57 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah
advertisement
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Pada awalnya PT Asuransi Jiwa Sequislife menggunakan nama PT Universal Life Indo (ULINDO) yang didirikan pada tahun 1984 di Jakarta. PT Universal Life Indo (ULINDO), hingga tahun 1992 perusahaan asuransi ini melakukan join venture dengan perusahaan New York Life International Incorporation sehingga perusahaan berubah nama menjadi Sewu New York Life. Aliansi ini berhasil menghasilkan praktek-praktek terbaik kelas dunia di dalam dunia industri asuransi di Indonesia. Pada tahun 2003, perusahaan mengakuisisi seluruh saham milik New York Life Incorporation dan mengganti nama menjadi PT Asuransi Jiwa Sequislife yang terdaftar dengan SIUP (Nomor: Kep-106/KM.13/1992). Di tahun 2004 PT AJ Sequislife telah memiliki lebih dari 100.000 pemegang polis. Pada tahun 2005, untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis, perusahaan mengakuisisi PT Met Life Sejahtera yang kemudian berganti nama menjadi Sequislife Financial sebagai anak perusahaan yang berfokus pada Alternative Distribution Channel (Institutional Business Bancassurance and Telemarketing). Kehadiran Sequislife di Indonesia semakin memperkuat posisinya dipasar asuransi jiwa di Indonesia dengan komitmen yang kuat terhadap nasabahnya dengan didukung oleh visi dan misi dari perusahaan. Adanya dukungan manajemen yang solid dan berhati-hati dalam keuangan, produk yang berkualitas, pelayanan yang terbaik, dan tim penjualan yang profesional membuat Sequislife menjadi salah satu perusahaan asuransi jiwa swasta yang terkemuka di Indonesia. Dengan memililiki pengalaman 29 tahun, membuat Sequislife menjadi perusahaan asuransi jiwa yang berwawasan global dan mampu menerapkan praktek-praktek bisnis 57 58 dengan standar internasional. Hingga saat ini, Sequislife telah memiliki lebih dari 150 kantor pemasaran di seluruh Indonesia. Pada tanggal 17 Agustus 2009, berdiri agency Sequislife yang dideklarasikan di Kuala Lumpur dengan nama Power One Agency. Selama perjalanannya Power One telah berkembang menjadi sebuah konsorsium yang dimiliki oleh VP Founders dari Power One. Power One Agency memiliki delapan cabang yang bernamakan : - JYK 2 / Jayakarta 2 - HWP 1 / Hayam Wuruk 1 - PPL 2 / Panglima Polim 2 - KBY / Kebayoran - JKM / Jakarta Mas - Celebrity - JYK Iskandarsyah - PO TJP BTM Dan pada tanggal 9 Mei 2012, ada perubahan untuk nama-nama cabang tersebut menjadi: Tabel 3.1 Perubahan nama cabang Power One Agency Sumber : Penjelasan Office manager (2012) Nama cabang lama Nama cabang baru JYK Iskandarsyah Power One JKT 1 JYK 2 Power One JKT 2 Celebrity Power One JKT 3 HWP 1 Power One JKT 5 PPL 2 Power One JKT 6 KBY Power One JKT 7 JKM Power One JKT 8 Power One Batam Power One Batam 59 Visi Sequislife adalah menjadi perusahaan terpilih dan memimpin pasar dalam industri asuransi jiwa di indonesia. Perusahaan Sequislife memiliki beberapa misi yang berguna untuk membantu visi perusahaan agar tercapai , antara lain: - Untuk para nasabah, Sequislife akan menyediakan produk-produk yang berkualitas tinggi, inovatif dan penuh perhatian dalam pelayanan. - Untuk pemegang saham, Sequislife akan menyediakan Nilai investasi yang menarik, dan nilai kepemilikan saham bertambah. - Untuk Rekan bisnis dan karyawan, Sequislife akan menyediakan kesempatan karir yang terus berkembang, terus-menerus dalam pengembangan yang profesional, dan lingkungan dengan praktik manajemen internasional yang terbaik dan terbaru. - Untuk masyarakat Indonesia, Sequislife akan berkomitmen untuk menerapkan standar tertinggi untuk integritas dalam dunia industri asuransi jiwa, berkontribusi bagi pembangunan bangsa, dan menyediakan proteksi terbaik untuk “A Better Tommorrow”. Ada beberapa Nilai-nilai perusahaan yang dapat di ambil dari nama Sequislife itu sendiri, antara lain: 1. S : Security, memberikan rasa kenyamanan dengan keuangan perusahaan yang kokoh dan stabil. 2. E : Empowerment, menciptakan rasa kepemilikan dan memberikan kewenangan sesuai jabatan masing-masing. 3. Q : Quest for knowledge, terus mempelajari hal-hal baru dan melakukan perbaikan. 4. U : Unity, setiap individu bersama berusaha untuk mencapai hasil yang lebih baik. 5. I : Integrity, jujur, terbuka dan terpercaya. 6. S : Service Excellence, memberikan pelayanan yang terbaik. 60 3.2 Struktur Organisasi Berikut adalah struktur organisasi admin di Sequislife: Gambar 3.1 Struktur organisai admin Sequislife (Sumber : digambarkan berdasarkan penjelasan OfficeManager (2012)) 61 Berikut merupakan struktur organisasi keagenan pada Sequislife : Gambar 3.2 Struktur organisasi keagenan Sequislife (Sumber : digambarkan berdasarkan penjelasan OfficeManager (2012)) 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini merupakan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang dipegang : 1. Regional Vice President (RVP) Tugas dari Regional Vice President (RVP) adalah : - Memimpin dan memantau semua kantor cabang yang dibawahi. - Mengawasi kinerja dan manajemen dari setiap cabang. - Memastikan pencapaian target setiap tahunnya. - Membuat target penjualan atau produksi. Wewenang dari Regional Vice President (RVP) adalah : - Menentukan target penjualan atau produksi setiap tahun. - Memberikan tugas kepada setiap bawahan yang dibawahi secara langsung dan setiap branch manager. 62 - Memberikan sanksi pada setiap bawahan yang dibawahi. 2. Branch Manager Tugas dari Branch Manager adalah : - Memimpin dan mengelolah dari kantor cabang yang dibawahi. - Memantau dan mengontrol kinerja dari setiap bagian manajemen dalam kantor. - Memberikan laporan produksi cabang ke Regional Vice President (RVP). - Memberikan motivasi kepada bawahan. - Membuat target penjualan atau produksi berdasarkan target yang ditentukan Regional Vice President (RVP). Wewenang dari Branch Manager adalah : - Memberikan target penjualan atau produksi. - Memberikan tugas pada setiap bawahan yang dibawahi. - Memberikan sanksi pada bawahan yang dibawahi. 3. Office Manager Tugas dari bagian Office Manager adalah : - Mengontrol dan mengawasi kerja dari bagian customer service dan cashier, bagian collection, bagian new business, bagian POS and claim, dan bagian keagenan. - Membuat laporan kinerja dari bagian customer service dan cashier, bagian collection, bagian new business, bagian POS and claim, dan bagian keagenan. - Membuat laporan produksi dan memantau produksi dari setiap agen yang dibawahi kantor cabang. - Menyelesaikan masalah-masalah yang ada di bagian customer service dan cashier, bagian collection, bagian new business, bagian POS and claim, dan bagian keagenan. 63 - Menginformasikan informasi dari kantor pusat Sequislife kepada bagian customer service dan cashier, bagian collection, bagian new business, bagian POS and claim, dan bagian keagenan. Wewenang dari bagian Office Manager adalah : - Mengetahui data-data dari setiap staff dan agen yang dibawahi kantor cabang. - Mendapatkan informasi dan laporan dari staff di kantor cabang. - Membuat dan memberikan tugas kepada bagian customer service dan cashier, bagian collection, bagian new business, bagian POS and claim, dan bagian keagenan. 4. Customer Service dan Cashier Tugas dari bagian customer service and cashier adalah : - Melayani setiap nasabah yang datang untuk melakukan pembayaran premi. - Melayani dan membantu setiap nasabah menyelesaikan masalah, keluhan, dan kritikan. - Membuat laporan pembayaran premi nasabah harian dan diberikan ke bagian treasury kantor pusat. Wewenang dari bagian customer service and cashier adalah : - Mengakses dan melihat data nasabah yang akan melakukan pembayaran premi. - Menjaga tempat penyimpanan uang pembayaran premi nasabah di kantor cabang yang nantinya dikirimkan ke kantor pusat. 5. Collection Tugas dari bagian collection adalah : - Mengecek apakah adanya premi nasabah yang akan jatuh tempo. - Mengingatkan kepada agen bersangkutan akan adanya premi nasabah yang akan jatuh tempo. - Follow up premi diskon dan premi grace periode kepada nasabah yang bersangkutan. 64 Wewenang dari bagian collection adalah : - Mengakses dan melihat data-data premi nasabah melalui aplikasi kantor pusat. - Mengingatkan bila adanya premi nasabah yang telah akan jatuh tempo ke agen terkait dan follow up. - follow up premi diskon, premi grace periode ke nasabah terkait. 6. New Business Tugas dari New Business adalah : - Menerima dan melayani pembuatan polis baru. - Memeriksa status dari Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) hingga menjadi polis. - Membuat laporan produksi penjualan asuransi. Wewenang dari New Business adalah : - Membagikan formulir SPAJ kepada agen yang memerlukan. - Mengakses dan menggunakan aplikasi yang terhubung dengan kantor pusat untuk mengecek status SPAJ yang diajukan. 7. POS and Claim Tugas dari POS and Claim adalah : - Menangani perubahan, pemulihan,penjualan, loan (meminjamkan), polis yang telah lapse, dan Automatic Premium Loan (APL). - Menangani claim rawat inap, rawat jalan inap, kematian, dan kecelakaan dari polis terkait yang diklaim oleh nasabah. Wewenang dari POS and Claim, yaitu : - Mengakses dan menggunakan aplikasi dari kantor pusat untuk melakukan modifikasi polis berdasarkan kejadian. 65 - Mengeluarkan izin klaim dari klaim yang diajukan oleh nasabah berdasarkan persyaratan yang berlaku. 8. Keagenan Tugas dari Keagenan adalah : - Melayani setiap adanya orang yang ingin mendaftar menjadi agen. - Menginput dan mengirimkan Formulir Keagenan yang telah diisi ke kantor pusat dan mengikuti proses hingga persetujuan atau penolakan kantor pusat. - Follow up CPD setiap agen. - Membuat laporan perekrutan agen baru setiap bulan. Wewenang dari Keagenan adalah : - Mengakses dan menggunakan aplikasi pendaftaran agen dari kantor pusat. 9. Assosiate Vice President (AVP) Tugas dari Assosiate Vice President adalah : - Membantu penyelesaian masalah-masalah yang terjadi di dalam kantor. - Mencapai target penjualan yang telah ditentukan oleh branch manager. - Memotivasi staff dan bawahan yang dimiliki demi mencapai target penjualan. Wewenang dari Assosiate Vice President adalah : - Menggunakan aplikasi kantor pusat untuk melakukan presentasi tentang produk dan penggambaran pembelian asuransi. - Memberikan motivasi kepada staff dan bawahan yang dimiliki. 10. Executive Manager (EM) Tugas dari Executive Manager adalah : - Membantu penyelesaian masalah-masalah yang terjadi di dalam kantor. - Mencapai target penjualan yang telah ditentukan oleh branch manager. 66 - Memotivasi staff dan bawahan yang dimiliki demi mencapai target penjualan. Wewenang dari Executive Manager adalah : - Menggunakan aplikasi kantor pusat untuk melakukan presentasi tentang produk dan penggambaran pembelian asuransi. - Memberikan motivasi kepada staff dan bawahan yang dimiliki. 11. Insurance Consultant (IC) Tugas dari Insurance Consultant adalah : - Membantu penyelesaian masalah-masalah yang terjadi di dalam kantor. - Mencapai target penjualan yang telah ditentukan oleh branch manager Wewenang dari Insurance Consultant adalah : - Menggunakan aplikasi kantor pusat untuk melakukan presentasi tentang produk dan penggambaran pembelian asuransi. 67 3.4 Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan Gambar 3.3 Rich picture yang menggambarkan alur proses bisnis produksi Dari gambar 3.3 diatas, dapat dilihat alur yang menggambarkan proses bisnis berjalan. Pendaftaran agen baru dapat dilakukan dengan mendatangi kantor cabang yang ada. Pendaftaran agen baru akan dilayani oleh bagian keagenan. Setiap ada yang ingin mendaftar sebagai agen, maka harus mengisi formulir keagenan secara lengkap dan benar. Setelah formulir keagenan telah diisi dan memberikan kelengkapan pendafataran, formulir 68 keagenan beserta kelengkapannya diberikan kembali ke bagian keagenan. Setelah formulir pendaftaran dan kelengkapan telah diproses ke kantor pusat, bila persyaratan dari kantor pusat terpenuhi maka calon agen baru diperbolehkan untuk mengikuti tes AAJI (Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia) di lembaga AAJI untuk mendapatkan sertifikat AAJI. Setelah lulus tes AAJI mendapatkan sertifikat AAJI, calon agen harus melampirkan sertifikat AAJI ke bagian cabang dan Bagian cabang melampirkan sertifikat AAJI ke kantor pusat yang kemudian kantor pusat menerbitkan Nomor Pokok Keagenan (NPK) kepada agen baru tersebut sehingga calon agen dapat berproduksi dan menjadi agen resmi. Agen baru tersebut secara langsung diposisikan dibawah salah satu Executive manager maupun AVP. Agen resmi yang telah terdaftar dapat melakukan penjualan atau yang lebih sering disebut berproduksi. Agen akan mencari calon-calon nasabah yang akan membeli produk dari Sequislife. Agen akan membuat janji bertemu dengan calon nasabah yang kemudian akan dilakukan presentasi tentang asuransi ke calon nasabah. Calon nasabah diberikan formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ). Calon nasabah yang ingin membeli asuransi wajib mengisi formulir SPAJ dan melengkapi semua persyaratan.Setelah formulir SPAJ yang telah dilengkapi oleh nasabah maka formulir SPAJ diberikan ke bagian New Business. Apabila SPAJ ditolak, maka SPAJ tersebut akan didokumentasikan oleh agen. Namun apabila SPAJ diterima, maka SPAJ diproses oleh kantor pusat sehingga kantor pusat mengeluarkan no Polis. Nasabah dapat melakukan perubahan Polis dengan meminta formulir perubahan Polis kepada bagian POS dan Claim. Setelah mendapatkan formulir perubahan Polis, nasabah mengisi data perubahan yang diinginkan dan mengembalikan formulir. 69 3.5 Bagan Aliran Dokumen Gambar 3.4 Flowchart aliran dokumen produksi (1) 70 Gambar 3.5 Flowchart aliran dokumen produksi (2) 71 Gambar 3.6 Flowchart aliran dokumen pendaftaran agen (1) 72 Gambar 3.7 Flowchart aliran dokumen pendaftaran agen (2) 73 3.6 Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi Berikut adalah hasil analisis dari masalah-masalah yang dihadapi oleh Power One Agency PT. A.J. Sequislife : Tabel 3.2 Analisis masalah dan kebutuhan informasi Tujuan Critical Succes Masalah Kebutuhan factor (CSF) Informasi bagi Ketersediaan nasabah dan agen informasi Informasi Perlunya yang waktu Informasi Produk, yang lama dalam Informasi SPAJ, informasi Informasi Polis, yang akurat, tepat akurat. mencari dan cepat. yang diperlukan Informasi Agen. oleh nasabah atau agen. Menghasilkan Ketersediaan data- Seringnya terjadi Informasi SPAJ, laporan-laporan data dalam Informasi Polis, yang kesalahan yang akurat, tepat terintegrasi. pembuatan dan cepat. dan laporan Informasi Agen, keterlambatan Informasi pengumpulan kantor cabang, laporan dari kantor Informasi cabang. produksi . Dari masalah-masalah yang telah diidentifikasikan dalam tabel 3.2 diatas, berikut adalah penjelasan dari masalah-masalah tersebut yang menjadi kendala : 74 - Perlunya waktu yang lama dalam mencari informasi yang diperlukan oleh nasabah atau agen karena semua data seperti data agen, SPAJ, Polis ataupun data tentang produk masih belum terkomputerisasi sehingga saat ingin melakukan pencarian informasi untuk agen atau nasabah akan memakan waktu yang lebih lama untuk mencarinya sehingga menunda aktivitas lainnya yang seharusnya dikerjakan. - Seringnya terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan dan keterlambatan pengumpulan laporan dari kantor cabang disebabkan oleh proses pembuatan laporan yang masih dilakukan dengan cara perhitungan manual dengan data yang sangat banyak dan besar angkanya. Data-data dari kantor cabang tidak terintegrasi dalam satu pusat sehingga menyebabkan keterlambatan pengumpulan laporan kepada atasan dikarenakan lamanya pembuatannya dan menyebabkan atasan tidak dapat membuat keputusan yang penting bagi perusahaan demi masa depan dari perusahaan. 3.7 Solusi Pemecahan Masalah Dilihat dari penjelasan masalah dari tabel 3.2 diatas, masalah yang dialami oleh Power One Agency PT. A.J. Sequislife terdapat dalam hal komputerisasi data dan pembuatan laporan. Dikarenakan tidak tersimpannya dan terintegrasinya data-data perusahaan dalam satu tempat yang menyebabkan sulitnya pengambilan dan penampilan informasi yang diperlukan dalam memberikan infomasi kepada nasabah, agen dan pembuatan laporan-laporan. Solusi untuk memecahkan masalah tersebut adalah dengan menerapkan sistem basis data pada Power One Agency PT. A.J. Sequislife. Sistem basis data akan menyimpan dan mengelolah data-data perusahaan dalam satu tempat. Dengan begitu, informasi yang diperlukan oleh nasabah dan agen dapat dengan cepat dan akurat diberikan, serta mendukung pembuatan laporan-laporan menjadi lebih efisien dan akurat isinya. 75 Sistem basis data dirancang dengan mengikuti aturan dalam perancangan basis data yang baik. Dengan begitu, sistem basis data akan menyediakan banyak keuntungan seperti pengontrolan terhadap data redudansi sehingga tidak ada duplikasi data yang tidak diperlukan dibandingkan dengan merancang sebuah aplikasi tanpa memperhatikan konsep perancangan yang baik. Dan juga akan meningkatkan integritas dari data-data perusahaan, dimana permasalahan integritas data merupakan salah satu kendala dalam perusahaan.
