bab ii landasan teori

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Menurut Fitzgrald (1981) dalam buku Puspitawati dan Anggadini (2011: 1),
sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
beerkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu tujuan tertentu.
Karakteristik sistem menurut Puspitawati dan Anggadini (2011: 2), adalah adanya
tujuan sistem, batas sistem, subsistem, hubungan sistem, lingkungan sistem, dan
input, proses dan output.
Menurut Mulyadi (2008: 2) sistem merupakan sekolompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan beberapa pendapat dari para ahli di atas mengenai sistem, maka
dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih
komponen atau subsistem saling berhubungan yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan yang sama.
5
2.2 Pengertian Prosedur
Neuschel (1971) dalam buku Puspitawati dan Anggadini (2011: 1) mendefinisikan
prosedur sebagai urut-urutan operasi klerikal yang biasanya melibatkan orang di
dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan
yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Menurut Mulyadi (2008: 5) prosedur yaitu suatu uraian kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi secara berulang-ulang. Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu
menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode mendaftar, memilih,
memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang
berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
Dari definisi-definisi yang dikemukakan kedua ahli tersebut di atas dapat diambil
kesimpulan bahwa prosedur merupakan suatu urut-urutan pekerjaan klerikal
terhadap transaksi perusahaan dan salah satunya adalah penjualan jasa service
kendaraan.
2.3 Pengertian Sistem Akuntansi
Suatu
sistem
akuntansi
diperlukan
untuk
memudahkan
pengelolaan
perusahaan. Pengertian sistem akuntansi bermacam-macam menurut para
ahli. Menurut Baridwan (1998: 4) Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir,
catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah
data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan
6
umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen
untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan
seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk
menilai hasil operasi.
Menurut Narko (2004:3), Sistem akuntansi adalah suatu jaringan yang terdiri dari
formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber daya
manusia dalam rangka menghasilkan informasi.
Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa
unsur akuntansi meliputi organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang saling
terkait untuk mencapai tujuan, yaitu menyediakan informasi keuangan
yang dibutuhkan oleh pengguna yang berwenang khususnya manajemen
dalam mengola perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan ekonomis.
2.4 Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008: 3), unsur pokok dari sistem akuntansi adalah formulir,
catatan (jurnal, buku besar), serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut
pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut:
a.
Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya
transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa
yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.
7
b.
Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
c.
Buku Besar
Buku besar ( general ledger ) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekeningrekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi
yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d.
Buku Pembantu.
Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya
lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ( subsidiary ledger ). Buku ini terdiri
dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum
dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e.
Laporan
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut
dengan laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan
perubahan laba yang ditahan dan lainnya.
Tujuan sistem akuntansi menurut Narko (2004:7) adalah sebagai berikut :
1.
Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem informasi
akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan
relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenaranna,
mudah dimengeri dan lengkap.
8
2.
Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal.
3.
Untuk menekan biaya klerikal demi menyelanggarakan catatan-catatan
2.5
Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat
diperoleh laba. Pada perusahaan dagang, penjualan merupakan aktivitas utama
perusahaan. Besarnya pendapatan perusahaan sangat ditentukan oleh besar
kecilnya penjualan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang
atau jasa, baik secara kredit maupun tunai.
2.5.1 Penjualan Jasa
Menurut Kotler (2009: 36) pengertian jasa adalah “A service is any activity or
benefit that one part can offer to another that is essentially intangible and does
not result in the ownership of anything. Its production may or not be tied to a
physical product” artinya jasa adalah setiap kegiatan atau kinerja yang ditawarkan
suatu pihak kepada pihak lain yang pada intinya tidak dan tidak menghasilkan
kepemilikan apapun. Produksinya bisa atau bisa juga tidak dikaitkan dengan
produk fisik.
Menurut Warren (2009:3) Penjualan jasa yang dilakukan oleh perusahaan
merupakan transaksi rutin yang dilakukan oleh perusahaan jasa untuk
mendapatkan penghasilan dan laba. Setiap transaksi penjualan jasa harus
dibuatkan invoice atau bukti bahwa suatu jasa telah dilakukan perusahaan kepada
pelanggannya.
9
Transaksi penjualan jasa biasanya dilakukan secara tunai ataupun kredit. Jika
dilakukan secara tunai maka kas diterima terlebih dahulu, lalu dari penjualan jasa
tersebut akan terbentuk piutang kepada pelanggan. Apabila piutang tersebut
dilunasi oleh pelanggan maka kas diterima oleh perusahaan jasa tersebut, uang kas
perusahaan bertambah.
Ayat jurnal yang dicatat saat penjualan jasa tunai:
Kas
XXX
Pendapatan Jasa
XXX
Biasanya jika penjualan kepada pelangganya dilakukan secara kredit, perusahaan
jasa terkadang suka memberikan diskon jika dibayar oleh pelanggannya pada
jangka waktu diskon yang telah ditentukan oleh penjual jasa.
Ayat jurnal pada saat penjualan jasa secara kredit:
Piutang usaha
XXX
Pendapatan Jasa
XXX
Ayat jurnal pada saat terima uang dari pelanggan yang melinasi utangnya:
Kas
XXX
Piutang Usaha
XXX
Pada bagian gudang mencatat jurnal pengeluaran bahan dan part seperti berikut
HPP
XXX
Persediaan
XXX
10
2.6 Pengertian Garansi
Menurut Sudrajat (1986: 6) garansi adalah suatu jaminan dari pihak penjual
kepada pembeli untuk memperbaiki atau melengkapi kekurangan-kekurangan
akan kuantitas, kualitas dari produk yang dijual di dalam melaksanakan fungsinya.
Hal ini diberikan perusahaan untuk mempromosikan penjualan barang-barang
hasil produksinya, biasanya diberikan dalam bentuk:
1.
Perawatan gratis
2.
Penggantian komponen-komponen atau bagian tertentu dari unit barang yang
rusak
3.
Pengembalian uang atau harga yang dibayar oleh pembeli dan bahkan dalam
jumlah sekian kali lipat dari harga yang dibayar oleh pembeli, dalam batas
waktu tertentu sejak tanggal terjadinya transaksi.
2.6.1 Metode pembebanan biaya Garansi
Garansi memerlukan biaya masa depan yang seringkali merupakan biaya
tambahan yang signifikan, yang terkadang disebut biaya sesudah atau biaya purna
jual. Berikut ini beberapa metode untuk mencatat biaya garansi menurut para ahli
Menurut Kieso (2008: 193) menyebutkan ada 2 metode akuntansi
yang
digunakan untuk mengakui biaya garansi, yaitu:
1.
Dasar tunai
Yaitu biaya garansi diakui sebagai biaya saat terjadinya, dan tidak ada
pengakuan terhadap utang dimasa mendatang. Metode ini tidak mengakui
adanya utang pada periode penjualan karena:
11
a. Kemungkinannya sangat kecil utang akan terjadi
b. Jumlah kemungkinan utang sukar diestimasi secara layak
2.
Dasar Akrual
Yaitu biaya jaminan diakui saat penjualan terjadi. Pada metode ini terdapat
dua cara yang dapat digunakan:
a. Diperlakukan sebagai biaya garansi
Perlakuan untuk cara yang pertama yaitu taksiran biaya garansi masa
mendatang diakui saat penjualan.
b. Diperlakukan sebagai penjualan garansi
Diakui sebesar presentase tertentu dari penjualan awal sampai dengan saat
biaya akrual terjadi
Jurnal untuk mencatat biaya garansi dengan metode akrual (sebagai biaya garansi)
menurut Kieso (2008: 195)
Saat Penjualan selama tahun 2004
Kas/ Piutang
XXX
Penjualan
XXX
Saat pembebanan garansi tahun 2004
Beban Garansi
Estimasi Utang Garansi
XXX
XXX
12
Pengakuan biaya garansi yang dikeluarkan pada tahun 2005 (atas penjualan
produk tahun 2004)
Estimasi Utang Garansi
XXX
Persediaan
XXX
Utang Gaji/Upah
XXX
2.7 Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2008: 210) penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan
dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli
dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli
tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit
yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap
dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
2.7.1 Fungsi yang Terkait
Berdasarkan pendapat Hall (2001: 13 ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang
terkait dengan penjualan kredit meliputi :
1.
Bagian penjualan
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang
mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan
menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti
keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga
per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos
angkut.)
13
2.
Departemen Kredit
Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada
pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order
penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan
pengiriman.
3.
Bagian gudang
Gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah
pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar
serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu
mencatat penyesuaian data persediaan.
4.
Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan
surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian
penjualan, dan surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas
pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill
Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas
sebagai berikut :
a.
Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
b.
Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan
ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
c.
Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan
dokumen tagihan bongkar muat barang.
14
5.
Bagian Penagihan
Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap
berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah
pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta
mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.
6.
Bagian Akuntansi
Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku
besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar
meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan
serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.7.
Sistem Pengendalian Intern
Menurut Romney dan Steinbart (2004:229), menjelaskan pengendalian intern
adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga
asset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan
memperbaiki efisiensi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakam yang telah
ditetapkan.
Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi diatas adalah:
a.
Menjaga kekayaan/asset organisasi
b.
Memberikan informasi akurat dan keandalan data akuntansi
c.
Mendorong efisiensi operasional
d.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
15
2.7.1 Unsur Pengendalian Intern
Agoes (2004: 100) menjelaskan lima komponen pengendalian intern yang
kaitannya dengan audit atas laporan keuangan yaitu, Lingkungan pengendalian,
Penaksiran risiko, Aktivitas pengendalian, Pemantauan atau monitoring, Informasi
dan komunikasi
Berikut ini unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2008: 221):
A. Organisasi
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas,
diantaranya:
a.
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
c.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
d.
Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, wewenang dan
pencatatan prosedur meliputi:
a.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir serta order pengiriman.
b.
Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy.
16
c.
Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman
dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada
copy surat order pengiriman.
d.
Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan
potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan
surat keputusan mengenai hal tersebut.
e.
Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan
tanda tangan pada faktur penjualan.
f.
Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan
cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,
bukti kas masuk dan memo kredit) .
g.
Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
C. Praktik yang Sehat
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
meliputi:
a.
Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b.
Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
dan
pemakaiannya