Manajemen Lingkup Proyek

Manajemen Lingkup Proyek
Information Technology Project Management,
Fourth Edition
Manajemen Lingkup Proyek
 Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat
dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses
yang digunakan untuk menciptakannya.
 Hasil (deliverable) adalah produk yang dihasilkan sebagai
bagian dari suatu proyek, seperti perangkat keras atau
perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau notulen rapat.
 Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang
terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang
disertakan atau tidak dalam proyek.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
2
Proses Manajemen Lingkup Proyek





Perencanaan lingkup : Menentukan bagaimana ruang lingkup
akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan .
Definisi lingkup: Meninjau carta proyek dan pernyataan
lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai
persyaratan dikembangkan dan perubahan permintaan disetujui
Membuat WBS (Work Breakdown Structure): membagi
hasil proyek besar menjadi komponen yang lebih kecil, lebih
mudah ditangani.
Verifikasi lingkup : Memformalkan penerimaan lingkup
proyek.
Pengendalian lingkup : Mengendalikan perubahan lingkup
proyek.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
3
Perencanaan Lingkupdan Rencana
Manajemen Lingkup
 Rencana manajemen lingkup merupakan dokumen
yang mencakup deskripsi tentang bagaimana tim akan
menyeiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat
WBS, memverifikasi selesainya hasil proyek, dan
mengendalikan perubahan terhadap lingkup proyek.
 Masukan utamanya mencakup carta proyek,
pernyataan lingkup awal, dan rencana manajemen
proyek.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
4
Contoh Carta Proyek
Information Technology Project Management, Fourth Edition
5
Contoh Carta Proyek (lanjt.)
Information Technology Project Management, Fourth Edition
6
Definisi Lingkup dan Pernyataan
Lingkup Proyek
 Pernyataan lingkup awal, carta proyek, aset proses
organisasi, dan permintaan perubahan yang disetujui
menyediakan dasar untuk membuat pernyataan
lingkup proyek.
 Seiring waktu, ruang lingkup sebuah proyek harus
menjadi lebih jelas dan lebih spesifik.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
7
Penetapan Lingkup Proyek Lebih Jauh
Information Technology Project Management, Fourth Edition
8
Media Snapshot
Many people enjoy watching television shows like Changing Rooms or
Trading Spaces, where participants have two days and $1,000 to update a room in
their neighbor’s house. Because the time and cost are set, it’s the scope that has
the most flexibility. Designers on these shows often have to change initial scope
goals due to budget or time constraints.
Although most homeowners are very happy with work done on the show,
some are obviously disappointed. Unlike most projects where the project team
works closely with the customer, homeowners have little say in what gets done
and cannot inspect the work along the way…What happens when the
homeowners don’t like the work that’s been done? The FAQ section of tlc.com
says, “Everyone on our show is told upfront that there’s a chance they won’t like
the final design of the room. Each applicant signs a release acknowledging that
the show is not responsible for redecorating a room that isn’t to the owner’s
taste.”
Too bad you can’t get sponsors for most projects to sign a similar release
form. It would make project scope management much easier!
Information Technology Project Management, Fourth Edition
9
Membuat Work Breakdown
Structure (WBS)
 A WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek
yang berorientasi hasil yang menetapkan lingkup total
proyek.
 WBS adalah dokumen dasar yang memberikan
landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal
proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan.
 Dekomposisi merupakan pembagian hasil proyek
menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
10
Contoh WBS Intranet
Disusun berdasarkan Produk
Information Technology Project Management, Fourth Edition
11
Contoh WBS Intranet
Disusun berdasarkan Fase
Information Technology Project Management, Fourth Edition
12
WBS Intranet dalam Bentuk Tabular
1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management
approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support
Information Technology Project Management, Fourth Edition
13
WBS Intranet dan Gantt Chart dalam
Project 2000
Project 98 file
Information Technology Project Management, Fourth Edition
14
Gantt Chart Intranet Disusun Berdasarkan
Kelompok Proses Manajemen Proyek
Information Technology Project Management, Fourth Edition
15
Table 5-4. Executing Tasks for JWD
Consulting’s WBS
Information Technology Project Management, Fourth Edition
16
Pendekatan untuk Mengembangkan
WBS
 Pedoman: Beberapa organisasi, seperti DOD, memberikan
pedoman untuk mempersiapkan WBS.
 Pendekatan analogi: Meninjau WBS proyek-proyek serupa
dan menyesuaikan untuk proyek Anda.
 Pendekatan top-down: Mulailah dengan item terbesar dari
proyek dan pecahlah.
 Pendekatan bottom-up: Mulailah dengan tugas-tugas
khusus dan merangkumnya.
 Pendekatan Mind-mapping: Menulis tugas di format nonlinear, bercabang dan kemudian membuat struktur WBS.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
17
Contoh Pendekatan Mind-Mapping
Information Technology Project Management, Fourth Edition
18
Hasil WBS dalam Bagan
Information Technology Project Management, Fourth Edition
19
Pustaka WBS dan Scope Baseline
 Banyak tugas-tugas WBS tidak jelas dan harus
dijelaskan secara lebih rinci sehingga orang tahu apa
yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa
lama bekerja dan berapa biaya diperlukan.
 Pustaka WBS merupakan dokumen yang
menggambarkan informasi rinci tentang tiap butir WBS.
 Lingkup proyek yang disetujui dan WBS-nya serta
pustaka WBS membentuk scope baseline, yang
digunakan untuk mengukur kinerja dalam memenuhi
sasaran lingkup proyek.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
20
Verifikasi
 Sangat sulit untuk membuat pernyataan lingkup dan WBS yang
baik bagi suatu proyek.
 Bahkan lebih sulit lagi untuk memverifikasi lingkup proyek dan
meminimalkan perubahan lingkup.
 Banyak proyek TI yang sengsara karena scope creep dan
verifikasi lingkup yang buruk.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
21
Pengendalian Lingkup
 Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian
perubahan terhadap lingkup proyek.
 Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk:
 Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan lingkup.
 Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan prosedur yang
dikembangkan dan sebagai bagian dari pengendalian perubahan.
 Mengelola perubahan ketika terjadi.
 Varians adalah perbedaan antara rencana dan kinerja
aktual.
Information Technology Project Management, Fourth Edition
22
Rangkuman
 Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang
diperlukan untuk memastikan bahwa proyek melakukan semua
pekerjaan yang diperlukan—dan hanya pekerjaan yang
dibutuhkan —untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
 Proses utama mencakup:
 Perencanaan lingkup
 Definisi lingkup
 Pembuatan WBS
 Verifikasi lingkup
 Pengendalian lingkup
Information Technology Project Management, Fourth Edition
23