Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas

Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone: 0856 4384 6541 PIN BB: 23115EF6 Email: [email protected] Website: hQp://anief.mercubuana-­‐yogya.ac.id 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan - UMB Yogyakarta
1
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian akTvitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-­‐penjualan tersebut. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
2
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan •  Apa sajakah dari empat akTvitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ? 1  Entri pesanan penjualan 2  Pengiriman 3  Penagihan dan Piutang Usaha 4  Penagihan Kas 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
3
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Entri Pesanan Penjualan Proses entri pesanan penjualan mencakup Tga tahap: 1.  Mengambil pesanan dari pelanggan 2.  Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3.  Memeriksa ketersediaan persediaan 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
4
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Pengiriman AkTvitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap: 1.  Mengambil dan mengepak pesanan 2.  Mengirim pesanan tersebut 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
5
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan dan Piutang Usaha AkTvitas dasar keTga dalam siklus pendapatan, melibatkan: 1.  Penagihan ke para pelanggan 2.  Memelihara data piutang usaha 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
6
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan Kas Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan: 1.  Menangani kiriman uang pelanggan 2.  Menyimpannya ke bank 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
7
Siklus Pendapatan – Keputusan-­‐keputusan penTng •  Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. –  Bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan ini ? •  Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penTng berikut ini : 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
8
Siklus Pendapatan – Keputusan-­‐keputusan penTng •  Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan Tap kebutuhan dan keinginan pelanggan ? •  Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ? •  Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak keTga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman? 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
9
Siklus Pendapatan – Keputusan-­‐keputusan penTng •  Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ? •  Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke Tap pelanggan ? •  Apa syarat-­‐syarat kredit yang seharusnya diberikan? •  Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas? 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
10
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) •  Langkah ini termasuk semua includes all the acTviTes involved in soliciTng and processing customer orders. •  Key decisions and informa/on needs: –  decisions concerning credit policies, including the approval of credit –  informaTon about inventory availability and customer credit status from the inventory control and accounTng funcTons, respecTvely 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
11
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) •  Fungsi entri pesanan penjualan mencakup Tga akTvitas utama, yaitu : 1  Mengambil pesanan dari pelanggan 2  Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3  Memeriksa ketersediaan persediaan 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
12
Kebutuhan Informasi dan Prosedur •  SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-­‐
fungsi berikut ini: –  Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan. –  Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau Tdak. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
13
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) •  Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penTng bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memasTkan akurasi yang menyeluruh: –  Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan –  Uji kewajaran –  Persetujuan kredit •  Otorisasi umum, Batas kredit •  Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
14
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) •  Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. •  Internally generated documents produced by sales order entry: –  Pesanan penjualan –  Slip pengepakan –  Kartu pengambilan barang 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
15
Kebutuhan Informasi dan Prosedur •  Menentukan ketersediaan persediaan. •  Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan. •  Menentukan harga produk dan jasa. •  Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi. •  Memilih metode untuk mengirim barang. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
16
Pengiriman (AkTvitas 2) •  Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory. •  Keputusan-­‐keputusan pen/ng dan kebutuhan informasi: –  Menentukan metode pengiriman. –  in-­‐house –  outsource 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
17
Pengiriman (AkTvitas 2) •  Dokumen, catatan, dan prosedur: –  Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to idenTfy which products to remove from inventory. –  Jumlah phisik dibandingkan dengan kuanTtas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan. –  Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
18
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) •  Dua akTvitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah: 1  Invoicing customers 2  Maintaining customer accounts •  Keputusan-­‐keputusan pen/ng dan kebutuhan Informasi: •  Accurate billing is crucial and requires informaTon idenTfying the items and quanTTes shipped, prices, and special sales terms. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
19
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) •  The sales invoice noTfies customers of the amount to be paid and where to send payment. •  A monthly statement summarizes transacTons that occurred and informs customers of their current account balance. •  A credit memo authorizes the billing department to credit a customer’s account. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
20
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) •  Jenis sistem penagihan: –  Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-­‐
barang dikirim. –  Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi Tdak dikirim) sesegera pesanan disetujui. •  Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
21
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) •  Metode-­‐metode pengurusan piutang dagang: –  Metode faktur terbuka –  Metode pembayaran gabungan •  Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
22
Kebutuhan Informasi dan Prosedur •  Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ? –  Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan –  Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan –  Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang –  Kepuasan pelanggan –  Analisis pangsa pasar dan tren penjualan –  Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
23
Penagihan Kas (AkTvitas 4) •  Dua bagian yang terlibat dalam akTvitas ini adalah: 1  Kasir 2  Fungsi piutang dagang 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
24
Penagihan Kas (AkTvitas 4) •  Keputusan-­‐keputusan pen/ng dan Kebutuhan Informasi: –  PenTngnya pengurangn pencurian kas. –  Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya Tdak mempunyai akses phisik ke kas atau cek. –  Fungsi piutang dagang harus mampu mengidenTfikasi sumber suatu pengiriman uang dan Faktur aplikasi harus dikredit. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
25
Penagihan Kas (AkTvitas 4) •  Dokumen, catatan, dan prosedur: –  Cek diterima dan dikirim (disimpan). –  Da>ar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-­‐line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah se/ap pembayaran. –  The system performs a number of on-­‐line edit checks to verify the accuracy of data entry. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
26
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur •  Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memasTkan bahwa tujuan-­‐tujuan berikut ini dicapai: –  Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. –  Semua transaksi yang dicatat valid (benar-­‐benar terjadi). 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
27
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur –  Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. –  Semua transaksi dicatat dengan akurat. –  Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. –  AkTvitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efekTf. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
28
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Pesanan pelanggan yang
Pemeriksaan edit entri data
tidak lengkap atau tidak akurat
2. Penjualan secara kredit ke
pelanggan yang memiliki
catatan kredit buruk
Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit,
bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang
akurat atas saldo rekening pelanggan.
3. Legitimasi pesanan
Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda
tangan digital dan sertifikat digital untuk ebusiness
4. Habisnya persediaan, biaya
penggudangan, dan
pengurangan harga.
Sistem pengendalian persediaan
4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
29
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kesalahan pengiriman:
•  Brg. Dag. Yang salah
•  Jumlah Yang salah
•  Alamat yang salah
Rekonsiliasi pesanan penjualan
dengan kartu pengambilan dan slip
pengepakan; pemindai kode garis;
pengendalian aplikasi entri data
2. Pencurian persediaan
Batasi akses fisik ke persediaan;
Dokumentasi semua transfer internal
persediaan; perhitungan fisik
persediaan secara periodik persediaan
dan rekonsiliasi perhitungan dengan
jumlah yang dicatat
4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
30
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kegagalan untuk menagih
pelanggan
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan;
Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua
dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur
secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan
dan dokumen pengiriman dengan pesanan
penjualan
2. Kesalahan dalam penagihan
Pengendalian edit entri data
Daftar harga
3. Kesalahan dalam
memasukkan data ketika
memperbarui piutang usaha
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha
dengan buku besar; laporan bulanan ke
pelanggan
4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
31
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas Ancaman
1. Pencurian Kas
4/11/14
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
Pemisahan tugas; minimalisasi
penanganan kas; kesepakatan
lockbox; konfirmasikan pengesahan
dan penyimpanan semua
penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank
dengan catatan seseorang yang tidak
terlibat dalam pemrosesan
penerimaan kas
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
32
Masalah-­‐masalah Pengendalian Umum Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kehilangan Data
Prosedur cadangan dan pemulihan
dari bencana; pengendalian akses
(secara fisik dan logis)
2. Kinerja yang buruk
Persiapan dan tinjauan laporan
kinerja
4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
33
Model Data Siklus Pendapatan •  The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operaTng data. •  A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following informaTon: –  Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
34
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
35
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-­‐tugas ruTn berikut ini : •  Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan •  Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau Tdak •  Menentukan ketersediaan persediaan •  Memilih metode untuk mengirim barang 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
36
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini : •  Menentukan harga produk dan jasa •  Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi •  Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan •  Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek •  Merencanakan kampanye pemasaran yang baru 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
37
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penTng berikut ini : •  Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan •  Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan •  Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang •  Tingkat dan tren kepuasan pelanggan •  Analisis pangsa pasar dan tren penjualan •  Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan •  Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan •  KeefekTfan iklan dan promosi •  Kinerja staf penjualan •  Pengeluaran piutang ragu-­‐ragu dan kebijakan kredit 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
38
Model Data Siklus Pendapatan –  Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas) –  The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle acTviTes 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
39
Model Data Siklus Pendapatan Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE Pesanan
persediaan
(0, N)
(0, N)
Persediaan
Inventory
fill order
(0, N)
Inventory ship
4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
40
Model Data Siklus Pendapatan Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE Kas
(1, N)
Deposits in
(1, 1)
(1, 1)
Penagihan
kas
by
(1, N)
4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
Kasir
41
Pertanyaan? 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
42
Tugas e-­‐Learning 1.  Tentukan judul project besar Anda! 2.  Buat sebuah proses bisnis yang mengatur: –  Proses produksi barang (enrty data master) –  Proses penjualan –  Proses pembelian 4/11/14
Sistem Informasi Manajemen dan
Keuangan - UMB Yogyakarta
43
Tugas e-­‐Learning •  Tugas dikumpul paling lambat hari kamis, 17 April 2014 via email: –  To: [email protected] –  Subject: 2013-­‐2 SIMKEU ARUS KAS MASUK –  Format file: •  20132_simkeu_kasMasuk_NIM_NamaLengkap.pdf •  Presensi dihitung berdasar pengumpulan tugas. 4/11/14
e-Commerce - Universitas Mercu
Buana Yogyakarta
44