beban kerja petugas filing terhadap rata

BEBAN KERJA PETUGAS FILING TERHADAP RATA-RATA WAKTU
PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN
Warsi Maryati
APIKES Citra Medika Surakarta
[email protected]
Abstract
The number of officers in RSUI Yakssi Filing Gemolong Sragen as many as 5 people. Based on the preliminary
survey, the average time of provision of outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen
is 13.5 minutes in which time is not in accordance with minimum service standards set by the Minister of
Health No: 129 / Menkes / SK / II / 2008. The purpose of this study was to determine the effect of workload
attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
This type of research is analytic research by testing the effect of workload attendant to the average filing
time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Data collection methods
used were observation and interviews, while the instruments used are guidelines for observation, interview
and observation time of provision of the document sheet. The data obtained will be analyzed bivariate with
Simple Linear Regression. The analysis showed that the workload of officers filing very strong influence on
the average time providing outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Based
on the analysis, the authors provide suggestions for RSUI Yakssi Gemolong Sragen in order to analyze the
workload and labor requirements in the filing, made the job description for each piece and give motivation
to the filing officer to speed up the provision of medical record documents.
Keywords: Workload, Filing Officer, Document Delivery Time
Abstrak
Jumlah petugas Filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sebanyak 5 orang. Berdasarkan survei pendahuluan,
rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah
13,5 menit di mana waktu tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal yang ditetapkan oleh
KepMenKes RI No: 129/Menkes/SK/II/2008. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban
kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan menguji pengaruh beban kerja petugas
filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Metode
pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara, sedangkan instrumen yang digunakan
adalah pedoman observasi, pedoman wawancara dan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen. Data
yang diperoleh akan dianalisis bivariat dengan Regresi Linier Sederhana. Hasil analisis menunjukkan bahwa
beban kerja petugas filing berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Berdasarkan hasil analisis tersebut, penulis memberikan
saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen agar melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja
di filing, membuat job description untuk masing-masing bagian dan memberikan motivasi kepada petugas
filing untuk meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis.
Kata kunci:Beban Kerja, Petugas Filing, Waktu Penyediaan Dokumen
89
89
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
PENDAHULUAN
Rumah Sakit merupakan suatu sarana pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan
kepada masyarakat, baik rawat jalan, rawat inap,
maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang
diberikan kepada masyarakat, mulai dari pendaftaran
sampai dengan pengolahan data hasil pelayanan
kesehatan dapat menghasilkan berbagai macam
informasi. Informasi tersebut dapat digunakan
rumah sakit dalam memulai mutu pelayanan dan
pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan rumah sakit tersebut (Depkes RI, 2006).
Pelayanan kesehatan di rumah sakit bertujuan
untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
Pelayanan kesehatan di rumah sakit terdiri dari
beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan
tersebut adalah pelayanan rekam medis (Rustiyanto,
2010).
Rekam medis menurut Permenkes No 269/MENKES/
PER/III/2008 adalah berkas yang berisi catatan atau
dokumen tentang pasien pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien selama masa perawatan. Rekam medis terdiri
dari beberapa unit pelayanan. Salah satu bagian dari
unit pelayanan rekam medis di rumah sakit adalah
Filing, di mana bagian ini bertugas untuk mengambil
dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke unit
pelayanan kesehatan baik rawat jalan, rawat inap
maupun rawat darurat.
Filing memiliki peran yang cukup penting terutama
untuk menjamin kepuasan pasien. Salah satu faktor
yang dijadikan sebagai acuan dalam menjamin
kepuasan pasien adalah waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan. Menurut Direktorat
Jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI tahun
2006, Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah
Sakit penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan adalah kurang dari 10 menit. RSUI Yakssi
Gemolong Sragen adalah Rumah Sakit Sawsta
yang berklasifikasi tipe D. RSUI Yakssi Gemolong
Sragen merupakan salah satu rumah sakit yang
menyelenggarakan pelayanan rekam medis salah
satunya pelayanan penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan.
Pada proses penyediaan dokumen rekam medis
rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen,
petugas membuat tracer setelah pendaftaran pasien
dilakukan, kemudian mencari dokumen rekam medis
90
di rak filing sesuai dengan identitas pasien yang ada
dalam tracer. Setelah petugas menemukan dokumen
rekam medis yang dimaksud, kemudian petugas
mensortir dokumen rekam medis berdasarkan
poliklinik tujuan. Setelah dokumen rekam medis
disortir, petugas mendistribusikannya ke poliklinik
yang dituju. Proses distribusi masih dilakukan
dengan cara manual. Adapun jumlah petugas filing
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen saat ini adalah 5
orang.
Berdasarkan hasil survei pendahuluan, dari 10
dokumen rekam medis yang disurvei, rata-rata waktu
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
RSUI Yakssi Gemolong Sragen yang dihitung mulai
membuat tracer, dokumen rekam medis diambil dari
rak filing, dokumen dicatat dalam buku ekspedisi
sampai dokumen rekam medis didistribusikan ke
poliklinik adalah 13,5 menit. Waktu penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan tersebut belum
sesuai dengan standar pelayanan minimal rumah
sakit karena masih >10 menit.
Menurut Hariyono (2009), jumlah beban kerja yang
tinggi dapat meningkatkan kelelahan petugas. Hal ini
juga sesuai dengan hasil penelitian Ruth, Distyan N.
M. dan Pujihastuti, Antik (2010), yang menyatakan
bahwa beban kerja petugas filing yang sangat tinggi
dapat menurunkan produktivitas kerja. Berdasarkan
latar belakang masalah di atas, penulis akan meneliti
apakah ada pengaruh beban kerja petugas filing
terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
pengaruh beban kerja petugas filing terhadap ratarata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Tujuan
tersebut dapat diuraikan menjadi tujuan khusus yaitu
; (1) Mengetahui beban kerja petugas filing di RSUI
Yakssi Gemolong Sragen, (2) Mengetahui rata-rata
waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, (3) Mengetahui
pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata
waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Hipotesis dalam penelitian ini yaitu ada pengaruh
beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian
analitik dengan pendekatan cross sectional.
Jumlah sampel dengan menggunakan rumus
Slovin. Berdasarkan perhitungan sampel dengan
rumus Slovin terhadap jumlah rata-rata dokumen
rekam medis rawat jalan yang didistribusikan
setiap bulan pada tahun sebelumnya, maka jumlah
sampel yang dibutuhkan dalam penelitian ini
yaitu 235 dokumen rekam medis dengan tingkat
kepercayaan atau ketepatan yang diinginkan
sebesar 5%. Teknik sampling yang digunakan
adalah accidental sampling dimana sampel
diambil berdasarkan subjek yang ditemui pada
saat penelitian sampai jumlah sampel terpenuhi.
Instrumen yang digunakan untuk menggunakan
lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen,
pedoman wawancara dan pedoman observasi.
Tahapan pengolahan data yang dilakukan dalam
suatu penelitian yaitu editing, coding, tabulating
dan entry. Data akan diolah dengan program
komputer Statistical Productand Service Solution
(SPSS) 17.0 for windows (Santoso, 2005). Analisis
Bivariat yaitu variabel bebas dan variabel terikat
Uji statistik yang digunakan adalah Regresi Linier
Sederhana. Uji statistik ini digunakan untuk
mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing
terhadap rata-rata waktu penyedian dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Taraf signifikansi yang digunakan adalah
95% dengan nilai kemaknaan á = 0,05 (5%).
HASIL
Beban Kerja Petugas Filing
Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
merangkap sebagai petugas pendaftaran. Uraian
tugas petugas pendaftaran di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan semua formulir yang dibutuhkan
bagi pelayanan pasien.
2. Menerima pendaftaran pasien, mengisi data
sosial secara lengkap pada dokumen Rekam
Medis, buku register pasien.
3. Memberikan kartu identitas berobat yang sudah
diisi nomor Rekam Medis serta data sosial
pasien.
4. Menulis KIUP dan menyimpannya di rak KIUP
secara alfabetik.
5. Menerima kartu identitas berobat pada pasien,
mencatat pada buku register, mencarikan
dokumen medis yang dibutuhkan dan
mengantarnya pada poliklinik yang dituju.
6. Menyimpan kembali dokumen yang kembali dari
poliklinik pada rak penyimpanan sesuai dengan
sistem penyimpanan yang telah ditetapkan.
7. Menyediakan data yang dibutuhkan bagi
pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu.
8. Memeriksa secara rutin agar semua dokumen
Rekam Medik terisi secara lengkap dan benar.
Untuk pasien rawat inap diisi data sosial pasien
rawat inap secara lengkap pada berkas pasien
masuk, mencatat dalam buku register rawat inap.
9. Mendata ruangan yang tersedia sehingga
mendapat keterangan mengenai ruangan yang
diminta.
10. Melengkapi semua berkas yang dibutuhkan oleh
pasien yang merawat sebelum pasien dibawa
keruangan yang dipilih
11. Menyiapkan data pasien rawat inap untuk
pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu
12. Menyediakan bahan atau formulir rekam medis
baik untuk pasien rawat jalan maupun inap dan
alat kelengkapan urusan rekam medis, merakit
formulir rawat inap baik untuk pasien umum,
obgyn, perinatologi, dan operasi.
13. Membuat balasan rujukan kepada perujuk asal.
14. Melakukan tugas lain dengan seijin atau dengan
penugasan oleh Koordinator Rekam Medis
misalnya : rapat, pertemuan dengan instalasi lain.
Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong memiliki
beban kerja yang tinggi karena harus merangkap
beberapa tugas lain. Pada penelitian ini, beban kerja
petugas filing dinilai dengan pengamatan untuk
menghitung jumlah dokumen rekam medis rawat
jalan yang didistribusikan selama waktu pengamatan
berlangsung. Distribusi frekuensi beban kerja
petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
disajikan pada gambar 1 berikut ini :
Gambar 1 Grafik Beban Kerja Petugas Filing di RSUI
GambarYakssi
1 Grafik
Beban Kerja
Gemolong
SragenPetugas Filing
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
91
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dihitung sejak p
mendaftar sampai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Ke
dilakukan petugas filing untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah mem
mengambil dokumen rekam medis sesuai dari rak filing dengan nomor rekam medis yang terdapat d
meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam medis yang diambil, menulis data peminjaman dokumen rek
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Petugas
Rata-rata Waktu Tunggu
Beban Kerja
Filing
PenyediaanDokumen
Dokumen
Rawat Jalan
Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu Tunggu Penyediaan
C
48 Dokumen
13,6 Menit
Waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan Rata-rataDWaktu Tunggu
Petugas
47 Dokumen
12,9 Menit
Beban Kerja
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
Filing dihitung sejak Penyediaan
Dokumen
E
45 Dokumen
12,1 Menit
A dokumen
43 Dokumen
11,2 Menit
pasien selesai mendaftar sampai
rekam
B
52
Dokumen
14,5Tabel
Menit2. di atas, dapat diketahui bahwa dari 5
medis terdistribusikan ke poliklinik
yang
dituju
Pada
C
48
Dokumen
13,6
Menit
oleh pasien. Kegiatan yang dilakukan petugas filing
petugas
filing memiliki beban kerja yang berbedaD
47 Dokumen
12,9 Menit
untuk dapat
menyediakan
dokumen
rekam
medis
beda,
Gambar 1 Grafik Beban Kerja
Filing
E Petugas
45 Dokumen
12,1sehingga
Menit rata-rata waktu penyediaan dokumen
rawat jalandiadalah
membuat
tracer,
mengambil
RSUI Yakssi
Gemolong
Sragen
rekam medis rawat jalan juga bervariasi juga. Hal
dokumen rekam medis sesuaiPada
dariTabel
rak filing
2. di dengan
atas, dapat diketahui
5 petugas
filing melalui
memilikigambar
beban kerja
tersebutbahwa
dapatdari
dilihat
lebih jelas
3. yang berbeda-be
ediaan Dokumen Rekam
rata-rata waktu
rekam
rawat jalan juga bervariasi juga. Hal tersebut dapat dilih
nomor Medis
rekamRawat
medisJalan
yang terdapat
dalampenyediaan
tracer, dokumen
di bawah
inimedis
:
diaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI melalui
Yakssi Gemolong
Sragen
gambar
3. medis
di
bawahdihitung
ini : sejak pasien selesai
meletakkan tracer ke tempat dokumen
rekam
mpai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Kegiatan yang
menulis
data peminjaman
tugas filing untukyang
dapatdiambil,
menyediakan
dokumen
rekam medisdokumen
rawat jalan adalah membuat tracer,
rekam
medis
di rak
bukufiling
ekspedisi
mendistribusikan
okumen rekam medis
sesuai
dari
dengandan
nomor
rekam medis yang terdapat dalam tracer,
racer ke tempat dokumen
rekam
medismedis
yang diambil,
menulis yang
data peminjaman
dokumen rekam medis di
dokumen
rekam
ke poliklinik
dituju
si dan mendistribusikan
oleh dokumen
pasien. rekam medis ke poliklinik yang dituju oleh pasien.
matan tentang waktuHasil
penyediaan
dokumententang
rekam medis
rawat
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
pengamatan
waktu
penyediaan
pada gambar 2 berikut ini :
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi
Gemolong Sragen dapat dilihat pada gambar 2
berikut ini :
Gambar 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Ja
Gambarbeban
3. Grafik
Beban Kerja
dan Waktu
Tunggu
Berdasarkan hasil uji statistik pengaruh
kerja petugas
filing terhadap
rata-rata
waktu tunggu penyedia
Penyediaan
DokumenSragen
Rekam
Medismenggunakan
Rawat Jalanmetode Regresi Linier
rekam medis rawat jalan di RSUI
Yakssi Gemolong
dengan
didapatkan hasil bahwa nilai signifikansi adalah 0,003, sehingga p <  (0,05). Oleh karena itu, Ho dit
diterima yang artinya ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dok
Berdasarkan
hasil uji
statistik
bebanartinya jika beban k
medis rawat jalan di RSUI Yakssi
Gemolong Sragen.
Model
regresi pengaruh
ini bersifat positif
filing semakin tinggi maka rata-rata
penyediaan
medis waktu
juga akan semakin tinggi
kerja waktu
petugas
filing dokumen
terhadaprekam
rata-rata
hasil uji statistik juga didapatkan
nilaipenyediaan
koefisien korelasi
R = rekam
0,983 sehingga
beban kerja petugas fili
tunggu
dokumen
medis rawat
pengaruh yang sangat kuat karena berada pada interval koefisien 0,800 – 1,000. Koefisien determinasi se
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dengan
yang artinya beban kerja memiliki kontribusi untuk mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen r
menggunakan
metode
sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi
oleh faktor
lain. Regresi Linier Sederhana,
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medisdidapatkan
Rawat Jalanhasil bahwa nilai signifikansi adalah
Gambar 2. Grafik Rata-Rata
Waktu Tunggu
PEMBAHASAN
0,003, sehingga p < a (0,05). Oleh karena itu, Ho
ditolak dan Ha diterima yang artinya ada pengaruh
Beban Kerja Petugas Filing
kerja petugas
petugas filing dan waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di beban
RSUI Yakssi
Gemolongfiling terhadap rata-rata waktu
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdas
kan pada tabel 2 berikut
ini
:
penyediaan
dokumen
rekam yang
medis
rawat
jalan di oleh suatu unit org
Pengaruh Beban Kerja Petugas
terhadap
Kerja, Filing
beban kerja
adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan
harus
diselesaikan
pemegang
jabatan
dalam jangkaRSUI
waktuYakssi
tertentu.
SedangkanSragen.
menurutModel
Permendagri
No.
Gemolong
regresi
ini12 tahun 2008 tenta
Waktu Tunggu Penyediaan
Dokumen
Rekam
Analisis Beban Kerja di Lingkungan
Dalam
Pemerintah
Daerah, beban kerja ad
bersifatDepartemen
positif artinya
jikaNegeri
bebandan
kerja
petugas filing
Medis Rawat Jalan
pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volum
semakin tinggi maka rata-rata waktu penyediaan
normal
Beban kerja petugas filing
dan waktu.
waktu tunggu
dokumen rekam medis juga akan semakin tinggi.
penyediaan dokumen rekamBeradasarkan
medis rawathasil
jalan
di
pengamatanBerdasrkan
beban kerjahasil
petugas
di RSUI
Yakssi Gemolong
uji filing
statistik
juga didapatkan
nilai Sragen sangat tin
RSUI Yakssi Gemolong Sragen
disajikankarena
pada petugas
tabel filing memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan tanggung jawab di b
disebabkan
koefisien korelasi R = 0,983 sehingga beban kerja
2 berikut ini :
petugas harus melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani pendaftaran pasien baik rawat
petugas filing memiliki pengaruh yang sangat
inap maupun gawat darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai instruksi d
karena
berada
interval
koefisien
0,800
– adalah kegiatan
Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing
dan Waktu
Tunggu
koordinator
rekam
medis. Hal kuat
tersebut
belum
sesuaipada
menurut
Rustiyanto
(2011),
filing
penataan atau penyimpanan (storage)
berkas rekari
medis untuksebesar
mempermudah
pengambilan kembali at
1,000. Koefisien
determinasi
0,967, yang
Penyediaan Dokumen
Tugas, peran dan fungsi pokok artinya
filing di unit
rekam
medismemiliki
antara lain:kontribusi untuk
beban
kerja
1. Bagian
filingTunggu
berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.
Petugas
Rata-rata
Waktu
mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen
Beban Kerja
Filing
Penyediaan Dokumen
rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi
A
43 Dokumen
11,2 Menit
oleh faktor lain.
eban Kerja Petugas
Filing terhadap
Waktu
Tunggu
Dokumen Rekam Medis Rawat
Penyediaan
Dokumen
Rekam
MedisPenyediaan
Rawat Jalan
B
92
52 Dokumen
14,5 Menit
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
PEMBAHASAN
Beban Kerja Petugas Filing
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.
PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja, beban kerja adalah
sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang
jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan
menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang
Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah,
beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus
dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan
merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal
waktu.
Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas
filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat
tinggi. Hal ini disebabkan karena petugas filing
memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan
tanggung jawab di bagian filing, petugas harus
melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya
melayani pendaftaran pasien baik rawat jalan,
rawat inap maupun gawat darurat. Petugas juga
harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai
instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal
tersebut belum sesuai menurut Rustiyanto (2011),
filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau
penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuk
mempermudah pengambilan kembali atau retrieval.
Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam
medis antara lain:
1.Bagian filing berfungsi sebagai penjaga
keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam
medis.
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah
lengkap dengan metode penyimpanan angka
akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya.
3. Mencarikan atau menyediakan dokumen
rekam medis untuk keperluan pelayanan atau
keperluan lainnya dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
a.Mencari tracer yang sudah terisi
b. Mencari nomor rekam medis
c.Menyelipkan tracer pada dokumen rekam
medis yang sudah di temukan
d. Mengambil dokumen rekam medis yang
sudah ditemukan
e. Mencatat penggunaan dokumen rekam
medis dalam buku peminjaman
f.
Menandatangani dan meminta tanda tangan
penerima dokumen rekam medis
4. Melakukan retensi dokumen rekam medis
menjadi dokumen aktif dan non aktif
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam
medis
6. Menyimpan dokumen rekam medis yang
diabadikan
7. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam
medis
8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnaban
fonnulir rekam medis
9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya
kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis
yang salah letak dengan melihat kode warna
11. Melakukan retensi dokumen rekam medis,
dengan mencatat nomor rekam medis yang
sudah waktunya diretensi dan mengambil
dokumen rekam medis yang akan disimpan di
rak in aktif.
12. Bersama tim pemusnah melaksanakan
pemusnahan
13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen
rekam rnedis per bulan dan per tri bulan
14. Menghitung tingkat ketidaklengkapan dokumen
rekam rnedis
15. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam
medis
Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam
Medis
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen lebih dari 10
menit, sehingga belum memenuhi Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit. Berdasarkan Keputusan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
129/Menkes/SK/II/2008 dijelaskan tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang terdiri dari
berbagai macam jenis pelayanan. Standar Pelayanan
Minimal Ruinah Sakit pada Pelayanan Rekam Medis
dapat dilihat pada tabel 3. berikut ini:
Tabel 3. Standar Pelayanan Minimal pada Pelayanan
Rekam Medis
JENIS
PELAYANAN
Rekam Medis
INDIKATOR
STANDAR
Kelengkapan pengisian 100 %
rekam medik 24 jam setelah
selesai pelayanan
93
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
JENIS
PELAYANAN
INDIKATOR
STANDAR
Kelengkapan Informed 100 %
Concent setelah mendapatkan informasi yang jelas.
Waktu penyediaan dokomen < 10 menit
rekam medik rawat jalan
Waktu penyediaan dokumen < 15 menit
rekam medik rawat inap
Sumber : Kemenkes Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap
Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam
Medis Rawat Jalan
Beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen sangat tinggi karena harus merangkap sebagai
petugas pendaftaran dan bebarapa tugas tambahan
lainnya. Hasil analisis di atas menunjukkan bahwa
beban kerja berpengaruh sangat kuat terhadap ratarata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam
medis, sehingga apabila beban kerja petugas
filing tinggi dapat menyebabkan rata-rata waktu
penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi
juga. Menurut Suma’mur (2009), beban kerja dapat
mengakibatkan kelelahan kerja sehingga beban kerja
yang tinggi dapat menyebabkan produktivitas kerja
menurun. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis
beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Berdasarkan
Kemenkes No 377/Menkes/SK/III/2007 tentang
Standar Profesi Perekam Medik dan Informasi
Kesehatan, Perekam Medis harus mampu mengelola
unit kerja yang berhubungan dengan perencanan,
pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit
kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam
medis (RM) di instalansi pelayanan kesehatan.
Selain itu, upaya untuk meningkatkan kecepatan
pelayanan dalam menyediakan dokumen rekam
medis merupakan salah satu aspek dalam menjaga
mutu pelayanan kesehatan. Menurut Donabedian
dalam kutipan Azwar (2010:51), program menjaga
mutu adalah suatu kegiatan mengkaji secara periodik
barbagai kondisi yang mempengaruhi pelayanan,
melakukan pemantauan terhadap pelayanan, serta
menelusuri keluaran yang dihasilkan sehingga
berbagai kekurangan dan penyebab kekurangan dapat
diketahui serta upaya perbaikan dapat dilakukan,
untuk lebih menyempurnakan taraf kesehatan dan
kesejahteraan.
94
SIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di
atas dapat diambil kesimpulan bahwa beban kerja
petugas filing memiliki pengaruh yang sangat kuat
terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Beban kerja petugas filing berpengaruh
positif yang artinya semakin tinggi beban kerja
petugas filing maka waktu penyediaan dokumen
rekam medis semakin tinggi juga. Hal ini disebabkan
karena petugas yang memiliki beban kerja yang
tinggi akan mengalami kelelahan kerja sehingga
produktivitasnya menurun. Pengaruh beban kerja
petugas filing terhadap waktu tunggu penyediaan
dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya
dipengaruhi oleh faktor lain.
Penulis memberikan beberapa saran untuk RSUI
Yakssi Gemolong Sragen, antara lain; (1). Melakukan
analisis beban kerja untuk mengetahui jumlah
kebutuhan petugas khususnya di filing, (2). Membuat
job description untuk masing-masing petugas agar
mengurangi beban kerja tambahan akibat merangkap
dengan tugas lain, (3). Memberikan motivasi
kepada petugas filing agar meningkatkan kecepatan
penyediaan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan.
Jakarta : Binarupa Aksara.
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta :
Depkes RI.
Hariyono, Widodo. 2009. Hubungan antara Beban
Kerja, Stres Kerja dan Tingkat Konflik dengan
Kelelahan Kerja Perawat di Rumah Sakit
Islam Yogyakarta PDHI Kota Yogyakarta.
Jurnal KESMAS Vol. 3, No. 3, September
2009, Hal : 162-232. Yogyakarta : Universitas
Ahmad Dahlan Yogyakarta.
Konsil Kedokteran Indonesia. 2007. Manual Rekam
Medis. Online : http://inamc.or.id/download/
Manual%20Rekam%20Medis.pdf. Diakses
tanggal 19 Februari 2013 pukul 08.30 WIB
Mendagri. 2008. Permendagri No. 12 tahun 2008
tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di
Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah.
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
Menkes. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No.
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis. Jakarta.
___________. 2011. Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta : Graha Ilmu.
Menkes. 2007. Kemenkes No. 377/Menkes/SK/
III/2007 tentang Standar Profesi Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan.
Ruth, Distyan N.M., Pujihastuti, Antik. 2010.
Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan
menggunakan rumus Work Load Indicator
Staff Need atau WISN Bagian Filing RSUD
dr. Moewardi Periode Tahun 2016. Jurnal
Kesehatan, ISSN 1979-9551, Vol. IV, No.1,
Maret 2010, Hal. 58-64. Surakarta : APIKES
Mitra Husada Karanganyar.
Menkes. 2008. Keputusan Menteri Kesehatan RI
No : 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Menpan. 2004. Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.
PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan
Pegawai Berasarkan Beban Kerja.
RSUI Yakssi Gemolong Sragen. 2013. RL1.1 Data
Dasar RSUI Yakssi Gemolong Sragen Tahun
2013.
Santoso, G. 2005. Metodologi Penelitian Kuantitatif
& Kualitatif. Jakarta : Prestasi Pustaka
Publiser.
Suma’mur. 2009. Higiene Perusahaan dan Kesehatan
Kerja (Hiperkes). Jakarta : Sagung Seto.
Rustiyanto, Ery. 2010. Statistik Rumah Sakit untuk
Pengambilan Keputusan. Yogyakarta : Graha
Ilmu.
95