SISTEM INFORMASI MANAJEMAN KEPEGAWAIAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMAN KEPEGAWAIAN DENGAN MEMANFAATKAN
TEKNOLOGI SMS GATEWAY
FAUZAN MASYKUR
Fakultas Teknik
Universitas Muhammadiyah Ponorogo
ABSTRAK
Sms Gateway memiliki kemampuan yang bisa dihandalkan guna mendukung sistem informasi
manajemen di berbagai bidang. Salah satu contoh penerapan SMS Gateway adalah pada
sistem informasi manajamen kepegawaian, dimana sistem kepegawaian bisa dilaksanakan
dengan lebih efektif dan efisien dengan dukungan teknologi SMS Gateway. Sebagai proses
awal pengolahan data dimulai dengan mendaftarkan pegawai dengan berdasarkan NIP (Nomor
Induk Pegawai)sebagai kunci pimer dalam database, kemudian dengan NIP yang sudah
tersimpan akan dilakukan pengolahan data apakah valid atau tidak NIP yang masuk ke
database. Secara otomatis server akan membalas SMS yang masuk secara otomatis tanpa
diketikkan secara manual oleh admin. Tugas admin sendiri hanya mengupdate data-data yang
mengalami perubahan. Dengan SMS Gateway ini layanan kepegawain bisa menjadi lebih baik
dan efisien.
Kata kunci : Sms Gateway, Kepegawaian, Sistem Informasi Manajemen.
PENDAHULUAN
sangat
membantu
sekali
petugas
Peningkatan pelayanan pemberian informasi
Kepegawaian
sesuai kebutuhan dengan cepat dan akurat
memberi informasi yang cepat dan akurat
dimanapun
kepada
pengguna
informasi
berada
para
dalam
bagi
Guru
menangani
PNS
yang
dan
akan
merupakan keunggulan yang diberikan oleh
mengajukan Kenaikan Tingkat dan Gaji
Sistem
Berkala, tanpa harus meluangkan waktu di
Informasi
SMS
ini.
Sistem
ini
memiliki kemampuan menerima dan atau
luar
menyampaikan informasi lewat SMS dan
mengganggu
mengelola informasi tersebut dari dan atau
keluarga. Dan tentunya juga akan sangat
ke dalam bank data (database). Sistem ini
membantu bagi para Guru PNS yang akan
juga memiliki kemudahan dalam mengatur
mempersiapkan
aturan proses bisnis yang diinginkan seperti
pengajuan Kenaikan Tingkat, Ijin Belajar
bagaimana mengelola
dan Gaji Berkala yang akan disusun.
data
SMS
yang
jam
kerja
dinas
waktu
yang
tentunya
istirahat
bersama
berkas-berkas
untuk
diterima, melakukan pencarian informasi,
dan
menyimpan
informasi.
Pengaturan
TINJAUAN PUSTAKA
tersebut dapat dengan mudah dilakukan
Short Message Service
oleh
bantu
Short Message Service atau yang lebih
konfigurasi aplikasi yang telah ada. Sistem
dikenal dengan SMS saat ini sudah banyak
ini
cara
digunakan oleh masyarakat sebagai alat
penyampaian informasi lewat SMS yang
komunikasi. Kelebihan dari SMS adalah
dapat dipilih sesuai kebutuhan.
Sistem
biayanya yang murah, cepat, dan langsung
Kepegawaian
pada tujuan. Mulai dari anak-anak, remaja,
berbasis WEB dan SMS ini tentunya akan
orang dewasa hingga orang lanjut usia
Administrator
juga
Informasi
lewat
menyediakan
Manajemen
alat
beberapa
Multitek Indonesia Vol. 6, No 2 Desember 2012
95
hampir semuanya memanfaatkan teknologi
sedang
SMS ini. Awalnya SMS hanya digunakan
menyimpan berita tersebut dan akan segera
untuk berkomunikasi antar personal saja.
mengirimnya
Tetapi kini seiring perkembangan jaman,
terhubung dengan network atau aktif. SMS
penggunaan SMS semakin berkembang.
yang sederhana ini sekarang juga sudah
Misalnya
audisi,
mulai digunakan untuk keperluan bisnis.
mengakses nilai kuliah, mengirim kritik &
Misalnya untuk pengiriman pesan yang
saran kepada media massa untuk kemudian
berisi penawaran mobil, motor, kontrakan
dipublikasikan dan banyak lagi penggunaan
rumah, hingga kue atau parcel hari raya.
lainnya. Untuk dapat melakukan hal-hal
Penggunaan SMS untuk keperluan bisnis ini
tersebut, tentu saja diperlukan dukungan
dinilai cukup efektif, karena penawaran
dari software & hardware yang memadai.
dapat
Pengguna HP GSM dapat
bersangkutan
Short
untuk
polling
Message
Service
suatu
menggunakan
aktif,
maka
apabila
langsung
MC
HP
dibaca
akan
penerima
oleh
dibandingkan
yang
dengan
untuk
pembuatan proposal yang belum tentu
mengirim dan menerima berita/message
sampai ke meja pimpinan. Namun tentu
singkat
saja, pengirim harus berburu nomor ponsel
(biasanya
sampai
(SMS),
tidak
dengan
160
karakter). Teks dapat berupa kata atau
dari
nomor atau kombinasi kata dan nomor. SMS
tersebut. Meski kualitasnya hanya dalam
diciptakan sebagai bagian dari standart
bentuk teks, tetapi berbisnis melalui SMS
GSM Phase 1. Short message pertama
juga mulai merebak, karena hasilnya cukup
yang
lumayan. Apalagi kalau respon penjual
dikirimkan
Desember
1992
adalah
dari
pada
sebuah
bulan
Personal
orang-orang
cukup
baik
pengambil
untuk
keputusan
menjawab
setiap
Computer (PC) ke sebuah HP pada network
pertanyaan
Vodafone GSM di Inggris. Kalau short
pembeli dapat segera mempercayainya.
message ini dilakukan dengan huruf latin
(Oetomo;2002;Harian Bernas)
maka 160 karakter yang dapat dikirim,
Modem GSM
apabila non-latin seperti huruf Arab atau
Modem
Cina jumlah karakter adalah 70. Message
menggunakan
Centre (MC), bertanggung jawab terhadap
selular
pengoperasian
WiMax dll), dikenal sebagai modem nirkabel
atau
manejemen
dari
dari
GSM
calon
adalah
teknologi
(GPRS,
UMTS,
modem
maka
yang
system
telepon
HSPA,
EVDO,
beberapa berita yang ada. Bila seseorang
(kadang-kadang
mengirim berita kepada orang lain dengan
selular). Modem nirkabel dapat tertanam di
hpnya, maka berita ini harus melewati
dalam laptop atau type alat eksternal.
Message Centre dari operator network
Modem nirkabel eksternal berupa : connect
tersebut, dan MC ini dengan segera dapat
card (kartu koneksi), modem USB untuk
menemukan sipenerima berita tersebut. MC
mobile
ini
dengan
Sebuah kartu koneksi adalah PC Card atau
tanggal, waktu dan nomor dari si pengirim
ExpressCard ditanamkan ke slot PCMCIA
berita dan mengirim berita tersebut kepada
atau PC Card atau ExpressCard slot pada
si penerima berita. Apabila HP penerima
computer
96
menambah
berita
tersebut
juga
pembeli,
broadband
USB
Sistem Informasi Manajeman Kepegawaian……………(Fauzan Masykur)
disebut
dan
router
modem
modem
selular.
nirkabel
menggunakan
port
USB
pada
laptop.
mengungguli modul modem tertanam 3G
Sebuah router selular mungkin memiliki
dan 4G rasio 3:01 karena
datacard
yang
dapat dengan mudah digantikan, tetapi
dimasukkan ke dalamnya. Sebagian besar
modem tertanam baru mulai mendapatkan
router selular membolehkan datacard atau
popularitas
modem USB. Perbedaan antara router dan
tumbuh menyusutkan biaya tambahan untuk
modem selular nirkabel adalah router selular
modem, diperkirakan hingga pada tahun
biasanya memungkinkan beberapa orang
2016 rasio ini dapat berubah menjadi 1:1.
untuk menghubungkan pada waktu yang
PHP
bersamaan
(karena
atau
PHP merupakan singkatan rekursif (akronim
dukungan
multipoint
koneksi
berulang) dari PHP Hypertext Preprocessor.
multipoint), sedangkan modem dibuat hanya
PHP adalah bahasa pemrograman script
untuk satu koneksi. Modem GSM nirkabel
yang paling banyak dipakai saat ini atau
sebagian besar terintegrasi dengan SIM
dalam kata lain bisa diartikan sebuah
bawaan (seperti Huawei E220, Sierra 881
bahasa pemrograman web yang bekerja di
dll) dan beberapa model juga dilengkapi
sisi server (server side scripting) yang dapat
dengan slot memori microSD dan atau jack
melakukan konektifitas pada database yang
untuk antenna eksternal tambahan seperti
di mana hal itu tidak dapat dilakukan hanya
Huawei E1762 dan Sierra Wireless Kompas
dengan menggunakan sintaks-sintaks HTML
885.
biasa
eksternal
Versi
(AirCard)
dapat
CDMA
menggunakan
R-UIM
menggunakan
Nomor
rute,
untuk
ketika
modem USB
penjualan
PC
tablet
(EVDO)
tidak
card,
tetapi
memrogram situs web dinamis, walaupun
Elektronik
tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk
Serial
PHP
banyak
pemakaian
menggunakan modem GSM bervariasi dari
aplikasi PHP adalah phpBB dan MediaWiki
setiap penyedia layanan internet GSM.
(software di belakang Wikipedia). PHP juga
Beberapa operator mengimplementasikan
dapat
tarif flat untuk transfer data tak terbatas
ASP.NET atau C# atau VB.NET Microsoft,
pada modem GSM. Beberapa operator
ColdFusion Macromedia, JSP atau Java
memberlakukan
maksimum
Sun Microsystems, dan CGI atau Perl.
pada jumlah data yang ditransfer per bulan.
Contoh aplikasi lain yang lebih kompleks
Ada beberapa operator mengenakan tarif
berupa CMS yang dibangun menggunakan
tetap per data yang ditransfer per kilobyte
PHP adalah Mambo, Joomla!, Postnuke,
megabytenya
data
Xaraya, dan lain-lain. PHP adalah bahasa
download. Transfer data yang lebih cepat
server-side scripting yang menyatu dengan
dari teknologi modem nirkabel (UMTS,
HTML untuk membuat halaman web yang
HSPA, EVDO, WiMax) ini, dianggap sebagai
dinamis. Maksud dari server-side scripting
modem nirkabel broadband dan bersaing
adalah sintaks dan perintah-perintah yang
dengan
lainnya.
diberikan akan sepenuhnya dijalankan di
Populasi jumlah pengguna modem GSM
server tetapi disertakan pada dokumen
hingga
HTML. Pembuatan web ini merupakan
atau
modem
bulan
berapa
besar
broadband
April
2011
ini
masih
dilihat
Contoh
sebagai
terkenal
untuk
(ESN) sebagai gantinya. Biaya dengan
pembatasan
lain.
dipakai
pilihan
lain
Multitek Indonesia Vol. 6, No 2 Desember 2012
dari
dari
97
kombinasi antara
PHP
sendiri sebagai
source, sebelumnya merupakan merupakan
bahasa pemrograman dan HTML sebagai
database
pembangun halaman web. Ketika seorang
adalah
pengguna internet akan membuka siatu
didistribusikan
situs yang menggunakan fasilitas server-
keperluan penggunaan secara pribadi, tetapi
side scripting PHP, maka terlebih dahulu
jika digunakan secara
server yang bersangkutan akan memproses
pemakai harus mempunyai lisensi dari
semua
pembuatnya.
perintah
PHP
di
sever
lalu
yang
suatu
shareware.
software
secara
Shareware
yang
dapat
bebas
untuk
komersial maka
Software
open
source
mengirimkan hasilnya dalam format HTML
menjadikan software dapat didistribusikan
ke web browser pengguna internet tadi.
secara bebas dan dapat dipergunakan untuk
Dengan
pengguna
keperluan
pribadi
internet tidak dapat melihat kode program
termasuk
didalamnya
yang ditulis dalam PHP sehingga keamanan
software
dari halaman web menjadi lebih terjamin.
tersedia secara bebas dan cuma-cuma dan
(Sunarfrihantono, ST;2003;23)
boleh digunakan oleh setiap orang, dengan
MySQL
lisensi open source GNU General Public
demikian
MySQL
seorang
merupakan
tersebut.
pun
komersial,
sourcode
Database
dari
MySQL
sistem
License (GPL) ataupun lisensi komersial
Database
non GPL. Saat ini diperkirakan lebih dari 3
Management System (DBMS) yang sangat
juta pemakai di seluruh dunia, dengan lebih
populer
dari
manajemen
software
atau
database
dikalangan
pemrogaman
web,
setengah
juta
server
terutama dilingkungan Linux dengan script
memasangnya,
PHP dan perl. Software database ini kini
Yahoo!, MP3.com, Motorola, NASA, Silicon
telah tersedia juga dalam platform sistem
Graphics, HP, Xerox, Cisco, dan Texas
operasi
Instruments (Sidik, 2005:1).
windows.
MySQL
merupakan
membangun
aplikasi
web
yang
di
dalamnya
METODE PENELITIAN
database yang paling populer digunakan
untuk
termasuk
yang
Secara umum sistem yang dibuat dalam
menggunakan database sebagai sumber
pada penelitian
ini dapat digambarkan
dan pengelola datanya.MySQL merupakan
seperti gambar di bawah ini :
database yang digunakan oleh situs-situs
terkemuka di Internet untuk menyimpan
datanya.
Kepopuleran
MySQL
dimungkinkan karena kemudahannya untuk
digunakan, cepat secara kinerja query, dan
mencukupi
untuk
kebutuhan
database
perusahaan-perusahaan skala menengah
kecil. MySQL merupakan database yang
Gambar 1. Skema sistem
digunakan situs-situs terkemuka di Internet
Dari gambar di atas dapat kita ketahui
untuk
bahwa database kepegawaian dientri oleh
menyimpan
database
MySQL
datanya.
kini
dilepas
Software
sebagai
software manajemen database yang open
98
admin
aplikasi
atau
SMS
petugas
yang
Sistem Informasi Manajeman Kepegawaian……………(Fauzan Masykur)
kepegawaian
dibangun
dan
dengan
menghubungkan antara komputer dengan
sistem tagihan ini tidak dapat dilakukan
modem melalui media software NowSMS.
secara otomatis dengan mengurangi pulsa
Komputer
dan
setiap kali menerima SMS dari database
database sedangkan Modem dan NowSMS
server kami. Pada bagian ini dijelaskan dari
bertugas sebagai mengirim dan menerima
rancangan
SMS. Alur kerja dari rancangan sistem
meliputi diagram alir sistem, pembuatan
tersebut yakni sebelum proses pengiriman
database, pembuatan program.
SMS, seorang admin yang ada di bagian
Diagram Alir Sistem
komputer database harus mengentri dahulu
Diagram alir sistem merupakan diagram
data–data yang diperlukan diantaranya : NIP
yang menunjukkan
PNS,
sistem.
mengatur
nama
PNS,
sistem
saat
data
kenaikan
gaji
aplikasi
Diagram
yang
akan
dibuat
bagaimana cara kerja
alir
sistem
ini
akan
berkala, syarat ijin belajar, dan syarat
mencakup proses pengentrian data dan
kenaikan
kesemuanya
pengiriman SMS dari PNS serta balasan
dilaksanakan, maka proses pengiriman SMS
yang berupa data SMS melalui telepon
pun sudah bisa terjawab dengan akurat.
seluler.
Dalam proses pengirirman SMS dari PNS
menggambarkan proses bagaimana sistem
yang bersangkutan, maka si pengirim SMS
ini bekerja :
tingkat.
Setelah
tersebut diterima oleh Modem (sistem SMS)
Diagram
alir
di
bawah
ini
Start
admin yakni Modem GSM tersebut yang
kemudian akan disambungkan ke komputer
Input Data
database dengan menggunakan aplikasi
Gammu tadi. Selanjutnya program SMS
akan bekerja mengecek data SMS yang
Cek
Kebenaran
masuk, serta mengecek data SMS yang
sudah tersimpan di database dan yang
belum terbalas. Apabila format SMS sesuai
Tidak
Ya
dengan database yang telah ditentukan
Cetak Data
maka akan dicocokkan dengan database
yang sudah ada, kemudian akan dibalas
End
sesuai isi SMS yang masuk. Untuk proses
pengiriman SMS ditentukan oleh program
Gambar 3.2 Diagram alir aplikasi
kami. Jika format SMS tidak dikenali maka
akan
langsung
ada
pemberitahuan
Diagram Alir Pengiriman SMS
kesalahan dan juga informasi yang betul.
Semua
Tarif pengiriman
SMS dari PNS yang
program akan diantrikan dalam tabel SMS.
bersangkutan hanya dikenakan sesuai tarif
Data SMS akan langsung disimpan ke
biasa yang berlaku pada operator yang
dalam tabel SMS, dan status semua SMS
bersangkutan. Hal ini dikarenakan penelitian
yang masuk akan bernilai =”N” pada kolom
ini
status. Selanjutnya program akan mencari
tidak
bekerja
sama
dengan
pihak
pemasaran operator telepon seluler, maka
data
SMS
yang
akan
pada kedua tabel
dikirim
oleh
tersebut
yang
Multitek Indonesia Vol. 6, No 2 Desember 2012
99
berstatus =”N”, kemudian semuanya akan
Sistem informasi nilai berbasis web dan
dibalas dan mengirim SMS balik dan kolom
SMS ini terdiri atas beberapa tabel yang
status akan dirubah statusnya menjadi =”Y”
secara garis besar dikelompokkan menjadi 2
serta
kelompok
tabel
tersebut
statusnya
akan
yakni
kelompok
data
dan
diupdate. Berikut ini menunjukkan gambaran
kelompok proses. Yang termasuk kelompok
dari penjelasan di atas :
data
adalah
tabel
data
PNS,
data
persyaratan, baik persyaratan gaji berkala,
Start
naik tingkat maupun ijin belajar, sedangkan
yang termasuk kelompok proses adalah
Input SMS
berita, tabel SMS.
Tabel 3.1 Daftar tabel dalam database
Cek NIP PNS
Y
N
Simpan
NO HP
Jawab SMS
HASIL DAN PEMBAHASAN
End
Pada
Gambar 3.3 Diagram alir pengiriman SMS
pembahasan
ini
akan
dilakukan
beberapa proses untuk mengetahui apakah
Desain Antar Muka
sistem yang dibuat dapat bekerja dengan
Desain antar muka merupakan komponen
baik, antara lain :
yang menghubungkan aplikasi dengan aktor
Data Login
pengguna. Desain antar muka aplikasi
ditunjukkan dengan gambar di bawah ini :
Header
Sidebar
Konten
Footer
Gambar 3.4 Desain Antar Muka
Desain Database
Gambar 4.1 Data login
Gambar diatas menunjukkan proses admin
melakukan login
100
untuk
Sistem Informasi Manajeman Kepegawaian……………(Fauzan Masykur)
mengelola
web
sistem informasi manajemen kepegawaian
Kantor
UPTD
Pendidikan
Kecamatan
Ponorogo.
Data Pegawai
Data Berita
Gambar 4.2 Data pegawai
Gambar 4.4 Data berita
Admin dapat melakukan penambahan data
Admin bisa menambahkan berita terbaru
PNS angkatan baru ataupun pindahan dari
yang berhubungan dengan hal-hal bersifat
luar Kecamatan Ponorogo yang mutasi ke
kedinasan atau kegiatan yang melibatkan
dalam Kecamatan Ponorogo, merubah data
Kantor UPTD beserta lembaga-lembaga
PNS yang terdapat kesalahan penulisan NIP
Sekolah Dasar dan Taman Kanak-Kanak di
ataupun nama, dan menghapus data PNS
bawah wilayah kerja Kantor UPTD. Selain
yang
menambahkan berita baru, admin juga bias
pensiun
dan
mutasi
keluar
dari
Kecamatan Ponorogo.
menghapus ataupun merubah berita yang
Data Syarat-syarat
telah ditampilkan sebelumnya.
Data SMS Gateway
SMS Masuk
Gambar 4.3 Data syarat-syarat
Admin melakukan penambahan, perubahan
dan
penghapusan
pada
syarat-syarat
pengajuan kenaikan gaji berkala, ijin belajar
bagi PNS dan kenaikan tingkat.
Gambar 4.5 Data SMS masuk
Admin dapat melihat nomor SMS dari PNS
yang
masuk
serta
dapat
mengetahui
informasi apa yang diinginkan oleh PNS
tersebut.
Multitek Indonesia Vol. 6, No 2 Desember 2012
101
penerimaan SMS. Disamping itu trafik SMS
juga berpengaruh, sehingga server bisa
mereply SMS yang masuk bisa lebih cepat
SMS Keluar
atau sebaliknya.
Kegagalan pada “Smartfren” kemungkinkan
disebabkan soal coverage atau jangkauan
jaringan CDMA, karena masih terbatas jika
dibandingkan dengan GSM. Aplikasi ini
mampu menangani sebagian besar SMS
yang dikirim oleh pengguna baik sesuai
format yang telah ditentukan atau tidak.
Jenis
kartu
SIM
juga
akan
sedikit
berpengaruh, khususnya terhadap tarif yang
Gambar 4.6 Data SMS keluar
berlaku. Nomor handphone yang ada di
Admin dapat mengetahui balasan SMS yang
server merupakan nomor biasa yang dijual
dikirimkan oleh server kepada nomor PNS
di pasaran, sebab proyek akhir ini tidak
yang mencari informasi tersebut.
bekerja sama dengan operator telepon
seluler.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan dan analisa yang
telah
di
bahas
maka
dapat
diberikan
beberapa kesimpulan sebagai berikut :
Penelitian ini memberikan kemudahan bagi
PNS untuk mengetahui kapan waktunya
mengajukan kenaikan gaji berkala sekaligus
syarat-syaratnya,
juga
syarat-syarat
pengajuan kenaikan tingkat serta ijin belajar
bagi PNS. Pengguna dalam sistem ini hanya
satu jenis yaitu pengguna yang berstatus
administrator dapat menggunakan semua
fasilitas yang disediakan oleh sistem baik
penambahan atau pengeditan data spasial
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, A. 2009. Membuat aplikasi web
dengan PHP + Database MySql.
Yogyakarta : Andi
Hariyanto. Bambang, Ir MT. 2004. Rekayasa
Sistem Berorientasi Objek. Bandung :
Informatika
Hakim. Lukmanul. 2013. Proyek website
Super Wow! Dengan PHP & jQuery.
Yogyakarta : Lokomedia
Pradhana. HW, Rochim. AF, Satoto. KI.
2010.
Perancangan
Sistem
Perkuliahan Jarak Jauh Berbasis
Web. Seminar APTIKOM 20120.
Bandung
Sutarman. 2003. Membangun Aplikasi Web
dengan PHP dan MySQL. Edisi
Pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu
maupun nonspasial. Level sinyal sangat
berpengaruh
102
pada
pengiriman
maupun
Sistem Informasi Manajeman Kepegawaian……………(Fauzan Masykur)