keterbukaan informasi

PEMBENTUKAN PPID
Pembentukan PPID didasari oleh
 UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 13
Untuk mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat dan
sederhana setiap Badan Publik menunjuk Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Kewajiban pembentukan PPID ini dimaksudkan agar
pelayanan informasi kepada masyarakat dapat terlaksana
dengan baik dan fokus ditangani oleh sumber daya
manusia yang memang khusus ditunjuk untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut, bukan sebagai tugas
sampingan atau tambahan.
PEMBENTUKAN PPID
 UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 1
ayat (9)
PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang
penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau
pelayanan informasi di badan publik
VISI DAN MISI PPID LAPAN
VISI :
Menjadi Penyelenggara Layanan Informasi Publik yang Unggul di
Bidang Iptek Penerbangan dan Antariksa
MISI:
 Meningkatkan Fasilitas dan Pengelolaan Layanan Informasi Publik.
 Meningkatkan Kualitas Layanan Informasi yang Profesional,
Transparan, dan Akuntabel.
 Meningkatkan Partisipasi Masyarakat dengan Membuka
Komunikasi yang Baik.
STRUKTUR PPID
PPID UTAMA/
PELAKSANA
SEKRETARIS
PETUGAS MEJA
INFORMASI
PETUGAS
DOKUMENTASI
TUGAS PPID
Tugas PPID berdasar pada:
Peraturan Presiden Nomor 61 Tahun 2010 tentang
Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang
KIP, Pasal 14 ayat (1)
TUGAS PPID
Penyediaan, penyimpanan,
pendokumentasian, dan
pengamanan informasi;
Pelayanan informasi sesuai
dengan aturan yang berlaku;
TUGAS PPID
Pelayanan Informasi Publik
yang cepat, tepat, dan
sederhana;
Penetapan prosedur
operasional penyebarluasan
Informasi Publik;
TUGAS PPID
Pengujian Konsekuensi;
Pengklasifikasian Informasi
dan/atau pengubahannya;
TUGAS PPID
Penetapan Informasi yang dikecualikan
yang telah habis jangka waktu
pengecualiannya sebagai Informasi
Publik yang dapat diakses; dan
Penetapan pertimbangan tertulis atas
setiap kebijakan yang diambil untuk
memenuhi hak setiap orang atas
Informasi Publik.
TUGAS
Sekretaris
Menyiapkan
bahan
komunikasi
baik internal
maupun
eksternal
Menyelenggarakan
rapat
Melaksanakan
pengelolaan
website/ akun
PPID
Membuat
laporan
kegiatan
TUGAS
Melakukan
pencatatan di
buku register
permohonan
informasi
Berkoordinasi dengan
sekretariat, PPID
Pelaksana, atau PPID
Utama apabila
informasi yang
diminta belum
tersedia
Menerima
permohonan
informasi
PETUGAS
MEJA
INFORMASI
Menerima keluhan
dan pengaduan dari
masyarakat dan
mengkoordinasikan
dengan Sekretariat,
PPID Pelaksana, atau
PPID Utama
Melakukan
klasifikasi
permohonan
informasi yang
boleh dan tidak
boleh diberikan
Memberikan
informasi apabila
informasi
tersebut telah
tersedia
TUGAS
PETUGAS DOKUMENTASI
Menyiapkan informasi
yang diminta oleh
pemohon informasi
Mendokumentasikan
informasi sesuai
klasifikasi informasi
Berkoordinasi dengan
Sekretariat dan Petugas
Meja Informasi dalam
penyiapan informasi yang
akan diberikan kepada
pemohon informasi
KLASIFIKASI INFORMASI
Informasi Publik Secara Berkala
Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat
Informasi Publik Serta Merta
Informasi Yang Dikecualikan
Informasi Atas Dasar Permintaan
Informasi Publik Secara Berkala
Informasi yang
berkaitan
dengan Badan
Publik;
Informasi
mengenai
kegiatan dan
kinerja Badan
Publik terkait;
Informasi lain
yang diatur dalam
peraturan
perundangundangan.
Informasi
mengenai laporan
keuangan;
dan/atau
Kewajiban memberikan dan
menyampaikan
Informasi
Publik
secara
berkala
dilakukan paling cepat 6
(enam) bulan sekali.
Informasi Publik Serta Merta
Badan Publik wajib
mengumumkan
secara serta merta
suatu informasi yang
dapat mengancam
hajat hidup orang
banyak dan
ketertiban umum.
Kewajiban
menyebarluaskan
informasi publik serta
merta disampaikan
dengan cara yang
mudah dijangkau
oleh masyarakat dan
dalam bahasa yang
mudah dipahami.
Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat
 D aftar seluruh Inform asiPublik yang berada dibaw ah
penguasaannya, tidak term asuk inform asi yang
dikecualikan;
 H asilkeputusan Badan Publik dan pertim bangannya;
 Seluruh kebijakan yang ada berikut dokum en
pendukungnya;
 R encana kerja proyek term asuk didalam nya perkiraan
pengeluaran tahunan Badan Publik;
 Perjanjian Badan Publik dengan pihak ketiga;
 Inform asi dan kebijakan yang disam paikan Pejabat
Publik dalam pertem uan yang terbuka untuk um um ;
 Prosedur kerja pegaw aiBadan Publik yang berkaitan
dengan pelayanan m asyarakat;dan/atau
 Laporan m engenai pelayanan akses Inform asi Publik
sebagaim ana diaturdalam U ndang-U ndang ini.
Informasi Yang Dikecualikan
Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan
kepada Pemohon, Informasi Publik dapat:
 menghambat proses penegakan hukum
 mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan
perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
 membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
 mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
 merugikan ketahanan ekonomi nasional;
 merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
 mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir
ataupun wasiat seseorang;
 mengungkap rahasia pribadi;
 memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik,
yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi
atau pengadilan;
 informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan UU.
Informasi Yang Dikecualikan
UU No.14 Tahun 2008
Pasal 17
1. Rahasia Negara
2. Rahasia Bisnis
3. Rahasia Pribadi
4. Rahasia Jabatan
Informasi Atas Dasar Permintaan
Informasi apapun terkait badan
publik selama tidak masuk
klasifikasi Informasi yang
Dikecualikan
Komponen Wajib PPID
KOMPONEN
--- PELAYANAN INFORMASI PUBLIK --LAYANAN LANGSUNG
PENGUMUMAN
1.
MEJA LAYANAN INFORMASI
√
√
2.
PETUGAS LAYANAN INFORMASI
√
√
3.
JAM LAYANAN INFORMASI
√
√
4.
DAFTAR INFORMASI PUBLIK
√
√
5.
TARIF/BIAYA
√
√
6.
MEKANISME
√
√
7.
WAKTU PROSES
√
√
8.
MAKLUMAT
√
√
9.
FORMULIR
√
√
9.
SOP
√
√
Jangka Waktu Penyelesaian
1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon
informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik
memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10
(sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan
menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi
yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak.
Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7
(tujuh) hari kerja.
3. Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik
kepada pemohon informasi publik dilakukan secara :
langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;
Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
No.
1
2
3
Ringkasan Isi Informasi
Profil Badan Publik
Ringkasan informasi tentang
program dan/atau kegiatan yang
sedang dijalankan dalam lingkup
badan publik
Ringkasan informasi tentang
kinerja dalam lingkup Badan
Publik
4
Ringkasan laporan keuangan
5
Ringkasan laporan akses informasi
publik
6
Informasi tentang peraturan,
keputusan, dan/atau kebijakan
7
Informasi tentang hak dan tata
cara memperoleh Informasi Publik
8
9
10
Informasi tentang tata cara
pemngaduan penyalahgunaan
wewenang
Infromasi tentang pengumuman
pengadaan barang dan jasa
Informasi tentang prosedur
peringatan dini dan prosedur
evakuasi keadaan darurat
Penanggung Jawab
Pembuatan/ Penerbit
Informasi
Waktu
Pembuatan
Informasi
Bentuk Informasi Yang Tersedia
Cetak
Rekam
Online
Retensi
Arsip
Klasifikasi
LAPORAN PPID
Jumlah Permintaan Informasi
Jumlah Waktu yang Dibutuhkan
Jumlah Pemberian & Penolakan
Alasan Penolakan
Format Laporan Bulanan PPID LAPAN
Laporan Permohonan Informasi Publik Bulan ..................... Tahun .................
No
Pemohon
Individu
1
2
3
4
5
6
7
Badan
Hukum
Mekanisme
Permohonan
Datang
Langsung
Elektronik
Jenis Informasi
yang diminta
(Lap.Tahunan,
Kontrak kerja,
PKL, Umum)
Pelayanan
Permohonan
Informasi
Diberikan
Ditolak
Tanggal
Permohon
an
Diberikan
Waktu
(Hari)
Status
(Selesai/
belum dan
alasan
penolakan
)
Format Laporan Tahunan PPID LAPAN
Pemohon
Individu
Bulan
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember
Jumlah
Badan Hukum
Mekanisme
Permohonan
Datang
Elektronik
Langsung
Jenis Informasi yang
diminta
(Lap.Tahunan,
Kontrak kerja, PKL,
Umum, dsb)
Pelayanan Permohonan
Informasi
Diberikan
Ditolak
Sengketa
Informasi
ISO 9001:2015 PPID Utama
LAPAN
 ISO 9001:2015 adalah standar Sistem Manajemen Mutu
(SMM) yang diakui secara internasional. ISO 9001:2015
Merupakan tolok ukur global untuk sistem manajemen
mutu yang telah diterbitkan sebanyak lebih dari satu juta
di seluruh dunia.
 ISO 9001 bisa diterapkan di seluruh jenis organisasi tanpa
melihat besaran maupun lokasi di mana organisasi
tersebut berada. Salah satu kekuatan utama ISO 9001
adalah daya tariknya yang luas untuk semua jenis
organisasi. Oleh karena lebih berfokus pada proses dan
kepuasan pelanggan daripada prosedur, maka ISO 9001
juga bisa diterapkan di perusahaan penyedia jasa
ISO 9001:2015 PPID Utama
LAPAN
PPID Utama LAPAN berhasil meraih sertifikat ISO 9001:2015
di bulan September 2016 dari lembaga sertifikasi “British
Standard Institute” dengan cakupan:
“Penyediaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik dalam
Bidang Riset dan Pengembangan Penerbangan dan Antariksa”
ISO 9001:2015 PPID Utama
LAPAN
Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam ISO 9001:2015 adalah
sebagai berikut:
PPID Utama LAPAN mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 untuk
meningkatkan layanan informasi yang sesuai standar internasional
Hal ini dimaksudkan agar manajemen mutu pelayanan publik LAPAN
memenuhi standar pelayanan mutu internasional
Persyaratan ISO 9001:2015
 Beberapa persyaratan pengajuan sertifikasi ISO
9001:2015:
1.
2.
3.
4.
Sistem Manajemen Mutu
Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu
Prosedur Operasional Standar
Kebijakan Mutu
PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelolaan
informasi dan dokumentasi yang profesional dan kredibel,
berkomitmen untuk :
1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan
kepuasan pelanggan.
2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan
mematuhi seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan
publik.
3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya
manusia serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang.
4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka
peningkatan kinerja mutu PPID
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu
1.
2.
Pemberian tanggapan
paling lambat 10 hari sejak
pengajuan (Mengisi
formulir dan e-Contact)
dan perpanjangan waktu
pemberitahuan informasi
paling lambat 7 hari kerja
sejak jangka waktu
pemberitahuan informasi
PPID memberi tanggapan
keberatan secara tertulis
kepada pemohon paling
lambat 30 hari sejak
dicatatnya pengajuan
keberatan
Indikator
1.
Formulir Permohonan
Informasi, Buku Register
Informasi & Database econtact
2.
Buku Register Keberatan,
Formulir Keberatan
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu
3.
4.
Pemutakhiran Daftar
Informasi Publik
selambat-lambatnya
2x24 jam sejak informasi
diterima oleh PPID
PPID memberi tanggapan
keberatan secara tertulis
kepada pemohon paling
lambat 30 hari sejak
dicatatnya pengajuan
keberatan
Indikator
3.
Daftar Informasi Publik
4.
Tanggapan keluhan terkait
Pelayanan Informasi publik
selambat-lambatnya 3 (tiga)
hari
Sasaran Mutu
Sasaran Mutu
5.
6.
Tanggapan keluhan terkait
Pelayanan Informasi
publik selambatlambatnya 3 (tiga) hari
Hasil Survey Kepuasan
Masyarakat (Minimum
80% )
Indikator
5.
Daftar Keluhan Pelanggan
6.
Survey Kepuasan Masyarakat
(SKM) dan Hasil Analisa
Survey Kepuasan Masyarakat
(SKM)
Prosedur Operasional Standar
1. SOP Mutu
a) SOP Pengendalian Dokumen
b) SOP Tinjauan Manajemen
c) SOP Audit Internal
d) SOP Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
e) SOP Manajemen Resiko
Prosedur Operasional Standar
2. SOP Teknis
a) SOP Permohonan Informasi Publik
b) SOP Permohonan Informasi Publik Tidak
Tersedia
c) SOP Daftar Penyusunan Informasi
d) SOP Pengaduan PPID
e) SOP Evaluasi dan Pelaporan Pengaduan
Formulir
Formulir Permohonan Informasi Publik
Formulir Penolakan Permohonan Informasi
Formulir Keberatan
Formulir Pemberitahuan Tertulis