Perencanaan Proyek (Pendefinisian Pekerjaan) - E

Perencanaan Proyek IT
(Pendefinisian Pekerjaan)
Rifki Indra P
Gambaran umum survey
 Robin Gioia Survey (2001) on ERP
implementations
 51% respondents said ERP implementation
was not successful
 Conference Board Survey (2001) on ERP
implementations
 34% were satisfied
 58% were “somewhat satisfied”
 8% were unhappy
 40% of the projects failed to achieve their
business case within 1 year of operation
Apa itu Proyek?
 A project is a one-time (temporary) activity with a well-
defined set of desired end results
 Characteristics of projects
 One-time
 unique, no two projects are identical (differences in
stakeholders, success criteria, etc.)
 Temporary
 does not always mean short-term, but rather
indicate a clear beginning and end points
 Customer-specific performance criteria
 in terms of requirements that have to be correctly
interpreted and agreed upon
Definition of PM
 Project management (PM) is a specialized
approach to managing business
 Plan, organize, lead, and control business
processes, plus initiation and termination
 PM is both art and science
 Art  strong interrelationships with diverse
groups  human elements (conflict
resolution, negotiation, etc.)
 Science  the use of technical tools and
methodologies
Stakeholders?
 A project always has stakeholders
(people/ organizational units with
stakes/interests in the projects)
Developers
 Users
 Managers
 Funding agencies, etc.

Cont….
 Hal penting dalam manajemen proyek
adalah :
 Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)
 Memilih manajer proyek yang tepat
 Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik
 Diluar hal tsb diperlukan :
 Apa yang akan dikerjakan?
 Bagaimana pengendaliannya?
Lingkup pekerjaan
 Perencanaan dan pengendalian :
 Sebelum proyek dimulai
 Selama proyek berlangsung
 Koreksi pada saat terjadi perbedaan
antara rencana dan pelaksanaan
 Ditujukan untuk mengurangi
ketidakpastian tentang apa yang
akan dihasilkan dari pengerjaan
proyek
Tahap Perencanaan Proyek
Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani
 Penentuan tujuan proyek dan kebutuhankebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil
akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang
ditargetkan.
 Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan
untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan
didaftar.
 Organisasi proyek dirancang untuk menentukan
departemen-departemen yang ada, subkontraktor
yang diperlukan dan manajer manajer yang
bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan
yang ada.
Lanjutan
 Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang
memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai
dan milestone.
 Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang
dibutuhkan.Rencana ini akan memberikan informasi
mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk
setiap aktivitas pekeejaan.
 Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi
penyelesaian proyek.
Rencana Induk Proyek
 Tujuan pembuatan rencana adalah :
 untuk memberikan petunjuk kepada manajer
dan tim proyek selama siklus hidup proyek;
 untuk memberitahukan mengenai sumberdaya
apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar
biaya yang dikeluarkan, dan
 memungkinkan mereka mengukur kemajuan
yang telah dibuat dan keterlambatan yang
terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan
untuk mengejar ketertinggalan itu.
Isi Rencana Proyek
 Terdapat kemiripan dengan proposal
proyek, harus lebih detail dan luas,
ditujukan untuk kepentingan anggota
tim proyek (internal).




Deskripsi proyek
Manajemen dan Organisasi
Bagian teknis
Alat-alat perencanaan
Deskripsi Proyek
 Deskripsi singkat mengenai asal-usul
dan latar belakang lahirnya proyek.
Termasuk disini penjelasan singkat
tentang proyek, tujuan, kebutuhan,
kendala, masalah yang ada (dan
bagaimana akan diatasi), jadwal
induk yang memperlihatkan kejadian
dan milestone yang ada.
Manajemen dan Organisasi
 Ringkasan mengenai organisasi dan
personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi :
 Manajemen proyek dan organisasi. Detail
mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan
identifikasi mengenai personel kunci dan
hubungan kewenangan yang ada.
 Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang
berikut ketrampilan, kepakaran dan cara
penempatan serta rekruitingnya.
 Training dan pengembangan. Ringkasan
mengenai pengembangan eksekutif dan training
personel yang perlu diberikan untuk mendukung
proyek.
Bagian Teknis
 Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu
dan biaya. Termasuk dalam bagian mi adalah:





Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang
ada diuraikan.
Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan
kejadian,
termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram
CPM/ PERT.
Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai
pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga
kerja, bahan dan fasilitas.
Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk
prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab.
Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan
dan bagaimana dokumen mi akan diorganisasikan dan
disimpan.
Lanjutan…
 Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai
bagaimana pelanggan menjalankan hasil
proyek.
 Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur
mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik,
catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh
siapa dan menurut standar apa.
 Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang
mungkin dalam mencapai tujuan proyek
memperlihatkan trade-off antara biaya dan
jadwal.
Alat-alat Perencanaan
 Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan
antara lain:
 Work breakdown structure (WBS) - untuk
menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam
proyek.
 Matriks tanggungjawab - untuk menentukan
organisasi proyek, orang-orang kunci dan
tanggungjawabnya.
 Gantt charts - digunakan untuk menunjukkan jadwal
induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail.
 Jaringan kerja (network) - untuk memperlihatkan
urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai,
kapan proyek secara keseluruhan selesai.
Contoh
(Proyek Perangkat Lunak)
 Manajer  Right Decision
 Right Decision  Experience
 Experience  Wrong Decision
 MP  Keahlian memperkirakan
 Kompleksitas Proyek  Indeks Function Point







Struktur data internal
Data eksternal
Jumlah input pemakai
Jumlah output pemakai
Jumplah proses user
Transformasi
Transisi
 Resiko
Estimasi
 Pilihan dalam estimasi :




Menunda estimasi sampai akhir proyek
Mendasarkan pada proyek yg mirip
Menggunakan teknik dekomposisi
Model empiris
Pendefinisian Pekerjaan
 Utk proyek dalam skala besar
diperlukan metode untuk
menentukan elemen-elemen proyek
dalam bagian yang lebih detail.
 Dapat diketahui keterkaian antar
aktifitas, urutan waktu dan
personilnya.
 Work Breakdown Structure (WBS)
 Mind map
WBS
 Contoh WBS1,WBS2 dan WBS3
 Manfaat dari WBS :
 Dalam tahap analisis WBS dapat
digunakan untuk memastikan akurasi
dan kelengkapan dari semua personil
proyek
 Dijadikan sebagai dasar penganggaran
dan penjadwalan
 Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek
Integrasi WBS dan Organisasi
Proyek