Tips mengurangi risiko `fraud`

Tips mengurangi risiko ‘fraud’
Oleh: Antonius Alijoyo CFE (Certified Fraud Examiner)
Dari beberapa sumber, di bawah ini ada beberapa tip praktis yang dapat dipakai oleh organisasi
terutama yang berbentuk perusahaan untuk mengurangi risiko ‘fraud’. Empat belas tip praktis ini
hanya sebagian dari sekian banyak hal-hal praktis lain yang harus diwaspadai sebagai indikator
terjadi ‘fraud’ di organisasi perusahaan.
 Teliti angka penjualan di akhir tahun buku
Beri perhatian yang cukup terhadap hubungan antara tim penjualan organisasi perusahaan
dengan pelanggan, terutama bila adanya lonjakan penjualan pada akhir tahun buku dan
timbulnya banyak ‘credit note’ di awal tahun berikutnya. Umumnya ‘fraud’ terjadi karena
pihak penjualan bekerja sama dengan (atau kadang-kadang memaksa) pelanggan untuk
membuat seakan-akan permintaan pasar terhadap produk perusahaan sangat tinggi di akhir
tahun. Hal ini akan melambungkan tingkat penjualan ke angka tertentu sehinggga tim
penjualan akan mencapai/melebihi target, dan mereka memperoleh bonus yang besar.
Karena penjualan tersebut tidak didasarkan dari adanya ‘demand’ yang riil dari pasar, maka
di awal tahun berikutnya akan terjadi banyak ‘retur’ produk yang tidak laku terjual dan
terjadi ‘credit note’ yang cukup banyak.
Untuk hal ini, pastikan adanya analisis komprehensif dan kritis terhadap angka-angka
penjualan akhir tahun terutama yang melonjak tanpa adanya faktor fundamental yang
mendukung.
 Review struktur bonus
Biasanya para pelanggar (fraudsters) percaya atau yakin bahwa pekerjaaan mereka pantas
dihargai lebih besar dari yang diterimanya, sehingga mereka akan mudah tergoda untuk
melakukan ‘fraud’ bila hal tersebut tidak diperolehnya dari struktur bonus yang ada saat ini
di organisasi perusahaan.
Untuk hal ini, pastikan bahwa struktur bonus dibuat sedemikian rupa sehingga ‘fair’ dan
transparan serta sejalan dengan apa perilaku yang kita harapkan dari staf perusahaan.
Dengan adanya hal tersebut, semua staf perusahaan dapat melihat bahwa bonus yang
mereka terima sudah kompetitif baik terhadap struktur & sistem internal bonus, maupun
terhadap sistem & struktur eksternal bonus.
 Pertimbangkan Lokasi kegiatan yang jauh
Seringkali ada kaitan antara terjadinya ‘fraud’ dengan jarak keberadaan lokasi unit kegiatan.
Semakin jauh dari kantor pusat, semakin besar kesempatan atau potensi untuk terjadinya
‘fraud’.
Untuk hal ini, pengendalian internal dan limit otorisasi untuk unit kegiatan yang jauh harus
dilakukan lebih intens termasuk pelaksanaan audit internal organisasi.
 Laksanakan ‘zero-based budgeting’.
Pembuatan anggaran yang hanya mengandalkan angka tahun lalu yang disesuaikan dengan
asumsi klasik misalnya kenaikan angka inflasi (dan indikator ekonomi makro lainnya) serta
kenaikan jumlah pegawai, biasanya rawan untuk potensi terjadinya ‘fraud’. Potensi
kerawanan tersebut timbul karena tidak dapat terdeteksinya gejala praktik ‘fraud’ yang
mungkin sudah terjadi di tahun-tahun sebelumnya.
Untuk hal ini, disarankan agar perusahaan menerapkan ‘zero-based budgeting’, yaitu teknik
membuat anggaran berdasarkan program dan rencana aktivitas riil yang akan dijalankan
perusahaan di tahun fiskal yang terkait.
 Perhatikan area dimana tidak adanya produk fisik
Di setiap area bisnis yang tidak memiliki produk fisik misal jasa konsultansi, jasa perawatan
pabrik, atau periklanan dan promosi seringkali lebih rentan untuk terjadinya ‘fraud’.
Untuk hal ini, pengendalian internal produk non-fisik perlu dilaksanakan di tingkat proses
dan jangan hanya mengandalkan pengendalian di tingkat produk akhir.
 Pahami kelemahan IT
‘Fraudsters’ seringkali menggunakan teknik yang biasanya tersedia secara umum yaitu
‘keystroke loggers’ dalam rangka memperoleh data sensitif dari rekan kerja mereka misal
angka atau huruf pin dan ‘password’.
Untuk hal ini, pengendalian administratif yang ketat terhadap pin dan ‘passwords’ harus
dilakukan secara konsisten dan disiplin penuh, misal: tidak boleh ada sama sekali instalasi
piranti lunak di luar yang resmi dimiliki organisasi atau perusahaan, larangan penggunaan
port USB (atau bila perlu semua komputer dihilangkan USB portnya), penggantian
‘passwords’ secara berkala. Lebih jauh lagi pastikan bahwa kita melakukan ‘IT vulnerability
assessment’ secara berkala, dan pastikan kecukupan pengendalian internal untuk area-area
yang rapuh.
 Jangan terkesima dengan ‘over-performance’
Bila sesuatu terjadi terlalu baik/bagus dari biasanya, biasanya ada potensi ‘fraud’.
Untuk hal ini, pastikan kita memahami faktor fundamental dan kewajaran dari kinerja yang
dicapai. Bila penjelasan tidak terlalu memuaskan, lakukan penelusuran mekanisme ‘overperformance’ tersebut langkah demi langkah.
 Teliti perubahan ‘supplier master file’
Seringkali ‘fraud’ terjadi karena penyalahgunaan data ‘bank account’ dari pemasok yang
sebenarnya sudah tidak valid lagi tetapi tetap digunakan untuk mentransfer dana dari
perusahaan ke rekening tersebut, dan kemudian dananya dikeluarkan oleh rekan si
‘fraudster’ di perusahaan rekanan tersebut, untuk kemudian dibagi bersama antar mereka.
Untuk hal ini, perlu adanya semacam ‘exception report’ bilamana ada perubahaan apapun di
‘supplier master file’, sehingga semua informasi terbaru tentang data pemasok akan
tersebar secara menyeluruh di semua departemen yang berkepentingan.
 Monitor mobil pribadi karyawan
Walaupun dapat dibilang suatu hal yang bodoh bahwa seorang ‘fraudster’ memamerkan
kekayaan mereka, tetapi seringkali mereka tergerak untuk pamer kekayaannya tersebut
(ingin dibilang sukses atau berhasil) umumnya jenis mobil yang digunakan, perhiasan, dan
gaya hidup.
Untuk hal ini, secara random kita melihat jenis mobil yang dipakai karyawan apakah wajar
dengan tingkat remunerasi yang mereka miliki, atau melihat seberapa jauh kira-kira
kewajaran ‘gaya-hidup’ dengan pola penghasilan mereka. Bilamana perlu, adakan kunjungan
mendadak ke rumah karyawan yang memiliki gaya hidup berlebihan sehingga bisa lebih
dipastikan apakah ada kejanggalan atau tidak antara tingkat penghasilan mereka dengan
gaya hidupnya.
 Investigasi latar belakang pelamar kerja
Seseorang yang terlalu membesar-besarkan cerita tentang keberhasilan masa lalu mereka di
organisasi di mana mereka sebelumnya (saat ini) berada, akan berpotensi untuk melakukan
‘fraud’ di tempat dimana dia melamar kerja.
Untuk hal ini, lakukan investigasi yang cukup terhadap latar-belakang tenaga yang akan
direkrut untuk melihat kewajaran cerita atau ‘curriculum vitae’ (CV) mereka dengan fakta
yang diperoleh. Harap diingat, dari berbagai hasil survey, lebih dari 50% orang berbohong
dalam CV mereka dengan tingkat yang berbeda-beda.
 Perhatikan morale karyawan
‘Fraudster’ seringkali adalah karyawan yang tidak bahagia dan menggunakannya sebagai
alasan atau pembenaran untuk melakukan fraud.
Untuk hal ini, pastikan kita memiliki data observasi yang cukup akan tingkat morale
keseluruhan karyawan terutama di proses bisnis yang rawan ‘fraud’.
 Investigasi ‘turn-over’ karyawan yang tinggi
Untuk menjadi seorang ‘whistleblower’ di perusahaan tidak mudah. Bagi karyawan yang
frustasi melihat terjadinya ‘fraud’ tetapi tidak berani melaporkan hal tersebut akan segera
pergi melamar kerja ke tempat lain.
Untuk hal ini, sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan melakukan ‘exit interviews’ bagi staf,
dan memberikan kesempatan akhir bagi mereka untuk mengangkat isu atau keprihatinan
akan adanya praktif kecurangan yang dilakukan karyawan tertentu.
 Waspada terhadap karyawan yang super loyal
Seringkali ‘fraudster’ tidak pernah atau jarang mengambil cuti dengan alasan banyak
pekerjaan yang tidak dapat ditinggalkan.
Untuk hal ini, pastikan bahwa selalu terjadi adanya cuti untuk setiap posisi manapun dan
apapun. Apabila perlu, adakan semacam cuti mendadak untuk memastikan bahwa semua
data dan pelaksanaan pekerjaan di bagian tersebut dilaksanakan secara wajar dan
bertanggung jawab.
 Waspada terhadap jawaban ambigu
Seringkali ‘fraudster’ tidak dapat menjawab pertanyaan kritis secara langsung, dan berdalih
harus melihat catatan dahulu. Apabila terdesak, seringkali mereka memberikan jawaban
ambigu.
Untuk hal ini, pastikan setiap jawaban ambigu terselesaikan secara tuntas dalam waktu yang
cepat sebagai indikator awal adanya kemungkinan ‘fraud’. Jangan berikan terlalu banyak
waktu untuk menyiapkan penjelasan yang agak artifisial.
oOo