai informasi tentang
sekolah bagi khalayak umum dan setiap orang
bebas mengaksesnya. Beberapa halaman yang
disediakan untuk menampilkan informasi
yang dimaksud adalah halaman utama
(home), halaman profil sekolah, halaman
berita, halaman informasi, halaman warga
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
sekolah, halaman galeri, halaman buku tamu,
dan halaman pendaftaran siswa baru.
Halaman utama disebut juga dengan
nama halaman index. Halaman ini adalah
halaman yang akan diakses pertama kali oleh
user. Halaman ini menampilkan informasi
seputar sekolah diantaranya adalah kata
sambutan dari kepala sekolah. Pada halaman
ini terdapat menu login untuk siswa dan guru.
Informasi lain yang berhubungan dengan
sekolah dapat diakses oleh pengunjung
website melalui beberapa menu atau link yang
menuju ke halaman lain yaitu halaman profil
sekolah, halaman berita, halaman informasi,
halaman warga sekolah, halaman galeri,
halaman buku tamu, dan halaman pendaftaran
siswa baru. Link dalam halaman web ini
berupa obyek/gambar atau tulisan, yang
ditandai dengan perubahan kursor dari bentuk
panah menjadi tangan menunjuk apabila
melintasi sebuah link.
Halaman ini khusus diakses oleh
orang tertentu saja yaitu halaman yang
diakses melalui login. Bagi user yang salah
mengisi user id ataupun password tidak akan
dapat
mengakses
halaman
yang
diinginkannya. Halaman yang diakses melalui
login terdiri dari 3 halaman yaitu halaman
administrator, halaman guru dan halaman
siswa.
Implementasi adalah prosedur yang
dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem
yang ada didalam dokumen desain sistem
yang disetujui. Hal ini untuk menguji,
menginstal, serta memulai menggunakan
sistem baru atau sistem yang diperbaiki.
Implementasi Sistem Informasi Manajemen
Akademik SMP Negeri 1 Perbaungan
Serdang Bedagai Sumatera Utara berbasis
web terdiri dari tampilan halaman web.
Halaman utama
guru ditunjukkan pada
Gambar 4.
80
Halaman siswa adalah halaman yang
di desain khusus untuk siswa. Siswa dalam
sistem ini memiliki hak akses lebih sempit
bila dibandingkan dengan guru. Hak akses
siswa hanya dapat melihat nilai dari setiap
mata pelajaran, melihat raport, dan informasi
mengenai materi pelajaran. Selain itu setiap
siswa juga memiliki hak untuk mengganti
password masing-masing. Dalam hal ini jelas
bahwa setiap siswa tidak dapat melihat data
siswa lain, apabila siswa tersebut tidak
mengetahui passwordnya. Halaman utama
siswa ditunjukkan pada Gambar 6.
Gambar 4. Halaman menu utama atau menu
home sistem informasi manajemen
akademik SMP N 1 Perbaungan.
Gambar 5 Halaman Guru sistem informasi
manajemen akademik SMP N 1
Perbaungan.
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
Gambar 6 Halaman Siswa sistem informasi
manajemen akademik SMP N 1
Perbaungan.
Halaman administrator merupakan
halaman yang menampilkan beberapa data
yang ada dalam database dan juga pilihan
menu yang paling lengkap. Administrator
merupakan user yang memiliki hak akses
yang paling luas. Pilihan menu yang berupa
link untuk mengakses data-data tertentu
dalam halaman ini antara lain: data beranda,
data berita, data informasi sekolah, data guru
dan staff, data siswa, data matapelajaran, data
penerimaan siswa baru online, data album
galeri, data buku tamu, data manajemen
admin dan data pengaturan. Halaman utama
adminitrator ditunjukkan pada Gambar 7.
81
Gambar 7 Halaman Administrator sistem
informasi manajemen akademik SMP N 1
Perbaungan.
Tabel 2 Data Hasil Penilaian Ahli Sistem
Informasi Manajemen Akademik berbasis
Web.
Produk yang
dikembangkan
Aspek yang
dinilai
Sesuai dengan
kebutuhan
sekolah
Kecepatan dari
sistem
Ketepatan
informasi
Kehandalan
sistem
Kemudahan
sistem
keamanan
sistem
Hits
Penggunaan
Platform
jumlah skor
ahli
1
2
3
total
sk
or
%
SB
12
11
9
32
89
12
12
9
33
92
11
10
9
30
83
10
9
9
28
78
1
2
11
9
3
2
8
9
12
11
9
32
89
10
10
9
29
81
12
9
9
30
83
rata-rata
Keterangan:
76% - 100%
51% - 75%
26% - 50%
0% - 25%
Kat
= Sangat Baik (SB)
= Baik (B)
= Kurang Baik (KB)
= Tidak Baik (TB)
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
SB
SB
SB
SB
SB
SB
SB
85
Berdasarkan tabel di atas maka
penilaian ahli terhadap sistem informasi
manajemen akademik SMP Negeri 1
Perbaungan Serdang Bedagai Sumatera Utara
berdasarkan instrumen penilaian diperoleh
keterangan bahwa: (a) aspek sesuai dengan
kebutuhan sekolah dengan persentase 89 %
maka berada pada kategori Sangat Baik, (b)
aspek kecepatan dari sistem dengan
persentase 92 % maka berada pada kategori
Sangat Baik,
(c) aspek ketepatan dari
informasi dengan persentase 83 % maka
berada pada kategori Sangat Baik, (d) aspek
kehandalan dari sistem dengan persentase 78
% maka berada pada kategori Sangat Baik,
(e) aspek kemudahan dari sistem dengan
persentase 89 % maka berada pada kategori
Sangat Baik, (f) aspek keamanan dari sistem
dengan persentase 89 % maka berada pada
kategori Sangat Baik, (g) aspek hits dengan
persentase 81 % maka berada pada kategori
Sangat Baik, (h) aspek penggunaan platform
dengan persentase 83 % maka berada pada
kategori Sangat Baik.
Berdasarkan hasil penilaian yang
disampaikan para ahli terhadap sistem
informasi manajemen akademik SMP Negeri
1 Perbaungan Serdang Bedagai maka produk
sistem informasi manajemen akademik SMP
Negeri 1 Perbaungan Serdang Bedagai
berbasis web yang dikembangkan secara
umum dinilai layak digunakan. Hal ini
dibuktikan dengan masukan yang diberikan
oleh ahli terhadap sistem informasi
manajemen akademik SMP Negeri 1
Perbaungan Serdang Bedagai berbasis web
yaitu persentase rata-rata nilai berdasarkan
aspek penilaian sistem informasi sebesar
85%. Dengan persentase sebesar 85% maka
dapat dikategorikan sistem informasi
manajemen akademik SMP Negeri 1
Perbaungan Serdang Bedagai berbasis web
tersebut berada pada kategori sangat layak.
Dalam
ujicoba
sistem
yang
melibatkan 30 orang perwakilan dari pihak
sekolah yang terdiri dari pegawai dan guru
SMP Negeri 1 Perbaungan yang diambil
secara random. Selanjutnya 30 orang yang
82
terdiri dari guru dan pegawai tersebut diminta
untuk menilai kinerja sistem kerja lama dan
kinerja sistem kerja baru. Perbandingan
kinerja sistem kerja lama dengan kinerja
sistem kerja baru ditunjukkan pada tabel 3
sebagai berikut:
Tabel 3 Perbandingan Sistem Kerja Lama
dan Sistem Kerja Baru
Kinerja
Sistem
Kerja
Lama
58%
Kat
e
gori
B
25%
66%
25%
25%
25%
25%
36%
TB
B
TB
TB
TB
TB
KB
Aspek-aspek yang
dinilai
Sesuai dengan
kebutuhan sekolah
Kecepatan dari sistem
Ketepatan informasi
Kemudahan sistem
keamanan sistem
Hits
Penggunaan Platform
rata-rata
Kinerja
Sistem
Kerja
Baru
86%
kate
gori
90%
92%
82%
97%
90%
81%
88%
SB
SB
SB
SB
SB
SB
SB
SB
Berdasarkan tabel 3 tersebut terlihat
bahwa kinerja sistem baru lebih tinggi dari
sistem lama. Rata-rata kinerja sistem lama
adalah 36% dan sistem baru adalah 88%.
Kesesuaian sistem dengan kebutuhan sekolah
untuk sistem yang lama = 58%, sistem kerja
baru = 86% ; Kecepatan sistem lama = 25%,
sistem baru = 90% ; Ketepatan informasi
sistem lama = 66%, sistem baru = 92% ;
Kemudahan sistem lama = 25%, sistem baru
= 82% ;
Keamanan sistem lama = 25%, sistem
baru = 97% ; Hits sistem lama = 25%, sistem
baru = 90% ; Penggunaan Platform sistem
lama = 25%, sistem baru = 81%. Berdasarkan
data tersebut terlihat bahwa sistem kerja baru
lebih tinggi dibandingkan dengan sistem kerja
yang lama.
E. Penutup
Berdasarkan data penelitian, hasil
penelitian dapat disimpulkan yaitu: 1).
Pengembangan sistem informasi manajemen
akademik SMP Negeri 1 Perbaungan barbasis
web dilakukan dengan melihat potensi dan
masalah yang ada, pengumpulan data,
mendesain produk, memvalidasi desain,
melakukan revisi desain, menguji coba
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
produk, merevisi produk, mengujicoba
pemakaian, merevisi produk dan selanjutnya
diperoleh lah produk hasil. 2) Hasil validasi
yang disampaikan ahli terhadap sistem
informasi manajemen akademik SMP Negeri
1
Perbaungan
berbasis
web
yang
dikembangkan secara umum dinilai layak
digunakan. Hal ini dibuktikan pada persentase
format nilai rata-rata produk oleh ahli berada
dalam kategori sangat baik. 3) Berdasarkan
penilaian oleh pengguna sistem yaitu pihak
sekolah dalam hal ini guru dan pegawai SMP
Negeri 1 Perbaungan maka diperoleh nilai
rata-rata kinerja sistem yang baru berada
dalam kategori sangat baik sedangkan nilai
kinerja sistem kerja lama berada dalam
kategori kurang baik. Hal ini bermakna
bahwa kinerja sistem kerja baru lebih tinggi
dibandingkan dengan sistem kerja lama maka
kontribusi yang diberikan oleh sistem kerja
baru lebih efektif dan efisien dibandingkan
dengan kinerja sistem yang lama.
Daftar Pustaka
Arbie
Erwan, 1987. Pengantar Sistem
Informasi Manajemen, Bina Alumni
Indonesia, Medan-Jakarta-Bandung.
Davis Gordon B, 1999. Kerangka Dasar
Sistem Informasi Manajemen Bagian I
Pengantar, terjemahan Adiwardana
Andreas
S,
disempurnakan
Widyahartono Bob. Pustaka Binaman
Pressindo, Jakarta.
Effendy Onong Uchjana, 1989. Sistem
Informasi Manajemen, Cetakan ketiga,
Mandar Maju, Bandung.
Jogiyanto HM, 2001. Analisis Dan Desain
Sistem
Informasi:
pendekatan
terstruktur teori dan praktek aplikasi
bisnis, Andi, Yogyakarta.
Jogiyanto HM, 2005. Analisis Dan Desain
Sistem
Informasi:
pendekatan
terstruktur teori dan praktik aplikasi
bisnis, Andi, Yogyakarta.
83
Kamars Dachnel. 2005. Administrasi
Pendidikan Teori dan Praktek. Suryani
Indah. Padang.
Komaruddin, 1979. Ensiklopedia Menejemen,
Alumni, Bandung
Staf Dosen Balai Pembinaan Administrasi
Universitas Gadjah Mada, 1975.
Ensiklopedi Administrasi, Cetakan
Ketiga, Gunung Agung, Jakarta.
Madcoms-Madiun,
2005.
Aplikasi
Manajemen
Database
Pendidikan
Berbasis Web dengan PHP dan
MySQL, Andi Offset, Yogyakarta.
McLeod Raymond, 1995. Sistem Informasi
Manajemen Studi Sistem Informasi
Berbasis Komputer, Jilid I, terjemahan
Teguh Hendra, PT Prenhallindo,
Jakarta.
McLeod Raymond, 1995. Sistem Informasi
Manajemen Studi Sistem Informasi
Berbasis Komputer, Jilid II, terjemahan
Teguh Hendra, PT Prenhallindo,
Jakarta.
Moekijat, 1986. Pengantar Sistem Informasi
Manajemen, PT Remaja Rosdakarya,
Bandung.
Moleong, L.J. 2010. Metodologi Penelitian
Kualitatif. Rosdakarya. Bandung.
Prawirosentono Suyadi. 2002. Manajemen
Mutu Terpadu. PT Bumi Aksara.
Jakarta.
Sagala H.S. 2010. Desain Organisasi
Pendidikan
Dalam
Implementasi
Kebijakan Otonomi Daerah, Uhamka
Press. Jakarta. Hasil Penelitian.
Sudjana, 2005. Metoda Statistika. PT. Tarsito
Bandung. Bandung
Sugiyono,
2010.
Metode
Penelitian
Kuantitatif Kualitatif dan R&D.
Alfabeta. Bandung.
Suryosubroto
B,
2004.
Manajemen
Pendidikan Di Sekolah, Rineka Cipta.
Jakarta.
Sutanta Edhy, 2003. Sistem Informasi
Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Pelangi Pendidikan, Vol. 21 No. 1 Juni 2014
84