-Membenahi logbooksesuaiformat Permentan

Kamis,13 Maret 2014
1,
Evaluasi Manajemen
- apapun yg kita lakukan itu harus gambaran korporasi (manajemen korporasi)
- nuansa korporasi harus dipahami sepenuhnya
Komponen dalam institusi, kelembagaan {formal dan informal)
Formal (kepala balai,TU,KsPP)
Kelembegaan melalui (elji
-mds;ng2 ketua kelji memahami fungsinya
-posisikelji:
-bagaimana gambaran sbg institusi, sesuai ISO (SOP)
-dokumen ISO ygterkait dengan kelji?
-berapa SOP?
-KTU mem beri informasi ttg ISO 2013
-Penerapan manajemen ke d€pan diharapkan sesuailSO
-pedukah sosialisasi ula ng ttg l50? Utk meningkatkan pemahaman dan pembenahan
-Belum melaporkan evaluasi 5OP
-Klarifikasiabsensi
-Membenahi logbooksesuaiformat Permentan
-Audit internal balai mengenai SOP masing2 bagian
2. KTIJ (presentasi ISO)
-Ada beberapa temuan (akseson bu Seri Wartini -Mutu
Agu ng-/ 08128894039)
-beberapa sudah ditindaklanjuti
'membentuktim khusus untuk menyelesaikan temuan alcesor (tanggapan Ka Balai)
-Ka Balai berkomunikasi dengan aksesor untuk berkonsultasi penyelesaian temuan (hasil: Bu seri
bersedia membantu/memberi kebijakan)
N4asukan:
1,
Pak Cholil: dimana
kekurangan manajemen sehingga belum terselesaikan masalah
temuan tersebut? 'etak
- p. Bambang P. : target penyelesaian l bulan.
Pembentukan Tim Ad Hocl
1. Bambang Pikukuh
2. Saiful Hosni
3. Slamet Riyadi
4,
5.
Nonot
KhusnulMakhin
7, Diding
8. Ardiansyah
9. lndra
10. Sigi
11. Prof. Suyamto
12. Prof. Cholil
13. Kasmiyati
Masukan Ka Balaii penyelesaian temuan aksesor seka ligus sebagaiaudit internal 2014
SOP ada tetapibelum diterapkan sepenuhnya utk operasional harian
Rapat 2014 daftar hadirnya diperbaruidengan kop KAN / ses uai formatnya
Rapat evaluasibalai2014 | 1
A.
Tugas Tlm Ad Hoc:
1.
2.
3.
4.
Koordinator (KasubbagTU) membangun kom unikasi dg asesor Mutu Agung (8. SeriWartini)
Menyelesaikan HasilTemuan Asesor M.A. 2013 (SelesaiSenin, 17l3/14)
Menyusun laporan Hasil MonevSOP (selesai 17/3/14)
Melakukan dan menyusun Lap.Audit tnternal ISO (selesai 22/3/14
skedul
Penyelesaian HasilTemuan Asesor M.A. 2013 114-17/3/14)
Penyelesaian Lap hasil MonevSOP (14-17l3/1a)
B.
1.
2.
3. Audit Internal ISO {17-2213/14)
C.
Penyiapan dokumen Monev {SOP,dll)
- KasubbagTU
- KSPP
D. Fasilitasi
/
Anggera n
- PPK
* MulaiHariinidan ke depan
- Membangun Manajemen Berbasis Korporasi
1. Komunikasi Intensif (se m ua Ievelscr hirarki)
. Rapat
bulanan, didasarkan oleh:
a. Rapat regulerTU, KSPP, KeUi
b. Rapat lnsidentil (coffe Morning)
c, Kunjunganke KP, Labdis
2, optimasi Networking antar kelembagaan internal
3. lmplementasi SOP/proseduryangsudah disepakati
4. selalu dalam kendali Balai/ tnstitusi
surat menyurat perlu dipahami bukan sekedarsebagai administrasi
P,Saiful: mengusulkan penetapan rapat bulanan dengan catatan kalau ada acara lain dialihkan ke
Ka Balai:
tanggal lain per bulan. lnternalisasi/pembudayaan, pertama scr subyektifdan scr obyektif bisa
diukur. Usulan: 1). Refreshing 2). Ada 1 atau 2 orang khusus untuk mengurus iSO
Catatan Prof. Suyamto; memperbaiki komunjkasi internal, proses cepat efektif dan outputnya sesuai
(tanggung jawab masing2 yang ditugasi), teknik dalam proses untuk mencapai output yang
diharapkan secepat mungkin. Hal'hal/permasalahan bisa diselesaikan s€suai tingkatannya misal
cukup disel€saikan ditingkat kelji, tidak sampai ditingkat balai. ISO betul belum tefinternalisasi, SOP
diberikan k€ masing-masing bagian dan disosialisasikan.
Catatan Prof.
Cholil:1) kebijakan Ka Ealai sudah bagus cuma ending-nya kurang dikawal.
Penyelesaian ending yang diharapkan sesuai saran evaluator,
2) Output jangan terlambat
Catatan Ka Balai: review dari masing-masing kelji, kompilasi program sebagai acuan evaluasi balai
atau review program, pemahaman untuk menyelesaikan kewajiban, perlu membangun kesadaran
memenuhi kewajiban.
Pemahaman tupoksi harus dengan cermat, ada hal yang befsifat komplementer, Sufat-surat
keputusan harus dijalankan sebaik-baiknya/ mempunyai konsekuensi, Perbaikan kelembagaan
institusi,
Catatan P Anang: kita harus bekerja sesuai lSO, bekerja secara hierarkis sesuai struktur yang ada.
Manajemen Kofporasidiharapkan befjalan bukan hanya konsep, artinya berbasis korporasi.
Rapatevaluasi balai 2014 | 2
Catatan P Nugrohot kontrol/pengawasan agar output terpenuhi.
Catatan P Bambang Pikukuh: adanya peraljhan terkait aturan iupoksiyang baru.
Catatan Bu Kasmiyati: mengenai persuratan terkait kelji. Laporan2 kegiatan ke depan seperti
apa?
-Tanggapan (a.Balai: persuratan secara hierarki bisa melalui yantek tembusan
tetao ke Ka.Batai.
Monev masing-masing anggota kelji. Mohon d;Linjau (embatiSDM masing.masing kelji.
Catatan Bu Atik: kontrolterhadap ijn Ttanpa perjatanan dinas? pemberdayaan anggota
kelji?
- pada prinsipnya sama, yang bersangkutan juga punya catatan di log
book yang bisa diliha!. Renstra
bisa sbg pedoman untuk menyusun Tusi,
Catatan P Saiful: perlu waktu khusus untuk membicarakan tabdis. SDM di KSpp perlu didukung
oleh
SDM diLabdis, sepertiapa cara mengaturnya?
- B€gi BPTP yang kantornya terpisah dengan jabdisnya, di masing-masing punya
ruang kerja bagi Ka
Balai,ldeal-nya KSPP berka ntor di Lab dis.
P Heru: pembinaan SDM Kp Mojosari ke depan sesuai SOp.
- Melaksanakan 8 fungsi kebun, pembagian sesuai persentase_nya masing_masjng
fungsj
Pemenfaatan kebun melalui koperasi.
P
Choli,: mengusulkan diadakan workshop jnternal BpTp latim, Tefkait perbaikan
kebun
untuk itu sudah ada, sesuai arahan litbang untuk revitalisasj kebun
- Rencana
Bu Tini: usul mengenai sertifikasj penyuluh, agar difasilitasi untuk membagi
ilmu untuk senifikasi
teman-teman yang lain,
Lokakarya