STUDI SISTEM MANAJEMEN PEMELIHARAAN RUMAH SAKIT

STUDI SISTEM MANAJEMEN PEMELIHARAAN RUMAH SAKIT
PADA RUMAH SAKIT IMMANUEL BANDUNG
Anton Soekiman1 dan Greta Setiawan2
1
Fakultas Teknik Jurusan Teknik Sipil, Universitas Katolik Parahyangan, Jl. Ciumbuleuit 94 Bandung
Email: [email protected]
2
Alumni Fakultas Teknik Jurusan Teknik Sipil, Universitas Katolik Parahyangan, Jl. Ciumbuleuit 94
Bandung
ABSTRAK
Setiap rumah sakit memiliki fungsi utama yang sama, yaitu untuk memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat. Akan tetapi visi dan misi setiap rumah sakit dapat saja berlainan
satu sama lain. Visi dan misi tersebut kemudian akan menjadi tolak ukur dalam melaksanakan
kegiatan pemeliharaan. Dari visi dan misi akan diketahui seberapa rumit sistem pemeliharaan yang
akan dilaksanakan. Jika sistem pemeliharaannya cukup rumit, maka akan dibutuhkan suatu
organisasi yang khusus menangani pemeliharaan agar hasil dari kegiatan pemeliharaannya baik.
Organisasi ini kemudian akan digerakkan oleh suatu sistem manajemen untuk mencapai tujuannya
yang tentunya harus sejalan dengan visi dan misi dari rumah sakit tersebut.
Salah satu visi dari Rumah Sakit Immanuel Bandung adalah memberikan pelayanan kesehatan
yang bermutu kepada masyarakat. Visi inilah yang akan dijadikan dasar dalam penelitian ini untuk
mengevaluasi manajemen pemeliharaan yang dilaksanakan.
Dengan menggunakan data-data historis, wawancara dengan para pekerja, serta pengamatan di
lapangan, dilakukan analisis untuk mengetahui tingkat keefektifan serta keefisienan kegiatan
pemeliharaan di Rumah Sakit Immanuel. Hasil analisis menunjukan bahwa sistem manajemen
pemeliharaan yang saat ini dijalankan oleh pihak Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit
(IPSRS) Immanuel sebenarnya sudah cukup lengkap, namun karena dalam pelaksanaannya tidak
dilakukan dengan tertib maka hasil yang diperoleh tetap tidak dapat maksimal. Hal ini terjadi,
karena proses evaluasi yang merupakan salah satu tahap penting dalam sistem manajemen tidak
dapat dilaksanakan. Padahal jika proses evaluasi ini dapat dijalankan, maka akan didapatkan nilai
keefektifan dan keefisienan pekerjaan saat ini, yang kemudian akan dijadikan pedoman untuk
perencanaan pelaksanaan kegiatan selanjutnya menuju ke arah yang lebih baik.
Kata kunci:
1.
manajemen pemeliharaan, sistem pemeliharaan rumah sakit, efektifitas dan
efisiensi pemeliharaan
PENDAHULUAN
Pemeliharaan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk menjaga atau memastikan bahwa keadaan
bangunan beserta sarana dan prasarananya dalam kondisi baik, yang dapat beroperasi dengan sewajarnya,
dan dapat diterima oleh standar-standar yang ada. Kegiatan pemeliharaan penting untuk diterapkan pada
bangunan, terutama untuk bangunan yang memiliki fungsi penting, seperti rumah sakit. Sebuah rumah sakit
yang baik, harus selalu siap melayani masyarakat. Akan tetapi kualitas pelayanan setiap rumah sakit tentu
akan berbeda-beda, tergantung dari visi dan misi yang dimiliki oleh rumah sakit tersebut. Dalam hal inilah
manajemen pemeliharaan menjadi hal yang sangat penting, karena manajemenlah yang akan menggerakkan
seluruh sumber daya yang ada, agar rumah sakit tersebut dapat mencapai visi dan misinya. Permasalahan
utama yang timbul adalah bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pemeliharaan yang sebaiknya
dilakukan oleh pihak rumah sakit, agar pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dapat dilaksanakan dengan baik,
dengan biaya yang efisien.
Tujuan penelitian ini adalah mengevaluasi apakah sistem manajemen pemeliharaan yang saat ini diterapkan
di rumah sakit Immanuel Bandung sudah baik (dalam arti efektif dan efisien) atau belum, dengan cara:
a. Menganalisis sistem manajemen pemeliharaan yang saat ini sedang dilaksanakan, mulai dari kaitannya
dengan visi dan misi, struktur organisasi, sampai dengan mengidentifikasi pekerjaan pemeliharaan
yang tengah dilaksanakan.
b. Membuat susunan rangkaian pekerjaan yang sebaiknya dilakukan oleh pihak rumah sakit Immanuel,
agar pekerjaan pemeliharaan dapat efektif dan efisien.
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-55
Manajemen Konstruksi
Mengingat luasnya cakupan objek penelitian, maka lingkup pembahasan penelitian ini difokuskan pada
sistem manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana untuk rumah sakit Immanuel di luar peralatan
elektromedis. Sementara itu, pembahasan dan penelaahan dilakukan pada tataran deskriptif kualitatif untuk
menilai apakah pekerjaan pemeliharaan telah dilakukan dengan efektif dan efisien.
2.
KAJIAN PUSTAKA
Ada berbagai macam definisi pemeliharaan yang telah dibuat oleh para ahli. Salah satunya adalah definisi
pemeliharaan menurut Duffuaa et al. (1999), yaitu kombinasi dari kegiatan-kegiatan di mana peralatan
dan/atau sebuah sistem dirawat atau diperbaiki agar tetap berfungsi sesuai dengan rencana. Sedangkan
untuk klasifikasi kegiatan pemeliharaan yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah pengklasifikasian
yang dibuat oleh Chanter dan Swallow (1996) karena bentuk pengelompokannya sederhana tetapi lengkap
(Gambar 1), sehingga cocok untuk diterapkan pada bangunan atau sistem yang memiliki komponen yang
banyak, seperti rumah sakit.
Gambar 1. Tipe pemeliharaan (Chanter dan Swallow, 1996)
Komponen pemeliharaan berdasarkan Chanter dan Swallow (1996) tersebut dapat dijelaskan, sebagai
berikut:
a.
Pemeliharaan terencana/ planned maintenance.
Merupakan pemeliharaan yang terorganisir dan dilakukan atas pemikiran untuk masa depan. Sistem ini
menggunakan dokumen-dokumen yang dicatat/direkam sebagai panduan untuk perencanaan dimasa
yang akan datang. Dalam sistem pemeliharaan ini, akan ada kemungkinan pelaksanaan sekarang akan
berbeda dengan pelaksanaan dimasa yang akan datang (dapat terjadi fleksibilitas yang mengarah pada
kemajuan).
b.
Pemeliharaan tidak terencana/unplanned maintenance.
Disebut juga sebagai sistem pemeliharaan ad-hoc, yaitu pemeliharaan tanpa perencanaan terlebih
dahulu.
c.
Preventive
Merupakan pemeliharaan yang dibuat terprogram dengan interval waktu tertentu, yang dilakukan
sebelum komponen mengalami kerusakan. Biasanya diterapkan pada peralatan yang kritis. Berdasarkan
pelaksanaannya, Chanter dan Swallow (1996) membagi pemeliharaan preventive ke dalam dua bagian,
yaitu :
• pemeliharaan berdasarkan kondisi alat
Merupakan pemeliharaan preventive yang mengacu pada kondisi item yang dipantau berdasarkan
proses monitoring secara terus menerus atau secara rutin.
• pemeliharaan berdasarkan jadwal
Merupakan pemeliharaan preventive yang mengacu pada penetapan periode pemeliharaan
berdasarkan selang waktu tertentu dengan pertimbangan berbagai hal, seperti jumlah waktu
operasi.
d.
Corrective
Merupakan aktivitas yang dilakukan setelah terjadi kerusakan. Pemeliharaan corrective dilakukan
dengan tujuan untuk mengembalikan fungsi dari alat tersebut.
MK-56
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Konstruksi
Sistem pemeliharaan
Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
Pemeliharaan dapat dianggap sebagai sebuah sistem dengan kumpulan kegiatan-kegiatan yang disediakan
secara paralel dengan sistem produksi.
Dalam suatu sistem produksi pasti akan ada kegiatan input yang diproses untuk menghasilkan output. Input
biasanya akan berupa material mentah, pekerja, dan proses produksi. Sedangkan output terdiri dari dua
macam, yaitu produk hasil proses produksi dan kemunduran dari peralatan. Output kedua inilah yang
menyebabkan kegiatan pemeliharaan dibutuhkan. Pada proses selanjutnya, kemunduran peralatan tersebut
akan digunakan oleh sistem pemeliharaan sebagai input, untuk mengetahui bagaimana kondisi dari pekerja,
suku cadang, dan peralatan produksi yang dapat memenuhi kapasitas produksi. Sistem pemeliharaan ini
menurut Duffuaa et al. (1999) dapat digambarkan dalam suatu bentuk pemodelan input-output seperti pada
Gambar 2.
Gambar 2. Sistem pemeliharaan (Duffuaa et al., 1999)
Secara garis besar, proses kegiatan pemeliharaan dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu
perencanaan/planning, organizing, dan feed back control. Ketiga hal ini akan terus berlangsung selama
kegiatan pemeliharaan dilaksanakan, sehingga membentuk suatu siklus yang tidak putus.
Organisasi Pemeliharaan
Organisasi dibuat dengan tujuan untuk menggambarkan kewajiban setiap orang yang terkait di dalam
kegiatan pemeliharaan, baik ketika proses perencanaan, pelaksanaan, serta evaluasi. Dengan adanya bentuk
organisasi, kegiatan pemeliharaan dapat berjalan dengan lancar, karena setiap orang di setiap bagian
perusahaan sudah mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
Dalam suatu perusahaan, posisi departemen pemeliharaan dalam suatu organisasi akan sangat dipengaruhi
oleh visi dan misi dari perusahaan, serta kepentingan kegiatan pemeliharaan yang berkaitan erat dengan
kondisi dan fungsi bangunan/alat tersebut. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian departemen pemeliharaan
dalam melaksanakan tugasnya adalah:
• Harus menyediakan pelayanan yang pantas, sesuai dengan pedoman dan standar yang ada
• Harus dapat memonitor dan mengontrol pelaksanaan dengan efektif.
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-57
Manajemen Konstruksi
3.
PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DI RS IMMANUEL
Lokasi studi yang menjadi bahan kajian dalam penulisan makalah ini adalah Rumah Sakit Immanuel, yang
merupakan salah satu rumah sakit umum swasta terbesar di kota Bandung. Rumah sakit ini memiliki lahan
seluas ±4.8 hektar, serta memiliki fasilitas dan penunjang kesehatan yang cukup lengkap.
Dalam melakukan studi manajemen pemeliharaan, langkah awal yang perlu dilakukan adalah mencari visi
dan misi didirikannya badan usaha tersebut. Karena dari visi dan misi tersebut, akan dapat diketahui
kegiatan pemeliharaan yang bagaimana yang sebaiknya dilakukan, agar tujuan didirikannya badan usaha
tersebut dapat tercapai. Begitu pula dengan rumah sakit, walaupun setiap rumah sakit memiliki tujuan yang
sama, yaitu melayani kesehatan masyarakat, tetapi perlu diperhatikan kualitas pelayanan yang bagaimana
yang ingin diberikan, dan kepada golongan masyarakat mana pelayanan kesehatan tersebut akan diberikan.
Hal-hal inilah yang menyebabkan sistem pemeliharaan yang diterapkan tidak sama untuk setiap rumah
sakit. Rumah sakit yang bertujuan untuk melayani masyarakat golongan ekonomi lemah tentu akan
berusaha meminimalkan biaya yang akan dibebankan kepada masyarakat, yang menyebabkan kualitas
pelayanannya tentu akan sangat berbeda dengan rumah sakit mewah yang ingin memilki kualitas pelayanan
yang semaksimal mungkin.
Salah satu visi dan misi dari rumah sakit Immanuel yang dijadikan sebagai acuan dalam makalah ini adalah
memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu. Rumah Sakit Immanuel lebih menitikberatkan tujuannya
pada pelayanan kesehatan, tetapi karena pelayanannya ingin memiliki kualitas yang baik, maka
kenyamanan pasien tentu tidak akan diabaikan. Hal ini menyebabkan kegiatan pemeliharaan di Rumah
Sakit Immanuel membutuhkan sistem manajemen yang baik. Mengingat cukup kompleksitas dan kuantitas
fasilitas dan penunjang kesehatan yang perlu dipelihara, maka akan lebih efektif jika dibentuk sebuah
departemen khusus yang menangani seluruh kegiatan pemeliharaan. Dalam hal ini Rumah Sakit Immanuel
sudah mengambil langkah strategis dengan membentuk IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah
Sakit) yang bekerja langsung di bawah pengawasan direktur utama.
Organisasi Pemeliharaan IPS RS Immanuel
Di dalam organisasinya, IPSRS dipimpin oleh kepala bagian IPSRS (Gambar 3). Kepala bagian IPSRS ini
akan mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada direktur utama dalam bentuk laporan bulanan dan
rapat yang diadakan setiap tiga bulan sekali. Rapat tersebut akan dihadiri oleh seluruh staf direksi (yang
terdiri dari direktur utama, direktur keperawatan dan SDM, direktur keuangan pemasaran, direktur
operasional pusat diagnostik, direktur operasional pusat medik), beserta seluruh kepala bagian, termasuk
diantaranya kepala bagian pemeliharaan sarana rumah sakit.
Gambar 3. Struktur organisasi IPSRS
Untuk mempermudah pelaksanaan, kepala bagian pemeliharaan sarana rumah sakit dibantu oleh tiga kepala
subbagian (bagian mekanik dan listrik, bangunan dan sanitasi, serta bangunan elektromedik-non medik dan
pendinginan), di mana kepala subbagian tersebut masing-masing akan dibantu oleh pelaksana. Sedangkan
MK-58
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Konstruksi
untuk urusan administrasi, IPSRS memilki bagian administrasi, yang akan membantu seluruh subbagian
dalam hal administrasi, dan akan bertanggungjawab langsung kepada kepala bagian, tetapi posisi bagian
administrasi ini sejajar dengan pelaksana.
Pembagian Tenaga Kerja
Struktur organisasi yang baik, tentu akan berusaha sedemikian rupa untuk dapat membagi pekerjaan secara
merata. Agar overload pada suatu bagian dapat dihindari, maka divisi yang dianggap mendapatkan tugas
lebih berat tentu akan memiliki jumlah pekerja yang lebih banyak daripada divisi lain. Saat ini, di dalam
departemen IPSRS Immanuel, pekerjaan pemeliharaan dibagi ke dalam empat divisi, yaitu: (1) Mekanikal
dan listrik, (2) Bangunan, sarana RS, dan sanitasi, (3) Elektromedik/nonmedik dan pendingin, dan (4)
Administrasi
.
Untuk dapat mengetahui beban kerja pada tiap-tiap divisi, maka data laporan kerusakan akan sangat
dibutuhkan, karena melalui data tersebut dapat diketahui frekuensi kerusakan terbesar terjadi pada alat apa.
Informasi ini akan mencerminkan divisi mana yang memikul beban paling berat. Agar analisis dapat
dihasilkan dengan lebih rinci, maka masing-masing divisi yang langsung berhubungan dengan kegiatan
pemeliharaan yaitu mekanikal dan listrik, bangunan dan sanitasi, serta elektronik (hanya meliputi
elektrononmedik dan pendingin, karena pada penelitian ini elektromedik tidak dibahas) akan dibagi lagi
menjadi beberapa kategori, yaitu:
1. Mekanikal dan elektrikal
• Mekanikal meliputi mesin steril, mesin pengering, mesin uap, mesin press, pompa, dsb
• Elektrikal meliputi instalasi listrik, lampu, dsb
2. Bangunan, sarana RS, dan sanitasi
• Bangunan meliputi atap, dinding, jendela, lantai.
• Sarana RS meliputi tempat tidur pasien, kursi, meja, sofa, dsb
• Sanitasi meliputi westafel, kloset, bak cuci, dsb
3. Elektronika meliputi seluruh barang-barang elektronik, seperti televisi, lemari es, air
conditioner, dsb.
Agar tidak terjadi kesalahan interprestasi, maka dari masing-masing kategori, setiap kerusakan
diidentifikasi tingkat kerusakannya, apakah kerusakan yang terjadi tergolong kerusakan ringan atau
kerusakan berat. Dalam mengidentifikasi tingkat kerusakan agar lebih akurat, data mengenai durasi
perbaikan alat atau biaya perbaikan alat dapat dipergunakan. Akan tetapi kegiatan ini menjadi sulit
dilakukan, karena IPSRS Immanuel tidak memiliki data biaya perbaikan, sedangkan data durasi kerja
walaupun sudah dicatat hasilnya sama sekali tidak akurat, karena berdasarkan pengamatan dilapangan dan
hasil wawancara, durasi kerja yang sesungguhnya terjadi sulit dicatat, hal ini disebabkan karena ketika
seorang pekerja sedang memperbaiki satu alat, seringkali pekerja tersebut dipanggil untuk memperbaiki alat
lain yang kepentingannya lebih mendesak. Karena alasan-alasan itulah, maka identifikasi tingkat kerusakan
ini dikerjakan dengan sudut pandang subjektif, dilihat dari jenis alat, kerusakan yang terjadi, dan tindakan
yang dilakukan. Pembagian tingkat kerusakannya adalah sebagai berikut:
• Kerusakan ringan, artinya alat tersebut tidak mengalami kerusakan yang serius, sehingga perbaikan
yang dilakukan tidak terlalu rumit.
• Kerusakan berat, artinya alat tersebut mengalami kerusakan yang parah, sehingga membutuhkan
penanganan yang rumit, kadang-kadang memerlukan penanganan pihak ketiga untuk
memperbaikinya.
Dengan menggunakan ketentuan-ketentuan tersebut, maka dari data laporan kerusakan akan didapatkan
skema yang dapat dilihat pada gambar 4. Dari gambar tersebut terlihat bahwa beban kerja terberat dipikul
oleh divisi bangunan, sarana RS, dan sanitasi. Dengan data demikian, maka dapat dinilai pembagian jumlah
pekerja pada divisi bangunan, sarana RS, dan sanitasi lebih banyak daripada divisi lain, sudah merupakan
suatu tindakan yang tepat.
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-59
Manajemen Konstruksi
Gambar 4. Rincian kerusakan sarana dan prasarana RS Immanuel
4.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN RS IMMANUEL
Periode Pemeliharaan
Dalam menentukan periode kegiatan pemeliharaan, saat ini pihak IPSRS Immanuel tidak melakukan analisa
untuk mengetahui durasi yang tepat agar hasil kerjanya dapat efektif, durasi ditentukan berdasarkan
pengalaman (dengan sistem coba-coba). Sebenarnya cara yang tepat dalam menentukan durasi dari kegiatan
pemeliharaan adalah dengan menganalisanya berdasarkan data historis mengenai kerusakan yang terjadi.
Untuk melakukan analisa durasi, langkah-langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Data peralatan yang mengalami kerusakan dibagi menjadi beberapa kategori berdasarkan jenis
peralatannya.
2. Dari masing-masing kategori, setiap kerusakan diidentifikasi tingkat kerusakannya, apakah
kerusakan yang terjadi merupakan kerusakan ringan atau berat, seperti dapat dilihat pada gambar
5-7.
100.00
berat
99.50
%
99.00
98.50
ringan
98.00
97.50
97.00
mekanikal
elektrikal
berat
0.87
0.55
ringan
99.13
99.45
Kategori
Gambar 5. Perbandingan tingkat kerusakan ringan dan berat untuk mekanikal dan elektrikal
MK-60
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Konstruksi
100.00
berat
90.00
80.00
%
70.00
60.00
ringan
50.00
40.00
30.00
bangunan
sanitasi
berat
10.35
10.27
sarana RS
6.23
ringan
89.65
89.73
93.77
Kategori
Gambar 6. Perbandingan tingkat kerusakan ringan dan berat untuk bangunan, sanitasi, dan sarana RS.
100.00
95.00
berat
90.00
85.00
%
80.00
75.00
70.00
ringan
65.00
60.00
55.00
50.00
elektronika
Gambar 7. Perbandingan tingkat kerusakan ringan dan berat untuk alat elektronika.
3.
Agar pelayanan yang diberikan dapat maksimal, maka dari masing-masing kategori pada tiap
tingkat kerusakan, diperinci letak dari alat yang mengalami kerusakan tersebut. Langkah ini
dibuat, karena diasumsikan bahwa alat yang sama tidak selalu membutuhkan jenis pemeliharaan
yang sama, tergantung dimana alat tersebut ditempatkan. Untuk itu, ruangan-ruangan yang ada di
rumah sakit Immanuel dibagi menjadi tiga kategori prioritas pelayanan berdasarkan fungsinya,
yaitu:
• Ruangan-ruangan yang perlu mendaptkan prioritas paling tinggi terdiri dari: poliklinik, ruang
pelayanan 24 jam, ruang radiologi, ultrasonografi, fisiologi klinik, endoskopi, fisioterapi,
laboratorium, unit dialisa, kamar bedah, ruang ICU, NICU, serta ruang rawat inap VIP.
• Ruangan-ruangan yang prioritas pemeliharaannya lebih rendah dibandingkan dengan kategori
pertama, terdiri dari ruang rawat inap (kelas1 sampai kelas 3), dan kantor.
• Ruangan-ruangan yang prioritas pemeliharaannya paling rendah, terdiri dari: ruang
pertemuan, tempat umum (seperti lokasi ruang tunggu dan sekitarnya), ruangan penunjang
pelayanan rumah sakit (seperti ruang sterilisasi, ruang cuci), kampus (Sekolah Tinggi
Kesehatan Immanuel).
Selanjutnya, alat-alat yang tergolong penting untuk melayani pasien (misalnya: frekuensi
permintaan pasiennya tinggi, atau frekuensi kerusakannya tinggi dengan harga yang cukup
rendah) terutama alat yang terdapat di ruangan prioritas utama, dipelihara dengan sistem
pemeliharaan preventive, atau jika sistem ini terlalu sulit untuk dilakukan dapat dilakukan
dengan sistem pemeliharaan perbaikan (pemeliharaan corrective), tetapi dengan syarat bahwa
durasi pelayanan perbaikannya singkat, sehingga tidak mengganggu kenyamanan konsumen.
Sebagai contoh: lampu yang terdapat pada ruangan prioritas satu akan mendapat kegiatan
pemeliharaan preventive (atau corrective tetapi dengan pelayanan kerusakan 24 jam, dengan
durasi perbaikan kurang dari lima menit), sedangkan untuk lampu yang terdapat di ruangan
prioritas dua dan tiga dilakukan dengan sistem corrective dengan durasi pelayanan kurang
dari 20 menit.
Jadi, dari tahap ini akan didapatkan jenis pemeliharaan yang sebaiknya dilakukan, agar hasil
pelayanannya yang lebih bermutu, serta kegiatan pemeliharaan yang dilaksanakan dapat
efektif dan efisien, dibandingkan dengan yang tengah dilaksanakan saat ini. (Saat ini di rumah
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-61
Manajemen Konstruksi
sakit Immanuel, alat yang sama dimana pun alat tersebut ditempatkan akan mendapatkan
kegiatan pemeliharaan yang sama)
Untuk mengerjakan tahap ini, data-data dari laporan kerusakan yang dibutuhkan adalah:
ruangan tempat dimana alat yang mengalami kerusakan ditempatkan (untuk dapat
menentukan prioritas kegiatan pemeliharaan), tanggal kerusakan tersebut terjadi (untuk
mengetahui frekuensi terjadinya kerusakan), tingkat kerusakan (didapat dari analisa langkah
kedua), Durasi kerja perbaikan, serta biaya perbaikan/pembelian alat baru. (Dari dua data
terakhir, maka akan dapat diambil keputusan apakah alat tersebut akan mendapatkan sistem
preventive atau corrective, bila ditinjau dari biaya dan waktu perbaikan. Hal ini terutama
diperuntukan untuk alat yang memiliki harga yang mahal, atau durasi perbaikannya lama
sehingga dapat mengganggu kenyamanan konsumen.) Akan tetapi data mengenai harga alat
atau biaya perbaikan sama sekali belum dimiliki oleh IPSRS Immanuel. Sedangkan data
mengenai ruangan, serta durasi kerja yang saat ini sudah ada, tidak memadai untuk dianalisis.
4.
Untuk alat-alat yang menggunakan sistem pemeliharaan preventive, akan membutuhkan
analisa waktu yang efektif untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan. Dalam menganalisa,
akan diambil beberapa sampel yang dianggap dapat mewakili kelompok dari alat tersebut.
Data-data yang diperlukan untuk menganalisa periode kegiatan pemeliharaan adalah: nomor
inventaris alat yang mengalami kerusakan (untuk dapat mengambil sampel alat), periode
kegiatan pemeliharaan yang saat ini tengah dilaksanakan, serta tingkat kerusakan yang terjadi.
Sebenarnya dalam sistem data IPSRS Immanuel sudah ada kolom mengenai nomor inventaris
alat, tetapi tidak pernah diisi oleh instalasi pelapor. Hal ini terjadi karena oleh para pekerja
instalasi pelapor hal ini dianggap bukan merupakan suatu yang penting (pekerja menganggap
banyak pekerjaan penting lain yang harus dilakukan daripada mengisi nomor inventaris alat).
Hal-hal tersebutlah yang menyebabkan analisis ini tidak dapat dilakukan. Padahal jika analisis
ini dilakukan akan sangat menguntungkan rumah sakit Immanuel, karena dengan diketahuinya
periode waktu yang tepat untuk mengganti alat, maka biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan
pemeliharaan akan jauh lebih efisien, serta hasil pelayanan IPSRS akan lebih bermutu.
Biaya Pemeliharaan
Pengevaluasian biaya pemeliharaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan untuk mengetahui
tingkat efisiensi kegiatan pemeliharaan yang sedang dilaksanakan, karena melalui biaya pemeliharaan dapat
diketahui apakah biaya yang dikeluarkan saat ini sebanding dengan hasil yang diperoleh. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam mengevaluasi biaya pemeliharaan adalah:
1.
2.
3.
Mendokumentasikan semua biaya yang dikeluarkan oleh IPSRS dalam hal kegiatan pemeliharaan,
dari biaya pemeliharaan sampai biaya perbaikan.
Dari data-data biaya tersebut, dengan menggunakan ilmu ekonomi rekayasa akan dapat
disimpulkan apakah biaya yang dikeluarkan saat ini sudah efisien atau belum.
Jika dari analisis tersebut menyebutkan bahwa biaya yang saat ini dikeluarkan tidak efisien atau
tidak sebanding dengan hasilnya, maka perlu dicari jalan penyelesaiannya. Jalan penyelesaian
dapat berupa penggantian alat (merk/jenis) atau juga tipe pemeliharaan (preventive/corrective).
Untuk melakukan analisis biaya, syarat mutlak yang harus dimiliki adalah data biaya pemeliharaan. Karena
saat ini IPSRS tidak memilikinya, maka analisa biaya tidak dapat dikerjakan, yang mengakibatkan tingkat
efisiensi kegiatan pemeliharaan tidak dapat diukur.
Administrasi
Sistem administrasi yang ada di IPSRS Immanuel saat ini sebenarnya sudah cukup lengkap, dengan adanya
dokumen-dokumen mengenai laporan kerusakan serta jadwal pemeliharaan preventive, di mana pada
laporan kerusakan sudah terdapat kolom-kolom yang memuat data-data penting untuk evaluasi kegiatan
pemeliharaan di masa mendatang, akan tetapi tidak sedikit dari kolom-kolom penting tersebut yang kosong
(seperti kolom nomor inventaris), sehingga tidak dapat dilakukan analisis untuk menghasilkan pelayanan
pemeliharaan yang lebih bermutu dimasa mendatang.
Di atas telah disebutkan bahwa sistem administrasi di IPSRS Immanuel cukup lengkap, yang berarti masih
terdapat beberapa kekurangan. Kekurangannya adalah tidak adanya pendokumentasian mengenai biaya
yang dikeluarkan oleh IPSRS, yang sebenarnya data mengenai biaya pemeliharaan ini merupakan suatu
yang penting.
Pelaksanaan pencatatan laporan kerusakan ke dalam dokumen IPSRS saat ini dilakukan dengan sistem
komputer yang dioperasikan oleh tenaga manusia, menyebabkan banyaknya terdapat kesalahan-kesalahan
MK-62
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Konstruksi
ketika proses pengetikan, serta banyaknya digunakan kata-kata yang tidak baku. Masalah ini memang
terlihat kecil, tetapi sebenarnya hal ini dapat mengakibatkan kesalahan interprestasi dan memperpanjang
waktu proses evaluasi yang tentu saja akan merugikan pihak IPSRS sendiri.
Sistem Komunikasi
Saat ini sistem komunikasi yang ada di rumah sakit Immanuel yang berkaitan dengan kegiatan
pemeliharaan dapat dibagi kedalam tiga kategori, yaitu: permintaan pemeliharaan, permintaaan perbaikan,
dan kegiatan kalibrasi. Berdasarkan fakta yang ada, kendala yang menyebabkan kegiatan perbaikan menjadi
kurang efektif berada pada arus komunikasinya. Pada arus komunikasi permintaan perbaikan terdapat arus
dimana petugas administrasi akan menginformasikan tentang kerusakan yang harus diperbaiki kepada
pengatur, hal ini menyebabkan akan bertambahnya durasi waktu (durasi permintaan perbaikan/tanggal
laporan adanya kerusakan sampai penugasan kepada pelaksana).
Gambar 8. Durasi
waktu laporan
permintaan perbaikan-penugasan
Dalam menghadapi masalah ini, maka diusulkan bahwa formulir laporan perbaikan untuk IPSRS sendiri
dibuat rangkap dua, dengan tujuan:
a. rangkap ke-1 untuk bagian administrasi, yang kemudian akan dilanjutkan dengan pencatatan laporan
kerusakan untuk dijadikan dokumen
b. rangkap ke-2 untuk pengatur, sehingga pengatur dapat langsung menerima laporan kerusakan dan dapat
menugaskan pelaksana untuk dilaksanakan pekerjaan perbaikan.
c. Dengan demikian maka durasi waktu permintaan perbaikan sampai penugasan dapat berkurang,
sehingga kualitas pelayanan IPSRS dapat meningkat.
Tugas, Tanggung Jawab dan Kewenangan
Tugas, tanggung jawab, dan kewenangan dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi IPSRS saat
ini masih adanya tumpang tindih antara satu bagian dengan bagian lain. Hal ini terjadi, di mana pengatur
yang sebenarnya memiliki tugas mengkoordinasikan dan mengarahkan para pelaksana agar dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik, mendapat tugas tambahan untuk melaksanakan tugas yang seharusnya
dikerjakan oleh pelaksana. Hal ini dapat menyebabkan tugas pengatur sendiri menjadi tidak maksimal.
Menanggapi hal ini, maka diusulkan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur
organisasi IPSRS sebagai berikut:
1. Kepala bagian IPSRS
Kepala bagian IPSRS dalam tingkatan manajemen dapat disetarakan dengan manajemen
menengah (middle management), yang harus mempertanggungjawabkan keseluruhan kerja IPSRS
kepada direktur utama rumah sakit (top management). Untuk itu tugas-tugas yang harus
dilaksanakan oleh kepala bagian IPSRS adalah:
a. Membuat tujuan usaha IPSRS (yang disesuaikan dengan visi dan misi rumah sakit)
b. Membuat program rencana kerja IPSRS jangka panjang misalnya bulanan.
c. Mengatur, mengarahkan, dan mengkoordinasi pengatur agar dapat melaksanakan
pekerjaannya dengan baik
d. Memantau seluruh pekerjaan yang dilaksanakan di IPSRS, dengan memeriksa laporan yang
dibuat oleh pengatur. Bila perlu diadakan rapat dengan pengatur setiap bulannya.
Standar keberhasilannya:
Tujuan IPSRS tercapai (dengan terlaksananya program kerja yang telah direncanakan).
Kewenangan: yang saat ini dilaksanakan di IPSRS Immanuel sudah baik, karena dapat menunjang
tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-63
Manajemen Konstruksi
2.
Pengatur
Dalam tingkatan manajemen, pengatur dalam struktur organisasi IPSRS dapat disetarakan dengan
manajemen bawah (lower management), karena langsung berhubungan dengan tenaga operasi
yaitu pelaksana. Maka tugas-tugasnya adalah:
a. Mengarahkan, mengkoordinasi pelaksana yang menjadi tanggung jawabnya
b. Membuat detail jadwal pemeliharaan yang akan dikerjakan oleh para pelaksana, yang
telah disesuaikan dengan tujuan IPSRS (yang dibuat oleh kepala bagian IPSRS)
Tanggung jawab yang harus dipikul oleh pengatur adalah seluruh pekerjaan yang dilaksanakan
oleh pelaksana yang berada dibawah tanggung jawabnya.
Standar keberhasilan:
b. Jadwal pemeliharaan dilaksanakan dengan baik oleh pelaksana yang berada dibawahnya
c. Frekuensi kerusakan alat yang berada dibawah tanggung jawabnya rendah
Kewenangan:
a. Mengambil keputusan tindakan pemeliharaan dan perbaikan apabila terjadi kerusakan pada
alat yang berada dibawah tanggung jawabnya
b. Memberi teguran secara lisan dan tulisan kepada pelaksana yang berada di bawahnya
c. Memberi rekomendasi untuk pemberian surat peringatan
3.
Pelaksana pekerjaan pemeliharaan
Tugas dan tanggung jawab:
a. Melaksanakan seluruh jadwal pemeliharaan yang ditugaskan oleh pengatur
b. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakannya kepada pengatur
Standar pekerjaan:
a. Dapat melaksanakan dengan baik seluruh jadwal pemeliharaan yang dibuat oleh pengatur
b. Alat yang berada dibawah tanggung jawabnya memiliki frekuensi kerusakan yang rendah.
(menunjukan bahwa kualitas kerjanya baik)
Kewenangan:
Memasuki ruangan, di mana alat yang menjadi tanggung jawabnya berada setelah mendapat
persetujuan dari pengatur.
MK-64
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Konstruksi
Susunan Rangkaian Kegiatan
Berdasarkan analisis yang telah dilaksanakan di atas, maka dapat dibuat susunan rangkaian kerja yang
sebaiknya dilaksanakan oleh IPSRS Immanuel adalah sebagai berikut:
Gambar 9. Susunan rangkaian kegiatan pemeliharaan
Gambar 10. Detail kegiatan evaluasi
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-65
Manajemen Konstruksi
5.
KESIMPULAN
Dalam bidang pemeliharaan, Rumah Sakit Immanuel saat ini memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut:
a.
b.
c.
Dalam mencapai tujuannya, yaitu memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, Rumah Sakit
Immanuel sudah memiliki badan khusus yang diberi nama IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana
Rumah Sakit) untuk menangani kegiatan pemeliharaannya.
Di dalam IPSRS sendiri sudah ada pembagian kerja yang cukup merata, sehingga overload dapat
dihindari, hal ini terbukti dari pembagian jumlah tenaga kerja yang lebih banyak pada sub instalasi
yang sering mendapatkan keluhan, dibandingkan dengan sub instalasi lainnya.
Permintaan pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan alat sudah dalam bentuk tertulis, yaitu berupa
formulir. Dan formulir permintaan tersebut sudah baik, karena dinilai sudah dapat menjelaskan
secara detail pekerjaan yang diminta.
Sedangkan kekurangan-kekurangan yang dapat menyebabkan pekerjaan pemeliharaan tidak mencapai hasil
yang optimal adalah:
a.
b.
c.
d.
Pada laporan kerusakan, tidak ada data-data penting mengenai:
• biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan, sehingga pekerjaan yang saat ini sedang
dilaksanakan tidak dapat dinilai keefisienannya.
• Nomor inventaris alat, tingkat kerusakan, serta tempat keberadaan alat, yang sangat
dibutuhkan untuk evaluasi.
Adanya arus komunikasi yang terlalu panjang dalam proses permintaan perbaikan alat, sehingga
kecepatan pelayanan menjadi berkurang.
Pihak pelapor seringkali tidak mengisi formulir perbaikan dengan lengkap, karena kurang mengerti
manfaatnya. Padahal data-data tersebut akan sangat dibutuhkan oleh pihak IPSRS dalam proses
evaluasi.
Data mengenai laporan kerusakan yang dibuat oleh bagian administrasi, banyak menggunakan
kata-kata tidak baku, yang sulit untuk dimengerti oleh pihak lain, sehingga menghambat proses
analisis untuk evaluasi.
Saran yang diberikan kepada pihak rumah sakit Immanuel, agar kegiatan pemeliharaan yang dilakukannya
dapat lebih efektif dan efisien adalah:
a.
b.
c.
d.
e.
Seluruh biaya kegiatan pemeliharaan didokumentasikan, agar tingkat efisiensi kegiatan
pemeliharaan dapat diketahui.
Pada laporan mengenai kerusakan alat, sebaiknya dijelaskan mengenai letak keberadaan alat, dan
tingkat kerusakan alat, karena hal-hal ini diperlukan pada saat proses evaluasi.
Para pekerja IPSRS, khususnya yang bekerja pada bagian administrasi di beri pelatihan, agar dapat
membuat laporan dengan lebih tertib dan teratur, yang dapat mendukung seluruh tahapan dalam
siklus manajemen pemeliharaan khususnya tahap evaluasi yang saat ini sulit untuk dilaksanakan
dengan baik, karena laporan yang dimiliki belum memadai.
Sebaiknya para karyawan di setiap instalasi rumah sakit diberikan pengarahan, agar mengerti akan
pentingnya mengisi seluruh data-data di formulir (terutama formulir permintaan perbaikan alat)
yang selama ini diabaikan.
Formulir permintaan perbaikan alat untuk pihak IPSRS dibuat rangkap dua, di mana formulir
tersebut diserahkan oleh pelapor kepada pihak administrasi dan pengatur dalam waktu yang
bersamaan, sehingga baik pihak administrasi maupun pelapor dapat langsung mengerjakan
tugasnya masing-masing. Dengan demikian maka kecepatan pelayanan perbaikan dapat meningkat
DAFTAR PUSTAKA
Chanter, B. and Swallow, P. (1996). Building Maintenance Management. Blackwell Science Pty Ltd., 54
University Street, Carlton, Victoria.
Duffuaa, S.O.; Raouf, A.; Campbell, J.D. (1999). Planning and Control of Maintenance Systems: Modeling
and Analysis. John Wiley and Sons, Inc., New York.
Gopalakrishnan, P. and Banerji, A. (2002). Maintenance and Spare Parts Management. Prentice Hall of
India Private Ltd., New Delhi.
Miller, E.J. and Blood, J.W. (1977). Modern Maintenance Management. Taraporevala Publishing Industries
Private Ltd., Bombay.
Shohet, I.M. (2006). ”Key Performance Indicators for Strategic Healthcare Facilities Maintenance”. J.
Constr. Eng. and Mgt., ASCE, 132(4), 345-352.
MK-66
KoNTekS 6
Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012