BAB II - Widyatama Repository
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian dan Fungsi Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Sebelum mengumumkan beberapa pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan manajemen sumber daya manusia, maka perlu dijelaskan terlebih dahulu apa arti manajemen itu sendiri, karena manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari fungsi manajemen itu sendiri. Manajemen mempunyai arti yang sangat luas, dapat berarti proses, seni, ataupun ilmu. Dikatakan proses karena manajemen terdapat beberapa tahapan untuk mencapai tujuan, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Dikatakan seni karena manajemen merupakan suatu cara atau alat untuk seorang manajer untuk mencapai tujuan. Dimana penerapan dan penggunaannya tergantung pada masing-masing manajer yang sebagian besar dipengaruhi oleh bagian kondisi dan pembawaan manajer. Dikatakan ilmu karena manajemen dapat dipelajari dan dikaji kebenarannya (Athoillah, 2010). Definisi manajemen menurut beberapa para ahli diantaranya adalah sebagai berikut: 1) Menurut Apley dan Oey Liang Lee (2010:16), manajemen adalah seni dan ilmu, dalam manajemen terdapat strategi memanfaatkan tenaga dan pikiran orang lain untuk melaksanakan suatu aktifitas yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 8 9 Dalam manajemen terdapat teknik-teknik yang kaya dan nilai-nilai estetika kepemimpinan dalam mengarahkan, mengawasi, mengorganisasikan semua komponen memengaruhi, yang saling menunjang untuk tercapainya tujuan yang dimaksud. 2) Menurut Stoner yang dikutip T. Hani Handoko (2011:8), manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 3) Menurut Hasibuan (2012:1), manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumbersumber lainnya secara efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 4) Sedangkan menurut Hasibuan G.R. Terry (2010:16), menjelaskan bahwa manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk menentukan serta mencapai tujuan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Didalam perusahaan, terutama yang skala bisnisnya besar, seringkali dapat dijumpai berbagai tingkat manajer atau management levels yang terdiri dari: a. Manajemen Puncak (Top Management) Tanggung jawab dari manajemen puncak adalah keseluruhan kinerja dan kefektifan dari suatu perusahaan. Manajemen tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum 10 pada suatu perusahaan. Manajemen puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah. b. Manajemen menengah (middle management) Manajemen tingkat menengah berada diantara manajemen puncak dan manajemen lini pertama. Manajemen ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajemen tingkat atas atau manajemen puncak. c. Manajemen Lini Pertama (first-line management) Manajemen tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajemen puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajemen lini pertama juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pegimplementasian strategi yang telah ditetapkan. 2.1.2 Fungsi Manajemen Seorang manajer adalah orang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinan atas personalia lainnya dalam mengetahui fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut: 1. Perencanaan (Planning) Sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa 11 saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksud untuk mencapai tujuan. Atau dapat diartikan perencanaan dapat menentukan tujuan untuk kinerja organisasi dimasa depan serta memutuskan tugas dan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. 2. Pengelompokan (Organizing) Aktifitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Proses pengorganisaian dapat ditunjukkan dalam tiga langkah yaitu: - Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi - Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang - Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. 3. Menggerakkan (Actuating) Yaitu untuk menggerakkan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakkan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa mencapai tujuan. 12 4. Pengawasan (Controlling) Controlling atau pengendalian atau pengawasan adalah Untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana. Prinsip-prinsip controlling: - Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan atau memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. - Pengawasan itu mudah dipahami karena kegiatan pengawasan pada akhirnya akan dilaporkan kepada atasan, sehingga mudah dituntut untuk mudah dipahami. - Pengawasan harus dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi, sehingga dari kegiatan pengawasan tersebut harus dapat sesegera mungkin memberikan solusi yang baik untuk perbaikan-perbaikan penyimpangan yang telah terjadi. Proses controlling: - Penetapan standar kegiatan - Penentuan pengukuran kegiatan - Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata - Membandingkan pelaksanaan kegiatan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan dengan standar dan 13 Gambar 2.1 Konsep Fungsi-fungsi Manajemen Pengendalian Pengarahan (Controlling) (Directing) (Procurement) Perencanaan (Planning) Pengadaan Pengembangan Fungsi-fungsi MSDM Pemberhentian (Development) Kompensasi (Compensation) Kedisiplinan Pengintegrasian Pemeliharaan (Integration) (Maintenance) Sumber: Malayu S.P Hasibuan dalam bukunya “Manajemen Sumber Daya Manusia (2011:25) 2.2 Bidang – Bidang Manajemen Setiap perusahaan membutuhkan manajemen agar tujuan perusahaan dapat terwujud sesuai dengan keinginan perusahaan. Agar tidak salah langkah sebelum melakukan perencanaan sebaiknya perusahaan mengetahui terlebih dahulu bidang apa yang akan dijalankan. Karena manajemen tidak hanya bergerak dalam satu bidang. Berikut ini adalah bidang-bidang manajemen yang umum terdapat pada suatu institusi atau perusahaan, yaitu: 14 a. Manajemen Produksi Manajemen produksi adalah pelaksanaan kegiatan-kegiatan manajerial seperti planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan), dan controlling (pengawasan) terhadap sistem-sistem produksi dengan tujuan agar produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Oleh karenanya dalam kegiatan manajemen produksi harus melalui proses sebagai berikut: a. Pemilihan (Selecting) Keputusan yang menyangkut pemilihan proses produksi dari berbagai barang yang akan diproduksi atau disediakan. Maksudnya, memilih bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. b. Perancangan (Engineering) Keputusan yang menyangkut penggunaan metode-metode pelaksanaan suatu proses produksi atau cara kerja memproduksi barang. c. Pengoperasian (Operating) Kegiatan riil untuk mewujudkan rencana kerja atau pelaksanaan proses kegiatan produksi barang. d. Pengawasan (Controlling) e. Prosedur-prosedur yang menyangkut pengambilan tindakan korektif dalam kegiatan produksi barang atau penyediaan jasa. 15 f. Pembaharuan (Inovating) Kegiatan untuk memperbaiki yang diperlukan dalam sistem produksi berdasarkan perubahan permintaan, tujuan organisasi, teknologi, maupun manajemen. b. Manajemen Pemasaran Manajemen pemasaran adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan kelangsungan perusahaannya, berkembang, dan mendapatkan laba. Proses pemasaran itu dimulai jauh sebelum barang-barang diproduksi, dan tidak berakhir dengan penjualan. Kegiatan pemasaran perusahaan harus juga memberikan kepuasan kepada konsumen jika menginginkan usahanya berjalan terus, atau konsumen mempunyai pandangan yang lebih baik terhadap perusahaan. Tugas-tugas manajemen pemasaran itu antara lain: 1) Mempelajari kebutuhan dan keinginan konsumen. 2) Mengembangkan suatu konsep produk yang ditujukan untuk memuaskan atau melayani kebutuhan. 3) Membuat desain produk. 4) Mengembangkan pembungkusan dan merk. 5) Menetapkan harga agar memperoleh Return On Investment yang layak. 6) Mengatur distribusi. 7) Memeriksa penjualan. 16 8) Mencipatakan komunikasi pemasaran yang efektif dengan menggunakan media atau cara lain yang tepat. c. Manajemen Keuangan Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian, dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Maka tugas manajemen keuangan meliputi hal-hal berikut: 1. Memanfaatkan peluang dalam memperoleh dana intern maupun ekstern. 2. Pengalokasian dana untuk menunjang kegiatan perusahaan. 3. Penggunaan dana yang dilakukan secara efisien dan efektif. Tugas fungsional manajemen keuangan adalah: 1. Menetapkan struktur keuangan entitas. Yaitu menetapkan kebutuhan entitas dana untuk sekarang (modal kerja jangka pendek) dan masa depan (keperluan investasi jangka panjang) dan menetapkan sumber dana yang dapat menutup kebutuhankebutuhan itu secara sehat. 2. Mengalokasikan dana sedemikian rupa agar dapat memperoleh tingkat efisiensi atau profitabilitas yang optimal. 3. Mengendalikan keuangan perusahaan dengan mengadakan sistem dan prosedur yang dapat mencegah penyimpangan dan mengambil 17 langkah perbaikan jika terjadi penyimpangan didalam pelaksanaan usaha dan memengaruhi struktur keuangan dan alokasi dana. d. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen SDM adalah suatu ilmu atau cara bagaimana cara mengatur hubungan dan peranan sumber daya yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. Fungsi-fungsi manajemen SDM antara lain: 1) Fungsi perencanaan. 2) Fungsi pengorganisasian. 3) Fungsi pengarahan. 4) Fungsi pengendalian. 2.3 Pengertian dan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia 2.3.1 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Istilah manajemen SDM sering disepadankan dengan istilah manajemen personalia, manjemen sumber daya insani, manajemen kepegawaian, manajemen perburuhan, manajemen tenaga kerja, dan berbagai istilah lainnya. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer, dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sumber daya manusia 18 adalah departemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan sumber daya yang sulit ditangani karena memiliki sifat dan kemampuan yang spesifik. Sumber daya manusia harus dikelola dengan pendekatan yang manusiawi melalui manajemen sumber daya manusia. Manusia merupakan sumber daya yang penting dalam menentukan sukses atau tidaknya dalam suatu sistem organisasi. Tetapi sumber daya manusia merupakan sumber daya yang paling sulit ditangani karena memiliki sifat dan kemampuan yang berbeda. Untuk lebih jelasnya dalam hal ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian sumber daya manusia (SDM) menurut para ahli: 1. Menurut Mathis & Jackson (2012:5) dan Hasibuan (2012:23), manajemen sumber daya manusia (MSDM) dapat diartikan sebagai ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien dalam penggunaan kemampuan manusia agar dapat mencapai tujuan disetiap perusahaan. 2. Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan (2011:10), manajemen sumber daya manusia suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur MSDM adalah manusia yang merupakan tenaga kerja untuk perusahaan. Dengan demikian, fokus yang dipelajarai MSDM ini hanyalah masalah yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia saja. MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan 19 tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. 3. Sedangkan menurut Herman Sofyandi (2010:1), manajemen SDM merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Berdasarkan definisi diatas sumber daya manusia dapat disimpulkan sebagai suatu pengolalaan dan pendayagunaan sumber daya yang ada pada individu (pegawai). Pengelolaan dan pendayagunaan tersebut dikembangkan secara maksimal didalam dunia kerja untuk mencapai tujuan organisasi dan pengembangan individu pegawai. Sumber daya manusia mempunyai kedudukan yang sangat vital dan dinamis dalam perusahaan. 2.3.2 Fungsi-Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Sudah merupakan tugas manajemen sumber daya manusia untuk mengelola manusia seefektif mungkin agar diperoleh suatu satuan sumber daya manusia yang merasa puas dan dipuaskan. Dalam manajemen terdapat fungsifungsi manajemen yang terkait erat didalamnya. Pada umumnya ada lima fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi hal-hal tersebut: 1. Fungsi Pengadaan Tenaga Kerja Meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga kerja (baik mengenai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga kerja secara efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar, 20 menempatkan tenaga kerja sesuai dengan posisi yang sesuai, dan memberikan pendidikan serta latihan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para tenaga kerja baru. 2. Fungsi Pengembangan Tenaga Kerja Meliputi kegiatan pendidikan dan latihan bagi para pekerja agar mereka dapat mengikuti perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi. Tujuan dari pengembangan tenaga kerja ini adalah peningkatan mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu mengikuti perkembangan yang ada dalam organisasi. 3. Fungsi Pemberian Kompensasi Meliputi kegiatan pemberian balas jasa kepada para karyawan. Kegiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang mendorong prestasi karyawan, dan juga menentukan besarnya kompensasi yang akan diterima oleh masing-masing pekerja secara adil. 4. Fungsi Integritas Merupakan kegiatan untuk menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah sinkron, maka akan tergalang kekompakan dalam irama kerja, organisasi dalam irama kerja para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi dalam mencapai tujuan. 21 5. Fungsi Pemeliharaan Tenaga Kerja Mencakup pelaksanaan program-program ekonomis maupun nonekonomis, yang diharapkan dapat memberikan ketentraman kerja bagi para pekerja, sehingga mereka dapat bekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi guna menghasilkan prestasi kerja yang diharapkan oleh organisasi. 2.4 Rekrutmen Karyawan 2.4.1 Pengertian Rekrutmen Karyawan Salah satu kunci utama dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional adalah terletak pada proses Rekrutmen, seleksi, training, dan development calon tenaga kerja. Mencari tenaga kerja yang professional dan berkualitas tidaklah gampang. Merupakan sebuah kewajiban dalam sebuah organisasi dan perusahaan-perusahaan harus melakukan penyaringan untuk anggota atau para pekerja yang baru. Untuk itulah rekrutmen tenaga kerja dibutuhkan untuk menyaring para pelamar yang diingin dilamar. Dalam organisasi, rekrutmen ini menjadi salah satu proses yang penting dalam menentukan baik tidaknya pelamar yang akan melamar pada organisasi tersebut. Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli: 1. Menurut Herman Sofyandi (2010:108), Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai 22 mendapatkan calon karyawan yang diinginkan sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada. 2. Menurut Singodimedjo dalam Edy Sutrisno (2011:45), rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk diperkerjakan dalam suatu organisasi. 3. Menurut Ivancevich dalam Marwansyah (2010:106), rekrutmen adalah serangkaian aktivitas yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk menarik para pelamar kerja yang memiliki kemampuan dan sikap yang dibutuhkan untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. 4. Menurut Kaswan (2012:67), rekrutmen adalah bentuk kompetisi bisnis dan pada saat ini bisnis amat kompetatif. Sebagaimana korporasi berkompetisi mengembangkan, menghasilkan dan memasarkan produk atau jasa, mereka juga bersaing untuk mengidentifikasi, menarik dan memperkerjakan orang yang paling qualified. Rekrutmen merupakan bisnis yang besar. Rekrutmen menuntut perhatian yang serius dari manajemen karena strategi bisnis apapun akan gagal tanpa talenta yang melaksanakannya. Maka, Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau, tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan dan juga spesifikasi pekerjaan. 23 Pada dasarnya pendapat-pendapat itu tidak ada bedanya, yang menjadi perbedaannya mungkin mengenai dimulainya proses rekrutmen itu sendiri. Rekrutmen sumber daya manusia itu sangat penting karena merupakan tahap akhir dari proses rekrutmen. Untuk itu ada beberapa istilah yang berhubungan dengan pekerjaan, yaitu sebagai berikut: a. Kerja Sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan. b. Buruh/Kuli Seseorang pekerja harian atau honorer yang bekerja dibawah perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya tertentu. c. Karyawan/Pegawai Seseorang pekerja yang tetep yang akan bekerja dibawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan. Menurut Mathis (2010:112), menyatakan, penarikan (rekrutmen) pegawai merupakan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai melalui beberapa tahapan mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan tenaga kerja, menentukan kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi, penempatan, dan orientasi tenaga kerja. Penarikan pegawai bertujuan menyediakan pegawai yang cukup agar manajemen dapat memilih karyawan yang memenuhi kualifikasi yang mereka perlukan. 24 Sebelum organisasi dapat mengisi sebuah lowongan pekerjaan, organisasi tersebut mestilah mencari orang-orang yang tidak hanya memenuhi syarat untuk posisi tersebut, namun juga menginginkan pekerjaan itu. Melalui rekrutmen organisasi dapat melakukan komunikasi dengan pihak-pihak tertentu untuk memperoleh sumber daya manusia yang potensial, sehingga akan banyak pencari kerja dapat mengenal dan mengetahui organisasi yang pada akhirnya akan memutuskan kepastian atau tidaknya dalam bekerja. Jadi, Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam suatu organisasi. Proses Rekrut terdiri dari dua fase, antara lain: 1. Untuk memonitor perubahan lingkungan dan organisasi yang menimbulkan kebutuhan pegawai baru dan menetap pekerjaanpekerjaan yang harus diisi dan tipe-tipe pelamar yang diperlukan. 2. Untuk menyebarluaskan kepada pelamar potensial bahwa ada lowongan pekerjaan, sehingga menarik pelamar yang bersangkutan dan menyisihkan pelamar yang kurang memenuhi kualifikasi yang diperlukan. 2.5 Tujuan Dan Manfaat Rekrutmen 2.5.1 Tujuan Rekrutmen Karyawan Proses rekrutmen merupakan fungsi yang penting, karena berbagai macam keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya diperoleh melalui proses rekrutmen. Proses rekrutmen melibatkan proses menduga yang 25 terbaik (best guest) dari penentuan bahwa seseorang kemungkinan besar dapat melaksanakan dan akan berhasil dengan pekerjaan yang ditentukan. Proses rekrutmen mempengaruhi dan dipengaruhi oleh fungsi sumber daya manusia lainnya. Proses rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain: 1. Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi. 2. Tujuan pasca pengangkatan adalah penghasilan karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal. 3. Meningkatkan citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan. 2.5.2 Manfaat Rekrutmen Manfaat rekrutmen karyawan sebagai “The Right Man On The Right Place”, dimana hal ini menjadi pegangan bagi para manajer dalam menempatkan tenaga kerja yang ada diperusahaannya. 2.6 Proses Rekrutmen 26 Proses pelaksanaan rekrutmen biasanya terdiri dari beberapa langkah atau tahapan. Dibawah ini adalah langkah-langkah yang biasanya dilakukan dalam pelaksanaan rekrutmen. Adapun dalam proses rekrutmen, yaitu sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi jabatan yang lowong dan berapa jumlah tenaga yang diperlukan. Proses rekrutmen dimulai saat adanya bidang pekerjaan baru diperusahaan, karyawan dipindahkan atau dipromosikan ke posisi lain, mengajukan permintaan pengunduran diri, adanya PHK, atau karena pensiun yang direncanakan. Dengan melihat dinamika dari beberapa hal tersebut dan mencocokkannya dengan perencanaan sumber daya manusia yang sudah tersusun (jika ada) maka akan diketahui jabatan apa saja yang sedang lowong dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tersebut. 2. Mencari informasi jabatan melalui analisa jabatan. Untuk memperoleh uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spessification) sebagai landasan dalam membuat persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan harus dibuat secara hati-hati dan sejelas mungkin agar dalam penerapannya nanti tidak ditemui keburukan-keburukan yang mengganggu proses lainnya. 3. Jika persyaratan jabatan telah tersusun, maka langkah berikutnya adalah menentukan dimana kandidat yang tepat harus dicari. Dua alternative untuk mencari kandidat yakni dari dalam perusahaan atau dari luar perusahaan. Jika diambil dari dalam, apabila kebutuhan staf untuk masa yang akan datang telah direncanakan, maka perlu juga 27 siapa kira-kira karyawan yang ada saat ini yang dapat dipindahkan atau dipromosikan. Jika kandidat harus dicari dari luar perusahaan maka perlu dipertimbangkan dengan cermat metode rekrutmen yang tepat untuk jabatan. Metode-metode perekrutan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk kedalam perusahaan. Metode perekrutan calon karyawan baru dibagi atas dua metode, antara lain: a. Metode Tertutup Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi relative sedikit, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit. b. Metode Terbuka Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka ini diharapkan banyak lamaran yang akan masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi lebih besar. 4. Memanggil kandidat-kandidat yang dianggap memenuhi persyaratan jabatan mengumpulkan berkas-berkas lamaran mereka, dan meminta mereka mengisi formulir lamaran pekerjaan yang telah disediakan untuk selanjutnya diproses dalam tahap perekrutan. 5. Menyaring/menyeleksi kandidat. Prosedur seleksi perlu dilakukan jika: 28 a. Pelaksanaan tugas pada jabatan yang akan diisi memerlukan ciriciri fisik dan psikis tertentu yang tidak dimiliki oleh setiap orang. b. Ada lebih banyak kandidat yang tersedia dibandingkan jumlah jabatan yang akan diisi. 2.7 Sumber Rekrutmen Calon tenaga kerja yang akan direkrut dapat diambil dari internal organisasi maupun eksternal organisasi. Perekrutan tenaga kerja dari dalam biasanya dilakukan oleh organisasi/perusahaan yang telah lama berjalan dan memiliki sistem karier yang baik. Perekrutan tenaga kerja dari dalam memiliki keuntungan, diantaranya adalah tidak mahal, promosi dari dalam dapat memelihara loyalitas dan dedikasi pegawai, dan tidak diperlukan masa adaptasi yang terlalu lama, karena sudah terbiasa dengan suasana yang ada. Namun demikian perekrutan dari dalam juga berarti terjadinya pembatasan terhadap bakat yang sebenarnya tersedia bagi organisasi dan mengurangi peluang masuknya pemikiran baru. Sumber rekrutmen terdiri dari: 1. Eksternal a. Lembaga pendidikan. b. Teman/anggota keluarga karyawan. c. Lamaran terdahulu yang telah masuk. d. Agen tenaga kerja. e. Karyawan perusahaan lain. 29 f. Asosiasi profesi. g. Outsourcing. 2. Internal a. Promosi. b. Transfer/rotasi. c. Pengkaryaan karyawan kembali. d. Kelompok pekerja sementara/karyawan kontrak. Metode perekrutan karyawan dengan sumber dari luar perusahaan, dapat dilakukan: 1. Melalui iklan dimedia massa (radio, tv, koran, internet). 2. Melalui iklan atau adventensi diharapkan perusahaan dapat merekrut calon tenaga kerja dengan spesifikasi tertentu dan dengan pengalaman kerja tertentu. Perekrutan melalui iklan ini biasanya disertai dengan suatu janji yang menarik, misalnya gaji yang besar, masa depan yang menarik, dan sebagainya. 3. Open house, untuk menjaring lebih banyak tenaga potensial secara umum, perusahaan dapat melakukan open house disejumlah kalangan yang diprediksikan dapat menarik calon tenaga kerja potensial, seperti diperguruan tinggi, even-even tertentu. 4. Menyewa konsultan perekrutan. Terkadang untuk mencari dan merekrut tenaga kerja professional dibutuhkan konsultan yang mampu mencari tenaga tersebut, dengan demikian ada jaminan melalui 30 konsultan perekrutan perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk mencari tenaga kerja yang sesuai. 2.8 Kendala-kendala Rekrutmen Kendala-kendala yang biasa dihadapi dalam hal merekrut karyawan yang akan ditempatkan dalam sebuah organisasi/perusahaan antara lain bersumber dari organisasi yang bersangkutan, kebiasaan mencari tenaga kerja dan faktor eksternal dari lingkungan. 1. Faktor-faktor Organisasi Dapat dipastikan bahwa berbagai kebijaksanaan yang ditetapkan dan diberlakukan dalam suatu organisasi dimaksudkan agar organisasi yang bersangkutan semakin mampu mencapai sasarannya. Yang terpenting ialah bahwa mungkin saja berbagai kebijaksanaan tersebut membatasi ruang gerak para pencari kerja baru. Berikut ini akan dibahas beberapa kebijaksanaan yang mungkin menjadi kendala dalam proses rekrutmen, yaitu: a. Kebijakan promosi dari dalam. Jika dalam suatu organisasi dianut kebijaksanaan bahwa dalam hal terjadinya lowongan, lowongan itu diisi oleh pekerja yang sudah menjadi karyawan organisasi. Maka ada beberapa hal yang menjadi kelemahannya, yaitu: - Kesulitan untuk memperoleh tenaga baru dengan pandangan baru, pendekatan keahlian dan keterampilan baru. 31 - Para pekerja bisa cepat merasa puas diri karena mengetahui bahwa asal saja mereka bekerja sedemikian rupa sehingga prestasi kerjanya dipandang memenuhi syarat. - Terciptanya para pekerja yang berpandangan minimalis. b. Kebijaksanaan tentang imbalan. Setiap organisasi tentunya mempunyai kebijaksanaan tentang upah dan gaji yang diberikan kepada karyawan sebagai imbalan atas waktu, tenaga, keahlian, dan keterampilan serta jasa-jasa lainnya yang mereka berikan pada organisasi. Dalam merumuskan kebijakan organisasi tentang sistem imbalan bagi para karyawannya, sedikitnya ada empat hal yang bisa dipertimbangkan, yaitu: 1. Kebijakan harus pada kepentingan para anggota organisasi dalam hal ini tercermin dalam kesepakatan antara serikat pekerja/karyawan dengan manajemen. 2. Kebijakan harus sesuai dengan kemampuan organisasi yang bersangkutan dalam memberikan imbalan pada tingkat tertentu kepada karyawannya. 3. Kebijakan harus menaati berbagai macam peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang ketenagakerjaan. 4. Kebijakan juga harus mempertimbangkan lokasi dimana organisasi atau perusahaan itu berada. c. Kebijakan tentang status kepegawaian. Yang dimaksud dengan kebijaksanaan tentang status kepegawaian ialah ketentuan apakah 32 dimungkinkan bekerja separuh waktu. Jika status kepegawaian adalah pegawai purna waktu, berarti organisasi tidak akan membenarkan karyawan bekerja ditempat lain, meskipun pada waktu senggangnya. Mudah membayangkan bahwa kebijaksanaan seperti ini membatasi ruang gerak pencari kerja karena dengan kebijaksanaan seperti itu pelamar yang mereka cari hanyalah calon yang bersedia secara purna bagi organisasi yang hendak memperkerjaannya. d. Rencana sumber daya manusia. Suatu rencana sumber daya manusia biasanya memberi petunjuk tentang lowongan yang bagaimana sifatnya yang diisi melalui promosi dari dalam dan lowongan yang bagaimana akan diisi melalui rekrutmen tenaga kerja dari luar. Rencana demikian pun sudah tentu membatasi langkah dan tindakan yang mungkin ditempuh oleh para pencari tenaga kerja karena bagaimana pun juga apa yang telah ditetapkan dalam rencana harus dipatuhinya. 2. Kebiasaan Pencari Tenaga Kerja Pada satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia biasanya terdapat sekelompok pegawai yang tugas utamanya adalah melakukan rekrutmen. Mereka adalah tenaga spesialis yang memahami berbagai segi proses rekrutmen. Sebagai tenaga spesialis atau para pencari kerja mereka diharapkan untuk mampu bertindak dan berfikir rasional. Kebiasaan para pencari kerja ini ada segi positif dan negatifnya, yaitu: 33 a. Segi positifnya antara lain dimana proses rekrutmen dapat berlangsung relatif cepat karena berkat pengetahuan dan pengalamannya, para pencari tenaga kerja itulah mempunyai rencana sumberdaya manusia dalam organisasi, mengetahui kemampuan para manager yang kelak akan membawahi tenaga kerja baru, memiliki informasi tentang analisis pekerjaan yang terdapat dalam organisasi, mengetahui dengan baik sumber-sumber pencari pekerjaan, dan mereka juga telah menguasai metode rekrutmen yang paling tepat digunakan sesuai dengan tuntunan pekerjaan yang akan dilakukan. b. Segi negative dari kebiasaan para pencari tenaga kerja yang tentunya juga merupakan kendala dalam proses rekrutmen, ialah kecenderungn berbuat kesalahan yang sama terutama apabila kesalahan yang pernah dibuat tidak mempunyai dampak negatif yang kuat bagi organisasi, karena tenaga kerja yang direkrut mampu bekerja sesuai dengan tuntunan tugasnya. Segi negatif lain adalah sikap memandang enteng pada tugasnya sehingga usaha rekrutmen dihentikan apabila telah ada lamaran yang masuk dan tidak lagi berusaha mencari alternatif lamaran sehingga yang benar-benar terbaiklah yang direkrut. 3. Faktor-faktor Eksternal Dalam mengelola organisasi, faktor eksternal atau lingkungan harus terus mendapat perhatian. Hal itupun berlaku juga dalam hal merekrut 34 tenaga kerja baru. Beberapa contoh dari faktor eksternal yang perlu diperhatikan dalam proses rekrutmen adalah sebagai berikut: a. Tingkat pengangguran. Dalam hal tingkat pengangguran tinggi, para pencari tenaga kerja dapat bertindak lebih selektif karena banyaknya pencari pekerjaan yang melamar. Sebaliknya dalam situasi tingkat pengangguran rendah, pencari kerja tidak terlalu suka dalam memperoleh pekerjaan yang sesuai dengan pendidikan, pelatihan, dan pengalamannya. b. Kedudukan organisasi pencari tenaga kerja. Dalam posisi organisasi lain yang bergerak dalam kegiatan sejenis digolongkan pada tiga keadaan, yaitu: 1. Lebih kuat. 2. Relatif sama. 3. Lebih lemah. c. Langka tidaknya keahlian atau keterampilan tertentu. Dalam kehidupan organisasional yang semakin kompleks, semakin beranekaragam keahlian dan keterampilan yang diperlukan. Dipasaran kerja, tersedia tidaknya orang yang memiliki pengetahun dan keterampilan tertentu itu bukanlah hal yang konstan. Artinya, mungkin saja terjadi bahwa suatu saat akan terjadi kelangkaan orang yang memiliki keahlian dan keterampilan tertentu. d. Proyeksi angkatan kerja pada umumnya, Hal ini berkaitan erat dengan berbagai faktor demografi, seperti laju pertumbuhan 35 penduduk, komposisi penduduk dilihat dari jenis kelamin, apakah lebih banyak pria dibandingkan wanita atau sebaliknya, jumlah dan jenis luaran lembaga-lembaga pendidikan, prosentase penduduk yang termasuk kategori angkatan kerja dan lain sebagainya. 2.9 Prinsip-prinsip Rekrutmen Prinsip-prinsip rekrutmen menurut Rivai (2005:161) adalah sebagai berikut: 1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. 2. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia. 3. Biaya yang diperlukan diminimalkan. 4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan. 5. Fleksibilitas. 6. Pertimbangan-pertimbangan hukum. 2.10 Sistem Rekrutmen Menurut Simamora (1997:246) untuk menciptakan suatu sistem rekrutmen yang efektif para manajer dan manajer sumber daya manusia, seyogyanya menerapkan beberapa hal, antara lain: 1. Mendiagnosis seefektif mungkin (berdasarkan kendala waktu, sumber daya finansial, dan ketersediaan staff pelaksana yang ada) faktor-faktor 36 lingkungan dan organisasional yang mempengaruhi posisi yang perlu diisi dan aktivitas rekrutmen. 2. Membuat deskripsi, spesifikasi, dan standart kinerja yang rinci. 3. Menentukan tipe individu-individu yang sering dikaryakan oleh organisasi dalam posisi yang sama. 4. Menentukan kriteria-kriteria rekrutmen. 5. Mengevaluasi berbagai saluran dan sumber rekrutmen. 6. Menyeleksi sumber rekrutmen yang kemungkinan menghasilkan kelompok kandidat yang paling besar dan yang paling sesuai pada biaya yang serendah mungkin. 7. Mengidentifikasikan saluran-saluran rekrutmen untuk membuka sumber-sumber tersebut, termasuk penulisan iklan, menjadwalkan program rekrutmen. 8. Menyeleksi saluran rekrutmen yang paling efektif biaya. 9. Menyusun rencana rekrutmen yang mencakup daftar aktivitas dan daftar untuk menerapkannya.
