Tahap Perencanaan

TAHAP PERENCANAAN
DAFTAR ISI
Judul
 Ruang Lingkup Proyek
 Tujuan
 Jadwal Proyek
 Struktur organisasi
 Manajemen Komunikasi
 Manajemen Perubahan
 Lampiran

Contoh Judul
PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KEPEGAWAIAN
PT. SELALU BAHAGIA
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROYEK MANAGEMENT PLAN)
Penulis
Tanggal
Revisi Terakhir
Referensi Dokumen
Versi
: <isi Nama Pemilik Proyek>
:
:::1
Contoh
RUANG LINGKUP PROYEK
Proyek pembangunan sistem informasi penggajian pegawai adalah proyek untuk membangun sistem
informasi kepegawaian PT. Selalu Bahagia. Sistem Informasi tersebut harus dapat :
-Mengeluarkan daftar gaji pegawai
-Mencetak slip gaji
-Mencetak Data Indek Pegawai
-Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print)
-Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya
-Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM
 Gaji yang diterima = gaji pokok+tunjangan-potongan
 Tunjangan
Jabatan : sesuai dengan jabatan
Istri/Suami berdarakan golongan
Anak, sampai dengan anak ke 3 dan berdasarkan golongan
Uang makan dan transport berdasarkan golongan dan dikalikan kehadiran
Lembur, indeks lembur sesuai golongan
 Potongan
Potongan koperasi, sesuai dengan besar pinjaman pegawai
Asuransi Kesehatan, besarnya tergantung golongan
Asuransi JHT, besarnya tergantung golongan
 Basensi
Dilakukan dua kali, masuk dan pulang
Dilakukan dengan finger print
Contoh
TUJUAN
Membangun sistem yang dapat memberikan
informasi yang berkaitan dengan permasalahan
kepegawaian, khususnya permasalahan
penggajian dan absensi pegawai dibuat secara
otomatis oleh sistem.
Contoh
JADWAL PROYEK



Untuk mengerjakan proyek pembangunan sistem informasi
kepegawaian ini diperlukan:
Pembangunan sistem
: 80 hari kerja
Maintenance
: 20 hari kerja
Waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting
: 15 hari
Total waktu yang disediakan untuk membangun proyek ini, dari
waktu mulai proyek sampai dengan penutupan proyek adalah
115 hari kerja.
Rincian proyeknya adalah sebagai berikut :
Contoh Rincian jadwal
STRUKTUR ORGANISASI

Peran dan tanggung jawab
Uraikan peran dan tanggung jawab masing-masing
bagian
MANAJEMEN KOMUNIKASI


-
Perencanaan Komunikasi
Menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar angggota
tim yang terlibat dalam pembangunan proyek. Komunikasi
tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi secara
terbuka dan informal untuk memfasilitasi trasnfer
pengetahuan antar semua pihak yang terlibat.
Perencanaan Pertemuan
Mendistribusikan agenda meeting selambat-lambatnya satu
hari sebelumnya
Mendistribusikan materi meeting, agenda serta lokasi dan
waktu
Setiap anggota tim bertanggung jawab untuk emlakukan
persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting
berjalan pada jalurnya dan efektif
Meeting minimal membahas : kemajuan proyek, aktivitas
yang segera dilakukan, pembahasan ulang kontrol perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN

-


-
-
Prosedur Kontrol
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada
jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur
Pengajuan eprubahan dapat berasal daris etiap anggota tim apabila
diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi
jadwal dan runga lingkup kerja
Persetujuan pada form permintaan perubahan merupakan
persetujuan terhadap perubahan pada jadwal
Pengajuan Perubahan
Suatu perubahan dapat diajukan ke menajer proyek melalui
komunikasi formal atau non-formal
Mengisi form permintaan perubahan
Catat permintaan perubahan pada catatan permintaan perubahan
Monitor Perubahan
Apabila form permintaan perubahan disetujui, pekerjaan dapat
dimulai
Manager proyek akan mengubah jadwal proyek
Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting
proyek
LAMPIRAN 1 PERENCANAAN KOMUNIKASI
LAMPIRAN 2. FORMULIR PERMINTAAN
PERUBAHAN
LAMPIRAN 3. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
DAN PENUGASAN TIM PROYEK