SUMBER DAYA INFORMASI

SUMBER DAYA INFORMASI
Saat ini informasi dianggap sebagai sumber daya yang berharga bagi organisasi. Organisasi menyadari
bahwa tanpa informasi tidak ada peningkatan efektifitas, efisiensi, dan daya saing yang akan terjadi.
Manusia membutuhkan informasi dalam menghadapi berbagai situasi, baik dari lingkungan,
masyarakat, atau untuk memenuhi kebutuhan personal, sosial, ekonomi, maupun ketenagakerjaan.
Oleh karena itu, hal ini menunjukkan bahwa informasi merupakan sumber daya yang berharga dan
kritis yang dibutuhkan manusia untuk mengambil keputusan.
Goggin, dalam Stueart (1982:5) mendukung pernyataan diatas dengan mengatakan bahwa setiap
orang, baik berpendidikan tinggi hingga tidak berpendidikan, atlet, dan pemimpin bisnis
membutuhkan informasi untuk mengambil keputusan. Blom (1991:22) menyatakan bahwa nilai dari
informasi sedemikian penting sehingga seharusnya memiliki derajat yang sama dengan sumber daya
berharga lainnya seperti uang, tenaga kerja, bahan baku, dan produk. Dia menunjukkan bahwa
informasi memiliki kontribusi yang dapat diubah menjadi hasil yang berguna yang mendukung
tercapainya tujuan organisasi.
Burk dan Horton (1988:vii) juga mendukung fakta bahwa masalah dapat muncul saat sumber daya
informasi tidak dieksploitasi sepenuhnya, misalnya, informasi penting yang dapat membantu seorang
manajer menyelesaikan suatu krisis mungkin saja terlewat atau tidak digunakan karena
mismanajemen dari informasi. Selain itu duplikasi dari informasi yang serupa juga dapat terjadi. Untuk
menggambarkan pentingnya informasi terhadap kesuksesan suatu organisasi, Lewis, dalam Blom
(1991:21) menyerukan adalah hal yang penting untuk membuat orang sadar bahwa informasi bersifat
esensial dalam penyelesaian masalah dan perencanaan jangka panjang.
Blom (1991:22) mengindikasikan bahwa informasi memiliki harga di pasar seperti sumber daya lain.
Hal ini benar, karena seperti sumber daya lainnya, informasi dapat diperjualbelikan sehingga memiliki
nilai pasar, akuntabilitas dalam penggunaannya, dan kontribusinya dalam pengambilan keputusan
adalah hal yang penting. Semua pendapat ini menekankan betapa signifikannya informasi terhadap
produksi dank arena itu membutuhkan manajemen yang efektif seperti sumber daya tradisional
lainnya. Hal ini akan berpengaruh pada efektifitas, efisiensi, dan produktivitas dalam sebuah
organisasi. Kontribusi positif dari informasi terhadap pengambilan keputusan memastikan bahwa
tujuan organisasi dapat dicapai.
KEMUNCULAN MANAJEMEN INFORMASI
Beberapa ratus tahun yang lalu, manajemen informasi bukan hal yang diperlukan karena terbatasnya
jumlah informasi yang tersedia. Cronin (1985a:105) mendukung pernyataan ini ketika mengatakan
bahwa walaupun informasi telah menjadi jantung dari masyarakat yang beradab, volume dan
kompleksitas dari informasi yang beredar kurang lebih dapat dikelola. Perkembangan teknologi baru
untuk menyediakan akses terhadap sejumlah besar informasi dengan biaya tinggi dan resiko duplikasi
dan pengembangan yang tidak kompatibel akan menuntun pada inefisiensi dan kekacauan,
memunculkan kebutuhan akan manajemen informasi. Hal ini menghasilkan sejumlah besar informasi
yang relevan tidak digunakan dan tidak disadari sebagai suatu alternative untuk menyelesaikan suatu
kebutuhan pada saat tertentu. Cronin (1985a:106) menunjukkan bahwa peningkatan kompleksitas
dari keputusan dan meningkatnya tekanan untuk solusi cepat terhadap masalah yang kompleks
menciptakan kebutuhan untuk pengelolaan informasi yang lebih modern.
Menurut Cronin (1985a:106), manajemen informasi muncul sebagai respon terhadap masalah yang
mengikuti lahirnya era informasi. Fairer-Wessels (1997:96) juga mendukung Cronin dengan
mengatakan bahwa manajemen informasi adalah respon untuk meningkatkan control terhadap
lonnjakan informasi dan peningkatan kompleksitas dari pengambilan keputusan dengan memperbaiki
aluran, analisis, dan sintesis dari informasi bagi pengambil keputusan.
Horton (1985:107) mendukung Cronin dan Fairer-Wessels dengan menekankan bahwa manajemen
informasi diperlukan untuk mengatasi masalah akibat lonjakan informasi, kemajuan pesar teknologi
modern, jaringan telekomuniasi, dan teknik baru untuk mencari, mengakses, dan mengambil
informasi. Tanpa pengelolaan informasi yang efektif, mustahil untuk melakukan hal-hal yang
disebutkan oleh Horton. Manajemen informasi dilihat sebagai sebuah disiplin yang dapat
mengintegrasikan seluruh sumber daya informasi yang tersedia di organisasi dengan visi untuk
memberikan aksesibilitas informasi seluas mungkin.
Maka manajemen informasi muncul sebagai disiplin untuk mengontrol dan mengelola informasi
dengan efektif sehingga setiap bagiannya tersedia dalam berbagai bentuk dapat digunakan dengan
efektif untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu Blom (1991:21) menekankan bahwa
penyediaan informasi yang tepat pada waktu yang tepat merupakan faktor kesuksesan yang kritis agar
suatu organisasi dapat sukses. Horton (1985:109) menambahkan “kita dihadapkan dengan masalah
dengan memiliki terlalu banyak informasi daripada yang dapat kita gunakan dan tetap tidak
mendapatkan apa yang kita butuhkan, pada lokasi yang tepat dan waktu yang tepat.” Pernyataan
Horton menggambarkan bahwa tanpa manajemen informasi pada organisasi, tiap individu tidak dapat
memenuhi kebutuhannya dengan berbagai informasi yang tersedia.
KARAKTERISTIK DARI SUMBER DAYA EKONOMI
Sumber daya ekonomi merujuk pada seluruh kontribusi yang digunakan untuk memproduksi barang.
Palmer dkk. (1992:36) mengidentifikasikan mereka sebagai tenaga kerja, capital, bahan mentah, dan
kewirausahaaan.
Sumber Daya Alam
Sumber daya alam adalah bahan baku atau tanah, termasuk lahan pertanian, kawasan industri, lokasi
perumahan, mineral dan metal, hutan dan air. Mereka termasuk sumber daya alam karena tercipta
secara alami untuk digunakan oleh manusia.
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah faktor produksi dari tenaga kerja. Mental, kemampuan fisik, dan
keterampilan dari tenaga kerja digunakan untuk menciptakan barang dan jasa. Ketersediaan dari
sumber daya ini ditentukan oleh besar populasi serta tingkat pendidikan dan pelatihan. Tenaga kerja
berbeda dengan sumber daya lain karena memiliki kemampuan, minat, latar belakang, dan aspirasi
yang berbeda-beda. Faktor perilaku dan motivasi yang ada pada tenaga kerja membuatnya berbeda
dengan sumber daya lain.
Kapital
Kapital direpresentasikan oleh bangunan, mesin, computer, dan barang lainnya tang diciptakan untuk
memproduksi barang jadi. Termasuk kategori ini adalah pabrik, bangunan kantor, mesin yang
digunakan dalam proses produksi. Kelangkaan kapital selalu terjadi, khususnya di daerah dengan
lonjakan populasi dan kebutuhannya.
Kewirausahaan
Kewirausahaan merujuk pada orang yang mengambil kepemimpinan dan resiko dalam menyediakan
barang dan jasa. Orang-orang ini dapat diidentifikasi dari karakteristik berikut:









Berorientasi tujuan dan sukses
Memiliki keyakinan dan ketekunan
Inovasi dan kreatifitas
Menantang norma-norma dan standar yang ada
Memiliki kebutuhan akan suatu pencapaian
Kemauan untuk menerima resiko dan bertanggung jawab atas resiko tersebut
Kebutuhan akan kebebasan dan kemandirian
Motivasi dan energi
Keterlibatan jangka panjang dan komitmen dalam bisnis
Semua sumber daya ekonomi perlu dikelola dengan efektif sesuai dengan karakteristiknya masingmasing karena tiap sumber daya tersebut berkontribusi pada efektifitas sebuah organisasi.
INFORMASI SEBAGAI SUMBER DAYA EKONOMI
Informasi adalah sumber daya ekonomi yang meningkatkan efisiensi pekerja dan kemudian akan
meningkatkan produktivitas. Cronin (1985b:132) menekankan bahwa tanpa menganggap informasi
sebagai aset berharga dalam suatu organisasi, aspek penting seperti pengambilan keputusan,
pemasaran, dan produksi mustahil untuk dilakukan. Blom (1991:21) mendukung Cronin saat
mengatakan bahwa pada era ekonomi informasi, informasi dan pengetahuan dilihat sebagai faktor
produksi seperti bahan baku, tenaga kerja, kapital, dan kewirausahaan. Dengan kata lain, suatu
organisasi tidak dapat mempertahankan keberadaannya dan bersaing dengan baik tanpa menganggap
informasi sebagai sumber daya ekonomi. Penggunaan strategis dari informasi sebagai sumber daya
berkontribusi pada kesuksesan organisasi yang berakibat pada tercapainya tujuan dan objektif dari
organisasi tersebut.
Kalseth dalam Terblanche dan Du Toit (1996:106) juga menekankan bahwa informasi merupakan
suatu yang penting dalam organisasi dengan pengaruh pada:







Proses produksi
Ekonomi dari produk
Kualitas teknis
Kapasitas produksi
Pasar dan kebutuhan pasar
Pasar dan pengembangan produksi
Pasar dan daya saing
Repo (1989:67) menggambarkan bahwa ekonom menganggap informasi sebagai faktor produksi yang
dapat mengurangi ketidakpastian, dan nilainya dihitung berdasarkan harga yang siap dibayarkan oleh
individu sebagai imbalan untuk produk yang didapat. Oleh karena itu, informasi mendorong orang
untuk ikut serta dalam pengambilan keputusan untuk hal-hal yang menyangkut kehidupan dan kondisi
kerja mereka. Informasi merupakan sumber daya strategis untuk inovasi dan pengambilan keputusan
pada suatu organisasi.
Vinken (1982:332) memiliki pendapat bahwa informasi termasuk sumber daya ekonomi karena juga
dipengaruhi prinsip ekonomi juga seperti sumber daya ekonomi lainnya, yaitu permintaan dan
penawaran. Blom (1991:21) menekankan bahwa informasi adalah hal yang penting pada sebuah
organisasi untuk produktivitas dan pengambilan keputusan, dan organsasi saat ini harus lebih intensif
terhadap informasi agar dapat meningkatkan produktivitasnya dan memungkinkan mereka untuk
bersaing dengan pasar nasional maupun internasional.
Jika sebuah organisasi ingin dapat bersaing dengan baik dengan pesaingnya, organisasi tersebut harus
inovatif dan fleksibel agak dapat bertahan dalam lingkungan yang berubah secara dinamis. Menurut
Eaton dan Bawden (1991:156) penggunaan informasi dengan baik memegang kunci terhadap
peningkatan daya saing, efisiensi, alokasi sumber daya, dan efektifitas.
Palmer dkk. (1992:156) menyatakan bahwa informasi adalah syarat bagi seluruh perencanaan
manajemen dan control keputusan dimana kualitas dari keputusan yang diambil berhubungan
langsung dengan kualitas dari informasi yang digunakan untuk keputusan tersebut. Kualitas keputusan
bergantung pada kualitas informasi yang harus tepat waktu, relevan, akurat, dan konsisten.
KARAKTERISTIK DARI INFORMASI SEBAGAI SUMBER DAYA
Informasi sebagai sumber daya memiliki karakteristik yang unik. Cronin (1985b:136) berpendapat
bahwa informasi saat ini dianggap sebagai sebuah komoditas yang memiliki atribut yang tidak umum.
Sebagai contoh, informasi memiliki nilai, tetapi nilainya tidak dapat disadari hingga informasi tersebut
digunakan untuk memenuhi permintaan tertentu pada waktu tertentu.
Orna (1993:257) mengatakan bahwa informasi memiliki nilai hanya ketika manusia mengubahnya
menjadi pengetahuan dan mengaplikasikannya (kita berfokus pada hasil, bukan pada kontribusi untuk
mengukur nilai dari informasi). Lebih jauh lagi, Cronin (1985a:106) dan Jackson (1986:6) setuju bahwa
informasi memiliki nilai yang dapat disadari setelah diberikan pada orang yang tepat di waktu yang
tepat. Dengan kata lain, informasi tidak memiliki nilai intrinsik; nilainya tergantung pada konteksnya
dan seteah digunakan untuk menyelesaikan masalah tertentu.
Menurut Repo (1989:374), Cleveland pada Eaton dan Bawden (1991:161), dan Burk dan Horton
(1988:20), karakteristik unik dari informasi adalah:





Informasi hanya eksis pada persepsi manusia
Informasi merupakan sesuatu yang dapat dipahami
Informasi dapat digantikan (dapat menghemat uang karena dapat digunakan untuk
menggantikan sumber daya lain)
Informasi cenderung membaur/menyebar walau dicoba untuk dirahasiakan
Informasi dapat dibagi, tapi tidak dipertukarkan (dapat diberikan dan tetap dimiliki pada saat
yang sama)
Burk dan Horton (1988:43) berpendapat bahwa setiap organisasi perlu mengaplikasikan prinsip
manajemen pada informasi sebagai sebuah seumber daya seperti mereka melakukannya pada staf,
kapital, bahan baku, dan sumber daya fisik.
PENTINGNYA INFORMASI DALAM SEBUAH ORGANISASI
Schermerhorn, Hunt, dan Osborn (1994:57) berpendapat bahwa organisasi mendorong peningkatan
produktivitas, menekan terciptanya inovasi, dan mencoba untuk beradaptasi terhadap waktu yang
terus berubah. Informasi adalah agen yang memfasilitasi perubahan yang dapat membantu organisasi
menghadapi perubahan. Lewis dalam Cronin (1985a:105) menyatakan bahwa informasi adalah
komoditas yang esensial bagi pemecahan masalah yang efektif, juga merupakan basis bagi inovasi dan
pengembangan produk baru. Lebih jauh lagi, Lewis menunjukkan bahwa informasi juga penting bagi
penempatan pasar yang efektif dan perencanaan jangka panjang. Pernyataan ini membuktikan bahwa
penggunaan informasi dan teknologinya memiliki pengaruh yang cukup besar baik bagi individu
maupun organisasi.
Surridge, Bushell, dan Gunn (1993:50) menunjukkan bahwa salah satu aplikasi penting informasi
dalam bisnis adalah pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil dalam organisasi bergantung
pada keakuratan, relevansi, dan bentuk yang tepat. Oleh karena itu dikatakan bahwa keputusan yang
lebih baik dapat dibuat apabila informasi yang baik diperoleh. Informasi oleh karena itu dibutuhkan
baik untuk mengetahui semua hasil yang mungkin terjadi dan juga mengukur nilai dari hasil tersebut.
Broughton, Blackburn, dan Vickers (1991:17) mengatakan bahwa tanpa informasi yang terbaru dan
akurat mustahil bagi organisasi untuk berfungsi dalam kemampuan terbaik mereka.
PENGGUNAAN INFORMASI SEBAGAI DAYA SAING
Wilson (1997:25) menekankan bahwa untuk berhasil di era kompetisi global, organisasi membutuhkan
informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Organisasi yang ingin memiliki daya saing perlu sadar
akan perubahan dan perkembangan dari lingkungan eksternalnya.
Penggunaan strategis dari informasi akan membantu organisasi untuk menyadari apa yang terjadi di
lengkungan yang dinamis. Oleh karena itu organisasi perlu mengembangkan wawasan tentang
bagaimana industri dan pasar bergerak untuk tetap memiliki daya saing. Marchand, pada Burk dan
Horton (1988:5) berpendapat bahwa organisasi yang bertahan adalah yang menggunakan informasi
dan teknologi informasi secara strategis untuk membuat produk baru, mencari pasar baru dan
memperluas pasar yang sudah ada, mendistribusikan barang dan jasa dengan cara kreatif.
Segala peningkatan dalam kualitas dan kuantitas informasi yang tersedia atau kemampuan untuk
memproses atau menggunakan informasi memiliki potensi untuk meningkatkan produktivitas dan
daya saing. Oleh karena itu penting bagi organisasi untuk memiliki sumber daya informasi yang
berkualitas yang akan berkontribusi dalam peningkatan daya saing.
Kebanyakan organisasi gagal dalam bersaing dengan organisasi lainnya karena mereka memiliki
kecenderungan untuk menggunakan teknologi informasi dalam re-engineering dan restrukturisasi
dengan tujuan mengurangi biaya dibandingkan ditujukan untuk kebutuhan pasar. Selain itu organisasi
ini juga memfokuskan respon mereka hanya pada informasi kebutuhan yang ada pada masa lalu dan
saat ini saja, dibandingkan menggunakan informasi untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi di
sekitar.
Kesuksesan sebuah organisasi tergantung pada kemampuannya untuk belajar dan berinovasi. Sebuah
organisasi akan mempertahankan daya saingnya bila menggunakan teknologi informasi dan
komunikasi dengan optimal. Agar dapat mempertahankan daya saing, organisasi perlu selalu
mengawasi kegiatan pesaingnya. Menurut Du Toit (1998:205), teknologi informasi pada kebanyakan
organisasi telah menjadi alat strategis untuk daya saing.
PERAN MANAJER INFORMAS
Orang yang bertanggung jawab atas manajemen informasi dan perlu secara strategis mengelola
semua sumber daya informasi milik organisasi.
Menurut Roets dan Boon (1992:138), manajer informasi memiliki peran berikut di dalam sebuah
organisasi:


Manajer informasi diharapkan mengelola, mengontrol, dan mengintegrasikan seluruh entitas
sumber daya informasi dari sebuah organisasi. Manajer informasi perlu merencanakan secara
strategis bagaimana teknologi informasi, sumber daya informasi, dan system informasi
digunakan untuk mencapai tujuan organisasi.
Berhubungan dengan teknologi informasi, seorang manajer informasi perlu mengatur
implementasi dan penggunaan teknologi informasi dengan pandangan untuk bersaing dengan
kompetitornya. Selain itu manajer informasi perlu mengembangkan aplikasi dan
berkoordinasi, mengorganisir dan mengawasi proses informasi berhubungan dengan
keamanannya.



Berhubungan dengan informasi, seorang manajer informasi perlu mengembangkan aturan
dan rencana menyangkut penggunaan, perawatan dan sumber daya informasi, sistem
informasi, dan layanan terutama yang kritis bagi kesuksesan organisasi.
Seorang manajer informasi perlu mengawasi aliran sumber daya informasi di dalam dan di
luar organisasi. Dia juga perlu mengembangkan jaringan komunikasi dengan penyedia
informasi eksternal.
Terakhir, seorang manajer informasi perlu memberikan saran kepada manajemen tingkat atas
berhubungan dengan pengembangan informasi, teknologi informasi, serta system informasi.
Rowe (1987:287) menyatakan bahwa seorang manajer informasi harus memiliki kendali terhadap
seluruh teknologi informasi bagi kepentingan organisasi. Untuk melakukan hal ini dengan efektif, dia
harus mengetahui tujuan dan objektif dari organisasi dan memastikan bahwa seluruh bagian yang
berhubungan dengan informasi terintegrasi dan berkontribusi untuk tujuan organisasi.
AUDIT INFORMASI
Gagasan bahwa informasi termasuk sumber daya dan memerlukan manajemen yang efektif
menghasilkan sebuah konsep baru dalam manajemen yang disebut dengan manajemen informasi.
Seperti sumber daya lainnya yang diaudit, misalnya audit keuangan, audit sumber daya manusia, audit
informasi juga merupakan hal yang penting dalam bidang manajemen informasi.
Underwood (1994:59) menyatakan bahwa seorang manajer informasi dapat menggunakan berbagai
strategi untuk mengidentifikasi sumber daya informasi yang ada dan mengetahui bagaimana sumber
daya informasi tersebut digunakan serta siapa yang menggunakannya. Hal ini perlu dilakukan terus
menerus. Audit informasi perlu menjadi perangkat permanen untuk secara sistematis dan terus
periodic melakukan inventarisasi sumber daya informasi.
TUJUAN DAN OBJEKTIF DARI AUDIT INFORMASI
Audit informasi adalah proses pengumpulan informasi untuk mencari tahu berbagai jenis asset
informasi yang ada di organisasi. Ini adalah mekanisme untuk melacak dan memeriksa kanal-kanal
informasi dalam sebuah organisasi. Balcomber (1994:39) berpendapat bahwa audit informasi
memeriksa secara sistematis penggunaan sumber daya informasi dan aliran nformasi untuk
mengetahui seberapa banyak dokumen tersebut berkontribusi terhadap tujuan organisasi. Audit
informasi membantu menyusun sumber daya informasi yang ada dan kebutuhan informasi dalam
sebuah organisasi.
Melalui audit informasi, kita dapat menemukan duplikasi dari sumber daya informasi dalam berbagai
format yang seringkali tidak konsisten dan tidak akurat. Dengan kata lain audit informasi
mengidentifikasi perbedaan dalam informasi dan aliran komunikasi dalam organisasi tersebut. Horton
(1985:236) menyatakan bahwa program audit informasi membantu organisasi mengetahui dimana
kelemahannya dan membuat rekomendasi untuk kembali ke jalur yang seharusnya. Balcomber
(1994:39) mengatakan bahwa audit informasi dapat membantu menemukan banyak contoh dari
inefisiensi, diantaranya:







Informasi yang tersimpan tetapi tidak dibutuhkan
Informasi tersimpan lama setelah penggunaannya
Informasi yang berguna tapi tidak dapat diakses oleh yang membutuhkan
Informasi tersebar lebih dari yang dibutuhkan
Metode untuk mengumpulkan, menganalisa, menyimpan, dan mengambil informasi yang
tidak efisien
Kumpulan informasi dasar yang sama oleh lebih dari sekelompok orang
Duplikasi dari informasi dasar yang sama
Audit informasi membantu manajer informasi untuk meninjau kembali fungsi, aturan, program, dan
prosedur yang membentuk dasar dari tiap organisasi dan memastikan bahwa seluruhnya cocok dan
tepat guna untuk mencapat tujuan organisasi. Lebih lanjut, audit informasi juga membantu
menentukan nilai, fungsionalitas, dan evaluasi dan penggunaan sumber daya informasi dalam sebuah
organisasi. Selain itu audit ini juga membantu menentukan apakan sumber daya informasi yang ada
mendukung atau selaras dengan tujuan organisasi. Audit informasi perlu didesain secara spesifik
untuk organisasi tertentu dan perannya tergantung pada kondisi dan objektif organisasi. Buchanan
dan Gibb (1998:34) berpendapat bahwa audit informasi perlu:








Mengidentifikasi sumber daya organisasi
Mengidentifikasi kebutuhan informasi organisasi
Mengidentifikasi cost dan benefit dari sumber daya informasi
Mengidentifikasi kesempatan untuk menggunakan sumber daya informasi sebagai daya saing
strategis
Mengintegrasikan investasi IT dengan business initiative
Mengembangkan aturan informasi yang terintegrasi (integrated information policy)
Menciptakan kesadaran tentang pentingnya manajemen sumber daya informasi
Mengawasi dan mengevaluasi kesesuaian informasi dengan standar, hokum, dan aturan yang
ada
Sebelum melakukan audit informasi, tujuan dan objektif organisasi perlu ditetapkan untuk
mengetahui apakah sumber daya informasi dan IT yang tersedia memang sesuai dengan tujuan
tersebut. Hasil akhirnya akan memungkinkan organisasi untuk mengetahui dimana mereka ingin
berada, apa keadaan saat ini, serta apa yang perlu dilakukan untuk menghubungkan dua hal tersebut.