BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK Struktur

Bab III -Sistem Organisasi dan manajemen proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK
Struktur organisasi pekerjaan yang sesuai dengan perencanaan pada setiap
pekerjaan suatu proyek perlu dibentuk suatu susunan organisasi yang berfungsi
mengatur manajemen kerja, sehingga setiap bagian pekerjaan dapat terkoordinir
dengan baik. Dengan demikian unsur-unsur yang terlibat dalam organisasi tersebut
akan memiliki rasa tanggung jawab.
Hubungan antara satu unsur dengan unsur-unsur yang lainnya harus selalu
baik dan tidak melampaui batas wewenang dan kedudukannya sehingga semua
pekerjaan dapat selesai tepat pada waktu yang telah direncanakan, pengelolaan
manajemen yang baik juga sangat berpengaruh terhadap kelangsungan proyek yang
sedang dilaksanakan.
III.1 Struktur Organisasi
Untuk memperlancar pengawasan terhadap pekerjaan proyek pembangunan
Apartemen Embarcadero diperlukan suatu susunan organisasi yang teratur dan jelas.
Dalam struktur organisasi tersebut ada empat unsur yang saling terlibat dan
memegang peranan penting dalam menangani pelaksanaan pekerjaan di lapangan,
sehingga pekerjaan di lapangan dapat terlaksana dengan lancar.
Secara hukum dan fungsional bagian organisasi ini terkait dan bekerja sama
sesuai dengan fungsinya baik secara administrasi maupun dalam pelaksanaan
dilapangan. Adapun unsur-unsur tersebut adalah :
a.
Pemilik Proyek (Owner)
b.
Perencana (konsultan)
c.
Pelaksana (kontraktor)
d.
Pengawas (direksi)
III-1
Bab III Sistem Organisasi dan manajemen proyek
III.1.1 Pemilik Proyek (Owner)
Pemilik proyek pembangunan Apartemen Embarcadero adalah PT.LIPPO
GROUP.
Adapun tugas-tugas pemilik proyek adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab terhadap dana proyek selama proyek tersebut
berjalan.
b. Dilarang mengadakan ikatan yang mengakibatkan naiknya batas
anggaran yang telah direncanakan.
c. Berhak membatalkan proyek tersebut bila penawaran yang diajukan
berlebihan atau melampaui dana yang tersedia.
d. Berhak memperpanjang waktu pelaksanaan proyek apabila ada laporan
dari konsultan pengawas tentang hambatan pada proyek tersebut.
e. Berkewajiban mengurus surat-surat untuk izin mendirikan bangunan
pada pemerintah daerah.
III.1.2 Perencana (Konsultan)
Perencana adalah suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang
pelaksanaan konstruksi yang menerima tugas dari pemilik proyek untuk membuat
perencanaan konstruksi maupun detailnya dan sesuatu yang sifatnya perencanaan.
Yang bertindak sebagai perencana pada proyek ini dipercayakan kepada perencana
PT.KETIRA ENGINEERING CONSULTANS. Adapun tugas dan tanggung
jawab perencana adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan gambar kerja dan estimasi anggaran biaya dari gambar
kerja tersebut
b. Membantu pemilik proyek dalam tahap pelaksanaan pratender, tender
dan post tender
1. Pra tender
a. Membuat / membantu estimasi biaya. Pekerjaan ini adalah tahap
pertama mengetahui perkiraan dana pembangunan proyek.
III-2
Bab III Sistem Organisasi dan manajemen proyek
b. Membahas dan memberi saran atas fasilitas yang telah dibuat.
c. Menyediakan tenaga ahli, seperti arsitek dan kontraktor.
d. Pengamanan biaya dan memberikan saran ekonomi terhadap perubahan
desain.
e. Membuat rencana biaya dan berkonsultasi dengan arsitek.
2. Tender
a. Membuat Bill of Quantities
b. Menyiapkan formulir-formulir tender.
c. Membantu membuat seleksi kontraktor yang akan ikut tender.
d. Menyiapkan surat-surat undangan tender untuk para kontraktor.
e. Membuat / memberi rekomendasi evaluasi tender untuk masalah non
teknis.
3. Post Tender
a. Membuat rencana cash flow pemilik.
b. Membuat pembayaran (termyn) prestasi pekerjaan fisik kontraktor.
c. Menghitung dan menilai pekerjaan yang dilaksanakan.
d. Memeriksa dan menyetujui pekerjaan harian.
e. Menilai pekerjaan yang dilaksanakan oleh sub-kontraktor.
f. Memeriksa dan menilai bahan bangunan di lapangan yang belum
terpasang.
g. Memeriksa dan membuat laporan atas klaim yang diajukan kontraktor.
III.1.3 Pelaksana Proyek ( Kontraktor )
Pelaksana proyek adalah suatu badan resmi yang bergerak dibidang
bangunan sesuai dengan
keahliannya,
pelaksanaan
Pondasi di percayakan
kepada PT.TROCON INDAH PERKASA, operasional lapangan pemimpin
perusahaan dibantu oleh pelaksana lapangan dan anggota lainnya. Pelaksana
III-3
Bab III Sistem Organisasi dan manajemen proyek
mengkoordinir serta sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek
serta bertanggung jawab langsung kepada pemimpin proyek. Struktur organisasi
pelaksana diperlihatkan pada lampiran.
Adapun tugas kontraktor dalam menangani proyek antara lain adalah :
a. Mengerjakan tiap - tiap jenis pekerjaan sesuai dengan bestek dan gambar
kerja.
b. Mendatangkan bahan, peralatan, tenaga kerja dan lain - lain yang
diperlukan sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan lancar dan
sesuai tepat pada waktunya.
c. Mengerjakan perubahan – perubahan yang diperlukan sesuai dengan
anjuran direksi.
d. Membayar semua pajak – pajak yang diakibatkan oleh pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku.
e. dan lain – lain.
III.1.4 Pengawas ( Direksi )
Pengawas adalah salah satu unsur badan hukum yang ditunjuk dan diberi
kuasa penuh oleh pemimpin proyek untuk membentuk Direksi Teknik dalam
pengawasan di lapangan agar tidak menyimpang dari gambar rencana. Pada
proyek ini sebagai pengawas adalah PT. ENGINEERING CONSULTANS
yang dalam pelaksanaan tugas bertanggung jawab kepada pimpinan proyek.
Adapun tugas dan tanggung jawab dari pengawas adalah :
a. Mengawasi pekerjaan sesuai dengan gambar rencana.
b. Menyetujui perubahan – perubahan serta penyesuaian di lapangan
selama pelaksanaan atas dasar persetujuan bersama.
c. Membuat laporan harian dan bulanan atas dasar kemajuan pekerjaan.
d. Mengawasi kecepatan waktu penyelesaian.
III-4
Bab III Sistem Organisasi dan manajemen proyek
Dalam hal pembangunan Proyek Pembangunan Apartemen Embarcadero,
pengawas langsung ditunjuk oleh pemilik proyek sebagai direksi untuk mengawasi
pekerjaan sampai selesai.
III.2 Hubungan Kerja Antara Unsur-Unsur Pelaksana
Untuk memperoleh hasil pekerjaan yang sesuai dengan ketentuan ketentuan yang telah ditetapkan. Maka perlu adanya hubungan kerja yang cukup
baik antara keempat unsur organisasi yang berperan dalam pekerjaan tersebut.
Hubungan unsur – unsur ini diperlihatkan atas kedua kedudukan antara lain :
a. Kedudukan masing – masing pihak secara teknis.
b. Kedudukan masing – masing pihak secara hukum.
III.2.1 Kedudukan masing – masing pihak secara teknis
Kedudukan masing – masing pihak secara teknis ini bertujuan untuk
menetapkan komunikasi antara pihak – pihak yang terlibat sesuai dengan jabatan
dan tanggung jawabnya. Ada dua jalur komunikasi yang diterapkan disini,
yaitu jalur pemerintah dan jalur komunikasi.
Gambar III.1 Kedudukan masing – masing pihak secara hukum
Keterangan
III-5
Bab III Sistem Organisasi dan manajemen proyek
= Jalur Pemerintah
= Jalur Konsultasi
Dari gambar di atas terlihat bahwa antara pemilik dengan pengawas dan
pelaksana terdapat hubungan vertikal. Dari diagram di atas terlihat bahwa
pimpinan proyek mempercayakan semua masalah kepada perencana.
Apabila pengawas telah ditunjukan oleh pemilik proyek, maka semua
masalah di lapangan diserahkan kepada pengawas dan menjadi tanggung
jawabnya, sehingga jika terdapat kesalahan teknis yang perlu dibicarakan, pemilik
proyek tidak dapat langsung memerintahkan pelaksana, melainkan harus melalui
pengawas lapangan yang berkuasa penuh di lapangan.
Perencana (konsultan) dapat memerintahkan pelaksana secara lisan maupun
secara tulisan sesuai dengan wewenangnya untuk kelancaran pekerjaan di
lapangan. Jika terjadi suatu kesalahan dan perintah pengawas tidak dipatuhi
maka
pengawas
dapat
mengambil
tindakan
administratif
dan
dapat
memberhentikan pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
Pengawas dan perencana mempunyai hubungan horizontal, sedangkan antara
perencana dengan pelaksana tidak terdapat hubungan komunikasi kerja secara
langsung.
III.2.2 Kedudukan masing – masing pihak secara hukum
Secara hukum masing – masing pihak mempunyai kedudukan yang sama dan
terikat kontrak sehingga pekerjaan yang telah disepakati dapat berjalan sesuai
dengan rencana.
Kedudukan masing – masing pihak secara hukum diperlihatkan pada bagan
III-6
Bab III Sistem Organisasi dan manajemen proyek
di bawah ini.
Gambar III.2 Kedudukan masing – masing pihak secara hukum
Pemimpin proyek dengan pengawas bertindak atas dasar jalur teknik,
demikian juga antara pengawas dan pelaksana. Untuk jalur non teknik dilakukan
antara pemilik proyek dengan kontraktor (pelaksana).
III-7