14 PROSEDUR MUTU SISTEM AUDIT INTERNAL

Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
1. TUJUAN
Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam melakukan audit agar sistem manajemen
mutu dilakukan secara efektif dan konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan
berkala kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan kebijakan, sasaran
dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan
tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada peningkatan sistem
manajemen mutu.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai dari perencanaan audit,
penunjukan tim audit, pelaksanaan audit, pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan
Perbaikan (PTPP) Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR), perumusan
tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan dilakukan, pengiriman copy PTPP Status
sampai dengan pembuatan closing PTPP Status dan laporan audit internal.
3. DEFINISI
3.1. Tim Audit adalah tim audit mutu internal yang beranggotakan para Auditor dan
dikoordinir oleh Koordinator Bidang Audit QAC
3.2. Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim Auditor internal
3.3. Auditor adalah staf internal Universitas Nusa Cendana yang ditunjuk QAC/Koordinator
Bidang Audit untuk melakukan audit mutu
3.4. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit
3.5. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang menginformasikan unit
yang akan diaudit, nama Auditor internal, dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh
Koordinator Bidang Audit
3.6. PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit
3.7. Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil audit internal untuk
dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target waktu yang akan ditetapkan oleh masingmasing auditee yang bertanggung jawab pada produk/fasilitas/quality system (sistem
mutu)
3.8. Temuan PTPP (PTPP Findings) adalah penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan
Auditor internal pada saat melakukan audit internal; penyimpangan-penyimpangan ini
dicatat di Formulir Audit Internal
3.9. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi (Certification Body) profesional
ataupun pihak luar lainnya (a.l. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi)
3.10. Audit bertujuan untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan
Halaman 1 dari 7
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
4. REFERENSI
4.1. Manual Mutu UNDANA
4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti
4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.2 “Internal Audit”
5. DISTRIBUSI
5.1. Pimpinan universitas
5.2. Pimpinan fakultas
5.3. Pimpinan unit
5.4. Pimpinan prodi
5.5. Quality Assurance Center (QAC) – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)
5.6. Tata Usaha (TU) fakultas
5.7. TU prodi
6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1.1. Audit internal dilakukan di bawah koordinasi Koordinator Bidang Audit dan diterapkan
terhadap seluruh unit, yang dilakukan secara silang (Cross Audit) atau acak/sampling,
dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang berlainan
6.1.2. Koordinator Bidang Audit akan memberitahukan kepada para Auditor yang ditunjuk
dan seluruh unit kerja yang akan diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal
yang ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota Auditor (Auditor);
jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit
6.1.3. Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti pelatihan audit mutu dan
dikukuhkan dengan Surat Tugas dari QAC
6.1.4. Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada saat melaksanakan audit
6.1.5. Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali; bila dianggap perlu audit
internal ini dapat dilaksanakan kapan saja bagi unit yang mana saja
6.1.6. Seluruh pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas dan sumber daya
yang cukup untuk menjamin kelancaran audit internal
6.1.7. Hasil temuan audit internal harus dicatat (didokumentasikan) di Formulir Audit
Internal
6.1.8. Hasil audit sistem manajemen mutu internal dituangkan ke dalam bentuk laporan
audit sistem manajemen mutu yang diserahkan kepada pimpinan universitas melalui
QAC/Koordinator Bidang Audit
6.1.9. Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu:
Halaman 2 dari 7
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
a. Mayor
Temuan audit dikategorikan mayor apabila tidak ditemukan bukti-bukti atau rekamanrekaman yang memadai sebagai bukti pelaksanaan Standard Operating Procedure
(SOP) yang telah ditetapkan atau tidak tersedianya prosedur-prosedur yang seharusnya
ada; temuan mayor harus segera ditindaklanjuti sekurang kurangnya dalam waktu 3
bulan.
b. Minor
Temuan audit dikategorikan minor apabila dalam pelaksanaannya meskipun telah
didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih terdapat kekurangan yang
tidak membahayakan bagi terlaksananya jaminan kualitas kerja, dalam dokumentasi
atau penyimpangan prosedur yang telah ditetapkan; temuan minor tetap memerlukan
tindakan perbaikan.
c.
Catatan
Temuan audit dikategorikan catatan apabila hal-hal yang ditemukan hanya perlu
mendapatkan perhatian dari manajemen.
6.1.10. Pimpinan unit akan menerbitkan PTPP Status apabila dalam audit internal ditemukan
penyimpangan dari sistem yang telah ditetapkan, dari PTPP Status akan segera dapat
dilakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang diperlukan
6.1.11. PTPP Status baru siap ditutup (closing) apabila tindakan koreksi/pencegahan dan
perbaikan sudah dilaksanakan dan efektif; penutupan PTPP Status harus dilaksanakan
oleh tim Audit yang menerbitkan, kecuali ditentukan lain
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Apabila audit dianggap kurang memuaskan, Ketua Auditor berwenang untuk melakukan
audit ulang dengan persetujuan Koordinator Bidang Audit
6.2.2. Apabila laporan audit tidak memuaskan, Koordinator Bidang Audit berwenang untuk
melakukan audit ulang
6.2.3. Apabila ada perselisihan tentang penentuan kategori audit mayor, minor, atau
catatan, hal ini akan diputuskan oleh Ketua Auditor; perubahan kategori ini harus
disahkan oleh Koordinator Bidang Audit, temuan awal sebelumnya tidak boleh
dihilangkan atau dihapus dan harus tetap dicatat dan disimpan
6.3. Prosedur
6.3.1. Di awal pelaksanaan audit, Koordinator Bidang Audit membentuk Tim Audit yang
terdiri atas Ketua Auditor dan Auditor
6.3.2. Koordinator Bidang Audit memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit
Halaman 3 dari 7
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
6.3.3. Koordinator Bidang Audit bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit yang meliputi
jadwal, tempat (auditi), aktivitas, lingkup audit, dan nama Auditor
6.3.4. Koordinator Bidang Audit mengkoordinasikan dengan auditin mengenai Rencana Audit
6.3.5. Setelah seluruh proses persiapan selesai, Ketua Auditor mengadakan rapat dengan
manajemen (pimpinan universitas) dan auditi, disertai dengan para Auditor untuk
menyelesaikan Rencana Audit
6.3.6. Tim Audit melakukan audit sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
6.3.6.1. Menemui auditi sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah ditentukan
6.3.6.2. Membuka pertemuan dan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan proses audit,
seperti tujuan audit dan bagaimana proses audit akan dilaksanakan
6.3.6.3. Meminta dan menerima bukti-bukti terkait pengimplementasian SOP yang telah
disahkan; bukti-bukti ini dapat berupa penjelasan dan bukti pelaksanaanya (rekaman
mutu), pengamatan, peragaan oleh auditi, dan atau prosedur tertulis yang diterapkan
6.3.6.4. Mencatat PTPP Findings/ketidaksesuaian selama audit dilakukan, dalam formulir yang
disediakan
6.3.6.5. Mengkonfirmasi hasil temuan dengan auditi, dan kemudian menandatangani Formulir
Audit Internal serta minta tanda tangan auditi sebagai tanda persetujuan atas
temuan tersebut
6.3.6.6. Membuat ringkasan penemuan audit dan menyampaikan kepada auditi pada akhir
setiap sesi audit
6.3.6.7. Membuat salinan dari catatan-catatan penemuan audit, kemudian disampaikan
kepada auditi dan Koordinator Bidang Audit
6.3.7. Setelah seluruh auditing selesai dilaksanakan, maka Ketua Auditor melaksanakan acara
penutupan yang harus dihadiri oleh Koordinator Bidang Audit/QAC, Kepala Unit Kerja,
Auditor dan auditi
6.3.8. Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan dan ditandatangani oleh
auditee) kepada auditi
6.3.9. Setelah menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan audit dari
para Auditor, dan menganalisisnya untuk kelengkapan dan obyektivitas
6.3.10. Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit dengan Auditor untuk mendiskusikan
masalah-masalah yang ditemukan, rekomendasi pemecahannya, dan tinjauan atas
laporan akhir audit
Halaman 4 dari 7
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
6.3.11. Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli (yang telah diisi tindakan perbaikan yang
dilaksanakan, dan status telah ditentukan oleh Auditor) dan laporan akhir audit
kepada Koordinator Bidang Audit
Halaman 5 dari 7
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
6.4. Alur Kerja
Koordinator Bidang Audit
membentuk Tim Audit yang
terdiri dari Ketua Auditor dan
Auditor
Koordinator Bidang Audit
memberitahukan ke semua
unit kerja yang akan diaudit
(auditi)
Koordinator Bidang Audit
bersama Tim Audit menyusun
Rencana Audit yang meliputi
jadwal, tempat, aktifitas,
lingkup audit, dan nama
Auditor
Koordinator Bidang Audit
mengkoordinasikan dengan
auditi mengenai Rencana Audit
Setelah seluruh proses
persiapan selesai, Ketua
Auditor mengadakan rapat
dengan manajemen dan
auditi, disertai dengan para
Auditor untuk menyelesaikan
Rencana Audit
Tim Audit melakukan audit
sesuai dengan ketentuan
sebagaimana disebutkan dalam
poin-poin 6.3.6.1-6.3.6.7
Ketua Auditor melaksanakan
acara penutupan yang harus
dihadiri oleh Koordinator
Bidang Audit/QAC, Kepala
Unit Kerja, Auditor dan auditi
Tim Auditor menyerahkan
PTPP asli (yang sudah diisi
temuan dan ditandatangani
oleh auditi) kepada para auditi
Setelah menutup acara, Ketua
Auditor melakukan kompilasi
semua laporan audit dari para
Auditor, dan menganalisanya
untuk kelengkapan dan
obyektifitas
Ketua Auditor melaksanakan
tinjauan paskaaudit dengan
Auditor untuk mendiskusikan
masalah-masalah yang
ditemukan, rekomendasi
pemecahannya dan tinjauan
atas laporan akhir audit
Ketua Auditor menyerahkan
PTPP asli dan laporan akhir
audit kepada Koordinator
Bidang Audit
Manajemen
Pimp. Univ.
QAC
Koordinator
Bid. Audit
Ketua
Auditor
Auditor
Kegiatan
Auditi
Unit
Dokumen
Maks. 1 bulan
sebelum
audit
1
2
Waktu
2
Formulir Rencana
Audit
3
3
4
5
3
4
5
5
5
6
7
7
7
7
7
Setelah
seluruh
auditing
selesai
PTPP
8
8
9
10
10
11
11
PTPP, Laporan
Akhir Audit
Halaman 6 dari 7
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
AUDIT MUTU INTERNAL (06)
7. ARSIP
7.1. Surat Tugas Audit
7.2. Surat Pemberitahuan Audit
7.3. Formulir PTPP/CPAR
7.4. Check List audit
7.5. Laporan Audit
8. LAMPIRAN
8.1. Formulir PTPP/CPAR
8.2. Formulir Surat Tugas Audit
8.3. Formulir Surat Pemberitahuan Audit
8.4. Formulir Check List Audit
8.5. Formulir Rekapitulasi Hasil Audit
8.6. Formulir Laporan Audit
Disahkan oleh:
Diperiksa oleh:
Dipersiapkan oleh:
Halaman 7 dari 7
Halaman 8 dari 7