peningkatan daya saing pengrajin industri kecil rumah tangga

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
PEMBUATAN RENCANA PORTFOLIO SISTEM INFORMASI
DI ISG-PT.PERTAMINA(PERSERO) UNIT PEMASARAN V
C.Damar Sasongko, Achmad Holil Noor Ali
Program Studi Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya
ABSTRAK
Keberadaan Instalasi Surabaya Group sebagai salah satu instalasi yang sampai
saat ini dirasakan masih belum di antaranya adalah masalah bertambahnya jumlah
keluhan pelanggan tentang sistem, administrasi dan operasional. Salah satu faktor
penyebabnya adalah perencanaan portfolio sistem informasi yang masih kurang tepat
dalam hal pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal meliputi
kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi. Sehingga diperlukan suatu perencanaan
portfolio aplikasi mendatang yang lebih terstruktur, inovatif, terintegrasi dengan baik
dan memberikan kontribusi yang optimal dalam pencapaian strategi bisnis Instalasi
Surabaya Group-Pertamina UPms V. Permasalahan yang muncul antara lain bagaimana
menginisialisasi, menganalisa dan menginterpretasikan situasi bisnis dan SI/TI yang ada
sekarang, apa saja portfolio aplikasi dan prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan bisnis sekarang dan mendatang, dan bagaimana mengatur arsitektur
informasi dan sistem di masa mendatang yang sesuai dengan strategi bisnis Instalasi
Surabaya Group-Pertamina Upms V.
Perencanaan portfolio aplikasi dilakukan dengan memahami kondisi internal
maupun eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk menginterpretasikan
kebutuhan bisnisnya melalui analisis SWOT, Activity Chain, dan Critical Success
Factors. Berdasarkan analisis tersebut nantinya akan dihasilkan matriks portfolio
McFarlan untuk menentukan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial
mendatang dengan membaginya dalam empat kuadran yang berbeda yaitu support, key
operational, strategic dan high potensial.
Hasil akhir dari perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi yang
dibutuhkan sekarang, daftar aplikasi yang potensial di masa depan dan pemetaan setiap
aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau bagian organisasi
Keywords: Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Strategi Bisnis dan SI/TI, Portfolio
Aplikasi
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Instalasi Surabaya Group (ISG)-PERTAMINA Unit Pemasaran V (UPms V)
merupakan Instalasi yang menangani distribusi dan penyaluran minyak di Surabaya.
Untuk mempersiapkan diri menghadapi persaingan memperebutkan pangsa
pasar bebas (AFTA) tahun 2010, instalasi ini memerlukan konsep rencana bisnis yang
disusun berdasarkan arahan dari Business Plan PERTAMINA UPms V. Di mana
rencana bisnis tersebut akan mencakup tentang visi, misi, strategi, sasaran dan program–
program yang realistic, achievable, anticipative di ISG-PERTAMINA UPms V.
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
Perumusan Masalah
1. Bagaimana gap kebutuhan bisnis dan SI mendatang dengan kondisi saat ini.
2. SI-SI yang ada dan yang dibutuhkan untuk masa mendatang sehingga diketahui
kontribusi secara organisasi dari masing masing aplikasi.
3. Bagaimana menggambarkan hubungan antara aplikasi–aplikasi tersebut terhadap
pengguna di dalam organisasi.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari tesis ini untuk merencanakan portfolio SI di ISG-PERTAMINA sampai
dengan tahun 2010. Adapun manfaat yang diperoleh dari pembuatan rencana strategis
SI di PT .PERTAMINA (Persero) UPms V antara lain sebagai berikut :
1. Membantu manajemen PT. PERTAMINA (Persero) UPms V
dalam
mengidentifikasi arah pengembangan bisnis perusahaan
2. Membantu manajemen PT. PERTAMINA (Persero) UPms V dalam rencana
strategis SI yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan mengikuti arah
pengembangan bisnis perusahaan ke arah depan.
3. Membantu manajemen PT.PERTAMINA (Persero) UPms V dalam
mengidentifikasi gap atau deviasi antara rencana pengembangan SI yang
diinginkan dengan kondisi SI yang ada, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar
pembuatan rencana implementasi pengembangan SI ke depan.
METODOLOGI PENELITIAN
Langkah - langkah yang digunakan dalam melaksanakan penelitian. Urutan langkahlangkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Langkah-langkah Metodologi Penelitian
Analisis Lingkugan Bisnis dan SI/TI saat ini
Arsitektur aplikasi yang ada sekarang(eksisting) dapat dilihat pada Gambar 2.
Arsitektur aplikasi tersebut dibagi dalam 5 modul yaitu ERP-SAP, SI monitoring,SI
Administrasi ,SI kesehatan dan SI perkantoran.
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
SISTEM INFORMASI I S G
MODUL SAP
OPBS
OSDS
EMAIL SYSTEM
INRANET
FD 235
APL C.CARE
OFFICE
SYSTEM
Gambar 2. Aplikasi Saat Ini Interpretasi dan Formulasi Portfolio Mendatang
Dalam interpretasi dan Formulasi Portfolio Mendatang digunakan dua buah
analisis yaitu : Analisis SWOT dan Analisis Value Chain.
Analisis Value Chain
Dalam analisis ini , akan digunakan kerangka rantai kegiatan (activity value
chain) yang menggambarkan keterkaitan suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya di
ISG.
Gambar 3. Diagram Activity Value Chain di ISG
Analisis SWOT ( Strength , Weakness ,Opportunity dan Threat )
Proses analisis ini merupakan proses identifikasi dan iventarisasi terhadap lingkungan
internal ( kekuatan dan kelemahan) dan lingkungan eksternal( peluang dan ancaman)
ISG, untuk menetapkan faktor-faktor kunci keberhasilan sehingga dapat memilih dan
menerapkan strategi untuk mencapai tujuan, visi dan misi.
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
Tabel 1. Analisis SWOT
Kekuatan (Strength)
Kelemahan (Weakness)
1.
Tersedianya kelengkapan Sarana – Fasilitas
1.
Cost per Liter masih cukup tinggi
2.
2.
3.
Armada transportasi yang cukup lengkap
Sudah Dilengkapinya Tangki Timbun dengan
ATG
3.
Masih terjadi penundaan pekerjaan – Backlog
Masih ada proses binis yang belum didukung
aplikasi
4.
Sudah dilengkapinya sistem Manajemen LK3
5.
Sudah terbentuk jaringan distribusi ritel
6
Penerapan ISO 9001
7
Dukungan Aplikasi ERP/SAP
1.
Ancaman (Threat)
Regulasi yg memungkinkan persaingan semakin
tinggi antar pengelola
Kesempatan (Opportunity)
1.
Pangsa pasar bbm yang sangat besar
2.
Harga produk sudah mengikuti harga pasar
internasional
2.
Otonomi daerah
3.
Adanya tantangan thd produk yg lebih bermutu
3.
Stabilitas ekonomi yg belum mantap
4.
Konsentasi konsumen di jawa bali
4.
Iklim investasi yg belum stabil
5
Penggunaan Teknologi Maju oleh Pesaing
Semakin bebas
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
Kekuatan (Strength)
5.
Tersedianya kelengkapan Sarana –
Fasilitas
Armada transportasi yang cukup
lengkap
Sudah Dilengkapinya Tangki
Timbun dengan ATG
Sudah dilengkapinya sistem
Manajemen LK3
Sudah terbentuk jaringan distribusi
ritel
6
Penerapan ISO 9001
7
Dukungan Aplikasi ERP/SAP
1.
2.
Strategi SO
Mempertahankan Market Leader
BBM
Melakukan diferensiasi untuk
peningkatan
3.
value stakeholder
Implementasi program manajemen
mutu
1.
2.
3.
Ancaman (Threat)
Kesempatan (Opportunity)
4.
1.
Pangsa pasar bbm yang
sangat besar
2.
Harga produk sudah
mengikuti harga pasar
3.
internasional
Adanya tantangan thd produk
yg lebih bermutu
4.
Konsentasi konsumen di jawa
bali
1.
Regulasi yg memungkinkan
persaingan semakin tinggi
antar pengelola
Kelemahan (Weakness)
1.
2.
3.
Oleh aplikasi
Strategi WO
1.
Menekan cost per liter
2.
Mendistribusikan BBM
secara tepat waktu
Tepat mutu dan tepat
jumlah
3.
Strategi ST
Memberikan jaminan keamanan,
kelestarian
1.
Semakin bebas
Lingkungan dan keselamatan serta
2.
Otonomi daerah
3.
Stabilitas ekonomi yg belum
mantap
Kehandalan aset
Meningkatkan jaminan pasokan dan
kualitas
Dengan penggunaan teknologi GPS
dan GIS
4.
Iklim investasi yg belum stabil
5.
Penggunaan Teknologi Maju
oleh Pesaing
2.
Tabel 2. Analisis SO,WO,ST,WT
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-5
Cost per Liter masih cukup
tinggi
Masih terjadi penundaan
pekerjaan – Backlog
Masih ada proses binis yang
belum didukung
Otomatisasi pengukuran
Tank ATG
Strategi WT
1.
Meningkatkan customer
Satisfaction Index
2
Penerapan GCG dalam
setiap proses bisnis
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
Tabel 3. Pemetaan Fungsi Organisasi dengan Objectives , Measurement,CSF dan Potensi
Aplikasi
Fungsi
Organisasi
1.
Distribusi
Measurements/Key
Performance
Indicators
Objectives
1.
Mempertahankan
Market Leader
BBM
a.
Pencapaian Market
Share 90 %
Pada tahun 2007
CSFs
a.
b.
2.
3.
Implementasi
program manajemen
mutu
Melakukan
diferensiasai untuk
Meningkatkan value
stakeholder
a.
Sertifikasi ISO 9001
b.
Sertifikasi ISO 14001
c.
Penerapan OHSAS
18001
a.
b.
c.
Implementasi
Manajemen Mutu
Continuous
Improvement Rate
Implementasi ISO
Integrasi
a.
Mengembangkan
dan memperkuat
Jaringan pemasaran
Meningkatkan after
sales service
Penerapan Sistem
Manajemen
Mutu Pertamina
secara konsisten
b.
Implementasi ISO
integrasi
a.
Penyederhanaan
Prosedur
b.
Penjualan Produk
Penggunaan Sistem
Informasi
Kelas Dunia
4
2
Administr
asi
1
Penerapan GCG
dalam setiap proses
Bisnis
Menekan Cost Per
Liter
Keuangan
a.
Jumlah penghematan
dengan
Menggunakan EAuction
a.
Besarnya Biaya
Operasi
b.
Susut Operasi
c.
Product Defect Rate
a.
b.
a.
b.
c.
2
Mendistribusikan
BBM secara tepat
waktu , tepat mutu
dan tepat jumlah
a.
Tepat waktu
b.
Tepat jumlah
c.
Tepat mutu
a
b.
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-6
Implementasi Etika
Bisnis
Penerapan Sistem
Pelelangan
Secara sehat dan
transparan
Optimaliasasi sarana
dan fasilitas
Dan penataan pola
suplai dan
Distributsi BBM
Penerapan Bottom
Loader
Pengkajian dan
penataan pola
Suplai BBM melalui
laut dan darat
Perbaikan kontrol
kualitas dan
Kuantiras BBM dan
BBK
Penerapan
pengukuran isi
tangki
Dengan ATG
Potensi Aplikasi
Informasi untuk
monitoring
Kegiatan sales
Informasi untuk
monitoring
Stok BBM
Informasi untuk
monitoring
Pengendalian
dokumen
Informasi untuk
monitoring
Flow BBM
Inf monitoring
Budget &real
Informasi untuk
mencatat dan
Memonitor sales
dengan SAP
Informasi untuk
transaksi H2H
Informasi untuk
monitoring
Fleet management
Informasi Negosiasi
Lelang
Informasi rekanan
terdaftar
Inf monitoring
Budget &real
Informasi monitoring
kegiatan
Sales and
Distribution
Informasi untuk
monitoring
Stok BBM
Informasi untuk
monitoring
Budget and
Realization
Informasi utk
monitoring
Sales adn
Distribution
Informasi untuk
monitoring
Proyek investasi
Aplikasi
SAP/SD
SAP/MMH
SISFO MUTU
FD 235
SAP/CO
SAP/MMH
HOST TO HOST
SAP/FI/CO
E-AUCTION
SISFO REKANAN
SAP/CO
SAP/SD
SAP/MMH
SAP/CO
SAP/SD
SAP/CO
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
Tabel 3. Pemetaan Fungsi Organisasi dengan Objectives , Measurement,CSF dan Potensi Aplikasi (Lanjutan)
Fungsi
Organisasi
3.
Teknik
Measurements/Key
Performance
Indicators
Objectives
1.
Otomatisasi
pengukuran Tank
ATG
a.
Tepat pengukuran
jumlah cairan
CSFs
a.
b.
2.
Memberikan jaminan
pasokan dan kualitas
dengan pengguaan
Teknologi GPS &
GIS
a.
Ketepatan Lokasi
a.
b.
3.
Meningkatkan
customer
Satisfaction Index
a.
Peningkatan CSI
a.
b.
4
Lindunga
n
Lingkung
an
Dan
Kes.Kerja
1
Memberikan
jaminan keamanan,
kelestarian
Lingkungan dan
keselamatan serta
a.
Safety Inspection
b.
Number of Inceident
a
Kehandalan aset
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-7
Kehandalan Peraltan
ATG
Integrasi dengan
ERP
Potensi Aplikasi
Aplikasi
Informasi untuk
monitoring
SISFO ATG
ATG
Informasi untuk
monitoring
Stok BBM
SAP/MMH
Pemasangan
teknologi GPS
Informasi untuk
memonitor
SISFO Fleet
Management
Pada mobil tangki
GPS
Informasi untuk
memonitor
Lokasi Distribusi
Pemasangan
teknologi GIS di ISG
Eksternal dan
internal customer
Satisfaction survey
secara kontinu
Pembangunan
Customer Care
Terintegrasi
Informasi untuk
monitoring
Monitoring besarnya
kecelakaan
Kerja dan inspeksi
keselamatan
Kerja dan lindungan
lingkungan
Informasi untuk
monitoring
Kecelakaan kerja dan
inspeksi
Keluhan pelanggan
Informasi untuk
mencatat
Record Pekerja
Keselamatan kerja
CCARE
SAP / MMH
SAP/HR
SISFO LK3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
Matrix Mc Farlan
Setelah melalui hasil pemetaan Matrix Mc Farlan, maka akan di dapatkan Tabel
Matrix Pemetaan Model Portfolio Aplikasi Mc Farlan terhadap ISG sbb :.
Fungsi Organisasi ISG
Strategic
High Potensial
Aplikasi integrasi Host to Host **
Aplikasi yang digunakan untuk
pembuatan transaksi dan monitoring
***
Aplikasi Gate Barier **
Aplikasi untuk melakukan transaksi
melalui Bank persepsi**
Key Operational
Support
Aplikasi untuk transaksi Kegiatan Sales
Aplikasi untuk mencatat dan
and Distribution di ISG *
memonitor aktivitas pengadaan
barang dan jasa*
Aplikasi untuk memonitor keandalan
Aplikasi untuk mencatat dan
Sarfas di ISG*
memonitor aktivitas keuangan*
Aplikasi untuk Memonitor Stok BBM di
Aplikasi untuk mencatat dan
tangki *
memonitor keluhan pelanggan*
Aplikasi untuk monitoring aliran BBM
Aplikasi untuk mencatat dan
(terima & kirim) *
memonitor aktivitas kepersonaliaan*
Aplikasi yang digunakan untuk
Aplikasi Sisfo Mutu*
otomatisasi DO di instalasi dalam
melakukan proses Goods Issue**
Aplikasi untuk mencatat dan memonitor
Aplikasi untuk Informasi Daftar
stok material*
Rekanan*
Aplikasi untuk negosiasi lelang*
Aplikasi untuk memonitor
keselamatan dan kecelakaan kerja**
Tabel 4. Pemetaan Model Portfolio Aplikasi Mc. Farlan
Keterangan :
* Aplikasi jangka pendek
** Aplikasi jangka menengah
*** Aplikasi Jangka panjang
Arsitektur Sistem Aplikasi (Target Portfolio Aplikasi)
Beradasarkan analisis yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya, bagian ini
membahas target aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan. Arsitektur aplikasi yang
akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 4
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
S IS T E M IN F O R M A S I M A N A J E M E N IN S T A L A S I S U R A B A Y A G R O U P
FLEET M ANAG EM ENT
S is te m In fo G P S
S IS F O
ATG
MODUL SAP/
MMNH
F . T e k n ik
O to m a s i G a te
B r ie r
S is f o O S D S
M o d u l S A P /M M H
F . D is t r ib u s i
MODUL SAP /
FI
M O D U L S A P /C O
S IS F O H O S T T O
HOST
M o d u l S A P /S D
F . A d m .K e u
MODUL
S A P /H R
S I S F O C .C A R E
S IS F O R E K A N A N
E -m a il s y s te m
F . S e k u r it i
IN T R A N E T
S IS F O
M UTU
E -A U C T IO N
S is f o L K 3
F. LK3
= s is te m in fo r m a s i y a n g s u d a h a d a
= s is t e m in f o r m a s i y a n g b e lu m a d a
Gambar 4. Arsitektur Aplikasi di ISG
KESIMPULAN
Sebagai bagian akhir dari tesis ini, dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut :
1. Dari analisis SWOT dan dilanjutkan dengan strategi SO, WO, ST dan WT, dapat
ditentukan obyektif untuk masing masing isu strategi. Terdapat 10 obyektif yang
berhasil diidentifikasi, yakni mempertahankan Market Leader BBM, melakukan
diferensiasi untuk peningkatan value stakeholder dengan melakukan pengukuran
dari banyaknya layanan elektronik, implementasi Program Manajemen Mutu,
mendistribusikan BBM secara tepat waktu, tepat mutu dan tepat jumlah, menekan
cost per liter, meningkatkan customer satisfaction index, penerapan GCG dalam
setiap proses bisnis, melengkapi proses bisnis dengan aplikasi yang terintegrasi,
otomatisasi pengukuran tank ATG, memberikan jaminan keamanan, kelestarian
lingkungan dan keselamatan serta kehandalan aset, serta meningkatkan jaminan
pasokan dan kualitas dengan penggunaan teknologi GPS dan GIS.
2. Dari hasil analisis value chain, dapat diidentifikasi 3 aktifitas utama dan 3 aktifitas
pendukung. Aktifitas utama terdiri dari Penerimaan dan Penimbunan (P/P) BBM,
Layanan Jual Sistem SAP / OPBS, serta Pemeliharaan Sarana dan Fasilitas.
Aktifitas pendukung terdiri dari Administrasi Keuangan (Adm/Keu), Pengukuran
Kepuasan Pelanggan dan Pembuatan Laporan Distribusi.
3. Dari hasil analisis CSF, dapat diidentifikasi informasi yang dibutuhkan sesuai
dengan masing – masing obyektif. Informasi – informasi tersebut yang dipakai
sebagai dasar penentuan kebutuhan aplikasi, sebagaimana yang dipetakan pada
Tabel 3.
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006
4. Dari hasil analisis pemahaman saat ini, melalui pemetaan arsitektur aplikasi saat ini,
tampak ada kesenjangan dengan kebutuhan bisnis SI di masa mendatang.
Berdasarkan analisis Model Portfolio Aplikasi McFarlan pada Tabel 4, dapat
disimpulkan bahwa aplikasi-aplikasi yang direncanakan akan sangat potensial untuk
masa mendatang di ISG pada umumnya terletak pada kuadran High Potential dan hanya
beberapa saja yang berada di kuadran Strategic, sementara aplikasi-aplikasi yang
dibutuhkan sekarang cenderung berada di kuadran Key Operational dan beberapa ada di
kuadran Strategic. Hal menunjukkan bahwa peranan aplikasi yang dibutuhkan saat
untuk aktifitas bisnis sangat besar dan menentukan keberhasilan pencapaian tujuan
bisnis
DAFTAR PUSTAKA
Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2004) Management Information Systems
Managing the Digital Firm. 8th Edition. Pearson Prentice Hall.
O’Brian James A. (1994) Management Information System. 6th Edition. McGraw Hill.
Turban (1999) Information Technology for Management. 4th Edition. Prentice Hall.
Tozer, E. Edwin (1996) Strategic IS/IT Planning. Butterworth Heinemann.
Ward, John and Pat Griffiths (2002) Strategic Planning for Information System. 2nd
Edition . John Wiley & Sons Ltd, West Sussex.
ISBN : 979-99735-1-1
C-12-10