Kata Kunci : Sistem Informasi, Akademik, Kemahasiswaan, Kartu

180. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (SIAK)
VERSI 1.0 MENGGUNAKAN VISUAL FOXPRO 6.0 DI AKADEMI MANAJEMEN
INFORMATIKA DAN KOMPUTER (AMIK) WAHANA MANDIRI TANGERANG
Asep Jalaludin, S.T, M.M.
Email : [email protected]
AMIK Wahana Mandiri,
Jl. Cabe Raya No. 51, Pd. Cabe, Pamulang, Tangerang, 15418
ABSTRACT
The growing student each year provides a pretty serious consequences in the handling,
pro-cessing and operation of services academic activities. This provides a considerable
influence on the service to students, both in filling card Study Plan (KRS), Central Test
Card Printing Semester (UTS) and End Semester Exam (UAS), Card Printing Study
Results (KHS) each semester and Academic Transkrip (list of academic achievements). In
addition to improving the security, confidentiality and avoid loss of data that can be fatal
for academic activities of information systems. It required a system that can provide
information quickly and accurately, thus accountable to the leadership, and impro-ving
services to students. With the above problems as it began in February until October 2002
with academic dibagian especially at that time improvements necessary to the running
system, which was made a solution to the problem by doing computerized system for
handling Academic activities under the title "Academic Information System Design and
Student (SIAK) Version 1.0 Using Visual Foxpro 6.0 in AMIK Wahana Mandiri,
Tangerang ".
Keywords: Information Systems, Academic, Student Affairs, Card Printing Study Results
(KHS), Academic Transkrip, Visual Foxpro 6.0
ABSTRAK
Perkembangan jumlah mahasiswa yang terus bertambah setiap tahunnya memberikan
konsekuensi yang cukup serius dalam penanganan, pengolahan dan pengoperasian
layanan kegiatan akademik. Hal ini memberikan pengaruh yang cukup besar di dalam
pelayanan kepada mahasiswa, baik dalam Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS),
Pencetakan Kartu Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS),
Pencetakan Kartu Hasil Studi (KHS) setiap semester serta Transkrif Nilai Akademik
(Daftar Prestasi Akademik). Selain itu untuk meningkatkan keamanan, kerahasiaan dan
menghindari kehilangan data yang dapat berakibat fatal bagi sistem informasi kegiatan
akademik. Untuk itu diperlukan adanya sistem yang dapat menyajikan informasi yang
cepat dan akurat, sehingga dapat dipertanggungjawabkan terhadap pimpinan, dan
peningkatan pelayanan kepada mahasiswa. Dengan adanya permasalahan seperti di atas
maka mulai pada bulan Februari sampai dengan Oktober 2002 khususnya dibagian
akademik pada waktu itu perlu diadakan pembenahan terhadap sistem yang sedang
berjalan, sehingga dibuatlah sebuah pemecahan masalah dengan melakukan sistem
komputerisasi untuk menangani kegiatan Akademik dengan judul “Perancangan Sistem
Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) Versi 1.0 Menggunakan Visual Foxpro
6.0 di AMIK Wahana Mandiri, Tangerang”.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Akademik, Kemahasiswaan, Kartu Hasil Studi
(KHS), Transkrip Akademik, Visual Foxpro 6.0
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 181
PENDAHULUAN
Peranan komputer saat ini banyak dipergunakan untuk keperluan pengolahan data baik data
dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah yang relatif besar. Sebelum adanya komputer data tersebut
diolah secara manual, yang semua pekerjaan seperti catat-mencatat, membuat formulir, membuat bagan-bagan, membuat grafik, penghitungan data keuangan dilakukan oleh manusia yang memerlukan
waktu yang cukup lama dan sering mengakibatkan kesalahan yang diakibatkan oleh manusia itu sendiri. Dengan adanya komputer akan menghemat waktu, biaya dan efisien kerja akan bias dicapai.
Pada era globalisasi dalam suatu perusahaan ataupun organisasi yang bergerak di bidang apapun peranan komputer sangatlah penting sebagai penunjang kelancaran terlaksananya suatu kegiatan
dengan cepat dan akurat. Peran komputer ini diharapkan dapat menunjang keberhasilan dan perkembangan suatu perusahaan atau organisasi khususnya perguruan tinggi swasta yang mempunyai peranan dan tanggung jawab di dalam usaha melaksanakan program pendidikan nasional.
AMIK Wahana Mandiri dalam perkembangan jumlah mahasiswa yang terus bertambah setiap
tahunnya memberikan konsekuensi yang cukup serius dalam penanganan, pengolahan dan pengoperasian layanan kegiatan akademik. Hal ini memberikan pengaruh yang cukup besar di dalam pelayanan
kepada mahasiswa, salah satunya adalah dalam hal Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), Pencetakan
Kartu Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS), Pencetakan Kartu Hasil Studi
(KHS) setiap semester serta Transkrip Nilai Akademik (Daftar Prestasi Akademik) yang masih menggunakan ms-word dan ms-excel. Selain itu untuk meningkatkan keamanan, kerahasiaan dan menghindari kehilangan data yang dapat berakibat fatal bagi sistem informasi kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Dengan adanya permasalahan seperti di atas maka perlu diadakan pembenahan terhadap sisem yang sedang berjalan dan perancangan dan pengembangannya harus disesuaikan dengan kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi serta memberikan
mutu pelayanan yang lebih baik maka dibuatlah sebuah pemecahan masalah dengan melakukan sistem komputerisasi untuk menangani kegiatan akademik dan kemahasiswaan dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) Versi 1.0 Menggunakan Visual Foxpro
6.0 di AMIK Wahana Mandiri Tangerang”.
Batasan Masalah
Perangkat Lunak (Software) Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) Versi
1.0 yang dibuat akan diimplementasikan di AMIK Wahana Mandiri cakupannya sangat luas dan mengandung entitas-entitas yang sangat banyak, dengan mengetahui kasus pada analisa system berjalan
diatas maka dalam hal ini batasan masalah atau ruang lingkup penulisan ilmiah ini hanya pada pengisian KRS, pengambilan dan pencetakan Kartu Ujian, Kartu Hasil Studi (KHS) dan Transkrip Nilai
Akademik (Daftar Prestasi Akademik) secara otomatis dengan mendayagunakan Kartu Tanda Mahasiswa (NIM dan Password) yang ada sehingga otomatisasi adanya pengisisan KRS, pengambilan dan
pencetakan Kartu Ujian, pencetakan KHS dan Transkrip Nilai (Daftar Prestasi Akademik).
Metodologi Penelitian
Adapun metode yang digunakan dalam penyusunan makalah ilmiah ini, penulis melakukan
beberapa tahapan dalam pengumpulan data dan analisis pada AMIK Wahana Mandiri, Tangerang untuk memperoleh data dan bahan-bahan acuan yang dapat dilakukan untuk analisa dan perancangan
sistem menggunakan metoda siklus hidup pengembangan sistem atau SDLC (System Development
Life Cycle) agar dapat menghasilkan suatu kesimpulan dan penerapan perangkat lunak (software)
yang dapat digunakan oleh banyak pengguna (multiuser).
Tinjauan Pustaka
Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu yang lebih menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Fitzgerald dan Stallings
menyatakan : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama–sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu”. Dan secara umum sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen–elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
182. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
Definisi yang dikemukakan oleh Fitzgerald dan Stallings merupakan definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur, sedangkan definisi sistem secara umum lebih menekankan pada komponen atau elemennya.
Komponen–komponen atau subsistem–subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Komponen–komponen atau subsistem-subsistem ini saling berinteraksi dan saling berhubungan
membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai.
Informasi menurut Davis adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Namun secara umum informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
1. Akurat
Informasi harus akurat sehingga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
2. Tepat Pada Waktunya.
Informasi harus tepat pada waktunya sehingga tidak ada keterlambatan dalam pengambilan
keputusan.
3. Relevan
Informasi harus relevan sehingga dapat bermanfaat bagi pemakainya.
Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis adalah sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah sustu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan–laporan.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang bersifat manajerial
yang berfungsi mengubah masukan menjadi informasi yang berguna untuk mencapai tujuan organisasi.
Analisis Terstruktur
Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem baru. Tahap analisa ini merupakan tahap yang sangat kritis karena kesalahan pada tahap
ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya.
Definisi analisa sistem adalah sebagai berikut :
“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan, kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya.”
Analisa sistem juga dapat didefinisikan sebagai teknik pemecahan masalah yang menguraikan
bagian–bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian–bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.
Tahap ini biasanya dilakukan oleh seorang analis sistem untuk menemukan kelemahan–kelemahan sistem yang lama sehingga dapat diusulkan perbaikan yang tepat.
Analisa terstruktur adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk menganalisa sistem informasi. Analisa ini terfokus pada aliran data, proses dan perangkat lunak. Biasanya para analis sistem
menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data yang menggambarkan proses
yang ada.
Tujuan utama dari analisa sistem adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan dan persyaratan proses dari sistem yang baru. Adapun tahapan–tahapan dalam analisa sistem adalah sebagai berikut :
(a) Pengumpulan informasi, Pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi tentang bagaimana
proses-proses yang ada pada sistem lama berjalan. Kelemahan–kelemahan pada sistem diidentifikasi
dan direncanakan untuk diperbaiki. (b) Mendefinisikan sistem requirement (kebutuhan sistem), Setelah mengetahui kelemahan–kelemahan apa saja yang ada pada sistem, kemudian analis sistem mengidentifikasikan apa saja yang sebenarnya dibutuhkan oleh sistem lama sehingga dapat mengatasi
masalah yang terjadi. Ini yang disebut dengan system requirement atau kebutuhan sistem. Kebutuhan
ini terkadang dapat mengubah sistem keseluruhan atau hanya menambahkan beberapa prosedur baru
saja. (c) Memprioritaskan kebutuhan, Dalam beberapa kasus, kebutuhan yang diperoleh sangat
lengkap dan rumit. Dan karena ketersediaan waktu dan sumber daya lain yang tidak mencukupi maka
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 183
analis sitem akan memprioritaskan kebutuhan–kebutuhan yang dianggap paling kritis untuk diprioritaskan.(d) enyusun dan mengevaluasi alternative, Setelah menyusun dan memprioritaskan kebutuhan maka analis sistem harus menyiapkan alternatif jika seandainya susunan kebutuhan yang sudah dibuat ditolak oleh pimpinan.(e) mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen, langkah terakhir
adalah mengulas kebutuhan yang sudah ada dengan pihak menajemen atau pimpinan.
Perancangan Terstruktur
Setelah tahap analisa sistem selasai dilakukan maka analis sistem telah mengetahui apa yang
harus dikerjakan untuk membentuk sistem yang baru. Tahap ini disebut dengan desain atau perancangan sistem. Menurut beberapa ahli perancangan atau desain sistem adalah :
1. Robert J. Verzello / John Reuter III, definisi perancangan atau desain sistem yaitu tahap setelah
analisis dari siklus pengembangan sistem : pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional dan
persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
2. John Burch dan Gary Grudnitski : desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran,
perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam
satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Tujuan dari perancangan sistem adalah:
a) Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem. b) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada programmer dan ahli lainnya yang terlibat.
Alat atau teknik yang dipakai dalam perancangan terstruktur tidaklah berbeda dengan yang dipakai dalam analisa terstruktur yaitu: diagram arus data/data flow diagram ( DAD / DFD ). Diagram
arus data adalah diagram yang menggunakan notasi–notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Diagram arus data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem
yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir (seperti lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan.
Diagram arus data terbagi atas tiga tingkatan yaitu:
1. Diagram Konteks
Diagram ini merupakan diagram pertama dalam proses yang menunjukkan semua proses dalam satu proses tunggal (proses 0). Diagram konteks juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima dari atau memberikan informasi ke sistem. Pada diagram konteks, sistem digambarkan dengan
sebuah proses saja dan kemudian entitas luar yang berinteraksi dengan proses tunggal tersebut diidentifikasi.
2. Diagram Nol (Overview Diagram)
Diagram ini menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem dan juga menunjukkan bagaimana proses–proses utama direlasikan menggunakan arus data (data flow). Pada level ini ditunjukkan bagaimana proses–proses utama terhubung dengan kesatuan luar (external entity) dan juga dilakukan penambahan data store.
3. Diagram Rinci (Level Diagram)
Pada umumnya diagram rinci level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari diagram nol atau overview diagram. Dan pada diagram rinci level 2 biasanya menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada level 1. Pada penyusunan data flow diagram bisa saja tidak sampai pada
deagram rinci level 2 ini atau mungkin juga harus dilanjutkan ke level berikutnya.
Pengertian Sistem Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata yaitu basis dan data, dengan basis yang berarti tempat berkumpul dan data yang berarti fakta mengenai objek, orang dan lain–lain. Data digunakan untuk menyatakan nilai–nilai yang secara aktual terkandung dalam basis data.
Beberapa ahli menyatakan bahwa definisi basis data adalah :
1. Fabbri dan Schwab, basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. 2. Date mendefinisikan basis data sebagai tempat untuk sekumpulan
berkas data terkomputerisasi.
Bambang Hariyanto menyatakan : “Basis data adalah sekumpulan file yang digunakan untuk program–program aplikasi untuk suatu organisasi atau bidang aplikasi tertentu, serta file–file membentuk
184. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
asosiasi–asosiasi atau keterhubungan–keterhubungan tertentu diantara record–record di file–file
itu.”
Basis Data menurut Fathansyah didefinisikan sebagai “Himpunan kelompok data (arsip) yang
saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.”
Pada dasarnya sistem basis data adalah sistem yang terdiri dari kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan diperlukan perangkat lunak atau program yang
memungkinkan pemakai ataupun program lainnya untuk mengakses ataupun memanipulasi file–file
tersebut.
Alat – Alat Dalam Sistem Basis Data
Adapun alat–alat yang dipakai dalam sistem basis data adalah sebagai berikut :
1. Entity Relationship Diagram ( ERD ), Entity Relationship Diagram atau ERD terdiri dari kata
entity atau entitas yang berarti objek (orang, tempat, barang, atau kejadian) yang membentuk data pada basis data, relationship yang berarti hubungan secra konseptual yang ada diantara entitas
tersebut dan diagram yang berarti grafik. Jadi entity relationship diagram atau ERD adalah ilustrasi secara grafik yang digunakan untuk menampilkan objek dalam suatu sistem beserta hubungan antara objek yang satu dengan yang lainnya.
Setiap entity maupun relationship dalam ERD mempunyai atribut yang menerangkan suatu
informasi tentang entitas yang akan dianalisa dalam proses yang ada dalam sistem. Elemen – elemen
yang terdapat pada ERD.
a. Cardinality merupakan tingkat hubungan yang terjadi antara entity didalam sebuah sistem.
Terdapat tiga macam cardinality yaitu :
1) Satu ke Satu (One to One atau 1:1)
Tingkat hubungan dinyatakan satu ke satu jika suatu kejadian pada entitas pertama hanya
mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas kedua. Demikian juga sebaliknya, satu kejadian pada entitas yang kedua hanya bisa mempunyai satu hubungan dengan satu
kejadian pada entitas yang pertama.
2) Satu ke Banyak (One to Many atau 1:M)
Tingkat hubungan satu kebanyak (1:M) adalah sama dengan banyak ke satu (M:1), tergantung
dari arah mana hubungan itu dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan entitas yang kedua. Sebaliknya atau kejadian pada entitas yang
kedua hanya bisa mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
3) Banyak ke Banyak (Many to Many atau M:N)
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas
yang pertama maupun yang kedua.
b. Kunci Elemen Data (Key), Merupakan suatu atribut yang unik yang dapat digunakan untuk membedakan suatu entitas dengan entitas yang lainnya dalam suatu himpunan entitas. Secara konseptual, sebuah entitas individual memiliki batas yang jelas. Dari sudut pandang basis data, perbedaan diantara mereka harus dicerminkan lewat perbedaan dalam nilai atributnya. Nilai–nilai atribut
kunci dapat secara unik mengidentifikasi suatu entitas terhadap entitas yang lainnya. Dengan kata
lain, tidak ada lebih dari satu entitas yang dijinkan memiliki nilai–nilai yang sama untuk semua
atributnya. Macam–macam jenis kunci (Key) diantaranya :
1) Primary Key (Kunci Primer)
Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Primary
Key mempunyai tiga kriteria yakni:
 Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan.
 Key tersebut lebih sederhana
 Key tersebut terjamin keunikannya
2) Foreign Key (Kunci Tamu)
Merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada Primary Key pada tabel yang lain. Foreign Key terjadi pada suatu relasi yang memiliki Cardinality one to many atau many to many. Foreign Key biasanya selalu diletakkan pada tabel/relasi yang mengaruh ke banyak.
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 185
Normalisasi
Konsep dan teknik normalisasi diperkenalkan oleh E. F Codd. Normalisasi yaitu proses untuk
mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup yang berulang–ulang. Gavin Powell menyatakan :
“normalization removes duplication and minimizes redundant chunks of data.” Tahap–tahap dalam
normalisasi yaitu :
1. Normalisasi Bentuk Pertama (First Normal Norm / 1NF)
Bentuk normal pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak
(multivalued attribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
a) Normalisasi Bentuk Kedua (Second Normal Norm / 2NF)
Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada primary key secara utuh.
Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF jika ketergantungannya hanya bersifat sebagian
dari primary key.
b) Normalisasi Bentuk Ketiga (Third Normal Norm / 3NF)
Bentuk normal ketiga (3NF) terpenuhi jika tabel sudah berada dalam bentuk 2NF dan setiap
kolom yang bukan kunci tidak tergantung secara transitif pada kunci utamanya.
2. Spesifikasi Basis Data/Spesifikasi File
Spesifikasi proses memberikan suatu penjelasan yang mendasari kebijaksanaan pengolahan suatu fungsional primitif yang mentransformasikan data keluaran, dapat diartikan pula sebagai penggambaran dari kebijaksanaan dan prosedur yang mentransformasikan data juga sebagai alat yang efisien untuk menggambarkan algoritma.
PEMBAHASAN
Dalam perancangan usulan sistem ini, masih tetap mendayagunakan Kartu Tanda Mahasiswa
(KTM) yang berisi : NIM dan Nama Mahasisw, hanya saja mahasiswa akan diberikan password oleh
petugas BAAK, sehingga kapan saja sesuai jadwal yang ada mahasiswa bisa mengisi KRS, mencetak
Kartu Ujian, melihat dan mencetak KHS dan Transkrip Nilai Akademik secara langsung melalui
SIAK Versi 1.0 ini, sedangkan Dosen sebagai kesatuan luar memberikan data dosen, nilai dan mata
kuliah yang diampu ke sistem dimana sistem ini merupakan kegiatan yg dilakukan oleh BAAK secara ringkas perancangan sistemnya dalam DAD/DFD Konteks Sistem dapat digambarkan sebagai
berikut (Gambar 1) :
Data Mahasiswa (Kartu
Tanda Mahasiswa)
menggunakan : NIM dan
PASSWORD
Data Dosen
Mahasiswa
KRS, Kartu Ujian, KHS,
Transkrip Nilai
Dosen
Perancangan
Sistem Informasi
Akademik dan
Kemahasiswaan
(SIAK) Versi 1.0
AMIK Wahana
Mandiri
Tangerang
Data Mata Kuliah,
Data Nilai
Gambar 1. DAD/DFD Konteks Sistem
Dalam gambar diagram rinci sistem bahwa mahasiswa sebagai eksternal entitas memasukkan
NIM dan Password ke form login pada program tersebut kemudian jika terjadi kesalahan entri baik
NIM maupun Password maka akan ada pesan (error message) terjadi kesalahan pengentrian dan mahasiswa harus melalukan pengentrian kembali sampai dengan valid dan jika sudah valid, mahasiswa
secara mandiri bisa mengentri KRS, mencetak Kartu Ujian, melihat dan mencetak KHS dan Transkrip
Nilai Akademik dimana tabel database dalam sistem ini secara realtionship sudah tersedia seperti
186. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
tabel : mahasiswa, KRS, mata kuliah, dosen, kartu ujian dan nilai baik sebagi tabel master maupun
query dan secara ringkas perancangan sistemnya dalam Diagram Rinci Sistem dapat digambarkan
sebagai berikut (Gambar 2) :
Data Mahasiswa (Kartu
Tanda Mahasiswa)
menggunakan : NIM dan
PASSWORD
Dosen
Mahasiswa
NIM dan Password tidak Sesuai
1.0
Memasukkan
NIM dan
Password ke
Form Login
Mahasiswa
NIM dan Password Sesuai
Data Dosen
Mata Kuliah
2.0
Menginput Kartu
Rencana Studi
(KRS)
Data Dosen
Data Mata Kuliah, Data Nilai
KRS
KRS, Kartu Ujian, Nilai
3.0
Membuat dan
mencetak KRS,
Kartu Ujian,
KHS, Transkrip
Nilai
KRS, Kartu Ujian, KHS,
Transkrip Nilai
Nilai
Gambar 2. Diagram Rinci Sistem
ERD(Entity Relationship Diagram) terbentuk hasil dari agregasi Diagram Rinci Sistem
dimana derajat cardinality relationshipnya disebutkan bahwa : banyak Mahasiswa mengisi KRS
beberapa Mata kuliah begitupun sebaliknya, kemudian banyak Mahasiswa mendapat kartu ujian mata
kuliah dari beberapa Dosen begitupun sebaliknya, selanjutnya banyak Mahasiswa mendapat nilai
beberapa Mata kuliah dari beberapa Dosen dan begitupun sebaliknya dan secara ringkas perancangan
sistemnya dalam ERD dapat digambarkan sebagai berikut (Gambar 3) :
M
Mahasiswa
M
Nilai
(KHS/Transk
rip Nilai)
M
Dosen
M
Mata Kuliah
M
M
KRS
M
Gambar 3. ERD (Entity Relationship Diagram)
M
Kartu Ujian
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 187
Untuk normalisasi (3-NF) digambarkan bahwa dalam derajat cardinality pada ERD diatas
digambarkan sama kuatnya atau M : M (Many to Many) maka membentuk entitas baru sehingga tabel
yang dibutuhkan dalam usulan perancangan sistem ini sampai tahap normalisasi (3-NF) menjadi 6
(enam) tabel yaitu : mahasiswa, dosen, mata kuliah, KRS (Kartu Rencana Studi) dan kartu ujian,
yang digambarkan sebagai berikut (Gambar 3-4) :
Sedangkan untuk topologi jaringan yang digunakan dalam mengimplementasikan aplikasi
sistem ini menggunakan topologi star dimana kendali terpusat dan semua link harus melewati pusat
yang menyalurkan data tersebut ke semua simpul atau komputer yang dipilihnya. Simpul pusat
disebut dengan stasiun primer atau server dan bagian lainnya disebut dengan stasiun skunder atau
client. Pada Topologi star, koneksi yang terganggu antara suatu node dan hub tidak mempengaruhi
jaringan. Jika hub terganggu ( rusak ) maka semua node yang di hubungkan ke hub tersebut tidak
dapat saling berkomunikasi. Node adalah Titik suatu koneksi atau sambungan dalam jaringan,
sedangkan hub berfungsi untuk menerima sinyal-sinyal dan meneruskan kesemua komputer yang
terhubung dengan hub. Begitu juga dengan printer yang digunakan bisa di-sharekan melalui hub
tersebut, sedangkan untuk program dan database system yang dirancang ini terpusat di Server Local,
yang digambarkan sebagai berikut (Gambar 4).
Nilai
KRS
Mahasiswa
Kartu Ujian
Mata Kuliah
Dosen
Gambar 4. Relasi Tabel untuk Normalisasi 3-NF
188. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
Client-Admin
Client-User
Hub
Client-User
Printer-Shared
Local-Server
Gambar 5. Topologi Jaringan Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) Versi 1.0
AMIK Wahana Mandiri
Implementasi Sistem
Dari hasil perancangan yang ada maka dibuatkan kedalam bentuk pengkodean
kedalam bahasa pemrograman Visual Foxpro 6.0 dan menggunakan database default (*.dbf)
yang ada sehingga tampilan dari hasil implementasinya sebagai berikut :
Gambar 6. Tampilan Cover Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) Versi 1.0
Gambar 7. Login Multi User : Password Admin(Pimpinan) & Client – User(Mahasiswa)
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 189
Gambar 8. Tampilan Data Mahasiswa
Gambar 9. Tampilan Data Dosen
190. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
Gambar 10. Tampilan Data Mata Kuliah
Gambar 11. Tampilan Entri/Perbaharui Data Nilai
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 191
Gambar 12. Tampilan Entri Data KRS(Kartu Rencana Studi)
Gambar 13. Tampilan Pencetakan Kartu Ujian Tengah/Akhir Semester
Gambar 14. Tampilan Laporan/Report : Kartu Hasil Studi (KHS)
192. CSRID Journal, Vol.2 No.3 Oktober 2010, Hal. 180 - 193
Gambar 15. Tampilan Laporan/Report : Transkirp Nilai (Daftar Prestasi Akademik)
SIMPULAN
1. Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) versi 1.0 memberikan kemudahan dalam proses pelayanan mahasiswa khususnya dalam pengisian KRS, pencetakan dan pengambilan
Kartu Ujian, KHS (Kartu Hasil Studi) maupun Transkrip Nilai (Daftar Prestasi Akademik).
2. Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) versi 1.0 membantu mengurangi antrian
yang ada di front office (petugas BAAK) pada saat pengisian KRS dan pada saat melihat KHS
atau Transkrip nilai (Daftar Prestasi Akademik) karena bisa dilakukan di komputer (client-user)
yang sudah disediakan.
3. Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) versi 1.0 meningkatkan efesiensi waktu
dan tenaga petugas BAAK serta mendukung pendayagunaan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).
SARAN
1. Untuk pembaharuan dalam database sistem ini diperlukan pengindeks-an yang secara rutin
dilakukan setiap melakukan pengentrian data master maupun transaksi.
2. Untuk menghindari data hilang atau kena virus perlu diadakan back-up data serta pemeliharaan
terhadap hardware dan software secara rutin.
3. Perlu diadakan training atau pelatihan untuk mengoperasikan sistem ini secara optimal.
4. Untuk waktu mendatang sistem ini bisa dikembangkan lagi sesuai kebutuhan lembaga.
DAFTAR RUJUKAN
Al Fatta, Hanif , Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, 2007, Hal : 44,45.
Al Fatta, Hanif , Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, 2007, Hal : 107.
Fathansyah, Basis Data, Informatika Bandung,2002.
Fitzgerald, Jerry, dkk, Fundamentals of System Analyst, dikutip dari Jogiyanto H.M, Analisis dan
Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Edisi Ketiga, Andi Yogyakarta, 2005.
Asep, Perancangan Sistem Informasi Akademik... 193
Gordon, Davis B., Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I : Pengantar, dikutip dari
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, 2003.
Hariyanto, Bambang, Pengarsipan dan Akses pada Sistem Berkas, Informatika Bandung, 2000.
Jogiyanto H. M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Edisi Ketiga,
Andi Yogyakarta, 2005, Hal:129.
Jogiyanto H. M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Edisi Ketiga,
Andi Yogyakarta, 2005, Hal:196.
Kadir Abdul, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta, 2002.
Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003.
Kadir Abdul, Pemrograman Visual Foxpro, Andi Yogyakarta, 2002.
Leitch, Robert A. dan K. Roscoe Davis, Accounting Information Systems, dikutip dari Jogiyanto
H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Edisi Ketiga, Andi
Yogyakarta, 2005.
Powell, Gavin, Beginning Database Design, Wiley Publishing Inc., Indianapolis, 2006.