1 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1 Sejarah

BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan
Untuk memenuhi kebutuhan energi listrik di Sumatera & Jawa pada masa
yang akan datang, sesuai dengan RUPTL PT PLN (Persero) 2012-2021 maka
PT PLN (Persero) merencanakan akan membangun pembangkit PLTU
batubara mulut tambang dengan kapasitas daya total 3600 MW. Untuk dapat
menyalurkan energi listrik sebesar itu ke pulau Jawa dan Sumatera PT PLN
(Persero) akan membangun sistem Interkoneksi Sumatera–Jawa yang
menggunakan teknologi transmisi daya arus searah (High Voltage Direct
Current / HVDC). Sistem Interkoneksi Sumatera-Jawa ini merupakan proyek
HVDC yang pertama di Indonesia.
Pembangunan proyek ini diharapkan akan meningkatkan keandalan
pasokan sistem kelistrikan Jawa-Bali dan Sumatera dan mampu menekan
biaya produksi energi listrik. Dengan adanya sistem interkoneksi SumateraJawa ini diharapkan akan memberikan manfaat bagi kedua pulau yang
terhubung secara elektrik sehingga mendukung pertumbuhan ekonomi,
menciptakan iklim yang mendukung untuk investasi dan mendorong
pertumbuhan di sektor lainnya. Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut
diatas, Direksi PLN menetapkan PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan
IV (PLN UIP IV) sebagai Project Implementation Unit (PIU) yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan dan supervisi teknis Transmisi
Interkoneksi Sumatera Jawa.
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan IV selanjutnya disebut PLN
UIP IV, dibentuk melalui Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.
168.K/DIR/2013 tanggal 13 Februari 2013, yang sebelumnya telah
mengalami beberapa kali perubahan untuk menyesuaikan terhadap perubahan
lingkungan bisnis. Bidang usaha yang dihasilkan organisasi adalah
penyediaan tenaga listrik yang terdiri dari jasa penyediaan prasarana
konstruksi, jasa pembangunan transmisi tenaga listrik (Transmisi Interkoneksi
Sumatera Jawa), dan jasa pembangunan gardu induk transmisi tenaga listrik.
49
50
Pekerjaan Utama pembangunan transmisi interkoneksi Sumatera Jawa
tersebut terdiri atas 5 (lima) paket pengadaan yang meliputi : converter
station, transmisi kabel laut 500 kV, transmisi SUTT AC 500 kV dan
transmisi SUTT DC 500 kV. Selain melaksanakan pekerjaan utamanya
tersebut, PLN UIP IV juga mendapat penugasan tambahan dari PLN Pusat
antara lain pekerjaan penyambungan Konsumen Tegangan Tinggi (KTT) dan
pembangunan Bay Trafo. Pekerjaan penyambungan KTT meliputi: KTT PT.
Semen Dwima Agung (Holcim), KTT PT. Cemindo Gemilang, dna KTT PT.
Indoliberty. Sedangkan pekerjaan pembangunan Bay Trafo meliputi Bay
Extension di GI Tasik Baru, GI Pati, GI Genteng dan GI Banyuwangi.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi Unit pengelola konstruksi yang efisien, berkualitas, tepat waktu,
dan ramah lingkungan.
Misi
1. Melakukan
pengendalian
konstruksi
dan
pengelolaan
kegiatan
pembangunan jaringan interkoneksi Sumatera Jawa.
2. Melaksanakan administrasi kontruksi dengan bertindak sebagai wakil
pemilik (owner).
3. Menghasilkan jaringan interkoneksi Sumatera Jawa yang berkualitas dan
siap dioperasikan melalui proses pelaksanaan pembangunan yang efektif,
efisien, dan tepat waktu.
3.3
Struktur Organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan kerangka dasar dari
implementasi suatu bentuk usaha yang sangat penting dan merupakan
instrumen bagi manajemen perusahaan untuk membagi tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang ada.
51
Berikut ini adalah gambaran struktur organsisasi PLN UIP IV:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PLN UIP IV
(Sumber: PLN UIP IV)
3.3.1 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut ini merupakan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab
di dalam PT. PLN (PERSERO) UIP IV:
1) General Manager
Bertanggung jawab dan memastikan terselenggaranya pengelolaan
kegiatan pembangunan jaringan interkoneksi Sumetera Jawa tenaga
listrik sesuai yang tercantum dalam Daftar Isian Proyek (DIP), Petunjuk
Operasional (PO) dan Anggaran Investasi (AI), serta bertanggung jawab
terhadap biaya, jadwal, dan mutu sesuai target kinerja Unit Induk
Pembangunan yang ditetapkan oleh Direksi dengan mengoptimalkan
sumber daya yang tersedia, serta memastikan bahwa semua program
pembangungan yang dilaksanakan oleh Unit Induk Pembangunan telah
diketahui oleh Direksi, dengan tugas pokok meliputi:
a. Mengembangkan strategi dan kebijakan pokok untuk peningkatan
kerja Unit Induk Pembangunan;
b. Memastikan kelancaran koordinasi dan Service Level Agreement
(SLA) dengan pihak supervisi konstruksi dan supervisi desain;
c. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Unit
Induk Pembangunan;
d. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pembangunan dan bertindak
sebagai wakil pemilik (owner);
52
e. Menetapkan sistem manajemen kinerja dan sistem manajemen mutu
Unit Induk Pembangunan serta pengendaliannya;
f. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk
kelancaran dan keberhasilan penyelesaian pembangunan;
g. Mengembangkan
dan
memelihara
kompetensi
organisasi
dan
kompetensi anggota organisasi Unit Induk Pembangunan;
h. Menetapkan Laporan Manajemen Unit Induk Pembangunan.
2) Bidang Perencanaan
Bertanggung jawab dan memastikan tersedianya perencanaan kerja
atas pelaksanaan kegiatan perencanaan umum dan lingkungan hidup serta
perencanaan konstruksi pembangunan, penetapan kebijakan manajemen
yang strategis dalam rangka pencapaian target kinerja Unit Induk
Pembangunan, serta mendukung restrukturisasi organisasi Unit Induk
Pembangunan, dengan tugas pokok meliputi:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Unit Induk
Pembangunan Tahunan;
b. Mengelola kegiatan survey dan soil investigation;
c. Menyiapkan analisa dampak lingkungan dan pengelolaan lingkungan
hidup serta perijinan yang terkait dengan fasilitas proyek dan
pertanahan;
d. Merencanakan, memonitor, dan mengevaluasi kegiatan pembebasan
tanah;
e. Melaksanakan perencanaan pembangunan yang sinergi dengan
koordinasi bersama pihak supervisi konstruksi dan supervisi desai
antara lain Approval Drawing dan Spesifikasi;
f. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan kegiatan pengadaan
termasuk menyiaplan dokumen pelelangan;
g. Merencanakan dan mengelola implementasi Sistem Teknologi
Informasi.
53
3) Bidang Operasi Konstruksi
Bertanggung jawab dan memastikan terlaksananya pekerjaan
konstruksi pembangunan, konsolidasi Unit Pelaksana Konstruksi sesuai
dengan jadwal, biaya, dan kualitas pekerjaan melalui pemantauan hasil
kerja, untuk pencapaian target kinerja Unit Induk Pembangunan, dengan
tugas pokok meliputi:
a. Mengkoordinasikan secara keseluruhan pengendalian pembangunan
agar pelaksanaan pembangunan dapat dilaksanakan secara tepat
waktu, biaya dan mutu;
b. Menyusun Basic Communication internal dan eksternal dengan pihak
ketiga terkait dengan kelancaran pelaksanaan pembangunan;
c. Mengkoordinasikan
kegiatan
pelaksanaan
administrasi
teknik,
meliputi administrasi tenaga kerja asing, administrasi kontrak
(penanganan klaim kontrak, amandemen kontrak, berita acara
pembayaran) dan pengendalian TKDN;
d. Mengelola persetujuan Master List dan kegiatan kepabeanan;
e. Mengelola pengendalian logistik dan administrasi monitoring terkait
dengan pekerjaan pembangunan;
f. Mengelola program Keselamatan Ketenagalistrikan;
g. Mengelola dan mengkoordinir Serah Terima Proyek dan Laporan
Proyek Selesai di lingkungan Unit Induk Pembangunan.
4) Bidang Keuangan dan Sumber Daya Manusia
Bertanggung jawab dan memastikan terselenggaranya pengelolaan
keuangan dan sumber daya manusia untuk mendukung pelaksanaan
pekerjaan kegiatan Unit Induk Pembangunan dalam mencapai target
kinerja Unit Induk Pembangunan sesuai penetapan Direksi, dengan tugas
pokok meliputi:
a. Menyusun perencanaan alokasi pendanaan dan realisasi pembayaran
terkait dengan proses pembangunan;
b. Melaksanakan proses pembayaran sesuai dengan kewajiban dan
komitmen, serta proses pembayaran sesuai dengan ketentuan
kontrak;
c. Mengelola pelaksanaan kegiatan akuntansi, perpajakan, dan asuransi;
54
d. Merencanakan dan mengelola pengembangan kompetensi dan karir
SDM;
e. Mengelola Administrasi SDM di Unit Induk dan Unit Pelaksana;
f. Mengelola manajemen mutu.
5) Bidang Hukum, Komunikasi, dan Pertanahan
Bertanggung jawab atas seluruh proses hukum dan pertanahan dalam
pelaksanaan proyek konstruksi, serta atas seluruh proses komunikasi
dengan pihak eksternal proyek untuk menunjang keberhasilan proyek
konstruksi, dengan tugas pokok:
a. Menyusun program penyelesaian masalah hukum dan melaksanakan
kegiatan hukum;
b. Melaksanakan
konsultasi,
penanganan,
dan
penyelesaian
permasalahan hukum;
c. Melaksanakan kegiatan komunikasi dan kehumasa, terkait dengan
pelaksanaan pembebasan lahan;
d. Menyusun basic communication intern dan ekstern dengan pihak
ketiga terkait;
e. Mengelola administrasi kesekretariatan dan umum;
f. Melaksanakan proses perijinan dan administrasi dokumen terkait
dengan sertifikasi tanah dan fasilitas proyek;
g. Merencanakan dan melakukan proses penyiapan dokumen dan
persiapan pelaksanaan pembebasan lahan;
h. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk pelaksanaan
pembebasan lahan;
i. Melaksanakan kegiatan pembebasan tanah;
j. Memonitor dan mengevaluasi serta menyelesaikan permasalahan yang
berkaitan dengan kegiatan pembebasan lahan;
k. Menyusun laporan hasil pembebasan lahan.
l. Melaksanakan sosialisasi,
inventarisasi,
dan menyusun
daftar
nominatif terkait kegiatan pembebasan tanah dan kompensasi ROW;
m. Melaksanakan
proses
pengajuan
permohonan
pembebasan tanah, dan kompensasi ROW;
pembayaran
55
n. Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan Corporate Social
Responsibility (CSR);
o. Menyerahkan tanah yang sudah dibebaskan kepada Unit Pelaksana
Konstruksi.
6) Unit Pelaksana Konstruksi
Bertanggung jawab dan memastikan terselenggaranya pengelolaan
pembangunan sesuai kontrak dengan pihak supervisi konstruksi dan
supervisi desain sebagai bagian pencapaian target kinerja pembangunan
yang ditetapkan perusahaan, dengan tugas pokok meliputi:
a. Melaksanakan pengawasan, pengendalian teknik, dan administrasi
konstruksi;
b. Melaksanakan proses perijinan yang terkait dengan pelaksanaan
pekerjaan konstruksi;
c. Mendukung pelaksanaan survey perencanaan proyek terkait dengan
analisa dampak lingkungan dan pengelolaan lingkungan hidup;
d. Melaksanakan
pemantauan
dan
pengendalian
kemajuan
fisik
pembangunan secara berkala, melalui sinergi dengan pihak supervisi
konstruksi dan supervisi desain (jika ada), serta menyusun laporan
kemajuan pekerjaan pembangunan;
e. Mendukung pelaksanaan pembebasan tanah melalui staf fungsional
terkait pada saat sosialisasi dan inventarisasi;
f. Mengelola logistik, tata usaha gudang serta administrasi dan umum
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan test komisioning, penyelesaian
pending item, dan penyiapan Serah Terima Proyek di lingkungan
Unit Pelaksana Konstruksi dengan Unit Pengusahaan;
h. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain meliputi
koordinasi dengan stakeholder untuk kelancaran dan keberhasilan
penyelesaian pembangunan;
i. Membuat usulan kegiatan CSR ke Kantor Induk;
j. Melaksanakan kegiatan CSR yang telah disetujui oleh Kantor Induk;
k. Menerima dan menindaklanjuti tanah dan ROW yang telah
dibebaskan untuk dilakukan pekerjaan konstruksi;
56
l. Mengendalikan dan mengawasi tanah dan ROW yang telah
dibebaskan;
m. Apabila dibutuhkan, maka Manajer UPK dapat memfasilitasi dalam
rangka
koordinasi
dengan
Muspida,
Kejaksaan,
Kepolisian,
Pengadilan, tokoh masyarakat dan instansi yang terkait lainnya.
3.4
Business Model
3.4.1 Product/Service
Produk yang dihasilkan dari pekerjaan yang dilakukan oleh PLN UIP IV
yang dibagi berdasarkan pekerjaannya adalah sebagai berikut :
a. Pekerjaan utama : pembangunan transmisi interkoneksi Sumatera Jawa.
Produk yang dihasilkan terdiri dari :
1. Paket 1 (Converter Station) :

Converter Station (CS) 500kV di Muara Enim (Sumatera
Selatan) dan X-Bogor (Jawa Barat)

Gardu Induk (GI) 500kV AC X-Bogor

GI 150kV di X-Bogor (IBT 2x500MVA)

GITET 500kV AC Muara Enim

GITET 275kV AC Muara Enim (2x500 MVA)

Switching Station Kabel Laut di Landing point Ketapang
(Lampung) dan Salira (Banten)
2. Paket 2 (Kabel Laut) : Kabel Laut 500kV DC dari Ketapang
(Lampung) ke Salira (Banten) sepanjang 40km
3. Paket 3 (Saluran Udara DC 500kV):

Saluran Udara (OHL) 500kV DC dari Tanjung Pujut ke
Converter Station X-Bogor (2 sirkit, 110km)

OHL 500kV DC dari Converter Station Muara Enim ke
Ketapang (2 sirkit, 354km)
4. Paket 4 (Saluran Udara AC koneksi ke sistem Jawa dan PLTU IPP
Sumsel-8):

OHL 500kV AC Incomer X-Bogor ke transmisi eksisting
Tasik – Depok 2 phi (2 sirkit, 2km)
57

OHL 500kV AC Incomer X-Bogor ke transmisi eksisting
Cilegon – Cibinong single phi (2 sirkit, 1x30km)

OHL 500kV AC dari Converter Station Muara Enim ke IPP
Sumsel #8 (2 sirkit, 54km)
5. Paket 5 (Saluran Udara AC ke PLTU IPP Sumsel 9 dan 10)

OHL 500kV AC dari Converter Station Muara Enim ke IPP
Sumsel #9 dan #10 (2 sirkit, 200km)
b. Pekerjaan lainnya :
1. Pekerjaan Penyambungan KTT PT. Semen Dwima Agung (Holcim):
Bay Extension T/L 150kV di GI 150kV Mliwang, Tuban.
2. Pekerjaan Penyambungan KTT PT. Cemindo Gemilang :

SUTT 150kV

GI 150kV Bayah

Bay Extension T/L 150kV di GI Pelabuhan Ratu
3. Pekerjaan Penyambungan KTT PT. Indoliberty Textile :

SUTT 150kV

GI 150kV Indoliberty

Bay Extension T/L 150kV di GI Malimping
4. Pembangunan Bay Trafo (Bay Extension T/R 150kV) di :

GI 150kV Tasik Baru, Jawa Barat

GI 150kV Pati, Jawa Tengah

GI 150kV Genteng, Jawa Timur

GI 150kV Banyuwangi, Jawa Timur
3.4.2 Customer
Setelah selesai pembangunannya, pekerjaan utama PLN UIP IV akan
diserahkan kepada P3B sebagai unit penyaluran beban di beberapa pulau di
Indonesia. Sedangkan untuk pekerjaan lainnya, seluruh produk akhir akan
diberikan kepada PLN Pusat yang nantinya akan ditindaklanjuti lebih jauh.
P3B dan PLN Pusat bertindak sebagai pelanggan atas pekerjaan yang
dilakukan oleh PLN UIP IV.
58
3.4.3 Supplier
Untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan pembangunan pekerjaan yang
dilimpahkan ke perusahaan, PLN UIP IV bekerjasama dengan vendor-vendor
yang menyediakan kebutuhan barang atau jasa. Vendor penyedia barang yaitu
vendor penyewaan mobil (untuk perjalanan dinas), alat-alat konstruksi dan
peralatan konstruksi. Sedangkan vendor penyedia jasa yaitu jasa konstruksi
pembangunan tiang listrik, jasa konstruksi pembangunan tegangan tingkat
tinggi, serta jasa konstruksi pembangunan bay trafo.
3.4.4 Key Differentiator
PLN UIP IV merupakan unit pembangunan yang ditugaskan pada
pembangunan transmisi interkoneksi Sumatera Jawa. Dalam struktur
perusahaannya, PT PLN (Persero) memiliki kantor Unit Induk Pembangunan
(UIP) lainnya yang dibentuk berdasarkan tugasnya masing-masing. Dengan
tujuan untuk memenuhi kebutuhan energi listrik di Sumatera & Jawa di masa
yang akan datang, maka PT PLN (Persero) membentuk 4 kantor UIP, dimana
PLN UIP I ditugaskan dalam pembangunan pembangkit di Sumatera dan
Jawa, UIP II dan UIP III ditugaskan dalam pembangunan jaringan di
Sumatera dan Jawa, sedangkan UIP IV ditugaskan dalam pembangunan
interkoneksi di pulau Sumatera dan pulau Jawa.
3.5
Sistem dan Prosedur yang sedang Berjalan
3.5.1 Teknologi Sistem Informasi Berjalan
Dalam mengelola dan mencatat laporan hasil pekerjaan pembangunan,
PLN UIP IV belum menggunakan sistem terkomputerisasi yang dapat
memudahkan pelaporan pekerjaan pembangunan. Seluruh data terkait
pekerjaan pembangunan tidak dicatat secara formal, baik di komputer
maupun secara manual. Pencapaian progress pekerjaan pada saat mencapai
suatu tahapan tertentu hanya tertera pada laporan progress yang diberikan
oleh vendor. PLN UIP IV sendiri tidak mencatat perkembangan pekerjaan
pembangunan yang dilakukan oleh vendor.
59
Untuk membantu pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh PLN UIP IV,
bagian akuntansi perusahaan menggunakan program BeFast untuk melakukan
penjurnalan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi pada kegiatan bisnis
sehari-hari perusahaan.
Untuk memudahkan pelaporan keuangan PLN UIP IV, bagian akuntansi
perusahaan menggunakan program Magic Runtime. Transaksi-transaksi dari
program BeFast akan dipindahkan ke program Magic Runtime, dan kemudian
akan menghasilkan buku besar umum dan laporan keuangan perusahaan.
Dalam pembuatan laporan realisasi pembiayaan proyek yang dihasilkan
setiap
proyek
mencapai
progress
tertentu,
bagian
akuntansi
akan
memindahkan data yang diperoleh dari berkas-berkas rincian biaya ke
program Microsoft Excel.
3.5.2 Proses Bisnis yang sedang Berjalan
3.5.2.1 Inisiasi Proyek
Pembangunan proyek diawali dari adanya perencanaan pembangunan
proyek oleh Kantor Induk. Kantor Induk menyerahkan tanggung jawab
pembangunan proyek sepenuhnya kepada PLN UIP IV. Kantor Induk
sebelumnya telah membuat rancangan konstruksi pembangunan proyek dan
membuat surat perintah pembangunan proyek. Surat perintah pembangunan
proyek diterima oleh General Manager PLN UIP IV yang akan menyetujui
pembangunan proyek. Setiap tahunnya General Manager akan membuat
rencana jadwal kerja dan anggaran perusahaan berdasarkan rencana-rencana
pembangunan proyek, untuk mendapatkan estimasi biaya dan waktu
penyelesaian pekerjaan pembangunan proyek. Rencana jadwal kerja dan
anggaran perusahaan yang disusun oleh General Manager dimasukkan dalam
sebuah Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). RKAP yang disusun
oleh General Manager berisikan asumsi anggaran biaya perusahaan yang
akan dikeluarkan selama satu tahun. RKAP dan perintah kerja kemudian
diserahkan kepada Manager Perencanaan untuk ditindaklanjuti.
Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) berisikan rincian
biaya-biaya terkait (seperti bahan baku, transportasi, dll) sesuai dengan
rencana pembangunan proyek yang ada. Rincian biaya diperoleh oleh PLN
60
UIP IV setelah melakukan survey untuk memperoleh estimasi/perkiraan biaya
terkait pekerjaan pembangunan proyek.
act Inisiasi Proyek (berj alan)
Kantor Induk
General Manager
Manager Perencanaan
Melakukan perencanaan
j adw al kerj a dan
anggaran biaya tahunan
Membuat perencanaan
pembangunan proyek
Membuat Rencana Kerj a
Anggaran Perusahaan
(RKAP)
RKAP
Membuat rancangan
konstruksi
Membuat surat perintah
pembangunan proyek
surat perintah
pembangunan proyek
Menerima surat perintah
pembangunan proyek dan
rancangan konstruksi
Menyetuj ui pekerj aan
pembangunan proyek
Menerima Rencana Kerj a
Anggaran Perusahaan
(RKAP)
Menerima surat perintah
pembangunan proyek
Gambar 3.2 Activity Diagram Inisiasi Proyek
3.5.2.2 Perencanaan Pekerjaan Pembangunan Proyek
61
Berdasarkan RKAP dan perintah kerja yang diterima dari General
Manager, Manager Perencanaan kemudian menyusun rencana tahapan kerja
dan anggaran biaya yang dapat direalisasikan dari anggaran perusahaan yang
tertera dalam RKAP. Manager Perencanaan lalu melakukan survey langsung
ke lokasi-lokasi terkait pekerjaan pembangunan proyek. Untuk setiap lokasi
yang akan disewakan atau dibeli untuk keperluan pekerjaan pembangunan,
Manager Perencanaan menyerahkan tanggung jawab kepada Bagian Hukum,
Komunikasi dan Pertanahan untuk mengurus segala proses pembebasan lahan
dan perijinan pembangunan proyek di lahan tersebut. Setelah ijin
pembangunan proyek atas lahan didapatkan, Bagian Lelang akan mengadakan
lelang pekerjaan untuk mendapatkan vendor yang akan melakukan pekerjaan
pembangunan.
Setelah
lelang
selesai
dilaksanakan,
maka
Manager
Perencanaan membuat sebuah kontrak pekerjaan dengan vendor terpilih.
Kontrak pekerjaan berisikan tanggal pekerjaan mulai dilaksanakan,
tanggal penyelesaian proyek, biaya pekerjaan yang telah disetujui kedua
pihak, termin pembayaran (berdasarkan termin progress atau dibayar lunas),
serta jatuh tempo akhir pembayaran pekerjaan pembangunan. Setelah kontrak
disepakati dan ditandatangani oleh General Manager PLN UIP IV dan
Direktur vendor terpilih, Manager Perencanaan menyusun jadwal yang akan
dimasukkan dalam sebuah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) berisikan tahapan-tahapan
pekerjaan yang dibagi menjadi 4 tahapan (kemudian disebut progress). Setiap
progress pekerjaan, memiliki termin pekerjaan pembangunan proyek yang
berbeda-beda. Setiap progress pekerjaan akan memiliki jatuh tempo progress
pekerjaan, yang menjadi acuan penyelesaian pekerjaan pembangunan proyek
oleh vendor di setiap tahapannya. RKA kemudian diserahkan kepada Kantor
Induk yang akan menyetujui RKA pekerjaan pembangunan proyek tersebut.
62
act Perencanaan Pembangunan Proyek (berj alan)
Manager Perencanaan
Bagian Hukum, Komunikasi dan Pertanahan
Bagian Lelang
Vendor
Kantor Induk
Menerima Rencana Kerj a
Anggaran Perusahaan
(RKAP)
Membuat rencana tahapan
pekerj aan dan anggaran
biaya
rencana tahapan pekerjaan
& anggaran biaya
Melakukan surv ey lokasi
pembangunan proyek
Memproses pembebasan
dan perij inan tanah pada
lokasi pembangunan
Mendapat laporan
pembebasan tanah
laporan
pembebasan tanah
Mengadakan lelang
pekerj aan
Mengaj ukan penaw aran
harga
Mengumumkan pemenang
lelang
Membuat kontrak
pekerj aan
kontrak
Menandatangani kontrak
pekerj aan
Membuat Rencana Kerj a
dan Anggaran (RKA)
RKA
Mengaj ukan Rencana
Kerj a dan Anggaran (RKA)
Menerima Rencana Kerj a
dan Anggaran (RKA)
Menyetuj ui Rencana Kerj a
dan Anggaran (RKA)
Gambar 3.3 Activity Diagram Perencanaan Pembangunan Proyek
63
3.5.2.3 Pembangunan Proyek
Sesuai dengan tenggat waktu yang disebutkan dalam kontrak, vendor
akan memulai pekerjaan pembangunan proyek yang ditugaskan oleh Kantor
Induk. Pekerjaan vendor akan diawasi sepenuhnya oleh supervisor.
Supervisor dipilih dari Unit Pelaksana Konstruksi yang ditugaskan dalam
perjalanan dinas untuk melakukan pengawasan secara langsung ke lokasi
pekerjaan pembangunan. Dalam pengawasannya, supervisor memastikan
pekerjaan dilakukan sesuai dengan tahapan pembangunan yang tertera dalam
RKA. Setiap pekerjaan mencapai suatu tahapan dan termin progress tertentu,
vendor akan mengirimkan laporan progress kepada supervisor.
Supervisor akan mengecek kembali kesesuaian laporan pekerjaan dengan
jatuh tempo progress pekerjaan yang ada. Setelah dinyatakan tepat waktu,
maka Supervisor akan membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan
(BAPP). BAPP kemudian akan diserahkan kepada Manager Perencanaan dan
Bagian Akuntansi. Apabila dinyatakan terlambat, maka supervisor akan
melaporkan keterlambatan pekerjaan kepada Manager Perencanaan dan
vendor terkait, Manager Perencanaan kemudian akan menetapkan denda
keterlambatan sesuai kontrak, dan vendor terkait akan meneruskan pekerjaan
yang terlambat tersebut.
Pada saat pembangunan proyek dikerjakan, vendor dapat mengajukan
amandemen pekerjaan proyek yang berisikan perubahan atas kontrak yang
telah dibuat sebelumnya. Amandemen yang dibuat oleh vendor dapat berupa
perubahan bahan-bahan material, jadwal pekerjaan pembangunan, atau biaya
kontrak. Setelah menerima amandemen dari vendor, maka PLN UIP IV akan
meninjau
alasan
diterbitkannya
amandemen
oleh
vendor
dan
menyetujui/menolak amandemen yang diberikan oleh vendor. Berdasarkan
amandemen yang ada, PLN UIP IV dapat melakukan perubahan terhadap
kontrak (apabila terdapat perubahan nilai kontrak) atau terhadap RKA
(apabila terdapat perubahan jadwal).
Perhitungan denda keterlambatan atas pekerjaan terlambat oleh vendor :
Nilai Kontrak
64
act Pembangunan Proyek (berj alan)
Superv isor
Vendor
Manager Perencanaan
Akuntansi
Menerima persetuj uan
Rencana Kerj a dan
Anggaran (RKA)
Melakukan pekerj aan
pembangunan
Melakukan pengaw asan
pekerj aan pembangunan
Mengaj ukan
amandemen
Menerima
amandemen
[ya]
Konfirmasi persetuj uan
amandemen
[tidak]
[tidak setuju]
[setuju]
Membuat laporan
progress pekerj aan
kontrak
Mencatat perubahan
rencana pekerj aan
pembangunan
RKA
Mengecek j atuh tempo
progress pekerj aan
[terlambat]
laporan
progress pekerjaan
[tidak terlambat]
Melaporkan keterlambatan
progress pekerj aan
Menetapkan denda
keterlambatan
Membuat laporan sanksi
keterlambatan
Membuat Berita Acara
Penyelesaian Pekerj aan
(BAPP)
A
BAPP
Menerima Berita Acara
Penyelesaian Pekerj aan
(BAPP)
Menerima Berita Acara
Penyelesaian Pekerj aan
(BAPP)
Gambar 3.4 Activity Diagram Pembangunan Proyek
65
3.5.2.4 Penutupan Proyek
Setelah pekerjaan dinyatakan selesai, vendor akan membuat laporan
pekerjaan selesai yang diserahkan kepada supervisor. Supervisor akan
melakukan pengecekkan kembali untuk memastikan kesesuaian laporan
pekerjaan selesai dengan kontrak pekerjaan untuk terakhir kalinya. Setelah
dinyatakan sesuai, supervisor akan membuat Berita Acara Pekerjaan Selesai
(BAPS). BAPS akan diserahkan ke Manager Perencanaan. Apabila
dinyatakan tidak sesuai, maka supervisor akan meminta vendor terkait untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak yang ada. Setelah supervisor
mengeluarkan BAPS, vendor akan mengirimkan tagihan pembayaran akhir
kepada PLN UIP IV. Manager Perencanaan akan memberikan BAPS kepada
General Manager yang akan menyerahkan hasil pekerjaan kepada Kantor
Induk. General Manager kemudian membuat Berita Acara Serah Terima
Proyek (BASTP) yang menyatakan serah terima proyek dari PLN UIP IV ke
Kantor Induk. General Manager PLN UIP IV kemudian akan menyerahkan
hasil pekerjaan pembangunan dan BASTP kepada Kantor Induk.
66
act Penutupan Proyek (berj alan)
Vendor
Superv isor
Manager Perencanaan
General Manager
Kantor Induk
Menyelesaikan pekerj aan
pembangunan proyek
Membuat laporan
pekerj aan selesai
laporan
pekerjaan selesai
RKA
Mengecek kesesuaian
hasil pekerj aan dengan
RKA
[tidak sesuai]
[sesuai]
Membuat Berita Acara
Pekerj aan Selesai (BAPS)
Menerima Berita Acara
Pekerj aan Selesai (BAPS)
BAPS
Menerima Berita Acara
Pekerj aan Selesai (BAPS)
Menyiapkan Berita Acara
Serah Terima Proyek
(BASTP)
BASTP
Meyerahkan hasil
pekerj aan
Menerima hasil pekerj aan
dan BASTP
Gambar 3.5 Activity Diagram Penutupan Proyek
3.5.2.5
Pembayaran Tagihan dan Pencatatan Jurnal
Pada saat melakukan pengawasan langsung ke lokasi pekerjaan
pembangunan, supervisor ditugaskan dalam perjalanan dinas dimana
Manager Perencanaan akan membuat Surat Perjalanan Dinas yang
berisikan tugas pengawasan yang dilakukan di lokasi pekerjaan
pembangunan. Berdasarkan Surat Perjalanan Dinas, Bagian Akuntansi
akan mencatat biaya-biaya yang terkait perjalanan dinas supervisor,
untuk dilaporkan sebagai biaya tidak langsung atas pekerjaan
pembangunan proyek.
67
Vendor akan mengirimkan tagihan kepada PLN UIP IV berdasarkan
termin pembayaran yang telah ditetapkan pada kontrak. Apabila termin
pembayaran berdasarkan termin progress, maka tagihan akan dikirimkan
setelah supervisor mengecek hasil progress. Apabila termin pembayaran
menyatakan dibayar lunas, maka vendor akan mengirimkan tagihan
ketika proyek telah selesai dan supervisor telah mengecek hasil akhir
proyek. Berdasarkan tagihan yang dikirimkan oleh vendor, maka Bagian
Keuangan akan melakukan pembayaran atas pekerjaan kepada vendor
dan membuat Bukti Pembayaran. Bukti Pembayaran tersebut lalu
diserahkan kepada Bagian Akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal
terkait pengeluaran kas. Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Jurnal
untuk diserahkan ke Manager Akuntansi.
Bagian Akuntansi juga membuat Laporan Pekerjaan Dalam
Pelaksanaan yang berisi progress pekerjaan yang dikerjakan oleh vendor.
Di dalam laporan juga disebutkan biaya yang dikeluarkan oleh
perusahaan untuk membayar pekerjaan yang dibayar sesuai dengan
termin progress yang ada. yang muncul selama pekerjaan pembangunan
dilaksanakan pada saat vendor melaporkan progress yang dicapai dalam
pekerjaan pembangunan proyek terkait.
Perhitungan biaya tidak langsung (overhead) atas pekerjaan
pembangunan proyek :
Biaya tidak langsung (overhead) = Biaya administrasi + Biaya
perjalanan dinas + Biaya lain-lain
Pencatatan jurnal oleh Bagian Akuntansi :
1) Pada saat vendor mengirimkan tagihan :
Pekerjaan Dalam Pelaksanaan (PDP)
xx
Hutang Usaha
xx
Hutang PPN
xx
2) Pada saat membayar tagihan :
Hutang Usaha
Bank
xx
xx
68
Hutang PPN
xx
Kas Negara
Kas Negara
xx
xx
Bank
xx
3) Pada saat proyek selesai :
Aktiva Tetap
xx
PDP
xx
Overhead
xx
69
act Pembayaran Tagihan dan Pencatatan Jurnal (berj alan)
Akuntansi
Vendor
Keuangan
A
Mencatat denda
keterlambatan
Menerima Berita Acara
Penyelesaian Proyek
(BAPP)
laporan
keterlambatan pekerjaan
BAPP
Mengirimkan tagihan
pembayaran termin
progress
Melakukan pembayaran
termin progress
tagihan
pembayaran
Membuat bukti
pembayaran termin
progress
Mencatat j urnal
pembayaran
bukti
pembayaran
Menerima Berita Acara
Proyek Selesai (BAPS)
Mengirimkan tagihan
pembayaran pekerj aan
Melakukan pembayaran
pekerj aan
BAPS
Membuat bukti
pembayaran pekerj aan
Mencatat j urnal
pembayaran
Membuat Laporan
Jurnal
Membuat Laporan
Pekerj aan Dalam
Pelaksanaan
Laporan Jurnal
Laporan Pekerjaan
Dalam Pelaksanaan
Gambar 3.6 Activity Diagram Pembayaran Tagihan dan Pencatatan Jurnal
70
3.6
Analisis Masalah
Proses bisnis yang berjalan pada PLN UIP IV terbilang memiliki
permasalahan yang cukup kompleks seperti dalam hal pencatatan pekerjaan
pembangunan, keterlambatan laporan pekerjaan dan kelalaian pengawasan
oleh karyawan terhadap perpindahan laporan. Permasalahan ini akan
mengganggu proses bisnis yang berjalan serta mengurangi tingkat kinerja
PLN UIP IV.
Berikut ini adalah masalah-masalah proses bisnis manajemen proyek
pada PLN UIP IV:
1. Masalah: Proses pengawasan pekerjaan pembangunan tidak dilengkapi
dengan dokumen yang lengkap.
Penyebab: Setelah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) disetujui,
Manager Perencanaan tidak membuat rincian pekerjaan pembangunan.
Resiko: Tidak adanya dokumen rincian pekerjaan pembangunan yang
dapat digunakan sebagai dokumen internal yang dijadikan sebagai acuan
dalam melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pembangunan oleh
supervisor.
2. Masalah: Terjadinya overlapping dimana pengawasan pekerjaan dan
pengecekan hasil adalah supervisor yang sama.
Penyebab: Tugas pengawasan pekerjaan pembangunan dan pengecekan
hasil pekerjaan dilakukan oleh satu supervisor yang sama.
Resiko:
Timbul
kemungkinan
terjadinya
kecurangan
seperti
penyelewengan dalam pencatatan hasil pekerjaan yang dilakukan oleh
orang yang sama.
3. Masalah: Dalam hal penyediaan laporan dan informasi, manajemen
kesulitan dalam memperoleh informasi dan laporan terkait perencanaan,
pembangunan dan penutupan pekerjaan.
Penyebab: Sistem pengolahan data yang masih manual dan belum
terkomputerisasi dengan baik sehingga membutuhkan waktu untuk
mengolah data menjadi laporan yang dibutuhkan.
71
Resiko: Proses penyediaan laporan dan informasi tidak akan berjalan
dengan baik dan efektif karena membutuhkan waktu yang cukup lama
dalam pengolahannya serta dapat mengganggu proses pengambilan
keputusan.
4. Masalah:
Kurangnya
pengendalian
internal
terhadap
keamanan
informasi yang tersedia di dalam dokumen.
Penyebab: Tidak adanya pembatasan hak akses terhadap semua
dokumen-dokumen terkait pekerjaan pembangunan.
Resiko: Seluruh karyawan dapat mengakses dokumen-dokumen yang
seharusnya tidak dapat diakses oleh karyawan tersebut.
3.7
Solusi Pemecahan Masalah
Untuk menghadapi permasalahan-permasalahan yang muncul dalam
proses bisnis PLN UIP IV, maka terdapat beberapa solusi yang dapat
diterapkan :
1. Terkait proses pekerjaan pembangunan yang tidak dilengkapi dengan
dokumen lengkap. Dalam melakukan pengawasan terkait pekerjaan
pembangunan, supervisor hanya mengandalkan laporan progress
pekerjaan dari vendor. Perusahaan sebaiknya membuat dokumen rincian
pekerjaan pembangunan. Rincian pekerjaan
pembangunan dapat
digunakan untuk mencatat detail pekerjaan yang sedang dijalankan.
Rincian pekerjaan pembangunan dimiliki oleh supervisor, sebagai acuan
dalam melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pembangunan. Rincian
pekerjaan pembangunan ini dibuat berdasarkan RKA yang telah dibuat
sebelumnya.
2. Terkait terjadinya overlapping dimana pengawasan pekerjaan dan
pengecekan hasil adalah supervisor yang sama. Pengawasan pekerjaan
dan pengecekan hasil sebaiknya dilakukan oleh supervisor yang berbeda.
Perlu dilakukan pemisahan tugas yang jelas antara supervisor yang
melakukan pengawasan terhadap satu pekerjaan tidak diperbolehkan
melakukan pengecekan hasil terhadap pekerjaan yang sama.
72
3. Terkait penyediaan laporan dan informasi, manajemen kesulitan dalam
memperoleh informasi dan laporan terkait perencanaan, pembangunan
dan penutupan pekerjaan. Perusahaan dapat merancang suatu sistem yang
dapat menyimpan data-data transaksi pada suatu database yang dapat
digunakan oleh manajemen dan dapat mengolah data-data tersebut
menjadi bentuk laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
4. Terkait kurangnya pengendalian internal terhadap keamanan informasi
yang tersedia di dalam dokumen, dimana seluruh karyawan dapat melihat
dokumen-dokumen
rahasia
perusahaan.
Maka
perusahaan
perlu
memberikan akses terbatas bagi karyawan dalam melakukan akses
terhadap dokumen-dokumen terkait pekerjaan pembangunan. Adanya
akses terbatas memungkinkan dokumen hanya dapat diakses oleh
karyawan yang memiliki hak akses terhadap dokumen terkait.
pembayaran tagihan pekerjaan ke vendor membutuhkan waktu lama.
Sistem dapat membuat notifikasi pembayaran secara otomatis untuk
mengingatkan Bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran kepada
vendor.
73
3.8
Project Plan
3.8.1 Time Development
Tabel 3.1 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Informasi untuk mengelola
proyek outsource pada PLN UIP IV
No
Kegiatan
Durasi
(minggu)
1.
Analisis dan
perancangan
2.
8
Pembuatan aplikasi
sistem informasi
akuntansi
3.
8
Pengujian aplikasi
sistem informasi
akuntansi
4.
4
Pengadaan
infrastruktur dan
jaringan
4
5.
Pelatihan pengguna
8
6.
Implementasi dan
support
12
Total
40
Bulan ke 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
74
3.8.2 Scope
Ruang lingkup sistem informasi pembangunan proyek bagi proses bisnis
PLN UIP IV dibatasi pada saat project plan, execute project, dan close
project.
Sistem Informasi Akuntansi
Manajemen Proyek
Project Plan
Permintaaan
pekerjaan
Persetujuan kontrak
Pembuatan RKA
Persetujuan RKA
Execute Project
Close Project
Pelaksanaan pekerjaan
Pekerjaan dinyatakan
selesai
Pengawasan terhadap
pekerjaan
Pengecekan hasil pekerjaan
Pembuatan BAPP
Pengecekan hasil
pekerjaan akhir
Pembuatan BAPS
Pembayaran tagihan
Pelaksanaan serah
terima hasil pekerjaan
Penyelesaian kontrak
Gambar 3.7 Scope Sistem Informasi untuk mengelola proyek outsource
75
1. Project Plan
Tahap perencanaan proyek dimulai dari adanya permintaan
pekerjaan pembangunan proyek yang didapatkan oleh PLN UIP IV dari
Kantor Induk. Kemudian General Manager membuat rencana jadwal
kerja dan anggaran perusahaan untuk pekerjaan terkait yang disusun
dalam RKAP. RKAP akan diproses oleh Bagian Perencanaan dan Bagian
Perencanaan akan memproses kontrak pekerjaan dengan vendor,
sehingga menghasilkan jadwal kerja dan biaya yang sebenarnya dalam
bentuk RKA. Tahap perencanaan proyek selesai ketika Kantor Induk
menyetujui RKA yang diusulkan oleh PLN UIP IV.
2. Execute Project
Tahap pelaksanaan proyek dimulai ketika vendor melakukan
pekerjaan pembangunan pada waktu yang telah ditentukan di dalam
kontrak. Pekerjaan pembangunan yang dilakukan oleh vendor akan
diawasi oleh supervisor. Setiap laporan progress yang diberikan oleh
vendor, supervisor akan melakukan pengecekan kembali terhadap hasil
pekerjaan. Pada akhir pengeceka, supervisor akan membuat BAPP yang
diberikan kepada Manager Perencanaan. Tahapan ini dilakukan secara
berulang terus menerus sampai pekerjaan dinyatakan selesai oleh vendor.
3. Close Project
Tahap penutupan proyek dimulai dari pekerjaan pembangunan
dinyatakan
selesai
oleh
vendor.
Setelah
supervisor
melakukan
pengecekan terakhir terhadap hasil pekerjaan pembangunan, supevisor
akan menyatakan proyek selesai dalam BAPS. Kemudian Manager
Perencanaan akan mempersiapkan berkas serah terima proyek dari
vendor ke PLN UIP IV dan dari PLN UIP IV ke Kantor Induk. Setelah
serah terima dilakukan, Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran
terhadap tagihan yang dikirimkan oleh vendor. Setelah seluruh transaksi
dilakukan, maka terjadi penyelesaian kontrak antara PLN UIP IV dengan
vendor terkait.
76
3.8.3 Stakeholder
Pada saat pembuatan sistem manajemen proyek dalam proses bisnis PLN
UIP IV dibutuhkan beberapa pihak terkait dalam melakukan analisis dan
perancangan bagi sistem informasi manajemen proyek PLN UIP IV. Adapun
pihak-pihak terkait dalam analisis dan perancangan sistem informasi
manajemen proyek ini adalah sebagai berikut :
1. General Manager
General Manager berperan dalam perubahan sistem yang sedang
berjalan menjadi sistem informasi usulan untuk membantu peningkatan
kinerja perusahaan. Peran General Manager sangat menentukan
penerapan sistem usulan dalam proses bisnis PLN UIP IV.
2. Manager Perencanaan
Manager Perencanaan berperan dalam menentukan alur sistem pada
proses bisnis perusahaan dan dapat membantu pihak terkait lainnya
dalam memahami kebutuhan sistem. Peran Manager Perencanaan sangat
menentukan mengenai sistem usulan yang akan diterapkan dalam proses
bisnis PLN UIP IV.
3. Analis sistem
Analis sistem berperan dalam melakukan analisis terhadap sistem yang
sedang berjalan pada proses bisnis UIP IV. Analis sistem akan
mengidentifikasi masalah dan kebutuhan akan sistem yang dapat
membantu proses bisnis berjalan dengan lebih baik.
4. Desainer sistem
Desainer sistem berperan dalam merancang sistem usulan. Sistem usulan
yang baru dirancang berdasarkan analisis dari analis sistem, dimana
analis sistem telah membuat usulan sistem yang baru dan desainer sistem
akan mempresentasikan usulan sistem dalam bentuk rancangan sistem.
77
5. Programming
Programming berperan dalam pembuatan program yang dibutuhkan demi
memenuhi kebutuhan sistem usulan yang baru. Programming bekerja
sama dengan desainer sistem dan analis sistem untuk menciptakan
program yang memnuhi kriteria sistem yang baru. Hubungan kerjasama
antara programming dengan desainer sistem dan analis sistem sangatlah
penting untuk menciptakan suatu sistem informasi yang baru yang dapat
membantu proses bisnis berjalan dengan lebih baik.
6. User
User yang dimaksud disini adalah para karyawan PLN UIP IV yang
nantinya akan menggunakan sistem. User berperan dalam pemenuhan
kebutuhan agar sistem yang baru dapat dipahami dengan baik dan
program baru yang dihasilkan dari sistem usulan memiliki tampilan yang
user-friendly dan dapat dijalankan dengan baik oleh user, tanpa pelatihan
jangka panjang.
78